UITVOERINGSAGENDA SSNT 2014/2015 SSNT levert op Kring van Twentse secretarissen 28 mei 2014 (besluit jaarschijf 2014) 29 oktober 2014 (definitief inclusief begroting 2015) De gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Vechtstromen, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente.
Voorwoord Voor u ligt de Uitvoeringsagenda Shared Services Netwerk Twente (SSNT) 2014/2015, een jaarlijks document met een korte terugblik en een overzicht van datgene we in de komende twee jaar willen realiseren. Deze agenda heeft de ondertitel SSNT levert op meegekregen. SSNT komt in een fase waarin resultaten steeds meer zichtbaar worden. Zo hebben onlangs met de 17 partners een gezamenlijke Europese aanbesteding voor de digitale kaart gedaan, een gezamenlijk informatiebeveiligingsbeleid gemaakt en hebben we besloten tot oprichting van de Twentse school. En staat er nog veel meer op de agenda. Samenwerking is van alle tijden en actueler dan ooit om de opgaven van de overheid te kunnen realiseren en dienstverlening richting de samenleving op een acceptabel niveau in te kunnen richten. Op het gebied van bedrijfsvoering is de in het Communiqué van Zenderen (februari 2013) afgesproken open consultatie en convergentie van belang om de samenwerking die al dan niet in coalition of the willing -verband gewenst en deels ook verplicht (GGD, VRT, RUD, decentralisaties) is te optimaliseren. Daarbij ligt de focus bij SSNT op de zogenaamde 4 K s (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid, kansen). De gedachte om te komen tot een faciliterende samenwerkingsorganisatie in Twente (zie Eerste contour vernieuwde regionale samenwerking, d.d. 13 december 2013), het Twentebedrijf, ligt in het verlengde. De discussie hierover is nog volop gaande en komt naar verwachting in het najaar tot een concreet voorstel aan de hand waarvan besluitvorming in de 14 gemeenten plaats kan vinden. In deze Uitvoeringsagenda wordt dan ook primair teruggegrepen op de inhoud. Vanuit de inhoud worden stappen gezet. Stappen die ook leiden tot arrangementen (zoals de Twentse school), die uiteindelijk een landingsplaats vragen. Ook hiervoor kan het Twentebedrijf een perspectief zijn. Hoe SSNT zich verhoudt tot alle samenwerkingsinitiatieven in Twente is door de Kring van secretarissen geduid (zie conceptnota Positionering SSNT i.v.m. convergentie en Twentebedrijf, 7 mei 2014 ). SSNT levert op in 2014 / 2015. 2015 wordt naar verwachting een overgangsjaar. Wellicht naar het Twentebedrijf. Dit betekent dat er ook ongewisheid is over de agenda van SSNT in 2015. We hebben verondersteld dat SSNT doorloopt in 2015 en hierop de planning gebaseerd. Het moge duidelijk zijn dat de uitdagingen groot zijn. Het team SSNT en de vele deskundige en bij het programma betrokken medewerkers in de verschillende organisaties geven het vertrouwen dat we met SSNT nog vele goede en wenselijke stappen kunnen zetten. Alles omwille van een goede en acceptabele dienstverlening van gemeenten aan de samenleving! Met vriendelijke groet, Trudy Vos Gedelegeerd opdrachtgever namens de Kring van Twentse secretarissen voor het programma Shared Services Netwerk Twente 2
Leeswijzer SSNT levert op met het oog op de 4 K s (Kansen, Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten). Gewerkt wordt aan een regionale mobiliteitsorganisatie (inclusief Twentse school), een gezamenlijk rekencentrum, een gezamenlijke organisatie voor beheer van basisregistraties, een gezamenlijke crediteurenorganisatie (o.a. verwerking 900.000 facturen Wmo!), een uniform applicatielandschap, een set van arbeidsvoorwaarden en geharmoniseerde ondersteunende werkprocessen. Samenwerking op bedrijfsvoering, daar ligt de focus. Het programma SSNT vervult hierbij de rol van aanjager en kraamkamer voor samenwerkingsinitiatieven op dit vlak in Twente. SSNT is gestart in 2012 en bestuurlijk geaccordeerd in februari 2013 met het Communiqué van Zenderen. Het Communiqué van Zenderen is van de 14 gemeenten, Regio Twente, Veiligheidsregio Twente en Waterschap Vechtstromen. Dit Communiqué beoogt intensivering van de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering (PIOFJACH taken) met het oog op een blijvend goede en betaalbare dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit vanuit de gedachte dat uniforme bedrijfsvoering (m.n. Werken voor de Twentse Overheid en Informatiehuishouding zonder belemmeringen ) het samenwerken op inhoudelijke dossiers (zoals RUD, decentralisatie jeugdzorg) eenvoudiger, efficiënter en toekomstbestendiger maakt. Samenwerking biedt kansen op operationeel gebied. Het verhogen van de kwaliteit, het verminderen van de kosten en de kwetsbaarheid en het bieden van kansen (de 4 K s) staan hierbij voorop. Met het vaststellen van het Communiqué van Zenderen is de bestuurlijke opdracht gegeven om de verdere ontwikkeling van de Twentse samenwerking in het bedrijfsvoeringdomein. Via de zogenoemde convergentiestrategie wordt toegewerkt naar een robuuste netwerksamenwerking. Dit binnen de kaders uit dit communiqué (inclusief addendum). De Kring van Twentse secretarissen vormt het opdrachtgeversforum voor het programma SSNT. Deze Uitvoeringsagenda is een dynamisch document en geeft naast de beoogde activiteiten en verwachte resultaten, zicht op de aanpak, de raakvlakken, de organisatie en de financiering. De Uitvoeringsagenda 2014/2015 bouwt voort op die van 2013/2014. Voor de tweede helft van 2014 in concrete termen en voor 2015 vooral als basis voor de begroting van 2015. Gezien de dynamiek in de projecten betreft het overzicht in zekere zin een momentopname. In hoofdstuk 8 wordt schematisch de planning gepresenteerd voor de tweede helft van 2014 en een doorkijk gegeven in 2015. De financiering van de activiteiten komt aan bod in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 wordt ingegaan op de communicatie rondom het programma. Voorafgaand aan deze hoofdstukken wordt kort ingegaan hetgeen SSNT oplevert, de raakvlakken met andere initiatieven en de rol die SSNT hierbij speelt. Aanvullend: Op 29 oktober 2014 heeft de Kring van Twentse secretarissen definitief ingestemd met de begroting 2015. Dit financieel kader is als bijlage 1 opgenomen. 3
Inhoudsopgave Voorwoord 2 Leeswijzer 3 1. Wat levert SSNT op? 5 2. Raakvlakken met primaire dienstverlening 6 3. Convergentie en samenwerkingsinitiatieven 6 4. Evaluatie programma SSNT 5. Programmaorganisatie 7 a. governance b. programmamanagement c. projectleiders 6. Financiering programma, projecten en methodiek 9 a. algemeen b. kosten en financiën 2014 c. begroting kosten 2015 (bijlage 1) d. subsidie-aanvragen 7. Communicatie 11 a. doelgroepen b. in actie 8. Projectenoverzicht 13 Bijlage 1 Besluit begroting en financiering SSNT 2015 24 Bijlage 2: Wat SSNT oplevert? Bijlage 2 Kostenverdeling SSNT 2015 4
1. Wat levert SSNT op? (Tekst aanpassen; zie ook pamflet SSNT levert op; idee: pamflet als bijlage toevoegen???). Het programma SSNT, gericht op convergentie in de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering, levert hiertoe enerzijds randvoorwaardelijkheden en referentiekaders (1 set arbeidsvoorwaarden, 1 applicatielandschap, gezamenlijk informatiebeveiligingsbeleid, informatiearchitectuur) en anderzijds arrangementen voor inhoudelijke samenwerking (Twentse school, Mobiliteitscentrum i.o., Rekencentrum i.o., Basisregistraties knooppunt i.o.). Het programma SSNT heeft gezien dit karakter van een aanjager, kraamkamer en hoedster van het gedachtegoed van het Communiqué van Zenderen, zelf geen besparingsmodel. Productieve samenwerking en rendement (4K s) ontstaan ook niet vanzelf. Dit moet worden georganiseerd, gemanaged en gestuurd. Besparingspotentiëel is verbonden met de uitgeharde producten: arrangementen of randvoorwaardelijkheden die door het programma SSNT worden gegenereerd. 2013 heeft laten zien dat samenwerken winst betekent op de 4 K s. De kwetsbaarheid is reeds minder (vervangingspool BAG, uitwisseling medewerkers) en de kwaliteit hoger (termijn terugmelding BAG voldoet aan wettelijke eis, intergemeentelijke audits, gezamenlijk beleid, deskundigenpools). Tabel: 1 Facts en Figures Twente bron A&O fonds RT 2014 Facts&Figures Twentse gemeenten Aantal fte Ruwweg 5.500 (incl. RT, VRT, GBT) Loonsom 275.000.000 Inkoopvolume 600.000.000 Inhuur 6% vd 16.5000.000 loonsom Generieke 82.500.000 Overhead 30% (raming PIOFA..) Waar het gaat om lagere kosten van bedrijfsvoering komt dat op verschillende manieren tot uiting. De gezamenlijke aanbesteding digitale kaart heeft bijvoorbeeld vele tonnen aan (vermeden) kosten opgeleverd. Een Perspectief vanuit de projecten onderzoek naar voordelen van een gezamenlijke crediteurenadministratie Interne arbeidsmarkt (minder inhuur, meer mobiliteit, laat een mogelijke besparing van 40% zien op de uitvoeringskosten. En toekomstbestendigheid). hoe meer gemeenten mee doen, hoe meer het oplevert. Gezamenlijk Twentse School (interne trainingen, inkoopvoordeel, efficiëntie loopbaanbegeleiding). beheer van de digitale kaart levert sowieso 3 fte efficiëntie. Hiernaast zijn Rekencentrum (uniform applicatielandschap, lagere kosten beheer, minder kwetsbaar). business cases in de maak ten aanzien van een gezamenlijk rekencentrum, worden de voordelen van een interne arbeidsmarkt Harmonisatie arbeidsvoorwaarden (uitwisseling, minder inhuur). geconcretiseerd (model A&O-fonds) en een besparingsmodel gemaakt Informatiebeveiliging op Twentse schaal (audits, gezamenlijke activiteiten). voor het gezamenlijke beheer van basisregistraties en de Twentse school. Crediteurenbeheer (business case schaalvoordeel 40% kostenreductie). Basisregistraties Topografie (inkoopvoordeel, lagere ontwikkelkosten en De projecten, verschillend in samenstelling (partners) en snelheden, beheerkosten, aanbesteding digitale kaart). Beheerderspool BAG (kwetsbaarheid). verkeren in verschillende fasen van uitvoering. Gepland staan voorstellen Juridische zaken (minder inhuur, werkverdeling). ten aanzien van de Twentse School (per 1.4.2014), een gezamenlijk 5
mobiliteitscentrum (interne arbeidsmarkt), een gezamenlijk reken- centrum, een gezamenlijke crediteuren (financiële) administratie en gezamenlijk beheer van geo-gerelateerde basisregistraties (zie projectenoverzicht hoofdstuk 7). Gezien de bedragen die er in omgaan (zie bovenstaand tabel 1) moeten substantiële besparingen kunnen worden gerealiseerd door het laten werken van de interne arbeidsmarkt, het verminderen van de inhuur, verminderen van de generieke overhead en het uitputten van het voordeel van gezamenlijke inkoop. In de eigen bedrijfsvoering van de partners kunnen voordelen tot uitdrukking komen door het managen van het rendement van samenwerken. 2. Raakvlakken met primaire dienstverlening Bedrijfsvoering betreft in de SSNT context de PIOFAJACH-domeinen (ondersteunende processen). Daarnaast heeft bedrijfsvoering betrekking op strategisch/tactisch niveau als het gaat om de sturing, beheersing, inrichting en de organisatie van alle (primaire en ondersteunende) werkprocessen. Door de intrinsieke verwevenheid van primaire processen met de ondersteunende processen zijn er ook altijd koppelvlakken. In de uitvoering van het programma Shared Services Netwerk Twente wordt op een aantal terreinen aangesloten bij de dynamiek van een aantal nieuwe ontwikkelingen in het primaire proces. Zo zijn er verbindingen gemaakt met de RUD (vergunningen en handhaving) en de lokale implementatieopgaven jeugdzorg en Wmo waar het gaat om bijvoorbeeld de informatisering / administratie en worden vanuit de deskundigenplatforms bijdragen aan specifieke onderwerpen geleverd. 3. Convergentie en samenwerkingsinitiatieven Het programma SSNT vervult ook een hoedsterrol waar het gaat om het gedachtegoed van het Communiqué van Zenderen. Belangrijke vragen als past deze ontwikkeling binnen de convergentiestrategie en als is aanpak congruent met het schaalniveau van SSNT dienen te worden beantwoord. Deze vragen spelen bijvoorbeeld bij de ontwikkeling rond BAG-beheer en GBT, de aanschaf van applicaties door de RUD en de ontwikkeling van de bedrijfsvoering binnen de 4 IBO-gemeenten. In al deze gevallen is sprake van reflectie en afstemming met SSNT. Door de ontwikkeling van referentiekaders (standaarden, uniform applicatielandschap) wordt het beantwoorden gaandeweg beter mogelijk. Afstemmingsvraagstukken worden geagendeerd voor het kernteam SSNT (Notitie Positionering SSNT in verband met convergentie en Twentebedrijf (maart 2014). 4. Evaluatie programma SSNT Bij de vaststelling van het Communique van Zenderen in februari 2013 is besloten tot een evaluatie van het programma SSNT in 2014. In de tweede helft van 2014 wordt een voorstel voor de aanpak van de evaluatie afgestemd met het kernteam SSNT en de resultaten voor het eind van het jaar voorgelegd aan de Kring van Twentse secretarissen. 6
5. Programmaorganisatie a. Governance Het Shared Services Netwerk Twente wordt gevormd door de gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, het Waterschap Vechtstromen, Regio Twente en de Veiligheidsregio Twente. In de Kring van Twentse secretarissen zijn alle vertegenwoordigd en vormen zo het opdrachtgeversforum. Andere partners, zoals GBT, zijn agendalid. Het bestuurlijke platform wordt gevormd door het boegbeeld van het programma en de boegbeelden van de twee randvoorwaardelijke projecten. Het bestuurlijk platform heeft een ambassadeursrol en is een afstemmingsoverleg. Bestuurlijk platform Shared Services Netwerk Twente Bestuurder Rol Namens Rob Welten Voorzitter / boegbeeld programma Bestuurders Twente Erik Lievers Lid / boegbeeld P&O Bestuurders Twente Ellen Nauta Lid / Boegbeeld I&A Bestuurders Twente Trudy Vos Gedelegeerd opdrachtgever SSNT Secretaris Regio Twente Gert Jan Eikenaar Programmamanager SSNT SSNT b. Programmamanagement Kernteam Shared Services Netwerk Twente Secretaris Rol Namens Trudy Vos Voorzitter / opdrachtgever programma Kring van Twentse secretarissen Hennie van Rinsum Lid Netwerkstad Hans Ridderinkhof tot 1.8.2014 Lid WT-4 Gerald de Haan Lid Netwerkstad / ABEL Gerrit Stam Lid Hof van Twente / Haaksbergen Alex Damer Agendalid Noaberkracht Dinkelland Tubbergen Gert Jan Eikenaar Programmamanager SSNT Ank Stumpel Programmasecretaris SSNT Het Kernteam SSNT bestaat uit een afvaardiging van de Kring van Twentse secretarissen en is een afspiegeling van de verschillende sub-regionale allianties. Het kernteam fungeert als stuurgroep voor het programma. Voorzitter is de secretaris van Regio Twente, tevens opdrachtgever voor de 7
programmamanager/leider. Het kernteam wordt op de randvoorwaardelijke projecten en processen geadviseerd door de betrokken project-gerelateerde stuurgroepen (betreft stuurgroep WvdTO en stuurgroep Basisregistraties). De SSNT programmabureau is ondergebracht bij Regio Twente. Regio Twente treedt op als gastheerorganisatie. Regio Twente levert ook de ondersteuning van de programma manager/leider, waaronder secretariaat, personeelsdiensten, financiën en huisvesting. c. Projectleiders Het convergentieproces vindt plaats via de onderscheiden bedrijfsvoeringsdomeinen en de hierin expliciet benoemde SSNT-projecten. Per domein en genoemde onderwerpen zijn projectleiders aan het werk, die samen met vele mensen uit de betrokken organisaties invulling geven aan de benodigde activiteiten. Onderwerpen en projecten kennen een zekere dynamiek. Nieuwe projecten worden opgevoerd en projecten worden afgerond en verwijderd uit de lijst. De inzet van projectleiding vormt dan ook een momentopname. Voorstellen voor nieuwe projecten worden steeds voorgelegd aan het kernteam. Een project is pas een SSNT-project als hiertoe expliciete overeenstemming is bereikt. Programmaorganisatie Shared Service Netwerk Twente per 1.4.2014 Programma / domein / project Ambtelijk opdrachtgever Programmamanager / projectleider Programma SSNT Trudy Vos Gert Jan Eikenaar Personeel & Organisatie Gerald de Haan, Bjørn van den Sabine vd Veen Brink, Marianne Langeslag Informatisering & Hennie van Rinsum Anya Smits (Enschede) Automatisering Basisregistratie Topografie Gerrit Stam Henk Achterkamp (Enschede) Basisregistratie BAG/WOZ Gerrit Stam Karin van Eck (Enschede) Financiën & Verzekeringen Jelmer van Dam Martin van der Ham (Enschede) Communicatie Trudy Vos Wouter Steen (Twenterand) Juridische Zaken Jan Eshuis Henk Wolsink (Hengelo) Documentaire Informatievoorziening Jelmer van Dam Janke Boskma (Almelo) 8
6. Financiering programma, projecten en methodiek a. Algemeen De kosten zijn van verschillende aard: - Programmamanagement en ondersteuning (programmaleider, programmasecretaris, secretariaat, overhead) - Projectleiders - Projectmedewerkers (inzet om niet) - Initiële projectkosten De financiering van de bovenstaande kosten is gefragmenteerd vanwege de aard van de projecten, het programma en vanwege de verschillende coalities per (deel-) project. Kosten van investeringen en structurele kosten voor het in de benen houden van modaliteiten/faciliteiten (bv. Het te ontwikkelen mobiliteits-/ loopbaancentrum en een rekencentrum) vallen buiten de scope van het programma. Hiervoor worden separate voorstellen voorgelegd. b. kosten en financiering 2014 Over de financiering voor 2014 bestaat, nieuwe initiatieven en projecten buiten beschouwing latend, overeenstemming in de Kring van Twentse secretarissen: - Kosten programmamanagement 2014 Op 25 april 2013 is in de Kring van Twentse secretarissen overeenstemming bereikt over een bijdrage van 200.000 euro voor het programmamanagement en de ondersteuning via gastheerorganisatie Regio Twente voor het jaar 2014. - Kosten projectleiding-algemeen 2014 Ten aanzien van de financiering van de projectleiders in 2014 is in de Kring van 28 augustus 2013 afgesproken met een separaat voorstel te komen. Het betreft de financiering van de projectleiding, beschikbaar gesteld door enkele partners, waarin niet bij separaat voorstel (zie hieronder) is voorzien. De totale kosten worden geraamd maximaal ruwweg 260.000,00 euro (op basis van geprognotiseerde inzet en volgens de uitgangspunten in de notitie Financiering projectleiders 2013/2014; KvTS 28 augustus 2013). In december 2013 heeft een schriftelijke consultatie plaats gevonden en is de systematiek geaccordeerd. Verrekening vindt plaats op basis van werkelijke inzet (via nacalculatie). De administratieve afhandeling wordt door Regio Twente verzorgd. 9
- Projectleiding Harmonisatie arbeidsvoorwaarden De financiering van de projectleiding Harmonisatie arbeidsvoorwaarden betreft een separate overeenstemming (Kring, 28 augustus 2013). De kosten voor 2014 worden geraamd op 88.450 euro voor projectleiding en (eventueel) extern advies. De kosten worden naar (fictief) inwoneraantal doorberekend aan de deelnemers: Almelo, Borne, Enschede, Losser, Rijssen-Holten, Haaksbergen, Hof van Twente, Hengelo, Oldenzaal, Regio Twente en GBT. - Kosten en financiering Twentse school De financiering van de kosten van de Twentse school (1 fte coördinator en 0,5 fte ondersteuning), ad 126.900 euro, betreft een separate overeenstemming (Kring, 30 oktober 2013). De incidentele kosten van 2014 worden doorberekend naar de deelnemers via het aantal fte s. Met dit besluit is de Twentse school incidenteel gefinancierd. De Twentse school is een arrangement dat in de beheerfase komt en waarvoor continuïteit en structurele financiering moet worden georganiseerd (zien 6c). c. Begroting kosten en financiering 2015 (bijlage 1). d. Subsidieaanvragen Onderzoek vindt plaats naar de mogelijkheden van subsidie voor een aantal (innovatieve) ontwikkelingen (Werken voor de Twentse overheid, Informatisering & Automatisering). Op welke wijze Werken voor de Twentse Overheid (en dan in het bijzonder de ontwikkeling van een regionaal loopbaancentrum) in aanmerking komt voor subsidie in het kader van het programma innovatieve gemeenten van het A&O-fonds, is reeds onderwerp van gesprek met het A&O-fonds. N.B. Er is besloten géén aanvraag in te dienen middels het sectorplan voor de gelden van minister Asscher. Er kan niet aan de aanvraageisen worden voldaan omdat het samenwerkingsverband dat indient ook moet bestaan uit werknemersorganisaties. Deze hebben tot de zomer 2014 het overleg stilgelegd. Het sectorplan VNG is door het agentschap SZW afgewezen. Dit betekend dat WvdTO hier niet bij aan kan sluiten. 7. Communicatie a. doelgroepen Als programma Shared Services Netwerk Twente hebben we een communicatieplan (maart 2012) dat in de uitvoeringsagenda tot concrete actie moet leiden. 10
Doelgroepen programma: Bestuurders partners Twente. Kring van secretarissen Twente. Projectdoelgroepen bestaande uit de verschillende vakdisciplines per project. Aanspreekpunten bij projectuitvoer namens partnerorganisatie. Medewerkers werkzaam in de bedrijfsvoering. Programmabureau met projectleiders. Ondernemingsraden. Samenwerkingsallianties in Twente. Burgers en bedrijven. Partners, belangstellenden buiten Twente. b. in actie In de communicatie zal eerst ingezet worden op een digitaal kantoor waar iedereen stukken kan delen en ophalen. Daarnaast is er een centraal communicatieplatform waar iedereen zijn informatie kan halen. Een volgende belangrijke activiteit is communiceren in de regio Twente over het programma SSNT. Dit zal op verschillende manier gebeuren: Nieuwsbrief Periodiek, wil het programma zorgen voor nieuwsbrief waar de laatste stand van zaken op hoofdlijnen staat beschreven. Iedereen die aangemeld is op het platform van het netwerk van SSNT ontvangt de nieuwsbrief. Dit zijn de medewerkers die in één van de projecten werken, secretarissen, bestuurders, maar dit kunnen ook andere medewerkers en externen zijn die zich hebben aangemeld voor de nieuwsbrief. Platform Het platform www.sharedservicesnetwerktwente.nl dient als een informatieplatform waar de laatste stand van zaken te vinden is. Het platform is de koffiemachine van Shared Services Netwerk Twente waar medewerkers elkaar kunnen zoeken en bijgepraat worden of informatie geven over het programma Shared Services Netwerk Twente en alle andere samenwerking in Twente. Roadshows/netwerkbijeenkomsten Door het organiseren van brede netwerkbijeenkomsten wil SSNT haar bekendheid bij partners en belangstellenden vergroten. Op 27 maart 2014 heeft de eerste brede Netwerkbijeenkomst plaatsgevonden. Voor het najaar staat een volgende bijeenkomst gepland. Ook worden presentaties verzorgd in de managementteams van de betrokken partners. In projecten Het grootste deel van de communicatie ligt in de projecten. Het programma steunt de communicatie in en over de projecten en zorgt voor de juiste verbindingen met andere projecten en communicatie(vormen). Een werkgroep communicatie, o.l.v. een projectleider communicatie, is hiervoor ingesteld (zie hoofdstuk 7 projectenoverzicht) 11
8. Projectenoverzicht (momentopname oktober 2014) Domeinen Bestuurlijke boegbeeld / ambtelijke opdrachtgever(-s) Personeel &Organisatie Werken voor de Twentse Overheid Erik Lievers Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag (deel) Project Deelnemers Algemeen Voortschrijdende planning 2014/2015 (perspectief) Werken voor de Twentse Overheid is één van de projecten binnen het Shared Services Netwerk Twente. Het project heeft als ultiem doel een interne arbeidsmarkt voor de Twentse ambtenaar zonder belemmeringen door onder andere mobiliteit en ontwikkelmogelijkheden te vergroten. In oktober/november 2014 is door de secretarissen van de deelnemende organisaties ingestemd met het voorstel tot op- en inrichting van het platform Werken voor de Twentse Overheid : een netwerkorganisatie met een lichte vorm van coördinatie en ondersteuning ten behoeve van de samenwerking op het gebied van onder andere de interne arbeidsmarkt, trainingen, samenwerking op loopbaanproducten en diensten en arbeidsmediation. In december 2014 heeft de besluitvorming binnen het bestuur van de deelnemende organisaties plaatsgevonden. Een mijlpaal voor het project Werken voor de Twentse Overheid. Met de instemming en besluitvorming tot de op- en inrichting van het platform Werken voor de Twentse Overheid wordt per 1 januari 2015 de projectfase afgerond en komen binnen het platform WvdTO de verschillende deelprojecten, producten en diensten van WvdTO gezamenlijk in beheer. Hiermee maakt WvdTO per 01-01-2015 geen onderdeel meer uit van het SSNT-programma en gaat het verder als netwerkorganisatie. Binnen Werken voor de Twentse Overheid vormt de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden een bijzonder deelproject. Dit deelproject blijft tot aan de totstandkoming van de TAR als deelproject binnen het SSNT-programma bestaan. Wanneer de TAR gerealiseerd is, kan het platform Werken voor de Twentse Overheid een rol vervullen in het actualiseren en beheren van de TAR. Projectopdracht en beoogde resultaten Algemene doelen: De (interne arbeidsmarkt) Twentse Overheid toekomstbestendiger maken gekeken naar de ontwikkelingen op het gebied van: o Veranderende taak van de overheid (dienstverlening, flexibiliteit en veranderende rollen (i.r.t. mobiliteit en functieniveau) o Bezuinigingen o (Afnemende) mobiliteit en loopbaanontwikkeling o De vergrijzing en vergroening (duurzame inzet en aantrekkelijk werkgeverschap): De kwaliteit van de dienstverlening verbeteren en borgen De kwetsbaarheid van organisaties verminderen De kosten verlagen: onderbouwd middels verdienmodel: minder inhuur, minder frictiekosten, lagere kosten werving & selectie etc. Er wordt een concrete uitvoeringsagenda voor de realisatie van een arbeidsmarkt, inclusief monitorsystematiek ontwikkeld, waarbij 2 thema s centraal staan (bij de 18 partners): 1. Mobiliteit, loopbaan- en talentontwikkeling 2. (arbeidsmarkt-) communicatie en branding Werken voor de Twentse Overheid Besparingspotentiëel: lagere kosten inhuur, kansen voor medewerkers, lagere kosten van opleidingen. 12
Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag 1 Interne arbeidsmarkt Projectleider: Sabine van der Veen 2013/2014 Interne arbeidsmarkt: vacatures worden (praktisch alle) gemeld en opengesteld op Twentse schaal. Website interne arbeidsmarkt in werking. 2014/2015 Q3/Q4 Doorontwikkeling platform, o.a. meer bekendheid, gebruiksvriendelijkheid, uitstraling en creëren van meer traffic (views, vacatures en kandidaten). Q4: Verdienmodel interne mobiliteit Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Mobiliteit en Loopbaanontwikkeling Projectleider: Sabine van der Veen Q1 2015 Doorontwikkeling t.b.v. regionaal mobiliteitscentrum. Q2 2014 Inventarisatie regionaal loopbaancentrum Q3 2014/2015 Verschillende maatregelen / acties / evenementen t.b.v. mind-set & intrinsieke motivatie t.b.v. mobiliteit en ontwikkeling voor verschillende doelgroepen (management/ leidinggevenden / medewerkers en HRM) en wegnemen barrières. Q4 2014 Schets / contouren regionaal mobiliteits- / loopbaancentrum. Q1/Q2 2015 Realisatie regionaal mobiliteits- / loopbaancentrum Twente. Q3/Q4 2015 Doorontwikkeling regionaal mobiliteits-/ loopbaancentrum. 13
Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Twentse School Coördinator Twentse school: Henriëtte Oosterhuis Arbeidsmarkt communicatie en branding Projectleider: Manon Jannink Arbeidsmediation Projectleider: Sabine van der Veen 2013 overeenstemming oprichting Twentse school 2014 Positionering Twentse school: organiek bij gastheerorganisatie Regio Twente; huisvesting bij Hof van Twente. 2013 Campagne interne arbeidsmarkt 2013 Plan Samenwerking Twentse Arbeidsmediation Q2 2014 Twentse school opgericht Q3 2014 Opleidingen aangeboden (gericht op loopbaanmobiliteit) en doorontwikkeling aanbod en invulling in bredere zin. Q4 2014 Verdienmodel ontwikkelt Q1 2015 Volwaardig aanbod Twentse school Q3 2014 Plan van aanpak nieuwe campagne interne arbeidsmarkt Q3/Q4 2014 Borgen en uitbreiden communicatienetwerk, intern en extern. Q3/Q4 2014 Aansluiting realiseren bij doelgroep-netwerk en Twente.com Q1/Q2 2015 Samenwerkingsafspraken realiseren met Twente.com / Twente branding. Q3 2014 Kennispunt en pool arbeidsmediation operationeel Q3 2014 Opleiding via Twentse school voor P&O-ers en leidinggevenden Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Harmonisatie arbeidsvoorwaarden / Projectleider Silvia Dijk 2014 B&W/DB ingestemd (9 gemeenten, RT, GBT; project gestart Q1 2014 Organisatie / onderhandelingsdelegatie samengesteld Q3/Q4 Overleg BGO Q1 2015 één Twents arbeidsvoorwaardenpakket (planning afhankelijk van landelijk cao-overleg). 14
Gerald de Haan Bjorn van den Brink Marianne Langeslag Trekker: Gerald de Haan als onderdeel van Platform werken voor de Twentse overheid Informatisering & Automatisering Informatiehuishouding zonder belemmeringen Ellen Nauta Hennie van Rinsum Gerrit Stam Jelmer van Dam Subsidies Projectleider: Sabine v.d. Veen Traineeprogramma Projectleider en decaan: Janke Boskma Coördinator: Henry Zandbergen Nader te bepalen, mede afhankelijk van subsidiemogelijkheden Q4 2013 Opdracht onderzoek kansrijkheid Sectorplan Twentse Gemeenten (naast landelijk plan van VNG). Q2 2014 Advies mogelijkheden en focus Sectorplan Twentse Gemeenten (advies en besloten géén sectorplan in te dienen) Q2/Q3 2014 Onderzoek mogelijkheden en additioneel subsidie A&O-fonds (innovatieve gemeenten). Q4 2014 indien mogelijk subsidieaanvraag A&O fonds. 2015 Q1 Verdere professionalisering van traineeprogramma; invoeging van Netwerkstad naar SSNT van het traineeproject per 2015, Communicatie via twente.com Q2 Werving nieuwe groep trainees, monitoring, begeleiding, planning, financiering. Q3 Mogelijke verbreding traineeprogramma van Netwerkstad naar meerdere Twentse gemeenten Projectopdracht en beoogde resultaten De doelstelling is om te komen tot een samenhangende informatievoorziening, waarbij: bijgedragen wordt aan de versterking van de kwaliteit door een ICT-infrastructuur op te bouwen die samenhangend is op regionale schaal, waardoor de Twentse samenwerking zowel inhoudelijk als procesmatig eenvoudiger wordt ( de Twentse overheden spreken elkaars taal ); bijgedragen wordt aan beperking van de kwetsbaarheid doordat de beheersbaarheid van de uitdagingen op het gebied van I&A, ook op lokaal niveau, eenvoudiger wordt. Dezelfde typen processen worden beter op elkaar afgestemd en eenvormiger ingericht, zodat er regiobreed eenzelfde werkwijze is en de medewerkers eenvoudiger bij andere organisaties kunnen inspringen; kostenvoordelen te behalen zijn (minder ontwikkelinspanning, eenvoudiger beheer, inkoopvoordelen). Het resultaat van het project moet zijn een stevige gezamenlijke basis (grondplaat) op het gebied van I&A voor Twente. Informatie is de poort tot effectieve sturing, goede dienstverlening en een efficiënte bedrijfsvoering. Een stevige gemeenschappelijke basis op het gebied van I&A is behulpzaam om niet alleen continuïteit op het gebied van I&A te leveren, maar de Twentse ontwikkelkracht in te zetten om te voldoen aan de verwachtingen van burgers en bedrijven. Dit alles door slim samenwerken, door het bundelen van ontwikkelkracht en het samen optrekken. 15
BEPERKING KWETSBAARHEID & EFFICIENCY moderniseren, vernieuwen, vereenvoudigen, digitaliseren, harmoniseren en standaardiseren van processen en systemen = ook efficiency Shared Services Netwerk Twente Hennie van Rinsum Besparingspotentiëel: lagere kosten licenties, inkoop, kosten beheer en onderhoud, efficiëntie. Informatiehuishouding Q3 2013 Visie vastgesteld met zonder belemmeringen volgende prioriteiten: - 0-meting > 1 applicatielandschap; Projectleider: - Informatiebeveiligingsbeleid; - Gezamenlijk Rekencentrum; Anya Smits - Manifest open consultatie vastgesteld. Q1 2014 Informatiebeveiligingsbeleid Q1 2014 O-meting Twents applicatielandschap Q2 2014 Verder uitwerking applicatielandschap Q2 2014 Samenwerking RUD aangaande informatievoorziening: uitwerken van 1 model Q2/Q3 2014 Basisprincipes informatiearchitectuur SSNT Q2 2014 Voorstel digikoppeling landelijke voorziening Q2 2014 Informatiekundige agenda lokale opgave sociaal domein Q4 2014 Businesscase Rekencentrum (i.s.m. Saxion) 2015 1 e stap Operationeel rekencentrum 16
Hennie van Rinsum Gerrit Stam Gerrit Stam Informatiebeveiliging Naar een code voor informatiebeveiliging in Twente Werkgroepleider: Lex de Kleine Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Projectleider: Henk Achterkamp Basisregistraties Adressen, Gebouwen, (BAG) Wet Onroerende Zaken (WOZ) Projectleider: Karin van Eck Q3/4 2013 Voorbereiding gezamenlijk beleid (unicum) (Het hebben van actueel informatiebeleid komt voort uit wettelijke verplichtingen die voor gemeenten gelden. Hierbij wordt het voorbeeldbeleidsplan van InformatieBeveiligingDienst (IBD/KING/VNG) grotendeels gevolgd.) Q2 2014 Beslisdocument Gezamenlijk informatiebeveiligings beleid Regionaal overleg Topografie Q3 2013 Overeenstemming gezamenlijk gebruik en beheer Q3 2013 Voorbereiding Europese aanbesteding inventarisatie topografie. Q4 2013 Gunning aanbesteding aan Arcadis (14 gemeenten, provincie Overijssel en Waterschap Vechtstromen) Q3 2013 Vaststelling Startdocument Samenwerking leidt tot het samen voldoen aan de wettelijke verplichting. Relatie met Topografie). Afstemming GBT (Gemeentelijk Belasting Kantoor Twente) en andere initiatieven bij vormgeven gezamenlijk beheer. Q2 2014 GAP-analyse en planvorming gezamenlijk informatiebeleidsuitvoering. Q2 2014 Businesscase intercollegiale audit Q 2014 Digikoppeling i.v.m landelijke koppeling gezamenlijk oppakken Q2 2014 Gezamenlijke communicatie Q3/4 2014 oriëntatie gezamenlijk privacy beleid (link 3D s) 2015 Intercollegiale audit operationeel Uitvoering op onderdelen geüniformeerd Q2 2014 overeenstemming gebruik gezamenlijke software Q1 2016 Basisregistratie operationeel volgens wettelijke verplichting Q1-Q4 2014 Diverse Workshops: - koppeling BAG-WOZ, - verkenning applicatielandschap - gezamenlijke intake - koppeling GEO- WOZ, - koppeling BAG-GBA, -koppeling BAG en vergunning verlening en handhaving 17
Gerrit Stam Gezamenlijk gebruik en beheer basisregistraties Projectleider: Gert Jan Eikenaar Q2 2014 Opdracht onderzoek samenwerking en informatiearchitectuur geogerelateerde basisregistraties i.s.m. I&A. Het Gemeentelijke Belasting kantoor Twente is hierbij betrokken. Jelmer van Dam Documentaire Informatievoorziening (DIV) Q3 2013 Plan van aanpak Met DIV weet je meer Q3Q4 2014Nulmeting DIV Q3 2014 Roadmap Kwaliteitszorg Projectleider: Janke Boskma 18
Financiën & Verzekeringen Jelmer van Dam De doelstelling van dit project is om binnen Twente te komen tot de inrichting van een samenhangende financiële huishouding en - informatievoorziening, met behoud van de identiteit en kenmerken van de individuele gemeente, waarbij: o bijgedragen wordt aan de versterking van de kwaliteit door een financiële huishouding in te richten die samenhangend is op regionale schaal, waardoor de Twentse samenwerking zowel inhoudelijk als procesmatig eenvoudiger wordt ( de Twentse overheden spreken elkaars taal ); o o bijgedragen wordt aan beperking van de kwetsbaarheid doordat de beheersbaarheid van de uitdagingen op het gebied van financiën, ook op lokaal niveau, eenvoudiger wordt. Dezelfde typen processen worden beter op elkaar afgestemd en eenvormiger ingericht, zodat er regiobreed meer uniforme werkwijzen ontstaan en de medewerkers daardoor eenvoudiger bij andere organisaties kunnen inspringen. kostenvoordelen te behalen zijn (flexibeler inzet van deskundig personeel, minder ontwikkelinspanning, eenvoudiger beheer van gestandaardiseerde procedures en processen, inkoopvoordelen, afstemming van budgetten en systemen en het verschaffen van inzicht in de verbetering van de (gezamenlijk behaalde) efficiency en een inschatting geven van de mogelijke omvang daarvan. Besparingspotentiëel: schaalvoordeel, lagere verwerkingskosten, efficiëntie, kwaliteitsverbetering door kennisuitwisseling. Financiën & Verzekeringen Jelmer van Dam Financiële Administratie Projectleider: Martin van de Ham Verzekeringen Projectleider: Martin van de Ham Q3 2013 Businesscase financiële administratie Q3 2013 Voorstel gezamenlijke crediteurenadministratie Q3 2013 Verschillende initiatieven Q3 2014 Deelproject crediteurenadministratie : ontwerp opstellen voor een gezamenlijke administratie waarbij verschillende scenario s worden uitgewerkt. Q2/Q3 2014 Onderzoek nieuw financieel systeem Hengelo: onderzoek samenwerking ON HOLD Q2 2014 Inventarisatie mogelijkheden van inhoudelijke verbinding door harmonisatie van werkprocessen en systemen Q2 2014 Onderzoek gemeente Hengelo of Haaksbergen, Hof van Twente en Oldenzaal aansluiten ON HOLD 19
BTW Projectleider: Martin van de Ham Q3 2013 Besluit BTW Kennispunt Q1 2014 Implementeren kennispunt BTW Q2 2014 Platform operationeel 2015: Ondersteuning bij implementatie Vpb plicht en BTW vraagstukken Juridische Zaken Jan Eshuis Het doel van het project Juridische Zaken is: -versterken van juridische dienstverlening door vergroten van deskundigheid door overleg en afstemming betreffende juridische ontwikkelingen. -versterken van juridische kwaliteitszorg Deze hoofddoelen kunnen uiteenvallen in meerdere subdoelen: - Overleg en afstemming betreffende juridische ontwikkelingen; - Het bevorderen van uniforme werkprocessen tussen de verschillende partijen; - Mogelijk maken van uitwisseling deskundige medewerkers; - Ondersteunende rol hebben bij de andere projecten. - Verbinding zoeken met onderwijsinstelling voor hechte samenwerking Besparingspotentiëel: minder inhuur, kwaliteitszorg, efficiency, delen van kennis. Juridische Zaken Wimjoost Licht (tot 1.6.2014) Deskundigenplatform Projectleider: Henk Wolsink Q3 2013 Startbijeenkomst JZ Q1 2014 Plan van Aanpak Juridisch Platform Q2 2014 Inrichten platform: basaal en plustaken (werkverdeling/kennispunten) Q4 2014 Privacy-bijeenkomst (link met decentralisaties) 20
Communicatie Het plan van aanpak vastgesteld in 2012. Wordt aangepast aan recente ontwikkelingen en inzichten. Trudy Vos Communicatie Trudy Vos Besparingspotentiëel: minder inhuur Deskundigenplatform Projectleider: Wouter Steen Q2 2013 Platform ingesteld Q3 2013 Themabijeenkomst Q1 2014 Brede Bijeenkomst Communicatie Communiceren en verbinden (27 maart 2014) Q1. O2, O3, Q4 2014 Nieuwsbrieven SSNT. Q2/ Q3 2014 Verder vormgeven communicatieforum, investeren in bekendheid. Q3/Q4 2014 Organisatie themabijeenkomst Q4 Monitortool social media Facilitaire Zaken Eigenaar: vacant Op 29 oktober 2014 is door de Kring van Secretarissen ingestemd om met ingang van 2015 een aantal bestaande Netwerkstadsamenwerkingsdossiers, onder te brengen in SSNT: o te weten de werkgroepen Inkoop en facilities als coalition of the willing onder de vlag van SSNT en o het traineeproject onderbrengen bij het Platform Werken voor de Twentse Overheid in oprichting (zie hierboven). De Stuurgroep Samenwerking bedrijfsvoering Netwerkstad opheffen en de onderwerpen opnemen in het SSNT-bedrijfsvoeringsoverleg. Eigenaar: vacant Werkgroep inkoop Projectleider: Janke Boskma 2014 - gezamenlijk Twents inkoopbeleid (16 organisaties); - gelijkluidende inkoop voorwaarden; - Marktdag Ondernemend Aanbesteden met het Twentse bedrijfsleven; - stimuleren launching customer bij inkoop door de overheid; - social return on investment (SROI) via InfraWerkt -workshops innovatief 2015 Verder uitbouwen doelstellingen inkoop; Verbinding met inkoopgroep TLG8; Heroverweging gezamenlijk aanbestedingssysteem; Gezamenlijke aanbestedingen; Maandelijks overleg; Evaluatie Klachtencommissie Aanbestedingen (Kennispunt/RT) 21
aanbesteden en duurzaamheid als doelstellingen van inkopen door de overheid. - samenwerking met Kennispark en de beleidsmakers op het gebied van economie en milieu, rondom deze doelstellingen; - instelling en functioneren Twentse Klachtencommissie Aanbestedingen Eigenaar: vacant Werkgroep facilities Projectleider: Janke Boskma Onderwerpen 2014: gebouwenbeheer, flexwerken, gastheerschap, nieuwbouw/herinrichting beveiliging. Kansen uitwisseling personeel (repro)faciliteiten delen schoonmaak van de eigen gebouwen, catering, kantoorbenodigdheden en meubilair. 2015 Agenda nader te bepalen. Eigenaar: vacant Bedrijfsvoeringsoverleg (inclusief stuurgroep samenwerking bedrijfsvoering) Onderwerpen stuurgroep NT: doorontwikkeling van de gezamenlijke Salaris administraties, de aanleg van de glasvezelverbinding tussen de gemeenten, de bepaling van de inkoopjaarplannen en het inkoopbeleid, de voortgang van het traineeproject, Krijgt nieuwe rol en positie in SSNT Moet nog bepaald worden 22
grote aanbestedingen op het gebied van onder meer telefonie, ict-hardware, WMOhulp in de huishouding, salarissysteem en het delen van vacatures. 23
Bijlage 1: Besluit begroting en financiering SSNT 2015 CONCEPT Aan Van : Kring van Twentse secretarissen : Kernteam SSNT Onderwerp : Voorstel begroting en financiering Uitvoeringsagenda SSNT 2014-2015: jaarschijf 2015 Datum : 15 oktober 2014 Voorstel 1) Kennisnemen van het voorstel en de toelichting begroting en financiering Uitvoeringsagenda 2014 2015: jaarschijf 2015. 2) Kennisnemen van het pamflet SSNT levert op (augustus 2014; bijlage). 3) Instemmen met het financiële kader zoals beschreven in dit voorstel. 4) De Uitvoeringsagenda SSNT 2014-2015 wijzigen op basis van dit voorstel. Toelichting 1) Vooraf In het Communiqué van Zenderen (februari 2013) is afgesproken ieder jaar (in mei) een Uitvoeringsagenda SSNT aan de Kring van Twentse secretarissen voor te leggen. De kostenbegroting en financiering maken hier onderdeel van uit. In de Kring van Twentse secretarissen van 28 mei 2014 (verslag vastgesteld op 25 juni 2014) is het volgende geconcludeerd waar het gaat om de vaststelling Uitvoeringsagenda SSNT 2014-2015: In de tweede helft van 2014 vindt een evaluatie (red. van het programma) plaats. Dat is het moment om e.e.a. (red. kostenbegroting en financiering) tegen het licht te houden. Afspraken: - voorafgaand aan de evaluatie wordt de wijze van evalueren geagendeerd voor de kring (agenda 27 augustus jl.); 24
- de bijdrage (red. 2015 aan het programmamanagement) is akkoord n.a.v. de resultaten van de evaluatie kan aanpassing nodig zijn; - wat betreft de projecten wordt afgesproken dat datgeen dat binnen het project aan kosten gemaakt wordt ook binnen het betreffende project verrekend wordt. De dienstverlening goed en betaalbaar houden is een opgave waar iedere gemeente voortdurend voor staat. Een slimme bedrijfsvoering is hierbij randvoorwaardelijk. Met het Communiqué van Zenderen is in Twente een proces op gang gebracht met het oog op het bereiken van voordelen (4 K s) in de bedrijfsvoering door samenwerken. Het samenwerken heeft als strategie het maximaliseren van de uitwisselbaarheid van mensen, informatie en materialen (convergentie). Deze uitwisselbaarheid vormt de basis voor de totstandkoming van een robuuste en gedistribueerde netwerksamenwerking, nodig om tot doelbereiking te kunnen komen. SSNT is zo meer dan een verzameling projecten. SSNT kent een mix van programma-, proces- en projectaanpak om te komen tot zo n netwerksamenwerking. Aan uitwisselbaarheid wordt binnen het programma gewerkt via onder andere: - Een interne arbeidsmarkt, - Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, - Harmonisatie van het applicatielandschap, - Basisprincipes informatiearchitectuur, - Gezamenlijk technische infrastructuur, - Gezamenlijke en gedeelde informatievoorziening, - Twentse school, - Kennisgemeenschappen. Werken voor de Twentse overheid en een Informatievoorziening zonder belemmeringen zijn naast de verbeelding hiervan ook de prioriteiten binnen SSNT. In bijlage 1, SSNT levert op, zijn enkele (financiële) voordelen van de SSNT-formule weergegeven. In dit voorstel Voorstel begroting en financiering Uitvoeringsagenda SSNT 2014-2015: jaarschijf 2015 is een kostenbegroting opgenomen met als basis de Uitvoeringsagenda SSNT 2014-2015 zoals op 28 mei jl. in de Kring van Twentse secretarissen besproken en aangevuld met de jongste ontwikkelingen en verwachtingen. Dit voorstel wordt in samenhang met de resultaten van de evaluatie van het programma (uitvoering door Saxion) aan de Kring van Twentse secretarissen van 29 oktober a.s. aangeboden, zodat in de Kring van 29 oktober a.s. (definitieve) besluitvorming kan plaats vinden over de Uitvoeringsagenda SSNT 2014-2015: jaarschijf 2015. 2) Relevante ontwikkelingen (sinds 28 mei jl. en verwacht) De Uitvoeringsagenda SSNT is een levend document. Projecten harden uit (Werken voor de Twentse overheid) en nieuwe onderwerpen dienen zich aan (bijvoorbeeld SSNT en 3D s-lokaal). Aan de ene kant lopen kosten terug doordat projecten worden beëindigd of on hold worden gezet, aan de andere kant worden kosten verwacht voor nieuw op te pakken onderwerpen. Deze ontwikkelingen zijn van betekenis voor de kosten en financiering van het programma en de processen /projecten in de jaarschijf 2015. Het betekent ook dat er op moment van opstellen van dit voorstel een zekere ongewisheid is over de agenda van SSNT in 2015. Peildatum voor dit voorstel is 1 oktober 2014. 25
Een aantal besluiten / overeenstemmingen van de Kring van Twentse secretarissen / Kernteam SSNT zijn verwerkt en op een aantal voorziene ontwikkelingen wordt geanticipeerd. a) Besluiten / overeenstemmingen Kring van Twentse secretarissen / kernteam SSNT: - Project I&A: overeenstemming Digikoppeling (Kring van Twentse secretarissen, 27 augustus 2014), - Project BGT: overeenstemming pilot BGT (Kring van Twentse secretarissen, 27 augustus 2014), - Project Juridische Zaken: overeenstemmingover basispakket en 7 partners over pluspakket (Kring van Twentse secretarissen 24 september 2014), - Project I&A: extra capaciteit: overeenstemming financiering (oktober-december) 2014-2015 (Kring van 24 september 2014), - Project harmonisatie arbeidsvoorwaarden loopt door tot (arbitrair) medio 2015 (Kernteam); - Project Financiën & Verzekeren, onderdelen FA en verzekeren worden vanwege posterioriteit on hold gezet (Kernteam). - Nieuwe initiatieven / projecten: lokale bedrijfsvoering 3D s (Kernteam) b) Verwachtingen waarop is ingespeeld: - Een platform Werken voor de Twentse overheid (WvdTO; w.o. interne arbeidsmarkt en Twentse school) wordt in 2015 opgericht en ingericht. Een platform met een (gedeeltelijk) sluitende exploitatie; het project WvdTO wordt hiermee afgerond. Voorstel in Kring van Twentse secretarissen van 29 oktober 2014. - Nieuwe onderwerpen: projecten bedrijfsvoering van de netwerksteden worden onder de werking van het programma geplaatst (Facilitaire Zaken: inkoop, facilities). Voorstel in Kring van Twentse secretarissen van 29 oktober 2014. 3) Begroting en financiering 2015 In onderstaande samenvattende tabel zijn de kosten van de programmaonderdelen SSNT (I) en het platform Werken voor de Twentse Overheid i.o. (II) weergegeven. Deze kosten zijn gesaldeerd met vergoedingen voor de inzet van medewerkers door de diverse partners (III). In de laatste kolom staan de netto bijdragen aan SSNT. 26
Tabel: Begroting kosten en vergoedingen 2015 gesaldeerd = netto bijdragen (indicatief; facturatiebasis) Kosten programmaonderdelen (zie I) Kosten platform Werken voor de Twentse Overheid (zie II) Vergoedingen aan deelnemers wegens inzet medewerkers (zie III) Saldo bijdragen aan SSNT (k.euro, afgerond) Almelo 67 32 89 10 Borne 20 5 25 Enschede 141 68 217-9 Haaksbergen 21 8 28 Hengelo 68 36 11 94 Hof van Twente 29 11 41 Losser 18 5 24 Oldenzaal 27 10 37 NODT 14 13 28 Hellendoorn 9 13 22 Rijssen-Holten 12 12 27-3 Twenterand 9 9 18 Wierden 6 7 14 Regio Twente 33 19 35 (excl. Overhead) 17 VRT 16 14 29 Waterschap Vechtstromen 17 17 33 Gemeentelijk Belastingkantoor Twente 17 4 21 Toelichting op bovenstaande tabel (samenvattend overzicht): De volgende categorieën worden onderscheiden. (De romeinse cijfers verwijzen naar onderstaande tabellen I, II en II). I. Kosten programma-, proces- en projectleiding inclusief ondersteuning 2015 De kosten en financiering betreffen de programmaleiding, de ondersteuning van programma en projectleiding en de overhead van de gastheerorganisatie Regio Twente. Evenals vorig jaar wordt hiervoor een taakstellend bedrag van 200.000 euro voorgesteld. Deze kosten te verdelen naar inwoneraantal over de partners in het Communiqué 27
van Zenderen. Het GBT (Gemeentelijk Belastingkantoor Twente) wordt gezien de deelname in meerdere projecten, vanaf 2015 hiertoe financieel ook gerekend (tabel II). Hiernaast betreft het de kosten en de financiering van de projectleiding, beschikbaar gesteld door enkele partners. Het voorstel is in 2015 een gelijke systematiek te hanteren als in 2014. Inzet, vergoeding en verrekening vindt plaats volgens uitgangspunten notitie Financiering projectleiders 2013/2014 ( Kring van Twentse Secretarissen, 28 augustus 2013). Verrekening vindt plaats op basis van werkelijke inzet (via nacalculatie). Een indexering van de tarieven (2%) is toegepast. De partners, die projectleiders beschikbaar stellen, krijgen de inzet conform bovenstaande uitgangspunten vergoed (zie ook III). In tabel I zijn de begrote kosten per project en per partner schematisch weergegeven. De totale begrote kosten (voorcalculaties) per partner zijn opgenomen in de kolom Totale kosten. II. Kosten en financiering platform Werken voor de Twentse overheid (incl. Twentse school) De financiering van de kosten van de Twentse school betreft een separate overeenstemming (Kring van Twentse secretarissen, 30 oktober 2013). Hiermee is de Twentse school, een structurele activiteit, incidenteel gefinancierd in afwachting van de oprichting van een platform Werken voor de Twentse Overheid (voorheen Regionaal Loopbaancentrum). Een voorstel, waarbij de Twentse school is geïntegreerd in dit gezamenlijke platform Werken voor de Twentse Overheid, wordt momenteel voorbereid en op 29 oktober 2014 (gelijktijdig met dit voorstel) aan de Kring van Twentse secretarissen voorgelegd. Hierbij wordt uitgegaan van een kostendekkende exploitatie van het onderdeel Twentse school in 2016. Het platform Werken voor de Twentse overheid omvat naar de idee een aantal (coördinerende) activiteiten, waar onder interne arbeidsmarkt (vacaturevervulling via website), Twentse school, loopbaanadviezen en arbeidsmediation. Het voorstel gaat uit van een kostenstructuur met enerzijds structureel een aandeel abonnement en een kostendekkende exploitatie van de Twentse school (opleidingen, workshops). De oprichting en inrichting vergen in 2015 een eenmalige bijdrage in kosten. Deze kosten zijn in tabel II per partner opgenomen. De Twentse school is in het voorjaar van 2014 opgestart en inmiddels operationeel. Naar verwachting wordt begin 2015 het platform Werken voor de Twentse overheid opgericht en ingericht waarin de Twentse school wordt geïntegreerd. Het onderdeel Twentse school binnen het platform kent naar de idee een sluitende exploitatie. Aangezien besluitvorming over het platform nog niet heeft plaats gevonden en de Twentse school inmiddels operationeel en naar verwachting in 2015 nog geen geheel sluitende exploitatie kent (opstartjaar platform) bestaat er een maximaal (theoretisch) risico van 154.000 euro. Bij het becijferen van het maximale risico is er vanuit gegaan dat het besluit over de Twentse school (november 2013) ongewijzigd in 2015 wordt uitgevoerd (of het platform niet conform voorstel wordt opgericht). Deze kosten betreffen de huidige bezetting Twentse school inclusief overhead van de gastheerorganisatie Regio Twente. Ook indien de Twentse school zelfstandig wordt voortgezet wordt toegewerkt naar een zoveel mogelijk sluitende exploitatie. III. Vergoedingen inzet medewerkers door partners. In tabel III zijn de vergoedingen berekend in verband met de inzet van medewerkers (programmaleiding en projectleiders met ondersteuning) door de verschillende partners. N.B. Het betreft voorcalculaties. Afrekening op basis van voorschot en nacalculatie. Afgeronde bedragen / afrondingsverschillen: x. k.euro = +/- 500 euro. Administratieve afhandeling via gastheer Regio Twente. Peildatum 1 oktober 2014. 28
Tabellen I, II en III: I) Begroting kosten programma-, projectenleiding inclusief ondersteuning 2015 (incidenteel, afgerond op k.euro Partner Totale kosten Onderdelen: WvdTO HA I&A I&A EX BGT BAG DIV F&V JZ COM FZ PB (k. euro) dgn/wk/j (Zie II) 1,25 2,5 4,5 1 2 1,5 ONHOLD 0,5 0,5 1,5 (Zie III) inw. 2014 A 72.511 4 7 14 3 6 5 2 1 6 18 67 B 21.884 1 2 4 1 2 2 1 0,3 2 5 20 E 158.667 8 16 31 6 14 12 2 12 39 141 Ha 24.354 1 2 5 1 2 2 1 0,4 6 21 He 80.998 4 8 16 3 7 3 1 6 20 68 HvT 34.994 2 3 7 1 3 3 1 1 9 29 L 22.612 1 2 4 1 2 2 0,3 6 18 O 32.137 2 3 6 1 3 0 1 0,5 3 8 27 NoD 25.946 1 0,4 6 8 NoT 21.215 1 0,3 5 6 Hel 35.700 1 9 9 R-H 37.673 2 1 9 12 Tw 33.910 1 8 9 W 23.894 0,4 6 6 RT 44.642 4 9 3 2 1 3 11 33 VRT 44.642 4 11 16 Wat 44.642 2 3 1 11 17 GBT 44.642 2 4 11 17 27 53 96 21 43 32 11 11 32 200 525 A = Almelo, B =Borne, E = Enschede, Ha = Haaksbergen, He = Hengelo, HvT = Hof van Twente, L = Losser, O = Oldenzaal, NoD = Noaberkracht Dinkelland, NoT= Noaberkracht Tubbergen, Hel = Hellendoorn, R H =Rijssen Holten, Tw = Twenterand, W = Wierden, RT = Regio Twente, VRT = Veiligheidsregio Twente, Wat = Waterschap Vechtstromen, GBT = Gemeentelijk Belastingkantoor Twente. WvdTO = Werken voor de Twentse Overheid, HA Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, I&A = Informatisering & Automatisering, I&A EX = Infomatisering & Automatisering extra capaciteit, BGT = Basisregistratie Topografie, BAG = Basisregistratie Adressen & Gebouwen, DIV = Documentaire Informatievoorziening, F&V = Financien & Verzekeren, JZ = Juridische Zaken, COM = Communicatie, FZ = Facilitaire Zaken (Inkoop, Facilities), PB = Programmaleiding en ondersteuning projectleiders / programma. 29
II) Begroting kosten Platform Werken voor de Twentse Overheid (incl. Twentse school)*) Partner Inw. Fte Totaal 2015 2014 (k.euro, afgerond) excl. TS Platform WvdTO (euro) Platform WvdTO (euro) Twentse school (euro) Twentse school (k.euro) (*) Structureel Eenmalig Eenmalig Risico/commitment A 72511 675 32 20.250 10.800 776 11.500 B 21844 110 5 3.309 1.765 127 1.900 E 158667 1435 68 43.050 22.960 1.650 24.400 Ha 24354 166 8 4.980 2.656 191 2.800 He 80998 760 36 22.791 12.155 874 12.900 HvT 34994 237 11 7.110 3.792 273 4.000 L 22612 111 5 3.318 1.770 127 1.900 O 32137 216 10 6.489 3.461 249 3.700 NoDT 47161 289 13 8.655 4.616 Hel 35700 276 13 8.250 4.416 317 4.700 R-H 37673 254 12 7.605 4.056 292 4.300 Tw 33910 201 9 6.030 3.216 231 3.400 W 23894 157 7 4.710 2.512 181 2.700 RT 44462 399 19 11.979 6.389 459 6.800 VRT 44462 300 14 9.000 4.800 Wat 44462 350 17 10.500 5.600 403 6.000 GBT 44.462 75 4 2.250 1.200 86 1.300 Totaal (*) Details zijn te vinden in concept SSNT- voorstel Oprichting en inrichting platform Werken voor de Twentse Overheid (september 2014) 30
III) Programma-, projectleiding en ondersteuning 2015: vergoeding aan partners Programmaleiding Kosten (k.euro) Vergoeding aan Programmamanager 100 Enschede Programmasecretaris 35 Regio Twente Secretariaat 25 Regio Twente Overhead gastheer 35 Regio Twente Totaal 200 Projectenleiding Inzet projectleiders (dgn/wk) Bij projecten Vergoeding (k.euro) Almelo 3 DIV, FZ 64 Enschede 5,5 I&A, BGT, BAG, 117 Hengelo 0,5 JZ 11 Rijssen-Holten 1,25 HA 27 Anders 5 I&A extra(werving), COM 110 Totaal 15,25 325 Bijlage 2 Wat SSNT oplevert 31
32
33