Inhoud 1 Provisietypes... 3 1.1 Betekenis... 3 1.2 Fiche velden en hun betekenis... 3 1.3 Invloed van provisietypes op reeds aangemaakte provisies... 6 2 Opvragen van provisies... 7 2.1 Voorbereidingen... 7 2.2 Beheer van uw provisies... 7 2.3 Een nieuwe provisie aanmaken... 7 2.4 Negatieve provisies... 12 2.5 Invloed van provisietypes op reeds aangemaakte provisies... 12 2.6 Verdere bewerkingen... 12 2.7 Wijzigen van een provisie... 12 2.8 Uitsplitsen van een provisie... 13 2.9 Detail van een uitgesplitste provisie... 14 2.10 Afrondingsverschil wegwerken bij opvraging provisie Werkkapitaal... 17 2.11 Een uitsplitsing wissen... 19 3 Provisies in de boekhouding... 20 3.1 Aandachtspunten... 20 3.2 Structuur van een provisieboeking... 20 3.3 Overzicht van de boekingen... 21 3.4 Samenstelling van een provisieboeking... 22 4 Correcties op provisies... 23 4.1 Provisie wissen... 23 4.2 Teruggave op een foute provisie... 23 4.3 Correctie op één eigenaar... 24 5 Provisies en het berichtensysteem... 26 5.1 Aandachtspunten... 26 5.2 Voorbeeld van een berichtentemplate... 27 5.3 Provisieberichten met/zonder overschrijvingsformulier... 28 5.4 Provisies met meerdere detaillijnen... 30 6 Provisies betaald via domiciliëring... 32 6.1 Voorbereidende stappen... 32 6.1.1 Aanmaken van een nieuwe vervaldagcode Domiciliëring... 32 6.1.2 Domiciliëring instellen op een eigenaar die toestemming geeft om via domiciliëring zijn provisies te innen. 32 6.1.3 De domiciliëring instellen voor een eigenaar... 33 6.1.4 Het aanbieden van domiciliëringen aan de bank... 33 6.2 Aanmaken en afdrukken van de provisies... 34 7 Geen bericht maken bij opvraging nieuwe provisies... 35 1
2
Provisietypes Financieel beheer > Parameters > Provisietypes 1 Provisietypes 1.1 Betekenis Elke nieuwe provisie die wordt aangemaakt, wordt afgeleid uit een provisietype. U kan zelf deze types beheren en indien nodig nieuwe types aanmaken. De provisietypes zijn globaal voor alle residenties. 1.2 Fiche velden en hun betekenis Type provisie Een vrij te kiezen naam voor het provisietype 3
Boekhoudkundige verwerking Opvragen van een voorschot Deze provisie wordt gebruikt om een voorschot aan de mede-eigenaren op te vragen. Deze bedragen worden in de vorm van een diverse boeking in de boekhouding ingebracht. Na elke afrekening worden deze boekingen volledig tegen-geboekt. Bij keuze van dit type verwerking wordt automatisch een algemene rekening voor de boekhouding ingevuld: 690000. Dit kan uiteraard aangepast worden. Opvragen van een kapitaal Deze provisie wordt gebruikt om een kapitaal aan de mede-eigenaren op te vragen. Deze bedragen worden in de vorm van een diverse boeking in de boekhouding ingebracht. Na eindafrekening worden deze boekingen NIET tegen-geboekt maar worden verwerkt in de berekening van het over te dragen saldo van elke mede-eigenaar naar de volgende afrekenperiode. Bij keuze van dit type verwerking wordt automatisch een algemene rekening voor de boekhouding ingevuld: 160000. Dit kan uiteraard aangepast worden. Omschrijving NL / FR Deze tekst is vrij in te vullen en wordt bij aanmaak van een provisie volgens dit type in de omschrijving van betreffende provisie overgenomen. Deze omschrijving komt dan op zijn beurt in de berichten naar de eigenaars. U kan deze beschrijving in de provisie uiteraard steeds aanpassen. Betalingen via Hier kun je bepalen via welke bankrekening de eigenaren betreffende provisie moeten betalen. (V.b. voor opvraging kapitaal: spaarrekening). U kan dit in de provisie uiteraard steeds aanpassen. Hier kan u enkel een keuze maken indien in het hoofdmenu een residentie is gekozen: (bankrekeningen zijn bepaald per residentie) In de drop-down box verschijnen alle financiële journalen die in de VME-boekhouding zijn opgenomen. Deze journalen kun je beheren vanuit de residentiefiche: 4
Kostensoort Via de kostensoort wordt een default verdeelsleutel bepaald bij aanmaak van een provisie volgens dit type. Verplicht in te vullen! Werkwijze: Bij uitsplitsing van het provisiebedrag over de mede-eigenaren wordt een verdeelsleutel gebruikt. In de residentiefiche is er een lijst voorzien van alle kostensoorten. Naast elke kostensoort kan u hier een verdeelsleutel vastleggen. Deze verdeelsleutel wordt dan default gebruikt in uw provisie voor betreffende residentie. Algemene rekening Deze rekening volgt automatisch uit de keuze van boekhoudkundige verwerking maar kan hier voor betreffend provisietype aangepast worden. U hebt de keuze uit de rekeningen van uw boekhoud brondossier. De rekeningen van het VME boekhouddossier worden hier NIET gebruikt aangezien de provisietype globaal zijn voor alle residenties. Voorschot: 690000 Werkkapitaal: 100000 Reservekapitaal: 160000 Journaal Het journaal in de boekhouding waarin de provisieboekingen worden aangemaakt. Editeer het hier aan gekoppeld bericht voor bedragen groter dan 0, kleiner dan 0 Bij aanmaak van een provisie worden er uiteindelijk berichten naar de mede-eigenaren gestuurd. U kan per provisietype een standaard tekst voorzien. Betreffende link is een short cut om snel dit bericht aan te maken of te wijzigen. 5
1.3 Invloed van provisietypes op reeds aangemaakte provisies U kan steeds aanpassingen doen aan uw provisietypes. (andere kostensoort, andere grootboekrekening...). Dit geeft geen enkele invloed op reeds aangemaakte provisies. Als u een dergelijke aanpassing wil overnemen in een reeds aangemaakte provisie, moet u deze provisie gewoon openen en het provisietype opnieuw kiezen. 6
Opvragen van provisies Financieel beheer > Provisies en voorschotten 2 Opvragen van provisies 2.1 Voorbereidingen Vooraleer u provisies opvraagt, moeten volgende basisgegevens correct ingevuld zijn in OPENSyndic. Kijk deze gegevens grondig na en zet deze eerst op punt. Residentiefiche: financieel beheer moet geactiveerd zijn Residentiefiche: financiële rekeningen (bankjournalen in de boekhouding) Residentiefiche: kavels, eigenaars en aandelen kijk vooral na of de datums in de eigenaren historiek correct zijn Residentiefiche: verdeelsleutels Residentiefiche: afrekenperiodes Residentiefiche: boekjaren Residentiefiche: vervaldagen dit wordt gebruikt om de vervaldatum te berekenen Algemene parameters: kostensoorten Algemene parameters: provisietypes Algemene parameters: berichtentemplates voor de betreffende provisietypes Berichtensysteem: document lay-out voor provisies 2.2 Beheer van uw provisies Financieel beheer > Provisies en voorschotten Begin met de keuze van uw residentie. Via zoekcriteria kan u opzoeken welke provisies reeds zijn aangemaakt. 2.3 Een nieuwe provisie aanmaken Druk op Nieuw of Copy om een nieuwe provisie aan te maken. In het geval van Copy moet u uiteraard een bestaande provisie kiezen uit de lijst. 7
De provisiefiche wordt actief: Stuknummer Bij bevestigen van een nieuwe provisie krijgt deze automatisch een nieuw volgnummer. Dit is enkel voor interne referentie. Type provisie Elke provisie wordt aangemaakt volgens een voorgedefinieerd provisietype. Bij keuze van dit type worden er reeds een groot aantal velden automatisch ingevuld. Boekh. verwerking Volgens het provisietype, kan niet aangepast worden. Grootboekrekening Dit is de grootboek kostenrekening waarop de provisie in de boekhouding wordt geboekt. Deze rekening volgt uit het provisietype en kan hier niet aangepast worden. Kostensoort Volgens het provisietype, kan niet aangepast worden. Betalingen via Deze keuze bepaalt op welke bankrekening de mede-eigenaren de provisiebetaling moeten uitvoeren. Hier hebt u de keuze uit de verschillende financiële rekeningen van de residentie. Indien u dit veld niet invult, wordt automatisch elke betalingsopdracht aangemaakt volgens de bankrekening vastgelegd in de residentiefiche. Datum De datum waarop de provisie wordt geregistreerd. Deze datum bepaalt dan ook onmiddellijk de afrekenperiode waarin deze provisie wordt verwerkt, en bepaalt ook de stukdatum van de boekingen in de VME boekhouding. 8
Deze datum moet binnen een afrekenperiode en binnen een boekjaar vallen, anders kan de provisie niet aangemaakt worden. Aanmaak over meerdere periodes (multi-aanmaak) Via deze knop kan u een tabel zichtbaar maken waarmee u betreffende provisie in één stap voor meerdere maanden kan aanmaken. Default staat dit aantal op één. Om de hoeveel maanden 1 = elke maand 2 = om de twee maanden... Aantal maal Moet uiteraard > 1. Er worden geen provisies aangemaakt die buiten de afrekenperiode vallen zoals bepaald door de begindatum. Het kan dus dat u 12x invult, maar dat er toch minder lijnen in de tabel worden voorgesteld. Vervaldatum Deze datum wordt automatisch berekend uit de 'Datum' van de provisie. vervaldatum = datum + N dagen waarbij N het aantal dagen is volgens Residentie fiche > Parameters boekhouding > Vervaldatum = + Project U krijgt hier een keuze uit alle niet afgewerkte projecten voor de residentie. U kan een provisie opvragen ten behoeve van een bepaald project. Omschrijving NL / FR (voor de totale provisie) Deze omschrijving wordt overgenomen in alle berichtgeving naar de mede-eigenaren. Default volgens het gekozen provisietype. Omschrijving NL / FR (in de detaillijn) Deze omschrijving kan worden opgenomen in uw berichten naar de eigenaars. Enkel indien aan volgende omstandigheden wordt voldaan: Er is méér als één detaillijn Elke detaillijn geeft een omschrijving In dit geval kan u volgende veldverwijzing opnemen in uw berichtentemplate voor provisieopvraging: [[PROVISIE PER OMSCHRIJVING]] Deze veldverwijzing wordt vervangen door een lijstje van opgevraagde bedragen getotaliseerd per omschrijving. Wat verder in deze handleiding is een voorbeeld opgenomen. Bedrag incl. EUR Het totaal te verdelen provisiebedrag. 9
Voeg een lijn toe met restsaldo [F12] Het totaal provisiebedrag kan verdeeld worden volgens één of meerdere verdeelsleutels. Daartoe is een verdelingstabel voorzien waar één of meerdere lijnen kunnen ingevuld worden. Hier zijn verschillende beginvoorwaarden mogelijk. Er zijn nog geen lijnen in de verdelingstabel Door een druk op F12 wordt een lijn ingevoerd in de tabel en wordt het volledige bedrag automatisch ingevuld. Via de kostensoort (volgens provisietype) wordt in de residentiegegevens gezocht naar een verdeelsleutel. Indien geen verdeelsleutel werd gevonden, kan u deze manueel kiezen. Eventueel kan u de voorgestelde verdeelsleutel ook aanpassen of individueel opsplitsen. U kan eventueel het bedrag voor deze lijn aanpassen. Dit kan worden toegepast om het te verdelen bedrag volgens meerdere verdeelsleutels uit te splitsen. Er zijn reeds lijnen ingevoerd in de verdelingstabel In dit geval zal het systeem, na een druk op F12, het saldo berekenen van het totaal te verdelen bedrag vermindert met de som van de reeds ingevulde bedragen in de verdelingstabel. Indien dit saldo > 0, wordt achteraan de verdelingstabel een nieuwe lijn toegevoegd met als bedrag het berekend saldo. U maakt het bedrag op een reeds ingevulde lijn 0. Een druk op F12 zal dit bedrag opnieuw invullen, met een waarde die de som van de lijnen in de verdelingstabel gelijk maakt aan het totaal te verdelen bedrag. U kan een bedrag verdelen over individuele eigenaars, zonder gebruik te maken van een verdeelsleutel. Druk op de knop wijzig voor de betreffende lijn: 10
U kan nu één of meerdere eigenaars opnemen in de tabel en het betreffende bedrag procentueel of via een individueel bedrag opsplitsen. U kan de tabel ook via een XLS bestand invullen. Druk daarvoor op de knop Lees een XLS bestand. Vul de nodige velden in de fiche in. Bericht bijlage NL/FR Deze teksten kunnen ingevoegd worden in het bericht naar de eigenaren via de veldverwijzing Provisie bericht bijlage Uitsplitsing (datum veld) Zie handleiding Agenda Naar boekh. (datum veld) Zie handleiding Agenda 11
2.4 Negatieve provisies U kan negatieve provisies aanmaken. Dit kan zowel voor het totaalbedrag van de provisie als voor een bedrag op een detaillijn. U kan dit gebruiken voor teruggave of correcties. 2.5 Invloed van provisietypes op reeds aangemaakte provisies U kan steeds aanpassingen doen aan uw provisietypes. (andere kostensoort, andere grootboekrekening...). Dit heeft geen enkele invloed op reeds aangemaakte provisies. Als u een dergelijke aanpassing wil overnemen in een reeds aangemaakte provisie, moet u deze provisie gewoon wijzigen en het provisietype opnieuw kiezen. 2.6 Verdere bewerkingen De aanmaak van een nieuwe provisie is pas een eerste stap! De nieuw aangemaakte provisies zijn nog niet verdeeld over de mede-eigenaren (de individuele bedragen zijn nog niet berekend) Om de effectieve kostenverdeling naar de eigenaren te berekenen, en om de eigenaren een bericht te sturen met betalingsopdracht, moet de provisie nog worden uitgesplitst. nog niet opgenomen in de boekhouding. Om de provisie in de boekhouding op te nemen, moet de uitgesplitste provisie naar de boekhouding worden doorgestuurd. 2.7 Wijzigen van een provisie Vanuit de Lijst van provisies Zoek via de verschillende zoekcriteria die zijn voorzien naar de provisie die moet worden aangepast. Kies door deze provisie aan te klikken in de lijst. Druk op de knop Wijzigen Alternatief is dubbelklikken op betreffende provisie. De invoerfiche wordt actief. Een provisie die reeds is uitgesplitst, kan niet meer aangepast worden. U kan de uitsplitsing ongedaan maken door de fiche in 'opvragen modus' te plaatsen (druk op de knop ongedaan) en dan op de knop Uitsplitsing wissen te drukken. OPGEPAST Indien de provisie reeds naar de boekhouding is doorgestuurd, is het wijzigen van deze provisie een delicate zaak. Bij de stap Uitsplitsing wissen worden de boekingen mee verwijderd. Dit kan invloed hebben op afrekeningen die deze provisies bevatten. Betreffende provisies maken dan geen deel meer uit van een afrekening. 12
2.8 Uitsplitsen van een provisie Een nieuw aangemaakte provisie is enkel een opsomming van bedragen en parameters die gebruikt worden om uiteindelijk; Het totale provisiebedrag te verdelen over de mede-eigenaars De mede-eigenaars een betalingsopdracht te sturen via het berichtensysteem De nodige boekingen in de boekhouding aan te maken om de provisie correct boekhoudkundig verder te verwerken en op te volgen. Om bovenstaande punten te realiseren moet u de provisie uitsplitsen. De verdeling wordt berekend en de betalingsopdrachten worden aangemaakt. Verder worden dan de nodige boekhoudkundige verwerkingen uitgevoerd. Vanuit het provisiefilter Financieel beheer > Provisies en voorschotten Zoek via de verschillende zoekcriteria die zijn voorzien, naar de provisies die moeten worden uitgesplitst. Selecteer de gewenste provisies in de lijst. (multi-select). Druk op de knop Uitsplitsen. Vanuit de provisiefiche Financieel beheer > Provisies en voorschotten > Opvragen Druk op de knop Uitsplitsen in de datafiche. Uitsplitsing van een provisie Voor u een provisie uitsplitst, is het belangrijk om even een aantal velden na te zien: grootboekrekening (kostenrekening, reserverekening...) bankrekening waarop de provisie moet worden betaald datum van de provisie; deze bepaalt in welk afrekening de provisie zal worden verwerkt, en bepaalt ook de boekingsdatum. omschrijving NL en eventueel FR. Deze omschrijvingen worden meegenomen in de berichten naar de eigenaars en maken duidelijk waarvoor de provisie is en voor welke van-tot datum. Zorg voor een summiere maar volledige omschrijving! bedrag en verdeelsleutel Veel van deze parameters zijn vooringesteld in het provisietype. Draag dus zorg bij de voorbereiding van deze types. De berekening van de bedragen voor de mede-eigenaars wordt uitgevoerd volgens de lijnen in de verdelingstabel van de provisiefiche. Elke lijn bepaald een; bedrag verdeelsleutel of individuele verdeling 13
Uitsplitsing volgens een verdeelsleutel Het bedrag wordt pro-rata de aandelenverhouding van de verdeelsleutel over betreffende kavels van de residentie verdeeld. De eigenaars van de betreffende kavels krijgen de som van de bedragen van hun kavels aangerekend. Aanpassingen aan een verdeelsleutel in de residentiefiche is van geen enkele invloed op reeds uitgesplitste provisies. U moet de uitsplitsing wissen en opnieuw uitsplitsen om de aanpassingen te verwerken. Opgepast als de provisie reeds naar de boekhouding is doorgestuurd. In dat geval moet u de boeking verwijderen! Uitsplitsing volgens een individuele verdeling Iedere eigenaar krijgt het bedrag aangerekend dat volgens de individuele verdeling op zijn naam is uitgeschreven. Resultaten van de uitsplitsing In de provisiefilter en -fiche kan u steeds aan het vinkje uitsplitsing zien of een provisie reeds is uitgesplitst. Via de knop Toon uitsplitsing kan u de details van een uitsplitsing opvragen en lijsten afdrukken. Voor elke mede-eigenaar die een bedrag moet betalen, wordt er een betalingsopdracht aangemaakt en komt er automatisch, per betalingsopdracht, een bericht in het berichtensysteem. 2.9 Detail van een uitgesplitste provisie In dit scherm ziet u de verschillende resultaten van een provisie uitsplitsing Deze knop is ook voorzien in de provisie fiche. 14
TAB Betalingsopdrachten In deze tab ziet u een lijst van alle betalingsopdrachten naar de eigenaars. OGM-Code Elke betalingsopdracht in OPENSyndic krijgt een unieke OGM-code (gestructureerde mededeling). Deze OGM- Code kan u opnemen in uw berichten naar de mede-eigenaars. Deze code wordt ook afgedrukt op alle overschrijvingsformulieren en kan gebruikt worden in de verwerking van uw bankuittreksels via Coda. Nummer, Eigenaar Het nummer en de naam van de eigenaar, volgens de adresfiche Te betalen Het berekende provisiebedrag voor betreffende eigenaar. Betaling via De bankrekening/financieel journaal die vermeld wordt op de betalingsopdracht naar de eigenaar. Maak berichten voor de geselecteerde eigenaars (knop) Met deze knop kan u de berichten (provisieopvraging met betalingsopdracht) naar één of meerdere eigenaars opnieuw aanmaken. Selecteer de betreffende eigenaar(s) en druk op de knop. De berichten worden direct samengesteld en in postvak uit van het berichtensysteem geplaatst. Maak een MS-verzendlijst voor de selectie (knop) Idem als vorige maar de berichten worden via de MS-verzendlijsten aangemaakt. TAB Kostenverdeling In deze tab ziet u een matrix met een overzicht van alle kavels tegenover de verschillende verdeelsleutels. U ziet welke bedragen over welke sleutel zijn verdeeld. 15
TAB Totaal per eigenaar Subtab totalen per eigenaar In deze tabel ziet u nummer, naam en provisiebedrag per eigenaar. Een druk met de rechtermuisknop boven de tabel laat een aantal bewerkingen toe op deze tabel. (o.a. opslaan als xls-bestand). Subtab Per kavel In deze tabel ziet u nummer, naam van de eigenaar, naam van het kavel en provisiebedrag. Een druk met de rechtermuisknop boven de tabel laat een aantal bewerkingen toe op deze tabel. (o.a. opslaan als xls-bestand). 16
TAB Detailuitsplitsing kosten In deze tabel wordt een detail van de uitsplitsings-berekening getoond. Een druk met de rechtermuisknop boven de tabel laat een aantal bewerkingen toe op deze tabel. (o.a. opslaan als xls-bestand). 2.10 Afrondingsverschil wegwerken bij opvraging provisie Werkkapitaal Betreft enkel provisies van het type boekhoudkundige verwerking = opvraging van kapitaal. Het uitsplitsen van een provisie levert vaak kleine afrondingsverschillen op (Het gaat telkens slechts over centiemen) waardoor het geboekte bedrag van de provisie niet exact overeen komt met het opgevraagde provisiebedrag. Voorbeeld (actuele situatie): De opgevraagde provisie bedraagt: 5774.00 totaal. (3481.25 + 2289.75). Zoals bovenstaande afbeelding laat zien ontstaat na uitsplitsing een afrondingsverschil op beide deelbedragen (- 0.03 en -0.02) met als resultaat -0.05 verschil op het totaal bedrag. In de boekhouding van de VME wordt het bedrag van 5.771.05 euro geboekt, wat overeenkomt met de som van de te betalen bedragen door de eigenaars. Gevolg: het bedrag van opgevraagd kapitaal in de boekhouding komt niet exact overeen met het bedrag van de provisie in OpenSyndic. Hoewel boekhoudkundig en financieel alles correct verloopt geven de kleine verschillen tussen de bedragen van de provisies en deze in de boekhouding soms aanleiding tot onduidelijkheid. Versie 223 van OpenSyndic maakt melding bij het uitsplitsen van het feit dat er afrondingsverschillen optreden en biedt de mogelijkheid om de bedragen van de provisie automatisch aan te passen. LET OP! De melding betreffende de afronding doet zich enkel voor bij provisies van het type boekhoudkundige verwerking = opvraging van kapitaal. 17
Melding bij uitsplitsing van de provisie: Klik Opgevraagde provisiebedragen aanpassen Resultaat: De bedragen zijn aangepast en komen exact overeen met deze in de boekhouding Provisies van het type voorschot komen niet in de boekhoudkundige balans. De keuze betreffende de afrondingen worden bij uitsplitsing (provisies) van het type voorschot niet aangeboden. 18
2.11 Een uitsplitsing wissen U kan de uitsplitsing van een provisie ongedaan maken. Dit kan nodig zijn als u merkt dat er nog iets fout zat in de basisgegevens van de provisie of residentie. Zorg ervoor dat uw provisiefiche in Opvragen staat. Druk dan op de knop Uitsplitsing wissen. De individuele verdeling wordt gewist De betalingsopdrachten worden gewist De berichten worden gewist De provisie boeking in de boekhouding wordt gewist Opgepast: de betalingsopdrachten worden gewist en daarbij gaan de OGM-codes verloren! Als een eigenaar reeds een bericht geeft ontvangen met daarin de OGM-code volgens de oorspronkelijke uitsplitsing zal het coda betalingssysteem de eventuele betaling op deze OGM-code niet meer kunnen linken met de provisie. Dat is ook logisch aangezien betreffende provisie wordt aangepast en de bedragen en/of betrokken eigenaars niet meer noodzakelijk dezelfde zijn. U kan nu de nodige aanpassingen en correcties doen en opnieuw uitsplitsen. Zie het deel Correcties op provisies voor een beter alternatief. 19
Provisies in de boekhouding Bij uitsplitsen van een provisie wordt direct een boeking in de boekhouding aangemaakt. Als u een uitsplitsing wist met de bedoeling een bestaande provisie nog aan te passen, wordt de boeking ook gewist. Bij opnieuw uitsplitsen, wordt een nieuwe boeking aangemaakt. De opvraging van een provisie wordt boekhoudkundig in een journaal/dagboek voor diverse boekingen aangemaakt. 3 Provisies in de boekhouding 3.1 Aandachtspunten Het journaal diverse overboekingen in uw account fiche moet correct ingevuld worden. Er moet een boekjaar aangemaakt zijn waarbinnen de provisiedatum valt Zie de residentiefiche: 3.2 Structuur van een provisieboeking Het resultaat van een provisieboeking is een opvraging of teruggave van een bedrag aan één of meerdere eigenaren. Het saldo van deze individuele bedragen wordt dan geboekt op de centralisatie rekening van de provisie. Deze centralisatierekening wordt bepaald door het provisietype: 20
Een uitgesplitste provisie die correct geboekt werd, geeft volgende vinkjes actief; 3.3 Overzicht van de boekingen U kan de boeking voor een provisie op verschillende manieren opvragen: In de provisiefiche Vanuit het overzicht van de boekingen in OPENSyndic Financieel beheer > Boekingen 1. Kies de residentie 2. Kies Type provisie boeking 3. Druk op Zoeken U kan een provisie boeking enkel Opvragen. U moet de provisie aanpassen als er vergissingen zijn met de opvraging, of u moet een correctie opvragen via v.b. een negatieve provisie. 21
3.4 Samenstelling van een provisieboeking Er wordt per mede-eigenaar een boekingslijn aangemaakt. De som van alle opgevraagde provisies wordt dan in een extra boekingslijn gecentraliseerd op een rekening bepaald door het provisietype. Stuknummer Uit de boekhouding Datum Uit de provisiedatum Vervaldatum Datum + aantal dagen volgens vervaldagen in de residentiefiche Omschrijving NL/FR Volgens de provisie Voor provisies van het type Voorschot Voor elke boeking op mede-eigenaar is het vinkje Voorschot aangevinkt. 22
Correcties op provisies Het kan voorkomen dat u een provisie hebt opgevraagd en dat er achteraf correcties dienen op te gebeuren. Indien de provisie reeds is opgevraagd bij de eigenaren (berichten verstuurd, of zelfs betalingen geregistreerd) kan je de correcties als volgt aanpakken: 4 Correcties op provisies 4.1 Provisie wissen Deze benadering wordt zeer sterk afgeraden! U kan de uitsplitsing van de provisie wissen en daarna kan de volledige provisie gewist worden. Dat is de eenvoudigste oplossing. Als u de provisie echter reeds hebt opgevraagd bij uw eigenaren, is het beter om deze niet te wissen. Als u de provisie wist, is er geen enkel spoor meer te vinden in OPENSyndic. Als een eigenaar dan toch betaalt, kan u deze betaling nergens op afpunten. 4.2 Teruggave op een foute provisie U kan een volledige teruggave van een provisie maken door hetzelfde bedrag als negatieve provisie te maken met dezelfde verdeelsleutel. In dit geval wordt dezelfde verdeling berekend, met negatieve bedragen (teruggave) naar uw eigenaars. Voor elke betrokken eigenaar wordt ook een bericht aangemaakt volgens de berichten template bedrag <= 0. U kan via bericht bijlage in de provisiefiche wat uitleg invoeren over de aard en reden van de correctie. U kan dit snel doen door in het provisie zoekscherm een kopie te maken van de betreffende foute provisie. Opgepast: Het uitsplitsen van deze nieuwe provisie maakt gebruik van de huidige gegevens van de residentie (verdeelsleutel, eigenaren enz.) Als aan die gegevens iets is aangepast sedert de oorspronkelijke foute provisie werd uitgesplitst, zal de uitsplitsing van de nieuwe provisie niet overeenkomen met die van de oude provisie. In dergelijk geval moet u de bedragen manueel als individuele bedragen invoeren. (individuele uitsplitsing i.p.v. via een verdeelsleutel). 23
4.3 Correctie op één eigenaar Stel dat er een foutief bedrag is opgevraagd aan één eigenaar binnen een provisie. U kan via een provisie eenvoudig een bedrag in mindering brengen bij één eigenaar en doorrekenen naar een andere: Het bedrag -35.75 EUR wordt individueel uitgesplitst op Dhr. Bolaan. Het bedrag +35.75 EUR wordt individueel uitgesplitst op Mvr. Demoor. 24
De boeking ziet er als volgt uit: Elke eigenaar krijgt een bericht met vermelding van deze transactie. Mvr. Demoor krijgt een betalingsuitnodiging. Alle verrichtingen zijn in het systeem opgenomen en kunnen correct aangewezen en opgevolgd worden. 25
Provisies en het berichtensysteem 5 Provisies en het berichtensysteem 5.1 Aandachtspunten Tijdens het uitsplitsen van een provisie wordt er voor elke mede-eigenaar automatisch een betalingsopdracht aangemaakt. Per betalingsopdracht wordt een bericht aangemaakt in het berichtensysteem. De inhoud van het bericht wordt bepaald door het gekozen provisietype. Financieel beheer > Parameters > Provisietypes Voor elk provisietype moet u een berichtentemplate maken. Berichten > Berichtentemplates Kies volgende waarden voor de berichtentemplate: Berichtentype: Provisie Berichtensubtype Het betreffende provisietype U moet TWEE templates aanmaken: voor bedrag > 0 en voor bedrag <= 0 Bedrag > 0 voor positieve bedragen (betalingsopdracht) Bedrag < 0 voor negatieve bedragen (teruggave) De tekst moet uiteraard aangepast zijn aan de richting van het bedrag (>0 of <0) Het onderwerp van de berichtentemplate wordt overgenomen als omschrijving in de provisie. Deze omschrijving (eventueel wat aangepast) wordt op zijn beurt overgenomen in het onderwerp van het bericht. Als u meertalig werkt (eigenaars N/F in een residentie) moet een onderwerp in N en F aanmaken. Vul een berichten tekst in. Deze bevat normaal een aantal veldverwijzingen die de details van de provisie omschrijven. Als u meertalig werkt (eigenaars N/F in een residentie) moet een bericht in N en F aanmaken. De lay-out (positie van de verschillende elementen op de afdruk) van het uiteindelijke bericht wordt bepaald door de lay-out editor in het berichtensysteem: Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Provisie Druk op de knop Lay-out Editor Draag er zorg voor dat al deze zaken correct zijn voorbereid vooraleer u provisie berichten aanmaakt. (dus voor u de provisie uitsplitst). De aangemaakte berichten kan u als volgt terugvinden: Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Provisie Alle berichten van het type Provisie die nog niet zijn verzonden naar de eigenaars komen in het overzicht. U kan deze berichten afdrukken en/of via e-mail versturen. Deze berichten worden automatisch verwijderd als de uitsplitsing van een provisie verwijderd wordt. 26
5.2 Voorbeeld van een berichtentemplate U kan volgend bericht opnemen in uw berichtentemplates voor een provisie: Geachte mede-eigenaar, Betreft: [[ONDERWERP]] [[PROVISIE BERICHT BIJLAGE]] [[PROVISIE PER OMSCHRIJVING]] Totaal provisie: Privatieven: [[PROVISIE OPGEVRAAGD]] EURO [[PROVISIE KAVELS]] Gelieve bij betaling de voorgedrukte mededeling te vermelden: [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]]. Op die manier kunnen we uw betaling vlot verwerken. Totaal: Te vermelden mededeling: Begunstigde: Bankrekeningnummer (IBAN): BIC: [[OVERSCHRIJVING BEDRAG]] EURO [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]] [[RESIDENTIE NAAM]] [[RESIDENTIE IBAN]] [[RESIDENTIE BIC]] Gelieve dit bedrag binnen de 14 dagen over te schrijven op de vermelde bankrekening van de vereniging. Inmiddels verblijven wij met de meeste hoogachting, Uw syndicus, [[SYNDIC NAAM]] Bij het maken van de individuele berichten naar de eigenaars worden de veldverwijzingen automatisch door de juiste waarde vervangen. [[PROVISIE BERICHT BIJLAGE]] De tekst ingevoerd als bericht bijlage in de provisiefiche wordt hier overgenomen. Dit kan belangrijk zijn om wat extra uitleg in te voegen i.v.m. de reden voor deze opvraging of correctie. [[PROVISIE PER OMSCHRIJVING]] Indien de provisie meer als één detaillijn bevat en indien voor elke detaillijn een omschrijving is ingevuld, wordt deze veldverwijzing vervangen door een lijstje met totaal opgevraagd per omschrijving. Dit kan gebruikt worden om in één provisie bedragen op te vragen voor verschillende doelen. [[PROVISIE OPGEVRAAGD]] Dit is het totaal opgevraagde provisiebedrag. Dit is uiteraard hetzelfde bedrag voor elke eigenaar. [[PROVISIE KAVELS]] Dit toont de uitsplitsing kavel versus aandeel voor betreffende eigenaar in deze provisie. Dit wordt bepaald door de gebruikte verdeelsleutel(s) in de provisie. 27
[[OVERSCHRIJVING BEDRAG]] Het door de eigenaar te betalen bedrag. [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]] De gestructureerde mededeling van de betalingsopdracht. Voor een detailuitleg over de verschillende veldverwijzingen zie het handboek Berichten 5.3 Provisieberichten met/zonder overschrijvingsformulier De keuze om berichten naar uw eigenaars te sturen met of zonder overschrijvingsformulier wordt bepaald in de lay-out editor voor het berichtentype Provisie. Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Provisie Druk op de knop Lay-out Editor Om een overschrijvingsformulier af te drukken moet u in de lay-out editor een SEPA formulier invoeren via de gelijknamige knop. Bij rechtstreeks afdrukken op papier worden standaard enkel de tekstvelden afgedrukt in deze 'SEPA' zone. U moet dus beschikken over voorgedrukt papier. Door in de lay-out editor een beetje te 'spelen' met de positie van dit element kan u de teksten correct positioneren op de afdruk. Indien u niet over voorgedrukt papier beschikt, kan u ervoor kiezen om het overschrijvingsformulier mee af te drukken. Open daartoe, via de rechtermuisknop, het eigenschappenformulier van het SEPA-veld in de lay-out. 28
Groen kader: pas deze waarden minimaal aan om de tekst te passen op een voorgedrukt formulier Rood kader: indien aangevinkt, wordt het formulier mee afgedrukt. In dat geval is Xpos en Ypos niet van toepassing. Bij het versturen van het bericht als bijlage in een e-mail wordt het SEPA formulier steeds als achtergrond mee afgedrukt. In dit geval moet u in Berichten>Postvak uit als e-mail optie volgende optie kiezen: Het document wordt als PDF-bijlage met de e-mail mee verstuurd. Als u een bericht met bovenstaande optie via e-mail verstuurt, moet u bijkomend volgende berichtentemplate voorzien: Berichten > Berichtentemplates Kies volgende waarden voor de berichtentemplate: Berichtentype: E-mail - bericht via bijlage Een dergelijk bericht kan er als volgt uit zien: Beste [[AANROEP]] [[NAAM]] In bijlage kan U een bericht terugvinden onder PDF-formaat dat voor U is bestemd. Om dit bericht te kunnen lezen heeft U Adobe Reader nodig. Mocht U deze toepassing nog niet ter beschikking hebben, dan kan U deze gratis downloaden op http://get.adobe.com/nl/reader/ Met de meeste hoogachting, Uw syndicus [[SYNDIC NAAM]] 29
5.4 Provisies met meerdere detaillijnen Indien de provisie meer als één detaillijn bevat en indien voor elke detaillijn een omschrijving is ingevuld, wordt deze veldverwijzing vervangen door een lijstje met totaal opgevraagd per omschrijving. Dit kan gebruikt worden om in één provisie bedragen op te vragen voor verschillende doelen. Veldverwijzing in de berichtentemplate Resultaat in bericht naar eigenaar 30
Voorwaarden: Deze veldverwijzing wordt enkel ingevuld indien Voor ELKE detaillijn een omschrijving is ingevuld Er meer als één detaillijn is In het andere geval wordt deze veldverwijzing blanco gemaakt. 31
6 Provisies betaald via domiciliëring 6.1 Voorbereidende stappen 6.1.1 Aanmaken van een nieuwe vervaldagcode Domiciliëring Dit moet u doen in het brondossier van de boekhouding. Open het brondossier van de boekhouding. Kies in de linker keuzebalk het punt Klanten/Leveranciers en kies daar de tab Diverse en open vervolgens de Vervaldagcodes. Hier dient u een nieuwe vervaldagcode aan te maken voor domiciliëring (indien ze nog niet bestaat). HET VELD CODE MOET DOM ZIJN!!! Het veld betekenis is vrij in te vullen. Domiliciëring lijkt een logische keuze. 6.1.2 Domiciliëring instellen op een eigenaar die toestemming geeft om via domiciliëring zijn provisies te innen. 32
Open de adresfiche van de eigenaar en kies als betalingswijze Domiciliëring. 6.1.3 De domiciliëring instellen voor een eigenaar Deze actie moet u uitvoeren in de boekhouding van het gebouw waar de eigenaar toe behoort. Open de klantfiche van de eigenaar en ga naar het tabblad banken. Onderaan dient u de het domiciliëringsmandaat nummer in te voeren. Dit nummer moet u krijgen van de bank van de eigenaar, nadat deze zich akkoord heeft verklaard met de domiciliëring. Vermits de procedure om een domiciliëringsmandaat te verkrijgen kan verschillen naargelang de bank, contacteert u hierover best uw bankinstelling. 6.1.4 Het aanbieden van domiciliëringen aan de bank Het aanbieden van domiciliëringen aan de bank gebeurt op identieke wijze als de uitgaande betalingen. De domiciliëringen worden opgenomen in een domiciliëringsomslag (wordt als een bestand op uw PC weggeschreven). Deze dient u via de bank-applicatie of via Isabel aan te bieden aan uw bank. 33
TER INFO: Uitgaande betalingen en domiciliëringen zijn twee verschillende omslagen, wat resulteert in 2 verschillende bestanden die worden gecreëerd op uw PC. U moet dus 2 afzonderlijke bestanden aanbieden aan de bank: 1 voor de uitgaande betalingen en 1 voor de uitgaande domiciliëringen. 6.2 Aanmaken en afdrukken van de provisies Het aanmaken van de provisies gebeurt zoals voorheen. Er zijn hier geen extra stappen. Het resultaat is enkel te merken in het bericht aan de eigenaar. Het overschrijvingsformulier aan de eigenaar die via provisie betaalt zal er als volgt uit zien: 34
1. Het vak waar het bedrag staat is gevuld met XXXX 2. In het vak waar de bankrekening wordt vermeld staat de tekst Domiciliëring 7 Geen bericht maken bij opvraging nieuwe provisies Indien er in een residentie de afspraak bestaat dat de eigenaars maandelijks een vast provisiebedrag zullen betalen, kan het de bedoeling zijn dat er bij het uitsplitsen van de provisie GEEN berichten moeten worden aangemaakt aan de eigenaars. Deze mogelijkheid bestaat nu via een parameter in de residentiefiche, tabblad [Diverse Rapport Opgave Kosten ]. Wenst u naderhand toch berichten aan te maken voor een welbepaalde provisie, dan kan dat steeds via het scherm van de verdeling en de knop [Maak bericht voor de geselecteerde eigenaars] 35