GEMEENTEBESTUUR BOCHOLT DOSSIER ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER ONTHAAL -Vacaturebericht -Weddenschaal en wedden -Functiebeschrijving -Voorwaarden -Examenprogramma Verantwoordelijke uitgever: College van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 16, 3950 Bocholt Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 1
1.Vacaturebericht Het gemeentebestuur van Bocholt gaat over tot een aanwervingsprocedure, met aanleg van een wervingsreserve voor de duur van twee jaar, voor twee functies van ADMINISTRATIEF MEDEWERK(ST)ER INFO EN ONTHAAL (M/V) Contractueel, C-niveau, salarisschaal C1-3, 28,5/38 Functie: je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, zowel aan de onthaalbalie als aan de telefoon en alle digitale toegangskanalen. je zorgt ervoor dat mensen goed geïnformeerd, doorverwezen en vlot geholpen worden; je staat in voor een goede eerstelijnsdienstverlening zoals het inplannen van afspraken tussen de klant en de gemeentelijke diensten, het afleveren van documenten, identiteitskaarten, reispassen, ; je zorgt voor de administratieve ondersteuning van de infodienst;. Profiel: je bent flexibel, stressbestendig en weet wat organiseren is; je werkt nauwkeurig en bent erg gemotiveerd; je kan je zowel schriftelijk als mondeling vlot uitdrukken en bent klantgericht; je beschikt over goede pc vaardigheden en kan werken met Outlook, Word, Excel en PowerPoint; Sociale Media zoals Facebook, Twitter, hebben geen geheimen voor je. Voorwaarden: je bent minimum 18 jaar; je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of daaraan gelijkgesteld onderwijs); je slaagt voor de aanwervingsprocedure (schriftelijke proef en mondelinge proef met korte praktische proef). Ben jij kandidaat? Bezorg dan jouw sollicitatiebrief, CV en kopie van diploma secundair of daaraan gelijkgesteld onderwijs uiterlijk op donderdag 25 januari 2018 aan het college van burgemeester en schepenen, Dorpsstraat 16, 3950 Bocholt (de datum van poststempel wordt beschouwd als de datum waarop de kandidatuur is ingediend) ofwel via e-mail (vóór 24u00) naar ine.feyen@bocholt.be). De aanwervingsvoorwaarden, het volledig functieprofiel en bijkomende inlichtingen zijn te verkrijgen bij de Personeelsdienst tel. 089-20 19 15 of via e-mail: ine.feyen@bocholt.be. Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 2
2.Weddenschalen en Wedden Weddenschaal: C1-C3 Individuele jaarwedde (100%): min. 13.550,00 max. 24.800,00 - Wedde aan huidige index (1,6734) voor 28,5 werkuren per week: 1.417,16 bruto per maand : 0 jaren geldelijke en schaalanciënniteit 1.542,66 bruto per maand : 3 jaren geldelijke en schaalanciënniteit 1.600,18 bruto per maand : 6 jaren geldelijke en schaalanciënniteit Andere sociale voordelen en vergoedingen: - haard- en standplaatstoelage - maaltijdcheques - hospitalisatieverzekering (kosten volledig ten laste van het gemeentebestuur) - overname anciënniteitsjaren uit eerdere tewerkstelling in openbare dienst: volledig overname relevante anciënniteitsjaren uit eerdere tewerkstelling in privé of als zelfstandige: tot 6 jaar - fietsvergoeding - gunstige verlofregeling - verzekering gewaarborgd inkomen bij langdurige ziekte - tweede pensioenpijler Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 3
3.Functiebeschrijving Functiebenaming: Administratief medewerk(st)er onthaal Niveau van de functie: C-niveau (C1-3) Dienst: Info en onthaal Datum van opmaak: 12-12-2017 Missie van de functie De administratief medewerk(st)er onthaal staat in voor een goede eerstelijnsdienstverlening van het gemeentebestuur en is het eerste aanspreekpunt in het gemeentehuis, zowel aan de onthaalbalie als aan de telefoon en alle digitale toegangskanalen. Hij/zij behartigt het onthaal van de externe klanten en zorgt ervoor dat mensen goed geïnformeerd, doorverwezen en vlot geholpen worden. Hij/zij zorgt voor de logistieke en administratieve ondersteuning van de infodienst en de andere gemeentelijke diensten en is verantwoordelijk voor de planning en organisatie van diverse recepties. Structuurelementen Plaats van de functie in de organisatie Verwijzing naar het organogram van de dienst Resultaatsgebieden 1. De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis verzorgt het onthaal en de infobalie van het gemeentehuis. Hij/zij is verantwoordelijk voor het telefoonverkeer, de digitale communicatie en is op die wijze het eerste aanspreekpunt voor het publiek. -e-mails voor het bestuur in het algemeen beantwoorden of doorsturen naar de betreffende dienst; -telefoons aannemen, afhandelen en/of indien nodig, doorschakelen naar de juiste verantwoordelijke medewerker; -ontvangen, verder helpen en wegwijs maken van externe klanten (burgers, leveranciers, ); -informeren van burgers en bezoekers over de dienstverlening van gemeente (en OCMW) Bocholt, zowel van de diensten die in het gebouw aanwezig zijn als de externe diensten, de bereikbaarheid en openingsuren; -balieverkoop (PMD-zakken, ); -sleutelbeheer; -beheer van de verloren en gevonden voorwerpen; -controle op de toegang van klanten tot het gemeentehuis; - 2. De administratief medewerk(st)er onthaal staat in voor een goede eerstelijnsdienstverlening. -het zorgvuldig uitvoeren van administratieve taken, zodat kwaliteitsvolle dienstverlening en klanttevredenheid worden gecreëerd; -inplannen van afspraken rekening houdend met de beschikbaarheid van de betrokken medewerker/dienst en de beschikbaarheid van de klant; -digitaal afleveren van documenten en stukken voor de dienst ROL en Burgerzaken; -afleveren van reispassen; -afleveren en activeren van identiteitskaarten; -- Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 4
3. De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis zorgt voor de logistieke ondersteuning van het gemeentehuis -stockbeheer (van de verkoopartikelen); -tellen van de kassa onthaal en afrekenen met financiële dienst; -leveringen in ontvangst nemen; -. 4. De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis zorgt voor de planning en organisatie van diverse recepties. -data en zalen reserveren en kortsluiten met het schepencollege; -reserveren van garçons en zoeken van interne vrijwilligers voor bediening; -bestellen van geschenken, hapjes en versnaperingen; -contact met het Koningshuis voor geschenken bij speciale vieringen (zoals eeuwelingen); -bestellen van bloemen en schrijven van felicitatiekaarten; -opname activiteiten in het Gulden Boek en contact met de kalligrafiste; -informeren van schoonmaaksters gemeentehuis; - 5. De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis zorgt voor administratieve ondersteuning van de infodienst (en de andere gemeentelijke diensten). -reserveren van vergaderlokalen en voertuigen op vraag van personeelsleden; -nalezen van diverse schriftelijke communiqués (o.a. flyers, website, proefdruk Maggezien, ) in opdracht van de informatieambtenaar; -samenstellen van de gemeentelijke Wegwijs-gids; -opvolging van sociale media; -noteren van deelnames aan personeelsfeesten; -meewerken aan een optimale interne communicatie; -noteren van afspraken voor diensten en schepencollege; -.. 6. De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis zorgt ervoor dat klachten, storingen en defecten die door burgers worden gemeld, bij de verantwoordelijke instanties terecht komen. -storingen van openbare verlichting melden bij Infrax; -klachten van niet-ophaling huisvuil doorgeven aan Limburg.net; -schade en defecten aan openbaar domein doorgeven aan de technische dienst; -. Functioneel-Technische competenties Computerprogramma s: De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis kan volgende computersoftware vlot gebruiken en toepassen: -Windows -MS-Office programma s (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, ) -vertrouwd zijn met Sociale Media als Facebook en Twitter De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis is bereid om volgende computersoftware vlot te leren gebruiken (eventueel met het volgen van de vereiste opleidingen) en toe te passen: -CMS-systeem voor updaten van de website Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 5
-ProTime -ci-web -Ariadne -Parnassus (E-decision) -Belpic Wetgeving: De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis zorgt ervoor dat hij/zij zijn/haar kennis over volgende wetgeving up-to-date houdt en deze vlot weet toe te passen in de praktijk: -Gemeente en OCMW wetgeving Administratieve procedures: De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis heeft kennis van de meest gebruikte gemeentelijke administratieve procedures. Taalbeheersing: De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis beheerst de Nederlandse taal en kan deze zowel in mondelinge als schriftelijke communicatie correct gebruiken. Kennis van de Engelse, Franse en Duitse taal is een pluspunt. Telefooncentrale: De administratief medewerk(st)er onthaal van het gemeentehuis weet hoe de telefooncentrale werkt en kan hiervan vlot gebruik maken. Algemene competenties Mondelinge en schriftelijke communicatie: -zeer goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zowel formeel als informeel en op een voor iedereen begrijpelijke manier Sociale vlotheid: -naar andere mensen durven toestappen en vriendelijk zijn -gemakkelijk met andere mensen kunnen praten en hen van antwoord dienen -rekening houden met behoeften, wensen en gevoelens van anderen Voorzichtigheid: -afwegen van verschillende alternatieve oplossingen alvorens over te gaan tot actie (afwachtende houding aannemen en niet te impulsief reageren) -discreet omgaan met vertrouwelijke gegevens -weten wat de gevoeligheden zijn en eigen gedrag hieraan aanpassen Klantgerichtheid: -steeds ingaan op de vragen, behoeftes en wensen van de klant -zoeken naar correcte oplossingen en informatie op maat van de klant Flexibiliteit: -zich vlot kunnen aanpassen aan de situatie en de personen waarmee men werkt -aanvaarding van verschillende werkopdrachten en bereid zijn om een dringende opdracht voorrang te geven Stressbestendigheid -efficiënt blijven werken bij verhoogde tijds- of werkdruk -prioriteiten kunnen stellen -rustig blijven bij moeilijke klanten Voortgangscontrole: -taken en processen in tijd en ruimte kunnen structureren zodat vooropgestelde (tussen)doelen gehaald worden Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 6
-weten hoe ver de verschillende projecten/taken/opdrachten gevorderd zijn en welke stappen nog uitgevoerd dienen te worden -mijlpalen en deadlines in grotere opdrachten in de gaten houden en anticiperen op mogelijke vertragingen. Kwaliteitsgerichtheid: -streven naar klantentevredenheid (oplossen van individuele problemen, vragen correct beantwoorden, ) -streven naar een hoge afwerkingsgraad en een degelijke graad van correctheid in het eigen werk -streven naar verbetering van processen m.b.t. de eigen werking. Recruteringscriteria en bijzondere vereisten Gewenste basisopleiding Secundair of daarmee gelijkgesteld diploma Bijkomende gewenste vorming Aantal jaren relevante ervaring Bijzondere verwijzing naar rechtspositieregeling Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 7
4.Voorwaarden Toelatingsvoorwaarden: 1.een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2.de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3.lichamelijk geschikt zijn. Specifieke voorwaarden: 1.Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld; 2.Je slaagt voor de aanwervingsprocedure (schriftelijke proef en mondelinge proef met korte praktische proef). 3.laatstejaarsstudenten komen ook in aanmerking Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 8
5.Selectieprogramma Het college van burgemeester en schepenen heeft volgend selectieverloop vastgesteld: - 05-01-2018: publicatie personeelsadvertentie + aanschrijven spontane sollicitanten - 25-01-2018: uiterste inschrijvingsdatum voor de kandidaten - 08-02-2018: collegebeslissing geldigheid ingediende kandidaten + uitnodiging geldige kandidaten voor selectieproeven - Tussen 19-02-2018 en 23-02-2018: selectieproef 1 (schriftelijke proef) - Tussen 12-03-2018 en 14-03-2018: persoonlijkheidstest - Tussen 19-03-2018 en 23-03-2018: selectieproef 2 (interview met korte praktische proef); - 29-03-2018: collegebeslissing aanstelling + vaststelling wervingsreserve - Voorziene datum indiensttreding: 01-04-2018 Dossier Administratief medewerk(st)er onthaal voorjaar 2018 9