Handleiding DocRoom Klanten Boomstructuur 2.0 31 oktober 2014 Versie: 2.0 Auteur: Tineke Stalmans
Inhoudstafel 1 Voorwoord... 3 2 Inleiding... 4 3 Hoe ECM (DocRoom) starten?... 5 3.1 Inloggen... 5 3.2 Startpagina... 6 3.3 Afmelden... 7 4 Mappen... 8 4.1 Mappenstructuur... 8 4.2 Versiebeheer... 9 5 Zoeken...11 6 Aanvragen...12 6.1 Nieuwe aanvraag van bestaande klant...12 6.1.1 Mijn Vlabus...12 6.1.2 Nieuwe aanvraag indienen via Persoonlijke omgeving (=DocRoom)...13 6.2 Evaluatie van Vlabus...16 6.3 Alles kan beter...17 7 Wijziging e-mailadres...17 8 Vragen & problemen...18 Pagina 2
1 Voorwoord Vlabus is vanaf 1 januari 2014 gestart met een heel nieuw softwareprogramma. Om ook jou vertrouwd te maken met de digitale omgeving (DocRoom) die ter beschikking staat voor de klanten hebben wij samen met de ontwikkelaars van het programma een beknopte handleiding samengesteld. De handleiding geeft je een overzicht van de mogelijkheden die de digitale omgeving biedt. Documenten zoals offertes (nieuwe versie van de bevestigingsformulieren), verkooporders, facturen, enz. zullen vanaf nu digitaal verstuurd worden naar de klanten. Het document vertrekt na een druk op de knop bij Vlabus en komt automatisch in DocRoom terecht bij de juiste klant. Hier kan de klant, jij in dit geval, dit document raadplegen. Enkele documenten dienen nog steeds ter bevestiging en goedkeuring ondertekend te worden. Je kunt de nodige documenten afdrukken vanuit DocRoom, ondertekenen en ons terugsturen via één van onderstaande manieren: - via de post - via e-mail Vlabus verwerkt de binnengekomen documenten. Eventuele wijzigingen worden door de verschillende afdelingen verder opgevolgd. Ook uw aanvragen zullen voortaan via deze digitale omgeving gebeuren. Doordat uw klantengegevens opgeslagen zitten in onze software moet je bij een aanvraag geen algemene gegevens (contact- en facturatiegegevens) meer doorgeven. Deze zullen automatisch zijn ingevuld. Wij hopen dat je snel vertrouwd zal zijn met dit programma! Voor vragen of problemen in verband met deze software mag je steeds contact opnemen met de Vlabusmedewerkers bij jouw in de buurt. Hun gegevens kan je vinden op http://vlabus.be/contact.aspx Pagina 3
2 Inleiding Deze handleiding is bestemd voor de externe gebruikers (relaties) van de ECM (DocRoom) applicatie van Vlabus. Deze applicatie is een onderdeel van het softwarepakket. ECM is de afkorting van Enterprise Content Management. De ECM applicatie is gebaseerd op het product DocRoom, ontwikkeld door Arco Information. DocRoom is een onderdeel van de product suite Doma (Document Management). Deze suite bevat naast DocRoom ook nog een worklflow applicatie, genaamd Routing. De termen DocRoom, Doma en ECM applicatie gaan in deze handleiding door elkaar gebruikt worden. De ECM applicatie bevat alle documenten i.v.m. de werknemers: personeel van Vlabus, vaste en losse lesgevers; de relaties: klanten en leveranciers van Vlabus; alsook algemene en/of interne zaken. Documenten in de ECM applicatie zijn steeds (elektronische) bestanden. De informatie over deze bestanden noemen we metadata. Samen vormen zij een document in de ECM applicatie. Op basis van de metadata wordt het mogelijk om zoekopdrachten in het ECM systeem te starten. Elke gebruiker krijgt na activatie bij Vlabus een login met paswoord en kan via deze manier de documenten raadplegen, waartoe hij/zij toegang heeft. Bron van documenten: Office documenten (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), Word templates, Webformulieren (PDF, Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Image), OpenERP bestanden (vooral PDF, ook Securex formaten), Securex bestanden (PDF), Gescande papieren documenten (PDF). Pagina 4
3 Hoe ECM (DocRoom) starten? 3.1 Inloggen Je ontvangt per mail je gebruikersnaam, paswoord en link naar de ECM applicatie. Je kan ook naar de Vlabus website surfen en rechts bovenaan klikken op MIJN VLABUS. Hierna verschijnt het login scherm van de ECM applicatie. Geef je gebruikersnaam en paswoord in en klik op Inloggen om aan te loggen. Pagina 5
Let op: het paswoord is hoofdlettergevoelig. Als je de allereerste keer aanmeldt dan ben je verplicht om je paswoord te wijzigen. Je nieuw paswoord moet minstens een score halen van 60/100. Een mix van kleine letters en hoofdletters, cijfers en speciale tekens verhogen je score. Indien je je paswoord vergeten bent, klik op Paswoord vergeten en geef het e-mail adres op dat overeenkomt met je gebruikersnaam. Na het verschijnen van de bevestiging, ontvang je een mail met een nieuw paswoord. Daarna kan je terug inloggen door opnieuw te klikken op MIJN VLABUS. 3.2 Startpagina Na succesvol inloggen, verschijnt de startpagina. De inhoud van deze startpagina hangt af van je type gebruiker (extern of intern). Als externe gebruiker zie je de startpagina van de klant. Rechts bovenaan verschijnt de voornaam en naam van de ingelogde gebruiker. Je ziet nu 2 mappen: Algemeen: algemene documenten zichtbaar voor alle klanten Relatie: de map met de eigen documenten. Pagina 6
3.3 Afmelden Rechts bovenaan kan je klikken op Afmelden om de applicatie te verlaten. Vervolgens verschijnt onderstaande melding: Hierna kan je onmiddellijk terug inloggen door te klikken op Inloggen. Pagina 7
4 Mappen Links bovenaan zie je twee mappen: Algemeen en Relatie. Algemeen: De documenten die zich in deze map bevinden zijn niet gekoppeld aan één specifieke relatie (klant/leverancier). Deze documenten zijn toegankelijk voor alle klanten van Vlabus. Vb.: tarieven, Relatie: De documenten in deze map zijn gekoppeld aan één klant of leverancier. Vb.: Aanvraag, offertes, verkooporders, facturen, bestelbon, klantenreglement, Mappen aangeduid met een + teken hebben één of meerdere submappen. De positie waar je je bevindt in de mappenstructuur, wordt aangegeven links bovenaan. Als je bvb. de map Fantasport selecteert, dan verschijnt er: 4.1 Mappenstructuur Onder elk bedrijf zit er vanaf nu ook een dynamische boomstructuur. Dit wil zeggen dat een map enkel zichtbaar wordt vanaf het moment dat er documenten in zitten. Pagina 8
Je kan de mappenstructuur zichtbaar maken door telkens op het plusje voor de map te klikken. De mappenstructuur start bij de map van de organisatie. In deze map zijn alle documenten uit alle mappen zichtbaar. Het niveau onder de gele map van het bedrijf bestaat uit een submap van het bedrijf en de geactiveerde contactpersonen (=blauwe bolletjes). Onder elke contactpersoon zit vervolgens een map per jaartal. Onder die map vind je alle documenten van dat jaar. (=gele bolletjes). Opmerking: een document wordt op basis van de startdatum van de activiteit onder de map van het jaar geplaatst. Een activiteit die wordt aangevraagd in 2014 maar zal doorgaan in 2015 zal in de map van 2015 worden geplaatst! Onder de map van elk jaar zitten de mappen met de aanvragen, offertes, verkooporder, facturen, De map wordt enkel zichtbaar wanneer er documenten in zitten. Zie je de map Offertes niet. Dan wil dit zeggen dat er voor jou geen offertes beschikbaar zijn (= groene driehoekje). Onder de map met aanvragen, offertes en verkooporders vind je nog eens een onderverdeling per Soort activiteit (= lessenreeks, sportdag, evenement, ). (= rode driehoekje) Opgelet: Documenten die reeds vóór 01/11/2014 in DocRoom werden opgeladen zitten niet in deze nieuwe dynamische boomstructuur. Deze documenten blijven zichtbaar onder de algemene map van het bedrijf! Dit omdat er bij het opladen van deze documenten niet voldoende signalitiek werd meegegeven om de documenten in de juiste map te kunnen plaatsen. 4.2 Versiebeheer Standaard wordt enkel de laatste versie van ieder document getoond. Om de voorgaande versies te kunnen zien dien je hiervoor de knop te deactiveren. Klik met jouw rechtermuis in het gearceerde deel van een kolom. Klik vervolgens op Filter verkenner en vink Toon enkel laatste versie uit. Pagina 9
Let op: je zal nu op alle niveaus van de boomstructuur alle versies van de documenten kunnen zien! Activeer het tonen van enkel de laatste versie terug door opnieuw met de rechtermuis op het gearceerde veld te klikken en Toon enkel laatste versie terug aan de vinken. Pagina 10
5 Zoeken Opzoeken in de mappenstructuur is mogelijk via het zoekveld juist boven de mappenstructuur. Hierbij wordt in alle mappen gezocht vanaf het bovenste niveau (dus onafhankelijk van de startpositie). Tekens zoals * of % zijn hier niet toegelaten. Bij de gevonden mappen wordt ook aangegeven in welke map ze zich bevinden. Om de volledige structuur terug te zien, maak het zoekveld leeg en klik op vergrootglas (of ENTER). Ook opzoeken op full tekst is mogelijk. Dit wil zeggen dat je zowel op titels als op inhoud van documenten kunt zoeken. Klik rechts bovenaan in het zoekveld het woord in waarop je wenst te zoeken. Vervolgens zal DocRoom alle mogelijke resultaten weergeven. Zoeken in de resultaatlijst is ook mogelijk via de filters bovenaan in de kolommen. Let wel op: er wordt enkel in deze kolom gezocht! Pagina 11
6 Aanvragen Wanneer je reeds een bestaande klant bent bij Vlabus kan je via het aanvraagformulier op de website geen aanvraag indienen. Indien je toch een aanvraag invult zal er op een bepaald moment de melding komen dat je reeds een bestaande klant bent. Om een aanvraag in te dienen zal je doorverwezen worden naar DocRoom. 6.1 Nieuwe aanvraag van bestaande klant 6.1.1 Mijn Vlabus Via de knop Mijn Vlabus kom je rechtstreeks in het aanmeldscherm van DocRoom. Verder kan je via de knop Lesgever zoeken doorklikken naar jouw persoonlijke omgeving in DocRoom: Pagina 12
6.1.2 Nieuwe aanvraag indienen via Persoonlijke omgeving (=DocRoom) Om een nieuwe aanvraag in te dienen ga je naar de map Relatie en je klikt vervolgens op het plusje voor deze map. Vervolgens wordt de map van jouw organisatie zichtbaar. Klik op deze map. Je ziet nu bovenaan in het grijze kader de knop Nieuwe aanvraag staan. Via deze knop kan je een nieuwe aanvraag indienen. Je kunt er Bepaalde wijzigingen aanbrengen aan uw klantgegevens Een nieuwe aanvraag invoeren Opmerking: Het kan zijn dat dit venster niet opent door een pop up blokkering. Je dient deze blokkering eerst toe te staan alvorens je het venster kunt openen. Klik na het toestaan vervolgens opnieuw op Nieuwe aanvraag. Deze blokkering kan op diverse manier zichtbaar worden gemaakt. Enkele voorbeelden: Pagina 13
Eerste tabblad van het aanvraagformulier: Klantgegevens: gegevens organisatie/hoofdzetel/facturatieadres/contactpersoon Opnieuw wordt onmiddellijk een mail verstuurd met de inhoud van het formulier als PDF in bijlage. Tweede tabblad: Activiteit en locatie Pagina 14
Derde tabblad: Aanvraag (=detailgegevens aanvraag) Wanneer je alle velden hebt ingevuld dien je nog op Voeg bovenstaande gegevens toe aan de lijst te klikken alvorens je de aanvraag kan verzenden. Indien je voor een sportdag meerdere activiteiten wenst aan te vragen kan je nog een lijn toevoegen door bovenstaande velden nogmaals in te vullen en opnieuw op de groene knop te klikken. Er wordt een tweede aanvraaglijn toegevoegd. Zo is het mogelijk om in de toekomst één aanvraag te doen voor meerdere activiteiten. Opgelet: de verschillende activiteiten moeten steeds doorgaan op dezelfde locatie! Indien de activiteiten op verschillende locaties doorgaan dien je meerdere aanvragen in te dienen. De wijzigingen en nieuwe aanvragen komen onmiddellijk terecht in de software bij Vlabus. Deze wijzigingen worden enkel opgeslagen na validatie door een Vlabusmedewerker. Opmerking: Je kunt enkel wijzigingen doorgeven wanneer je een nieuwe aanvraag indient. Indien je enkel een wijziging van bepaalde gegevens wenst door te geven dien je hiervoor telefonisch contact op te nemen met een Vlabus-medewerker. Pagina 15
6.2 Evaluatie van Vlabus Via de knop Evaluatie van Vlabus kun je Vlabus evalueren. Na het versturen wordt onmiddellijk een mail verstuurd naar jou met hierin de inhoud van het formulier als PDF in bijlage. Uiteraard dient Vlabus deze evaluatie vervolgens te valideren in het systeem. Pagina 16
6.3 Alles kan beter Via de knop Alles kan beter kun je een klacht indienen. Na het versturen wordt onmiddellijk een mail naar jou gestuurd met de inhoud van het formulier als PDF in bijlage. Uiteraard dient Vlabus deze evaluatie vervolgens te valideren in het systeem. 7 Wijziging e-mailadres Wanneer je jouw e-mailadres wilt wijzigen dien je hiervoor telefonisch contact op te nemen met een Vlabus-medewerker of het centraal secretariaat. Zij zullen het e- mailadres wijzigen en dit e-mailadres koppelen aan de reeds bestaande map met jouw documenten. Je zal jouw bestaande documenten nog steeds kunnen raadplegen via dit nieuwe e-mailadres. Je ontvangt bij activatie van deze nieuwe login ook een nieuw paswoord. Dit paswoord kan je dan bij een eerste login opnieuw wijzigen naar een paswoord naar keuze. Pagina 17
8 Vragen & problemen Voor vragen of problemen in verband met dit nieuwe softwareprogramma kan je steeds terecht bij de Vlabus. (www.vlabus.be/contact) Pagina 18