Inleiding Voor de vijfde maal op rij biedt de griffie uw raad een jaarverslag aan met daarin een terugblik op het kalenderjaar 2013. Het jaarverslag staat deels in het teken van uitwerking van de opgestelde plannen en trajecten naar aanleiding van de bestuurscrisis in 2011. In het najaar tot en met voorjaar 2014 staat de voorbereiding richting de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2014 centraal. Dit alles tegen de achtergrond van de missie van de griffie: De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. Sliedrecht, 20 januari 2014 Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 1 Versie: 20-3-2014
Activiteiten van de raad Raadsvergaderingen en hamerraden De gemeenteraad heeft 11 reguliere raadsvergaderingen gehouden. Net zoals in voorgaande jaren werd de begrotingsbehandeling over twee avonden (12 en 13 november) verspreid, zoals ook de kadernota (9 en 10 juli). Daarnaast werden extra twee raadsvergaderingen geagendeerd. Aanleiding hiervoor was de Derde Merwedehaven (22 januari) en een aantal bestemmingsplannen, die voor de fatale termijn moesten worden vastgesteld (26 juni). aantal 2013 raadsvergaderingen 8 10 7 13 13 hamerraad 4 5 2 0 mondelinge vragen art 45 RvO raad 1 3 2 1 7 spreekrecht burgers art 18 RvO raad 4 0 4 1 1 ingekomen stukken art 22 RvO raad 39 17 39 51 127 raadsbesluiten hamerstukken zonder 31 35 19 18 22 hamerstukken met stemverklaring 7 15 16 15 13 bespreekstukken 26 49 24 41 52 moties, art 39 aanvaard 3 2 1 4 7 verworpen 0 0 5 0 6 ingetrokken 7 0 3 3 1 amendementen, art 38 aanvaard 2 2 4 11 9 verworpen 0 3 3 5 8 ingetrokken 0 0 0 3 4 2009 totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal 2013 totaal Opiniërende bijeenkomsten In 2013 zijn tien geplande opiniërende bijeenkomsten gehouden. Eén opiniërende bijeenkomst, die stond gepland ter voorbereiding op de begrotingsbehandeling (22 oktober), werd na overleg in de auditcommissie, het presidium en de agendacommissie omgezet in een zogenoemde speeddate-bijeenkomst. In het kader van STOER (20 februari en 9 april) zijn twee extra opiniërende bijeenkomsten georganiseerd. Bij de twee geplande opiniërende bijeenkomsten werd na een schorsing de vergadering de volgende dag vervolgd (25 september en 27 november). Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 2 Versie: 20-3-2014
aantal 2013 opiniërende bijeenkomsten 10 11 14 13 11 spreekrecht burgers art 17 RvO raadscommissie 13 8 7 5 4 mondelinge rondvraag 4 9 11 11 ingekomen stukken 145 124 123 103 106 raadsvoorstellen 63 90 51 73 59 bespreekstukken opiniërende bijeenkomst 1 17 1 12 agendering door leden 10 3 11 10 9 2009 totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal 2013 totaal Informatieve bijeenkomsten Ook voor 2013 is een planning van onderwerpen, verspreid over zeven dag(delen), gemaakt om de raad en de burgers van Sliedrecht dichter bij elkaar te brengen. Om een betere invulling te geven aan de informatieve bijeenkomsten is in 2012 besloten om een deel om te zetten naar werkbezoeken die (deels) in de middag worden georganiseerd; 19 maart - Bezoek aan Falck trainingscentrum Dordrecht De raad werd geïnformeerd over de ontwikkeling van het Nationaal Park De Biesbosch. Vervolgens kreeg de raad een presentatie over de stand van zaken Brandweer en de veiligheidsregio Zuid Holland Zuid. Op het oefenterrein waren vervolgens een aantal buitenactiviteiten met en onder leiding van de brandweer (Sliedrecht). 17 mei - Fietstocht door Sliedrecht Langs het Sliedrechts Museum, Centrum Jeugd en Gezin, Sociale Moestuin Sliedrecht, Baggermuseum. 18 juni - Bezoek aan HVC Afvalcentrale in Dordrecht De raad werd geïnformeerd over de recente ontwikkelingen en activiteiten, en kreeg een rondleiding door HVC Afvalcentrale. 20 september - Economie in Sliedrecht Op locatie in Bedrijvencentrum Zuid-Holland-Zuid in Sliedrecht. Er werd gediscussieerd tussen de raad en de ondernemers in Sliedrecht aan de hand Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 3 Versie: 20-3-2014
van een aantal stellingen. Tevens werd de rol van de gemeenteraad binnen de economie in Sliedrecht tegen het licht gehouden. 4 november Extra Een extra informatieve bijeenkomst op locatie vond plaats in gebouw De Stoep over de Uitbreiding binnensportaccomodaties en Rivierdijk-West. De twee geplande traditionele informatieve bijeenkomsten, die in de avond werden georganiseerd (Sociaal Domein en Drechtsteden op 19 februari en Jeugdzorg en Afvalbeleid op 4 september), werden op het raadhuis gehouden. Net als een extra informatieve bijeenkomst over het RKC-rapport en Drechtwerk (24 april). Daarnaast zijn verschillende extra informatieve bijeenkomsten georganiseerd; 14, 30 januari en 23 april over STOER en 17 januari over de Derde Merwedehaven. Tevens enkele fractiespecialistenbijeenkomsten over Onderwijs (29 januari), Onderwijshuisvesting (30 januari), visie brede school (21 mei), Deltaprogramma (28 mei), IHP Onderwijs (2 oktober) en risicomanagement (10 oktober). aantal 2013 informatieve bijeenkomsten 7 8 5 5 17 onderwerpen 23 19 17 9 21 waarvan naar de opiniërende bijeenkomst/dr 10 3 1 0 12 op locatie 3 2 0 2 5 2009 totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal 2013 totaal Bezoek Commissaris van de Koning Op 26 september heeft de Commissaris van de Koning in zijn hoedanigheid als rijksorgaan een bezoek aan Sliedrecht gebracht. Onderdeel van het programma was een gesprek met een delegatie van de gemeenteraad. Schriftelijke vragen aan het college (art 44 RvO Raad) In 2013 zijn door raadsleden dertien schriftelijke vragen aan het college gesteld. Ter vergelijking in de jaren er voor: 9 (2012), 15 (2011), 1 (2010) en 7 (2009). indiener onderwerp ingediend Wim Blanken Oplaadpunten (E-palen) elektrische auto's 20131230 Vincent Prins Agressie en geweld tegen het openbaar bestuur 20131217 Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 4 Versie: 20-3-2014
Leen Huijser Dreiging sluiting zwembaden 20131122 Hanny Visser-Schlieker Weekmarkt 23 en 30 december 2013 20131112 Vincent Prins Openbaar vervoer 20131019 Nico de Jager Eindrapportage COP 2012 20130921 Vincent Prins Verkeersveiligheid 20130622 Wim Blanken Reshoring 20130814 Timo Pauw informatie/communicatie mogelijkheden Rotonde Stationsplein 20130805 Leen Huijser Gebruik Betuwelijn voor chemische/gevaarlijke transporten 20130527 Vincent Prins Huisvestingsverordening 20130603 Vincent Prins Bijen vriendelijk Sliedrecht 20130516 Wim Blanken proef afvalscheiding Sliedrecht-West 20130403 Verbetertraject Het verbetertraject, zoals is vastgesteld in de door de raad aangenomen notitie Aannemen, Overnemen, Ondernemen (30 mei 2012), heeft in 2013 verder vorm gekregen. De werkconferentie van raad en college met gespreksleider de heer J. Bijl op 9 september bood invulling aan de verschillende rollen, wensen en verwachtingen van het vergaderstelsel. Deze werkconferentie is op 4 september met een aantal (burger)raadsleden voorbereid. Het advies van de heer Bijl verscheen in december en wordt in januari 2014 in een volgende werkconferentie besproken. Deskundigheidsbevordering In 2013 hebben geen trainingen voor de raad plaatsgevonden. Alle voorgenomen trainingen zijn doorgeschoven naar 2014 en opgenomen in het introductieprogramma van de nieuwe raad na de verkiezingen van 19 maart 2014. Presidium Het Presidium is vijf keer bij elkaar geweest. Naar aanleiding van de 100-dagen brief van de burgemeester heeft een extra presidium plaatsgevonden (22 april). De vastgestelde verslagen van het Presidium worden op de website geplaatst. Werkgeverscommissie Per oktober 2013 is er een werkgeverscommissie griffie Sliedrecht. Door het vaststellen van de verordening is invulling gegeven aan het voornemen het voormalige klein presidium ook daadwerkelijk de bijbehorende bevoegdheden te geven. Auditcommissie Hoewel niet op de geplande data, is de Auditcommissie vijfmaal bijeen geweest. Zij heeft zich naast de reguliere activiteiten samen met haar adviseurs gericht op het Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 5 Versie: 20-3-2014
verder verbeteren van de kwaliteit van de documenten en procedures rond de Jaarrekening, Kadernota en Begroting. Ook is in de eerste maanden gesproken over het proces van STOER, dat duurde tot en met de kadernota 2014. De in het najaar 2011 ontstane vacature binnen de Auditcommissie is ook in 2013 niet ingevuld. De raadsgriffier vervult de secretarisrol. Agendacommissie De agendacommissie draait vanaf januari 2012 als nieuw sturingsinstrument van de raad. In 2013 is de agendacommissie tien keer bij elkaar gekomen (alleen de bijeenkomst van 17 december 2013 is vervallen). De agendacommissie heeft voor twee opiniërende bijeenkomsten (september en november), in verband met het grote aantal agendapunten, besloten de vergadering over twee avonden te spreiden. In de agendacommissie hebben in 2013 twee personele wisselingen plaatsgevonden. De heer A. de Winter van PRO Sliedrecht is vervangen door fractiegenoot de heer T.W. Pauw en de heer W.J. Dunsbergen van het CDA is vervangen door fractiegenoot de heer T.A. Spek. Voorzitterspoule Aan dit overleg nemen alle voorzitters van de informatieve en opiniërende bijeenkomsten en de raadsvoorzitter deel. Door het instellen van de agendacommissie is de taak van de voorzitterspoule teruggebracht naar de kern: een klankbordfunctie voor de voorzitters, waarbij gesproken wordt over o.a. het hanteren van procedures en andere zaken betreffende het voorzitterschap. De voorzitterspoule is in 2013 niet bijeen geweest. De evaluatie van de voorzitterspoule, i.v.m. de overdracht aan de voorzitterspoule in de nieuwe raadsperiode, is via de mail georganiseerd. Rekenkamercommissie (RKC) De onafhankelijke RKC heeft half juli de eindrapportage van het rekenkameronderzoek Onderzoek Dualisering, Effectiviteit Dualisme in Sliedrecht aan de raad aangeboden. Het rapport is in de opiniërende bijeenkomst van 24 september 2013 in aanwezigheid van de voorzitter en de leden van de RKC en de onderzoeker (BMC) besproken. Afgesproken is de adviezen van de RKC mee te nemen bij de bespreking van de adviezen naar aanleiding van de werkconferentie van 9 september 2013. Deze nieuwe werkconferentie, o.l.v. de heer J. Bijl, is gepland op 21 januari 2014. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 6 Versie: 20-3-2014
De Rekenkamercommissie biedt separaat haar eigen jaarverslag 2013 aan. Dit heeft plaatsgevonden op 15 januari 2014. Personalia gemeenteraad In 2013 zijn door de griffie tal van ondersteunende (administratieve) werkzaamheden verricht die te maken hadden met personele wisselingen. Afscheid en installatie raadsleden Dit jaar hebben geen (burger-)raadsleden afscheid genomen van de gemeenteraad. De raad is wel uitgebreid met twee nieuwe burgerraadsleden. De heer P.J. de Borst voor PRO Sliedrecht is in de raad van 8 januari 2013 geïnstalleerd en de heer T.A. Spek voor het CDA in de raad van 12 maart 2013. Nevenfuncties (burger)raadsleden De publicatie van de nevenfuncties van de (burger)raadsleden is een wettelijke plicht. Regelmatig worden door (burger)raadsleden mutaties doorgegeven. Een (aangepast) overzicht wordt vervolgens direct gepubliceerd op de website. Communicatie Persberichten Dit jaar zijn 6 persberichten naar de media verzonden. 9 april 2013 - Gemeenteraad van Sliedrecht stelt burgerinitiatief vast 11 april 2013 - Inloopbijeenkomst burgers Sliedrecht over de bezuinigingen op dinsdag 23 april 2013 26 februari 2013 - Gemeenteraad Sliedrecht schrijft prijsvraag uit voor portret van de toekomstig Koning Willem-Alexander 23 april 2013 - Inzendingen Prijsvraag portret toekomstige Koning voor de raadzaal in Sliedrecht te bekijken voor belangstellenden en pers op woensdag 24 april as. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 7 Versie: 20-3-2014
6 mei 2013 - Uitreiking prijs aan winnaar Prijsvraag Portret Koning Willem Alexander voor raadzaal Sliedrecht op dinsdag 7 mei 2013 23 oktober 2013 - Informatieve bijeenkomst voor Uitbreiding Binnensportaccommodaties Sliedrecht en Rivierdijk-West op 4 november 2013 Website van de raad De website vormt de basis van de (digitale) verstrekking van de agenda s en de bijbehorende documenten. In 2013 zijn wederom, behalve de Begroting en de Jaarrekening, alle agenda s en documenten digitaal aangeboden aan de (burger-) raadsleden en collegeleden. Hierdoor kunnen ook de burgers van Sliedrecht (in)zien over welke stukken de raad spreekt. Gecontinueerd is het aanbieden van documenten via de website aan specifieke groepen, zoals de leden van de agendacommissie. Zij hebben alleen toegang tot dit gedeelte van de website. De website wordt continue inhoudelijk geactualiseerd door de griffie. De actuele pagina op de website is regelmatig gevuld met informatie die snel door burgers/bezoekers van de website te raadplegen is. De link naar de audio staat ook op deze pagina. Het Kompas In het weekblad Het Kompas worden alle bijeenkomsten van de gemeenteraad van Sliedrecht aangekondigd (gepubliceerd). Deze aankondiging, die tegelijkertijd op de gemeentelijke website wordt gepubliceerd, is de agenda van de bijeenkomst. In Het Kompas worden berichten de donderdag vóór de betreffende bijeenkomst geplaatst. Net zoals voorgaande jaren is na de begrotingsbehandeling de binnenpagina in Het Kompas gepubliceerd (21 november) met door fracties zelf opgestelde teksten. De fracties hebben op deze wijze direct contact met de lezers om te melden hoe zij hebben geopereerd tijdens de behandeling van de Begroting 2014. MerweRTV In het jaar 2013 zijn geen speciale uitzendingen voor de raad geweest. Wel is eind 2013 gestart met gesprekken over de verkiezingsdebatten (7 en 14 maart 2014) en de uitslagenavond op 19 maart 2014. Audioverslaglegging en live stream De audioverslaglegging, inclusief de live-uitzending (live stream) van de opiniërende- en raadsvergaderingen, is in 2013 voortgezet. Met deze extra service kunnen burgers Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 8 Versie: 20-3-2014
en andere belangstellenden de vergaderingen van de gemeenteraad, zowel thuis live volgen als achteraf raadplegen. Digitale Leeskamer Gemiddeld eens per week ontvangen de (burger-)raadsleden een mailbericht met link naar dat deel van de website waar alle leeskamerstukken zijn opgenomen. De fysieke leeskamer wordt niet meer gebruikt. In tegenstelling tot de traditionele leeskamer zijn alle leeskamerstukken voor iedereen te lezen, en ook terug te vinden (archieffunctie) op de website van de raad. Raadsnieuwsbrief De raadsnieuwsbrief, die minus de zomermaanden elke maand verschijnt, is bestemd voor de (burger-)raadsleden. De griffie maakt hiervoor een selectie van diverse artikelen, brochures en websites, die ondersteunend is voor de (burger)raadsleden. De zeven raadsnieuwsbrieven van 2013 zijn niet meer aangeboden als een pdfdocument, maar als een aparte webpagina met een korte omschrijving van de onderwerpen in de nieuwsbrief en bijbehorende link (naar uitgebreidere informatie en bron). Gemeentegids Sliedrecht De voorbereidingen voor de gemeentegids in 2014 zijn in 2013 al gestart. Gekozen is om de pagina s over de gemeenteraad pas na het 1 e kwartaal in 2014 te publiceren. Dit in verband met de gemeenteraadsverkiezingen in 2014. Op de pagina s wordt o.a. de nieuwe gemeenteraad met foto s vervolgens geïntroduceerd. Monumentendag 2013 Op zaterdag 14 september is het raadhuis opengesteld voor de monumentendag. Het thema was Macht en Praal. Buiten een bezoek aan het raadhuis (rondleiding) is het thema aangegrepen om alle ingezonden kunstwerken rond de prijsvraag Portret toekomstige Koning nog eenmaal tentoon te stellen in de raadzaal. Totaal bezochten bijna 60 burgers het raadhuis. Gast van de raad In 2013 is met wisselend succes viermaal een Gast van de Raad georganiseerd. De belangstellenden die op de Gast van de Raad afkomen worden met een eenvoudige maaltijd ontvangen door de burgemeester, enkele (burger)raadsleden en de griffie. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 9 Versie: 20-3-2014
Daarna wordt door verschillende functionarissen het een en ander verteld wat de gemeenteraad doet en hoe het werkt. Gelardeerd met voorbeelden van de (burger)raadsleden. Ook worden enkele punten van de betreffende raadsvergadering besproken, zodat de gasten enigszins zijn voorbereid op de vergadering die volgt. Tot slot is er de gelegenheid voor een korte rondleiding door het raadhuis. Voorafgaand aan de raadsvergadering van 12 februari werd één gast verwelkomd. Op 7 mei werd de bijeenkomst afgelast, omdat er geen aanmeldingen waren. Op 4 juni mocht de raad 5 gasten verwelkomen en op 12 december 20 gasten, waaronder een aantal kandidaten die op de verschillende kieslijsten van de politieke partijen in Sliedrecht staan. Prijsvraag Portret voor de raadzaal in Sliedrecht Op 30 april is Prins Willem Alexander gekroond tot Koning Willem Alexander. In de raadzaal in Sliedrecht hing tot die tijd het portret van voormalig Hare Majesteit De Koningin. Dat portret moest vervangen worden. Er is vervolgens door de gemeenteraad een prijsvraag voor afzonderlijk volwassen- en jeugdige kunstenaars uitgeschreven. Alleen Sliedrechtse kunstenaars konden een portret indienen van de (toekomstige) Koning Willem Alexander. De jury, bestaande uit de burgemeester en van iedere partij een (burger)raadslid, heeft zich gebogen over twaalf ingezonden kunstwerken van volwassen en acht van jeugdige kunstenaars. Alle inzendingen van de jeugd zijn beloond met een Oranjetaart. De winnares bij de jeugd Romy den Otter werd verrast door een persoonlijk bezoek van de voltallige jury, die de oorkonde en speciale Oranjetaart aan haar overhandigden. Op 7 mei is in de raadsvergadering de winnaar van de prijsvraag Portret bekend gemaakt: Linette Trapman. Zij ontving uit handen van de voorzitter van de jury, A.P.J. van Hemmen, een cheque ter waarde van 500 euro en een oorkonde. Het portret is nu eigendom van de gemeenteraad van Sliedrecht. Alle kunstwerken zijn vervolgens tot halverwege de zomer geëxposeerd in het Sliedrechts museum in Sliedrecht. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 10 Versie: 20-3-2014
Activiteiten vooruitlopend op de verkiezingen Overleg met de politieke campagnecoördinatoren Vooruitlopend op de verkiezingen op 19 maart 2014 is er in het najaar tweemaal een overleg met de politieke campagnecoördinatoren georganiseerd. In dit overleg is afstemming gezocht over de activiteiten in het licht van de komende gemeenteraadsverkiezingen. Er zijn afspraken gemaakt over onder andere: aanplakborden, te organiseren debatten en inzet media, en een verkiezingskrant. Mede naar aanleiding hiervan is door de griffie een aantal offertes aangevraagd die betrekking hebben op de gemaakte afspraken met de politieke campagnecoördinatoren. Politiek instrumentenmandje Halverwege de zomer is op een voor het publiek niet-zichtbaar gedeelte van de website een aanvang gemaakt met een zogenoemd politiek instrumentenmandje. Het doel is om uiteindelijk na de gemeenteraadsverkiezingen een voor de gemeenteraad inzichtelijk en actueel overzicht ter beschikking te hebben van diverse instrumenten en specifieke informatie voor alle (burger)raadsleden. Inmiddels is het raamwerk gevuld en heeft de griffie een raadslid bereid gevonden om deze webpagina s te testen op werkbaarheid, volledigheid en gebruiksvriendelijkheid. Na de verkiezingen kunnen de (burger-)raadsleden met een inlogcode deze webpagina s benaderen, raadplegen (en downloaden). Evaluaties van de verschillende commissies In het najaar van 2013 heeft in alle commissies een (korte en schriftelijke) evaluatie plaatsgevonden. De reacties zijn per commissie gebundeld en worden o.a. als input gebruikt voor de startbijeenkomsten van de commissies in de nieuwe raadsperiode. Tevens is een aantal wijzigingen op verordeningen voorgesteld. Verordeningen In 2013 zijn enkele aanpassingsvoorstellen van verordeningen opgesteld naar aanleiding van de voornoemde evaluaties. Deze zijn in het besluitvormingstraject op 10 december vastgesteld; Handvest Actieve Informatieplicht, Verordening gemeentelijke Rekenkamercommissie en de Verordening Auditcommissie Sliedrecht Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 11 Versie: 20-3-2014
2010. Tevens de intrekking van het Besluit tegemoetkoming computerapparatuur en internetverbinding 2010-2014. Het Reglement van Orde voor de gemeenteraad is eind 2013 ook voorbereid, maar zal i.v.m. de werkconferentie van 21 januari 2014, naar verwachting nog voor de raadsverkiezingen worden vastgesteld. Voorbereiding introductieprogramma en personeelszaken In november 2013 zijn de voorbereidingen gestart voor de nieuwe raadsleden na de verkiezingen van 19 maart 2014; waaronder het digitaal aanbieden van belangrijke (proces)documentatie en het vormgeven van een introductieprogramma. Ook de administratieve voorbereidingen voor de personeelsaangelegenheden voor de oudraadsleden en nieuwe raadsleden direct na de verkiezingen. Processen en ondersteuning Verzamelagenda van de agendacommissie De verzamelagenda vormt het instrument voor de agendacommissie om de agenda s voor de raad op te stellen. Deze verzamelagenda wordt opgesteld door de griffie en gevoed met voorstellen uit het college (dynamische jaaragenda) en de raad (besluitenlijsten en terugkoppelingen) en actiepunten uit de vergaderingen. Aan de hand van de verzamelagenda en de concept-agenda s bekijkt en beoordeelt de agendacommissie de haalbaarheid van voorgestelde onderwerpen voor een vergadering. Technische vragen Een discussie in het presidium over het fenomeen vragenvanuitderaad@sliedrecht.nl leverde op dat er een fatale termijn is afgesproken voor de beantwoording van technische vragen; 4 werkdagen. Ook dat de beantwoording van vragen via vragenvanuitderaad@sliedrecht.nl, incl. de vraag, gaat direct naar de gehele raad. Mocht de vragensteller dit onwenselijk vinden, dan moet deze dit expliciet in de vraagmail vermelden. De beantwoordingsmail wordt op werkuren/dagen naar de raad verzonden. Voordeel is dat dubbele vragen worden voorkomen. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 12 Versie: 20-3-2014
Stukkenstroom De hoeveelheid raadsvoorstellen en bijlagen van een aantal vergaderingen in het najaar zorgde voor een discussie in de agendacommissie en het presidium. Zowel in kwaliteit als in kwantiteit. Ook de nut en de noodzaak van het aanbieden van bijlagen is bekeken op het punt van overzichtelijkheid en doorzoekbaarheid. Hierover zijn in het presidium van 25 november 2013 afspraken gemaakt. Driehoekoverleg Na de komst van burgemeester A.P.J. van Hemmen en de interim gemeentesecretaris D.G.C. van der Spek (februari november 2013) is de driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier) een paar maal bij elkaar gekomen. De onderwerpen die o.a. regulier aan de orde zijn geweest: stukkenstroom, aanlevertermijnen en het verbetertraject. ICT Het wifi-bereik is uitgebreid tot alle fractiekamers en vergaderruimten in het raadhuis. Daarmee kunnen alle (burger)raadsleden, portefeuillehouders, ambtenaren en andere belangstellenden (kosteloos) gebruik maken van wifi en hebben daarmee toegang via de eigen apparatuur bij alle digitale documenten voor de vergaderingen. Dit legde de basis voor het verder doorvoeren van de digitalisering van de stukkenstroom. In het najaar is daadwerkelijk gestart met de procedurele en inhoudelijke voorbereidingen voor de digitale facilitering van de nieuwe raad. Door een aantal verschuivingen kan de nieuwe raad gebruik maken van een app van Ibabs waarmee o.a. op een eenvoudige wijze de vergaderstukken kunnen worden geraadpleegd en bewerkt. Gevolg is ook dat alle hardware/apparatuur uit de fractiekamers met ingang van 1 april 2014 komt te vervallen. Verschillende (burger-)raadsleden hebben een tag, waarmee ze gebruik maken van de printer/scan/kopieer faciliteiten op het raadhuis. Nadat bleek dat niet alle (burger)raadsleden een tag hadden ontvangen, is met facilitaire zaken afgesproken te werken aan een nieuw systeem; één tag voor de gehele raad. Met deze tag kunnen (burger)raadsleden zonder codes in te voeren printen in de voormalige leeskamer. In het deel van het raadhuis waar MerweRTV is gehuisvest staat de server van de gemeente Sliedrecht. In de patch-kast, waarin deze server en andere Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 13 Versie: 20-3-2014
netwerkapparatuur van de gemeente Sliedrecht is geplaatst, is in het verleden na opverleg apparatuur van MerweRTV gevoegd. Nu is de apparatuur na goed overleg gescheiden door het uitplaatsen van de MerweRTV-apparatuur. Op dit moment staat de apparatuur van de gemeente in een beveiligde en afgeschermde omgeving in het raadhuis. Het verouderde back-up audiosysteem is in december vervangen door een digitaal opnameapparaat dat automatisch inschakelt wanneer er een microfoon wordt aangezet. Voor de waarnemend griffier is de mogelijkheid gecreëerd om buiten het gebruik van de pc op de werkplek, op een andere plaats steeds in te loggen in de griffieomgeving. Dit gebeurt beveiligd door middel van een toegezonden sms bericht met daarin een steeds andere inlogcode. Echter dit systeem is niet bruikbaar met I-Mac-software. Faciliteiten in en om het raadhuis In de centrale hal op de begane grond is naast een bel bij de fractiekamers een extra bel geïnstalleerd, die vanuit de raadzaal kan worden geactiveerd. De bel kan een minuut voor aanvang of voor het einde van een schorsing worden geactiveerd door de voorzitter of griffier, zodat iedereen weet dat we beginnen. De klimaatbeheersing in de raadzaal blijft een terugkerend probleem. Er is (nog) geen oplossing gevonden voor de zogenoemde koudeval. In 2012 is onderzocht of een andere opstelling van de raadstafel een bijdrage zou kunnen leveren aan een betere setting voor de publieke tribune en de raad, en dit tevens zou leiden tot minder last van de koudeval. Uiteindelijk is gekozen de huidige opstelling intact te laten. In de begroting is aangegeven dat het raadhuis op termijn van de hand zal worden gedaan. In de nieuwe raadsperiode zal een ad hoc raadswerkgroep worden gevormd om de randvoorwaarden voor goede vergaderfaciliteiten voor de raad op te stellen. De raadsinformatieruimte is op woensdagavond verhuurd aan de herensociëteit KUZ. Daardoor is het niet mogelijk parallelle bijeenkomsten op de woensdag te organiseren. Echter ook niet na afloop van de vergadering een hapje en een drankje. Na overleg tussen KUZ en de gemeentesecretaris is afgesproken dat bij de begrotingsbehandeling op woensdag 13 november 2013 en de avond van de gemeenteraadsverkiezingen op 19 maart 2014 de raad bij uitzondering gebruik kan maken van de raadsinformatieruimte. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 14 Versie: 20-3-2014
Financiën De totale begroting van raad en griffie beslaat ruim 700.000 euro en bestaat voor meer dan de helft uit posten die betrekking hebben op de vergoedingen aan de leden van de gemeenteraad en burgerraadsleden. De griffie en kantoorkosten nemen ruim een kwart in op de begroting. De rest is bedoeld voor de ondersteuning van de eigenlijke werkzaamheden van de (burger)raadsleden. Deze laatste categorie bestaat uit Rekenkamercommissie, verslaglegging, vergaderingen e.d. Naar aanleiding van de gesprekken tussen de griffier, hoofd bedrijfsvoering en de interim controller over de posten op de begroting van de griffie, die niet de raad of de griffie betreffen, maar onder de verantwoordelijkheid van het college vallen, zijn aanpassingen doorgevoerd in de Begroting 2014. Het betrof o.a. de posten Ontwikkeling Structuurvisie Sliedrecht en Commissie Beroep en Bezwaarschriften en Externe Klachtenregeling AW. Ook zijn de stelposten van de griffie voor wat betreft communicatie (publicaties in het Kompas - de Raadspagina) aangepast. Net zoals in voorgaande jaren zijn in 2013 kosten bespaard door geen raadsuitje te organiseren, geen kerstpakketten te verstrekken en ook dit jaar het begrotingsetentje te laten vervallen. Fractievergoedingen De griffie heeft begin 2013 de fractieverantwoordingen met de verschillende penningmeesters doorgenomen om deze verantwoordingen aan te kunnen bieden aan presidium en raad. Voor een enkele fractie bleek het lastig te zijn om de gegevens compleet en correct volgens deze voorschriften aan te leveren. Griffie Werkoverleg De griffie houdt maandelijks haar overleg aan de hand van een agenda en jaarplanning. Indien noodzakelijk komt de griffie ad hoc bij elkaar. Tijdens het werkoverleg wordt aandacht besteed aan haar missie, het takenpakket, rol richting raad en ambtelijk apparaat en ook de eigen rol wordt kritisch bekeken. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 15 Versie: 20-3-2014
In 2013 is gestart met een zogenaamd draaiboek verkiezingen 2014. Het draaiboek maakt onderdeel uit van het werkoverleg van de griffie en zo ook van de teamdagen. Teamdagen griffie Op woensdag 10 juli 2013 heeft de griffie een heimiddag gehouden. Gesproken is over het verloop van het afgelopen eerste halfjaar 2013, de vele extra vergaderingen en een doorkijk naar de tweede helft 2013; voorbereiding verkiezingen 2014, planning en control, vergaderschema 2014, financiën, ict/website, audio, personele aangelegenheden (vakanties) en gewenste stagiair HBO communicatie, communicatie (raadspagina regulier en in relatie tot de verkiezingen), bedrijfsvoering/huisvesting. Op donderdag 12 december 2013 heeft de griffie een tweede heidag gehouden. Gesproken is over het verloop van het tweede halfjaar 2013 en vooruitgekeken naar de werkzaamheden voor het eerste halfjaar van 2014, die voor een deel bestaan uit de voorbereiding van de raadsverkiezingen van 19 maart 2014, eerste aanzet jaarverslag 2013, website Sliedrechtse gemeenteraad, klussen voor griffie-stagiair en de gevolgen voor de interne verhuizing griffie in het gemeentekantoor in december 2013. Verhuizing Binnen het gemeentekantoor is eind 2013 gestart met een interne verhuizing. Dit vanwege de uitbreiding gemeentelijke belastingdienst en het creëren van flexplaatsen. Voor de griffie heeft dit tot gevolg dat Arjen Overbeek en Heleen Vos zijn verhuisd naar kamer A3.31 en Maya Feddema naar kamer A3.28. Bezoeken aan de fracties De griffie heeft ook eind 2013 de verschillende fracties bezocht (Het bezoek aan de CDA-fractie is gepland in februari 2014). Wederzijdse verwachtingen zijn uitgesproken en er is feedback gegeven. Opmerkingen zijn zoveel als mogelijk meegenomen in het werkplan 2014. Training In verband met een andere wijze van inboeken van facturen met ingang van 2014 heeft Maya Feddema op vrijdag 6 september 2013 een middagcursus handleiding voor het grootboek werkkostenregeling klantenorganisaties Drechtsteden gevolgd. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 16 Versie: 20-3-2014
Op maandag 9 september hebben de burgemeester en de griffier de studiemiddag 'Continuïteit in verkiezingstijd; klaar voor een dynamisch jaar' van het VNG/Bureau Habets bijgewoond. Arjen Overbeek heeft op 1 november het jaarcongres van de griffiersvereniging bezocht. Coördinerend griffier Drechtraad De raadsgriffier is vanaf 2009 coördinerend (regio)griffier van de Drechtraad. De werkzaamheden liggen vooral in de voorbereiding van de Drechtstedendinsdagen dat met een klein griffieteam op Bureau Drechtsteden wordt georganiseerd. De agendacommissie van de Drechtsteden is in dit proces leidend. In 2013 is hier gemiddeld ongeveer één dag per week aan besteed. Griffies Drechtsteden Op 5 september 2013 vond het jaarlijkse griffie-uitje voor alle griffiemedewerkers van de Drechtsteden-griffies plaats. Dit jaar georganiseerd door de griffie van Alblasserdam; de middag werd gestart met een gezamenlijke lunch gevolgd door een workshop graffiti en afgesloten met een hapje en drankje. Griffiers Zuid-Holland-Zuid Eenmaal in de twee maanden komen alle 17 griffiers van de regio Zuid-Holland-Zuid bijeen om te praten over de processen rond grensoverschrijdende onderwerpen als de decentralisaties. Ook wordt tijdens deze bijeenkomsten kennis en ervaringen uitgewisseld over thema s als digitalisering, integriteit e.d. Stages binnen griffie Sliedrecht In 2013 hebben vier gesprekken plaatsgevonden met kandidaten voor een HBO communicatie stage binnen de griffie. Vanaf begin februari 2014 start Yvonne Hoogendoorn bij de griffie voor een stage tot half juli 2014. Vanaf half november tot het eind van 2013 is voor twee dagen in de week een tijdelijke stagiaire, Ingrid Spelt, afkomstig van Public Support, aanwezig. Zij komt bij de griffie ervaring opdoen met griffiewerkzaamheden. Ook gaat zij de griffie in de voorbereiding van de invoering van Ibabs de helpende hand reiken. Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 17 Versie: 20-3-2014
Werkgeverscommissie In maart 2013 zijn de VNG en de Vereniging van Griffiers gekomen met voorstellen voor werkgeverscommissies voor de griffier. De gemeente is de werkgever van de ambtenaren die werkzaam zijn bij deze rechtspersoon. Raad en college vullen dit werkgeverschap in. De raad is daarbij het bevoegd gezag van de griffie en het college voor haar organisatie. Gelet op de publieke taken is voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een commissie ingesteld waaraan deze taak is gedelegeerd; de werkgeverscommissie. Gelijktijdig zijn de besluiten Delegatie werkgeverschap Raad aan Werkgeverscommissie en Intrekking Delegatie Werkgeverstaken Raad aan college vastgesteld. In 2013 heeft Sliedrecht en de griffie vier verschillende functionarissen van personeelszaken als contactpersoon gehad. Door deze wisselingen is in het traject geen ondersteuning vanuit personeelszaken verleend om te komen tot een werkgeverscommissie. Personalia De griffie bestaat uit de raadsgriffier Arjen Overbeek. De raadsgriffier is tevens de leidinggevende van de waarnemend griffier Heleen Vos-Hulleman en medewerker griffie Maya Feddema-Wardenaar. Arjen werkt op fulltime basis en Heleen en Maya werken op parttime-basis. Het beoordelingsgesprek met de waarnemend griffier en de medewerker griffie zijn in januari 2013 door de griffier met hen gevoerd. Arjen Overbeek Hulleman Maya Heleen Vos- Feddema- Wardenaar Jaarverslag Griffie Sliedrecht 2013 18 Versie: 20-3-2014