Inkoop en aanbesteden van facilitaire diensten 3.0 Facto Middag Congres Breukelen, 16 november 2015 Prof dr Arjan van Weele www.arjanvanweele.com @Arjanvanweele 1
The world will not be destroyed by those who do evil, but by those who watch without doing anything." 2
Programma De NL Facility Management markt in 2014 De facilitaire inkooppraktijk Waarom inkoop en contractmanagement anders moet Agency Theorie als basis voor samenwerking Van kosten- naar waardegericht inkopen Professionaliseren van facilitair inkopen
De NL Facility Management markt in 2014 FMN en Twijnstra Gudde (2014) 4
De NL Facility Management markt in 2014 Het goede nieuws NL FM markt incl. vastgoed: 77 miljard (- 3.8%) NL FM markt excl. vastgoed: 37 miljard (- 1.7%) Hiervan 60,8% uitbesteed (+ 1.4%) Beveiliging (- 8.2%) Document services (- 4.5%) Integrated facilities management (+ 3.4%) Schoonmaak (+ 3.3%) Contractcatering (+2.3%)
De NL Facility Management markt in 2014 Trends Facilities markt onder druk groei lijkt eruit Kostenmanagement belangrijkste trend
De NL Facility Management markt in 2014 FMN en Twijnstra Gudde (2014), p.19
De NL Facility Management markt in 2014 FMN en Twijnstra Gudde (2014) 8
De NL Facility Management markt in 2014 FMN en Twijnstra Gudde (2014) 9
De NL Facility Management markt in 2014 Trends Facilities markt onder druk groei lijkt eruit Kostenmanagement belangrijkste trend Inrichten en doorontwikkelen facilitaire regie organisatie Het Nieuwe Werken Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Facilitaire concepten (Hospitality) Toekomst: technologie en datamanagement (smart buildings, IoT) + verbeteren kwaliteit van dienstverlening
De NL Facility Management markt in 2014 Trends Kostenmanagement belangrijkste trend Inrichten en doorontwikkelen facilitaire regie organisatie Het Nieuwe Werken Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Facilitaire concepten (Hospitality) Toekomst: technologie en datamanagement (smart buildings, IoT) + verbeteren kwaliteit van dienstverlening Is dat nodig?
De facilitaire inkooppraktijk Voorbeeld 1: http://zembla.vara.nl/seizoenen/2010/afleveringen/23-05-2010
De facilitaire inkooppraktijk Voorbeeld 2: inkoop foodservices ziekenhuis Hoeveel voeding wordt jaarlijks weggegooid in de zorgsector? Wat kost het om een ton ziekenhuis afval af te voeren? Hoeveel ton afval heeft een academisch ziekenhuis jaarlijks? Kan dit anders?
De facilitaire inkooppraktijk Schoonmaak Thuiszorg. Contract catering Personen- en taxivervoer.
De facilitaire inkooppraktijk Facilitaire opdrachtgevers lijken penny wise-and-pound foolish. Kosten besparen op uitbesteed werk lijkt een doel op zich geworden Kwaliteit van dienstverlening lijkt volledig uit zicht Men lijkt ongevoelig voor maatschappelijke neveneffecten Als dat zo blijft zetten FMs en hun inkopers zich buiten spel
De facilitaire inkooppraktijk Worden FM s slachtoffer van hun eigen succes?
Principal Agent theorie Agency theorie gaat over het Agency problem : The problem that occurs when cooperating parties have different goals and division of labor (Eisenhardt, 1989, p. 58) Een partij (Principaal) delegeert werk aan een andere partij (Agent), die dat werk tegen betaling verricht
Principal Agent theorie Vier basisproblemen Agency Theorie: 1. Goal incongruence 2. Information asymmetry 3. Risk sharing 4. Moral Hazard
Principal Agent theorie? Confidential-Not For Distribution 19
Principal Agent theorie Observaties: Verschillende prijs- en contractmodellen gehanteerd afhankelijk van: Professionaliteit, kennis en ervaring opdrachtgever Professionaliteit, kennis en ervaring opdrachtnemer De kwaliteit van de relatie Contracteren van facilitaire dienstverlening is in feite een leerproces eerst kruipen, dan lopen, dan rennen!
Principal Agent theorie Observatie: In commerciele relaties vormt het Agency Problem een belangrijke belemmering voor ketensamenwerking Dit probleem verhindert de dienstverlener zich maximaal in te zetten Het Agency Probleem kan worden opgelost Mits opdrachtgever en opdrachtnemer leren te handelen vanuit eenzelfde, gedeeld waardeperspectief
Van kosten- naar waardegericht inkopen Contractor Opdrachtgever Input Throughput Output Outcome Klassieke inkoopcontracten Prestatiecontracten (Wijnstra ea. (2002), p144) Input specificatie Materialen Uren Onderhouds materialen Machine-uren Energieverbruik Brandstofverbruik Etc. Throughput specificatie Werkinstructies Mijlpalen planning Werkschema s Budgetten Uren Materialen Etc. Output specificatie Kwaliteit OTIF/On Time Prijs versus budget Werkkapitaal Geleverde capaciteit vs. Afgesproken capaciteit Etc. Outcome specificatie Klanttevredenheid Klant voordelen Social return Innovatie Etc.
Van kosten- naar waardegericht inkopen Contractor Opdrachtgever Input Throughput Output Outcome Klassieke inkoopcontracten Prestatiecontracten (Wijnstra ea. (2002), p144) Input specificatie Materialen Uren Onderhouds materialen Machine-uren Energieverbruik Brandstofverbruik Etc. Throughputs specificatie Werkinstructies Mijlpalen planning Werkschema s Budgetten Uren Materialen Etc. Output specificatie Kwaliteit OTIF/On Time Prijs versus budget Werkkapitaal Geleverde capaciteit vs. Afgesproken capaciteit Etc. Regiecontracten Vaste prijs contract SLAs/Prestatie contract Outcome specificatie Klanttevredenheid Klant voordelen Social return innovatie Etc. Prestatiecontract (een/tweezijdig)
Van kosten- naar waardegericht inkopen Input Throughput Output Outcome (Wijnstra ea. (2002), p144) hoog Belang Contract- Vs Relatie- Kwaliteit Regie contract Vaste prijs contract SLAs/Prestatiecontract Contractkwaliteit Relatiekwaliteit Prestatiecontracten (een/tweezijdig) laag laag Complexiteit dienstverlening/ Mate van kennisuitwisseling hoog
Van kosten- naar waardegericht inkopen Voorbeeld: Persoonlijke Beschermings Middelen (PBMs) Product gerelateerde inkoop (Inkoop 1.0) Breed assortiment PBMs Zeer veel leveranciers Hoge logistieke kosten Hoge transactiekosten PBMs gezien als een commodity Services gerichte inkoop (Inkoop 2.0) Digitale catalogus Eén leverancier/ partner Digitale document afhandeling Reverse billing Duurzaamheid Leveringsgarantie. PBMs ingebed in logistiek service concept Waardegerichte/ Oplossingsgerichte inkoop (Inkoop 3.0) - Geïntegreerde digitale catalogus en O2P oplossing - Dienstverlening en logistiek op maat - Eén Master Vendor - HS&E Training - HS&E procedures en audits - HS&E en cost controlling
Van kosten- naar waardegericht inkopen Voorbeeld: Persoonlijke Beschermings Middelen (PBMs) Product gerelateerde inkoop (Inkoop 1.0) Breed assortiment PBMs Zeer veel leveranciers Hoge logistieke kosten Hoge transactiekosten PBMs gezien als een commodity Services gerichte inkoop (Inkoop 2.0) Digitale catalogus Eén leverancier/ partner Digitale document afhandeling Reverse billing Duurzaamheid Leveringsgarantie. PBMs ingebed in logistiek service concept Waardegerichte/ Oplossingsgerichte inkoop (Inkoop 3.0) - Geïntegreerde digitale catalogus en O2P oplossing - Dienstverlening en logistiek op maat - Eén Master Vendor - HS&E Training - HS&E procedures en audits - HS&E en cost controlling Inkoopcontract SLA Prestatiecontract
Professionaliseren van facilitair inkopen 8 Tips 1. Klant voorop: zorg ervoor dat uw leveranciers u aantoonbaar helpen uw klanten beter te bedienen... 2. Functionele specificaties veeleer dan gedetailleerde programma s van eisen vraag oplossingen van uw leveranciers 27
Professionaliseren van facilitair inkopen 8 Tips 4. Selecteer leveranciers op basis van bewezen bekwaamheden en capaciteiten Hun expertise, ervaring en mensen maken het verschil! 5. Gun contracten op basis van QLTC & HSE tegen een vooraf gesteld en gecommuniceerd budget 6. Start met tweezijdige prestatie- en relatiemetingen! Supplier Relationship Management 28
Professionaliseren van facilitair inkopen 8 Tips 7. Zorg voor diversiteit in uw inkoopfuncties 8. Gebruik je boerenverstand en ga zonodig tegen de stroom in 29
Old Purchasing Wisdom It is unwise to pay too much, as it is unwise to pay too little. When you pay too much, you lose a little money that s all! When you pay too little, you sometimes lose everything, because the thing you bought was incapable of doing the things you bought it to do The common law of business balance prohibits paying a little and getting a lot. If you deal with the lowest bidder, it is well to add something for the risk you run. And if you do that, you will have enough to pay for something better (Anonymous, quoted in Van Weele (2010), p.58)