Snelstart handleiding Workflow Management Systeem Sufficio Inhoudsopgave Aan de slag: 1. Inloggen 2. Binnenkomst in Sufficio Gebruikersbeheer 3. Gebruikers beheren en toevoegen 4. Rechten toevoegen gebruikers Compliance & PVA 5. Inzien gewijzigde vragen/aspecten 6. Overzicht online rapportage 7. Status rapportages 8. Reacties plaatsen in rapportage Actie beheer 9. Openstaande acties beheren via het startscherm Home 10. De te bewerken velden binnen acties Workflow acties 11. Losse actie bewerken 12. Nieuwe losse actie toevoegen binnen een module Agenda beheer 13. Agenda invullen met afspraken en taken 14. Beheer taken en acties vanuit rapportages Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 1 van 15
10 Feiten op een rij 1. Sufficio - de Latijnse benaming voor voldoen aan - biedt met haar aanvullende modules een oplossing die acties voor compliancy aan wet- en regelgeving bijhoudt en aangeeft wat dit voor uw bedrijf betekent. 2. Sufficio is een digitale oplossing doorontwikkeld door BMD Advies: een marktleider in online wettelijk aspectenregisters voor wet- en regelgeving. 3. Deze geïntegreerde webbased oplossing is een waardevolle tool als het gaat om het genereren van managementinformatie om risicoaansprakelijkheid aanzienlijk te beperken. 4. Sufficio sluit aan op de trends en veranderingen in de markt en is een product ontstaan op basis van ruime ervaring en lange samenwerking. 5. Sufficio is ook een geïntegreerde tool met modules die op het gebied van Milieu en Arbo de wet- en regelgeving actueel houden en voor de RI&E het Plan van Aanpak. 6. De kracht van Sufficio is vooral dat specifieke acties transparant worden en toewijsbaar zijn aan personen binnen de organisatie, en wel op vestigingsniveau. 7. Denk hierbij aan contractbeheer en onderhoudswerkzaamheden. Maar ook aan acties voortkomend vanuit rapportages zoals ATEX of separate onderzoeken PGS 15 zijn gemakkelijk te uploaden. 8. De voordelen vertalen zich in het ondersteunen van risicomanagement en beheer. 9. Sufficio biedt gemak en regelt in controle zijn en biedt overzicht op strategisch, tactisch en operationeel niveau. 10. Sufficio is eenvoudig op te starten door in te loggen op www.sufficio.nl zie inloggen. Gebruik van knoppen in Sufficio Knoppen om terug te gaan in het scherm. Knoppen om wijzigingen op te slaan. Ctrl Home en Ctrl End Om snel te scrollen in scherm boven en onder. Ga aan de slag!... Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 2 van 15
Aan de slag: 1. Inloggen: Ga naar www.sufficio.nl en klik op inloggen rechtsboven aan op scherm: - Invoeren gebruikersnaam - Invoeren wachtwoord (hoofdletter gevoelig) Voor een demo account staat het wachtwoord vast en is opvraagbaar bij een BMD Advies vestiging. 2. Binnenkomst in Sufficio: Op het dashboard staan standaard alle Sufficio product en (zie logo s), een overzicht te beheren onderdelen Gebruikers, Agenda, Workflow acties en een link naar belangrijke onderdelen binnen de module RI&E, Arbo en Milieu. Wat kun je Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 3 van 15
via het dashboard zien en doen: (bovenste deel van het scherm) Met welk product wil je werken = ga naar de module die je hebt afgenomen kik op logo Sufficio, RI&E, Arbo en/of Milieu. Link is alleen actief als product is afgenomen. Gebruikers = je eigen organisatie (klant) account en gegevens. Hieronder liggen de knoppen Organisatie, Gebruikersbeheer en Toeschouwers Agenda = voor toekennen van en een overzicht in afspraken en taken in een kalender. Workflow Acties = klip op de knop Actielijst dan zijn acties bewerkbaar binnen eigen account. (onderste deel van het scherm) Openstaande acties = openstaande acties in Sufficio RI&E, Arbo en Milieu naar aanleiding van controle en/of compliance. Deze acties om te onderhouden. Openstaande afspraken = voor een overzicht van afspraken en taken. Onbeantwoorde vragen = voor correspondentie (chat) tussen klant en de adviseur van de BMD vestiging waar je mee samenwerkt. Toegekende rapportages = wanneer je een actie hebt t.a.v. een rapportage (bijv. beoordeling in concept fase) dan wordt hier de rapportage vertoond. Gewijzigde vragen/aspecten = Iedere eerste dag van de maand een update van de wet- en regelgeving klaar staat in Sufficio voor de modules Milieu en Arbo. Deze update heeft betrekking op de voorafgaande maand en is geldig vanaf de eerste dag van de volgende maand. De wijzigingen worden op het dashboard vertoond. Laatste rapportages = laatst toegekende rapportage in Sufficio per module. Bijvoorbeeld de Compliance rapportage milieu indien Sufficio Milieu van toepassing of een laatste rapportage PVA voor Sufficio RI&E. Klanten = beheer organisatie. Overzicht van gegevens bedrijven, vestigingen en/of afdelingen waaronder rechten en producten. Gebruikersbeheer: 3. Gebruikers beheren en toevoegen: Om gebruikers te beheren of toe te voegen klik op Gebruikers. Een aantal nieuwe knoppen verschijnen. Knop Organisatie is voor bewerken bedrijfsgegevens. Toeschouwers voor het laten inzien van rapportage door bijv. een externe auditor, die hiervoor automatisch een E-mail bericht ontvangt. Klik op Gebruikersbeheer om scherm Beheer gebruikers te openen. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 4 van 15
Een tabel met gebruikers voor de organisatie verschijnt. Hier is het mogelijk om gebruikers te bewerken of toe te voegen. Toevoegen gebruiker, klik op Plus, teken. Het onderstaande scherm zal verschijnen. Rechten per bedrijf zijn toe te kennen op basis van afgenomen product. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 5 van 15
Wat kun je bij Beheer gebruikers zien en doen: De velden met een rood sterretje zijn verplichte invoervelden. Wachtwoord is hier te wijzigen (altijd hoofdletter gevoelig). Geboorte datum is t.b.v. een RI&E. Een gebruiker kan inloggen wanneer Actief op een groene Ja staat. Wil je de gebruiker de toegang ontzeggen, zet het vinkje op een rode Nee. Voeg nieuwe gebruiker toe met Opslaan en kies bij Rechten per bedrijf het juiste recht, onder de juiste organisatienaam (of afdeling). Bij toevoegen nieuwe gebruiker bestaat geen automatische koppeling met het bedrijf. De Rechten per bedrijf zijn separaat te beheren. Kies bij Rechten per bedrijf onder gebruikersgroep Klant subgebruiker. Een Preventiemedewerker en/of Klant hoofdgebruiker recht kan enkel ingesteld worden door de BMD vestiging om privacy van uw rapportages te bewaken. Een Subgebruiker heeft lagere rechten. Klik op opslaan om gebruiker vast te leggen. Er wordt automatisch een E-mail verstuurd naar een nieuwe gebruiker wanneer er een account voor hem beschikbaar is gesteld. 4. Rechten toevoegen van gebruikers: Bewerken van bestaande gebruiker is om extra aanvullende rechten toe te kunnen voegen per module, zie scherm onderaan. Zonder deze rechten komt de gebruiker niet in een product. Klik bij dit gebruikersrecht op Plus om een extra recht toe te voegen. Dit gebeurt in nieuw venster. Enkel de producten zijn zichtbaar die de organisatie afneemt. Het onderstaande scherm verschijnt: Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 6 van 15
Compliance & PVA: 5. Inzien gewijzigde vragen/aspecten: De maandelijkse update van wet- en regelgeving voor het bedrijf wordt weergegeven via Gewijzigde vragen/aspecten. De klant ontvangt automatisch per E-mail een bericht dat deze via het dashboard en in de rapportage zijn in te zien. Klik via het dashboard Sufficio of via dashboard binnen het afgenomen product op een van de gewijzigde vragen/aspecten via knop: Er verschijnt een scherm met inhoudelijke informatie waaronder een samenvatting, maatregel, wetsartikel, evt. weblink en toelichting wijziging. 6. Overzicht online rapportage: Inzien van de laatste rapportage(s) vanuit het dashboard voor de afgenomen producten. Bijvoorbeeld het PVA onder Sufficio RI&E. Overzicht paragraven geven direct inzicht. Hier zijn acties en actienemer te beheren. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 7 van 15
7. Status rapportages: Elke compliance en controle resulteert in een nieuwe (aangepaste) online rapportage. Een link naar de laatste rapportages wordt op het dashboard weergegeven. De rapportage doorloopt verschillende fasen van In Bewerking naar Definitief. Het systeem genereert automatisch een E-mail bericht welke actie je moet ondernemen om het rapport definitief te maken. De knop Goedkeuren zet een Concept rapportage/ PVA om in Definitief. Voor het toevoegen van een opmerking aan het rapport gebruik je de knop Terugkoppelen. De rapport status wordt pas doorgezet na goedkeuring. Rapportage is online altijd actueel. De knop Maak PDF genereert een printversie. 8. Reacties plaatsen in rapportage: Bij nieuwe reacties in een rapport wordt automatisch een E-mail bericht verstuurd naar relevante persoon. Gebruik Aanvulling klant voor relevantie informatie bij aspect die ook in PDF rapport moet verschijnen. Gebruik veld Reacties als chat functie wanneer je een Terugkoppeling na een controle door de BMD adviseur wilt doen bij fase Concept voordat het rapport wordt omgezet naar Definitief. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 8 van 15
Actiebeheer: 9. Openstaande acties beheren via het startscherm/dashboard Home : Klik op het teken (notitieblok met potlood) om een openstaande actie in te zien. De actie wordt geopend in de desbetreffende Module, bijv. Milieu (herkenbaar aan logo). Bij het uitklappen van de Paragraaf worden volgende velden zichtbaar: het aspect, de samenvatting, beschreven actie, compliance opmerking van de adviseur, de actienemer, budget, gereed melding van actie, actiepunt voldoet (gecontroleerd en goedgekeurd), aanvulling door de klant, intern reactieveld (chat). zie volgende afbeelding. 10. De te bewerken velden binnen acties: Actienemer = Wijzigingen of een andere actienemer invullen. Na aanmaken of bewerken van actie wordt automatisch een E-mail naar actienemer gestuurd. Budget = Vul het gewenste budget in om actie op te lossen Gereed melden = Wanneer je denkt dat actie is opgelost, zet deze op groen Ja. De actie verdwijnt uit dit overzicht (controle nog door adviseur). Aanvulling klant = Relevante informatie (bijv. procedures of noodplan) op de compliance in de modules. Deze notitie verschijnt ook in de PDF. Reacties = Voor terugkoppeling (chat) tussen adviseur / gebruiker met vragen of toelichtingen. Dit veld voor reacties die de gebruiker kan plaatsen wordt niet gelogd in officiële rapportage van de modules. Uploaden bestanden = Toevoegen van bestanden o.a. afbeeldingen, rapporten (gebruik bestandsnamen zonder speciale leestekens). Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 9 van 15
Timestamp is voor dateren van opmerking door adviseur t.b.v. controle momenten. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 10 van 15
Workflow acties: 11. Losse actie bewerken: Klik via dashboard in Sufficio op Workflow acties en op de knop Actielijst. Er verschijnt een tabel. Klik op bewerken voor de eigen organisatie. Je komt in de module om eigen acties in het systeem in te voeren en te beheren. Als er reeds acties zijn ingevoerd, dan zijn deze direct zichtbaar om te beheren of bewerken en met het toevoegen van een Interne einddatum direct in de agenda te plaatsen. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 11 van 15
Hoeveelheid acties zijn onbeperkt. Nieuwe acties zijn toe te voegen zie knop Aandachtspunt Toevoegen geheel onderaan.. Zie uitleg hiervoor in volgende punt. Actie verschijnt in Sufficio home scherm op het dashboard. Bij wijziging interne einddatum voor een actie wordt automatisch met E-mail bericht kenbaar gemaakt aan actienemer. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 12 van 15
12. Nieuwe losse actie toevoegen binnen een module: Voeg een nieuwe actie toe binnen een van de modules (als daar rechten voor zijn) door op Aandachtspunt Toevoegen te klikken. Zijn er nog geen acties dan zie je scherm: Knop Aandachtspunt Toevoegen Er verschijnt een pop-up. Voer hier de vraag of titel van de actie in (vraag). Voer een beschrijving van het aandachtspunt (samenvatting) voor de actie in. Voer de maatregel (actie) in die ondernomen moet worden. Knop Toevoegen Actiepunt is toegevoegd en kan verder worden ingeregeld. Wanneer de acties (vraag, samenvatting en actie) in het systeem zijn vastgelegd, worden aanvullende mogelijkheden zichtbaar. Aanvullende gegevens: toewijzen van actienemer, budget, interne einddatum en evt. aanvullende informatie voor de uitvoering. De actie verschijnt automatisch in de agenda. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 13 van 15
Agenda beheer: 13. Agenda invullen met afspraken en taken: Voor het invullen en beheren van de agenda voor zowel afspraken (blauw) als taken (rood). Klik op de dag en er verschijnt een invulscherm. Vul voor repeterende taken bijv. uit te voeren controles het volgende: de start- en einddatum, herhalen, locatie etc. en selecteer contactpersoon. Het type taak of afspraak wordt automatisch in de agenda geplaatst. De contactpersoon ontvangt een E- mail bericht via het systeem. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 14 van 15
14. Beheer taken en acties vanuit rapportages: Losse acties (taken) die via Workflow acties zijn aangemaakt en taken vanuit de rapportage(s) binnen de modules zijn beide zichtbaar in de agenda. Ga naar rapportage (Compliance of PVA) van een product en vul bij aspect actienemer, interne datum en eventuele toelichting in. De actienemer ontvangt automatisch een E- mail van de actie. De actie wordt in agenda bijgeschreven. In agenda worden alle taken en afspraken weergegeven. Bij tussentijdse wijziging Interne datum ontvangt de actienemer automatisch een E-mail bericht. Sufficio BMD Advies Snelstart handleiding versie 1.2 - pagina 15 van 15