Gebruikers - Handleiding Sufficio RI&E

Transcriptie

1 Gebruikers - Handleiding Sufficio RI&E mei Versie 1.1 Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 1 Adviseurs Gebruikers

2 Inhoudsopgave Handleiding Sufficio RI&E...4 Inloggen en aan de slag...5 Wachtwoord vergeten...5 Wachtwoord aanpassen Werking Sufficio RI&E Formulier Bedrijfskenmerken Formulier Preventiemedewerker Rapportage Plan van Aanpak Statusopvolging & gebruikersrol Gebruik reactievelden Gekleurde vinkjes in vragenlijst Tussentijds opslaan de -lijnswetteksten Gebruikers met toegang Sufficio RI&E dashboard Acties beheren/acties bij anderen Toegekende rapportages Overzicht Rapportages Overzicht Plan van Aanpak Invullen Bedrijfskenmerken Invullen Preventiemedewerker De RIE-rapportage Bovenzijde van de vragenlijst Werking paragrafen Beantwoorde vragen (ja/nee/nvt) Opmerking bij vraag Functies aan de onderzijde Bewerken Plan van Aanpak Onderdelen van het PvA Werken aan aandachtspunten Actienemer aanwijzen Aandachtspunt gereed melden Toevoegen foto s of bijlagen Interne einddatum...39 Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 2

3 6.7 Aanvullingen + timestamp Budget invoeren Kwaliteitstoets RI&E (Validatieverklaring) Wet- en regelgeving Raadplegen in Raadplegen via Dashboard PDF-documenten en printen RI&E-rapportage met bijlagen Het Plan van Aanpak...47 Overzicht knoppen en functionaliteit Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 3

4 Handleiding Sufficio RI&E Sufficio RI&E (Risico- Inventarisatie en -Evaluatie) is het fundament van het Arbobeleid. De module bestaat uit een lijst met alle veiligheids- en gezondheidsrisico s die binnen de organisatie voor kunnen komen. In Sufficio RI&E wordt zichtbaar waar de risico s binnen de organisatie liggen en wat de effecten daarvan zijn. Met een inzicht in de risico s is het mogelijk om maatregelen te treffen. Deze maatregelen worden in een Plan van Aanpak (PvA) uiteengezet. Met het PvA wordt duidelijk hoe risico s kunnen worden bedwongen. Er worden in Sufficio RI&E verschillende managementopties aangeboden om te voldoen aan de actuele wet- en regelgeving. Organisaties die werken met een RI&E zetten via Sufficio acties uit naar werknemers op de werkvloer, indien vanuit de RI&E is gebleken dat hieraan niet wordt voldaan. In deze uitgebreide handleiding staat beschreven hoe te werken met Sufficio RI&E. Als gebruiker heb je met Sufficio RI&E een overzichtelijke werkomgeving om de RI&E te beheren vanuit een centrale database. Sufficio RI&E biedt uitgebreide mogelijkheden tot interactie met de BMD adviseur en klantgebruikers. Het is belangrijk dat zowel gebruiker als adviseur voldoende op elkaar inspelen om tot een goed eindresultaat te komen en een Plan van Aanpak te creëren met werkbare acties. Voor de adviseur van BMD Advies staat in Sufficio RI&E een vragenlijst klaar (de rapportage) met daarin alle basis Arbo wet- en regelgeving waaraan een bedrijf dient te voldoen volgens RI&E. Jaarlijks wordt deze inventarisatie uitgevoerd en vanuit deze vragenlijst wordt het Plan van Aanpak met aanvullende bijlagen geactualiseerd. Er bestaat in Sufficio RI&E een directe koppeling tussen de rapportage en het Plan van Aanpak. Deze zijn aan elkaar verbonden middels een statusveld. De werking van dit statusveld en de koppeling van rapportage aan het Plan van Aanpak wordt in Hoofdstuk 6 besproken. BMD Advies verzorgt maandelijkse updates van wet- en regelgeving voor alle Sufficio modules (RI&E, Milieu en Arbo). Voor het beheersen van risico s is Sufficio RI&E te gebruiken met en zonder actualisatie van wetgeving. In beide gevallen heb je wel een werkbaar PvA. De jaarlijkse actualisatie zorgt ervoor dat de rapportage en het Plan van Aanpak altijd actueel zijn conform wet- en verzekeringstechnische eisen. Bij maandelijkse updates wordt door de adviseur van BMD Advies aan de gebruiker en gezonden met de wijzigingen. In Sufficio wordt inzichtelijk wat de wijzigingen zijn en waar je binnen de organisatie, met het uitvoeren van een maatregel of actie, rekening dient te houden. Meer over de procedure is te vinden in Hoofdstuk 8. Bij het opstellen van een Plan van Aanpak spelen meerdere gebruikers een grote rol. Dit zijn: BMD adviseur: Stelt de rapportage en het Plan van Aanpak op en zet deze voor jou klaar in concept. De klant: Je bekijkt en beoordeelt de conceptrapportage met het Plan van Aanpak, voordat deze definitief wordt vastgesteld. Uit een definitieve rapportage volgen beheersbare acties voor gebruikers. Kerndeskundige: Toetst de opgestelde RI&E en tekent een Validatieverklaring (Kwaliteitstoets) die in Sufficio als PDF is op te vragen. Door te werken vanuit één database zijn alle PDF-rapportages die worden opgevraagd altijd actueel. De gebruiker heeft een eenvoudige module beschikbaar om personen een tijdelijke toegang tot het systeem te verlenen. Denk hier bijvoorbeeld aan een externe auditor die via de functie Toeschouwer in Sufficio de laatste PDF-rapportages bekijkt. Sufficio RI&E is doorontwikkeld door BMD Advies op basis van een bestaande werkwijze voor het uitvoeren van RI&E s. Het product is een sterke tool voor actueel actiemanagement binnen het Plan van Aanpak. Hierdoor heb je een volledige dekking van en inzicht op alle risico s binnen de organisatie. Op de volgende pagina s zullen de belangrijkste processen en onderdelen stap voor stap worden beschreven. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 4

5 Inloggen en aan de slag Het inlogportaal van Sufficio vind je op Klik op Inloggen rechtsboven aan het scherm (afb. 1) Het inlogportaal van Sufficio opent zich. Voer in: - Gebruikersnaam - Wachtwoord Klik op Aanmelden (afb. 2) Afb. 1: Inloggen op sufficio.nl Wachtwoord vergeten Indien het wachtwoord is vergeten kan er eenvoudig een nieuw wachtwoord worden aangevraagd. Tussenkomst van BMD Advies is dan niet noodzakelijk. Klik op Wachtwoord vergeten? Afb. 2: Inlogportaal Sufficio. Klik op Aanmelden om in te loggen met de toegezonden gebruikersgegevens. Wachtwoord kwijt? Klik linksonder op Wachtwoord vergeten?. Afb. 3: Opvragen nieuw wachtwoord na invullen gebruikersnaam en adres. Wachtwoord aanpassen Voer in het geopende scherm je gebruikersnaam en adres in en Klik op Reset Wachtwoord (afb. 3). Enige ogenblikken later ontvang je het nieuwe wachtwoord op het opgegeven adres. Wanneer je inlogt in Sufficio is je wachtwoord altijd te wijzigen vanuit elke module in het menu (afb. 4). Uit veiligheidsoogpunt staat het wachtwoord standaard op slot voor andere gebruikers. Het wachtwoord mag, wanneer een gebruiker is geactiveerd, alleen worden aangepast door de gebruiker zelf. Dit om misbruik van het account en de gegevens te voorkomen. Om in beheer gebruikers te komen: Klik op Gebruikers Klik op Gebruikersbeheer Afb. 4: Klik op Gebruikers en Gebruikersbeheer in het menu. Zoek je eigen naam op in het overzicht Gebruikersbeheer en een nieuw scherm opent zich. Het potloodje ( ) bij Wachtwoord laat zien dat het veld is vrijgeschakeld en gewijzigd kan worden. Een goed wachtwoord bestaat uit minstens 8 tekens (letters, cijfers en leestekens) en is hoofdlettergevoelig. Leeswijzer Deze handleiding omvat de belangrijkste functionaliteiten, processen en onderdelen in Sufficio RI&E. Deze handleiding maakt onderdeel uit van diverse Sufficio handleidingen, waaronder o.a. Workflowmanagement, Sufficio Milieu en Sufficio Arbo. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 5

6 1. Werking Sufficio RI&E In Sufficio RI&E zijn er voor de gebruiker enkele belangrijke onderdelen te onderscheiden om tot een Rapportage met Plan van Aanpak (vanaf nu aangeduid als PvA) te komen. Allereerst moeten de gegevens over de preventiemedewerker en de organisatie in de daarvoor bestemde digitale formulieren worden ingevoerd. Hierin speelt de gebruiker samen met de BMD adviseur een grote rol. Zonder deze informatie is het niet mogelijk om een rapportage op te stellen. Het PvA vloeit voort uit de volledig ingevulde rapportage en zonder volledige rapportage kan het PvA niet worden ingevuld. De rapportage en het PvA worden door BMD Advies voorbereid en in concept klaargezet. Samen met de BMD adviseur wordt de rapportage met PvA doorgenomen, totdat deze definitief wordt vastgelegd. Zonder goedkeuring van de gebruiker legt de adviseur de rapportage niet vast. In het proces van statusopvolging staan twee belangrijke tools ter beschikking. Een kerndeskundige toetst de RI&E-rapportage en legt dit vast in een verklaring. In onderstaande paragrafen wordt e.a. nader uitgelegd. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 6

7 1.1 Formulier Bedrijfskenmerken In Sufficio R&E is een digitaal formulier opgenomen voor het opnemen van de bedrijfskenmerken. De hier in te vullen bedrijfskenmerken zijn belangrijk voor de RI&E-rapportage en het formulier met gegevens over de preventiemedewerker. De bedrijfskenmerken worden opgenomen in de PDF-rapportage. Deze rapportage bevat gegevens over het bedrijf (toelichting), het personeelsbestand, verdeling van personeelsleden, lidmaatschap brancheverenigingen, functies, bijzondere groepen werknemers, ongevallen en verzuimcijfers, etc. Het aantal werknemers bepaalt samen met details van de preventiemedewerker het deskundigheidsniveau van de preventiemedewerker binnen de organisatie. Ook kunnen, door het aangeven van bijzondere groepen werknemers, bepaalde paragrafen in de rapportage worden uitgeschakeld. Het formulier Bedrijfskenmerken dient altijd als eerste ingevuld te worden. De BMD adviseur bereidt dit voor. Het formulier wordt door de hoofdcontactpersoon van de organisatie vervolgens beheerd. Alle historie in het formulier wordt behouden. Wordt een formulier aangepast nadat een RI&E-rapportage definitief is vastgesteld, dan worden deze gegevens meegenomen naar een toekomstige actualisatie. Door het behoud van oude gegevens blijft het in Sufficio RI&E te allen tijde mogelijk om voormalige RI&E s in te zien. Meer over de wijze van invullen van dit formulier is te vinden in Hoofdstuk 3. Hieronder een voorbeeld van de bedrijfskenmerken zoals die in de RI&E-rapportage verschijnen (PDF): Afb. 5: Voorbeeld van bedrijfskenmerken in de RI&E-rapportage (PDF). Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 7

8 1.2 Formulier Preventiemedewerker Het tweede formulier in Sufficio RI&E is speciaal voor het invullen van de gegevens over de preventiemedewerker binnen de organisatie. Deze gegevens zijn belangrijk voor de bepaling van het deskundigheidsniveau van de preventiemedewerker. De gegevens van de preventiemedewerker worden opgenomen in de PDF-rapportage en als actienemer aangewezen in het PvA. In de rapportage wordt o.a. opgenomen de naam, geboortedatum, opleidingsniveau, opleidingen, gevaarsgebieden, gevaarsniveau (wordt automatisch berekend op basis van gevaarsgebieden en aantal werknemers) en opleidingsbehoefte van de preventiemedewerker. Het formulier preventiemedewerker dient altijd als tweede te worden ingevuld. De BMD adviseur bereidt deze voor en als hoofdcontactpersoon beheer je deze. Alle historie in het formulier wordt behouden. Wordt een formulier aangepast nadat een RI&E-rapportage definitief is vastgesteld, dan worden deze gegevens meegenomen naar een toekomstige actualisatie. Door het behoud van oude gegevens blijft het in Sufficio RI&E te allen tijde mogelijk om voormalige RI&E s in te zien. Meer over de wijze van invullen van dit formulier is te vinden in Hoofdstuk 4. Hieronder een voorbeeld van de gegevens over de preventiemedewerker, zoals die in de RI&E-rapportage verschijnt (PDF): Afb. 6: Voorbeeld van gegevens preventiemedewerker in de RI&E-rapportage (PDF). Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 8

9 1.3 Rapportage De rapportage speelt een centrale rol binnen Sufficio RI&E. De rapportage is standaard opgebouwd uit twee hoofdstukken. Het hoofdstuk Beleid en Organisatie en Inrichtingseisen. Onder elk hoofdstuk zijn verschillende paragrafen opgenomen. Deze paragrafen zijn standaard dichtgeklapt. Wanneer je een paragraaf opent zie je hier specifieke vragen staan. Deze vragen zijn beantwoord door de BMD adviseur met een ja, nee of nvt. Vragen blijven nooit onbeantwoord staan. Ja: Er wordt door de organisatie aan het aandachtspunt voldaan. Je hoeft geen actie te volgen vanuit de RI&E in het PvA, maar let wel op de opmerking in rapportage. Nee: Er wordt door de organisatie niet aan het aandachtspunt voldaan. Er dient extra aandacht aan het risico geschonken te worden binnen een bepaalde termijn. De vraag wordt als aandachtspunt opgenomen in het PvA. Nvt: Een vraag kan met nvt beantwoord worden wanneer het aandachtspunt niet voorkomt binnen de organisatie. Onder aan elke vraag staat een korte toelichting en wordt door de adviseur eventueel een extra toelichting gegeven. Deze toelichtingen verschijnen ook in de PDF-rapportage. Door beantwoording van de vragen ontstaat een directe connectie met het PvA. De rapportage die tot stand komt wordt in alle gevallen, ook bij een jaarlijkse actualisatie, gebruikt om te controleren of de organisatie op alle punten nog aan de RI&E voldoet. Onder aan elke rapportage is het mogelijk om het PvA te openen met de knop Open Plan van Aanpak. Meer over de werking en mogelijkheden van de rapportage in Hoofdstuk 5. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 9

10 1.4 Plan van Aanpak Het PvA bestaat net als de rapportage uit twee vaste hoofdstukken. In de onderliggende paragrafen worden alleen die paragrafen zichtbaar waarin aspecten staan die extra aandacht vragen binnen de organisatie. Deze aandachtspunten zijn vanuit het PvA geactiveerd door de BMD adviseur die bij de beantwoording van vragen Nee heeft ingevuld ten behoeve van de rapportage. In het PvA bestaan diverse uitgebreide functies om acties vorm te geven en te managen. Het is o.a. mogelijk om ook andere actienemers aan te wijzen, een budget in te voeren, een actie gereed te melden en een actie een interne einddatum mee te geven. De actie verschijnt door het invullen van een interne datum direct in de agenda van Sufficio. Ook is een veld beschikbaar waar de gebruiker een extra aanvulling invoert met een Timestamp. Een andere mogelijkheid is het toevoegen van bijlagen (bijvoorbeeld foto s en checklists). Elk aandachtspunt kent een basisprioriteit van 1, 2 of 3. Deze bepalen de termijn waarbinnen een actie opgepakt dient te zijn in de organisatie vanuit het PvA. Dat is respectievelijk 6 maanden, 1 jaar of 1,5 jaar. Deze termijnen treden in werking wanneer het PvA definitief is goedgekeurd door de kerndeskundige. In de conceptfase zijn de termijnen in de PDF-versie van het PvA nog niet zichtbaar. Pas in een definitief PvA wordt de termijn waarbinnen een actie opgepakt dient te zijn zichtbaar. In de online PvA en de PDF-afdruk van het PvA worden alle met nee beantwoorde aandachtspunten uit de RI&E opgenomen. Deze worden voorzien van een beschrijving met daarin de uit te voeren maatregel voor de actienemer. De actienemer ziet uiteindelijk de actie op zijn dashboard verschijnen. Meer over de werking en mogelijkheden van het PvA in Hoofdstuk Statusopvolging & gebruikersrol Binnen het werkproces in Sufficio RI&E zijn niet alleen de rapportage en het PvA aan elkaar gekoppeld, maar wordt ook het werkproces gestroomlijnd door een statusopvolging. Na elke fase moet een goedkeuring gegeven worden, voordat de rapportage een nieuwe status krijgt. Elke status is gekoppeld aan een gebruiker ( de (klant)gebruiker en/of de BMD adviseur). Na goedkeuring van een fase wordt op het dashboard voor de gebruiker (actienemer) een Toegekende rapportage zichtbaar. Je ontvangt per een bericht over te nemen actie. Afb. 7: De statusbalk met de fase waarin de rapportage zich bevindt. Zichtbaar bovenaan de rapportage en PvA. In Sufficio RI&E worden de volgende statussen (fasen) onderscheiden: Status/fase Rol De actie Concept Klant/ Adviseur Als toegewezen hoofdcontactpersoon van de module Sufficio RI&E krijg je per en op het dashboard een bericht dat de rapportage met het PvA klaar staat voor beoordeling. Per module wordt standaard één gebruiker aangewezen als hoofdcontact. Dient voor Sufficio RI&E iemand anders aangemerkt te worden, neem contact op met de BMD-vestiging. In Sufficio is de rapportage in conceptfase met het PvA te bekijken. Je kunt aanvullingen en/of commentaar voor verbetering van aspecten geven aan de BMD adviseur. Onderaan de rapportage en PvA heb je de beschikking over het statusveld om de rapportages terug te koppelen of goed te keuren naar de adviseur. Bij Terugkoppelen dient de adviseur eerst een actie te ondernemen voordat de rapportage met PvA definitief Goedgekeurd kan worden. Wanneer je klikt op Goedkeuren geef je daarmee akkoord voor de rapportage met het PvA en kan de adviseur de rapportage met het PvA doorzetten naar Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 10

11 de kerndeskundige, die deze valideert en afrond. Afb.1a: In conceptfase zie je deze balk staan onder aan de rapportage en PvA (beide zijn 1op1 gekoppeld aan elkaar. Klik op Terugkoppelen om verbeteringen door de adviseur te laten doorvoeren of op Goedkeuren om de rapportage definitief af te ronden. Bij de Kerndeskundige Kerndeskundige Afb. 1b: Een voorbeeld van de mogelijkheden die de adviseur heeft wanneer je op Goedkeuren hebt geklikt. De adviseur mag de rapportage goedkeuren en definitief vastleggen met de knop Goedkeuren. Na Goedkeuren van het Concept komt de rapportage terug bij de adviseur. Deze verricht eventueel nog een laatste aanpassing en legt daarop de rapportage bij de kerndeskundige neer. Wanneer Kerndeskundige zichtbaar is, heeft de adviseur de rapportage doorgezet. De kerndeskundige kijkt naar de rapportage en stelt deze na akkoord vast. De kerndeskundige stelt daarbij een validatieverklaring op die als PDF in Sufficio opvraagbaar is. Definitief Klant Wanneer de kerndeskundige de rapportage heeft bekeken en vastgesteld (is deze definitief) kunnen de acties worden beheerd door de actienemers binnen de organisatie. De acties zijn bewerkbaar in Sufficio en de actienemers krijgen nu hun actie op het dashboard te zien. De acties zijn van een datum voorzien waarop ze voltooid moeten zijn (6 maanden, 1 of 1,5 jaar). Wanneer een interne einddatum is ingevoerd, wordt daarvan afgeweken. Het verschil tussen terugkoppelen of goedkeuren: Terugkoppelen: Bij terugkoppelen is het niet mogelijk om binnen de fase een rapportage/pva goed te keuren. Terugkoppelen wil zeggen: feedback geven voor aanpassingen die noodzakelijk zijn. De gebruiker is dus nog niet akkoord. Goedkeuren: Bij goedkeuren is de gebruiker akkoord en kan de rapportage de volgende fase ingaan. De rapportage wordt uiteindelijk afgesloten door de kerndeskundige. Wat ziet de BMD adviseur en wat ziet de organisatie: Voor een BMD adviseur is het volledige logboek in Sufficio zichtbaar. Zo is altijd te zien wanneer een status wordt doorgegeven en wanneer dat is gebeurd. Zo kan het proces worden bewaakt en is altijd aantoonbaar wat de acties zijn geweest om tot de rapportage te komen. De gebruiker wordt een bescheiden versie getoond. Je ziet wanneer de rapportage is opgesteld en wat de acties waren om tot een definitief PvA te komen. Hieronder een voorbeeld van een definitieve rapportage voor een adviseur (opsteller) en de klantgebruiker. Let op: Bij elke terugkoppeling of goedkeuring waarbij een status wordt doorgegeven aan een andere actienemer, verstuurt Sufficio automatisch een . Het wel of niet ontvangen van een wordt ingesteld onder je accountinstellingen. Dit is te vinden rechtsboven aan de pagina. Klik in het account op Mailberichten. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 11

12 1.6 Gebruik reactievelden In Sufficio RI&E wordt gebruik gemaakt van reactievelden. De reactievelden zijn bedoeld als feedback functie (terugkoppeling) tussen de gebruiker en de BMD adviseur. Wanneer binnen de concept rapportage/pva vragen ontstaan of men wil commentaar leveren op de aspecten, dan kan dat hier ingevuld worden en aan de adviseur kenbaar worden gemaakt. Hier kan bijvoorbeeld worden aangeven dat een aspect toch niet van toepassing is omdat of aanvullende informatie verstrekken om de actie kloppend te krijgen. De adviseur kan daar op reageren met een terugkoppeling. Zo wordt gezamenlijk gekomen tot een juiste invulling van de RI&E. De geplaatste reacties in de reactievelden zijn niet zichtbaar in de definitieve PDF-rapportages. De reactievelden zijn uitsluitend een online communicatiemiddel. Wanneer een reactie wordt geplaatst, wordt door Sufficio automatisch een verzonden, mits deze functie binnen het profiel van de gebruiker is ingeschakeld. Afb.8: Een ingevuld reactieveld bij een aspect in het PvA. Zoals in bovenstaande afbeelding zichtbaar is, wordt een reactie getoond met datum + tijdstip + naam. De nieuwste reactie staat altijd bovenaan. Het toevoegen van een nieuwe reactie kan in het veld In dit veld kun je een reactie schrijven. Deze wordt geactiveerd door het eenmaal aan te klikken (afb. 9). Toevoegen van de reactie geschiedt door te klikken op Klik hier om de reactie op te slaan of door het gebruik van de knop Opslaan in de rapportage/pva. Afb. 9: Toevoegen van een reactie kan in het veld In dit veld kan je een reactie schrijven Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 12

13 . Afb. 10: De toegevoegde reactie na opslaan in de rapportage/pva. Let op: Bij elke geplaatste reactie verstuurt Sufficio een . Het wel of niet ontvangen van een wordt ingesteld onder je accountinstellingen. Dit is te vinden rechtsboven aan de pagina. Klik in het account op Mailberichten. 1.7 Gekleurde vinkjes in vragenlijst In de rapportage van Sufficio RI&E wordt gebruik gemaakt van gekleurde vinkjes. Deze vinkjes zijn zichtbaar bij een ingeklapte paragraaf en afzonderlijk per vraag. Dit is voor de BMD adviseur een hulpmiddel om aangebrachte wijzigingen snel te herkennen, registreren en terug te vinden. Uitleg gekleurde vinkjes voor de gebruiker: Status Vinkje Betekenis In bewerking Blauw Staat voor een nog onbeantwoorde vraag in de vragenlijst. Concept Geel Wanneer na feedback door de gebruiker een vraag anders is beantwoord (ja/nee/n.v.t.). Bij de kerndeskundige Paars Wanneer na feedback door de kerndeskundige een vraag anders is beantwoord (ja/nee/n.v.t.). Bij actualisatie van een rapportage (opvolgende jaren) worden vinkjes gereset en begint het proces opnieuw met het aangeven van wijzigingen met vinkjes. Afb. 11: Verschillende vinkjes in de rapportage, weergeven per paragraaf. Wanneer voor een paragraaf één vinkje staat geeft Sufficio daarmee aan dat één of meerdere vragen onder die paragraaf zijn gewijzigd in een fase. Als klantgebruiker hoef je verder niets met de vinkjes te doen. 1.8 Tussentijds opslaan Wanneer je aan het werk bent in de online RI&E-rapportage en/of PvA is het raadzaam om deze af en toe handmatig op te slaan. Het systeem slaat namelijk niet alle velden automatisch op. Door tussentijds opslaan wordt voorkomen dat gegevens verloren gaan bij een onverwachte browsersluiting. Ook bij het verlaten van een PvA zonder een Terugkoppeling of Goedkeuring in het statusproces, is tussentijds opslaan beslist nodig. Wanneer echter een status wordt Teruggekoppeld of doorgezet middels Goedkeuring naar een opvolgende fase, slaat het systeem de rapportage wel automatisch op. De rapportage keert bij elke keer dat het wordt opgeslagen via het statusveld terug naar de bovenzijde van de pagina. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 13

14 Gebruik voor tussentijds opslaan de Opslaan button aan de bovenzijde of onderzijde van de pagina. Wanneer deze knop wordt gebruikt, sluit de RI&E-rapportage en/of het PvA zich en deze dient opnieuw geopend te worden. Afb. 12: Tussentijds opslaan met Opslaan knop de -lijnswetteksten Het is in Sufficio mogelijk om per vraag(aspect) een 2 de -lijnswettekst weer te geven die van toepassing is op het aspect met bijbehorende maatregel. Deze teksten worden met een titel bij het aspect getoond in de compliance. Afb.13x: Weergave van 2 de -lijnswetteksten bij een actie in het PvA. Wanneer je op een 2 de -lijnswettekst klikt, verschijnt in een pop-up op het scherm een toelichting (een korte samenvatting) met informatie waarop de wettekst van toepassing is. Middels een referentielink kan de wettekst extern worden opgeroepen. In Sufficio RI&E wordt vooral verwezen naar Arbobladen, NEN-EN, NEN-ISO en PGS. De 2 de -lijnswetteksten worden beheerd en gekoppeld aan de aspecten door BMD Advies Oost. Afb. 14: Pop-up met informatie over de 2 de -lijnswettekst en een link naar de bron. Klik op kruisje om deze weer te sluiten. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 14

15 1.10 Gebruikers met toegang Sufficio werkt met rechtenrollen waarmee gebruikers toegang verkrijgen. Afhankelijk van deze rechtenrollen, de geactiveerde module en de rol binnen een rapportage bepaalt Sufficio wat een gebruiker wel en niet kan zien. Niet alle gebruikers van de organisatie kunnen een volledige rapportage of PvA inzien. Vanuit privacy oogpunt kunnen alleen gebruikers met het recht klant hoofdgebruiker en preventiemedewerker de volledige RI&Erapportage en PvA bekijken. Gebruikers die beschikken over lagere rechten zoals Klant subgebruiker krijgen alleen toegang tot de acties waaraan hij/zij als actienemer zijn toegewezen. Deze acties verschijnen pas op het dashboard wanneer de RI&E definitief is. Dit betekent dat deze gebruikersgroep geen inzage heeft in de volledige RI&E (online en/of als PDF). Wanneer een dergelijke gebruiker wel toegang tot de volledige RI&E dient te hebben, moet hij/zij een anders gebruikersrecht toegewezen krijgen. Zie hiervoor Handleiding Workflowmanagement. Een andere gebruiker zoals bijvoorbeeld Toeschouwer ziet enkel een PDF van de rapportage/pva en heeft verder geen inzage in het systeem. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 15

16 2. Sufficio RI&E dashboard Wanneer je als gebruiker bent ingelogd in Sufficio, kom je terecht in de Sufficio werkomgeving. Standaard wordt Sufficio Workflowmanagement geopend of een andere module waartoe jij rechten hebt gekregen. Om in de module Sufficio RI&E te werken dient deze eerst geactiveerd te worden. Klik op het logo Sufficio RI&E De module Sufficio RI&E wordt geactiveerd en is herkenbaar aan een 100% kleurrijk logo. Afb. 15: Klik op het logo Sufficio RI&E om het product te activeren. Het logo krijgt een felle kleur. Wanneer je in een specifieke module werkzaam bent, is het logo altijd centraal boven aan het dashboard zichtbaar. Zo is altijd herkenbaar in welke module gewerkt wordt en worden vergissingen voorkomen. Afb. 16: De gebruikerskop bovenaan Sufficio, links met organisatie logo en centraal het productlogo. Wanneer Sufficio RI&E is geopend, worden in het actieve dashboard van de module alleen de van belang zijnde acties en rapportages vermeld. Acties en rapportages van andere modules worden dan niet meer getoond. Het dashboard in Sufficio Workflowmanagement toont wel een overzicht van alle acties en rapporten uit alle Sufficio modules. Meer info over de weergave van de dashboardonderwerpen zie Sufficio Workflowmanagement, paragraaf 2.3 Actief dashboard. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 16

17 Afb. 17: Het actieve Sufficio RI&E dashboard. 2.1 Acties beheren/acties bij anderen Op het dashboard wordt een overzicht met acties weergeven die nog niet voldoen of opgelost zijn. De acties die bestemd zijn voor de gebruiker, worden weergeven onder het snelmenu Openstaande Acties. Acties verschijnen hier wanneer een Sufficio RI&E PvA definitief is vastgesteld. De acties worden getoond per rapportage met tussen haakjes ( ) de weergave van het aantal acties die nog openstaan. Klik op de titel om het actieveld te openen. Vervolgens zijn de afzonderlijke acties zichtbaar. Klik op het potloodje ( ) om de actie te bewerken. Zie voor actiebeheer hoofdstuk 6. Afb. 18: 14 Acties in Sufficio RI&E en link naar actie in rapport van Handleiding B.V. Naast het snelmenu Openstaande Acties kent het dashboard ook het menu Aangemaakte Acties. Dit menu is enkel zichtbaar voor gebruikers met het gebruikersrecht Hoofd klantgebruiker. Getoond worden hier alle openstaande acties die bij andere gebruikers binnen de organisatie liggen. Het biedt een overzicht van de acties die binnen de organisatie nog afgerond moeten worden. Vermeld wordt daarbij de locatie binnen Sufficio en de actienemer. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 17

18 Afb. 19 : Acties die in de organisatie bij iemand anders liggen. 2.2 Toegekende rapportages Een RI&E kent verschillende statussen (zie afb. 20 en 21) waaraan je als gebruiker gekoppeld bent. Wanneer je een actie hebt t.a.v. een RI&E-rapportage of PvA (bijv. terugkoppeling in de conceptfase naar adviseur) dan wordt in het snel menu Toegekende rapportages de betreffende RI&E-rapportage of PvA getoond. Achter de rapportagetitel staat tussen haakjes ( ) de status van het rapport vermeld. Hiermee is duidelijk wat jouw actie op dat moment is (bijv. controleren wat de adviseur heeft ingevuld en hierop eventueel commentaar leveren). Wanneer een toegekende rapportage klaarstaat voor de gebruiker, verstuurt Sufficio automatisch een . Afb. 20: Inzage in conceptrapport, controleren opmerkingen BMD adviseur. 2.3 Overzicht Rapportages Het is mogelijk om via het dashboard snel de laatst opgestelde rapportages te openen voor inzage of bewerking. Aan de rechterzijde van het scherm staat snelmenu Laatste Rapportages. Klik op gewenste organisatie Klik op Rapportage Per organisatie is de Rapportage of PvA te openen, indien deze rapporten zijn gegenereerd. Afb. 21: Snelmenu openen laatste rapportage. De zichtbaarheid van Laatste rapportages in het dashboard is afhankelijk van toegekende modules en de gebruikersrol. Notatiewijze in het overzicht is als volgt: Sufficio Module, organisatie naam, status. Bijvoorbeeld: Sufficio RI&E Handleiding B.V. (Concept). Volledig overzicht Voor het opvragen van een overzicht met alle rapportages: Klik in het menu op Rapportage en de knop Rapportages. Om in het overzicht te komen: Klik op Rapportage Klik op Rapportages Afb. 22: Klik op Rapportage en Rapportages. Onderstaand scherm opent zich. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 18

19 Afb. 23: Overzicht van rapportages behorende tot de eigen vestiging. Het is mogelijk om de volgorde van de tabel te managen. Door te klikken op klant, actienemer, status of jaar wordt de tabel gesorteerd op alfabet of categorie. Andere functies op deze pagina: Zoektekst: Versneld zoeken van een organisatie. Bij intypen van meer dan 3 letters worden de zoekresultaten getoond. Deze resultaten aanklikken om te openen. Afb.24: Zoektekst ingevoerd met resultaten. Klik om te openen. Page 1 of 6: Navigatie door tabel met rapportages. Gebruik de knoppen links en rechts voor bladeren of typ een paginanummer in, gevolgd door enter op het toetsenbord. Afb. 25: Navigeren door de pagina s bij meer dan 1 pagina. Bewerken: Klik op Bewerken om een bestaande rapportage te openen. PDF: Voor het snel opvragen van een ingevulde rapportage als PDF. De PDF wordt op de achtergrond gegenereerd en verschijnt na enige tijd op het scherm. Wanneer de PDF wordt aangemaakt is navigatie op de website (tijdelijk) niet of beperkt mogelijk. Wacht tot de PDF klaar is. 2.4 Overzicht Plan van Aanpak Het is mogelijk om via het dashboard snel het laatst opgestelde PvA te openen voor inzage of bewerking. Aan de rechterzijde van het scherm staat snelmenu Laatste Rapportages. Klik op Gewenste organisatie/afdeling Klik op Plan van Aanpak Per organisatie is de Rapportage of PvA te openen indien deze rapporten zijn gegenereerd in concept of definitief. Afd. 26: Snelmenu openen laatste rapportage. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 19

20 De zichtbaarheid van Laatste rapportages op het dashboard is afhankelijk van de toegekende modules en gebruikersrol. Notatiewijze in het overzicht is als volgt: Sufficio Module, organisatie naam, status. Bijvoorbeeld: Sufficio RI&E Handleiding B.V. (Definitief). Volledig overzicht Voor het opvragen van een overzicht met alle PvA s: Klik in het menu op Rapportage en de knop Plan van Aanpak. Om in overzicht te komen: Klik op Rapportage Klik op Plan van Aanpak Afb. 27: Klik op Rapportage en Plan van Aanpak. Onderstaand scherm opent zich met een weergave van beschikbare PvA s voor de hoofdorganisatie en/of afdelingen. Zichtbare rapportages zijn afhankelijk van het gebruikersrecht op de organisatie en/of afdelingen. Afb. 28: Overzicht van PvA-rapporten behorende tot de eigen organisatie. Net zoals bij het overzicht van de rapportages is het mogelijk om de volgorde van de tabel te managen. Door te klikken op klant, actienemer, status of jaar wordt de tabel gesorteerd op alfabet of categorie. Andere functies op deze pagina: Zoektekst: Versneld zoeken van een afdeling en/of vestiging behorende tot de organisatie. Gebruik is handig wanneer er meerdere PvA s in Sufficio staan. Bij intypen van meer dan 3 letters zullen zoekresultaten worden getoond. Deze resultaten aanklikken om te openen. Afb. 29: Zoektekst ingevoerd met resultaten. Klik om te openen. Page 1 of 6: Navigatie door tabel met PvA s. Gebruik de knoppen links en rechts voor bladeren of typ een paginanummer in, gevolgd door enter op het toetsenbord. Afb. 30: Navigeren door de pagina s bij meer dan 1 pagina. Bewerken: Klik op Bewerken om een bestaand PvA te openen (voor inkijken en bewerken). PDF: Voor het snel opvragen van een PvA als PDF. De PDF wordt op de achtergrond gegenereerd en verschijnt na enige tijd op het scherm. Wanneer de PDF wordt aangemaakt is navigatie op de website tijdelijk niet of beperkt mogelijk. Wacht tot de PDF klaar is. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 20

21 3. Invullen Bedrijfskenmerken De BMD adviseur zet voor de RI&E een formulier klaar met daarin de bedrijfskenmerken van de organisatie (of vestiging/afdeling). Dit formulier blijft altijd bewerkbaar en is in een later stadium aan te passen. De hoofdcontactpersoon moet dit formulier actueel houden en op verzoek van de BMD adviseur verder invullen. Voor algemene informatie over het formulier Bedrijfskenmerken zie paragraaf 1.1. Open Bedrijfskenmerken door: Klik op Rapportage Klik op Bedrijfskenmerken Afb. 31: Menu in Sufficio RI&E. Klik op Rapportage en dan op Bedrijfskenmerken. De kop van het scherm Beheer bedrijfskenmerken opent zich met een overzicht van aangemaakte formulieren. Wanneer door de BMD adviseur nog geen formulier is aangemaakt, wordt een lege pagina getoond. Klik op Bewerken om een bestaande organisatie aan te vullen/bewerken. Afb. 32: Beheer bedrijfskenmerken met een overzicht van formulieren. Na klikken op Bewerken verschijnt een leeg, deels of volledig ingevuld formulier die in voorbereiding is klaargezet door de BMD adviseur. In afbeelding 33 is de start van het formulier te zien met bovenaan het menu. De organisatie staat standaard al ingevuld en is te wijzigen bij Gebruikersbeheer. Bij inleiding is plaats voor informatie over de organisatie. In bijgaand voorbeeld is reeds een inleiding ingevuld door de BMD adviseur. Afb. 33: Ingevuld formulier met bewerkbare velden. Vul het formulier met ontbrekende informatie. De ingevoerde gegevens worden uiteindelijk opgenomen in de RI&E-rapportage (PDF). Een aantal onderdelen van het formulier behoeven nadere uitleg. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 21

22 Tijdelijk onderbreken van het invullen van het formulier kan. Leg de gegevens in het formulier vast middels de knop Opslaan boven of onderaan de pagina (afb. 33). Ook tussentijds opslaan van het formulier is middels deze knop mogelijk. Na Opslaan keert Sufficio terug naar het overzicht Beheer bedrijfskenmerken. Wanneer de organisatie is aangesloten bij een branchevereniging en indien dit wordt aangegeven in de dropdownbox met Ja, dan verschijnt een venster. Geef hier de naam van de branchvereniging op. In dit voorbeeld (afb. 34) is ingevuld MetaalUnie. Wanneer de organisatie onder een bepaalde C.A.O. valt kan dit in de dropdownbox worden aangegeven met Ja. Vervolgens verschijnt een venster, geef hier de betreffende C.A.O. op. In dit voorbeeld is ingevuld Klein metaal (afb. 34). Indien de organisatie gebruik maakt van één of meer Arbocatalogi, dan wordt dit ingevoerd met Ja, waarop in het onderstaande venster de betreffende catalogus wordt geselecteerd. Een geselecteerde catalogus licht blauw op. Meer dan één catalogus selecteren kan door het indrukken van de toets Ctrl op het toetsenbord. Afb. 34: Onderdeel van formulier Bedrijfskenmerken, bij Ja verschijnt extra tekstregel. Bijzondere groepen werknemers Bij het invullen van de Bijzondere groepen werknemers aanwezig met ja/nee, wordt in de PDF-versie van de RI&E-rapportage zichtbaar welke kwetsbare groepen werknemers er bij de organisatie werken. Tevens heeft dit nog een aanvullende optie. Wanneer bepaalde groepen op ja of nee gezet zijn, wordt in de RI&E-rapportage een selectie gemaakt van de van toepassing zijnde vragen. Indien bijzondere groepen aanwezig zijn dan activeert dit een extra toelichting in de RI&E. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 22

23 Afb. 35: Met ja of nee selecteren van bijzondere groepen werknemers. Klik op Opslaan Het formulier is te allen tijde aan te passen naar de actuele situatie. Sufficio behoudt middels een databank record alle historie met betrekking tot gegevens in oudere RI&E-rapportages. Wanneer in een opvolgend jaar een nieuwe RI&E actualisatie plaatsvindt, wordt het formulier weer geopend en bewerkt. Bij het openen van een bestaand formulier staat de bedrijfsnaam altijd vast en is zichtbaar, zoals deze eerder is opgegeven. Afb. 36: Formulier is bij volgende actualisatie te bewerken, bedrijfsnaam staat vast. Let op: Vul het formulier Bedrijfskenmerken altijd in vóórdat de RI&E-rapportage wordt opgesteld. Dit omdat de RI&Erapportage kenmerken hieruit overneemt (mee te nemen paragrafen en toelichtingen). Let op: Het formulier is te bewerken door de klant hoofdgebruiker en de preventiemedewerker alsmede de BMD adviseurs/projectassistente. Een klant subgebruiker heeft geen inzage in het formulier. Let op: Wanneer in een nieuw formulier de organisatie in de dropdownbox niet te vinden is, dan is voor de betreffende organisatie en/of vestiging of afdeling al een formulier in Sufficio RI&E actief. Keer met Terug naar het overzicht terug en zoek de organisatie op in de lijst en bewerk deze. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 23

24 4. Invullen Preventiemedewerker Voor een RI&E-rapportage is het belangrijk dat de gegevens van de preventiemedewerker binnen de organisatie vooraf zijn ingevoerd in Sufficio RI&E. Hiervoor dient een digitaal formulier te worden ingevuld. Dit formulier wordt voorbereid door de BMD adviseur. De hoofdcontactpersoon en preventiemedewerker van de organisatie houden dit formulier actueel en vullen op verzoek van de BMD adviseur de ontbrekende gegevens in. Voor algemene informatie over het formulier Preventiemedewerker, zie paragraaf 1.2. Open Preventiemedewerker door: Klik op Rapportage Klik op Preventiemedewerker Afb. 37: Menu in Sufficio RI&E, Klik op Rapportage en dan op Preventiemedewerker. Het scherm Beheer Preventiemedewerker opent met een overzicht van reeds aangemaakte formulieren. Klik op Plus om een nieuwe preventiemedewerker op te nemen of; Klik op Bewerken om een bestaande preventiemedewerker aan te vullen/bewerken. Afb.38: Beheer preventiemedewerker met een overzicht van formulieren. Het digitale formulier bestaat uit twee onderdelen. Het bovenste deel is bestemd voor de invoer van informatie over de Preventiemedewerker. Het onderste deel van het formulier is bestemd voor aanvullende P.A.G.O./P.M.O. informatie, deze worden vermeld in de PDF-bijlage van de PDF RI&E-rapportage. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 24

25 Afb. 39: Formulier Preventiemedewerker met onderaan extra opnameveld P.A.G.O/P.M.O-gegevens bestemd voor de BMD adviseur. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 25

26 Vul ontbrekende gegevens in en controleer of wijs bij Gebruiker de gebruiker aan die binnen de organisatie de rol van preventiemedewerker vervult. Vul daarachter het Opleidingsniveau in. Afb. 40: Aanwijzen van gebruiker (links) en invullen opleidingsniveau (rechts). Tijdelijk onderbreken van het invullen van het formulier kan. Leg het formulier vast middels de knop Opslaan boven of onderaan de pagina. Ook tussentijds opslaan van het formulier is middels deze knop mogelijk. Na Opslaan keert Sufficio terug naar het overzicht Beheer preventiemedewerker. Geef in het overzicht (afb. 41) aan welke gevaarsgebieden wel en niet van toepassing zijn. Vul daaronder in of de organisatie (of afdeling/vestiging) een BRZO/ARIE-plicht heeft i.v.m. de Major Hazard Control. Sufficio RI&E berekent in de RI&E-rapportage en de bijhorende bijlagen (PDF) vervolgens het gevaarsniveau op basis van de ingevulde gevaarsgebieden en het aantal medewerkers binnen de organisatie. Op basis van deze uitkomst wordt het Opleidings- en Kennisniveau van de preventiemedewerker bepaald. Neem bij vragen contact op met de BMD adviseur. Afb. 41: Bepalen van de gevaarsgebieden die van toepassing zijn (ja). Afb. 42: Opleidingsbehoefte van de preventiemedewerker. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 26

27 Klik op Opslaan Het formulier Preventiemedewerker is te allen tijde aan te passen naar de actuele situatie. Sufficio behoudt middels een databankrecord alle historie met betrekking tot de gegevens in oudere RI&E-rapportages. Wanneer in een opvolgend jaar door de BMD-vestiging een nieuwe RI&E-actualisatie plaatsvindt, wordt het bestaande formulier weer geopend en bewerkt. Bij het openen van een bestaand formulier staat de gebruikersnaam altijd vast en zichtbaar, zoals deze eerder is opgegeven. Afb. 43: Formulier is bij volgende actualisatie te bewerken, bedrijfsnaam staat vast. Let op: Vul het formulier Preventiemedewerker altijd in voordat de RI&E-rapportage wordt opgesteld. Dit omdat de RI&Erapportage en bijlagen PDF hieruit informatie over de preventiemedewerker opneemt. Let op: Het formulier is te bewerken door de klant hoofdgebruiker en de preventiemedewerker alsmede de BMD adviseurs/projectassistentes. Een klant subgebruiker heeft geen inzage in het formulier. Let op: Wanneer in een nieuw formulier een bestaande gebruiker in de dropdownbox niet te vinden is, dan is voor de betreffende gebruiker al een formulier Preventiemedewerker in Sufficio RI&E actief. Keer met Terug naar het overzicht terug en zoek de gebruiker op in de lijst en bewerk deze. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 27

28 5. De RIE-rapportage In paragraaf 1.3 en 1.4 wordt toegelicht hoe de RI&E-rapportage samenwerkt met het PvA en dat er een directe connectie bestaat tussen deze twee onderdelen. De rapportage bepaalt namelijk de aandachtspunten die in het PvA worden opgenomen. In het PvA krijgen deze aandachtspunten een prioriteit mee met een periode waarbinnen het aandachtspunt binnen de organisatie opgelost dient te zijn. Jaarlijks kan de RI&E worden geactualiseerd en hierdoor wordt het voldoen aan de wet- en verzekeringstechnische eisen bijgehouden in het systeem. De BMD adviseur zorgt ervoor dat de RI&E-rapportage wordt klaargezet en dat deze wordt ingevuld. Hiervoor wordt een rondgang uitgevoerd binnen de organisatie. Als hoofdgebruiker van het product Sufficio RI&E krijg je een rapportage als concept toegewezen door de BMD adviseur. Hierover ontvang je bericht per en in Sufficio op het dashboard. In de conceptfase krijg je gelegenheid om op de rapportage te reageren, je kunt zelf niets aanpassen. Alle opmerkingen noteer je in de reactievelden per aandachtspunt. Een geopende rapportage bestaat uit: Een kop: Bovenkant van het scherm met informatie over de organisatie, betrokken BMD adviseurs, data uitvoer checklist en rondgang binnen de organisatie en een statusbalk. De vragenlijst: Vragenlijst bepaalt de inhoud van de rapportage en de aandachtspunten voor in het PvA. De vragenlijst is door de adviseur ingevuld en is vergrendeld. Een voet: Onderkant van het scherm (scrollen) met een directe verbinding met het PvA en het status- /goedkeuringsveld. Afb. 44: De bovenkant ofwel kop van de vragenlijst. In de volgende paragrafen wordt uitgelegd waaruit de rapportage is opgebouwd en wat de rol van de gebruiker is binnen de rapportage van de conceptfase naar de definitieve fase. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 28

29 5.1 Bovenzijde van de vragenlijst Wanneer je de rapportage opent via het dashboard of via het overzicht met RI&E-rapportages in het menu, zie je aan de bovenzijde van de rapportage een compacte menubalk. De status van de RI&E-rapportage samen met de gebruikersrol bepalen welke knoppen zichtbaar zijn en gebruikt mogen worden. De status van de rapportage met het PvA wordt in een balk weergeven. In bovenstaande afbeelding bevindt de rapportage zich in de status Concept. Afb. 45: Menubalk bovenaan de geopende rapportage. In de menubalk: Printen: Printen van het zichtbare scherm. Aangeraden wordt om een PDF te genereren en die af te drukken. Een PDF bevat de juiste inhoud en opmaak. PDF Genereren: Het maken van diverse PDF s (zoals volledige rapportage, relevantie rapportage en RI&E bijlagen). PDF Mailen: Mail een PDF-link naar een gebruiker binnen de organisatie. Home: Keer terug naar het Sufficio RI&E dashboard. Bovenaan de rapportage staat een Filter opgenomen. Wanneer de vragenlijst is ingevuld door de BMD adviseur kan hier gekozen worden om een selectie van beantwoorde vragen met ja, nee, nvt of allemaal te tonen. Standaard zijn alle genoteerde antwoorden zichtbaar. Afb. 46: Filter vragen op antwoord in vragenlijst. 5.2 Werking paragrafen Het belangrijkste onderdeel, de vragenlijst, is in het centrum van de pagina opgenomen. Deze bestaat in Sufficio RI&E uit twee hoofdstukken. Het hoofdstuk Beleid en Organisatie en het hoofdstuk Inrichtingseisen. Afb. 47: Deel van de vragenlijst. Zichtbaar het hoofdstuk Beleid en organisatie met 7 paragrafen. Wanneer je op een paragraaf klikt, wordt deze geopend met de bijhorende ingevulde RI&E-vragen. Wanneer een gehele paragraaf niet van toepassing is, is deze paragraaf middels nvt door de adviseur uitgeschakeld (afb. 48). Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 29

30 Afb. 48: BMD adviseur heeft de paragraaf volledig op nvt gezet. Afb. 49: Voorbeeld van opengeklapte paragraaf Verzuimbeleid met een beantwoorde vraag (rood kader). 5.3 Beantwoorde vragen (ja/nee/nvt) Onder elk hoofdstuk zijn verschillende paragrafen opgenomen. Deze paragrafen zijn standaard dichtgeklapt. Wanneer je een paragraaf opent zie je hier specifieke vragen staan. Deze vragen zijn klaargezet en beantwoord door de BMD adviseur met een ja, nee of nvt. Ja: Er wordt aan het aandachtspunt voldaan als een vraag met ja beantwoord is. Er hoeft geen actie te volgen vanuit de RI&E in het PvA. Nee: Er wordt niet aan het aandachtspunt voldaan als een vraag met nee beantwoord is. Er dient binnen de organisatie extra aandacht aan het risico geschonken te worden binnen een bepaalde termijn. De vraag wordt als aandachtspunt opgenomen in het PvA. Nvt: Een vraag is met nvt beantwoord wanneer het aandachtspunt niet voorkomt binnen je organisatie. Er hoeft geen actie te volgen in het PvA. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 30

31 5.4 Opmerking bij vraag De BMD adviseur heeft bij elke vraag de mogelijkheid om deze uit te breiden met een extra bevinding in de vorm van een opmerking. Deze opmerking is voor de gebruiker zichtbaar in de online rapportage en word opgenomen in de PDF-rapportage. De opmerking kan niet zelf worden aangepast. Gebruik voor eventuele feedback de reactievelden. Afb.50: Een geplaatste opmerking bij een bepaalde vraag. 5.5 Functies aan de onderzijde Aan de onderzijde van de RI&E-rapportage zijn drie belangrijke onderdelen te vinden: Koppeling met PvA: Vanuit de rapportage is het mogelijk om rechtstreeks het klaargezette PvA te openen en in te zien of te bewerken. Statusopvolging en goedkeuring: Logboek statussen met de mogelijkheid om de rapportage (met PvA) terug te leggen bij de BMD adviseur of de ingevulde rapportage (met PvA) goed te keuren voor afronding. Menubalk: Basis functionaliteiten. Hier is hetzelfde menu zichtbaar als aan de bovenzijde van de rapportage. Afb. 51: Voet van de rapportage met PvA koppeling, statusvelden en het menu. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 31

32 6. Bewerken Plan van Aanpak In paragraaf 1.3 en 1.4 wordt toegelicht hoe het PvA samenwerkt met de RI&E-rapportage en dat er vanuit de rapportage een directe connectie bestaat tussen deze twee onderdelen van Sufficio RI&E. De vragenlijst binnen de rapportage bepaalt de aandachtspunten die in het PvA worden getoond. De BMD adviseur heeft voor het opstellen van het PvA de vragenlijst doorlopen en beantwoord met Ja, Nee of Nvt. Een vraag beantwoord met Nee wordt in het PvA opgenomen als aandachtspunt waaraan je een actienemer binnen de organisatie wordt toegewezen. Elk aandachtspunt kent een basis prioriteit van 1, 2 of 3. Deze bepalen de termijn waarbinnen een actie oppakt dient te zijn binnen de organisatie. Dat is respectievelijk 6 maanden, 1 jaar en 1,5 jaar. Deze termijnen treden pas in werking wanneer het PvA definitief is goedgekeurd door een kerndeskundige. In een conceptfase zijn de termijnen in de PvA (PDF) nog niet zichtbaar. Ook verschijnen acties pas bij de actienemer op het dashboard wanneer de rapportage definitief is vastgesteld. In de PDF-rapportage van het PvA worden alle aandachtspunten opgenomen. Deze worden voorzien van een beschrijving met daarin de uit te voeren maatregel voor de actienemer. De geopende PvA bestaat uit: Een kop: De bovenzijde van het scherm met informatie over de organisatie, actienemers en statusbalk De aandachtspunten: Via vragenlijst nee geactiveerde aandachtspunten met acties Een voet: De onderzijde van het scherm (scrollen) met een directe verbinding met de rapportage en het status- /goedkeuringsveld. Het scherm van Beheer Plan van Aanpak ziet er als volgt uit: Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 32

33 Afb. 52: Een volledige PvA in Sufficio RI&E. In de opvolgende paragrafen wordt uitgelegd hoe een PvA te gebruiken. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 33

34 6.1 Onderdelen van het PvA Aan de bovenzijde van het PvA bevindt zich een menubalk. In de menubalk: Afb. 53: Menubalk PvA. Terug: Keer terug naar het overzicht met PvA-rapportages van de organisatie. Opslaan: Voor tussentijds opslaan of opslaan bij sluiten PvA. Keert terug naar het overzicht. PDF Mailen: Mail een PDF link naar een gebruiker binnen de organisatie. Home: Keer terug naar het Sufficio RI&E Dashboard. Het belangrijkste onderdeel van de RI&E Plan van Aanpak vormen de aandachtspunten. Deze zijn in het centrum van de pagina opgenomen en bestaat in Sufficio RI&E uit twee hoofdstukken. Het hoofdstuk Beleid en organisatie en het hoofdstuk Inrichtingseisen. De paragrafen zijn standaard dichtgeklapt. Klik erop om deze te openen en de aspecten te bekijken. Afb. 54: Deel van het PvA. Zichtbaar zijn hoofdstuk Beleid en Organisatie met 7 paragrafen. Aan de onderzijde van het scherm van het PvA: Maak PDF: Genereer een actueel PvA als PDF. Genereren van PDF kan in elke fase van de RI&Erapportage. Pas wanneer een RI&E definitief is, vertoont de PDF bij de aandachtspunten een maand met jaartal waarop het aandachtspunt gereed dient te zijn. Statusopvolging en goedkeuring: Logboek statussen en mogelijkheid om rapportage voor te leggen bij andere actienemer. Menubalk: Basis functionaliteiten. Hier is hetzelfde menu zichtbaar als aan de bovenzijde van het PvA. Afb. 55: Onderzijde/voet van het PvA met PDF-functie, statusopvolging en menubalk. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 34

35 6.2 Werken aan aandachtspunten Op het moment dat je in Sufficio een PvA-rapportage krijgt toegekend door de BMD adviseur, kun je erin gaan werken. Zowel in de conceptfase als in de definitieve versie zijn door de adviseur acties klaargezet en deze dienen door de gebruiker te worden onderhouden. Controleer of alle risico s binnen het bedrijf juist zijn benoemd in de conceptfase het opgemaakte PvA van de adviseur en geeft daarin desgewenst opmerkingen weer op de aangemaakte acties van de adviseur middels het reactieveld. Ook kun je het PvA aanvullen met informatie bij Aanvulling klant en een interne einddatum meegeven. Uiteindelijk bereik je samen met de adviseur een akkoord om het PvA samen met de RI&Erapportage definitief af te ronden zodat aan de acties gewerkt kan worden. Klik op een gewenste paragraaf in het PvA In een uitgeklapte paragraaf zijn de afzonderlijke aandachtspunten onder elkaar zichtbaar. In de fase Concept en Definitief ziet het scherm er als volgt uit: Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 35

36 Afb. 56: Een geopend aandachtspunt in het PvA. De rood gearceerde onderdelen worden separaat in paragraaf 6.3, 6.5, 6.7 e 6.8 toegelicht. De niet rood gearceerde onderdelen omvatten: Titel: Hier wordt de vraagstelling vermeld uit de rapportage. Deze vraagstelling komen verder niet terug in de PDF van het PvA. Daar wordt alleen het aandachtspunt en de maatregel vermeld. Aandachtspunt: Het aandachtspunt uit de RI&E waar de organisatie aan moet werken. Maatregel: De te ondernemen actie tussen de gebruiker en de adviseur. Bestanden: Weergave van geüploade foto s en bestanden. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 36

37 Wanneer het PvA definitief wordt vastgelegd in Sufficio RI&E, kun je de acties gaan onderhouden. Extra velden die dan nog ter beschikking komen zijn: Budget: Aangeven van het maximaal te besteden budget voor actie oplossing Gereed melden: Actie afmelden als opgelost. Actie verdwijnt van het dashboard van de actienemer. Let op: Sla het PvA tussentijds op met de knop Opslaan bovenaan of onderaan de pagina. Dit voorkomt gegevensverlies bij onverwachte foutmeldingen en/of browsersluiting. 6.3 Actienemer aanwijzen Sufficio wijst automatisch een hoofdactienemer aan die aan de module is gekoppeld. In afbeelding 56 bij punt 1. wordt Garry Ekkelboom als standaard actienemer aangeduid. Deze actienemer is aan te passen om daarmee de actie aan iemand anders binnen de organisatie toe te wijzen. Andere actienemer: Klik op de ingevulde naam Selecteer andere actienemer Afb. 57: Selecteren van actienemer. Op het moment dat het PvA Definitief is, verschijnt de actie bij de desbetreffende persoon op het dashboard. De actienemer kan aan het aandachtspunt van de RI&E werken. Let op: Wanneer het hoofdcontact niet goed is geselecteerd bij Organisatiebeheer wordt de actienemer niet standaard aangewezen en treedt een foutmelding op. Informeer BMD Advies over de hoofdcontacten per Sufficio product. BMD Advies koppelt deze contactpersonen aan het product. 6.4 Aandachtspunt gereed melden Als gebruiker heb je, wanneer het PvA definitief is, per aandachtspunt de volgende knop ter beschikking: Gereed Melden: Bepaalt of een actie wel of niet is opgelost en of actie op dashboard verschijnt. Met de knop Gereed Melden kun je aangeven of de actie is uitgevoerd volgens de gestelde regels. De actie verdwijnt daarop uit de actielijst op het dashboard en uit de agenda wanneer een Interne einddatum is ingevuld. Wanneer tijdens een volgende RI&E-actualisatie blijkt dat de actie niet voldoende is opgepakt, zet de adviseur van BMD Advies de knop op Nee om de actie weer terug te laten keren. Ja: De actie is opgelost en gereed. Nee: De actie is nog niet opgelost en staat nog open. Wanneer je een actie afmeld als klaar, dan loopt de meter op het dashboard bij module RI&E terug. Afb. 58: Links: het aspect is nog niet klaar. Rechts: het aspect is opgelost. Afb. 59: Teruglopende meter op het Dashboard. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 37

38 6.5 Toevoegen foto s of bijlagen Het koppelen van foto s en/of bijlagen aan een aandachtspunt kan op elk moment. Ten tijde van het inrichten van het aandachtspunt of ten tijde van het bewerken van het aandachtspunt (zie afb. 56). Klik op Upload bestanden Er verschijnt een pop-up op het scherm. Klik op Zoek om bestanden op de lokale harde schijf te selecteren. Ook kunnen bestanden naar het vak worden gesleept waarna deze automatisch worden geüpload. Afb. 60: Pop-up voor het uploaden van bestanden bij een actie. De volgende bestandsformaten kunnen als bijlage worden toegevoegd:.doc.docx.xls.xlsx.png.pdf.jpg.jpeg Wanneer een bestand wordt geüpload, verschijnt de bestandsnaam onder in beeld. Een statuscirkel vertoont in hoeverre de upload is gevorderd. Een fotobijlage met een resolutie van 500Kb is voldoende (max 1Mb). Afb. 61: Bestand 1258 is geüpload. Na het uploaden de pagina Opslaan om de documenten zichtbaar te maken op het scherm. Met de knop naast de bijlage wordt het voor de adviseur mogelijk gemaakt om een bijlage te verwijderen. Let op: In Chrome zijn de bestanden direct zichtbaar, in Internet Explorer 11 eerst opslaan om de bestanden zichtbaar te krijgen. Klik op Opslaan Afb. 62: Na opslaan en opnieuw openen van de pagina zijn de bestanden zichtbaar. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 38

39 6.6 Interne einddatum In Sufficio RI&E wordt bij elk aandachtspunt de mogelijkheid geboden om een (andere) interne einddatum toe te kennen. In afbeelding 56 aangeduid bij punt 2. Deze datum wordt in zowel de Concept als Definitieve rapportage toegewezen op basis van de prioriteiten bij een bepaald aspect/risico en kan worden aangepast. De interne einddatum (bijvoorbeeld de deadline waarop de actie uitgevoerd dient te zijn) wordt toegevoegd door gebruik te maken van een ingebouwde agenda. Wanneer de datum is geselecteerd, verschijnt in beeld een extra venster waar de gebruiker eventueel een aanvullende toelichting op de interne einddatum invoert. Deze interne einddatum en opmerking verschijnen niet in de gegenereerde PDF van de RI&E-rapportage Deze data worden door de kerndeskundige beoordeeld. Klik op balk bij Interne einddatum Blader door agenda en klik op gewenste datum Vul een toelichting in bij Toelichting Afb. 63: Toevoegen interne einddatum bij een actie. Na selectie verschijnt venster Toelichting onder datum. De interne einddatum wordt vermeld in het PvA, op het dashboard en in de agenda van de actienemer. Vanuit de agenda is de actie ook rechtstreeks door de actienemer te openen. Afb. 64: Een actiepunt met interne einddatum wordt voor gebruiker in de Sufficio agenda opgenomen. 6.7 Aanvullingen + timestamp Bij elk aandachtspunt is een tekstveld opgenomen waarin je een aanvulling op het PvA geeft. In afbeelding 56 aangeduid bij punt 3. Elke opmerking wordt voorzien van een Timestamp. Deze dien je handmatig toe te voegen. Deze toegevoegde aanvulling wordt niet opgenomen in de PDF van het PvA. Invoeren van tekst: Klik op leeg tekstvenster Voer tekst in Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 39

40 De tekst kan zowel in Concept als Definitieve rapportage worden aangepast. In de aanvulling geef je een beschrijving van bijvoorbeeld aanvullende afspraken, convenanten, etc.. Afb. 65: Toevoegen van naam + datum met knop Timestamp. Klik op Timestamp toevoegen De aanvulling wordt voorzien van de toevoeging [Uw naam Datum bedrijfsrondgang]. Het is mogelijk om de timestamp na toevoeging met de hand alsnog te corrigeren. Bij opslaan en/of heropenen van de rapportage wordt deze niet overschreven. Let op: Sla de rapportage tussentijds op met de knop Opslaan bovenaan of onderaan de pagina. Dit voorkomt gegevensverlies bij onverwachte foutmeldingen en/of browsersluiting. 6.8 Budget invoeren Op het moment dat het PvA definitief is vastgesteld wordt het mogelijk om een budget toe te kennen aan een actie. Voor het budget is een vrij tekstveld beschikbaar, zie afbeelding 66. In de toekomst wordt dit onderdeel verder ontwikkeld. Afb. 66: Aanwijzen maximaal te besteden budget. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 40

41 7. Kwaliteitstoets RI&E (Validatieverklaring) Wanneer de concept RI&E-rapportage met PvA hebt goedgekeurd, zet de BMD adviseur de rapportage door naar de kerndeskundige. De kerndeskundige keurt uiteindelijk de rapportage definitief goed in Sufficio RI&E en valideert deze met een kwaliteitstoets. De kwaliteitstoets is door de preventiemedewerker en de hoofd klantgebruiker in Sufficio RI&E te openen als PDF. De klant subgebruiker heeft uit privacy oogpunt hiertoe geen toegang. Klik op Rapportage Klik op Kwaliteitstoets Onderstaand scherm opent zich. Afb. 67: Klik op rapportage en kwaliteitstoets. Afb. 68: Overzicht opgestelde kwaliteitstoetsen voor de organisatie. Om een kwaliteitstoets te openen wordt geklikt op Bewerken. Klik op Bewerken De kwaliteitstoets wordt geopend binnen het Sufficio scherm. De opgestelde validatie is niet te bewerken en kan alleen worden ingezien. Voor een betere printlay-out van de kwaliteitstoets is in het menu de knop PDF Genereren beschikbaar. Met de knop Rapportage kan de RI&E-rapportage worden geopend. Met Home wordt teruggekeerd naar het dashboard. Afb.69: Een geopende kwaliteitstoets, deze is niet te bewerken. Open een PDF met PDF genereren. Met de knop PDF Genereren verschijnt een ondertekende RI&E validatieverklaring. In afbeelding 70 is een voorbeeld van een validatieverklaring opgenomen. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 41

42 Afb. 70: Voorbeeld PDF-kwaliteitstoets RI&E. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 42

43 8. Wet- en regelgeving Bij BMD Advies zorgt dat iedere eerste dag van de maand een update van de wet- en regelgeving klaar staat in Sufficio. Deze update heeft betrekking op de voorafgaande maand en is geldig vanaf de eerste dag van de volgende maand. Wanneer een update klaar staat ontvang je een bericht per en op het dashboard van Sufficio. 8.1 Raadplegen in Maandelijks ontvang je van de BMD vestiging een in de mailbox met daarin een overzicht van gewijzigde wet- en regelgeving per Sufficio module. In de worden de wijzigingen van de aspecten kort toegelicht. Een uitgebreide toelichting is na het ontvangen van de direct in Sufficio te raadplegen. 8.2 Raadplegen via Dashboard Bij nieuwe updates van de wet- en regelgeving toont Sufficio dit voor de van toepassing zijnde aandachtspunten op het dashboard. Een update is alleen zichtbaar wanneer je rechten hebt op de module en/of actienemer bent van één of meer acties uit het PvA. Updates worden op het dashboard getoond onder Gewijzigde vragen/aspecten. Dit wordt tenminste 3 maanden op het dashboard weergeven. Met één muisklik op een aandachtspunt wordt een samenvatting van de wijziging getoond. Klikken op de knop Inzien levert aanvullende informatie op. Let op: Voor het gebruik maken en inzien van actuele wetgeving is een contract voor het jaarlijks actualiseren van de RI&E noodzakelijk. Voor een actuele RI&E worden de wijzigingen, indien van toepassing, ook meegenomen in de jaarlijkse controle. Neem hiervoor contact op met de eigen BMD-vestiging. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 43

44 9. PDF-documenten en printen In Sufficio RI&E is het mogelijk om online actuele PDF-rapportages en PvA s te genereren. Deze kunnen vervolgens worden opgeslagen op de computer, telefoon of tablet. Ook wordt in Sufficio op diverse pagina s de optie Printen aangeboden middels onderstaande printknop. Het is raadzaam om deze functie niet te gebruiken wanneer een PDF optie beschikbaar is. Een PDF geeft betere lay-out dan een rechtstreekse schermprint in Sufficio! Let op: Denk aan het milieu voordat je een pagina en/of PDF uitprint. Sufficio is ontwikkeld om papiergebruik te reduceren. Print alleen wanneer daartoe noodzaak bestaat. 9.1 RI&E-rapportage met bijlagen Het is in elke status mogelijk om een PDF van de RI&E-rapportage te genereren. Maak een PDF RI&Erapportage vanuit het overzicht met rapportages (rapportage > rapportages in het menu) of vanuit een geopende rapportage. Wanneer een rapportage nog niet definitief is, staat in elke rapportage Status: concept op het voorblad en in de voetteksten. Wanneer een rapportage definitief en gevalideerd is, vermeldt de PDF Status: definitief op het voorblad en in de voetteksten met daarbij de datum waarop de rapportage is vastgelegd. Binnen de rapportage in Sufficio RI&E bestaat de mogelijkheid voor het maken van een PDF. Rapportage: Een volledig ingevulde rapportage. Deze bestaat uit een leeswijzer, uitvoering Sufficio RI&E, bedrijfskenmerken, gehanteerde werkwijze RI&E, bevindingen m.b.t. Beleid en Organisatie en Inrichtingseisen. Tot slot is informatie opgenomen over de preventiemedewerker. In de hoofdstukken is zichtbaar hoe de vragen zijn beantwoord en worden opmerkingen geplaatst door de opsteller weergeven. Klik op PDF Genereren boven aan de pagina Afb. 72: Maken van PDF in de rapportage. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 44

45 Na klikken op de knop PDF genereren, verschijnt het volgende venster: Afb. 73: Pop-up maken PDF. Klik op de dropdownbox links naast Type om een keuze te maken uit de PDF s (rapportage, leeg, bijlagen). Wanneer een PDF wordt gemaakt duurt het enige tijd voordat deze automatisch wordt geopend. Verlaat de rapportage tot op dat moment niet. Selecteer soort PDF-rapportage Klik op Maak PDF Iedere PDF is voorzien van informatie over de organisatie. Elke pagina bevat een logo van de organisatie en de BMD-vestiging. Een klant hoofdgebruiker en auditor (met toestemming) hebben inzage tot de RI&E PDF-rapportage. Een klant subgebruiker krijgt de RI&E-rapportage uit privacy oogpunt niet ter inzage. Een voorbeeld van de volledig ingevulde definitieve RI&E-rapportage als PDF is: Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 45

46 Afb. 74: Voorbeeld PDF-rapportage. LB: voorblad, RB: kenmerken RI&E, LO: aandachtspuntenlijst, RO: preventiemedewerker. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 46

47 9.2 Het Plan van Aanpak Het is in elke status mogelijk om een PDF van het PvA te genereren. Het maken van een PDF van het PvA kan bij het overzicht met Plannen van Aanpak en in de geopende PvA zelf. Wanneer een PvA nog niet definitief is, wordt in elk PvA Status: concept vermeld in de voettekst met de datum waarop de PDF wordt aangemaakt. Ook krijgt een aandachtspunt nog geen Datum gereed mee. Wanneer een PvA definitief is, vermeldt de PDF Status: definitief bij de voettekst met daarbij de datum waarop het PvA is vastgelegd. Bij Datum gereed wordt nu een datum vermeld gebaseerd op de hoofdprioriteit van de RI&E (6 maanden, 1 of 1,5 jaar). Dit wordt ingevuld door een maand met jaartal. PDF maken in het PvA is mogelijk via: Klik op Maak PDF onder aan de pagina Afb. 75: Onderaan de PvA pagina staat de knop Maak PDF voor PDF PvA. Ook een PDF maken via het overzicht in Beheer Plan van Aanpak is mogelijk: Klik op PDF rechts in de lijst Heb enige tijd geduld, de PDF wordt op de achtergrond gegenereerd en automatisch gepresenteerd. Afb. 76: Klik bij Beheer Plan van Aanpak (PvA) op PDF om actuele PDF op te vragen. Iedere PvA PDF wordt voorzien van een lijst met aandachtspunten waaraan gewerkt dient te worden. In de PDF is opgenomen: het aandachtspunt, de maatregel, prioriteit, actienemer en de datum waarop het aandachtspunt gereed dient te zijn. Op de laatste pagina s wordt een fotobijlage toegevoegd indien bij een aspect één of meer foto s zijn geüpload. Een voorbeeld van de gegenereerde PvA PDF: Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 47

48 Afb. 77: Voorbeeld PDF PvA. Afb. 78: Voorbeeld PDF PvA fotobijlage. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 48

49 Overzicht knoppen en functionaliteit Ga een scherm terug (gebruik hiervoor niet de in de browser). Ga naar dashboard of beginscherm. Inkijken of bewerken van aspect. Inkijken of bewerken van compliance rapportage. Om handmatig een datum bij een reactie toe te voegen. Om handmatig toegevoegde reactie op te slaan. Regelmatig bij wijzigingen en/of aanvullingen tussentijds opslaan om verlies van gegevens bij browsersluiting te voorkomen. Wordt gebruikt voor het terugkoppelen van de compliance rapportage in het statusproces. Wordt gebruikt voor het goedkeuren van de compliance rapportage in het statusproces. Voor het koppelen van foto s en/of bijlagen aan een aspect. Genereer een actuele PDF-rapportage als concept en/of definitief. Rechtstreeks printen van scherm lay-out (Let op: PDF geeft betere prints). Mail een PDF-link naar een gebruiker in Sufficio. Na elke aanpassing vanuit rapportage het PvA actualiseren. PvA alleen openen om te wijzigen, niet om te updaten. Voor het aanmaken van een nieuwe lege vragenlijst, indien nog niet beschikbaar. Inkijken of bewerken vragenlijst. Note: Handige verkorte bediening met het toetsenbord: Ctrl Home: ga direct naar bovenkant scherm en Ctrl End: ga direct naar onderkant scherm. Sufficio BMD Advies mei 2015 versie Pagina 49