Reglement Stadsmarketingfonds

Transcriptie

1 Reglement Stadsmarketingfonds Goedgekeurd in de gemeenteraad van 25 mei 2009 Bekendgemaakt op 28 mei 2009 Artikel 1: Voorwerp Binnen de perken van de kredieten daartoe goedgekeurd op het budget van de stad Gent en overeenkomstig de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarden en modaliteiten zoals hierna vastgesteld kent de Stad Gent subsidies uit het stadsmarketingfonds toe aan organisatoren van evenementen en promotionele activiteiten met een nationale en/of internationale uitstraling die tot doel hebben de naamsbekendheid en het imago van Gent zowel in binnen- en buitenland op een duurzame manier te versterken bij bewoners, bedrijven en bezoekers. Volgende uitgangspunten zijn daarbij van belang: - duurzaam: Evenementen of promotionele activiteiten moeten de positieve uitstraling van Gent versterken. Zij worden beoordeeld op het vlak van hun ecologische en/of sociale en/of economische duurzaamheid (zie checklist in bijlage). - doelgericht: Evenementen of promotionele activiteiten moeten bij voorkeur aansluiten bij de missie van de Stad Gent en de promotionele vertaling hiervan in het stadsmarketingplan van de Stad Gent. De missie van de Stad Gent luidt als volgt: Gent, een scheppende stad, die door een doorgedreven bundeling van alle creatieve krachten een voortrekkersrol speelt bij de ontwikkeling van een duurzame, solidaire en open samenleving. Promotioneel wordt dit in het stadsmarketingplan vertaald naar drie speerpunten waarmee Gent zich wenst te profileren in binnen- en buitenland, namelijk: kennis en innovatie, cultuur en (de sfeer van het) stedelijk wonen. De propositie of merkbelofte die hieraan gekoppeld is: de realiteit is nooit eenvoudig of eenduidig. Wat echt is, is gelaagd, is één en al contrast. Dat maakt gent juist zo boeiend, zo divers, zo echt. Gent: dat ben je. De twee belangrijkste pijlers van deze propositie zijn: echtheid en gelaagdheid. Echtheid: Gent is een authentieke stad. En gelaagdheid: Gent is een vrij complete stad die niet in één woord kan samengevat worden. Die beide begrippen echtheid en gelaagdheid worden gevisualiseerd in het promotionele stadslogo door Gent met een dubbelpunt. Artikel 2: Aanvragers De aanvragers kunnen zowel stads- en andere overheidsdiensten, als individuele personen, instellingen, verenigingen en bedrijven uit de privésector zijn, evenals samenwerkingsverbanden tussen twee of meerdere van deze partners. Artikel 3: Activiteiten Volgende activiteiten komen in aanmerking voor subsidiëring door het stadsmarketingfonds:

2 1. Evenementen, congressen en boardmeetings die plaatsvinden in Gent en bijdragen tot de naamsbekendheid en/of het imago van de stad Gent. Zij dienen over een voldoende promotionele kracht te beschikken: ze moeten een nationale en/of internationale uitstraling en een duidelijk economisch/toeristisch/maatschappelijk rendement genereren. Zij sluiten bij voorkeur aan bij de missie van de Stad Gent en de promotionele vertaling hiervan in het stadsmarketingplan. Tevens dient aangetoond te worden op welke manier het evenement de positieve uitstraling van Gent versterkt en bijdraagt tot de ecologische en/of sociale en/of economische duurzaamheid in de stad. 2. Promotionele activiteiten, voor zover ze buiten de reguliere promotionele activiteiten van de aanvrager vallen, en bijdragen tot de naamsbekendheid en/of het imago van de stad Gent. Zij dienen over een voldoende promotionele kracht en een duidelijk economisch/toeristisch/maatschappelijk rendement te beschikken. Zij sluiten bij voorkeur aan bij de missie van de Stad Gent en de promotionele vertaling hiervan in het stadsmarketingplan. Tevens moet de aanvrager aantonen op welke manier de promotionele activiteit bijdraagt tot de ecologische en/of sociale en/of economische duurzaamheid in de stad. Commerciële promotionele activiteiten komen niet in aanmerking voor ondersteuning. 3. Film- en Tv-producties die bijdragen tot de naamsbekendheid en het imago van de stad Gent. Deze producties dienen over een voldoende promotionele kracht te beschikken: ze dienen een nationale en/of internationale uitstraling te hebben en Gent op een prominente manier in beeld te brengen. Zij sluiten bij voorkeur aan bij de missie van de Stad Gent en de promotionele vertaling hiervan in het stadsmarketingplan. Tevens dient de aanvrager aan te tonen op welke manier de productie bijdraagt tot de ecologische en/of sociale en/of economische duurzaamheid in de stad. 4. De aanwezigheid van Gentse actoren op buitenlandse fora voor zover deze buiten de reguliere activiteiten van de aanvrager valt, en bijdraagt tot de naamsbekendheid en het imago van de stad Gent. De aanwezigheid op deze fora moet een duidelijke promotionele return voor de stad Gent genereren die bij voorkeur aansluit bij de missie van de Stad Gent en de promotionele vertaling hiervan in het Stadsmarketingplan. Tevens moet de aanvrager aantonen op welke manier de aanwezigheid op deze fora bijdraagt tot de ecologische/en/of sociale en/of economische duurzaamheid in de stad. Volgende activiteiten worden niet ondersteund door het stadsmarketingfonds: - evenementen die buiten Gent plaatsvinden - commerciële promotionele activiteiten - commerciële advertenties Artikel 4: Soort subsidie: impulssubsidie / structurele subsidie 4.1. Impulssubsidie Eenmalige activiteiten worden ondersteund door een impulssubsidie Structurele subsidie De aanvrager kan een structurele partner van de stad Gent worden wat concreet inhoudt dat een overeenkomst voor minstens 2 en maximum 3 jaar wordt afgesloten. In dit geval wordt een grotere promotionele return gevraagd.

3 Artikel 5: Bedrag subsidie De subsidie kan maximaal 50% bedragen van de totale kosten van de activiteit. De aanvrager dient op een gedetailleerde en realistische manier aan te geven welke de verwachte inkomsten en uitgaven van de activiteit zijn. Een wezenlijke eigen bijdrage en/of financiering afkomstig van derden is een noodzakelijke vereiste. Daarnaast dient de begroting van de activiteit in evenwicht te zijn. Overhead- en personeelskosten alsook de aankoop van investeringsgoederen komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Het precieze bedrag van de subsidie wordt op basis van het dossier en na advies van een jury door het College van Burgemeester en Schepenen vastgelegd. Artikel 6: Jury De aanvraagdossiers worden beoordeeld door een jury bestaande uit de stadssecretaris (voorzitter), de departementshoofden van de departementen Cultuur, Stadspromotie en Sport, Werk en Economie en de diensthoofden van de Sportdienst, de dienst Feestelijkheden, de dienst Toerisme en de dienst Voorlichting. De jury stelt een advies op bestaande uit een rapport en een voorstel van toe te kennen subsidiebedrag. Artikel 7: Overeenkomst De modaliteiten van de samenwerking maken het voorwerp uit van een schriftelijke overeenkomst waarin de wederzijdse rechten en plichten van betrokken partijen worden vastgesteld. Artikel 8: Procedure De aanvraag Het aanvraagdossier dient zowel schriftelijk als digitaal ingediend te worden bij het College van Burgemeester en Schepenen van de Stad Gent. De aanvrager moet daarbij gebruik maken van een hiervoor voorzien formulier te bekomen bij het secretariaat van het Stadsmarketingfonds (Departement Stadspromotie en Sport). Het aanvraagdossier dient minimum 6 maand voorafgaand aan de activiteit ingediend te worden. Alleen bij gemotiveerd verzoek kan de voorzitter van de jury een afwijking toestaan. Het aanvraagdossier bevat minstens volgende elementen: - een presentatie van de aanvrager De aanvrager dient zichzelf en/of zijn organisatie voor te stellen. Hij dient tevens zijn deskundigheid en capaciteit aan te tonen om de voorgestelde activiteit tot een goed einde te brengen. - een nauwkeurige beschrijving van de activiteit Uit de beschrijving van de activiteit moet duidelijk blijken in welke mate de activiteit bijdraagt tot de naamsbekendheid en/of het imago van de stad Gent. Daarnaast moet de aanvrager aantonen op welke manier de activiteit een blijvende meerwaarde zal creëren bij de realisatie van de missie van de Stad Gent en de promotionele vertaling hiervan in het stadsmarketingplan. - een gedetailleerde balans Een duidelijk overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven, met vermelding van de

4 eigen bijdrage en eventuele cofinanciering door andere instanties. Daarnaast dient hierin ook de gevraagde financiële bijdrage van de Stad Gent en eventuele andere logistieke ondersteuning (materiaal, politietoezicht, ) opgenomen worden. - een opgave van de lokale organisaties waarmee eventueel zal worden samengewerkt - een uiteenzetting waaruit blijkt op welke manier de activiteit bijdraagt aan de ecologische en/of sociale en/of economische duurzaamheid in de stad (zie checklist in bijlage). - de directe commerciële return voor de stad Gent op promotioneel en hospitality-vlak. In geval sprake van een structurele subsidie dient de aanvrager duidelijk aan te geven op welke manier hij tijdens de contractperiode invulling zal geven aan dit partnerschap met de Stad Gent. - de balans en rekeningen alsook een verslag betreffende beheer en financiële toestand voor zover de aanvrager een rechtspersoon is en de subsidie meer dan EUR bedraagt. De rechtspersoon die een impulssubsidie aanvraagt wordt vrijgesteld van deze verplichting indien de toe te kennen subsidie minder dan EUR bedraagt. De rechtspersoon die een structurele subsidie aanvraagt dient tevens elk jaar zolang de samenwerkingsovereenkomst loopt voornoemde documenten over te maken aan de Stad Gent. Binnen de 3 dagen na de ontvangst van het aanvraagdossier wordt een ontvangstbevestiging verstuurd. Uiterlijk 1 maand na deze bevestiging deelt de voorzitter van de jury mee of de aanvraag ontvankelijk is. Indien het dossier onontvankelijk is deelt hij de reden mee. Ook als het dossier onvolledig is, zal dit op dat ogenblik meegedeeld worden aan de aanvrager. De beslissing Na advisering door de jury wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen. De beslissingen van het College van Burgemeester en Schepenen zullen achteraf ter akteneming aan de gemeenteraad worden voorgelegd. De gemeenteraad geeft het College van Burgemeester en Schepenen het mandaat tot ondertekening van de individuele samenwerkingsovereenkomst. De aanvrager wordt van deze beslissing uiterlijk voor het einde van de derde maand volgend op de ontvangstbevestiging op de hoogte gebracht. Deze termijn wordt verlengd met twee maanden indien de procedure loopt tijdens de maanden juli en augustus. De uitbetaling De subsidie wordt uitbetaald in twee schijven: - Een eerste schijf van 70% wordt onmiddellijk na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst aan de aanvrager uitgekeerd. - Het saldo van 30% wordt uitbetaald na goedkeuring door de jury van het evaluatiedossier dat de aanvrager uiterlijk 3 maanden na realisatie van de activiteit dient in te dienen. Het evaluatiedossier moet duidelijk aantonen in welke mate de afspraken van de samenwerkingsovereenkomst werden nageleefd, inclusief alle bewijzen van promotionele return (krantenknipsels, televisiefragmenten, ). Daarnaast moet ook een eindrekening met een gedetailleerde opgave van reële kosten en opbrengsten aan het evaluatiedossier toegevoegd worden. De aanvrager verbindt zich ertoe de Stad Gent onverwijld op de hoogte te brengen van de wijziging van diens post- of bankrekeningnummer.

5 Artikel 9: Algemene bepalingen 9.1. De toegekende subsidie dient gebruikt te worden voor het doel waarvoor ze werd toegekend, bij gebreke waaraan de Stad Gent gerechtigd is over te gaan tot terugvordering van de reeds uitbetaalde subsidie De Stad Gent behoudt zich het recht voor om ter plaatse de aanwending van de toegekende subsidie te doen controleren. In geval deze controle wordt verhinderd, dient de aanvrager over te gaan tot terugbetaling van de uitgekeerde subsidie De Stad Gent heeft het recht gehele of gedeeltelijke terugvorderingen te doen voor het deel waarvoor geen verantwoordingsstukken conform dit reglement worden voorgelegd De Stad Gent heeft het recht de ten onrechte uitgekeerde subsidie terug te vorderen In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de Stad Gent beslissen over te gaan tot terugvordering van de uitgekeerde subsidie en in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de aanvrager De Stad Gent kan overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie in het geval de activiteit niet of niet zoals werd overeengekomen in de samenwerkingsovereenkomst heeft plaatsgevonden In geval de aanvrager onder curatele wordt geplaatst, kan de Stad Gent overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie Door het indienen van de aanvraag aanvaardt de aanvrager uitdrukkelijk de bepalingen en voorwaarden van huidig reglement. Artikel 10: Inwerkingtreding Huidig reglement treedt in werking op 1 juli 2009.