Handleiding Skype voor Bedrijven (SvB) Starten met Skype voor Bedrijven Opstarten Skype voor Bedrijven draait lokaal. De eerste keer moet je Skype voor Bedrijven handmatig opstarten via het Startmenu. Je kan gevraagd worden om in te loggen. Dat doe je met je e-mailadres en wachtwoord van je VNOG-account. Vervolgens zal SvB altijd automatisch opstarten als je je computer, laptop, Ipad of tablet aanzet. Hoe werkt Skype voor Bedrijven binnen Citrix? Als je in Citrix werkt, zie je inkomende oproepen en -chats als pop-up op je scherm binnenkomen en kun je meteen reageren. Wil je zelf een oproep of chat starten, dan moet je eerst Citrix verkleinen (via de knoppen bovenin je scherm of met Shift-F2) om naar SvB te kunnen gaan. Vergaderverzoeken komen ook binnen Citrix in je mailbox binnen, echter de link om deel te nemen werkt niet. Start hiervoor Outlook lokaal op via het Startmenu van Windows en klik daar de link aan. Ook het zelf aanmaken van Skype-vergaderingen kan alleen als je Outlook lokaal gebruikt. Met en zonder beeld werken Je mobiele telefoon, laptop, Ipad of tablet is uitgerust met een webcam. Je komt niet automatisch in beeld; er is altijd een extra handeling voor nodig (klik op video starten ). Op vaste PC s en op vaste beeldschermen zitten geen webcams. In dat geval zal de ontvanger zien dat je beschikbaar bent zonder video. Werk je met een beeldscherm en laptop/tablet en wil je gebruik maken van beeld, dan moet je eerst de laptop/tablet openklappen en loskoppelen om gebruik te kunnen maken van de desbetreffende webcam. Moet ik de hele tijd oortjes in hebben? Als je een oproep via je mobiele telefoon beantwoordt, hoeft dat niet. Als je een oproep via je beeldscherm beantwoordt of start, kun je voor het meest optimale geluid en om andere collega s zo min mogelijk te storen, het beste gebruik maken van je oortjes van je mobiele telefoon (let op; het stekkertje van de nieuwe Iphones past niet in je laptop of tablet, kijk dan even of je nog een paar oude oortjes hebt liggen). Voor collega s van de administratiepool en servicedesk zijn headsets beschikbaar. Voorbereiding voor videogesprek/-vergadering Een goede voorbereiding is het halve werk. Ga je videobellen/vergaderen, check dan voor je begint: of je geluidsinstellingen goed staan (ga je met meerdere collega s Skypen, zonder oortjes/headset, zet dan de microfoon in Skype op dempen, anders gaat het geluid rondzingen ), of je webcam werkt, of je beeld op de juiste wijze gepresenteerd wordt en of je geen andere collega s onnodig stoort in hun werk (reserveer zo nodig een aparte ruimte). Koppeling met Outlook Standaard staat de koppeling met Outlook aan. Je kunt dit controleren in Skype voor Bedrijven onder Instellingen (het radartje rechts boven het zoekveld) en dan Persoonlijk. Plan je iets in je agenda, dan past SvB je status automatisch aan (synchronisatie kan paar minuten duren). Indien je de status handmatig aanpast, krijgt deze aanpassing voorrang op de informatie uit de Outlook-agenda. Als je de status weer automatisch wilt laten bijwerken, klik je op Status opnieuw instellen. Let op: Plan je voor iemand anders een afspraak, doe dit dan ook in de agenda van de betreffende persoon, zodat je eigen status beschikbaar blijft. Zet je veel items (bijvoorbeeld acties/taken) in je agenda, maar ben je eigenlijk wel beschikbaar, geef dan per item de status vrij mee.
Voicemail Het is klantvriendelijk om een voicemail te hebben ingesteld of je 088-nummer door te schakelen naar bijvoorbeeld een collega als je afwezig bent. Het is wenselijk de standaardmelding ( Dit is de voicemail van 06 ) aan te passen in een persoonlijke tekst. Je kunt ook kiezen voor de Business Voicemail in het keuzemenu (nu nog niet beschikbaar). Heb je Tegelijk bellen aanstaan en neem je niet op of staat je telefoon uit, dan gaan zowel belletjes naar je 088-nummer als naar je 06- nummer naar de voicemail. Standaard gaat bij KPN een onbeantwoorde oproep na 20 seconden naar je voicemail. Staat Tegelijk bellen aan en wil je dat een oproep eerder of later naar je voicemail gaat, dan kun je het aantal seconden aanpassen. Zie ook tegelijk bellen. Wil je helemaal geen voicemail? Ga naar je voicemailmenu (alleen beschikbaar als je je voicemail hebt geactiveerd) en kies voor de optie om hem uit te zetten. Let op: de beller hoort dan na ongeveer 3x overgaan (dat is vrij snel) een melding dat de ontvanger geen voicemail ingesteld heeft. Doorschakelingen: Tegelijk bellen (zie ook bijlagen) Check of de optie Tegelijk bellen aan staat. Telefoontjes naar je 088-nummer komen tegelijkertijd zowel binnen in SvB (op je beeldscherm) als op je mobiele telefoon. Telefoontjes rechtstreeks naar je 06-nummer komen alleen op je mobiele telefoon binnen. Deze instelling kun je checken bij: Gesprekken doorschakelen. Verder staat bij onbeantwoorde oproepen : Geen voicemail. Bij een oproep zal de telefoon 35 seconden overgaan. Hier wordt bedoeld: geen voicemail in SvB beschikbaar. Na 35 seconden gaat de oproep wél naar je voicemail van je mobiele telefoon. Het aantal seconden is desgewenst aan te passen. Je kunt zelf bepalen hoeveel tijd je wenselijk vindt. Je kunt ook voor een andere doorschakeloptie kiezen (bijvoorbeeld doorschakelen naar een door jou opgegeven nummer, zie bijlagen). Let op: als je status beschikbaar is, maar je mobiel staat uit of is leeg, dan gaat het telefoontje direct naar je voicemail (mits je deze hebt ingesteld, anders krijgt de beller een melding dat je niet bereikbaar bent). Je ziet de oproep misschien wel even binnenkomen op je scherm, maar krijgt vervolgens een melding van een gemiste oproep. Let op: de instellingen voor doorschakelingen gelden voor je eigen 088-nummer. Voor een groepstelefoonnummer (denk aan afdelingen, locaties e.d.) heb je geen doorschakelmogelijkheden. Oproepen komen alleen binnen SvB aan en niet op je mobiele telefoon. 088 en 06 Het 088-telefoonnummer stimuleren we om te gebruiken als zakelijk nummer. Daarom bel je ook op je mobiel uit met je 088-nummer en ziet de ontvanger een 088-nummer als nummerweergave. Maar: - De standaard voicemailtekst is met 06 nummer (verzoek deze aan te passen). - In de mail die je krijgt als je een oproep mist naar je 088-nummer, staat ook het 06- nummer van die persoon. - Als je een oproep op je mobiel krijgt en je beantwoordt deze met een snelbericht, dan ziet de ontvanger dat dit bericht afkomstig is van een 06-nummer. Dit is helaas niet aan te passen. Meer hulp nodig? Er zijn korte handleidingen, verschillende vraag en antwoorden en een instructiefilmpje beschikbaar op de projectpagina van Iedereen in beeld (zie onder kopje Skype voor Bedrijven). Je kunt ook de Help-functie in SvB raadplegen. Of vraag een collega van de administratiepool op jouw locatie. Kom je er nog niet uit, neem dan even contact op met de Servicedesk. Bij technische problemen graag een melding in TopDesk aanmaken.
BIJLAGE Hoe stel ik mijn doorschakelingen in? Er zijn twee manieren om bij het doorschakelmenu te komen. 1. Klik op het radartje,, rechts bovenin het hoofdmenu van SvB, kies daarna voor Gesprekken doorschakelen. 2. Via het menu linksonder in beeld. Klik op het pijltje naast het telefoontje. Er zijn drie mogelijkheden (geldt voor je eigen 088-nummer): 1. Oproepen naar je 088-nummer komen binnen op zowel PC, laptop als je mobiele telefoon. 2. Oproepen naar je 088-nummer komen alleen binnen in SvB op PC, laptop e.d. en niet op je mobiele telefoon. 3. Oproepen naar je 088-nummer worden doorgeschakeld naar bijvoorbeeld een collega of naar je mobiele telefoon (en komen dan niet meer in SvB binnen). Oproepen naar je 06-nummer komen altijd binnen op je mobiel en niet binnen in SvB/op je PC, laptop. Ad 1. Tegelijk bellen Bij deze optie gaat de oproep naar je 088-nummer zowel naar je SvB account op de laptop of PC als naar je mobiele toestel. Het beste kun je de oproep aannemen via je beeldscherm (met oortjes in), zodat je gebruik kunt maken van de mogelijkheden van SvB. Handig: Ook als je niet achter je PC, laptop of tablet zit, krijg je oproepen naar je 088-nummer gewoon binnen (namelijk gelijktijdig op je mobiele telefoon). Let op: Pak je op mobiel op, kun je niet meer terug naar SvB voor meer belmogelijkheden, bijvoorbeeld doorverbinden. En als je op je mobiel oppakt, krijg je binnen SvB een melding van gemiste oproep en neem je de oproep binnen SvB aan, dan zie je een gemiste oproep op je mobiel.
Ad 2. Wil je oproepen naar je 088-nummer alleen via SvB binnenkrijgen, vink dan de volgende optie aan: Voordeel: Het is heel duidelijk wanneer je op je 088-nummer (oproep binnen SvB) of op je 06-nummer (oproep op je mobiel) wordt gebeld. Nadeel: werk je niet achter je PC, laptop, tablet of pad dan zie je oproepen ook niet binnenkomen. Je kunt wel instellen dat als je niet oppakt, de oproep na x seconden doorgaat naar een ander nummer. Ad 3. Wil je dat een oproep naar je 088-nummer direct wordt doorgeschakeld naar een collega (bijvoorbeeld omdat je op vakantie gaat) of naar een ander nummer, bijvoorbeeld je mobiele nummer, stel dan het volgende in: Voordeel: als je je mobiele nummer hier opgeeft, hoef je verder met SvB niks te doen om te bellen en gebeld te worden. Voordeel van je nummer doorsturen naar een collega is natuurlijk het vergroten van je bereikbaarheid, ook als je niet aanwezig bent. Nadeel: je moet, na je vakantie, eraan denken de doorschakeling er ook weer af te halen. En, als je alles doorstuurt naar je mobiel, kun je geen gebruik maken van de mogelijkheden van SvB voor telefonie, denk aan videobellen, doorverbinden van telefoontjes, extra personen aan een gesprek toevoegen e.d.
Oproep doorsturen naar bij niet beantwoorden. Bij zowel de instelling van 1 als van 3 is het mogelijk zelf een tijd in te voeren, voordat een oproep wordt doorgestuurd. Klik hiervoor de link achter Onbeantwoorde oproepen worden gestuurd naar Let op: Geen voicemail betekent hier geen voicemail in SvB. Als je een voicemail op je mobiele telefoon hebt geactiveerd en Tegelijk bellen hebt gekozen, dan gaat de oproep daarheen. Bij het testen is gebleken dat 35 seconden een goede instelling is. Wanneer zijn de instellingen van toepassing? Bij alle 3 de opties kun je aangeven wanneer de instellingen van toepassing zijn. Altijd of Tijdens kantooruren ingesteld in Outlook.