Amsterdam, 9 maart 2011. Handleiding vmarketing Relevant Reference: PZH_Handleiding_vMarketing_v1.0.docx Relevant netwerk externe veiligheid Zuid Hollandplein 1 2596 AW Den Haag Voormedia B.V. Meeuwenlaan 100 1021 JL Amsterdam
Inleiding Dit document is een handleiding voor het gebruik van vmarketing, het systeem van Voormedia voor het beheren en versturen van nieuwsbrieven. vmarketing is een webapplicatie, te vinden op http://vmarketing.voormedia.com. In dit document wordt beschreven hoe men een nieuwsbrief van begin tot eind kan aanmaken, bewerken en versturen. Ook wordt in het kort ingegaan op onderhoud van abonneelijsten en hoe rapporten van verzonden nieuwsbrieven moeten worden gelezen. Wij helpen graag met gedetailleerde uitleg van knoppen en opties die niet in deze handleiding zijn beschreven: neem contact op via support@relevant.nl of bel ons op 020-7155310. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 2 / 27
Inhoudsopgave 1! Inloggen... 5! 2! Overview... 6! 2.1! Tabbladen... 6! 2.2! Concept verwijderen... 6! 2.3! Nieuwe campagne/nieuwsbrief... 7! 3! Nieuwe campagne... 8! 3.1! Campaign Name... 9! 3.2! Subject... 9! 3.3! From Name... 9! 3.4! Email... 9! 3.5! Send replies to... 9! 4! Kies een sjabloon voor de nieuwsbrief... 10! 5! Bewerken van de nieuwsbrief... 11! 5.1! Onderdelen bewerken... 12! 5.2! Item bewerken... 13! 5.3! Afbeelding toevoegen... 14! 5.4! Item opslaan... 14! 5.5! Nieuw item aanmaken... 14! 5.6! Item verplaatsen... 14! 6! Voorbeeld... 15! 7! Ontvangers kiezen... 16! 8! Overzicht (Snapshot)... 17! 8.1! Wijzigen titel, afzender... 18! 8.2! Wijzigen inhoud nieuwsbrief... 18! 8.3! Voorbeeld van de nieuwsbrief bekijken... 18! 8.4! Ontvangers toevoegen en verwijderen... 18! 8.5! Nieuwsbrief verzenden... 18! 9! Testen en verzenden... 19! 10! Verzenden... 21! 11! Abonneelijsten... 22! 11.1! Abonnee toevoegen... 23! 11.2! Abonneegegevens wijzigen... 24! 11.3! Abonnee van lijst halen... 24 Auteur: Anne Fortuin Pagina: 3 / 27
12! Rapportage met statistieken... 25! 12.1! Grafiek... 26! 12.2! Unique opens... 26! 12.3! Bounced... 26! 12.4! Not opened... 26! 12.5! Op een link geklikt... 27! Auteur: Anne Fortuin Pagina: 4 / 27
1 Inloggen Open in een browser de volgende website: http://vmarketing.voormedia.com In de velden Username en Password vult u de gebruikersnaam en het wachtwoord in en klik op [Login]. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 5 / 27
2 Overview Het eerste scherm dat na inloggen wordt getoond, is het zogenaamde Overview. Hier worden recente concepten (Drafts) en recent verzonden nieuwsbrieven getoond. 2.1 Tabbladen Op elke pagina, en dus ook in de Overview zijn 4 tabbladen beschikbaar. Achtereenvolgens verwijzen die naar deze Overview, het aanmaken/verzenden van een nieuwsbrief, de abonnees en tot slot de rapporten met statistieken over de verzonden nieuwsbrieven. In hoofdstuk 11 en 12 worden de overzichten Lists & Subscribers en Reports uitgelegd. 2.2 Concept verwijderen Een concept kan worden verwijderd door met de muis over het concept te zweven; dan verschijnt een ikoon van een prullenbak waarmee het concept wordt verwijderd. Er wordt extra bevestiging gevraagd voor het concept daadwerkelijk wordt verwijderd. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 6 / 27
2.3 Nieuwe campagne/nieuwsbrief Met de knop [Create a new campaign] rechtsboven in het scherm, wordt een nieuwe campagne, dat wil zeggen een nieuwsbrief, aangemaakt. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 7 / 27
3 Nieuwe campagne Via de knop uit 2.3 of het tabblad 'Create/Send' wordt een nieuwe nieuwsbrief aangemaakt. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 8 / 27
De stappen die worden gevolgd bij het maken van een nieuwsbrief zijn duidelijk aangegeven rechtsboven in het scherm. Vul achtereenvolgens de gevraagde gegevens in. 3.1 Campaign Name De naam van de nieuwsbrief in het systeem (niet voor de ontvanger zichtbaar). 3.2 Subject Dit is het onderwerp of 'Subject' van de e-mail waarmee de nieuwsbrief wordt verzonden. Ontvangers zien dit onderwerp in hun e-mail programma. 3.3 From Name De naam van de afzender. In veel e-mail programma's staat de naam van de afzender naast het e- mailadres, bijvoorbeeld "Jan de Vries (jan.de.vries@voormedia.com)". Zo werkt het ook bij de nieuwsbrief, hier zou dan staan "Relevant netwerk externe veiligheid (info@relevant.nl)". 3.4 Email Het e-mail adres van de afzender. In het voorbeeld van 3.3 dus 'jan.de.vries@voormedia.com' of 'info@relevant.nl'. 3.5 Send replies to U kunt het e-mailadres waar reacties naartoe worden gestuurd (het zgn. Reply-To adres) wijzigen. Dit wordt gebruikt in gevallen waarbij het afzenderadres een algemeen adres is (info@relevant.nl), terwijl de afdeling die reacties behandelt een eigen e-mailadres heeft (bijvoorbeeld: marketing@relevant.nl). Als dit niet het geval is, vult u hier het adres in als bij het veld Email. Klik op [Next] om naar de volgende stap te gaan. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 9 / 27
4 Kies een sjabloon voor de nieuwsbrief Dit is stap 2 van het aanmaken van een nieuwsbrief. Hier wordt het sjabloon (template) gekozen die de vormgeving bepaalt van de nieuwsbrief. Kies de gewenste template door op de afbeelding van de nieuwsbrief te klikken. Klik op [Next] voor de volgende stap. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 10 / 27
5 Bewerken van de nieuwsbrief Na het kiezen van het juiste sjabloon kan de nieuwsbrief worden bewerkt. Hiervoor wordt een apart scherm geopend; de groene balk en tabbladen zijn verdwenen zodat u zich kunt concentreren op het bewerken van de nieuwsbrief. Met de knop [Previous] keert u terug naar de vorige stap; met de knop [Preview email] krijgt u een voorproef van hoe de nieuwsbrief er uiteindelijk uit zal zien in de e-mail van de ontvangers. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 11 / 27
5.1 Onderdelen bewerken Met het potlood-ikoontje kunt u verschillende onderdelen van de nieuwsbrief bewerken. Klik bijvoorbeeld op het potloodje onder 'Dit is het eerste item' om een item in de nieuwsbrief te bewerken; boven in beeld verschijnen diverse velden en knoppen om het item mee te bewerken. Het verbodsbordje verwijdert het item. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 12 / 27
5.2 Item bewerken In de bovenste balk kunt u de titel van het item bewerken. Terwijl u typt, wordt de titel bij het item én in de inhoudsopgave aangepast. Dit geldt ook voor de tekst van het item zelf, die in het grote tekstveld wordt aangepast. De knoppen zijn bekend van Microsoft Word; van links naar rechts: Bold (vet) Italic (cursief) Uitlijning: links Uitlijning: gecentreerd Uitlijning: rechts Kies een kleur voor de tekst Genummerde opsomming Ongenummerde opsomming (bullet-lijst) Een link in de tekst maken (een nieuw venster verschijnt waarin u het internetadres intikt). Een link in de tekst verwijderen (let op, deze knop is in dit voorbeeld inactief; alleen wanneer de cursor op een link staat wordt deze knop actief en kan de link worden verwijderd) De overige twee opties zijn geavanceerde opties en worden niet in deze handleiding beschreven. Bij gewoon gebruik van de nieuwsbrief zijn deze opties niet van toepassing. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 13 / 27
5.3 Afbeelding toevoegen Om een afbeelding toe te voegen bij een item, klikt u op 'Insert an image'. Dit is, zoals al bij de knop staat, optioneel. Er verschijnt een veld met daarnaast de knop [Browse]. U kunt op uw eigen computer een afbeelding kiezen die bij het item hoort. Als u een afbeelding heeft gevonden klikt u op [OK]. De afbeelding wordt klaargezet om bij het item te worden getoond: U kunt kiezen om van de afbeelding een link te maken met de knop 'Make this image a link'. Er verschijnt een nieuw veld waarin u een internetadres invult. Hiermee bereikt u dat de lezer van de nieuwsbrief, wanneer hij op de afbeelding klikt, naar een internetadres gaat - bijvoorbeeld een adres dat hoort bij het onderwerp van het item. 5.4 Item opslaan Met de knop [Save] slaat u het item op. U kunt ook kiezen voor 'Save and add another' om het item op te slaan en meteen een nieuw item te beginnen. 5.5 Nieuw item aanmaken Met de knop [Add new item] wordt ee nieuw item in de nieuwsbrief aangemaakt. Het nieuwe item verschijnt direct onder de al bestaande items met de titel 'Dit is het eerste item'. Let op: dit nieuwe item moet worden opgeslagen met de knop [Save] voordat een ander al bestaand item kan worden bewerkt. Pas na [Save] is het nieuwe item werkelijk aangemaakt. 5.6 Item verplaatsen Met het gekruiste pijltje kunt u items verplaatsen; houd de muis gedrukt en sleep het item boven of onder een ander item. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 14 / 27
6 Voorbeeld Als u klaar bent met bewerken, of benieuwd bent hoe het eindresultaat eruit ziet, klikt u op [Preview email]. Het volgende scherm verschijnt: Met de knop [Make more changes] keert u terug naar het bewerken van de nieuwsbrief; met de knop [Define recipients] gaat u naar de volgende stap: het kiezen van afzenders. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 15 / 27
7 Ontvangers kiezen Hier kiest u de ontvangers van de nieuwsbrief. Gewoonlijk is dat de lijst met aanmeldingen vanaf de website "Aanmeldingen relevant.nl". U kunt ook kiezen om afzenders met de hand in te typen met de optie 'I will type in the recipients manually'. Er verschijnt een groot tekstveld waarin u e-mailadressen kunt plakken (elk adres op een eigen regel). Klik op [Next] om verder te gaan. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 16 / 27
8 Overzicht (Snapshot) Alle informatie voor het versturen van de nieuwsbrief is nu bekend: de titel van de nieuwsbrief, verzender, de inhoud van de nieuwsbrief en de ontvangers. In dit 'snapshot' kunt u al deze informatie nogmaals bekijken, controleren en zo nodig wijzigen. Dit overzicht wordt ook getoond als u in het Overview (hoofdstuk 2) klikt op de groene link naar een nieuwsbrief: Auteur: Anne Fortuin Pagina: 17 / 27
8.1 Wijzigen titel, afzender Om de informatie uit stap 1 (hoofdstuk 3) te bewerken, klik op [Edit] naast 'Campaign and sender'. 8.2 Wijzigen inhoud nieuwsbrief Om de inhoud van de nieuwsbrief te bewerken, klik op [Edit] naast 'Content'. 8.3 Voorbeeld van de nieuwsbrief bekijken Om een voorbeeld van de nieuwsbrief te bekijken, klik op 'View a preview' bij HTML-version. U kunt hier ook het sjabloon aanpassen met 'change template'. 8.4 Ontvangers toevoegen en verwijderen Toevoegen van meer ontvangers aan de nieuwsbrief gebeurt met de knop [Add more recipients]. U kunt bestaande ontvangers verwijderen met de link 'Remove from campaign'. 8.5 Nieuwsbrief verzenden Klik op de knop [Test and define delivery] om de nieuwsbrief te gaan verzenden (er zijn nog voldoende bevestigingsmomenten voor de nieuwsbrief daadwerkelijk wordt verzonden; om te beginnen wordt er eerst een test uitgevoerd). Auteur: Anne Fortuin Pagina: 18 / 27
9 Testen Voordat de nieuwsbrief definitief wordt verzonden, kunnen tests worden verstuurd naar handmatig ingevoerde e-mailadressen. Met de knop [Send the test email] wordt een e-mail verstuurd naar enkel de aangevinkte of ingetypte afzenders. Deze e-mail wordt dus niet verzonden naar de gekozen afzenders in hoofdstuk 7. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 19 / 27
Als de test is verzonden (u kunt dit zo vaak herhalen als u wilt), kan de nieuwsbrief werkelijk worden verstuurd. De knop [Skip the test] uit het scherm op de vorige pagina is dan veranderd in [Next]. Als u ervoor kiest om niet te testen (dus kiest voor [Skip the test]) wordt de nieuwsbrief nog niet direct verzonden. U komt dan ook, net als na testen, in het scherm van hoofdstuk 10. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 20 / 27
10 Verzenden Als de nieuwsbrief compleet is en getest door u of uw collega's, kan de nieuwsbrief worden verzonden. Dat kan direct ('Deliver the campaign immediately') of op een ingesteld tijdstip. In het veld 'Send confirmation to' kunt u een e-mail adres ingeven waarheen een bevestigings-e-mail wordt gestuurd als de verzending is gedaan. De definitieve verzending gebeurt direct met de knop 'Send campaign immediately'. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 21 / 27
11 Abonneelijsten Vanuit dit overzicht heeft u inzicht in de abonneelijsten. Klik op een abonneelijst om alle abonnees in te zien. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 22 / 27
In dit overzicht ziet u alle abonnees van deze lijst. De grafiek laat zien hoe het verloop van aanmeldingen is. In dit voorbeeld is er een heel scherpe stijging en daarna een vlakke lijn; dat komt omdat er bij het invoeren van vmarketing ruim 1100 abonnees zijn geïmporteerd. Naarmate de tijd vordert, wordt de relatieve aanwas van abonnees beter inzichtelijk. 11.1 Abonnee toevoegen Met de knop [Add more subscribers] kunt u abonnees toevoegen, op gelijke wijze als in hoofdstuk 7 wordt genoemd. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 23 / 27
11.2 Abonneegegevens wijzigen Klik op een abonnee (het e-mailadres in het groen is een link naar de abonneegegevens) om gegevens te wijzigen. 11.3 Abonnee van lijst halen Als u een of meerdere abonnees selecteert met het selectievakje aan de rechterkant, verschijnt onder in de lijst de mogelijkheid om een abonnee te verwijderen of op de 'uitgeschreven' lijst te zetten. Kies een van deze opties - Deleted/Unsubscribed - en klik op [Move]. Een abonnee wordt nooit werkelijk verwijderd. U kunt ze altijd terugvinden en weer actief of geabonneerd maken. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 24 / 27
12 Rapportage met statistieken Na het verzenden van een nieuwsbrief worden uitgebreide statistieken verzameld. U kunt de statistieken voor een verzonden nieuwsbrief vinden via het tabblad Reports. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 25 / 27
12.1 Grafiek In de grafiek wordt uiteengezet hoeveel keer de nieuwsbrief is geopend, en hoeveel keer er op een link is geklikt. 'Link Clicks for first day' betekent daarbij dat hier alleen de kliks worden geteld op de dag van de eerste keer dat een ontvanger de nieuwsbrief heeft geopend. 12.2 Unique opens Aantal keren dat de nieuwsbrief is geopend; als een ontvanger de nieuwsbrief twee keer opent, wordt die maar één keer geteld - vandaar het woord 'unique'. 12.3 Bounced De nieuwsbrief is niet aangekomen op het adres. Er wordt een onderscheid gemaakt in 'hard bounces' en 'soft bounces'. Een 'hard bounce' betekent dat de geadresseerde niet bestaat. De abonnee wordt dan ook van de abonneelijst gehaald en in een aparte lijst gezet. Een 'soft bounce' betekent dat de geadresseerde niet kan worden bereikt, maar hij bestaat wel. Het systeem stuurt deze nieuwsbrief niet opnieuw, maar zal bij de volgende twee verzendingen wel opnieuw proberen de geadresseerde te bereiken. Pas na de 3e keer wordt deze geadresseerde ook op een aparte lijst gezet en verdwijnt uit de abonneelijst. Als de geadresseerde in de tussentijd wél wordt bereikt, worden de pogingen weer opgeschoond. De geadresseerde heeft dan bij een volgende 'soft bounce' weer 3 kansen. 12.4 Not opened De nieuwsbrief is door de geadresseerde niet geopend. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 26 / 27
12.5 Op een link geklikt Verder wordt ook geregistreerd hoeveel mensen op links in de nieuwsbrief klikken, en welke links daarbij het populairst zijn. Auteur: Anne Fortuin Pagina: 27 / 27