Inhoud 1 Algemeen... 2 1.1 Status van de aanmaning... 2 1.2 De spildatum... 2 1.3 Informatieve vervaldatum... 2 1.4 Het intern maningnummer... 2 2 Parameters in de residentiefiche [Tab Financieel]... 2 2.1 Verschillende waarden moeten vooraf geparametriseerd worden... 3 2.2 Werkingsprincipes van verhoging van het maningniveau.... 3 3 De maningteksten... 5 4 Een aanmaning maken... 6 4.1 Overzicht van de reeds bestaande aanmaningen... 6 4.2 Een nieuwe aanmaning maken... 6 4.3 voor een specifieke bankrekening... 7 4.4 Stukken opnemen of weren uit de maning... 7 4.5 Stukken definitief weren uit de aanmaning en alle volgende aanmaningen... 9 4.6 Manipulatie van het maning niveau per individuele afrekening... 9 4.7 De aanmaning definitief maken... 9 4.8 Administratieve maningkosten aanrekenen... 12 4.9 Definitieve aanmaning terug brengen naar simulatie... 14 5 Berichten in het aanmaning systeem... 15 5.1 Berichten templates... 15 1 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Algemeen 1 Algemeen 1.1 Status van de aanmaning Een aanmaning kan twee verschillende statussen hebben Simulatie: een aanmaning in simulatie is voorlopig en kan nog altijd worden aangepast. Er kunnen geen afdrukken of berichten worden gemaakt op een aanmaning die nog in simulatie verkeert. Definitief: een definitieve aanmaning is niet meer wijzigbaar. Van een definitieve maning kunnen afdrukken en berichten worden gemaakt. 1.2 De spildatum Bij het aanmaken of herberekening van een aanmaning worden de openstaande stukken geëvalueerd op basis van een spildatum. Aan de hand van de spildatum ten opzichte van de vervaldatum van ieder openstaand stuk wordt bepaald of het stuk al dan niet vervallen is. 1.3 Informatieve vervaldatum De informatieve vervaldatum is instelbaar in het maningscherm en is de vervaldatum die zal worden afgedrukt op de aanmaning. Hiermee wordt de aangeschreven persoon gevraagd de openstaande stukken die op de aanmaning voorkomen te betalen voor een bepaalde datum. 1.4 Het intern maningnummer Het intern maningnummer is een automatisch volgnummer op alle aanmaningen. Het kan door de syndicus worden gebruikt als administratieve referentie naar een bepaalde maning. LET OP: dit is niet gelijk aan het begrip eerste, tweede aanmaning aan een bepaalde eigenaar. Parametriseren van de aanmaningen 2 Parameters in de residentiefiche [Tab Financieel] Een aanmaning kan 3 verschillende niveau s hebben: Het niveau van een aanmaning wordt bepaald door het aantal maal dat een onbetaalde boeking reeds op een aanmaning heeft gestaan. Niveau 1: alle openstaande opvragingen komen voor het eerst op de maning voor Niveau 2: minstens 1 openstaande opvraging heeft reeds op een voorgaande aanmaning gestaan (wordt dus nu voor de 2-de maal gemaand). Niveau 3: minstens 1 openstaande opvraging heeft reeds op twee voorgaande aanmaningen gestaan (wordt dus nu voor de 3-de maal gemaand). De aanmaning kan een mix van onbetaalde stukken bevatten, waarvan sommige voor het eerst op de maning voorkomen en andere reeds op voorgaande aanmaningen hebben gestaan. De maning zal het niveau hebben van het onbetaalde stuk dat het hoogste maningniveau heeft. Een aanmaning kan niet niveau 0 of niveau 4 hebben. Het maningniveau bepaalt het bedrag van de administratieve maningkost. 2 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
2.1 Verschillende waarden moeten vooraf geparametriseerd worden Verhoog niveau na xx dagen Admin. Kost maning 1; Admin. Kost maning 2; Admin. Kost maning 3. Indien hier geen waarde wordt ingesteld, dan kunnen er geen kosten worden aangerekend voor een maning van het betrokken niveau. (In dit voorbeeld zullen er voor een maning van niveau 1 geen kosten worden gerekend) Kostensoort (De kostensoort waarop het kostenstuk met de maningkosten moet worden uitgesplitst) Leverancier (De leverancier van het kostenstuk met de maningkosten) Deze parameters zijn instelbaar per residentie. Iedere residentie kan voor deze materie andere afspraken hebben. Om te voorkomen dat dit in ieder gebouw moet worden ingegeven, kunnen de gegevens naar alle residenties worden gekopieerd. KNOP [Toepassen op alle gebouwen] In dat geval heeft iedere residentie dezelfde parameters en moeten enkel de afwijkende worden aangepast. 2.2 Werkingsprincipes van verhoging van het maningniveau. Opensyndic verhoogt automatisch het maningniveau bij herberekening als aan volgende condities is voldaan: 1. De vorige maning is definitief. (Dit is vanzelfsprekend, er kan geen nieuwe maning worden gemaakt als voorgaande maning nog niet definitief is). 2. De referentiedatum (spildatum) van de vorige aanmaning ligt x dagen eerder dan deze van de nieuwe maning. X staat hierbij voor de waarde ingegeven in het veld verhoog niveau na xx dagen. 3. De referentiedatum is steeds de spildatum van de laatste definitieve maning. 4. Er staat een openstaande opvraging in de maning die reeds op voorgaande maning heeft gestaan. Volgende tabel ter illustratie Volgnumer maning Spildatum Kostenstuk Niveau Maning 1 05/07/2013 K1 1 K2 1 K3 1 De maning heeft niveau 1. De waarde in het veld (residentiefiche) Admin. Kost niveau 1 bepaalt of er andministratieve kosten zullen kunnen worden aangerekend. In dit voorbeeld geen kosten. 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Volgende maning op spildatum 20/07/2013; er zijn meer dan 14 dagen (parameter) verstreken. Kostenstuk K1 is ondertussen betaald. K4 is een nieuw openstaand kostenstuk. Volgnumer maning Spildatum Kostenstuk Niveau Maning 2 20/07/2013 K2 2 K3 2 K1 1 De maning heeft niveau 2. De waarde in het veld (residentiefiche) Admin. Kost niveau 2 bepaalt of er andministratieve kosten zullen kunnen worden aangerekend. In dit voorbeeld 0,40 eur. Volgende maning op spildatum 05/08/2013; er zijn meer dan 14 dagen (parameter) verstreken. Kostenstuk K2 en K4 zijn ondertussen betaald. K5 is een nieuw openstaand kostenstuk. Volgnumer maning Spildatum Kostenstuk Niveau Maning 3 05/08/2013 K3 3 K5 1 De maning niveau 3. De waarde in het veld (residentiefiche) Admin. Kost niveau 3 bepaalt of er andministratieve kosten zullen kunnen worden aangerekend. In dit voorbeeld 1,55 eur. Volgende maning op spildatum 12/08/2013; er zijn nog geen 14 dagen (parameter) verstreken. Kostenstuk K3 is ondertussen betaald. K6 is een nieuw openstaand kostenstuk. Volgnumer maning Spildatum Kostenstuk Niveau Maning 4 12/08/2013 K5 1 K6 1 De maning niveau 1. Kostentuk K5 komt reeds voor een tweede maal voor op een maning, maar voorgaande maning is nog geen 14 dagen geleden. Het niveau wordt niet verhoogd. LET OP: Nu wordt 12/08/2013 de nieuwe referentiedatum voor verhoging van het niveau. Stel: we maken maning Nr 5 op 20/08/2013. Deze zal geen verhoging van het niveau van K5 zal teweeg brengen, want er zijn nog geen 14 dagen verstreken tussen vorige maning (12/08/2013) en 20/08/2013. K5 blijft dus nog steeds op niveau 1 ondanks het feit dat ze reeds voor de derde keer op een maning voorkomt (maning Nr. 3, 4, 5). Volgnumer maning Spildatum Kostenstuk Niveau Maning 5 20/08/2013 K5 1 K6 1 Stel: we maken maning Nr 5 op 28/08/2013. Deze zal wel verhoging van het niveau van K5 zal teweeg brengen (K6 eveneens), want er zijn 14 dagen verstreken tussen vorige maning (12/08/2013) en 28/08/2013. Volgnumer maning Spildatum Kostenstuk Niveau Maning 5 28/08/2013 K5 2 K6 2 BELANGRIJK: De eerstvolgende maningen gemaakt met OpenSyndic versie 132 zullen allen niveau 1 hebben. OpenSyndic kan geen rekening houden met gemaakte maningen in versie 131 of ouder. 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
3 De maningteksten De maningteksten worden opgemaakt via de knop [Maningteksten] op het overzichtscherm van de maningen. De maningteksten worden afgedrukt op de maning (hoofd en voettekst) en kunnen worden opgemaakt voor ieder van de drie maningniveau s en in vier talen. In de teksten kunnen veldverwijzigen worden ingevoerd. 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Een nieuwe aanmaning maken 4 Een aanmaning maken 4.1 Overzicht van de reeds bestaande aanmaningen Financieel beheer > Het scherm Lijst van aanmaningen toont het overzicht van de reeds gemaakte aanmaningen. In dit scherm kan worden gezocht op basis van: Residentie: alle aanmaningen die reeds werden gemaakt voor een residentie Op maningnummer: zoek een specifieke aanmaning aan de hand van het maningnummer Definitief: vinkje met drie standen; definitief, niet definitief (simulatie), alle aanmaningen. 4.2 Een nieuwe aanmaning maken Kies eerst een residentie. Druk daarna op de knop Nieuw. Om voor een residentie een nieuwe aanmaning te maken moeten eerst alle voorgaande aanmaningen voor deze residentie de status definitief hebben. De fiche aanmaningen opent en toont alle openstaande stukken gesorteerd per eigenaar. De openstaande stukken komen uit de boekhouding, zie de kolommen journaal JNL en Stuknummer die de herkomst van het stuk verduidelijken. Dat betekent dat stukken (bijvoorbeeld een provisie opvraging) die nog niet zouden zijn doorgestuurd naar de boekhouding ook niet kunnen worden opgenomen in een aanmaning. Ook stukken die in de boekhouding zijn afgepunt (een opvraging provisie met een betaling van diezelfde provisie) komen niet meer voor in de aanmaning, wat logisch is aangezien het stuk is voldaan. 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
4.3 voor een specifieke bankrekening Bepaalde geldopvragingen moeten op een specifieke rekening worden overgeschreven door de eigenaars. Om aanmaningen te maken die uitsluitend betrekking hebben op openstaande tegoeden aan een specifieke bankrekening, is in het scherm van de aanmaningen een keuzeveld ( Aan bankrekening ) voorzien waar de bankrekening kan worden gekozen. Dit geeft de mogelijkheid om volgende aanmaningen te maken: 1. Veld Aan bankrekening is leeg: Alle aanmaningen worden voorbereid. Voor een eigenaar die nog open staat voor meerdere bedragen aan meerdere bankrekeningen zal dit resulteren in een aanmaning per bankrekening die nog niet is voldaan. De titel van de tabel bevat ook de bankrekening waaraan het verschuldigde bedrag moet worden betaald. De afdruk van de aanmaning zal eveneens de bankrekening vermelden waarop het verschuldigde bedrag moet worden overgeschreven. 2. Veld Aan bankrekening is bevat een keuze: De aanmaningen voor de verschuldigde bedragen op de gekozen bankrekening worden voorbereid. Hiermee wordt het mogelijk om een aanmaning te maken voor verschuldigde bedragen aan een specifieke bankrekening. 4.4 Stukken opnemen of weren uit de maning In de laatste kolom opnemen van de tabel staan alle stukken aangevinkt. Deze aangevinkte stukken zullen worden opgenomen in de aanmaning, zodra ze definitief is gemaakt. Er kunnen redenen zijn om een bepaald stuk niet in de maning op te nemen. Door deze vinkjes (in de kolom opnemen ) te manipuleren kunnen bepaalde 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
stukken uit de aanmaning worden geweerd. Indien alle stukken voor een eigenaar worden uitgevinkt, zal het systeem voor deze eigenaar geen aanmaning aanmaken. Met de knoppen Alle opnemen, Geen opnemen kunnen op een snelle wijze alle rijen worden aan- of uitgevinkt. Bij herberekening van de maning (knop (Her)berekenen aanmaning ) zullen alle vinkjes in de kolom opnemen weer aangevinkt zijn, vermits het systeem dan een volledig hernieuwde aanmaning voorstelt. Al deze handelingen laten toe om zelf de inhoud van de aanmaningen te bepalen. De maning opslaan Om de aangebrachte manipulaties te behouden moet de maning worden opgeslagen. Klik op de knop OK F4 of druk toets F4. De aanmaning wordt opgeslagen en krijgt automatisch een volgnummer toegewezen. De aanmaning blijft de status simulatie behouden. Dat betekent dat ze nog steeds naderhand kan worden aangepast of herberekend. Van een maning die de status simulatie heeft kunnen geen afdrukken worden gemaakt. 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
4.5 Manipulatie van het maning niveau per individuele afrekening Knoppen [Niveau -1], [Niveau +1], [-1] en [+1] zijn bestemd om het niveau van de maning handmatig te manipuleren. Knoppen [Niveau -1], [Niveau +1] verhogen of verlagen het niveau voor de volledige lijst met 1 stap. Knoppen [-1] en [+1] verhogen of verlagen het niveau voor 1 eigenaar. LET OP! Het gewijzigd niveau wordt slechts definitief nadat de maning definitief is gemaakt. Dit gewijzigd niveau blijft dan ook van kracht zelfs als de maning later weer naar simulatie wordt gebracht. 4.6 De aanmaning definitief maken Nadat de aanmaning is opgeslagen kan ze definitief worden gemaakt met de knop Maak definitief. 9 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Het resultaat is een aanmaning die niet meer wijzigbaar is en waar enkel de stukken zijn opgenomen die in de simulatie toestand de kolom opnemen hadden aangevinkt. De andere stukken zijn niet meer zichtbaar in de definitieve aanmaning. Bij het definitief maken worden ook meteen de berichten aangemaakt in het postvak uit van het berichtensysteem. De fiche van een definitieve aanmaning heeft twee extra tabs 1. Overzicht aan te manen eigenaars. Deze tab geeft een samenvattend overzicht van de verschillende eigenaars die betrokken zijn bij deze aanmaning. Zie onderstaande schermafdruk. Van uit deze tab kunnen alle of bepaalde aanmaningen worden afgedrukt of klaar gezet in het berichtensysteem. De afdruk van de aanmaning bevat alle lijnen die in de fiche van de aanmaning werden aangevinkt in de kolom opnemen. 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
2. Tab Administratieve kosten 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
4.7 Administratieve maningkosten aanrekenen Tab Administratieve kosten laat toe om het aanmaken van administratieve kosten te beheren. De Administratieve kosten van een maning worden niet automatisch gecreëerd. De reden hiervoor is dat de gebruiker het beheer ervan zelf in de hand heeft. De administratieve maningkost volgt uit de ingestelde parameters, het niveau en de ingestelde kost voor dat niveau. (zie paragraaf 2.1). Dit tabblad geeft weer welke administratieve kosten er kunnen worden gevraagd voor eigenaars. De knop [(Her) bereken kosten], laat toe de maningkosten te herberekenen. De knop [Maak kostenstukken] maakt de kostenstukken ten laste van de betrokken eigenaars. De vinkjes [selectie] laten toe om eventueel bepaalde eigenaars te vrijwaren van administratieve maningkosten. Als selectie is uitgevinkt zal voor die eigenaar geen kostenstuk worden aangemaakt (geen kosten aangerekend). Het kostenstuk (zie afdruk) is een verzamelstaat van de aangerekende kosten per eigenaar. Deze kosten worden privatief uitgesplitst op de eigenaar volgens de kostensoort die is ingesteld in de parameters van de residentiefiche (zie 2.1.) 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Het is niet verplicht om administratieve kosten in rekening te brengen van de eigenaars. Dit is een keuze van de syndicus zelf of een afspraak binnen de residentie. 4.8 Administratieve kosten al dan niet bijtellen bij de aanmaningsbrief OpenSyndic biedt de mogelijkheid om een administratieve kosten voor aanmaning in rekening te brengen voor de eigenaars met vervallen openstaande bedragen. De voorwaarden en het bedrag van de administratieve kost wordt geparameteriseerd in de residentiefiche. (Zie handleiding ) Standaard wordt dan op de maningen die de eigenaars ontvangen het nog verschuldigde bedrag verhoogd met de administratieve kosten voor aanmaning. Voor deze administratieve kost dient een kostenstuk te worden aangemaakt (Zie handleiding ). Dit komt privatief ten laste van de eigenaar bij het opmaken van zijn afrekening. Wenst u het nog verschuldigde bedrag op de aanmaning niet te verhogen met de administratieve kosten voor aanmaning, dan kan u dit instellen in de accountfiche. Dit geldt dan voor alle gebouwen. 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
De administratieve aanmaningskost wordt hoe dan ook (privatief) verrekend in de afrekening van de eigenaar, vermits er een kostenstuk is gecreëerd (4.8.). 4.9 Definitieve aanmaning terug brengen naar simulatie Een definitieve maning kan terug naar de simulatie toestand worden gebracht via de knop Terug naar simulatie. Als een definitieve maning terug naar simulatie wordt gebracht worden ook alle aangemaakte berichten aan de te manen eigenaars verwijderd uit het berichtensysteem. Ook de administratieve kosten worden weer verwijder. LET OP! Als de administratieve kosten reeds zijn doorgestuurd naar de boekhouding, is het niet meer mogelijk van de maning terug in simulatie te zetten. Maak dan eventueel een nieuwe maning. 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Berichten in het aanmaning systeem 5 Berichten in het aanmaning systeem Tijdens het definitief maken van de aanmaning wordt voor elke betrokken eigenaar automatisch een bericht aangemaakt in het berichten systeem. De betrokken eigenaars kunnen dan via het berichtensysteem per mail of per post worden aangeschreven. Er moeten een aantal gegevens voorbereid worden om deze berichten correct te laten aanmaken. 5.1 Berichten templates Berichten > Berichten tekst-templates Zoek op berichtentype Aanmaning en open de berichtentemplate. Onderstaande schermafdruk toont een voorbeeld van een template voor het bericht bij een aanmaning. Op berichtentemplate van een Maning kan het maningniveau worden ingesteld. Bij het maken van maningberichten zal, in functie van het maning niveau, automatisch de template worden genomen die hoort bij het niveau van de maning. Indien slechts 1 template bestaat, dan zal die worden toegepast voor alle maning niveau s. Bij het maken van de individuele berichten naar de eigenaars worden de veldverwijzingen automatisch door de juiste waarde vervangen. Veldverwijzingen zijn de begrippen die tussen [[ ]] staan. [[MANING DATUM]] De Spildatum van de aanmaning [[MANING BERICHT BIJLAGE]] Een extra stukje vrije tekst die kan worden ingegeven op de tweede tab van de aanmaningfiche. (De Aanmaning moet nog in simulatie mode verkeren) 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
De tekst die hier wordt getipt als bijlage bericht wordt afgedrukt op het bijlagebericht dat wordt verzonden per E-mail of de afgedrukte versie van het bericht (verzending per post). Zie groen kader in onderstaande voorbeelden. De lay-out van het bericht kan nog verder worden aangepast aan de hand van de layout-editor analoog aan de andere types van berichten. 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company