Whitepaper kostenvergelijking traditionele telefooncentrale versus telefooncentrale op afstand

Transcriptie

1 Whitepaper kostenvergelijking traditionele telefooncentrale versus telefooncentrale op afstand Deze whitepaper beschrijft de kostenstructuur van de inrichting van een traditionele telefooncentrale op een kantoor. Deze kostenstructuur wordt vervolgens vergeleken met de kosten voor het implementeren van een uitbestede telefooncentrale dienst op afstand, ook wel een hosted PBX dienst genoemd. Inrichting en uitgangspunten De inrichting van de traditionele telefooncentrale kan als volgt geschetst worden: In deze whitepaper gaan we uit van een kantoor met 25 werkplekken en gemiddeld 5 remote werkplekken (thuiswerkers en/of buitendienst medewerkers). In de traditionele opzet bevindt de telefooncentrale zich op de kantoorlocatie. Aan deze centrale zijn ISDN lijnen en telefoonnummers gekoppeld zodat de medewerkers op kantoor kunnen bellen en gebeld kunnen worden. Een eenvoudige ADSL 1:10 verbinding wordt gebruikt voor internet toegang voor onder andere het ophalen van . De thuiswerkers en buitendienst medewerkers gebruiken hun mobiele telefoon om te bellen en gebeld te worden en een eigen kabel of DSL verbinding voor internet toegang. Uitgaande van de veel gebruikte Vox Supreme Novo 6 centrale zijn de kosten voor een dergelijke implementatie als volgt: Eenmalige kosten traditionele telefooncentrale Prijs Aantal Subtotaal Centrale Vox Supreme Novo 6, inclusief 3 DLC 8 uitbreidings-kaarten en CTI add on module Installatie Vox Supreme Novo Alcatel 4019 digitale telefoontoestellen Eenmalige kosten ADSL (modem/installatie) VOIPcomplete Whitepaper Kostenvergelijking pagina 1

2 Eenmalige kosten traditionele telefooncentrale Prijs Aantal Subtotaal Bescherming tegen stroomuitval: APC Smart-UPC SC Totaal eenmalige kosten 4595 Afschrijving eenmalige kosten over 5 jaar 77 per maand Maandelijkse kosten traditionele telefooncentrale Prijs Aantal Subtotaal ISDN2 lijnen /512 kbit/s ADSL 1:10 internet verbinding Service contract Vox Supreme Novo Stroomverbruik telefooncentrale, ADSL modem en Smart UPC Totaal maandelijkse kosten 231 per maand De totale kosten voor inrichting en operationeel houden van een traditionele telefooncentrale met ISDN lijnen komen in dit rekenmodel op 308 per maand waarbij een eenmalige investering van 4595 over 5 jaar wordt afgeschreven. Ter vergelijking rekenen we nu uit wat de de kosten worden voor hetzelfde kantoor, nu gebruikmakend van een uitbestede telefooncentrale dienst op afstand, ook wel hosted IP PBX dienst genoemd. Nu ziet het schema er als volgt uit: VOIPcomplete Whitepaper Kostenvergelijking pagina 2

3 In tegenstelling tot de traditionele setup maakt de organisatie nu gebruik van Voice over IP: het telefoonverkeer wordt via het internet geschakeld naar de gewenste bestemming. Het kantoor dient hiervoor te worden voorzien van een zwaardere internet verbinding. De internet verbinding wordt nu namelijk ook gebruikt voor telefoongesprekken. Speciale IP telefoons worden ingezet die zich aanmelden bij de telefooncentrale op afstand, die zich in dit geval bevindt in de beveiligde omgeving van de Internet Telefonie Service Provider. Ook de thuiswerker maakt nu gebruik van een IP telefoon die zich via de (DSL of kabel) internet verbinding aanmeldt bij dezelfde telefooncentrale. Dit heeft als voordeel dat telefoongesprekken tussen de thuiswerker en het kantoor kosteloos gevoerd kunnen worden. De kosten voor hetzelfde kantoor met een telefooncentrale dienst op afstand zijn de volgende: Eenmalige kosten traditionele telefooncentrale Prijs Aantal Subtotaal Eenmalige kosten SDSL (modem/installatie) Aanschaf Snom 300 IP telefoons Totaal eenmalige kosten 3135 Afschrijving eenmalige kosten over 5 jaar 52 per maand Maandelijkse kosten traditionele telefooncentrale Prijs Aantal Subtotaal VOIPcomplete hosted PBX 6 gelijktijdige gesprekken x geporteerde telefoonnummers Abonnement SDSL 1534 kbit/s 1:4 internet verbinding Stroomverbruik SDSL modem Totaal maandelijkse kosten 306 per maand De totale kosten voor inrichting en operationeel houden van een hosted PBX oplossing voor het kantoor komen in dit rekenmodel op 358 per maand waarbij een eenmalige investering van 3135 over 5 jaar wordt afgeschreven. Gesprekskosten Nu de operationele kosten voor de 2 centrale scenario's bekend zijn, zal een schatting gemaakt worden van de maandelijkse gesprekskosten in deze 2 scenario's. Allereerst doen we een aanname voor het belpatroon van de voorbeeldorganisatie. De volgende tabellen geven de aannames waarmee de maandelijkse gesprekskosten berekend worden. Het aantal belminuten is voor beide scenario's hetzelfde, evenals de bestemmingen van de gesprekken. Zoals eerder beschreven gebruiken de thuiswerkers/buitendienst medewerker hun mobiele telefoon in het traditionele scenario. In het VoIP scenario maken deze medewerkers gebruik van een IP telefoon die gekoppeld is aan de telefooncentrale op afstand. VOIPcomplete Whitepaper Kostenvergelijking pagina 3

4 Kantoor belpatroon Totaal aantal belminuten per maand 8500 % totale minuten KPN start KPN minuut VOIPcomplete start VOIPcomplete minuut Belminuten NL binnen regio 10% min. 0,0369 0,0250 0,0336 0,0168 Belminuten NL buiten regio 35% min. 0,0447 0,0379 0,0336 0,0168 Belminuten NL mobiel 25% min. 0,0447 0,1200 0,0420 0,1170 Belminuten BE 35% min. 0,0894 0,0703 0,0420 0,0320 Belminuten DE 10% min. 0,0894 0,0643 0,0420 0,0250 Belminuten overig buitenland 10% min. 0,0894 0,0900 0,0420 0,0400 Thuiswerkers/buitendienst belpatroon traditioneel scenario Totaal aantal belminuten per maand 2000 % totale minuten KPN mobiel start KPN mobiel minuut Belminuten NL vanaf mobiel 100% min. 0,0500 0,0900 Thuiswerkers/buitendienst belpatroon VoIP scenario Totaal aantal belminuten per maand 2000 % totale minuten VOIPcomplete start VOIPcomplete minuut Belminuten naar kantoor 30% min. 0 0 Belminuten NL buiten regio 50% min. 0,0336 0,0168 Belminuten NL mobiel 20% min. 0,0420 0,1170 Op basis van deze aannames en de genoemde belminuut kosten van KPN Telecom voor traditionele telefonie en VOIPcomplete voor het Voice over IP scenario, kunnen de maandelijkse gesprekskosten voor het voorbeeldkantoor berekend worden: Totaal gesprekskosten traditioneel scenario Totaal starttarieven kantoor 97 Totaal belminuten kantoor 580 Totaal starttarieven thuiswerkers/buitendienst 20 Totaal belminuten thuiswerkers/buitendienst 180 Totaal maandelijkse gesprekskosten traditioneel 877 VOIPcomplete Whitepaper Kostenvergelijking pagina 4

5 Totaal gesprekskosten VoIP scenario Totaal starttarieven kantoor 65 Totaal belminuten kantoor 395 Totaal starttarieven thuiswerkers/buitendienst 10 Totaal belminuten thuiswerkers/buitendienst 53 Totaal maandelijkse gesprekskosten Voice over IP 523 Conclusie In deze whitepaper zijn de kosten voor 2 telefooncentrale scenario's met elkaar vergeleken. Het eerste scenario beschrijft een traditionele opzet van een Vox Supreme telefooncentrale op kantoorlocatie. Het tweede scenario is gebaseerd op een modernere opzet waarbij gebruik is gemaakt van Voice over IP en een telefooncentrale dienst op afstand. Als we de kosten voor het inrichten en operationeel houden van de centrales in beide scenario's met elkaar vergelijken, dan lijkt in eerste instantie de traditionele opzet 14% voordeliger te zijn dan de opzet gebaseerd op een telefooncentrale dienst op afstand. Maar als hieraan ook de maandelijkse gesprekskosten worden toegevoegd, dan blijkt dat de opzet met de telefooncentrale dienst op afstand in totaal 26% voordeliger uitvalt vergeleken met een telefooncentrale in de traditionele opzet. Voor ons voorbeeldkantoor met 25 werkplekken en gemiddeld 5 thuiswerkers en/of buitendienst medewerkers betekent dit een maandelijkse besparing van 304 op de kosten voor telefonie. Naast deze besparing heeft het scenario met de telefooncentrale op afstand als voordeel dat de thuiswerkers en buitendienst medewerkers direct bereikbaar zijn op hun IP telefoon. Voor kantoormedewerkers zijn ze kosteloos bereikbaar via een interne telefoon extensie. En voor klanten en leveranciers eventueel via een extern telefoonnummer dat direct gekoppeld is aan de betreffende IP telefoon. Ook is het VoIP scenario flexibeler en schaalbaarder: als de organisatie groeit, hoeven er geen extra ISDN lijnen te worden aangeschaft die door telecommunicatie specialisten aan de bestaande telefooncentrale moeten worden gekoppeld. De organisatie hoeft alleen de internet verbinding op te waarderen en kan vervolgens extra IP telefoons aansluiten. Dit zijn handelingen na instructie die door kantoormedewerkers zelf kunnen worden uitgevoerd. VOIPcomplete Whitepaper Kostenvergelijking pagina 5