gemeente Eindhoven Concernstaf Raadsnummer 02.267.oor Inboeknummer oajorsa4a Beslisdatum BikW rs oktober 2002 Dossiernummer a4s.sss Raadsvoorstel tot het wijzigen van de begroting zoon van Ruimte, Economie, Zorg (REZ) van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (f wijziging begroting aooa REZ) 1 Inleiding Bij vaststelling van zowel de jaarrekening 2000 als ook van de jaarrekening 2001 van Ruimte, Economie, Zorg van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (SRE) ls aan de Regioraad voorgesteld het batig exploitatiesaldo 2000 en een deel van het batig exploitatiesaldo 2001 te storten in een nieuw te vormen Voorziening ICT. Formeel moeten eerst de gemeenten instemmen met dit voorstel. Op 13 november 2002 zal het voorstel worden behandeld in de Commissie van Advies voor Sociaal-Economische Zaken, Recreatie, Toerisme en Financien van het SRE. Vervolgens komt het voorstel aan de orde in de vergadering van de Regioraad van 21 november 2002. 2 Probleemstelling Overeenkomstig het besluit van de Regioraad bij vaststelling van de jaarrekening 2000 en 2001 dient nog een nadere onderbouwing te komen van het voorstel om het batig exploitatiesaldo 2000 en de overtollige middelen in de algemene reserve van REZ, ontstaan door toevoeging van het batig exploitatiesaldo 2001 aan deze reserve, te storten in de Voorziening ICT. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Door het storten van gelden in een Voorziening ICT beschikt het SRE over middelen om een start te kunnen maken met de uitvoering van het Plan van aanpak ICT, om zo de ICT-functie te verbeteren. 3a Milieutoets 4 Wijze van aanpak/oplossingsrichting Door Ernst 5 Young is in 2001 een onderzoek verricht naar het functioneren van de ICT-afdeling, de aanwezige automatiseringsinfrastructuur en wat de gewenste situatie zou moeten zijn. Daaruit bleek dat sprake was een relatief verouderde technische infrastructuur, dat een aantal belangrijke informatiesystemen aan
Raadsnummer os.s6y.oor vervanging toe zijn en dat het ontbreekt aan informatie- en automatiseringsbeleid. In hoofdlijnen is voorgesteld is om: 1 een ICT-coordinator in vaste dienst aan te nemen; 2 deze coordinator zich te laten richten op de strategische kaders van de ICT en verder invulling te laten geven aan het door Ernst 5 Young voorgestelde stappenplan (informatieplan, automatiseringsplan, investeringsplan, inrichting ICTorganisatie); 3 de verouderde technische infrastructuur te vervangen door up-to-date componenten in een netwerkomgeving die de continuiteit garandeert en de SRE-organisatie ondersteunt. In afwachting van een definitieve invulling van ICT zijn op interim basis een aantal verbetertrajecten in gang gezet. Per 1 juni 2002 is invulling gegeven aan de reeds vanaf 2001 openstaande vacature van ICT-coordinator en is een start gemaakt met de vervanging van de technische infrastructuur. Conform het stappenplan zal de daadwerkelijke vervanging van de infrastructuur in het najaar van 2002 en het eerste kwartaal van 2003 plaatsvinden. Geraamd is dat de daarvoor benodigde investeringen in hard- en software 6 650.000,ÃćâĆňâĂİ bedragen (in drie jaar af te schrijven, bovenop de nu reeds in de begroting opgenomen middelen). Met betrekking tot de invulling van de twee openstaande vacatures voor helpdeskmedewerkers is vooralsnog besloten deze via externe inhuur in te vullen. Dit om de flexibiliteit te behouden totdat duidelijkheid is ontstaan over de definitieve invulling van de ICT-afdeling en de daarbijbehorende structurele werkzaamheden. De huidige begrotingen van Ruimte, Economie, Zorg, Milieudienst en Streekarchief hebben onvoldoende ruimte om deze inhaalslag begrotingstechnisch budgettair neutraal op te vangen. Door de storting van het batig exploitatiesaldo van REZ over het jaar 2000 ad 6 166.230,ÃćâĆňâĂİ en de overtollige middelen uit de algemene reserve van REZ over het jaar 2001 ten bedrage van < 180.208,ÃćâĆňâĂİ in de voorziening ICT kan een deel van de additionele kosten worden gecompenseerd. Administratief technisch is het batig exploitatiesaldo 2000 ad 6 166.230,ÃćâĆňâĂİ reeds gestort in de Voorziening ICT. De onttrekking van de overtollige middelen uit de algemene reserve van REZ is verwerkt in de 3 conceptwijziging van de begroting 2002 van Ruimte, Economie, Zorg. 5 Financiele gevolgen en risico s Momenteel is de ICT-afdeling van het SRE bezig de kosten in kaart te brengen van het op een aanvaardbaar niveau brengen van de ICT-voorzieningen. Uitgangspunt is dat extra kosten binnen de bestaande begroting of de Voorziening ICT moeten worden
Raadsnummer os.s6y.oor opgevangen en dat het niet mag leiden tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage. 5a Bestuurlijke kaders 6 Overige gevolgen van de aanpak 7 Resultaten van overleg / inspraak 8 Communicatie Na besluitvorming in de raad van 11 november 2002, zal het besluit worden medegedeeld aan het SRE. 9 Ter inzage gelegde stukken 1 Brief van het SRE over 3 wijziging begroting 2002 REZ (kenmerk: BB02/898/Fin/ AvM/LvG, d.d. 10-09-2002. 2 Voorstel van het Dagelijks Bestuur van het SRE met plan van aanpak ICT-functie SRE, d.d. 11 juli 2002. 10 Referendabiliteit Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.
Raadsnummer 02.267.00I 4J Raadsbesluit: De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 oktober 2002; besluit: 1 in te stemmen met aanwending van het batig exploitatiesaldo van Ruimte, Economie, Zorg van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven over het jaar 2000 ad 6 166.230,ÃćâĆňâĂİ en de overtollige middelen uit de algemene reserve van Ruimte, Economie, Zorg over het jaar 2001 ten bedrage van 6 180.208,ÃćâĆňâĂİ te storten in een Voorziening ICT; 2 in te stemmen met de daaruit voortvloeiende 3e wijziging van de begroting 2002 van Ruimte, Economie, Zorg. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2002. R. Welschen, voorzitter. J. Verheugt, loco-secretaris. EE02044225
gemeente Eindhouen Griffie gemeenteraad Comrnirsiesecretariaat Retouradres Postbus goxso, 66oo RB Eindhoven Aan de leden van de raad van de gemeente Eindhoven. Raadsnummer oz z6y.ooz Behandeld door M. Hontng Telefoon (oso) sgg z488 Ons kenmerk griffie Verzenddatum z6 november soos Commissieadvies Betreft cie Bp: Raadsvoorstel tot het wijzigen van de begroting 2002 van Ruimte, Economie, Zorg (REZ) van het Samenwerkingsverband Regio Eindhoven (3 wijziging begroting 2002 REZ),. De commissie Bestuurlijke pijler heeft in haar vergadering van 25 november 2002 beraadslaagd over het bovengenoemde onderwerp. De commissie heeft als volgt geadviseerd: leefbaar eindhoven : CDA: PVDA: VVD: SP: GroenLinks: D66: OuderenApphl: De Stadspartij: niet meer aanwezig. De secretaris van de commissie, M. Honing Bijlage(n) : 0 Bezoekadres Btadhuisplein xo Eindhoven Openingstijden ma t/m vr g.oo-x6,oo uur Postadres Postbus goxso 66oo RB E>ndhoven Telefonisch bereikbaar