PRN flatfile-upload Handleiding

PRN flatfile-upload Handleiding

Versiebeheer en distributielijst Documentbeheer Titel Gebruikershandleiding PRN-upload Bestandsnaam PRN_flatfile_upload_Gebruikershandleiding_v1.8.docx Versiebeheer Versie Datum Auteur Status Wijzigingen 1.0 10-02-2010 brightone Eerste versie 1.1 22-03-2010 Maarten Bijgewerkt Kleine correcties. Screenshots bijgewerkt. Jansonius concept 1.2 23-03-2010 Maarten Bijgewerkt Beschrijving Dataformaat bijgewerkt. Jansonius concept 1.3 23-03-2010 Maarten Bijgewerkt Inleiding bijgewerkt. Jansonius concept 1.4 29-03-2010 Maarten Jansonius Bijgewerkt concept Specificatie dataformaat nu in apart document. Inleiding aangepast. 1.5 31-3-2010 Renna Plukker Definitief Status document en distributielijst aangepast 1.6 18-7-2013 Leo van Kuijk Definitief Bedrijfslogo 1.7 24-2-2014 Leo van Kuijk Definitief Naamgeving en Bedrijfslogo 1.8 30-6-2015 Leo van Kuijk Definitief Tekstuele aanpassingen Distributielijst Naam Functie Organisatie Datum Versie DT Healthcare Solutions B.V. intern Divers DT Healthcare Solutions B.V. 23-03-2010 25-03-2010 29-03-2010 02-04-2010 Ger de Winter Directeur Stichting PRN 31-03-2010 1.4 PRN 02-04-2010 1.5 Berichtgevers PRN-LNR Kinderartsen Divers 02-04-2010 1.5 1.2 1.3 1.4 1.5

Inhoudsopgave Versiebeheer en distributielijst... 2 Documentbeheer... 2 Versiebeheer... 2 Distributielijst... 2 Inhoudsopgave... 3 1 Inleiding... 4 2 Ondersteuning... 4 3 Documentatie... 4 4 Toegang... 4 5 Login... 5 6 Uploaden... 6 7 Uploadstatus... 7 8 Foutenoverzicht... 8 9 Overzicht Openstaande Registraties... 9

1 Inleiding De uploadsite van PRN (Perinatale Registratie Nederland) is een website waarmee gegevens voor de PRN-registratie door de aanleverende partijen rechtstreeks in het PRN-systeem kunnen worden gezet. Alleen Internet Explorer versie 7, 8 en 9 worden door de webapplicatie volledig ondersteund. Naast de uploadsite is er een web applicatie (QMS) waarmee de registraties kunnen worden ingezien en handmatig gecorrigeerd. 2 Ondersteuning Meer informatie vindt u op de website van DT Healthcare Solutions: http://www.telekom-healthcare.nl/landelijke-medische-registraties/landelijke-perinataleregistraties/1230786 Hier vindt u ook de contactgegevens van de DT Healthcare Solutions helpdesk. 3 Documentatie De beschrijving van het bestandsformaat, de veldenlijst en de codelijsten voor de flatfile-aanlevering zijn te vinden op de website van DT Healthcare Solutions: http://www.telekom-healthcare.nl/landelijke-medische-registraties/landelijke-perinataleregistraties/1230786 4 Toegang De PRN-uploadsite en de QMS-webapplicatie zijn bereikbaar via internet voor de aanleverende partijen. Testomgeving: o Uploadsite: https://test.prn-registratie.nl/prnfileupload o Webapplicatie: https://test.prn-registratie.nl/kms/ Productieomgeving: o Uploadsite: https://prn-registratie.nl/prnfileupload/ o Webapplicatie: https://prn-registratie.nl/kms/ Om toegang te krijgen tot de deze toepassingen dient te worden ingelogd met een gebruikersnaam en wachtwoord, die door de beheerder van het systeem (DT Healthcare Solutions) toegekend worden. Dezelfde login biedt toegang tot zowel de uploadsite als de webapplicatie QMS. Voor schermbeschrijving zie Login. Restrictie: Upload niet een heel jaarbestanden met meer dan 1000 regels. Dit geeft server problemen. Upload bij voorkeur elke maand of maak er kleine bestanden van. Gebruik applicatie Upload: De gebruiker kan een bestand met het juiste formaat kiezen om te uploaden naar de PRN-server. Uploadstatus: De voortgang en het eindresultaat van verwerking van de upload kan hier bekeken worden. Foutenoverzicht: Na volledige verwerking kan een lijst met fouten op veld-niveau worden opgevraagd. Zie Uploaden.

5 Login De autorisatie voor de PRN-upload gebeurt aan de hand van de gebruikersnaam en het wachtwoord zoals deze bekend zijn in QMS (Quality Management System), het systeem waar DT Healthcare Solutions de data in opslaat. Zowel de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn verplichte velden. Als één van beide niet wordt ingevuld zal er een melding achter dit veld komen te staan. Nadat de gebruikersnaam en wachtwoord zijn ingevuld kan er op de knop Login worden gedrukt. Tijdens de login poging kan er een foutmelding getoond worden. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Als de gebruikersnaam en/of wachtwoord niet klopt zal deze melding worden getoond: De gebruikersnaam en/of wachtwoord is fout Probeer nogmaals. Sommige meldingen, die uit QMS komen, zijn in het Engels. Mochten er problemen blijven bestaan dan kunt u contact opnemen met het beheer bij DT Healthcare Solutions. Na een succesvolle login zal de uploadpagina worden getoond.

DT Healthcare Solutions B.V. Regulierenring 20 3981 LB Bunnik 6 Uploaden Bij het uploaden van een bestand kunt u middels de knop Bladeren een bestand op schijf selecteren. Het juiste formaat van het bestand kunt u terugvinden in het hoofdstuk Specificaties Dataformaat. Als het juiste bestand is gekozen kan middels de knop Bestand versturen de upload starten. Dit zal in de regel vrij snel gaan. Het bestand wordt nl. na een zeer beperkte controle in een wachtrij gezet van het QMS-systeem voor verwerking en volledige controle. Zodra de upload gereed is wordt een melding getoond. Dit kan een foutmelding zijn, als het bestand op zeer elementaire kenmerken niet voldoet. Lees in dat geval de foutmelding en neem zo nodig contact op met DT Healthcare Solutions. o Stuur svp de tekst van de foutmelding mee als u per e-mail contact met ons opneemt. Als het bestand de juiste vormkenmerken heeft krijgt u een melding, dat de upload geslaagd is. U kunt dan bij Uploadstatus de voortgang van de verwerking opvragen.

DT Healthcare Solutions B.V. Regulierenring 20 3981 LB Bunnik 7 Uploadstatus Onder Uploadstatus kunt u de verwerking van uw ge-uploade gegevens bekijken. Keuze upload o In het keuzelijstje kunt u datum van de laatste 20 uploads zien, die onder uw login zijn uitgevoerd. o NB: De oorspronkelijke bestandsnaam is helaas niet beschikbaar in ons systeem! Noteer daarom datum en tijd van een upload, als u zeker wilt zijn dat u later het juiste overzicht opvraagt. Status upload De status kan zijn: In de wachtrij, Bezig of Voltooid. Voortgang Zolang de status nog Bezig is, kunt u de voortgang bekijken door het aantal verwerkte regels te vergelijken met het totaal aantal regels in uw bestand. Uploadresultaat

DT Healthcare Solutions B.V. Regulierenring 20 3981 LB Bunnik De aantallen foute en goede regels staan aangegeven. NB : De eenheid is hier: aantal regels in het uploadbestand. Afhankelijk van uw aanlevering kunnen er meerdere regels per patiënt zijn aangeleverd (bijv. bij een tweeling, of meerdere opnames, etc). 8 Foutenoverzicht Wanneer de status op Voltooid staat, kunt u een foutenoverzicht opvragen met de knop onderaan de pagina Uploadstatus. In dit foutenoverzicht is het resultaat van de volledige controle op veldniveau door QMS te zien. ID_VROUW RegelNr Fouttype Subtype Foutgegevens Veldnr Omschrijving Scherm Veldnaam 0010069556 1 0010069556 1 Ongeldige waarde Verplicht veld ontbreekt Veldfout Veldfout Moet een datumnotatie zijn Moet waarde ingeven Foutenoverzicht PRN web-upload Start actief 5.3.04.01 meepersen, datum 6.1.04.01 Suboptimale factoren in zorgverlening van de moeder KIND DATACTPER FOLUP6WK SUBFACZORVRO Gebruik deze foutmeldingen om de fouten te corrigeren in uw zorgsysteem (ZIS/EPD). Voer daarna opnieuw een upload uit van de gecorrigeerde gegevens.

DT Healthcare Solutions B.V. Regulierenring 20 3981 LB Bunnik 9 Overzicht Openstaande Registraties Om na een aantal correctierondes te zien of er nog openstaande fouten zijn, kunt u inloggen in QMS. Raadpleeg de handleiding van QMS voor een gedetailleerde beschrijving van het werken met dit systeem. Log in op QMS en ga naar de module Data-Invoer. Kies Formulier -> Zoek uit het menu Zoek alle open formulieren van uw praktijk: 1. Formulier -> Status: Open 2. Selecteer eventueel de gewenste praktijk, indien u een login heeft voor meerdere praktijken 3. Als u alleen zoekt op Open krijgt u 1 zoekresultaat per formulier. Dit zijn er meestal meerdere per patiëntregistratie. Om een lijst te krijgen van één item per patiëntregistratie: selecteer bij formuliernaam VE- Zorgverlener (voor verloskundigen) of GY- Zorgverlener (gynaecologie). 4. Zoeken.

DT Healthcare Solutions B.V. Regulierenring 20 3981 LB Bunnik 1 2 3 4 5. De gevonden formulieren kunt u openen door erop te klikken, om ze te bekijken. 6. Breng correcties aan in uw bronsysteem (eigen ZIS/EPD) 7. Doe een nogmaals een upload om de fouten te corrigeren