Sectormanager administratie Doel van de functie Leidinggeven aan de afdeling administratie, het ontwikkelen en implementeren van afdelingsbeleid, fungeren als controller, zodanig dat de afdeling doelmatig en kwalitatief goed functioneert en de vier stichtingen Wonen, Welzijn, Zorg en de overkoepelende stichting met separate financieringsstromen, alsmede 2 VVE s, financieel gezond zijn. Plaats in de organisatie Ontvangt hiërarchisch leiding van de Directeur. Geeft direct hiërarchisch leiding aan de Teamleiders administratie en secretariaat/receptie en indirect aan de gehele afdeling (ca. 7,5 fte). Resultaatgebieden 1. Leidinggeven 2. Organisatie- en beleidsontwikkeling 3. Bedrijfsvoering 4. Planning en control 5. Zorginkoop en financieringsmonitoring Resultaatgebied: Leidinggeven Geeft vanuit een hiërarchische positie leiding aan de teamleiders van een afdeling(en), en voert het personeelsbeleid uit waaronder het voeren van sollicitatie- functionerings-, ontwikkel-, beoordelingsgesprekken. Delegeert verantwoordelijkheden en stuurt op resultaten en ontwikkeling. Draagt zorg voor het (laten) opstellen van werkroosters en de verdeling, aansturing, controle en het corrigeren van de werkzaamheden. Ziet toe op een juiste kwantitatieve en kwalitatieve bezetting binnen de afdeling(en). Organiseert een adequate communicatie- en overlegstructuur binnen de afdeling(en) en stemt de dienstverlening af met andere afdelingen. Geeft uitleg en aanwijzingen aan de medewerkers betreffende de werkzaamheden en fungeert als inhoudelijk aanspreekpunt/uitvoerder bij/van meer complexe vragen of klachten. binnen de afdeling(en) heerst een goed leer- en werkklimaat voor de medewerkers. het personeelsbeleid is volgens afspraken uitgevoerd. de ontwikkeling van medewerkers is begeleid en gestimuleerd en de communicatie en samenwerking van de afdeling(en) is geoptimaliseerd. Resultaatgebied: Organisatie- en beleidsontwikkeling Sectormanager administratie 1
Draagt, als lid van het managementteam, bij aan de ontwikkeling en implementatie van het strategisch en operationeel organisatiebeleid voor de vier stichtingen. Ontwikkelt in lijn met het strategisch organisatiebeleid het tactisch beleid voor de dienst op alle deelgebieden van alle stichtingen en draagt dit over aan de teamleiders ten behoeve van operationele beleidsontwikkeling. Signaleert in- en externe ontwikkelingen, kansen en bedreigingen welke de financiën, wonen en overige zaken van de gehele organisatie aangaat, verkent hierbij mogelijkheden en consequenties voor de afdeling en doet voorstellen voor aanpassing/verbetering aan de directie. Adviseert de directie over vraagstukken binnen het vakgebied (financiën en wonen) en de implementatie van nieuw beleid, zoals strategische financieringsmogelijkheden, aan te trekken financieringsmiddelen en bereidt leningen en financieringsconstructies voor. Leidt (inhoudelijke) verander-, kwaliteits- en/of verbeterprojecten binnen de dienst. in- en externe ontwikkelingen zijn tijdig gesignaleerd zodanig dat er tijdig geanticipeerd is op mogelijkheden en consequenties voor het aandachtsgebied. strategisch en tactisch beleid is ontwikkeld en uitgewerkt. projecten zijn adequaat geleid en hebben geleid tot ontwikkeling en/of kwaliteitsverbetering van werkzaamheden binnen en buiten het aandachtsgebied. Resultaatgebied: Bedrijfsvoering Stuurt op de realisering van het (meerjaren)plan en de optimalisatie van werkprocessen door middel van het monitoren van processen en het hierbij tijdig signaleren van afwijkingen en bijsturen. Stelt het jaarplan en (meerjaren) personele-, exploitatie- inventaris begroting voor de eigen afdeling, en draagt zorg voor de realisatie van de overeengekomen resultaten binnen kaders en begroting. Levert jaarlijks gegevens aan het management en leidinggevenden aan voor het opstellen van hun begroting en het jaarverslag en bewaakt de gedetailleerde taakstellende begroting. Rapporteert periodiek over de voortgang van de implementatie van het jaarplan en het tactisch financieel beleid aan de directie. Draagt zorg voor voortgang, kwaliteit en continuïteit van de werkzaamheden en werkprocessen en neemt zo nodig bijsturingsmaatregelen. Bevordert de multidisciplinaire samenwerking waarbij alle bij de dienstverlening betrokken professionals goed samenwerken. Levert periodiek overzichten en informatie aan de directie betreffende voortgang doelstellingen en productie van alle diensten van de vier stichtingen en licht deze toe. Resultaten werkprocessen zijn doelmatig georganiseerd en aangestuurd. werkzaamheden zijn tijdig en kwalitatief goed uitgevoerd en er zijn optimale afspraken met externe leveranciers. knelpunten in de realisatie van doelstellingen zijn tijdig gesignaleerd en besproken met de directie. Sectormanager administratie 2
overzichten en informatie m.b.t. de voortgang van doelstellingen zijn tijdig beschikbaar. Het jaarplan is gerealiseerd, budgetten zijn niet overschreden en adequaat aangewend. Managementinformatie en rapportages zijn actueel, voor belanghebbenden inzichtelijk of beschikbaar en tijdig aangeleverd. Resultaatgebied: Planning en control Voert de regie en controle op de planning en control cyclus en adviseert en ondersteunt het management op strategisch niveau bij het opstellen van de vier (hoofd) begrotingen, deelbegrotingen, jaarplannen en periodieke managementinformatie ten behoeve van de stichtingen. Bewaakt de begrotingen, budgetten, toewijzing en aanwending van financiële middelen en de resultaten. Beoordeelt de financiële prestaties, stelt het controllerscommentaar op en formuleert voorstellen om de financiële prestaties en -besturing te verbeteren. Analyseert business/bedrijfsinformatie, stelt managementinformatie op en onderbouwt de (financiële) haalbaarheid van business/bedrijfsdoelstellingen en -plannen, business cases, prijs/kostenniveaus e.d., ten behoeve van besluitvorming. Stelt begrotingen, financiële overzichten en jaarrekeningen op en legt deze voor aan de directie ter accordering. Analyseert effecten van genomen maatregelen ten aanzien van exploitatie en rapporteert hierover aan de directie. Beoordeelt lopende projecten binnen de organisatie op met name financieel gebied en overige zaken. Fungeert als aanspreekpunt voor de Raad van Toezicht met betrekking tot financiële zaken zoals de begrotingen, financiële overzichten, jaarrekeningen en de accountantsverklaring. Bewaakt en voert de regie betreffende de woon en verhuurzaken van de stichtingen Huisvesting, Ouderenvoorzieningen. Resultaten De directie en/het management hebben adequate en betrouwbare stuurinformatie (inzicht in effecten van strategie, beleid en plannen op zaken als de winstgevendheid en concurrentiepositie van het organisatieonderdeel) voor de bedrijfsvoering. Marktvisie, business- en bedrijfsdoelstellingen zijn effectief uitgewerkt in (financieel onderbouwde) plannen. Positie en prestaties zijn in beeld gebracht en het management is hierover adequaat geïnformeerd. Stukken zijn tijdig opgeleverd volgens de P&C cyclus. Resultaatgebied: Zorginkoop en financieringsmonitoring Onderhandelt namens de organisatie met zorgverzekeraars en gemeenten (waaronder WMO gelden) over budget, tarieven, leveringsvoorwaarden, herschikking en verantwoording. Monitort de meervoudige financieringsbehoefte en liquiditeitspositie van de organisatie. Draagt zorg voor de financiering met banken en overige financiële partners. Neemt deel aan en doet voorstellen voor treasurybeheer en zorgt voor de uitvoering van de besluiten. Sectormanager administratie 3
Is conform directiestatuut gemachtigd om tezamen met de algemeen directeur of de teamleider financiële administratie de betalingsopdrachten te ondertekenen voor alle stichtingen. de organisatie heeft optimale resultaten behaald uit de onderhandelingen met diverse partijen op het gebied van de zorginkoop. de financiële positie van de organisatie is correct en tijdig gemonitord zodat de continuïteit van de organisatie gewaarborgd is. Functie-eisen Kennis Een relevante opleiding op hbo/wo-niveau op het gebied van bedrijfskunde/bedrijfseconomie is vereist, aangevuld een managementopleiding en meerdere jaren (leidinggevende) werkervaring. Daarnaast is kennis vereist van de organisatie, organisatieprocessen, -methoden en -werkwijzen, voorschriften en wet- en regelgeving ten behoeve van het afstemmen en samenvoegen van beleidskeuzes van meerdere stichtingen. Specifieke kennis van de zorg, woon en welzijnbranche is vereist om zorg te kunnen dragen voor een optimale financiering en beleidsbepaling. Ontwikkelingen binnen het vakgebied van de dienst en binnen de branches worden bijgehouden en beoordeeld op bruikbaarheid en consequenties. Zelfstandigheid Werkzaamheden worden zelfstandig verricht aan de hand van het strategisch organisatiebeleid waarbinnen naar eigen behoeven en conform eigen taakstelling, de functie vervuld wordt en externe onderhandelingen worden gevoerd. Initiatief is vereist bij het optimaliseren van de financiële en administratieve afdeling en het opstellen van strategische financiële (verbeter)voorstellen voor de vier stichtingen. Vindingrijkheid is daarnaast vereist om financieringsconstructies op te zetten, het adviseren rondom complexe bedrijfseconomische en woon/verhuur vraagstukken, waarbij beslissingen op lange termijn voor de gehele organisatie worden genomen. Sociale vaardigheden Sociale vaardigheden als motiveren/stimuleren, corrigerend vermogen, overbruggen van tegenstellingen, overwinnen van weerstanden en omgang met zakelijke conflicten zijn nodig voor het leidinggeven aan meerdere teams/afdelingen, bestaande uit medewerkers op verschillende deskundigheidsniveaus, het uitvoeren van het personeelsbeleid, het mede ontwikkelen en implementeren van tactisch/operationeel beleid binnen de gehele organisatie en het leiden van projecten binnen de dienst. In gesprekken met diverse externe leveranciers is het van belang dat de belangen van de organisatie in onderhandelsituaties gewaarborgd blijven. Risico s, verantwoordelijkheden en invloed Er bestaat een risico op het veroorzaken van (im)materiële schade bij het leidinggeven aan meerdere teams/afdelingen, het uitvoeren van het personeelsbeleid en het beheren/bewaken en onderhandelen om- Sectormanager administratie 4
trent de financiële positie van de gehele organisatie. Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor het ontwikkelen van het strategisch, tactisch en operationeel beleid ten behoeve van meerdere stichtingen en tijdige signalering en interventies op afwijkingen in de financiële positie. Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de voortgang, kwaliteit en continuïteit van de werkzaamheden binnen de dienst. Er is invloed op het strategische organisatiebeleid van meerdere stichtingen. Uitdrukkingsvaardigheid Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist bij het voeren van externe onderhandelingsgesprekken om de financiële positie van de organisatie te waarborgen en ten behoeve van het leidinggeven aan de afdeling en en het voeren van overleg/afstemming in het MT. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is nodig bij het opstellen van voorschriften, jaarplannen, (gespreks)verslagen, overzichten en verbetervoorstellen. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig voor het werken met een pc. Oplettendheid Oplettendheid is nodig bij het leidinggeven aan de administratieve dienst, in de voortgang, kwaliteit en continuïteit van de werkzaamheden en bij het organiseren en afstemmen van de gevarieerde werkzaamheden en werkprocessen binnen de dienst waarin de gehele financiële positie op basis van meerdere financieringsstromen verwerkt en gemonitord worden. Daarnaast is oplettendheid vereist voor het ontwikkelen van beleid en het tijdig signaleren van knelpunten/ontwikkelingen binnen en buiten de dienst en in de realisatie van doelstellingen binnen het aandachtsgebied. Onvoldoende oplettendheid kan gevolgen hebben voor kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening. Overige functie-eisen doorzettingsvermogen, volharding en geduld zijn vereist bij het optimaliseren van de financiële afdeling en het realiseren van financieringsconstructies. systematisch werken is vereist bij het opstellen van verbetervoorstellen en meerjaren (hoofd)begrotingen en het analyseren van de financiële positie. integriteit is vereist vanwege het kennen van de toekomststrategie van de organisatie. representativiteit is vereist bij het extern vertegenwoordigen van de organisatie bij onderhandelingen. Inconveniënten psychische belasting treedt op doordat de verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de administratieve en financiële werkzaamheden binnen de organisatie waarbij besluiten worden genomen die niet volledig te overzien zijn en een bepalende invloed hebben op de organisatie. Sectormanager administratie 5