Handleiding GRAS (Gebruikers registratie activiteiten systeem) Digitale tool voor het aanmelden van kinderen voor het naschoolse aanbod op school December 2016
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 1. Account registreren en inloggen... 3 1.1. Registreren... 3 1.2. Inloggen... 5 2. Kindgegevens registreren... 6 3. Activiteiten bekijken... 7 4. Betalen... 9 4.1 Contant... 9 4.2 Digitaal... 9 4.3 Overzicht Mijn betalingen... 10 4.4 Overzicht Mijn inschrijvingen... 10 5. Profiel wijzigen... 12 6. Foto s en filmpjes... 14 2
1. Account registreren en inloggen 1.1. Registreren Ga naar de website van uw school. Hier kunt u via de tabjes in het menu GRAS vinden. Bijvoorbeeld onder algemeen, ouders, of brede school activiteiten. Het volgende scherm komt dan tevoorschijn: Als u nog geen ouderaccount hebt klikt u vervolgens op Nog geen ouderaccount? Klik hier om te registreren! U ziet dan vervolgens het volgende formulier: 3
Vul hier alle gegevens in. Dit zijn uw eigen gegevens en u hoeft dat alleen de eerste keer te doen. Uw kinderen gaat u later (ook eenmalig) binnen GRAS toevoegen. De velden e-mailadres, wachtwoord, voornaam, achternaam en calamiteiten nummer zijn verplicht. U ontvangt ook een e-mail na de registratie. Bevestigen van uw registratie is niet nodig, u kunt na het registreren direct inloggen. Hiervoor klikt u op de button Terug naar inlogformulier. 4
1.2. Inloggen Na het registreren kunt u weer terug gaan naar inlogscherm: U kunt hier uw e-mail adres en uw wachtwoord invullen. Klik vervolgens op Inloggen om in te loggen. Bent u uw wachtwoord vergeten? U kunt een nieuw wachtwoord aanvragen door op Ik ben mijn wachtwoord vergeten te klikken. Hier kunt u uw e-mail adres invoeren. Vervolgens wordt in de e-mail uitgelegd hoe u aan een nieuw wachtwoord kan komen. Problemen met inloggen? Hiervoor is een apart document aangemaakt. Er kunnen problemen ontstaan door de cookie-instellingen van de browser. Dit document kunt u vinden op het inlogscherm. 5
2. Kindgegevens registreren Wanneer u bent ingelogd vindt u het volgende scherm (het hoofdmenu): Klik vervolgens op Kindgegevens registreren Vul vervolgens de voornaam, achternaam, leeftijd en (optioneel), de groep en extra informatie over uw kind in. Na het registreren van uw kind wordt dit geaccordeerd of bevestigd door de coördinator van uw school. Zo weten we zeker dat vreemden geen gebruik kunnen maken van de gegevens van uw kind. Zodra dit is gebeurd ontvangt u hierover een e-mail. Zodra u deze bevestiging ontvangt kunt u uw kinderen aanmelden voor de activiteiten. U kunt wel alvast activiteiten bekijken (mits de school deze gepubliceerd heeft). 6
3. Activiteiten bekijken U gaat in Gras naar het hoofdmenu. Vervolgens klikt u op Activiteiten bekijken. U ziet dan het volgende scherm: Hier worden alle activiteiten getoond. U kunt de activiteiten ook nog uitsplitsen per groep. Hiervoor klikt u op het groepsnummer. Dan ziet u een overzicht met alle activiteiten voor die groep. U ziet ook de data en de tijden van de activiteit. En hoeveel plaatsen er nog beschikbaar zijn bij die activiteit. Als er geen plaatsen meer beschikbaar zijn kunt u uw kind niet meer aanmelden. Wanneer u een leuke activiteit ziet voor uw kind, kunt u de activiteit aanklikken (op de naam of afbeelding klikken). U wordt dan doorgestuurd naar een volgende pagina: Hier vindt u wat meer informatie over de activiteit. Wanneer u uw kind wilt aanmelden voor de activiteit, selecteert u eerst welk kind u wilt aanmelden (wanneer u meerdere kinderen 7
heeft aangemeld). Vervolgens kunt u ook aangeven of uw kind die dag op de BSO zit, door middel van het vinkje. Wanneer u dit aanvinkt, komt er een extra tekstveld tevoorschijn waar u kunt invullen bij welke BSO uw kind die dag zit: Vervolgens kunt u nog selecteren waar uw kind na de activiteit heen gaat (naar huis, naar de BSO of dat uw kind wordt opgehaald). Vervolgens klikt u op Aanmelden. Bovenin beeld verschijnt de volgende melding: 8
4. Betalen Uw school heeft gekozen voor de wijze(n) van betalen. Dit kan zijn: 4.1 Contant Het kan zijn dat op uw school is gekozen voor alleen contant betalen. In dat geval zal uw school u hebben geïnformeerd over de persoon bij wie u kunt betalen. U kunt zich inschrijven via de website en vervolgens op school afrekenen. Wel ziet u via GRAS in onder Mijn inschrijvingen voor welk activiteit(en) u uw kind of kinderen heeft aangemeld. De school kan ook gekozen hebben voor IDeal betalen. Hiervoor geldt de volgende instructie: 4.2 Digitaal U kunt er voor kiezen om de activiteit direct af te rekenen. Als u uw kind(eren) voor meerdere activiteiten wilt opgeven, kunt u deze stap ook later doen. Dan kunt u alle activiteiten in één keer afrekenen. Er kunnen ook activiteiten voorkomen waarvoor u niet hoeft te betalen. De aanmelding is dan direct geregeld. Als u besluit om te betalen, dient u naar Mijn winkelwagen te gaan. Dit kan via de link in de afbeelding hierboven of via het hoofdmenu. U komt dan op het volgende scherm: Vervolgens klikt u op Alle openstaande activiteiten betalen. Er wordt dan een order gemaakt van alle openstaande activiteiten: U kunt vervolgens klikken op Klik hier om te betalen (er wordt een nieuw scherm geopend). Een pop-up opent zich, waar u de betaling via ideal kunt doen. Na de betaling ziet u het volgende scherm: 9
Klik vervolgens op Sluit dit scherm om terug te keren naar GRAS. U wordt vervolgens teruggestuurd naar het hoofdmenu. 4.3 Overzicht Mijn betalingen In GRAS kunt u een overzicht vinden van uw betalingen. Hiervoor klikt u in het hoofdmenu op Mijn betalingen. U ziet dan het volgende scherm: Wanneer u op het rechter icoontje klikt kunt u de factuur als PDF openen en zelf opslaan op uw computer. 4.4 Overzicht Mijn inschrijvingen In GRAS kunt u een overzicht vinden van al uw inschrijvingen. Hiervoor klikt u in het hoofdmenu op Mijn inschrijvingen. U ziet dan het volgende scherm: Hier kunt u per activiteit de betaalstatus zien en eventueel een inschrijving intrekken door deze activiteit te verwijderen. Let wel op: als u al betaald heeft dient u eerst contact op te nemen met de school. 10
11
5. Profiel wijzigen U kunt altijd uw gegevens en de gegevens van uw kinderen wijzigen. Dit kan via het hoofdmenu door op de knop Profiel wijzigen te klikken. Vervolgens wordt het volgende scherm getoond: U heeft hier vier keuzes: 1) Eigen gegevens aanpassen 2) Wachtwoord wijzigen 3) E-mail adres aanpassen 4) Kindgegevens aanpassen Wanneer u voor keuze 1 gaat, ziet u het volgende scherm: Hier kunt u uw gegevens aanpassen. Klik vervolgens op Bijwerken om de gegevens op te slaan. Als u uw wachtwoord wilt wijzigen, kunt u voor keuze 2 gaan. U ziet dan het volgende scherm: 12
U ziet het volgende scherm als u keuze 3 maakt: Hier kunt u uw e-mail adres aanpassen. Na het wijzigen van de gegevens moet u opnieuw inloggen. Als u er voor keuze 4 gaat, krijgt u het volgende scherm te zien: Klik vervolgens (een van) uw kind(eren) aan. Het volgende scherm komt dan tevoorschijn: Hier kunt u de gegevens aanpassen en opslaan door op Bewerken te klikken. 13
6. Foto s en filmpjes Wanneer een activiteit waaraan uw kind heeft deelgenomen afgelopen is, kan het zijn dat er foto s en filmpjes worden toegevoegd aan deze activiteit. U kunt in het hoofdmenu naar Foto s en video s gaan. Het volgende scherm opent zich: Wanneer er foto s en/of filmpjes worden toegevoegd, ziet u het aantal. Hier kunt u op klikken. Een pop-up venster wordt geopend waar u de foto s en/of filmpjes kunt bekijken. Voor toestemming over de foto s of bezwaren kunt u de algemene voorwaarden van uw school raadplegen. Ook kunt u altijd contact opnemen met de coördinator naschoolse activiteiten. 14