Stedelijk reglement voor de subsidiëring van initiatieven ter bevordering van de maatschappelijke integratie en participatie van personen met een handicap Algemene bepalingen Artikel 1: Wat is de doelstelling van het toekennen van deze subsidies? Met dit reglement wil de stad Antwerpen bijdragen aan de integratie en participatie van personen met een handicap aan de Antwerpse samenleving. Dit gebeurt door: - het voorzien van een financiële tegemoetkoming in de werkingskosten van verenigingen van en voor personen met een handicap; - het ondersteunen van ontmoetings-, educatieve en sensibiliserende activiteiten van verenigingen van en voor personen met een handicap. Deze activiteiten kunnen zowel op de eigen doelgroep als op de ruimere samenleving gericht zijn; - het ondersteunen van projecten van verenigingen die gericht zijn op het verhogen van de openheid en toegankelijkheid van verenigingen en initiatieven voor personen met een handicap. In dit reglement maken we een onderscheid tussen: - werkingssubsidies - activiteitssubsidies - projectsubsidies. Artikel 2: Opvolging en uitvoering van het reglement De dienst sociale netwerken van het stedelijk bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting, staat in voor de opvolging en uitvoering van dit reglement. Verder in dit reglement zullen we hiernaar refereren als de dienst sociale netwerken. Artikel 3: Wie komt in aanmerking voor subsidiëring vanuit dit reglement? Dit reglement is gericht op alle Antwerpse verenigingen van en voor personen met een handicap. Hiertoe moet een vereniging voldoen aan volgende voorwaarden: - een autonome vereniging van en voor personen met een handicap zijn of een afdeling zijn van een (nationale) koepelvereniging van en voor personen met een handicap; - de missie van de vereniging is steeds gericht op het bevorderen van de maatschappelijke integratie en participatie van personen met een handicap; - de vereniging moet een ledenvereniging of een dienstverlenende vereniging zonder beroepsdoeleinden of winstoogmerk zijn; - de vereniging moet een groepsgerichte werking hebben en in het afgelopen kalenderjaar minimum 4 eigen socio-culturele activiteiten hebben opgezet; - de zetel en/of de werking van de vereniging moeten zich op het grondgebied van de stad Antwerpen bevinden; - de vereniging kan zowel een rechtspersoon als een feitelijke vereniging zijn. Een projectsubsidie (zie artikel 20 tot 28) kan ook aangevraagd worden door elke andere Antwerpse vereniging, op voorwaarde dat zij een reëel samenwerkingsverband aangaat met een vereniging van en voor personen met een handicap, die voldoet aan de voorwaarden zoals hierboven opgesomd. De vereniging die een subsidie aanvraagt, onderschrijft de grondwet, de wetten van het Belgische volk en het verdrag ter bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden. Ze neemt het Grote Markt 1, 2000 Antwerpen
engagement op zich om op een constructieve manier mee te werken aan de opbouw van een stad waarin de burgers zonder onderscheid, met respect voor elkaar, harmonieus samen leven. Indien de vereniging handelt of uitspraken doet in strijd met deze bepalingen kan het stadsbestuur een deel van of de volledige subsidie terugvorderen of weigeren. Werkingssubsidies Artikel 4: Wat is de doelstelling van het toekennen van een werkingssubsidie? Een werkingssubsidie is een tegemoetkoming in de werkingskosten van een vereniging van en voor personen met een handicap. Artikel 5: Welke verenigingen kunnen een werkingssubsidie aanvragen? Alle verenigingen van en voor personen met een handicap kunnen een werkingssubsidie aanvragen indien ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3 en kan aangeven dat ze geen aanspraak kan maken op decretale overheidssteun voor de uitbouw van de werking. Artikel 6: Hoeveel bedraagt een werkingssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een werkingssubsidie maximaal 750,00 euro. De werkingssubsidie kan één keer per jaar aangevraagd worden, en dit uiterlijk op 1 mei. Artikel 7: Voor welke kosten kan een werkingssubsidie aangewend worden? Een werkingssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten conform de ingediende en goedgekeurde begroting. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 8: Hoe wordt een werkingssubsidie aangevraagd? Een werkingssubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst sociale netwerken, op de website van de stad Antwerpen en in alle districtshuizen, stadskantoren en buurtsecretariaten van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de dienst sociale netwerken. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - het gewenste bedrag; - een duidelijke omschrijving waarvoor de werkingssubsidie aangewend zal worden; - andere aangevraagde en/ of toegekende subsidies waar de vereniging een beroep op doet. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 29. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 9: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een werkingssubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst sociale netwerken eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij wordt de aanvraag getoetst aan de objectieve criteria van het subsidiereglement en op volledigheid van het dossier. Vervolgens wordt de aanvraag getoetst aan onder andere volgende kwaliteitscriteria: - de redelijkheid van de ingediende begroting en de aard van de gevraagde subsidie; - de mate waarin de vereniging bijdraagt tot het verhogen van de maatschappelijke integratie en participatie van personen met een handicap.
Op basis van de beoordeling van deze criteria formuleert de dienst sociale netwerken een gemotiveerd advies. Het college beslist vóór 1 juli over het toekennen van de werkingssubsidie op basis van het advies van de dienst sociale netwerken. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de dienst sociale netwerken; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden bezorgd. De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van een werkingssubsidie wordt ten laatste één maand na de beslissingsdatum schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 10: Hoe gebeurt de uitbetaling van een werkingssubsidie? Het toegekende bedrag wordt ten laatste een maand na de collegebeslissing door de stad uitbetaald op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Activiteitssubsidies Artikel 11: Wat is de doelstelling van het toekennen van een activiteitssubsidie? Een activiteitssubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan een activiteit die bijdraagt tot de integratie en participatie van personen met een handicap aan de samenleving. Artikel 12: Welke activiteiten komen in aanmerking voor een activiteitssubsidie? - Ontmoetingsactiviteiten - Educatieve activiteiten - Sensibiliserende activiteiten in functie van een realistische beeldvorming over de situatie van personen met een handicap. Een activiteit komt slechts voor subsidie in aanmerking indien ze open en toegankelijk is voor een divers publiek. Elke activiteit dient plaats te vinden in Antwerpen. Uitzonderlijk, met een maximum van één activiteit per jaar per vereniging, kan een activiteit buiten Antwerpen plaatsvinden, echter wel binnen de Belgische landsgrenzen. Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring: - commerciële activiteiten - activiteiten die louter van consumptieve aard zijn - activiteiten met politieke doeleinden - activiteiten die louter bedoeld zijn voor fondsenwerving. Het informatieve en educatieve aspect van de activiteit moet duidelijk gescheiden zijn van de fondsenwerving. Voor culturele, sport- en jeugdactiviteiten kan worden doorverwezen naar de geëigende stedelijke diensten. Artikel 13: Welke verenigingen kunnen een activiteitssubsidie aanvragen? Alle verenigingen van en voor personen met een handicap kunnen een activiteitssubsidie aanvragen, op voorwaarde dat ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3.
Artikel 14: Hoeveel bedraagt een activiteitssubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een activiteitssubsidie maximum 750,00 euro. Artikel 15: Voor welke kosten kan een activiteitssubsidie aangewend worden? Een activiteitssubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan de ingediende activiteit en conform de ingediende begroting. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard. Artikel 16: Wanneer wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Een activiteitssubsidie moet ten laatste zes weken vóór de activiteit plaatsvindt aangevraagd worden. Een vereniging kan per kwartaal maximaal drie activiteitsaanvragen indienen. Artikel 17: Hoe wordt een activiteitssubsidie aangevraagd? Een activiteitssubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst sociale netwerken, op de website van de stad Antwerpen en in alle districtshuizen, stadskantoren en buurtsecretariaten van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de dienst sociale netwerken. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - een duidelijke omschrijving van de doelstellingen en het verloop van de activiteit waarvoor de subsidie aangewend zal worden; - het gewenste bedrag; - andere aangevraagde en/of toegekende subsidies voor dezelfde activiteit. Daarnaast moet elke aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 29. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 18: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een activiteitssubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst sociale netwerken eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij wordt de aanvraag getoetst aan de objectieve criteria van het subsidiereglement en op volledigheid van het dossier. Een ontvankelijke aanvraag wordt vervolgens getoetst door de dienst sociale netwerken aan onder andere volgende kwaliteitscriteria: - het beoogde effect van de activiteit op de maatschappelijke participatie van personen met een handicap; - de kwaliteit van de aanvraag op vlak van voorbereiding, aanpak en beoogde impact van de activiteit; - het open en toegankelijke karakter van de activiteit; - de redelijkheid van het budget; - de manier waarop de activiteit bekend wordt gemaakt; Op basis van de beoordeling van deze criteria maakt de dienst sociale netwerken een gemotiveerd advies op. De vzw CISO beslist over het toekennen van de activiteitssubsidie op basis van het advies van de dienst sociale netwerken. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerd advies van de dienst sociale netwerken; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist; - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden bezorgd.
De beslissing over de definitieve toekenning of weigering van de subsidie wordt ten laatste twee weken vóór de activiteit plaatsvindt schriftelijk aan de aanvrager meegedeeld. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 19: Hoe gebeurt de uitbetaling van een activiteitssubsidie? Na goedkeuring wordt 80% van het toegekende subsidiebedrag door vzw CISO uitbetaald op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Binnen de maand na de activiteit bezorgt de aanvrager een inhoudelijk verslag en een financiële afrekening met bijbehorende verantwoordingsstukken aan de dienst sociale netwerken, zoals bepaald in de beslissing. Na goedkeuring van het inhoudelijke verslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken wordt het saldo gestort. Projectsubsidies Artikel 20: Wat is de doelstelling van het toekennen van een projectsubsidie? Een projectsubsidie is bedoeld om gerichte steun te bieden aan een project die de openheid en toegankelijkheid van een vereniging of initiatief voor personen met een handicap wil bevorderen. Artikel 21: Welke projecten komen in aanmerking voor een projectsubsidie? Een project is een samenhangend, planmatig en resultaatgericht geheel van doelstellingen en activiteiten. Een project duurt maximaal een jaar en is twee maal verlengbaar. Het overstijgt de dagelijkse werking van een vereniging. De samenwerking met partners is een meerwaarde. Aan elk project gaat een degelijke projectvoorbereiding vooraf. Artikel 22: Welke verenigingen kunnen een projectsubsidie aanvragen? Alle verenigingen van en voor personen met een handicap kunnen een projectsubsidie aanvragen indien ze voldoen aan de voorwaarden uit artikel 3. Ook andere Antwerpse organisaties en verenigingen die een project willen opzetten dat kadert binnen de doelstelling van deze projectsubsidies kunnen een aanvraag indienen. Zij moeten voor elke projectaanvraag een reëel samenwerkingsverband kunnen aantonen met een vereniging van en voor personen met een handicap. Artikel 23: Hoeveel bedraagt een projectsubsidie? Binnen de perken van de goedgekeurde begrotingskredieten bedraagt een projectsubsidie maximaal 3 000,00 euro per project. Artikel 24: Voor welke kosten kan een projectsubsidie aangewend worden? Een projectsubsidie mag uitsluitend dienen voor de betaling van kosten verbonden aan het ingediende project en conform de ingediende begroting. De vereniging moet kunnen aantonen dat een project niet gedragen kan worden met eigen middelen. Loonkosten en investeringskosten worden niet aanvaard.
Artikel 25: Wanneer wordt een projectsubsidie aangevraagd? Een projectsubsidies kan twee keer per jaar aangevraagd worden. Een vereniging kan tegelijkertijd verschillende projectaanvragen indienen. 1 oktober is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 januari en 30 juni daaropvolgend. 1 april is de uiterste inleverdatum voor de aanvraag van een project dat start tussen 1 juli en 31 december daaropvolgend. Artikel 26: Hoe wordt een projectsubsidie aangevraagd? Een projectsubsidie moet met het officiële aanvraagformulier voor deze subsidie aangevraagd worden. Dit formulier is beschikbaar bij de dienst sociale netwerken, op de website van de stad Antwerpen en in alle districtshuizen, stadskantoren en buurtsecretariaten van de stad Antwerpen. Het formulier moet volledig en liefst digitaal ingevuld worden en bezorgd aan de dienst sociale netwerken. Om ontvankelijk te zijn vermeldt elke aanvraag minstens: - een duidelijke omschrijving van de doelstellingen en het verloop van het project waarvoor de subsidie zal worden aangewend; - het gewenste bedrag; - een financieel plan van de aanwending van de subsidie, met opgave van de uitgaven en een raming van de inkomsten; - andere aangevraagde subsidies voor hetzelfde project. Indien de aanvrager geen vereniging van en voor personen met een handicap is, moet de aanvrager steeds een samenwerkingsovereenkomst met een vereniging van en voor personen met een handicap aan het dossier toevoegen. Daarnaast moet de aanvraag voorzien zijn van de nodige bijlagen zoals vermeld in artikel 29. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. Artikel 27: Hoe gebeurt de beoordeling en toekenning van een projectsubsidie? Bij tijdige ontvangst van de aanvraag voert de dienst sociale netwerken eerst een ontvankelijkheidscontrole uit. Hierbij wordt de aanvraag getoetst aan de objectieve criteria van het subsidiereglement en op volledigheid van het dossier. Een ontvankelijke aanvraag wordt vervolgens door een adviescommissie getoetst aan onder andere volgende kwaliteitscriteria: - de mate waarin het projectconcept aansluit bij de doelstellingen van de projectsubsidies (zie artikels 20 en 21); - de kwaliteit van het projectdossier op vlak van projectvoorbereiding, aanpak, fasering, beoogde impact en voorziene evaluatie; - de mate waarin er samengewerkt wordt met andere organisaties en verenigingen; - de haalbaarheid van het project en de duurzaamheid van de resultaten; - de betrokkenheid van de doelgroep in de uitwerking van het projectconcept en de realisatie van het project; - de draagkracht van de vereniging en/of het samenwerkingsverband om het project op een goede manier te realiseren. Indien de adviescommissie het noodzakelijk acht, kan de aanvragende organisatie uitgenodigd worden voor een mondelinge toelichting van het project. De adviescommissie bestaat uit: - minstens twee medewerkers van het bedrijf samen leven, afdeling ontmoeting (waaronder de voorzitter van de jury);
- minstens twee externe deskundigen, afgevaardigd door de adviesraad personen met een handicap. Het mag hierbij niet gaan om bestuursleden en/of medewerkers van een Antwerpse vereniging van en voor personen met een handicap. Op basis van de kwaliteitscriteria formuleert de adviescommissie een gemotiveerd advies voor het toekennen van de projectsubsidie. Het college beslist over het toekennen van de projectsubsidies op basis van het advies van de adviescommissie. Deze beslissing vermeldt onder meer: - het gemotiveerde advies van de adviescommissie; - de financiële tabel met het bedrag van de subsidie; - de aard van de subsidie; - de aanwendingsvoorwaarden; - de verantwoordingsstukken die van de begunstigde worden geëist. - de termijn waarbinnen deze verantwoordingsstukken moeten worden bezorgd. De dienst sociale netwerken brengt de projectaanvrager schriftelijk op de hoogte van de beslissing. Dit gebeurt uiterlijk twee maanden na de uiterste inleverdatum voor het indienen van de aanvraag. Bij een negatieve beslissing wordt een motivatie gegeven en indien mogelijk doorverwezen naar andere subsidiekanalen. Indien het beslissingsorgaan niet beslist binnen de aangegeven termijn wordt de aanvraag geacht te zijn geweigerd. Artikel 28: Hoe gebeurt de uitbetaling van een projectsubsidie? Ten laatste een maand na de collegebeslissing wordt 80% van het toegekende subsidiebedrag door de stad uitbetaald op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager. Binnen de maand na het project bezorgt de aanvrager een inhoudelijk verslag en een financiële afrekening met bijbehorende verantwoordingsstukken aan de dienst sociale netwerken. Na goedkeuring van het inhoudelijke verslag, de financiële afrekening en de verantwoordingsstukken wordt het saldo gestort. Algemene bepalingen Artikel 29: Welke bijlagen moeten bij de aanvraag worden toegevoegd? Indien de aanvrager een vzw is, moeten de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - een kopie van de geldende statuten van de vereniging, met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die ook de aanvraag ondertekent; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur; - het bankrekeningnummer van de rechtspersoon; - het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag; - de laatst goedgekeurde begroting; - het BTW-statuut. Indien de aanvrager een feitelijke vereniging is, dienen de volgende bijlagen worden bijgevoegd bij de aanvraag: - een lijst van de bestuursleden; - de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en
persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de subsidie; - het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon; - een verslag over de financiële toestand van de vereniging. Bovenstaande bijlagen dienen één keer per jaar, namelijk bij de eerste subsidieaanvraag van het kalenderjaar, te worden bijgevoegd. Vzw s dienen een boekhouding te voeren conform de wetgeving. Feitelijke verenigingen dienen minstens een kasboekhouding te voeren, waarin de in- en uitgaande geldstromen duidelijk chronologisch vermeld staan, tenzij bijbehorende reglementering anders bepaalt. Artikel 30: Hoe moet de subsidie beheerd worden? De aanvrager moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor zij is toegekend. De toegekende subsidie moet worden beheerd als een goed huisvader. De afgevaardigden van de stad hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies en het recht om ter plaatse na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend. Artikel 31: Wanneer is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen? In de volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen: - indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij is toegekend; - indien de subsidie niet volledig werd gebruikt, of geheel of gedeeltelijk aangewend werd voor een herbesteding; - indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden; - indien geen controle wordt toegelaten overeenkomstig artikel 30 2; - indien na controle blijkt dat de vereniging, de activiteit of het project een dubbele financiering heeft ontvangen. Artikel 32: Hoe moet de communicatie over de subsidie gebeuren? Wanneer een subsidie toegekend wordt voor een activiteit of project is de aanvrager verplicht om bij de communicatie rond dit project steeds het logo van de stad Antwerpen te vermelden en te communiceren dat het project ondersteund wordt door de stad Antwerpen. Het logo zal worden aangeleverd samen met de positieve beslissing van de toekenning van de subsidie. Artikel 33: Inwerkingtreding van het reglement Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2011. Aanvragen voor activiteitssubsidies ingediend voor 1 maart 2011 vallen onder de bepalingen van het oorspronkelijke reglement. Aanvragen voor werkings- en projectsubsidies ingediend vanaf 1 januari 2011 vallen onder de bepalingen van het nieuwe reglement. Artikel 34: Welke algemeen geldende reglementering is van toepassing? Voor zover er in dit reglement niet van wordt afgeweken, zijn de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige subsidies, en het algemeen reglement op de subsidies (huidig gemeenteraadsbesluit van 18 december 2006, jaarnummer 2730) van toepassing.