Verslag Onderwerp VvE Viermeren Datum vergadering 25 maart 2014 Afwezig Hage (huisnr 10), de Waal (huisnr 16), Groeneveld (huisnr 12, machtiging), Blonk (huisnr 34), Blankestein (huisnr 36), van der Lek (huisnr 40), Brekelmans (huisnr 46), van Veen (huisnr 50), de Goede (huisnr 58), van Hout (huisnr 66), Goes (huisnr 68), van Wijngaarden (huisnr 70), Simons (huisnr 76), Hoogendijk (huisnr 84), van den Berg (huisnr 86), Kuiper (huisnr 102), Norris (huisnr 104), Huisman (huisnr 106), Oeveren (huisnr 112), Schurer (huisnr 114), Tersteeg (huisnr 118,machtiging), Taapken (huisnr 124), Bouwman (huisnr 134), van den Bosch (huisnr 136), Mannoesing (huisnr 140), Colje (huisnr 150), van der Meer (huisnr 152), van Schaik (huisnr 160), 1. Opening van de vergadering, vaststellen agenda De heer van Herk (voorzitter VVE) opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Er zijn drie machtigingen ontvangen. Het volgende agendapunt wordt toegevoegd aan de agenda: aankleden dakterras 5 e verdieping (deze zal bij de rondvraag behandeld worden). Hierna wordt de agenda vastgesteld. 2. Vaststellen aantal stemmen Er zijn in totaal 1692 van de in totaal 2628 uit te brengen stemmen aanwezig, waardoor rechtsgeldige besluiten in deze vergadering genomen kunnen worden. 3. Ingekomen stukken en mededelingen a. Groen West is voornemens om leeggekomen koopwoningen te verhuren. Dit vanwege het moeilijk doorverkopen van de woningen. Het wijzigen van het beleid van Groenwest baart de eigenaren wel zorgen. De leden willen de verhoudingen 80% koop en 20% huur laten bestaan. Het bestuur heeft hierop bij de gemeente geïnformeerd of dit toegestaan is. Het antwoord van de Gemeente Woerden was: Groen West is inderdaad met de gemeente in overleg omdat Groen West geen woningen meer wil verkopen met de koopgarantregeling. De gemeente heeft hierover inderdaad nog geen akkoord gegeven. Gemeente moet afspraken maken met GroenWest onder welke voorwaarden de woningen verkocht mogen worden. Zolang hierover
nog geen nieuwe afspraken zijn, zullen de woningen nog niet verkocht worden. Eventuele vrijkomende woningen blijven leeg staan totdat er afspraken zijn met de gemeente. Er is op dit moment dus geen sprake van verhuur van de 'koopgarantwoningen'. b. Verzoek plaatsing 2 e automatische deur bij garage. Kosten hiervoor bedragen circa 2.800,00 waarop de vergadering besluit om een andere oplossing hiervoor te zoeken (andere deurklink). c. VvE site Exact Beheer heeft een website waarop leden in kunnen loggen op hun eigen VvE omgeving. Het bestuur wil e.e.a. bekijken en beoordelen alvorens hierop over te stappen. Indien er wordt overgestapt betekent dit echter niet dat de huidige site van de VvE komt te vervallen. d. Dankwoord aan vrijwilligers. Momenteel zijn er ongeveer 13 vrijwilligers actief binnen de VvE. Mede door hun betrokkenheid en inzet staat het complex er goed bij. Het bestuur dankt alle betrokkenen voor hun inzet. 4. Vaststellen verslag ALV 16 maart 2013 De notulen van de laatstgehouden vergadering d.d. 16 maart 2013 worden door de Vergadering van Eigenaren vastgesteld en goedgekeurd. 5. Verantwoording over het gevoerde beleid door het bestuur van de VvE a. Wijziging beheerder van Groenwest naar Exact Beheer. Groenwest heeft besloten om haar VvE activiteiten af te stoten, waarop ook de beheerovereenkomst met de VvE is beëindigd. De VvE heeft per 01-01-2014 voor een nieuwe beheerder gekozen, Exact Beheer. b. In eigen handen nemen van het MJOP en contractonderhoud door VvE. Dit wordt nader uitgewerkt onder agendapunt 8e. c. Betaling rekeningen tijdelijk bij bestuur (Romy en Ron). Het bestuur had weinig zicht op het uitgavepatroon van de VvE. Alleen bij de controle door de Kascommissie werden bepaalde zaken duidelijker. Op basis hiervan heeft het bestuur gekozen om alle bankrekeningen te beheren en zelf zorg te dragen voor de betalingen van facturen. Dit zal door twee bestuursleden gebeuren, t.w. Ron voor de controle van de facturen en Romy voor de betalingen hiervan. Het bestuur benadrukt dat dit slechts voor een interim periode is en dat in september 2014 besloten zal worden dit over te dragen aan Exact Beheer. De accordering van de facturen zal dan bij het bestuur liggen. Het verhuren van de recreatieruimte geschiedt vanaf 2014 tegen contante betaling, het bestuur zal deze gelden vervolgens beheren in een kleine kas. De gelden zullen aangewend worden voor kleine uitgaven voor de VvE. Het
bestuur zal jaarlijks een overzicht van in- en uitgaven aan de beheerder en kascommissie verstrekken. d. Actiepunt uit de vorige vergadering was een voorstel 2 e beschildering bij fietsenstalling.. Dit is niet uitgevoerd. De eerste beschildering kostte 1.750. De tweede offerte bedroeg echter ruim 4.000,00 waarop het bestuur heeft besloten om dit niet uit te laten voeren. 6. Inrichten algemene ruimte Er was behoefte aan een verdere inrichting maar wel tegen zo laag mogelijke kosten. Het bestuur is tot de conclusie gekomen dat de inrichting circa 5000,-- tot 10.000 zal kosten en heeft een schriftelijke informatieronde uitgezet. Hieruit bleek dat het merendeel dit niet zag zitten. De kunstacademie is ook geen optie. Het bestuur zal op grond hiervan geen verdere inzet plegen, indien er leden zijn die dit initiatief op willen pakken dan wordt aan hun gevraagd om een plan bij het bestuur in te dienen waarbij minimaal 40 handtekeningen van leden toegevoegd zijn. Vervolgens zal het bestuur het op de eerstvolgende ALV op de agenda plaatsen. 7. Financiën a. De voorzitter geeft aan dat het financieel verslag over 2013 door Groenwest is samengesteld. Hierna licht de heer Toerab dit verslag toe b. De kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en komen tot de conclusie dat de jaarcijfers een goed beeld geven van inkomsten en uitgaven van de VvE. Met betrekking tot de hoogte van de Algemene Reserve adviseert de Kascommissie om deze aan te wenden voor o.a.: - Extra afschrijvingen - Energiebesparende maatregelen Ook uit de Kascommissie haar bezorgdheid over de huidige afhandeling van financiële zaken. De voorzitter betaalt nu de facturen en in de splitsingsacte is aangegeven dat er functiescheiding dient te zijn. Nu lopen de leden van het bestuur individueel risico als het gaat om aansprakelijkheid. Reactie bestuur: Het bestuur ziet het doen van de betalingen als een interimperiode om inzage te krijgen in de gehele financiële huishouding. In de loop van 2014 gaan de betalingen weer terug naar de beheerder. De rol van interim penningmeester wordt opgepakt door twee leden van het bestuur t.w. Romy van dieren en Ron van Herk. Het bestuur gaat derhalve voor deze interim-periode geen penningmeester aanstellen en dit formeel melden aan de kamer van koophandel. Het bestuur acht het risico aanvaardbaar, temeer omdat de beheerder ook de benodigde controles uitvoert. c. De vergadering van Vereniging van Eigenaren besluit met algemene stemmen de het jaarverslag 2013 goed te keuren en vast te stellen. Het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde financiële beleid. d. Bestemming resultaat 2013
Het bestuur stelt voor om het resultaat te gebruiken voor eventuele tegenvallers in 2014 zoals klapperende waterleiding, lekkage tweede verdieping en om te onderzoeken of led verlichting een mogelijkheid is om energie te besparen. Voor dit laatste verzoekt de Vereniging van Eigenaren het bestuur en TC om offertes hiervoor op te vragen en geeft toestemming om e.e.a. uit te werken tot een bedrag van maximaal 10.000,00. e. Kascommissieleden 2014 De huidige kascommissieleden blijven ook voor het jaar 2014 de controles uitvoeren, wel benadrukken ze dat er een derde lid bij zou moeten. De vergadering gaat akkoord met de toetreding van mevrouw van den Berg (huisnr 22) tot de Kascommissie. f. Begroting 2014 De vergadering van Vereniging van Eigenaren besluit met algemene stemmen de begroting 2014 goed te keuren en vast te stellen. 8. Onderhoud en veiligheid van het gebouw a. Inmiddels is de lekkage van steigerterras naar de garage en de los zittende marmeren platen onder garantie opgelost b. Momenteel is er wederom sprake van lekkage van het dakterras (3 e verdieping) naar de 2 e verdieping. Woningborg is hiervoor ingeschakeld en de zaak is onder behandeling c. Geurtjes in woningen Dit probleem speelt al jaren, diverse firma s zijn langs geweest om dit probleem te verhelpen helaas zonder resultaat. Men dient rekening te houden dat een van de oorzaken kan zijn dat de wasemkap, aangesloten op het centrale afzuigsysteem, een motorloze dient te zijn. Heating Service is momenteel belast met het onderzoeken van dit probleem. Groenwest zal onder haar huurders inventariseren wie er last van heeft en zal dit terugkoppelen naar de beheerder. d. Klapperende waterleidingen Ook dit speelt bij diverse bewoners. Als pilot is bij Ron e.e.a. hiervoor aangepast, het wachten is op de resultaten hiervan. De kosten hiervan zijn echter niet begroot en de vergadering vraagt zich af of deze problemen niet onder garantie vallen. Het bestuur zal dit verder uitzoeken. Ook hier wordt aan Groenwest verzocht om een inventarisatie te doen onder haar huurders met deze klachten. e. MJOP en contracten In 2013 heeft het bestuur samen met de TC en Rob den Hartog alle contracten en het mjop nagekeken. Alle contracten zijn nu in beheer bij de VvE i.p.v. Groenwest. Het resultaat hiervan is dat er veel bespaard is op de uitgaven van de contracten. Het mjop is tot op detailniveau bekeken en aangepast. Belangrijkste conclusie hierbij is dat de VvE een dekkend onderhoudsplan voor de
toekomst heeft. De TC (Bram) blijft dit i.s.m. het bestuur monitoren. Het mjop zal op termijn op de site van Exact Beheer geplaatst worden. 9. Servicekosten 2015 De begroting wordt in het laatste kwartaal van 2014 opgesteld. De insteek hierbij is dat de servicebijdragen niet mogen stijgen. De begroting wordt kenbaar gemaakt op de publicator en de site. De leden gaan akkoord met deze werkwijze. 10. Machtiging tot het instellen van (rechts-) maatregelen tegen wanbetalers Dit is een jaarlijks terugkerend agendapunt. Iedere eigenaar dient voorafgaand aan de maand zijn voorschotbijdrage te voldoen aan de VvE. Indien een eigenaar niet aan deze betalingsverplichting voldoet, zal het beheerkantoor een herinnering versturen en vervolgens een aanmaning. Mocht hierop geen reactie worden ontvangen, dan zal in overleg met het bestuur incassomaatregelen worden getroffen. Hiertoe is echter altijd de goedkeuring nodig van de Vereniging van Eigenaars. De Vergadering van Eigenaren verleent het bestuur de machtiging tot het instellen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers, indien noodzakelijk. 11. Rondvraag en sluiting - Aankleding dakterras 5 e verdieping Het verzoek is om hier loungebankjes te plaatsen, zodat bewoners van het terras kunnen genieten. Vanuit de vergadering wordt echter aangegeven dat dit in het verleden afgewezen was vanwege het feit dat alles op dit terras wegwaait. Het bestuur zal een onderzoek doen naar alternatieven om het terras aan te kleden. Het voorstel volgt en wordt via een schriftelijke stemming afgehandeld. - Extra deurmat De heer Hol verzoekt om een deurmat. Leden maken namelijk gebruik van zijn deurmat. Het bestuur zal samen met de TC kijken naar het probleem. - Plaatsen zeilboot (de heer Hartog) Het bestuur wordt gevraagd om de mogelijkheid tot het plaatsen van een (zeil)boot te onderzoeken bij de steiger. In het HR is gemeld dat het niet mag. Het bestuur is niet enthousiast omdat slechts enkele jaren geleden speciaal is aangegeven in het HR dat we dit niet willen. Het bestuur gaat de ontwikkelingen volgen m.b.t het recreatie gebied maar gaat vooralsnog geen initiatieven ontwikkelen. - Albert Heijn De treden aan de voorkant van het gebouw worden beschadigd door de bezorger van Albert Heijn. Het bestuur zal actie ondernemen richting
AH. De bezorger van AH parkeert altijd voor de lift, dit is niet gewenst in het kader van de veiligheid. Het bestuur zal dit oppakken. - Zonnepanelen Het bestuur geeft aan dat ze dit in den treure hebben onderzocht. Conclusie hierbij was dat dit niet rendabel is (investering en terugverdientijd). Leden kunnen (na overleg met het bestuur) zelf informatie opvragen bij leveranciers. - Vloer steigerplaats Voor het herstel van klachten was er een steiger geplaatst, hierbij is de vloer beschadigd. Het bestuur geeft aan dat dit niet op de leverancier verhaald kan worden. Het bestuur zal samen met de TC het probleem bekijken. - Aankoop recreatieruimte Momenteel wordt de recreatieruimte gehuurd van Groenwest. Er wordt voorgesteld of het niet goedkoper is om deze ruimte te kopen van Groenwest. - Fluittoon Enkelen hebben last van een fluittoon wat veroorzaakt wordt door de wind door de luiken. Oplossing van anderen, die dit probleem ook hebben ervaren, is om rondom af te kitten. - Huisnummer 4 In verband met overlast (vuilniszakken voor de deur e.d.) heeft Ron van Herk de bewoner gesproken en gewezen op het feit dat dit conform het Huishoudelijk Reglement niet mag. Hierop heeft de bewoner alles verwijderd. Daar dit een langlopende kwestie is, zijn i.o.m. Groenwest diverse brieven naar deze bewoner verstuurd. Een van de laatste mogelijkheden is om een boete op te leggen aan de eigenaar van deze woning. Het bestuur hoopt dit echter te voorkomen en geeft aan dat een ieder de bewoners van nr 4 kan aanspreken. Actiepunten: 1. Lekkage van dakterras (3 e naar 2 e verdieping) Bestuur 2. Geurtjes woning Bestuur + TC 3. Klapperende waterleiding Bestuur + TC 4. Aankleding dakterras 5 e verdieping Bestuur 5. Extra deurmat Bestuur + TC 6. Plaatsen zeilboot Bestuur 7. Albert Heijn Bestuur 8. Vloer steigerplaats Bestuur + TC 9. Onderzoek overname recreatieruimte Bestuur