Gebruikershandleiding Handicapbeheer EGolf4U

Gebruikershandleiding Handicapbeheer EGolf4U 1. Inleiding In EGolf4U zijn er aparte functies (menu s) voor het invoeren of wijzigen van examendata en de (EGA) handicap en voor het invoeren of wijzigen van Q kaarten. Daarnaast biedt EGolf4U de mogelijkheid voor het aanvragen van een stamkaart, het uitvoeren van de jaarlijkse handicap herziening en voor het verzenden van een mail naar een lid. 2. Registratie examendata en handicap Onder Relatiebeheer kunnen de examendatums en de handicap worden ingevoerd en gewijzigd. Voor nieuwe leden wordt dit door de secretaris tegelijkertijd gedaan bij het invoeren van de gegevens van dat nieuwe lid, aan de hand van de op het aanmeldingsformulier vermelde gegevens betreffende examendata en handicap. Indien een nieuw lid heeft aangegeven, dat hij GVB of een handicap heeft, dan wordt bij dat nieuwe lid ter verificatie altijd de stamkaart opgevraagd door de secretaris. De stamkaarten worden na afhandeling door de secretaris naar de RG&H doorgezonden. Voor leden die geslaagd zijn voor Baanpermissie of het Regel- en / of Prakrijk examen worden de examendata door de RG&H ingevoerd. Om de examendata en / of handicap gegevens in te voeren of te wijzigen moet je via Relatiebeheer eerst de gegevens van het juiste lid op halen. Dit kan door de eerste 4 posities van de lidcode in te tikken (bijv. ZWAN). Je krijgt dan een overzicht van alle leden met lidcode ZWAN. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 1 van 10

Selecteer dan het gewenste lid door op de betreffende regel te klikken. Je krijgt dan de gegevens van dat lid te zien. Dan zie je o.a. de balk Bewerkingen. Bewerkingen: Voor het invoeren van de examendatums moet je op die regel Bewerkingen op het icoontje klikken. Dan kun je de datums invoeren waarop examens zijn gedaan voor Baanpermissie, Regelexamen of GVB. Je moet dan ook steeds opgeven of men voor dat examen geslaagd is (Ja of Nee). Nadat de examendata en de examenresultaten zijn ingevoerd moet je ook nog de handicap invoeren. Hiervoor moet je op de regel Bewerkingen op scherm. Overzicht handicap gegevens van: BARE 1 - Jaap Barendrecht (JJD)» Handicaps Handicap Aanmaakdatum Waarde HCP-Status EGA 08-04-2009 45.0 * Actief NGF - - - drukken. Dan krijg je het volgende Door op de EGA regel op het potloodje te drukken kun je vervolgens de handicap invoeren of wijzigen en aangeven of deze actief of inactief is. Als iemand zijn Baanpermissie heeft gehaald, dan moet de EGA handicap op 60 worden gezet (niet actief). Als een lid zijn GVB heeft gehaald, dan moet de EGA handicap op 54 en op actief worden gezet. Hierna op Handicap bewaren drukken. NB. Indien een lid GVB heeft of een handicap, dan moeten ook de examendatums worden ingevuld. Indien deze niet precies bekend zijn, dan toch een fictieve datum invoeren (01-07-jj) en geslaagd op Ja zetten. Als gevolg van het invoeren van Q-kaarten wordt de handicap automatisch door het systeem aangepast. Als de handicap met de hand wordt aangepast, dan verschijnt er in het kaarten overzicht bij die leden een extra regel met de opmerking handicapaanpassing, zodat ook de leden zelf zien dat er door de RG&H iets is gewijzigd. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 2 van 10

3. Behandeling Q-kaarten Bij de behandeling van Q-kaarten wordt in Egolf4U onderscheid gemaakt tussen op IJsselweide gelopen kaarten en de op een andere baan gelopen kaarten. Bij de behandeling van de Q-kaarten moet er tevens onderscheid gemakt worden in al door de leden zelf ingevoerde kaarten (in principe herkenbaar aan een grote Z of W op de kaart) en nog door de RG&H in te voeren kaarten. Splits de ingeleverde kaarten dus in eerste instantie in IJsselweide kaarten en kaarten van andere banen. Leg de kaarten vervolgens op datum volgorde (de oudste kaart bovenop). Voor de behandeling van de op IJsselweide gelopen kaarten klik je onder het menu Handicapbeheer op Qualifying kaarten. Je krijgt dan het volgende scherm: Qualifying Kaarten Kaart toevoegen Naam relatie: Baan: Qualifying Scores: Tee: Ja Nee st - Standard Tee Naam marker: Startdatum (dd-mm-jjjj hh:mm): Kaart toevoegen Periode selecteren Startdatum: 15-10-2010 Einddatum: 09-02-2011 Overzicht bijw erken Kaart overzicht Met geselecteerde kaarten: Verw erken Terugdraaien Verw ijderen Toon: Alle qualifying kaarten P.code Naam Kaart# Baan Datum 9h Sf. 18h Sf. HCP voorsf. HCP na In VERM16 Ramon Vermeij 14846 IJsselweide 1ste 9 05-11-2010 13:56 15 25.0 33 25.1 VERM17 Stef Vermeij 14845 IJsselweide 1ste 9 05-11-2010 13:55 20 44.0 38 42.0 ILLE 1 Serafin Illera 14806 IJsselweide 1ste 9 03-11-2010 15:49 22 26.5 40 24.8 MORI 1 Bob Moria 14805 IJsselweide 1ste 9 03-11-2010 15:42 20 33.2 38 32.2 BAKK 3 Dirk Bakker 14804 IJsselweide 1ste 9 03-11-2010 12:36 19 18.3 37 18.0 IJsselweide 18 WASL 1 Kees Waslander 14771 holes 31-10-2010 13:48 40 19.4 40 17.9 BREU 5 Rien van Breugel 14810 IJsselweide 1ste 9 29-10-2010 00:00 16 29.1 34 29.1 CODE 1 Eric-Jan Codee 14811 IJsselweide 1ste 9 29-10-2010 00:00 21 31.3 39 29.8 RIET 2 Hans Rietveld 14562 IJsselweide 1ste 9 18-10-2010 10:40 20 30.6 38 29.6 Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 3 van 10

Vervolgens controleer je per ingeleverde Q-kaart of deze al (door het lid zelf) in het systeem is ingevoerd. Als dat zo is dan moet je vinkje zetten in het vakje in de kolom In. Dat betekent dat de door het lid ingevoerde Q-kaart ook is ingeleverd. Uiteraard controleer je ook of de Q-kaart op de juiste wijze is ingevuld. Als dat niet het geval is en de Q-kaart dus afgekeurd moet worden, dan moet je dat in het systeem aanpassen (zie hierna onder 3.1 Afkeuren ingevoerde Q-kaart). Het kan zijn dat een kaart zo laat is ingeleverd, dat die kaart al eerder op NR is gezet! In dat geval moet je bij die kaart ook de Status weer veranderen in OK (Kaart eerst terugdraaien, dan die kaart selecteren en de Status op OK zetten en opnieuw opslaan. En daarna die kaart weer verwerken). Als de Q-kaart nog niet in het systeem zit, dan moet deze alsnog worden ingevoerd (zie hierna onder 3.2 Invoeren Q-kaart). Nadat je op deze wijze alle ingeleverde (IJsselweide) Q-kaarten hebt verwerkt, moet je ook nog controleren of de alle door de leden zelf ingevoerde Q-kaarten (op tijd) zijn ingeleverd (zie hierna onder 4 Controle op tijdig ingeleverde kaarten). Voor de Q-kaarten van de andere banen volg je vervolgens precies dezelfde procedure. Door onder het menu Handicapbeheer op Vreemde kaarten te klikken krijg je het overzicht van die kaarten. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 4 van 10

3.1 Afkeuren ingevoerde Q-kaart Handicapbeheer Als een door een lid zelf ingevoerde Q-kaart wordt afgekeurd, dan moet je als volgt te werk gaan. Zet een vink in het vakje helemaal links op de regel van de betreffende kaart en klik dan bovenaan op Terugdraaien. Je ziet dan dat het vinkje in het 2 e vakje van kleur is veranderd (van groen naar paars). Nu kun je de kaart zelf wijzigen. Klik op het kaart icoontje (helemaal rechts) om de betreffende Q-kaart te openen. Vervolgens klik je bij de Status gegevens (helemaal onderaan) Disq aan. En daarna klik je op Kaart bewaren. Hierna moet je de kaart opnieuw verwerken door op de betreffende regel het meest linker vakje aan te vinken en bovenaan het kaartoverzicht op Verwerken te klikken. Je ziet dan dat die kaart weer een groen vinkje heeft gekregen en dat in de kolom waar normaal de stableford punten staan nu DQ (diskwalificatie) staat en dat de handicap is verhoogd. NB Het kan gebeuren dat als je een kaart terug wilt draaien dat je een opmerking krijgt om eerst de ook al aanwezige kaarten van dat lid met een jongere datum moet terugdraaien. Immers, doordat je die kaart gaat wijzigen, kan de handicap wijzigen en moet dus bij de nieuwere kaarten de punten opnieuw berekend worden aan de hand van de nieuwe handicap. Om die kaarten terug te kunnen draaien klik je eerst op de naam op de betreffende regel. Dan krijg je een overzicht van alle kaarten van dat betreffende lid. Draai nu eerste die jongere kaarten terug. Wijzig dan de status van de afgekeurde kaart in DQ. En vergeet dan niet om de andere teruggedraaide kaarten weer opnieuw te verwerken. NB Als een kaart wordt afgekeurd, dan moet het betreffende lid daar via de mail over geïnformeerd worden (zie 6 E-Mail verzenden). Leg in die mail duidelijk uit waarom de kaart is afgekeurd en waar die persoon zijn afgekeurde kaart kan terugvinden. Deze afgekeurde kaarten worden op een duidelijk herkenbare plaats in de gang van het clubhuis bewaard en kunnen daar dus door de leden worden opgehaald. Geef daarbij ook aan of de kaart na een eventuele correctie alsnog opnieuw in behandeling zal worden genomen. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 5 van 10

3.2 Invoeren Q-kaart Het invoeren van een Q-kaart gaat voor een IJsselweide kaart of voor een kaart van een andere baan in principe op (bijna) dezelfde wijze. Voor het invoeren van een IJsselweide Q-kaart klik je onder het menu Handicapbeheer op Qualifying kaarten. Je kunt dan het juiste lid selecteren via de lidcode. Bij Baan staat automatisch IJsselweide 18 holes ingevuld. Door te scrollen kun je dit wijzigen in de 1 e of de 2 e 9 holes. Vervolgens tik je de lidcode van de marker in en de datum en starttijd van de gelopen Q-kaart. Daarna druk je op kaart toevoegen. De kaart komt dan in het overzicht van de kaarten te staan. Door daarna op de kaart icoon helemaal rechts op de betreffende regel te drukken, krijg je een lege score kaart te zien, waarop je de scores kunt invullen. Dan druk je op kaart bewaren. De kaart krijgt in het overzicht dan een paarse vink. Om de kaart echt te verwerken moet je deze kaart selecteren door op de betreffende regel op het eerste vakje te klikken, en dan bovenaan op Verwerken drukken. Dan krijgt die kaart een groene vink en de handicap is dan automatisch aangepast. Vergeet niet om ook altijd het vakje In (d.w.z. kaart ingeleverd) aan te vinken! Voor het invoeren van een vreemde Q-kaart klik je onder het menu Handicapbeheer op Vreemde kaarten. De werkwijze bij vreemde kaarten is nagenoeg hetzelfde. Hier moet je dan onder Club de betreffende golfbaan selecteren en onder Baan de gelopen lussen. Als u op opslaan drukt krijgt u nu wel gelijk de lege scorekaart te zien. Vul de scores in en druk op kaart bewaren. Als de golfbaan (nog) niet in het overzicht voortkomt, dan kan je onder clubs Overige of Buitenlandse baan selecteren. Dan krijg je geen scorekaart te zien, maar moet je alleen het aantal stableford punten invoeren. (NB. Deze optie niet gebruiken voor wel in het overzicht voorkomende banen. In dergelijke gevallen dus altijd de juiste baan selecteren en de volledige scorekaart invoeren. Dan rekent het systeem het aantal stableford punten uit en kan je dat getal controleren met de kaart). Als de kaart is opgeslagen, dan krijgt hij in het overzicht een paarse vink. Om de kaart echt te verwerken moet je ook deze kaart selecteren door op de betreffende regel op het eerste vakje te klikken, en dan bovenaan op Verwerken drukken. Dan krijgt die kaart een groene vink en is ook de handicap automatisch aangepast. NB. Kaarten die onjuist of onvolledig zijn ingevuld worden wel in het systeem ingevoerd, maar krijgen dan als status Disq. (onderaan de score kaart aan te vinken), waardoor deze kaarten wel geregistreerd zijn en de EGA handicap automatisch met 0,1 of 0,2 wordt verhoogd. Als een kaart wordt afgekeurd, dan moet het betreffende lid daar via de mail over geïnformeerd worden (zie 6 E-Mail verzenden). Leg in die mail duidelijk uit waarom de kaart is afgekeurd en waar die persoon zijn afgekeurde kaart kan terugvinden. Deze afgekeurde kaarten worden op een duidelijk herkenbare plaats in de gang van het clubhuis bewaard en kunnen daar dus door de leden worden opgehaald. Geef daarbij ook aan of de kaart na een eventuele correctie alsnog opnieuw in behandeling zal worden genomen. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 6 van 10

4 Controle op tijdig ingeleverde kaarten De leden kunnen zelf een kaart in het systeem invoeren via de zuil of de website. Zij zijn echter verplicht om de kaart ook in die situaties bij de RG&H in te leveren. De RG&H moet controleren of de door de leden ingevoerde kaarten op tijd zijn ingeleverd. Indien een kaart niet op tijd is ingeleverd moet hij op NR (No Return) worden gezet. Dat kan door die kaart eerst terug te draaien. Daarna te selecteren en onderaan bij Status het bolletje No Return aan te vinken en weer op te slaan. Vergeet niet om die kaart daarna opnieuw te verwerken! Zowel bij de Qualifying (IJsselweide) kaarten als bij de Vreemde kaarten heb je de mogelijkheid om alleen de Niet ingeleverde kaarten te selecteren (zie onder Toon: rechtsboven het kaarten overzicht). Voor IJsselweide kaarten geldt dat deze dezelfde dag in de brievenbus moeten worden gedeponeerd. Dus alle nog niet ingeleverde IJsselweide kaarten dienen op NR gezet te worden. In principe doet het systeem dat al automatisch. Vreemde kaarten moeten binnen 14 dagen worden ingeleverd. Dus ook alle vreemde kaarten van 14 dagen of ouder moeten op NR worden gezet. NB. Kaarten die op NR zijn gezet, maar later alsnog worden ingeleverd, kunnen op dat moment alsnog door de RG&H worden geaccepteerd en verwerkt (zie onder 3 Behandeling Q-kaarten). 5 Kaarten bekijken en eventueel wijzigen per relatie Je kunt (via Relatiebeheer / Relaties) ook de kaarten per relatie bekijken en eventueel wijzigen. Je kunt de gegevens van een lid (Relatie) ophalen door de juiste lidcode (of eerste 4 posities van de achternaam) als zoekargument in te voeren. Dan krijg je de algemene gegevens van dat lid te zien. Door op de regel Bewerkingen op het kaart icoon te klikken krijg je een overzicht van de kaarten van dit lid. Dit zijn dan zowel de IJsselweide kaarten, wedstrijdkaarten, vreemde kaarten en handicapaanpassingen. Per kaart is de status aangegeven in het (2 e ) blokje. Als dat blokje leeg is, dan is de kaart nog niet ingevoerd. Als er een paarse vink in staat, dan is de kaart ingevoerd maar nog niet verwerkt. Als er een groene vink in staat handicap. dan is de kaart verwerkt en is het resultaat verwerkt in de Door achteraan op het kaart icoon te drukken krijg je de betreffende kaart zelf te zien. Je kunt ook hier een kaart eventueel aanpassen. Als een kaart al is verwerkt moet je hem wel eerst terugdraaien. Ook eventueel jongere kaarten moeten dan eerst teruggedraaid worden! Vergeet niet om de kaarten daar weer opnieuw te verwerken. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 7 van 10

6 E-Mail verzenden Je kunt via EGolf4U een mail naar een lid verzenden via het menu Communicatie / E-Mail en dan klikken op Je krijgt dan het volgende scherm: Je moet dan alle velden invullen. Onder Naam van de E-mail de naam zoals de mail in EGolf4U wordt geregistreerd. Onder Onderwerp van de E-Mail de tekst die als onderwerp in de email wordt opgenomen (bijvoorbeeld: afgekeurde Q-kaart) Onder Afzender naam moet je invullen: RG&H gevolgd door je eigen naam Onder Afzender e-mail adres en onder Reply-To adres moet je invullen rgenh@golfclubijsselweide.nl. Hier staat standaard ingevuld info@golfclubijsselweide.nl Dat moet je dus altijd aanpassen. Eventuele reacties op de verzonden mail komen dan in de mail van de RG&H binnen. Daarna klik je op Ga verder. In stap 2 kun je dan de tekst van de mail invoeren. NB. Als er vaak mails met een identieke tekst moeten worden verzonden, dan kun je hier een sjabloon voor laten maken (via Piet van Langeveld) en dan dat sjabloon als template kiezen. Klik daarna weer op Ga verder In stap 3 kun je de juiste relatie kiezen door onder Relatie de betreffende achternaam in te tikken en dan de juiste persoon te selecteren en op Relatie toevoegen te drukken. In stap 4 zie je een samenvatting van de voorgaande stappen en als alles klopt kun je de mail verzenden door op Verstuur E-Mail te klikken. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 8 van 10

7 EGolf4U meldingen in mailbox Handicapbeheer Het systeem genereert in een aantal gevallen automatisch een email bericht dat verzonden wordt naar rgenh@golfclubijsselweide.nl. Het gaat dan om de volgende berichten: a. EGA actief: dit bericht komt als een inactieve handicap weer actief geworden. Hier hoeft verder geen actie op ondernomen te worden. b. EGA drempel verlaging: dit bericht komt als iemand van een clubhandicap (37-45) is gezakt naar een EGA handicap (36 of lager). Voor deze leden komen dan automatisch nieuwe pasjes binnen. c. Vreemde kaart via website melding: deze berichten komen indien er problemen zijn met de automatische verwerking van een door een lid via de website ingevoerde vreemde kaart. Afhankelijk van de inhoud van melding moet contact met dat lid worden opgenomen om het probleem op te lossen of kan de RG&H zelf (zie voorbeeld hieronder) het probleem oplossen. Bijvoorbeeld indien een vreemde kaart wordt ingevoerd, terwijl er al kaarten met een recentere datum zijn verwerkt. Deze recentere kaarten dienen dan eerst teruggedraaid te worden, waarna de nieuw ingevoerde kaart plus die teruggedraaide kaarten opnieuw verwerkt moeten worden. 8 Stamkaarten Onder Relatiebeheer kan je via het submenu Relatie stamkaart de stamkaart van een lid opvragen afdrukken. Klik op het veld Selecteer & type een persoonscode en type een aantal letters in van de persoonscode. Men ziet de lijst met persoonscodes steeds kleiner worden. Met de cursor kan men een relatie selecteren. Druk op Gegevens ophalen indien men een de gegevens op het scherm wil zien. Druk op Gegevens afdrukken als men de gegevens wil printen. 9 Jaarlijkse Handicap Herziening Om de jaarlijkse handicap herziening uit te voeren moet je onder Handicap beheer op het menu Jaarlijkse Herziening klikken. Vervolgens moet je het juiste jaartal selecteren en op Gegevens ophalen klikken. Je krijgt dan een overzicht van de aantallen leden (gesplitst in mannen en vrouwen) per groep. Hierbij zijn de volgende 5 groepen: o Handicap dit jaar: leden die dit jaar een EGA handicap hebben gehaald o Inactief: leden die op inactief worden gezet (minder dan 3 geldige Q-kaarten gelopen) o Verlagingen: leden waarvan de handicap verlaagd wordt o Verhogingen: leden waarvan de handicap wordt verhoogd o Geen veranderingen: leden waarvan de handicap ongewijzigd blijft. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 9 van 10

Door op een groep te klikken krijg je een overzicht van de betreffende leden te zien. Je kan dan per blok van 25 leden al die leden selecteren door boven dat blok het vakje links van Persoonscode aan te vinken en dan dat gehele blok in een keer te verwerken, door bovenaan op `Verwerk selectie` te klikken.. Als er zeer moverende reden zijn om de herziening bij een bepaald lid niet uit te voeren, dan moet je in dat betreffende blok alle overige leden apart selecteren door ze allemaal aan te vinken en dan bovenaan op `Verwerk selectie` te klikken.. Egolf4U biedt ook de mogelijkheid om naar alle leden waarvan de handicap op inactief wordt gezet een (collectieve) mail te zenden door op de bovenste regel op E-mail inactief relaties te klikken. Dan moet je net als bij een individuele mail de volgende gegevens invullen: Naam van de E-mail: Jaarlijkse Handicap herziening Onderwerp van de E-Mail: Jaarlijkse Handicap herziening Afzender naam: RG&H Golfclub IJsselweide Afzender e-mail adres en Reply-To adres: rgenh@golfclubijsselweide.nl Als tekst moet ingevoerd worden: Jaarlijks zijn de golfclubs verplicht om een zogenaamde handicap herziening uit te voeren. Bij deze herziening wordt gecontroleerd of men 4 (of meer) geldige Q-kaarten heeft ingeleverd. Zo niet, dan wordt de handicap op inactief gezet, omdat dan niet met zekerheid is vast te stellen of de handicap een juiste weergave is van de speelsterkte. Dat is helaas ook bij u het geval. Uw handicap staat dus met ingang van het komende jaar op inactief. Dit betekent dat u bij wedstrijden niet mee kunt dingen naar de prijzen. Om uw handicap dit jaar weer actief te krijgen dient u minimaal 3 Q-kaarten in te leveren. Om te voorkomen dat uw handicap volgend jaar weer op inactief wordt gezet, moet u dit jaar minimaal 4 Q-kaarten lopen (dus naast de 3 Q-kaarten om weer actief te worden nog minstens 1 extra Q-kaart). Op de website kunt u onder RG&H informatie meer details lezen over het handicap systeem. Voor nadere informatie kunt u zich ook altijd wenden tot de RG&H (rgenh@golfclubijsselweide.nl) Vriendelijke groeten De RG&H Daarna klik je op Verstuur E-Mail. Handleiding Handicapbeheer EGolf4U v0.4 blz. 10 van 10