ZWANENBERG ADVIES Vooruitstrevend en gericht op groei
Over Zwanenberg Een vernieuwende informele organisatie, met een lange historie. Zo zou je Zwanenberg Advies kunnen omschrijven. Driedelige pakken ga je er niet zien. Wél enthousiaste medewerkers die samen de klanten van het allerbeste advies voorzien. Bij Zwanenberg Advies werken zo n zeventig medewerkers, verdeeld over drie locaties. Krap twee jaar geleden zette het bedrijf met een nieuwe directie ook een nieuwe koers in: vooruitstrevend en gericht op groei.
Focus vanuit directie De directie bracht allereerst focus aan: wat is nu onze doelgroep? Die werd duidelijk afgebakend: het MKB in Noordoost Brabant, supermarkten en horeca. Bovendien werd stevig geïnvesteerd in bedrijfsoptimalisatie en automatisering. Hoofd automatisering Aniëlka Emmen: Tot 2016 gebruikten we automatisering vooral voor wat moest. We deden wat nodig was om aan de wet te kunnen voldoen. Nu gaan we veel verder dan dat. We optimaliseren steeds verder zodat we echt tegemoet kunnen komen aan de wensen van onze klanten en meer kunnen leveren dan alleen jaarrekeningen. Contact is daarbij het toverwoord. Emmen: We hebben heel veel contact met onze klanten. Per telefoon, per mail en besprekingen per kwartaal of per maand. Daardoor komen ze ook met zo veel mogelijk vragen naar ons toe. PAGINA 3 VAN 12
Stap naar de toekomst Zwanenberg werkte al sinds 2007 met AFAS, maar haalde er niet uit wat erin zat. In 2017 wilden we onze omgeving opnieuw inrichten, passend bij de lijn die de directie had uitgezet, vertelt Emmen. We wilden een scherper inzicht in onze eigen processen én we wilden dat het er goed zou uitzien, in een helder template. AFAS bleek opnieuw het meest geschikt.
Best een dingetje Halverwege 2017 begon Zwanenberg Advies met het implementeren van het nieuwe systeem. De overgang naar het nieuwe jaar werd nog in het oude systeem gedaan, maar alle informatie is aan het einde van het eerste kwartaal over naar het nieuwe systeem. En de verwachting is dat zowel de loontak als de administraties van klanten eind 2018 voor 80, 90 procent over zijn. De migratie was best een dingetje, vertelt Emmen. We hebben het samen met een projectteam van AFAS opgepakt. Zij vroegen steeds: wat willen jullie? Nou, wij wilden het in ieder geval zo veel mogelijk zelf doen. Zodat zij geen twintig keer terug hoefden te komen. We willen álle processen zelf onder de knie hebben. Dus alleen als we extra begeleiding nodig hadden, belden we AFAS. Zwanenberg Advies hield alle processen tegen het licht, richtte er processen voor in en nam die op in een online handboek. Dat is onze Bijbel. Daar werken we mee. PAGINA 5 VAN 12
Kratje spullen Verandering is niet makkelijk. Niet voor klanten en niet voor medewerkers. Emmen: Het liefst willen wij zoveel mogelijk digitaliseren. Maar er zijn ook klanten die het liefst een kratje spullen afleveren bij het secretariaat. Ook hier is het een kwestie van veel contact: uitleggen wat de voordelen zijn. Doordat we veel contact hebben met onze klanten, kunnen we ons makkelijk in hen verplaatsen, we willen altijd meedenken. Maar het moet wel binnen de standaarden, als we uitzonderingen gaan maken, heeft het gebruik van standaarden geen zin. En de tijd die je gebruikt voor het creëren van uitzonderingen, kun je niet gebruiken voor advies. PAGINA 6 VAN 12
Klapper op het bureau Voor medewerkers maakte de organisatie een bureauklapper: Welkom in de wereld van Zwanenberg. Emmen: Daarin staat hoe we ons gedragen en waar we naartoe willen. We nemen mensen mee en blijven constant communiceren, we verzamelen input en feedback. Ik merk dat de groep meegaat als je dat maar heel consequent doet. Natuurlijk is het lastig, mensen leven in de waan van de dag. Toch moeten ze proberen om bij de overgang iets meer werk te verrichten, zodat ze straks leuker en makkelijker werk hebben. Die klik moet je maken. Als je blijft hangen in de waan van de dag kun je nooit optimaliseren. PAGINA 7 VAN 12
De resultaten Inmiddels heeft Zwanenberg Advies drie AFASexperts in huis. Mensen die ondernemers adviseren bij het optimaliseren en automatiseren van processen. Als een ondernemer zijn zaak goed ingericht heeft, haalt hij betere resultaten en hebben wij er minder werk mee. Tijd die wij weer kunnen gebruiken voor advies. Daar dragen wij dus graag aan bij, legt Emmen uit. Dat kunnen we bovendien goed doordat we zelf nagedacht hebben over onze eigen processen. Of je nou als financieel adviseur een boekhouding van de ene kant van het pand naar de andere brengt, of als bakker een brood: het zijn allemaal processen.
Eigen sporen vormen Juist het goed doordenken van die processen is belangrijk volgens Emmen. Anders aanvaarden mensen het niet en gaan ze een eigen spoor vormen. Terwijl het idee van digitaliseren en automatiseren juist is dat je het proces dat je samen afspreekt ook echt kunt vastzetten. Mensen kúnnen het niet anders doen dan zo. Op die manier werk je aan standaardisatie. Tegelijkertijd moet een systeem flexibel zijn. We vragen ons constant af: wat kan er nog beter, sneller, klantvriendelijker? Daar moet een systeem in mee kunnen. Bovendien is er continu verandering in de wereld van de administratie. Zo is de wereld nu: als je iets hebt ingevoerd, is het al bijna achterhaald. En wij hoeven niet voorop te lopen, maar wel vóór de middelste groep. PAGINA 9 VAN 12
Slager om de hoek Met drie AFAS experts heeft Zwanenberg inmiddels enkele tientallen klanten verder geholpen. Voor kleine klanten is het ook een vrij kleine stap, de slager om de hoek heeft nou eenmaal minder te automatiseren dan een groot bedrijf. Die moeten meer processen tegen het licht houden: wat hebben we, kunnen we het automatiseren en hoe kunnen we dat het beste doen? PAGINA 10 VAN 12
Kasboek voor het café De vooruitstrevendheid en de klantfocus die de nieuwe directie meebracht, is op meer plekken zichtbaar. Zo heeft de organisatie samenwerkingen met allerlei experts. We werken bijvoorbeeld samen met QEES die veel ervaring hebben met HR en verzuimbegeleiding. En samen met Dorstlessers, experts in de horeca, hebben we voor grote en kleine horecabedrijven passende oplossingen om hen in hun administratieve processen te ontlasten. Die zitten bijvoorbeeld elke avond met een kasboek te rekenen en te corrigeren, wij kijken nu met de kassabranche of we dat proces niet kunnen automatiseren. Dat gaat best ver. Bewust. Klanten weten vaak niet waar ze allemaal moeten zijn met hun vragen, daarom regelen we het zo dat ze altijd bij ons terecht kunnen. Zo proberen we het zo makkelijk mogelijk voor ze te maken. PAGINA 11 VAN 12
AFAS software: een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf AFAS software heeft ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. afas.nl/contact PAGINA 12 VAN 33