Stappenplan Oplevering hosted voice Document: Stappenplan oplevering hosted voice Datum: 26-10-2015 Versie: 1.0 Auteur: Ingrid de Bont
Inhoudsopgave 1 Introductie... 3 1.1 Uw Hosted Voice omgeving... 3 1.1.1 Native configuratie... 3 1.1.2 Hybride configuratie... 3 2 Het proces in één oogopslag... 4 3 Intake gesprek... 5 4 Wat moet u doen?... 6 4.1 Informatie verzamelen over de te porteren telefoonnummers... 6 4.2 Gegevens van gebruikers inventariseren... 6 5 Wat doen wij?... 7 5.1 Aanvragen nummerporteringen/nieuwe telefoonnummers... 7 5.2 Aanvragen diensten... 7 5.3 Inrichting... 7 6 Installatie... 7 7 Nazorg... 8 8 Oplevering... 8 Pagina 2 van 8
1 Introductie U gaat binnenkort gebruik maken van het Hosted Voice Platform. Met behulp van dit document willen wij u graag informeren over het verloop van het bijbehorende proces. 1.1 Uw Hosted Voice omgeving Er bestaan twee types Hosted Voice omgevingen. 1.1.1 Native configuratie We spreken over een Hosted Voice native omgeving als uw huidige telefooncentrale en toestellen vervangen gaan worden door nieuwe IP telefoons en alle functionaliteiten van uw telefonie omgeving worden afgehandeld door het Hosted Voice Platform. 1.1.2 Hybride configuratie We spreken over een Hosted Voice hybride omgeving als uw huidige telefooncentrale (met uw eigen telefoontoestellen) aan het Hosted Voice platform wordt gekoppeld. Dit gebeurt door middel van één of meerdere zogenaamde trunks. De functionaliteiten van uw telefonie worden voor een gedeelte afgehandeld door uw eigen telefooncentrale op locatie en een gedeelte door het Hosted Voice platform. Afhankelijk van uw huidige situatie en uw wensen wordt één van bovenstaande configuraties bij u geïmplementeerd. Pagina 3 van 8
2 Het proces in één oogopslag Met behulp van onderstaand flowdiagram ziet u in één oogopslag alle te nemen stappen voor een succesvolle Hosted Voice implementatie. Vragenlijst doornemen Informatie nummerporteringen compleet? Ja Aanvragen nummerporteringen Nummerporteringen actief Nee Intake gesprek Ja Aan te vragen diensten duidelijk? Aanvragen diensten Diensten actief Ja Aanleveren gegevens gebruikers Inrichting Installatie Nazorg Ja Nazorg wenselijk? Nee Oplevering Pagina 4 van 8
3 Intake gesprek Wij hebben reeds een vragenlijst met u doorgenomen om een goed beeld te krijgen van uw huidige telefonie omgeving en uw wensen. Voordat we aan de slag gaan met de werkelijk inrichting van uw telefooncentrale, zullen we nog een afspraak met u maken voor een intake gesprek bij u op locatie of eventueel telefonisch. Tijdens dit gesprek zullen o.a. onderstaande zaken met u worden besproken: Het verloop van een binnenkomend gesprek. De wensen met betrekking tot de verdere inrichting van de telefonie omgeving Het gebruik van eventuele extra diensten. Indien we bij u op locatie komen, nemen we graag nog even de gelegenheid om: Foto s te maken van de ruimte (ISRA punt) waar de verbindingen uw pand binnenkomen. Foto s te maken van uw huidige apparatuur. Controle te doen of uw kantooromgeving voldoende aansluitingen heeft voor het aansluiten van de nieuwe telefoons. Pagina 5 van 8
4 Wat moet u doen? 4.1 Informatie verzamelen over de te porteren telefoonnummers Indien u (een deel van) uw huidige nummers over wilt zetten naar het Hosted Voice platform, dient u aan te geven welk(e) telefoonnummer(s) u wilt laten porteren. Wij vragen u de volgende informatie te verzamelen: - De telefoonnummers die u wilt laten overzetten naar het Hosted Voice platform - Bijbehorende provider(s) - Uw klantnummer bij uw huidige provider(s) - Het aansluitadres van de bij de telefoonnummers behorende abonnementen - Type abonnementen Analoog/ISDN2, ISDN30 - Omschrijving per telefoonnummer (bijvoorbeeld: hoofdnummer, fax) Alleen wanneer deze informatie compleet is, kunnen wij de nummerporteringen voor u aanvragen. Indien gewenst kunnen wij u assisteren bij het verzamelen van deze gegevens. Indien u geheel nieuwe nummers wenst, bijvoorbeeld ten behoeve van een nieuwe locatie, hebben wij deze gegevens niet nodig. 4.2 Gegevens van gebruikers inventariseren Wij zorgen ervoor dat elk telefoontoestel automatisch wordt voorzien van de juiste instellingen (provisioning). Om de profielen van de toestellen te kunnen maken, hebben wij informatie nodig over de gebruikers. Voor het verzamelen van deze informatie, sturen wij u per e-mail een excel document toe, welke u volledig in dient te vullen. Indien nodig, kunnen wij dit nader toelichten tijdens het intake gesprek. Pagina 6 van 8
5 Wat doen wij? 5.1 Aanvragen nummerporteringen/nieuwe telefoonnummers Wij zorgen ervoor dat op basis van de door u verstrekte informatie de nummerporteringen of de nieuwe telefoonnummers worden aangevraagd. Omdat de aanvraag van een portering gemiddeld 3 weken duurt voordat deze door telecom provider is goedgekeurd, geeft het onze voorkeur dit zo spoedig mogelijk in gang te zetten. 5.2 Aanvragen diensten Wij zorgen ervoor dat alle benodigde diensten (Hosted Voice verbinding en Hosted Voice licenties) worden aangevraagd. De gemiddelde oplevertijd van deze diensten is 4 weken, met uitzondering van glasvezelverbindingen, dit kan tot 20 weken in beslag nemen. 5.3 Inrichting Op basis van de informatie die wij hebben gekregen via het formulier en het intakegesprek, zullen wij uw Hosted Voice omgeving gaan inrichten. We zullen tevens uw Hosted Voice apparatuur configureren en bij ons op kantoor testen. 6 Installatie Tijdens de installatie, zullen we de onderstaande werkzaamheden uitvoeren: Bij een native configuratie: - Verbinding opleveren - De nieuwe telefoontoestellen en eventuele andere apparatuur aansluiten - Korte instructies geven over het gebruik van de telefoontoestellen en eventuele andere diensten en/of apparatuur. - Begeleiden nummerbehoud/nummeraanvraag Bij een hybride configuratie: - Verbinding opleveren - Koppeling met bestaande telefooncentrale opleveren - Begeleiden nummerbehoud/nummeraanvraag Pagina 7 van 8
7 Nazorg Via onze website stellen we u de handleidingen voor de verschillende Hosted Voice diensten ter beschikking. Indien gewenst kunnen we een nazorg afspraak met u maken om samen de werking en/of de verschillende mogelijkheden van de nieuwe diensten en apparatuur verder in detail met u door te nemen. 8 Oplevering Zodra wij alle werkzaamheden hebben afgerond en eventuele nazorg hebben uitgevoerd, zullen wij de Hosted Voice omgeving aan u opleveren. Pagina 8 van 8