JAARVERSLAG 2013 Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad Stichting Carmelcollege Maart 2014
GMR STICHTING CARMELCOLLEGE JAARVERSLAG 2013 INHOUD 1. Inleiding 1 2. Communicatie 2 3. Realisatie Activiteitenplan 2013 4 3.1 Beleid CvB 4 3.2 Activiteitencommissies 7 3.3 Overige activiteiten 8 4. Financiën 10 Bijlage I Ledenlijst GMR Bijlage II Besluitenlijst GMR Bijlage III Realisatie begroting 2013 1
1. INLEIDING In dit jaarverslag legt de GMR verantwoording af aan het bevoegd gezag (CvB) en aan de achterban over de uitgevoerde werkzaamheden en de besteding van de financiële middelen. De GMR legt actief verantwoording af aan de verschillende gremia, bijvoorbeeld door verslagen te publiceren. Hoe dit contact te intensiveren en te optimaliseren blijft een punt van aandacht. De Raad hecht veel waarde aan de professionalisering van haar leden; van de leden mag verwacht worden dat zij goed voorbereid zijn op overleg met achterban en directie. Via de leden worden de behandelde onderwerpen ingebracht op de MRvergaderingen van de Carmelinstellingen. In dit verslag staat beschreven hoe en met wie de GMR in 2013 gecommuniceerd heeft. Vervolgens wordt aangegeven wat de GMR van zijn activiteitenplan heeft weten te realiseren. Financiën en formatie zijn jaarlijks terugkerende onderwerpen; ze zijn in hoofdstuk 4 nader uitgewerkt. Ten slotte zijn als bijlagen opgenomen de ledenlijst, de besluitenlijst en de realisatie van de begroting. De samenstellers van dit jaarverslag, Dick Rietveld en Ton Siebers, wensen jullie veel leesgenoegen. 2
2. COMMUNICATIE GMR-vergaderingen In 2013 is de GMR acht maal bijeengekomen voor reguliere vergaderingen. De vastgestelde verslagen werden, net als het activiteitenplan en het jaarverslag, op het openbare deel van de website van Carmel gepubliceerd. Ze zijn daarmee toegankelijk voor alle aan de stichting verbonden personeelsleden, leerlingen en ouders. De GMR kende een volledig bezette personeelsgeleding: 14 leden. Er namen vier ouders zitting in de oudergeleding en de leerlingengeleding groeide uit tot zes deelnemers. Ook het bestuursbureau stuurde een afgevaardigde. Voor vier scholen bleek het niet mogelijk een leerling of ouder te vinden. Het totaal aantal leden kwam eind 2013 uit op vijfentwintig en dan is de zaal mooi vol. De agenda werd deels bepaald door de inbreng van het College van Bestuur. Voorgenomen besluiten werden schriftelijk van instemming of advies voorzien. Een ander deel werd ingevuld door de eigen agenda van de diverse geledingen die, georganiseerd in commissies, in de vergadering verslag doen van hun activiteiten. Overlegvergadering met College van Bestuur Met het CvB is drie keer een overlegvergadering geweest. In die overlegmomenten werd uitleg verschaft bij beleid en werd de GMR in de gelegenheid gesteld tot vragen over uiteenlopende onderwerpen, zoals ICT-beleid, de situatie van Carmelcollege Gouda, Waardegericht Leren en ontwikkelingen bij de CAO. De laatste bijeenkomst was bijna geheel gewijd aan toelichting op de bovenschoolse begroting. De vergaderingen verliepen in een constructieve, goede sfeer. Dagelijks Bestuur Het DB verzorgt de communicatie met de GMR-leden, de MR en en het College van Bestuur. Het stelt de agenda op, maakt verslag van de vergaderingen, stelt het jaarverslag en het activiteitenplan op, formuleert schriftelijke besluiten of adviezen aan het CvB, heeft zitting in meerdere commissies en werkgroepen, houdt contact met het bestuursbureau over uiteenlopende zaken, ziet toe op toegankelijkheid van de GMR op de website van Carmel, en is verantwoordelijk voor alle overige interne en externe communicatie. Met enige regelmaat werden besluiten van de GMR toegelicht in Carmel Actueel. Dit jaar zag het DB een toename van uiteenlopende vragen uit het werkveld. Met andere woorden: gmr@carmel.nl mag zich verheugen zich in een groeiende mailboxinhoud. VOCL VOCL is een samenwerkingsverband van 4 GMR en: Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO), Ons Middelbaar Onderwijs (OMO), Stichting Carmelcollege (SCC) en Lucas Onderwijs. Deze werkgroep wil profiteren van elkaars kennis op diverse terreinen. De agenda wordt daarnaast bepaald door ontwikkelingen op CAO-gebied en door datgene wat in politiek Den Haag aan de orde is. Zo is een delegatie op bezoek geweest bij de vaste onderwijscommissie van de Tweede Kamer 3
om te pleiten voor instemmingsrecht op de begroting. Ook is een brief uitgegaan naar de Inspectie over naleving van de Wet op de Medezeggenschap. Raad van Toezicht Tot nu toe is het contact met de Raad van Toezicht beperkt geweest tot een jaarlijks gesprek over het functioneren van het CvB. De nieuwe voorzitter Frans Leijnse hecht belang aan intensiever contact en wijst in een informele ontmoeting op de belangrijke rol die in zijn ogen is weggelegd voor de GMR als het gaat om besturing van de stichting. Reacties van onderop komen nog te sporadisch voor, terwijl daar veel van te leren valt. Bij een nieuwe ICT-structuur ziet hij kansen voor uitwisseling van informatie tussen secties. Langetermijnagenda De commissie die de langetermijnagenda van de Stichting Carmelcollege behandelt (LTA), is in 2013 tweemaal bijeengekomen. Ze bestaat uit vertegenwoordigers van het CvB, het Convent van Schoolleiders (CvS), de GMR en het bestuursbureau. Uit het LTA is bovendien een werkgroep geformeerd om een nieuw taakbeleid vorm te geven. In het LTA zijn de volgende zaken onderwerp van gesprek geweest: - Kaderstellend taakbeleid; - Bijdrage in scholing OP/OOP; - Professionalisering en loopbaanbeleid OOP; - Formatieoverschrijding SCC; - Situatie Carmelcollege Gouda; - Vakantieregeling 2014; - BAPO; - Onderwijstijd; - CAO-VO en Nationaal Onderwijsakkoord; - Format LWOO-gelden. Bestuursbureau Het Dagelijks Bestuur van de GMR heeft zeer regelmatig contact met het bestuursbureau. Het kan gaan om beantwoording van vragen op juridisch, financieel en organisatorisch gebied. Zo is in samenwerking met het bureau een dag voor de MR en georganiseerd en voor 2014 is voorlichting op de schoollocaties over de pensioenen uitgezet. 4
3. REALISATIE ACTIVITEITENPLAN 2013 In het activiteitenplan 2013 stond beschreven welke activiteiten de GMR dat jaar wilde ondernemen. Hieronder een verslag waaruit blijkt wat er van de plannen gerealiseerd is. 3.1 Beleid CvB Medezeggenschap volgt zeggenschap. De GMR volgt het beleid van het College van Bestuur op positief kritische wijze. Loopbaanbeleid OP In 2011 is afgesproken dat onderzocht zou worden in hoeverre docenten en OOP ers meebetalen aan scholing. Dit omdat werd voorgesteld dat directieleden niet aan scholing zouden hoeven bij te dragen. De GMR vond dat er één lijn moest worden getrokken en drong aan op nader onderzoek. Dat heeft in 2013 nog niet plaatsgevonden. De uitvoering van de functiemix is in 2013 op losse schroeven komen te staan. Invoering van het entreerecht werd tot een niet nader bepaalde datum opgeschort. Uit de streefcijfers werd duidelijk dat de instellingen van de stichting voor de nieuwe peildatum van oktober 2014 nog een flinke slag te maken hebben, vooral bij de aanstelling van LD ers. Loopbaanbeleid OOP Het onderwijzend personeel (OP) kent al enige tijd een loopbaanbeleid, waarin is vastgelegd onder welke voorwaarden iemand door kan stromen naar een volgende schaal. Voor het onderwijs ondersteunend personeel (OOP) is de afgelopen twee jaar gewerkt aan een vergelijkbaar loopbaanbeleid dat recht moet doen aan de kwaliteiten en ambities van het personeel. Net als bij het OP-loopbaanbeleid geldt voor het OOP dat promotie een studieverplichting met zich meebrengt. Aanvankelijk lag die studielast erg hoog. De GMR vond dat niet motiverend voor het personeel. Gevolg is geweest dat het aantal verplichte studie-uren met name voor de lagere schalen niet alleen fors omlaag is gegaan, maar ook dat het aan een maximum is gebonden. In overleg met de directleidinggevende kan nu een reëel traject worden afgesproken. In de GMR-vergadering van november is ingestemd met het voorgestelde loopbaanbeleid voor het OOP. Taakbeleid Begin 2011 hebben zowel de schoolleiders als de MR-leden zich uitgesproken over het taakbeleid. De schoolleiders bleken weinig moeite te hebben met de drie modellen. MR-leden liepen vooral op tegen onduidelijkheid over wat er allemaal wel en niet onder de 0,9 factor voor- en nawerk viel. Dat laatste werd bevestigd in 2012, toen de commissie Taakbeleid onder de achterban een enquête hield. Vreemd genoeg waren het de schoolleiders die in het LTA-overleg aangaven een nieuw taakbeleid voor te staan. Er werd een commissie gevormd van rectoren, 5
medewerkers van het bestuursbureau en GMR-leden. In een proces dat met horten en stoten gepaard ging, kwam er uiteindelijk een voorstel dat begin 2014 in de GMR behandeld zal worden. ICT-beleid Over het ICT-beleid van Carmel is lang onduidelijkheid blijven bestaan. Een projectgroep bestaande uit schoolleiders en medewerkers van het bestuursbureau heeft met adviesbureau Deloitte de lijn uitgezet voor toekomstig beleid. Dat ICTmedewerkers van de instellingen hier weinig bij werden betrokken, verontrustte de GMR. Het CvB gaf desgevraagd aan dat hun know-how wel degelijk meegenomen zou worden als de koers eenmaal zou zijn uitgezet. De GMR adviseerde daarnaast een internetplatform in te richten voor ICT-medewerkers op de instellingen. In 2014 wordt een projectleider ICT aangesteld om nadere invulling te geven aan de plannen. Vakantieregeling 2014 Het besluit van de minister om de zomervakantie voor het VO met een week in te korten en zo de werkdruk te verminderen, heeft in 2013 voor de nodige commotie gezorgd. Er was onduidelijkheid over de vraag of en hoe de afgepakte vijf dagen aan de docenten zouden worden teruggegeven. In april heeft de GMR zich rechtstreeks tot het Convent van Schoolleiders gericht. Resultaat was dat het CvS zich conformeerde aan een uitspraak van de VO-raad: de vijf dagen dienen als vakantiedagen aan het personeel te worden teruggegeven. Dit is in overeenstemming met het gestelde in de verlengde CAO 2011-2012. De voetnoot bij lid 1 van artikel 14.1 (vakantieverlof voor de functiecategorieën directie en leraren) luidt: Als het wetsvoorstel 32 640 van kracht wordt, zullen voor de toepassing van dit artikel de vijf collectieve roostervrije dagen ter compensatie van de inkorting van de zomervakantie tot zes weken aan de dan geldende schoolvakanties worden toegevoegd. Voor veel MR en was dit aanleiding met de schoolleiding een meivakantie van twee weken af te spreken. Waardengericht leren Hoe gaan we om met de missie en waarden van de Stichting Carmelcollege? In mei werd een kadernotitie Waardegericht leren gepresenteerd. De notitie was bedoeld als handvat voor concreet handelen. Het handvat was zozeer in algemene bewoordingen vervat, dat de GMR het er onmogelijk mee oneens kon zijn. Het wachten is op een concreet actieplan. Carmelcollege Gouda Na het afstoten van de afdeling Bodegraven trad het werkgelegenheidsplan van Carmel in werking. Met de bonden kon geen sociaal akkoord worden afgesproken, omdat deze het standpunt innamen dat overtollige werknemers tot 2015 op de school zouden moeten aanblijven en gewoon in de formatie worden gezet. Carmel zou, aldus de bonden, de gebruikelijke weg moeten volgen, omdat het in deze om de 6
besteding van overheidsgelden gaat. Voor Carmel, dat de formatie juist wilde terugdringen, was dat geen optie. Vanaf april trad het mobiliteitsplan in werking. Een aantal medewerkers kon inderdaad op een andere Carmelschool geplaatst worden. Dat gold echter niet voor iedereen. Sommige oudere werknemers kregen een regeling aangeboden om eruit te kunnen stappen. Anderen zijn in contact gebracht met Randstad Solutions om elders werk te vinden. Wie daar niet in slaagt, zal nog twee jaar lang bij Carmel in dienst blijven. 3.2 Activiteitencommissies De GMR werkt met een jaarlijks bij te stellen activiteitenplan. In dat plan geeft de GMR aan welke activiteiten ondernomen zullen gaan worden. Ook het kostenplaatje is erin opgenomen. In combinatie met het jaarverslag ontstaat zo een logische cyclus van verantwoording. Het plan is met goed gevolg ter goedkeuring aan het CvB aangeboden. In 2013 zijn de onderstaande commissies actief geweest. Commissie Leerlingengeleding De leerlingengeleding heeft zich vooral beziggehouden met het in kaart brengen en analyseren van de leerlingenstatuten binnen de Carmelscholen. Het was de opzet te komen tot een blauwdruk. Daar is hard aan gewerkt en begin 2014 is de eerste rapportage te verwachten. Commissie Ouderbijdrage De ouders hebben het proces rond de ouderbijdrage goed gevolgd. Zichtbaar is dat de scholen er meer aandacht aan besteden en veelal eerder de bijdrage proberen te innen. Een poging van de commissie zicht te krijgen op de hoogte van de bijdrage bleek onuitvoerbaar door de grote verschillen in samenstelling en aanduidingen. De commissie zal zich daarom weer meer richten op de procedures: tijdigheid, verantwoording, inning. Aan het CvB zal de vraag worden voorgelegd of heldere communicatie ook heeft geleid tot goede betalingsopbrengsten. Commissie Zorgbeleid De commissie Zorgbeleid heeft de voorbereidingen voor de invoering van Passend Onderwijs intensief gevolgd. Daarnaast is er aandacht voor de aanwezigheid en kwaliteit van pestprotocollen. Ze zijn geïnventariseerd en de commissie werkt aan een checklist. Commissie implementatie Loopbaanbeleid OOP De activiteiten van de commissie staan in hoofdstuk 3.1 beschreven. Commissie Taakbeleid en CAO Het is de sociale partners in 2013 niet gelukt overeenstemming te bereiken. De CAO van 2011-2012 werd daardoor verlengd. Struikelblokken waren de BAPO, instemmingsrecht van 2/3 van het personeel bij veranderend taakbeleid, vermindering van het maximaal te geven aantal lessen, de looneis. Als 7
modewoorden van 2013 konden modernisering en flexibilisering worden genoteerd. Het loon voor het personeel staat voor het vijfde jaar op de nullijn. De bestuurders hebben in hun eigen CAO, zo werd in december duidelijk, een opslag van 15% voor zichzelf afgesproken. Het geeft het credo goed werkgeverschap een bijzondere lading. De activiteiten op gebied van het taakbeleid staan in hoofdstuk 3.1 beschreven. Commissie Financiën De commissie Financiën volgt de ontwikkelingen bij de Investeringsagenda en volgt de totstandkoming van de bovenschoolse begroting voor 2014-2017. De activiteiten staan in hoofdstuk 4 van dit jaarverslag beschreven. 3.3 Overige activiteiten Verkiezing nieuw lid DB Omdat voorzitter Joop Benjamens vanwege de situatie in Gouda met een regeling kon vertrekken, is er voor de resterende tijd van een jaar (augustus 2013 tot augustus 2014) een nieuwe voorzitter en DB-lid gekozen: Ton Siebers van het Hooghuis te Oss. Aanbesteding Arbodienstverlening Voor het aanbestedingstraject Arbodienstverlening is een commissie opgericht. bestaande uit schoolleiders, medewerkers van het bestuursbureau en de secretaris van de GMR. De werkgroep werd begeleid door een externe deskundige. De commissie heeft een programma van eisen en wensen opgesteld, waarna drie organisaties zich hebben ingeschreven. In juni werd bepaald dat de opdracht zou worden gegund aan Maetis Ardyn. Voor de implementatie van het traject werd vervolgens een klankbordgroep opgericht, die vanaf de zomer in een drietal bijeenkomsten de overgang naar de nieuwe arbodienst heeft voorbereid. Voorlichting ABP In pensioenland is de laatste tijd het nodige veranderd. Vanuit het personeel is vraag gekomen naar voorlichting daarover. Het ABP is daarvoor benaderd. Dat gaf te kennen slechte ervaringen te hebben met voorlichtingsbijeenkomsten. Het pensioenfonds werd als boeman gezien voor de verslechterde pensioenen. Om die reden heeft de GMR er bij het bestuursbureau op aangedrongen de voorlichting mede door de AOb te laten organiseren. Het is de bedoeling in 2014 te starten met bijeenkomsten op de Carmelinstellingen. Scholing MR en Op 9 april heeft het DB/GMR in samenwerking met het bestuursbureau een MR endag georganiseerd. Zo n 90 deelnemers hebben met belangstelling workshops gevolgd onder de werktitel: De lat omhoog! Hoe dan? De volgende workshops werden aangeboden: rol van ouders en leerlingen in de MR / lezen van begroting en 8
jaarrekening / opstellen activiteitenplan / communicatie met achterban / relatie MR en directie en initiatiefrecht. Het gevarieerde aanbod had een geslaagde dag tot gevolg. 9
4. FINANCIËN Begroting Samen met het CvB onderschrijft de GMR het streven naar een bovenschoolse begroting die sluitend is en van waaruit op een verantwoorde wijze aan de ambities van de Stichting vorm gegeven kan worden. Ambities die er voor moeten zorgen dat de lat hoger komt te liggen en dat het niet alleen maar blijft bij het uitspreken van intenties. De Raad heeft het CVB dan ook gevraagd een ambitieus programma te presenteren waarbij het eigen vermogen, onder randvoorwaarden, optimaal wordt ingezet. De GMR pleit voor een begrotingsdiscipline van de verantwoordelijke schoolleiders om te werken aan een sluitende exploitatie. Het CVB zal hierbij duidelijk(er) de speelruimte moeten aangeven. Scholen zijn zelf verantwoordelijk voor hun begroting! Wij zijn ons ervan bewust dat er de nodige restricties zijn die het begroten zeker niet makkelijk maken; actuele overheidsbeleid en de economische vooruitzichten. het proces van begroten wordt met name lastig gemaakt door de overheid, omdat er onduidelijkheden zijn over de CAO, de functiemix, Passende Onderwijs en over de eventuele toewijzing van geldstromen ter vervanging van de prestatieboxgelden. Toch zal het CVB de piketpalen moeten uitzetten om tot optimalisering van het onderwijs te komen. Met de nodige creativiteit moet het CVB in staat zijn de middelen vrij te maken om de door haar gestelde doelen te verwezenlijken. Uit de cijfers en uit de schriftelijke en mondelinge toelichting van het CVB blijkt dat het CVB de aanbevelingen van de GMR ter harte heeft genomen en in de begroting ruimte heeft gecreëerd om te komen tot substantiële investeringen die bijdragen aan duurzaamheid, functionaliteit en lagere beheerskosten; ook werd geïnvesteerd in ondersteunende voorzieningen zoals ICT. Planning & Controlcyclus De basis voor de begroting van de MR en en dus die van de stichting is het formatieplan, waarin het aantal fte s benoemd wordt. In 2013 werd de doelstelling van het CvB om stichtingbreed 90 fte te bezuinigen niet gehaald. Net als in 2012 bleek een aantal instellingen de in juni doorgegeven formatie te overschrijden in september. Het is aan het CvB hier paal en perk aan te stellen. Nog steeds kost het de instellingen moeite de begroting op tijd aan te leveren bij het bestuursbureau en dat geeft aan dat de planning & controlcyclus nog steeds niet naar behoren werkt. De adviezen van de MR en kwamen daardoor, net als vorig jaar, te laat binnen. Voor de GMR betekende dit, dat het in de december te geven advies voor het derde achtereenvolgende jaar een voorlopig karakter kreeg. Op alle niveaus worden de nodige inhaalslagen gemaakt om het proces nog beter in de grip te krijgen. De GMR heeft afspraken gemaakt met het Bestuurbureau om nog vroeger in de begrotingscyclus in te stappen om als volledig gesprekspartner hierin te participeren. Dit alles zal ertoe moeten leiden dat er vanuit een breed gedragen begrotingsdiscipline op gedegen en onderbouwde manier plannen gemaakt kunnen worden die het primaire proces ten goede komen. 10
BIJLAGE I LEDENLIJST GMR Januari 2013 augustus 2013 Augustus 2013 december 2013 Personeel Personeel Louis Bakkenes Ton Banas Ton Banas Carolina Blanken Joop Benjamens (DB, voorzitter) Gerard Blikmans Cees van Boort Cees van Boort Frans Karperien Richard Fidom Jan Nijhuis Freek van Oenen Henk van Orsouw Henk van Orsouw Herman den Ouden Herman den Ouden Harry Paf Harry Paf Bas Penris Bas Penris Dick Rietveld (DB, secretaris) Helma van Puijenbroek Ton Siebers Dick Rietveld (DB, secretaris) Lex Vroling Ton Siebers (DB, voorzitter) Remco Westerveld Remco Westerveld Ouders Elly Drion Peter Doting Toon Gloudemans Annette Kurz Richard Nijkamp Leerlingen Megan Engels Maartje Grevers Charlotte Nijland Tom Schuurmans Olivier Slaats Bestuursbureau Hennie Klootwijk Ouders Elly Drion Peter Doting Toon Gloudemans Annette Kurz Richard Nijkamp Leerlingen Daphne Aarts Brechtje Mulder Tom Schuurmans Olivier Slaats Josje de Zwart Sultan Yesilay Bestuursbureau Hennie Klootwijk
BIJLAGE II BESLUITENLIJST 2013 In de 2013 is op de volgende dossiers instemming verleend, dan wel advies afgegeven. - Begroting SCC 2013-2016 positief advies - Meerjarenformatieplan instemming - ICT als nutsvoorziening positief advies - Loopbaanbeleid OOP instemming - Verlenging zittingstermijn 3 leden RvT positief advies - Benoeming lid Interne Bezwarencommissie instemming - Begroting SCC 2014-2017 uitgesteld advies 1
BIJLAGE III REALISATIE BEGROTING GMR 2013 GMR Omschrijving Grootboekreken ing 2014 2013 Begroot Bedrag Begroot Verschil Reiskosten PMR en vacatiegeld 40000 commissies Reiskosten ouders/leerlingen en 40810 onkosten PMR Jubilea / afscheid e.d. 40820 Presentiegeld ouders/leerlingen 45111 Externe advieskosten 45114 Vergaderkosten 45116 Urenvergoeding scholen 40890 Scholing 40815/16 Kantoorkosten 45131 Representatiekosten div. 5.000,00 6.892,32 5.000,00-1.892,32 3.000,00 2.018,07 3.000,00 981,93 140,00 300,00 160,00 4.500,00 4.230,00 7.000,00 2.770,00 4.000,00 3.933,44 4.000,00 66,56 130.000,00 128.550,00 135.000,00 6.450,00-4.000,00 2.656,20 1.000,00 1.656,20-200,00 200,00 150.500,00 148.420,03 155.500,00 7.079,97
VERVOLG BIJLAGE II Aantal uren vergoed aan scholen Vergoeding uren aan scholen jan/jul aug/dec 2013 Bakkenes A.A.J.M. 64 64 Banas T 76 54 130 Benjamens J.O. (vz) 327 327 Boort C. van 76 54 130 de Ouden H. 64 46 110 Karperien F.J. 76 76 Klootwijk H. 64 46 110 Orsouw H. van 64 46 110 Paf H. 76 54 130 Pernis B 76 46 122 Rietveld T.W.B. 408 292 700 (secr) Ottenhof J.A. 64 64 Siebers T. 76 233 309 Vroling A. 64 46 110 Westerveld R 64 46 110 Blanken Carolina 46 46 Blikmans Gerard 46 46 Van Puijenbroek H 46 46 Fidom Richard 46 46 1.639 1.146 2.785 1