Vastgesteld in het presidum van 11 maart 2013

Transcriptie

1 Vastgesteld in het presidum van 11 maart 2013 Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

2 Inleiding Het jaarverslag 2012 staat in het teken van uitwerking van de opgestelde plannen en trajecten naar aanleiding van de bestuurscrisis in 2011, zowel voor de ambtelijke organisatie (veel wisselende personen) als de raad, de procedure om een nieuwe burgemeester aan te trekken voor Sliedrecht en de bijna tot 100% ingevulde wensen voor wat betreft de verdere digitalisering. Het gevoel dit jaar: Veel brandjes blussen en hollen en vliegen. Dit alles tegen de achtergrond van de missie van de griffie: De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. Activiteiten van de raad Raadsvergaderingen en hamerraden De gemeenteraad heeft 10 reguliere raadsvergaderingen gehouden. Net zoals in 2011 werd de begrotingsbehandeling over twee avonden (13 en 14 november) verspreid. Twee raadsvergaderingen zijn na een schorsing voortgezet: 21 en 22 februari 2012 en 29 en 30 mei Daarnaast vonden er door de actualiteit op 13 maart (ROM-D), 22 mei (Commissaris van de Koningin van ZH) en 28 november (naar aanleiding van installatie Burgemeester op 27 november) extra raadsvergaderingen plaats. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

3 aantal 2012 raadsvergaderingen hamerraad mondelinge vragen art 45 RvO raad spreekrecht burgers art 18 RvO raad ingekomen stukken art 22 RvO raad raadsbesluiten hamerstukken zonder hamerstukken met stemverklaring bespreekstukken moties, art 39 aanvaard verworpen ingetrokken amendementen, art 38 aanvaard verworpen ingetrokken totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal Opiniërende bijeenkomsten In 2012 zijn alle 8 geplande opiniërende bijeenkomsten gehouden. Op 23 februari en 15 mei zijn extra opiniërende bijeenkomsten georganiseerd over de Derde Merwedehaven. Tevens vonden enkele besloten opiniërende bijeenkomsten plaats. Vanaf de zomer (na de invoering van de officiële invoering van het Reglement van Orde) worden de besluitenlijsten nieuwe stijl aangeboden in plaats van uitgebreide verslagen. Per september is in het Presidium afgesproken dat tijdens de clusterbehandeling slechts twee leden van een fractie en een (woordvoerend) collegelid aan de vergadertafel in de raadzaal plaatsnemen. Dit om voor alle aanwezigen helder te hebben wie de belangrijke spelers in het debat zijn. Tevens om andere (burger)raadsleden de gelegenheid te geven buiten de politieke arena hun werk te doen. aantal 2012 opiniërende bijeenkomsten spreekrecht burgers art 17 RvO raadscommissie mondelinge rondvraag ingekomen stukken raadsvoorstellen bespreekstukken opiniërende bijeenkomst agendering door leden totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal Informatieve bijeenkomsten Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

4 Ook voor 2012 is een planning van dag(delen) en onderwerpen gemaakt om de raad en de burgers van Sliedrecht dichter bij elkaar te brengen. Op 14 februari over Drechtwerk en de Wet Werken naar Vermogen en op 20 maart over onderwijs. Om een betere invulling te geven aan de informatieve bijeenkomsten zijn die halverwege 2012 omgezet naar werkbezoeken. In de avond is nog ruimte voor andere thema s en onderwerpen die de raad aangaan. Die bijeenkomsten worden zoveel mogelijk op het raadhuis gehouden. Op 24 april 2012 heeft de raad een fietstocht door Sliedrecht gemaakt waarbij werden bezocht: Station Baanhoek, skatebaan onder viaduct A27, Het Plaatje (ter hoogte van het Baggermuseum) en burgertoezicht Sliedrecht Oost. Op 20 juni heeft de raad een werkbezoek gebracht aan Servicecentrum Drechtsteden. Er is een rondleiding geweest en men heeft het rekencentrum bezocht. Er was nog een avondprogramma georganiseerd (evaluatie SCD specifiek gericht op Sliedrecht) en workshop startnotities begeleidt door de griffier van de gemeente Oud-Beijerland. Door onvoldoende deelname van de zijde van de raad is de workshop startnotities afgeblazen. De workshop is vervolgens op 3 september 2012 gehouden en begeleidt door de raadsgriffier van Sliedrecht. Op 9 oktober zou de raad een werkbezoek brengen aan het multidisciplinair oefenterrein in Dordrecht, maar dit werkbezoek is door andere ontwikkelingen afgezegd. aantal 2012 informatieve bijeenkomsten onderwerpen waarvan naar de opiniërende bijeenkomst/dr op locatie totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

5 Verbetertraject De gemeenteraad heeft onder leiding van de Vertrouwenscommissie i.o. een aantal bijeenkomsten georganiseerd in het kader van het verbetertraject (12 maart en 22 mei 2012). Leidraad was de notitie Aannemen, Overnemen, Ondernemen. Deze is door de vertrouwenscommissie i.o. samengesteld. Parallel liep het traject van de behandeling van het raadsvoorstel Toekomst Perspectief Sliedrecht, dat op 21 februari is vastgesteld. De notitie Aannemen, Overnemen, Ondernemen is vastgesteld op 30 mei Diverse werkbijeenkomsten van de raad Op 24 januari en op 14 februari 2012 zijn aparte bijeenkomsten georganiseerd voor de fractiespecialisten over de WMO, jeugdzorg en gezondheidszorg. Eén extra informatieve bijeenkomst op 23 mei 2012 is aangemerkt als werkbijeenkomst van de raad. Op 18 december 2012 is in plaats van een informatieve bijeenkomst een niet openbare werkbijeenkomst met raad en college gehouden over het thema Integriteit, begeleid door de heer Van der Geer van Debat.nl aantal 2012 overigen werkbijeenkomst raad college uitnodigingen totaal 2010 totaal 2011 totaal 2012 totaal Deskundigheidsbevordering In het kader van het vervolg op het introductieprogramma van de gemeenteraad is een vervolg-training half 2012 gepland. Echter vanwege het feit dat eerst de vacature van burgemeester vervuld moest worden, is afgesproken de training pas na diens aantreden te organiseren. Deze heeft op 18 december plaatsgevonden. Op twee avonden is een training aan voorzitters gegeven (21 augustus en 18 september). De geplande avond op 6 november is doorgeschoven naar 6 februari Er hebben aan deze training niet alleen voorzitters van de informatieve- en opiniërende bijeenkomsten deelgenomen, maar ook andere (burger-)raadsleden. De training werd gegeven door mevrouw Eichhorn van Debat.nl. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

6 Presidium Het Presidium is zes keer bij elkaar geweest. De vastgestelde verslagen van het Presidium worden op de website geplaatst. Het Klein Presidium, na de reglementswijziging aangeduid als werkgeverscommissie, heeft in 2012 tweemaal vergaderd. Auditcommissie Auditcommissie is viermaal bijeen is geweest (27 maart (oorspronkelijk gepland 14 februari), 7 mei, 9 oktober en 18 december 2012). Zij heeft zich naast de reguliere activiteiten samen met haar adviseurs gericht op het verder verbeteren van documenten en procedures van Jaarrekening, Kadernota en Begroting. De zogenoemde Audit Plus is op 6 december bij elkaar gekomen om te praten over het proces van STOER. Hieruit vloeit een compleet programma voort voor begin 2013 tot en met de kadernota De in het najaar 2011 ontstane vacature is tot op heden nog niet opgevuld. De raadsgriffier vervult de secretarisrol. Agendacommissie De agendacommissie is in januari als nieuw instrument van de raad begonnen en heeft in 10 vergaderingen van steeds één uur de concept agenda s besproken en vastgesteld. De agendacommissie is in de loop van het jaar steeds meer in de haar toebedachte rol gegroeid. Voorzitterspoule Aan dit overleg nemen alle voorzitters van de informatieve en opiniërende bijeenkomsten en de raadsvoorzitter deel. Door het instellen van de agendacommissie is de taak van de voorzitterspoule terug gebracht naar de kern: een klankbordfunctie voor de voorzitters, waarbij gesproken wordt over o.a. het hanteren van procedures en andere zaken van het voorzitterschap. De voorzitterspoule is in 2012 twee keer bijeen geweest. Twee andere avonden zijn gebruikt voor de training voorzitters (21 augustus en 18 september). Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

7 Rekenkamercommissie (RKC) De onafhankelijke RKC heeft begin juli de eindrapportage van het rekenkameronderzoek doeltreffendheid van subsidies aan de raad aangeboden. Het rapport is in de opiniërende bijeenkomst op 11 september 2012 in aanwezigheid van de voorzitter en de leden van de RKC en de onderzoeker (BMC) besproken. In de raadsvergadering op 25 september is het rapport, inclusief een amendement, aangenomen. Burgerraadslid Flip Mak van de SGP-ChristenUnie heeft de plaats van Rien Visser in de Rekenkamercommissie op 1 februari 2012 overgenomen. Vertrouwenscommissie De vertrouwenscommissie i.o. is in 2012 meerdere malen keer bijeen geweest. Op 12 maart 2012 heeft zij de raad en het college uitgenodigd om te spreken over het verbetertraject (zie verbetertraject ). Dit proces en document vormde de basis voor het eigenlijke werk van de Vertrouwenscommissie. In maart en april heeft de commissie een concept profiel opgesteld. Op 22 mei is tijdens een speciale raadsvergadering het profiel van de nieuwe burgemeester van Sliedrecht vastgesteld en aangeboden aan de Commissaris van de Koningin Zuid- Holland, de heer J.J. Franssen. Het profiel is mede tot stand gekomen met behulp van de burgers van Sliedrecht die een enquête konden invullen op de website van Sliedrecht (raadsgedeelte). In de maand september zijn gesprekken gevoerd met kandidaten voor de burgemeesterspost. Op 27 november 2012 is de nieuwe burgemeester de heer drs. A.P.J. van Hemmen geïnstalleerd. Personalia gemeenteraad In 2012 zijn door de griffie tal van ondersteunende (administratieve) werkzaamheden verricht die te maken hadden met een aantal personele wisselingen. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

8 Afscheid en installatie raadsleden Dit jaar hebben geen (burger-)raadsleden afscheid genomen van de gemeenteraad. Eind 2012 zijn wel al voorbereidingen gestart voor de installatie begin 2013 van een nieuw burgerraadslid vanuit de fractie van PRO Sliedrecht, de heer P.J. de Borst. Burgemeester, waarnemend burgemeester en Vertrouwenscommissie Op 27 november 2012 is de nieuwe burgemeester de heer drs. A.P.J. van Hemmen geïnstalleerd. De griffier heeft zich met name bezig gehouden met de (ondersteunende) activiteiten rond de procedure en installatie van de nieuwe burgemeester. Daarnaast heeft de griffie deelgenomen in de werkgroep, die de activiteiten rond de receptie en introductie regelde. Vanwege de werkzaamheden rond de selectieprocedure van de kandidaatburgemeesters heeft de raadsgriffier in september bijna alle reguliere werkzaamheden tijdelijk overgedragen aan de waarnemend griffier. Nevenfuncties (burger)raadsleden De publicatie van de nevenfuncties van de (burger)raadsleden is een wettelijke plicht. Regelmatig worden door (burger)raadsleden mutaties doorgegeven. In september heeft de griffie de jaarlijkse check bij alle (burger)raadsleden gedaan op de nevenfuncties. Tevens is een nieuw format van de nevenfuncties voor op de website gemaakt. Communicatie Persberichten Dit jaar zijn 6 persberichten naar de media verzonden. 18 april 2012 Burgemeestersvacature gemeente Sliedrecht en Enquête 23 mei 2012 Burgemeestersvacature Sliedrecht opengesteld 2 juli 2012 Raadsvergaderingen en opiniërende bijeenkomsten live beluisteren Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

9 16 juli 2012 RKC-rapport 9 oktober 2012 Aanbeveling nieuwe burgemeester van Sliedrecht 16 oktober 2012 Installatie burgemeester Sliedrecht op dinsdag 27 november 2012 Website van de raad De website vormt de basis van de (digitale) verstrekking van de agenda s en de bijbehorende documenten. Zowel voor deelnemers aan de vergaderingen als burgers van Sliedrecht. In 2012 zijn, behalve de begrotingsboeken en de Jaarrekening, alle agenda s en documenten digitaal aangeboden aan de (burger-)raadsleden en collegeleden. Hierdoor kunnen ook de burgers van Sliedrecht (in)zien over welke stukken de raad spreekt. Gestart is met het aanbieden van documenten via de website aan specifieke groepen, zoals de leden van de agendacommissie. Zij hebben alleen toegang tot dit gedeelte van de website. De website wordt continue inhoudelijk geactualiseerd door de griffie. Tijdens de zomerperiode is gewerkt aan de modernisering van de look en structuur van de website. Vanwege het niet functioneren van een aantal functionaliteiten, zoals die in technische zin vooraf waren geschetst, kon dit op het laatste moment (mede door het faillissement van waxtrapp waarop de website draait ) niet worden doorgevoerd. In het najaar zijn op de pagina Raadsleden en Burgerraadsleden ook linken aangebracht naar de betreffende politieke partijen/afdelingen. Het Kompas In de krant Het Kompas worden alle bijeenkomsten van de gemeenteraad van Sliedrecht aangekondigd/gepubliceerd. Deze aankondiging, die tegelijkertijd op de gemeentelijke website wordt gepubliceerd, is de agenda van de bijeenkomst. In het Kompas worden berichten de donderdag vóór de betreffende bijeenkomst geplaatst. Vanaf begin augustus is de griffie gestart met de Raadspagina. Daarin zijn (als dat aan de orde is) de bijeenkomsten van de raad opgenomen. Dat kan de agenda zijn of een terugblik over de besluiten van de raad. Ook een tekst van de hand van een (burger-)raadslid of achtergrondinformatie van zaken die de raad aangaan verschijnt op deze pagina. Op deze raadspagina zijn na de zomer 16 (burger-)raadsleden aan het woord geweest. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

10 Net zoals voorgaande jaren is na de begrotingsbehandeling de binnenpagina in Het Kompas gepubliceerd (22 november) met door fracties zelf opgestelde teksten. De fracties hebben op deze wijze direct contact met de lezers om te melden hoe zij hebben geopereerd tijdens de behandeling van de Begroting Alle raadspagina s worden gepubliceerd op de website van de raad. MerweRTV In samenwerking met MerweRTV heeft de lokale omroep tweemaal live verslag gedaan van raadsvergaderingen; tijdens het aanbieden van het profiel aan de Commissaris van de Koningin op 22 mei en tijdens de installatie van de nieuwe burgemeester op 27 november Op deze wijze konden alle inwoners van Sliedrecht de gebeurtenissen thuis volgen. Deze laatste opname in het raadhuis was via een live verbinding in partycentrum De Lockhorst, voorafgaand aan de receptie, te volgen. Audioverslaglegging en live stream De audioverslaglegging is in 2012 voortgezet. Op 1 juli 2012 is overgegaan op live audio uitzendingen (live stream) van de opiniërende- en raadsvergaderingen. Het is een extra service voor de burgers en andere belangstellenden die de vergaderingen van de gemeenteraad graag thuis volgen. Speciaal voor I-pad-gebruikers met een hogere IOS (Ipad-3) is opdracht gegeven ook voor hen het beluisteren van de audio-bestanden van Notubiz mogelijk te maken. Digitale Leeskamer Gemiddeld eens per week ontvangen de (burger-)raadsleden een mailbericht met link naar dat deel van de website waar alle leeskamer-stukken staan opgenomen. De fysieke leeskamer wordt niet meer gebruikt. In tegenstelling tot de traditionele leeskamer zijn alle leeskamer-stukken voor iedereen te lezen, en ook terug te vinden (archieffunctie) op de website van de raad. Raadsnieuwsbrief De raadsnieuwsbrief, die minus de zomermaanden, elke maand verschijnt, is bestemd voor de (burger-)raadsleden. Deze brief bevat informatie die betrekking heeft op het raadswerk. De griffie maakt een selectie van diverse artikelen, brochures en websites. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

11 De 10 Raadsnieuwsbrieven staan op de website van de raad. Gemeentegids Sliedrecht De griffie is eerder betrokken geweest in de voorbereiding, dan voorgaande jaren. Nieuw is dat meer dan voorheen bij de teksten van en over de raad wordt verwezen naar de website van de raad. Op deze wijze blijft de verstrekte informatie actueel. Processen en ondersteuning Reglement van Orde voor de gemeenteraad Stagiair HBO rechten, mevrouw S. Ucoz, heeft de codificatie van het reglement van orde als opdracht op zich genomen. Zij heeft de bestaande reglementen aan de werkwijzen getoetst en gefilterd op dubbelingen en omissies. Alle beschikbare reglementen, verordeningen en andere juridisch getinte stukken, die de werkzaamheden van de raad betreffen, zijn in kaart gebracht. Dit heeft geresulteerd in één reglement van orde, dat op 29 mei door de raad is vastgesteld en op 1 juli 2012 in werking trad. Driehoekoverleg In 2012 is de driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en raadsgriffier) een paar maal bij elkaar gekomen. De onderwerpen die o.a. regulier aan de orde zijn geweest: stukkenstroom, aanlevertermijnen en verandertraject. Verzamelagenda van de agendacommissie De verzamelagenda vormt het instrument voor de agendacommissie om de agenda s voor de raad op te stellen. Deze verzamelagenda wordt opgesteld door de griffie en gevoed met voorstellen uit het college en de raad en actiepunten uit de vergaderingen. Aan de hand van de verzamelagenda en de concept-agenda s kijkt de agendacommissie naar de haalbaarheid van voorgestelde onderwerpen voor een vergadering. De agendacommissie beslist ook of een extra vergadering nodig is. Stukkenstroom Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

12 In januari en maart hebben de raadsgriffier en gemeentesecretaris een workshop stukkenstroom gehouden voor het personeel. In augustus is met de loco-gemeentesecretaris een aantal nieuwe formats stukkenstroom besproken, te weten een aanbiedingsbrief, raadsvoorstel en concept raadsbesluit. Deze zijn in september ingevoerd. Daarnaast heeft de raad opnieuw gekeken naar het fenomeen startnotitie. Specifiek over de werking en format van de startnotitie is een bijeenkomst voor raadsleden op 11 september georganiseerd. Actuele ingekomen stukken Na de zomer is gestart met een meer actuele aanbieding van de ingekomen stukken. Werden eerst de ingekomen stukken verzameld en in een keer verspreid. Na de zomer worden alle ingekomen stukken op de betreffende pagina van de website geplaatst en wordt een link van de actuele ingekomen stukken pagina naar alle (burger)raadsleden verzonden. Op deze pagina is zowel het document te downloaden en staat een datum vermeld van plaatsing. Op deze wijze kunnen stukken eenvoudig worden teruggevonden en kan tot de vrijdag voor de vergadering nog een ingekomen stuk aan de lijst worden toegevoegd. Technische vragen Stap voor stap zijn de technische vragen uit de bijeenkomsten van de raad verdwenen. Dit mede door de wens vanuit de raad om meer debat onderling te voeren en de nadrukkelijke sturing van de voorzitters. Vanaf april wordt de mogelijkheid geboden om technische vragen voorafgaand aan de vergadering te stellen via Deze methodiek in vanaf de zomer geoptimaliseerd. Aantallen technische vragen / mailberichten vanaf zomer 2012 per fractie ter voorbereiding van opiniërende bijeenkomsten en raadsvergaderingen, incl. begroting: SGP/CU 18 PRO Sliedrecht 20 PvdA 7 CDA 8 VVD 18 Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

13 Direct na het versturen van een technische vraag naar dit mailadres wordt deze automatisch (door)gestuurd naar (alle medewerkers van) de griffie(r), en de (loco)gemeentesecretaris en een coördinator. Op deze wijze valt geen vraag en beantwoording meer tussen wal en schip, en is precies te traceren waar de vraag/antwoord is gebleven. In het presidium van 20 november is de werkwijze geëvalueerd, waarbij is aangegeven dat dit een goed en sluitend systeem is. Daarnaast blijft de mogelijkheid bestaan een telefoontje te plegen naar de betreffende ambtenaar. ICT Op alle fractiekamers zijn in januari de pc s (Thin clients) vervangen door pc s (fat clients) met een geluidskaart. Dit in verband met het gebruik van de audioverslaglegging. Wifi is voor de zomer in de raadzaal geïnstalleerd. Vlak voor het einde van het jaar is het wifi-bereik uitgebreid tot alle fractiekamers en vergaderruimten. De implementatie van live stream in het voorjaar heeft veel voeten in de aarde gehad. Veel tijd is besteed aan het traceren van onderhoudscontracten en specificaties van de huidige verouderde apparatuur. Gekozen is voor een directe open lijn tussen Notubiz en het raadhuis, waarmee op afstand de media-encoder op aangeven van de griffie wordt geprogrammeerd voor de verschillende vergaderingen. Vervelend genoeg is tweemaal een vergadering (juni en oktober) niet (live) opgenomen. In beide gevallen was na onderhoud van het raadhuis de bedrading verlegd. Gelukkig kon worden teruggevallen op het oude backup-systeem. In het deel van het raadhuis waar MerweRTV is gehuisvest staat de server van de gemeente Sliedrecht, waarin ook de lijnen naar buiten zitten. Met de gemeentesecretaris is in het najaar afgesproken om de server in een veilige afgeschermde omgeving te plaatsen. Voor de waarnemend griffier is de mogelijkheid gecreëerd om buiten het gebruik van de pc op de werkplek, op een andere plaats steeds in te loggen in de griffieomgeving. Dit gebeurt beveiligd door middel van een toegezonden sms bericht met daarin een steeds andere inlogcode. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

14 Tijdens de zomer zijn zogenoemde tags door het SCD ter beschikking gesteld voor de (burger-)raadsleden. Met deze tag kunnen (burger-)raadsleden gebruik maken van de printers/scan/kopieer faciliteiten op het raadhuis. Nadat bleek dat niet alle (burger)raadsleden een tag hadden ontvangen is met facilitaire zaken afgesproken te komen tot een nieuw systeem; een tag voor de gehele raad. Faciliteiten in en om het raadhuis De klimaatbeheersing in de raadzaal blijft een terugkerend probleem. Er is (nog)geen oplossing gevonden voor de zogenoemde koudeval. Een radiator in de raadzaal, die eind 2011 was verwijderd, is begin mei teruggeplaatst. In de raadzaal is een kast van de zolder van het raadhuis geplaatst. Daarin staan alle losse zaken als naambordjes en voorzittershamer. Een set Raak lampen is inmiddels gerestaureerd. Na de zomer is weer gestart met het voorafgaand aan een vergadering koffie drinken. Vanaf uur wordt deze gelegenheid geboden in de raadsinformatieruimte. De raadzaal kan worden gereserveerd na overleg met de griffier. Dit om misverstanden te voorkomen. De werkwijze staat op intranet. In het voorjaar is onderzocht of een andere opstelling van de raadstafel een bijdrage zou kunnen leveren aan een betere setting voor de publieke tribune en de raad. Voorwaarden voor een nieuwe opstelling waren: directer contact tussen publieke tribune (publieke tribune kijkt nu veel raadsleden op de rug), zichtbaar voor de aanwezigen wie het woord voert (spreekgestoelte, interruptie microfoon), en gebruik van de raadzaal voor een kleinere groep (bijvoorbeeld tijdens besprekingen van de clusters van de opiniërende bijeenkomsten) Verschillende opstellingen zijn in het presidium en later de fracties gepasseerd. Uiteindelijk is er voor gekozen de huidige opstelling intact te laten. Financiën Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

15 De totale begroting van raad en griffie beslaat ruim euro en bestaat voor meer dan de helft uit posten die betrekking hebben op de vergoedingen van de leden van de gemeenteraad en burgerraadsleden. De griffie en kantoorkosten nemen ruim een kwart in op de begroting. De rest is voor de ondersteuning van de eigenlijke werkzaamheden van de (burger)raadsleden. Deze laatste categorie bestaat uit Rekenkamercommissie, verslaglegging, vergaderingen e.d. De griffier heeft gesprekken gevoerd met hoofd bedrijfsvoering en de interim controller over de posten op de begroting van de griffie, die niet de raad of de griffie betreffen, maar onder de verantwoordelijkheid van het college vallen; Ontwikkeling Structuurvisie Sliedrecht en Commissie Beroep en Bezwaarschriften en Externe Klachtenregeling AW. Daarnaast dat andere budgethouders facturen (zonder daarvan de griffie in kennis te (hoeven) stellen, ten laste konden brengen van stelposten van de griffie (o.a. ontwikkeling structuurvisie Sliedrecht). In de begroting 2013 zijn aanpassingen doorgevoerd. Ook zijn in overleg met het hoofd bedrijfsvoering de stelposten van de griffie voor wat betreft communicatie besproken. In de begroting 2013 is budget voor publicaties in het Kompas (de Raadspagina) deels overgeheveld naar het budget van de griffie. Net zoals in 2011 zijn dit jaar kosten bespaard door geen uitvoering te geven aan raadsuitje, het verstrekken van kerstpakketten en begrotingsetentje. Een nieuwe besparing is gevonden doordat met ingang van 18 september 2012 het Presidium heeft besloten de zogenaamde blauwe boekjes die voor de raadsvergaderingen werden gedrukt, niet meer te gebruiken. Fractievergoedingen De griffie heeft begin 2012 de fractieverantwoordingen met de verschillende penningmeesters doorgenomen voor aanbieding aan presidium en raad. Er wordt globaal gekeken naar het hoe en waarvoor de vergoedingen bedoeld zijn geweest en hoe de verantwoording (achteraf) zo goed mogelijk te regelen. Alles op basis van vastgestelde afspraken en wet- en regelgeving. Voor een aantal fracties bleek het lastig te zijn om de gegevens compleet en correct volgens deze voorschriften aan te leveren. Griffie Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

16 Werkoverleg De griffie houdt maandelijks haar overleg. Er wordt gewerkt met een vaste agenda en jaarplanning. Indien noodzakelijk komt de griffie ad hoc bij elkaar. Tijdens het werkoverleg wordt aandacht besteed aan haar missie, het takenpakket, rol richting raad en ambtelijk apparaat en ook de eigen rol wordt kritisch bekeken. Door de hektiek rond de procedure voor een nieuwe burgemeester van Sliedrecht is het maandelijks werkoverleg in het najaar een enkele keer verplaatst, of niet doorgegaan. Teamdagen griffie Op woensdag 27 juni heeft de griffie een heidag gehouden. Gesproken is onder andere over de voortgang activiteiten volgend uit het werkplan en input voor het jaarverslag 2012, website van de raad, plaatsing ingekomen stukken op de website, en een doorkijk naar het najaar. Op vrijdag 21 december heeft de griffie een tweede heidag gehouden. Dit in het kader van de gevolgen van werkzaamheden in het kader van de bestuurscrisis, de komst van de nieuwe burgemeester en het verbetertraject. Bezoeken aan de fracties De griffie heeft ook eind 2012 de verschillende fracties bezocht (m.u.v. de PvdA). Wederzijdse verwachtingen zijn uitgesproken en er is feedback gegeven. Opmerkingen worden zoveel als mogelijk meegenomen in het werkplan Training Heleen Vos en Maya Feddema zijn op 14 maart één hele dag onder begeleiding getraind in het beheer van waxtrapp (het platform waarop de website draait ). Deze training heeft een vervolg gekregen op 18 juli 2012 en er is regelmatig contact met het SCD over webrichtlijnen, handige indeling/inrichting website, opmaak, plaatsen van foto s en bestanden. Suna Ucoz (stagiar)heeft op 18 januari 2012 deelgenomen aan een griffietraining, georganiseerd door de griffie Dordrecht. Arjen Overbeek heeft op 28 september het jaarcongres van de griffiers bezocht. Coördinerend griffier Drechtraad Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

17 De raadsgriffier is vanaf 2009 coördinerend (regio)griffier van de Drechtraad. De griffier is dan ook buiten het gemeentekantoor actief voor de Drechtsteden. Vanaf april 2012 is hier gemiddeld ongeveer één dag per week aan besteed. Griffies Drechtsteden Op 21 juni 2012 heeft het jaarlijkse griffie-uitje voor alle griffiemedewerkers van de Drechtsteden-griffies plaatsgevonden. Dit jaar georganiseerd door de griffie van Sliedrecht; een workshop zelfportret schilderen. Een etentje sloot de geslaagde dag af. Personalia De griffie bestaat uit de raadsgriffier Arjen Overbeek. De raadsgriffier is tevens de leidinggevende van de waarnemend griffier Heleen Vos-Hulleman en medewerker griffie Maya Feddema-Wardenaar. Arjen werkt op fulltime basis en Heleen en Maya werken op parttime-basis. Met de raadsgriffier is zowel een functionerings- als een beoordelingsgesprek gevoerd. Een functioneringsgesprek met de waarnemend griffier en de medewerker griffie zijn in januari 2012 gevoerd. Suna Ucoz heeft tot en met juni 2012 stage gelopen bij de griffie. Arjen Overbeek Hulleman Maya Heleen Vos- Feddema- Wardenaar Note: Het gebruikte lettertype (Verdana) en de regelafstand in dit jaarverslag zijn een bewuste keuze. Wetenschappelijk onderzoek heeft uitgewezen dat dit lettertype, en regelafstand het meest geschikt zijn voor documenten die vanaf een beeldscherm worden gelezen. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie: