PERSONEELSVERENIGING RADBOUD SECTIE WATERSPORT "VOORDEWIND" (http://voordewind.ruhosting.nl/) handleiding bootreservering, maart 2011 Beste Voordewinder, onze boten kun je bespreken via onze website. De commissie verhuur, Janet Elsink, kun je benaderen als het reserveren niet lukt of als je denkt dat er fouten zijn in de applicatie. Algemeen Beschrijving De webapplicatie bestaat uit een paar onderdelen. Bekijken van je bootreservingen Op de beginpagina kun je na invullen van je e-mailadres al je reserveringen bekijken. Bekijken of een boot bezet/vrij is Via selectie van een datum op een kalender kan je kijken welke boten nog vrij zijn. Boot reserveren Je kunt een boot reserveren door de boot en een dagdeel of meerdere dagdelen te selecteren en daarna je e-mailadres in te vullen. Er wordt nu een e-mail naar dit adres gestuurd. Start je e-mailprogramma en selecteer de link die in de e-mail van Voordewind staat. Daarmee bevestig je de reservering en zal de boot in het overzicht niet meer beschikbaar zijn. Je moet de reservering dus bevestigen voordat deze definitief is. Boot annuleren Je kunt je bevestigde reservering annuleren. Ook nu moet je het e-mailadres invullen en wordt er een e-mail naar dit adres gestuurd. Start je e-mailprogramma en selecteer de link die in de e-mail van Voordewind staat. Daarmee bevestig je de annulering en zal de boot in het overzicht weer beschikbaar zijn. Je moet de annulering dus bevestigen voordat deze definitief is. De beveiliging is dus geregeld via je e-mailadres. Het e-mailadres is uniek en het wachtwoord van je e-mailbox is in principe alleen bij jezelf bekend. Oproep zeilmaat Je kunt een oproep plaatsen voor een zeilmaat. Adres Het adres van de website is http://voordewind.ruhosting.nl/rs/ Pagina 1 van 11
Algemene regels - reserveren kan alleen vandaag of in de toekomst; - je mag maar maximaal 2 bevestigde reserveringen voor vandaag of de toekomst hebben; - een dag is opgedeeld in drie onderdelen: s ochtends, tot 14:00 uur; s middags, van 14:00 uur tot 18:00 uur; s avonds, na 18:00 uur. - door de week mag je een boot de hele dag reserveren; - in het weekend en op feestdagen reserveren voor 14:00 uur of na 14:00 uur; - annuleren kan alleen vandaag en in de toekomst; - als je boothuur hebt betaald wordt dit in het ledenbestand vermeld en mag je een boot reserveren. Specifieke Onderdelen Bekijken van je bootreserveringen Vul op de beginpagina je e-mailadres in en selecteer Zoek. Als voorbeeld: Totaal 4 reserveringen. 1. op 18-3 is de Taurus gebruikt na 14:00 uur. 2. de Draco is voor 23-3 geboekt, deze is echter geannuleerd. Een ander lid kan de boot reserveren omdat de boot nog vrij is. 3. de reservering van de Draco op 01-04 is niet bevestigd, de boot zal voor andere leden beschikbaar zijn. 4. de Taurus is op 15-4 na 18:00 uur bezet. De drie laatste kolommen bevatten de datum en het tijdstip waarop een reservering geboekt is, c.q. bevestigd is d.m.v. het selecteren van de link in de bevestiging e-mail, c.q. eventueel geannuleerd is d.m.v. het selecteren van de link in de annulering e-mail. Pagina 2 van 11
Bekijken of een boot bezet/vrij is Selecteer een datum in de kalender. Overzicht van de geselecteerde datum. Je krijgt een overzicht van de boten, dagdelen, beschikbaarheid en eventuele huurder. Groen betekent dat de boot beschikbaar is, rood dat de boot gereserveerd is, oranje dat de boot uit de vaart is. Als je met de muis over een bezet dagdeel gaat, verschijnt een tooltip met de naam van de huurder. In dit voorbeeld staat gereserveerd door: Sonja van Zeils. Als een boot tijdelijk uit de vaart is, wordt dit gemeld. Reserveren is dan niet mogelijk, annuleren is nog wel mogelijk. Eventuele meldingen over de boten worden eronder getoond. Pagina 3 van 11
Boot reserveren Klik op een vrij dagdeel, de kleur wijzigt naar geel. Door de week kun je alle dagdelen selecteren, in het weekend en op feestdagen alleen voor 14:00 uur of na 14:00 uur. De dagdelen moeten aaneengesloten zijn. Als je de gewenste dagdelen hebt geselecteerd moet je op de knop Reserveer de boot klikken. Als de reservering niet aan de regels voldoet krijg je een foutmelding. Pagina 4 van 11
Als je reservering voldoet aan de regels krijgt je een scherm met de gegevens over de reservering. Je ziet de boot, datum en dagdeel/dagdelen. Vul je e-mailadres in en selecteer Reserveer. Er wordt gecontroleerd of het e-mailadres bekend is, of de huurder wel mag huren (heeft zij/hij wel betaald) en of de huurder vandaag/toekomst al een boot heeft gereserveerd. Er zijn nu vier mogelijkheden: 1. het e-mailadres is niet bekend Pagina 5 van 11
2. het e-mailadres is bekend maar de Voordewinder heeft nog geen huur betaald Het kan zijn dat het ledenbestand niet up-to-date is. Neem dan contact op met Janet. 3. er zijn nog twee bevestigde reservering vandaag/toekomst Je moet dan eerst één van reserveringen annuleren voordat je de Virgo op 20-04 kunt boeken. Pagina 6 van 11
4. alles is in orde De boot is nu geboekt maar dit moet nog bevestigd worden via e-mail. Als je de reservering niet bevestigt, zal de boot beschikbaar blijven voor andere Voordewinders!!. Reservering bevestigen Open je e-mailbox. Open de reservering e-mail. Selecteer de link in het e-mailbericht. Pagina 7 van 11
Echter de inhoud van de e-mail kan er ook anders uitzien. Dit is afhankelijk van de instellingen van je e-mailprogramma en daar kan deze reserverings-applicatie niets aan doen. Indien het selecteren van de link niet lukt moet je het adres van de reservering selecteren, kopiëren en dit in een nieuwe internet browserscherm plakken. Na selectie van de link krijg je een bericht dat de reservering is bevestigd. Indien je nu weer de datum selecteert zie je dat de boot gereserveerd is onder jouw naam. Als je de reservering voor een tweede keer wil bevestigen krijg je een foutmelding. Pagina 8 van 11
Als je de link niet goed hebt gekopieerd en geplakt (indien dit nodig was), krijg je een foutmelding. Als de boot in de tussentijd, voordat je de reservering hebt bevestigd, door een andere Voordewinder is gereserveerd (en bevestigd) krijg je een foutmelding. Chronologisch kan bij deze foutmelding bijvoorbeeld het volgende gebeurd zijn: - 21-4 15:00u: Joop de Fok reserveert de Draco voor 23-4; - 21-3 18:00u: Henk Draak reserveert de Draco voor 23-4; - 21-3 18:10 u: Henk Draak bevestigt de reservering via de ontvangen e-mail; - 21-3 20:00u: Joop de Fok probeert zijn reservering voor de Draco te bevestigen. Dit lukt niet omdat Henk Draak de reservering voor de Draco bevestigd heeft. Pagina 9 van 11
Boot annuleren Het annuleren van een bevestigde reservering gaat op dezelfde manier als het reserveren van een boot. Degene die de boot gereserveerd heeft kan annuleren. Klik met de muis op het rode dagdeel om te annuleren. Ook een annulering moet via e-mail bevestigd worden!!. Hierna volgt ongeveer hetzelfde verhaal als voor het reserveren van een boot en wordt hier verder niet uitgelegd. Pagina 10 van 11
Oproep zeilmaat Je kunt een bericht plaatsen als je voor een specifieke dag een zeilmaat zoekt. Selecteer een datum. Als er een oproep is wordt die getoond. Een oproep kun je plaatsen door selectie van de knop nieuw. Het werkt hetzelfde als een boot reserveren, dus via e-mail bevestigen. Neem contact op met Louis Mast als je met Louis wil gaan te zeilen. Contactgegevens staan in het boekje. Bedenk dat alles wat je in het veld Opmerking plaats, door iedereen te lezen is. Als je daar je telefoonnummer of e-mailadres zet is dit door iedereen te lezen. Tenslotte Als je er echt niet uitkomt kan Janet je helpen met het bespreken van een boot. Ook voor meer informatie kun je contact opnemen met Janet. Janet Elsink Commissie verhuur Voordewind Pagina 11 van 11