Jaarverslag griffie Sliedrecht 2011

Transcriptie

1 Jaarverslag griffie Sliedrecht 2011 Inleiding Het jaarverslag 2011 staat enerzijds in het teken van de afronding van de digitalisering van de stukkenstroom, waarbij de raad alle documenten online ontvangt en continue kan raadplegen, en anderzijds van de bestuurscrisis. Dit alles tegen de achtergrond van de missie van de griffie: De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. Activiteiten van de raad Raadsvergaderingen en hamerraden De gemeenteraad heeft zes geplande reguliere raadsvergaderingen gehouden. Nieuw dit jaar was dat de begrotingsbehandeling twee avonden (8 en 9 november) besloeg, i.p.v. een middag- en een avondvergadering. Daarnaast vonden er door de actualiteit drie extra raadsvergaderingen plaats: Op 24 mei 2011 een extra raadsvergadering over de Derde Merwedehaven. Op 24 oktober 2011 een extra raadsvergadering naar aanleiding van de gepresenteerde rapporten van Van de Vondervoort en KPMG. Op 20 december 2011 extra raadsvergadering in verband met de Verordening op de Vertrouwenscommissie en de instelling van de Agendacommissie. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

2 De raad heeft in 2011 actief gebruik gemaakt van het fenomeen hamerraad. Voorafgaand aan opinierende bijeenkomsten hebben vijf hamerraden plaatsgevonden (8 februari, 29 maart, 14 juni, 13 september en 25 oktober). raadsvergaderingen hamerraad 4 5 mondelinge vragen art 45 RvO raad spreekrecht burgers art 18 RvO raad ingekomen stukken art 22 RvO raad raadsbesluiten totaal hamerstukken zonder hamerstukken met stemverklaring bespreekstukken moties, art 39 aanvaard verworpen ingetrokken amendementen, art 38 aanvaard verworpen totaal 2010 totaal 2011 totaal Opiniërende bijeenkomsten In 2011 hebben alle 13 geplande opiniërende bijeenkomsten plaatsgevonden. Op 12 mei is een extra opiniërende bijeenkomst geweest over de Derde Merwedehaven. opiniërende bijeenkomsten spreekrecht burgers art 17 RvO raadscommissie ingekomen stukken raadsvoorstellen bespreekstukken opiniërende bijeenkomsten 1 17 agendering door leden mondelinge rondvraag totaal 2010 totaal 2011 totaal Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

3 Andere opzet informatieve bijeenkomsten Dit jaar is verder gewerkt aan het terugbrengen van het aantal informatieve bijeenkomsten. Dit was een advies van de ad hoc werkgroep informatieve bijeenkomsten in 2010 dat is overgenomen door het Groot Presidium. De Voorzitterspoule, die mede tot taak heeft om de informatieve bijeenkomsten voor te bereiden, heeft dit opgepakt tijdens haar besprekingen. De verdere uitwerking is eind 2011 in het werkplan van 2012 opgenomen. In de Voorzitterspoule is verder gesproken over haar rol in relatie tot de in 2012 in te stellen Agendacommissie. De intentie van de raad en de Voorzitterspoule om meer externen te betrekken bij de informatieve bijeenkomsten, is niet uit de verf gekomen. Soms werden onderwerpen na uitwerking niet geschikt genoeg bevonden, soms kwam de ambtelijke voorbereiding te laat op gang om uitnodigingen te versturen en media te informeren. informatieve bijeenkomsten onderwerpen waarvan naar de opiniërende bijeenkomst/dr op locatie totaal 2010 totaal 2011 totaal Diverse werkbijeenkomsten van de raad Op 17 mei is er een werkbijeenkomst van fractievoorzitters en specialisten geweest met de nieuwe gedeputeerde, de heer Jansen, over de Derde Merwedehaven. Over het onderwerp Toekomst Sliedrecht en de Drechtsteden hebben in 2011 drie werkbijeenkomsten plaatsgevonden. Allen in het kader van de bestuurlijke en organisatorische toekomst van Sliedrecht. Op 6 juni 2011 is een verkennende bijeenkomst geweest (o.l.v. een extern gespreksleider, de heer Louter), op 15 juni Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

4 2011 (met als gast Bert Blase, lid Drechtstedenbestuur) en op 24 augustus 2011 (wederom o.l.v. de heer D. L0uter). Tot slot vond op 20 december een werkbijeenkomst van de raad zelf plaats, waarin werd gesproken over cultuur en omgangsvormen. Groot en Klein Presidium Het Groot Presidium is vijf keer bijeen geweest. Gesproken is o.a. over de fractievergoedingen, evaluatie begrotings- en zomernotabehandeling, werkwijze besloten vergaderingen, diverse vacatures, handvest actieve informatieplicht, schriftelijke en audio verslaglegging, vergaderschema, agendacommissie, P&Ccyclus, (verdere digitalisering) stukkenstroom en de bestuurscrisis. Het experiment van mondelinge vragen (het vragenhalfuurtje) tijdens de opiniërende bijeenkomst op basis van het Reglement van Orde van de gemeenteraad was door het Groot Presidium verlengd tot de zomer Na een evaluatie door het Groot Presidium is afgesproken dat per september 2011 dit instrument wordt aangeduid als Mondelinge vragen en dit wordt geformaliseerd bij de codificatie van het Reglement van Orde. Half oktober is in het Groot Presidium afgesproken dat de communicatielijnen tussen raad en ambtelijke organisatie lopen tussen de gemeentesecretaris en de griffier. Daarmee is het overzicht van ambtenaren bij de agendapunten van de opiniërende bijeenkomsten komen te vervallen. Dit vanwege de wens om meer duidelijkheid te krijgen in de verzoeken vanuit de raad enerzijds en de beantwoording anderzijds. Half oktober is ook gekozen voor de naamgeving Collegeinformatiebrief, die behoort bij het agendapunt mededelingen portefeuillehouders van de opiniërende bijeenkomsten. Collegeinformatiebrieven worden vanaf december geplaatst op de ingekomen stukken lijst van de opiniërende bijeenkomst en niet meer apart verzonden. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

5 Het Klein Presidium heeft eenmaal in 2011 vergaderd (3 maart 2011). Dit werd mede veroorzaakt door de bestuurscrisis. Auditcommissie De Auditcommissie heeft vijf reguliere vergaderingen (18 januari, 29 maart (verschoven datum), 24 mei, 21 november (verschoven datum) en 20 december) gehouden. De verschuivingen vonden plaats omdat de betreffende documenten niet beschikbaar waren. In de vergadering van januari heeft de auditcommissie het college geadviseerd het aantal comptabiliteitsbesluiten aan te pakken, en meer gebruik te maken van de reguliere financiële verantwoordingsmomenten. Daarnaast heeft een extra bijeenkomst op 17 mei over de opzet van de begrotingsboeken plaatsgevonden. Voorafgaand aan de reguliere bijeenkomst van 21 november is er een bijeenkomst geweest, aangevuld met leden van fracties die niet in de auditcommissie zijn vertegenwoordigd, over de opzet van de begrotingscyclus. Tot slot is op verzoek van de Auditcommissie en het Groot Presidium op 15 maart 2011 een ad hoc werkgroep Zomernota en Begroting bijeen geweest om te adviseren over de opzet van de agenda en de behandeling van beide documenten. De ad hoc werkgroep adviseert meer aandacht te besteden aan, en daarmee meer ruimte uit te trekken voor het kaderstellende karakter van de Zomernota. De aanbesteding van de accountant is in het najaar voorbereid. Dit nadat de raad uiteindelijk besloot (nog) niet deel te nemen aan het regionale aanbestedingstraject van de accountant. De onderhandelingen zijn in januari 2012 afgerond. In het najaar heeft mevrouw H. Visser als lid van de Auditcommissie haar ontslag aangeboden. De raadsgriffier vervult de secretarisrol. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

6 Rekenkamercommissie In 2011 is de nieuwe externe voorzitter aangetreden, de heer drs. P.A.B. Sertons. In de raadsvergadering van 22 februari 2011 is de heer Sertons beëdigd. De raadsgriffier heeft de werving en selectie rond de externe voorzitter van de Rekenkamercommissie (RKC) ondersteund. In het voorjaar heeft een actualisatie plaats gevonden van de Verordening en het Reglement. De aanpassing van de Verordening zal in het kader van de codificatie voor de zomer van 2012 plaatsvinden. De RKC heeft begin december haar eerste onderzoeksrapport aan de raad aangeboden. Het rapport met de titel Sturingskracht van de raad is op 13 december 2011 in een opiniërende bijeenkomst in aanwezigheid van de RKC en de onderzoeker besproken. Voorzitterspoule Aan dit overleg, dat in 2011 vijfmaal heeft plaatsgevonden, nemen deel de voorzitters van de informatieve en opiniërende bijeenkomsten en de raadsvoorzitter. Belangrijkste taak van de Voorzitterspoule is de programmering van de informatieve bijeenkomsten en de procedures rond het voorzitterschap. Ze heeft een klankbordfunctie, draagt verbetervoorstellen aan bij het Groot Presidium en ontwikkelt zich tot het voorportaal van de verschillende bijeenkomsten van de raad. Vanaf eind 2011 is met het instellen van de Agendacommissie, haar taak slechts de klankbordfunctie en procedures rond het voorzitterschap geworden. Open monumentendag (zaterdag 10 september 2011) De griffie heeft zich samen met een aantal (burger-)raadsleden ingespannen om de open monumentendag, waar het raadhuis een onderdeel van was, tot een succes te maken. Dit jaar was het thema: oud gebouw, nieuw gebruik. Een aantal (burger)raadsleden verzorgden een rondleiding. Er werden een diapresentatie en Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

7 een film vertoond, er was een tentoonstelling van oude reisdocumenten en de zolder en kelder van het raadhuis waren zogezegd afgestruind om wat erfgoed te verzamelen om tentoon te stellen. Totaal 75 mensen bezochten het raadhuis. Deskundigheidsbevordering In 2011 zou in het kader van het vervolg op het introductieprogramma van de gemeenteraad een verdieping worden georganiseerd in de debattraining. Deze training stond gepland voor 20 december Vanwege andere prioriteiten is de training verschoven naar Personalia van de raad Dit jaar zijn door de griffie tal van ondersteunende administratieve werkzaamheden verricht die te maken hadden met personele mutaties. Afscheid en installatie raadsleden In het najaar hebben verschillende raadsleden afscheid genomen van de gemeenteraad. In chronologische volgorde: In de raadsvergadering op 27 september 2011 is afscheid genomen van de heer Harold Verloop. Hij beëindigde met ingang van die datum na 2 jaar zijn raadslidmaatschap voor het CDA. De heer Verloop is opgevolgd door burgerrraadslid de heer Vincent Prins. In de gemeenteraad van 29 november 2011 is na 23 jaar (sinds 28 november 1988 raadslid) afscheid genomen van de plaatsvervangend raadsvoorzitter en nestor, de heer Dick van Meeuwen. Hij beëindigde met ingang van die datum zijn raadslidmaatschap voor de SGP/ChristenUnie. Burgerraadslid Marnix Quist volgde Dick van Meeuwen op. In december verliet VVD-burgerraadslid mevrouw Mirella de Jager de gemeentepolitiek. Met alle drie de (burger)raadsleden heeft, ongeveer 2 maanden na hun afscheid, met de griffier een exit-gesprek gevoerd. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

8 Op 3 mei 2011 overleed oud-raadslid van de SGP/ChristenUnie Jan Buchner aan de gevolgen van een ernstige ziekte. Namens de raad is een rouwtekst opgesteld om haar medeleven te betuigen. Tijdelijke waarneming raadslid PvdA Het raadslid mevrouw Connie de Bruin (PvdA) heeft gebruik gemaakt van de Regeling van tijdelijke vervanging. Mevrouw De Bruin werd van 7 april 2011 tot en met 27 juli 2011 in de gemeenteraad vervangen door PvdA-burgerraadslid de heer Anton van Rees. Burgemeester, waarnemend burgemeester en start Vertrouwenscommissie De gemeenteraad van Sliedrecht heeft in december afscheid van burgemeester M.C. Boevée genomen. In de maand april is mevrouw A.G.M. van de Vondervoort als waarnemend burgemeester aangetreden. In het najaar heeft de griffier gesprekken gevoerd met externe bureaus en collegagriffiers om het traject van de burgemeesterbenoeming te plaveiden. Verschillende gesprekken met de Kabinetschef, het van opstellen een verordening, een bezoek op 14 december aan de Commissaris van de Koningin en een eerste gesprek Vertrouwenscommissie i.o. maakten deel uit van deze voorbereiding. Communicatie Persberichten Dit jaar zijn vier persberichten naar de lokale en regionale media verzonden. De berichten gingen over de installatie van de nieuwe voorzitter van de Rekenkamercommissie, het vertrek van burgemeester Boevée, de Koninklijke onderscheiding van Dick van Meeuwen, het rapport Sturingskracht van de Raad van de Rekenkamercommissie. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

9 Uitzending MerweRTV De extra raadsvergadering van 24 oktober 2011, die geheel gewijd was aan de rapporten van Van de Vondervoort en KPMG, is in overleg met de griffie door de lokale radio en televisie integraal uitgezonden via ether, kabel en internet. Een novum voor de Sliedrechtse gemeentepolitiek en lokale media. Website van de raad De website wordt continue inhoudelijk door de griffie geactualiseerd. Vanaf 3 mei beschikt de raad over de link Deze webpagina is de startpagina waar vandaan alle informatie voor en over de raad te vinden is. De notatie van deze link maakt het eenvoudiger te communiceren richting de media en in onderschriften van agenda s van vergaderingen. Vaste plek voor de Raad in Het Kompas In de regionale krant Het Kompas worden alle bijeenkomsten van de gemeenteraad van Sliedrecht aangekondigd/gepubliceerd. Deze aankondiging, die tegelijkertijd ook op de gemeentelijke website wordt gepubliceerd, betreft de agenda van de bijeenkomst. Het Kompas publiceert de donderdag vóór de bijeenkomst detreffende aankondiging. Vanaf 15 februari wordt bij elk bericht in het Kompas het gemeentewapen geplaatst (aankondiging van vergaderingen) of een fragment van een van de gebrandschilderde ramen van het raadhuis (artikel van of over (burger)raadsleden). De griffie verzorgt ongeveer om de week in Het Kompas de rubriek Van de raadstafel, waarin aandacht wordt besteed aan een actuele gebeurtenis of achtergrondinformatie wordt geboden; wie zijn de (burger-)raadsleden en hoe ziet hun werk eruit, de aankondiging van de Open Monumentendag. Voor de zomer is gestart met korte interviews van alle (burger)raadsleden aan de hand van een paar vragen. In 2011 zijn er 30 van deze artikelen in het Kompas verschenen. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

10 Voor het eerst is half november 2011 direct na de begrotingsbehandeling een dubbele pagina in Het Kompas gevuld met door de fracties opgestelde reacties en teksten. De fracties melden op deze wijze aan de burgers van Sliedrecht hoe zij hebben geopereerd tijdens de begrotingsbehandeling. Gemeentegids Sliedrecht Ook in 2011 is de gemeentegids verschenen. De gids bevatte eerder echter een aantal onjuiste gegevens. In 2011 is de griffie prominenter in de voorbereiding gaan zitten om ervoor te zorgen dat alle informatie goed wordt gecheckt alvorens de gids in druk ging. In de betreffende tekst is verwezen naar de website waar de informatie altijd up-to-date is. (Digitale) Leeskamer en meer Na de zomer van 2011 is gestart met de digitale leeskamer. Alle documenten die tot dan toe eenmaal per week in de leeskamer op het raadhuis ter inzage lagen, worden op de website geplaatst. Eenmaal per week ontvangen alle (burger)raadsleden een mail met daarin een link naar een pagina op de website waarop alle documenten voor de leeskamer te vinden zijn. Daarmee wordt voorkomen dat grote bestanden worden g d. Alle (burger)raadsleden kunnen continue bij alle documenten. Tevens is de fysieke leeskamer op het raadhuis opgeruimd en zijn ook de postbakjes eind december 2012 weggehaald. Audioverslaglegging Het gebruik van de audioverslaglegging, zoals in het najaar van 2010 gestart, is in 2011 naar tevredenheid voortgezet. Gevolg is dat het woordelijk verslag van de opiniërende bijeenkomsten, zoals dat in de loop der jaren gebruikelijk was, per 1 november 2011 is vervallen. Slechts de besluitenlijst van deze vergadering, zoals vermeld in het Reglement van Orde van de opiniërende bijeenkomst en door de griffier opgesteld, is de vorm van verslaglegging in aanloop naar de raadsvergadering. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

11 Vanaf begin oktober 2011 worden de vergaderingen van opiniërende bijeenkomsten en (hamer)raadsvergaderingen (automatisch) digitaal opgenomen en doorgestuurd naar het bedrijf, dat de audioverslaglegging voor Sliedrecht uitvoert. Het geheel wordt ingesteld op basis van het vastgestelde vergaderschema. Daarnaast wordt een back-up gemaakt. Deze back-up blijft op het raadhuis en kan in geval van nood direct door de griffie worden aangesproken. Raadsnieuwsbrief De raadsnieuwsbrief, die minus de zomermaanden elke maand verschijnt is bestemd voor de (burger)raadsleden en bevat informatie die betrekking heeft op het raadswerk. De griffie maakt een selectie van diverse artikelen, brochures en websites van waaruit ze informatie verzamelt voor de raad. In november heeft een kleine evaluatie plaatsgevonden. De uitkomsten worden gepresenteerd aan het Groot Presidium van januari Sinds begin december worden de Raadsnieuwsbrieven niet meer verzonden, maar geplaatst op de gemeentelijke website. De (burger)raadsleden ontvangen van de griffie na plaatsing op de website de juiste link. Op deze wijze worden geen grote bestanden meer verzonden. Processen en ondersteuning Dynamische jaaragenda en Agendacommissie Vlak voor de zomer heeft de griffie definitief de werkzaamheden voor het opstellen en bijhouden van de dynamische jaaragenda overgedragen aan de loco-gemeentesecretaris. Dit instrument vormt de basis van de concept-agenda's (de te behandelen onderwerpen) van de opiniërende bijeenkomsten en raadsvergaderingen. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

12 De concept-agenda's van de opiniërende bijeenkomsten en (hamer)raadsvergaderingen zijn in 2011 gegesteld door de griffie i.s.m. de betreffende (raads)voorzitter. De agenda s voor de informatieve bijeenkomsten worden voorbereid en vastgesteld door de voorzitterspoule. In het najaar heeft het Groot Presidium tweemaal gesproken over het instellen van een agendacommissie. Dit om een meer integrale afweging te maken op de complete agenda van de gemeenteraad. Artikel 44 vragen In 2011 is door de raad vijftien maal gebruik gemaakt van het recht om schriftelijke vragen te stellen (art 44 RvO Raad). In vergelijking met voorgaande jaren 2010 eenmaal en 2009 zevenmaal. indiener fractie onderwerp ingediend beantwoord dagen Rien Visser SGP-CU Windenergie Vincent Prins CDA Merwedelingelijn Vincent Prins CDA Info-voorziening bewoners Baanhoek-West Hanny Visser PRO Sliedrecht taxatie gemeentelijke panden Hanny Visser PRO Sliedrecht Kredietoverzichten Marije Mulder SGP-CU Aanbod med.zorg A Schweitzerziekenhuis Timo Pauw PRO Sliedrecht Derde Merwedehaven Rien Visser SGP-CU KNOTS-vakantieweek Timo Pauw PRO Sliedrecht GGD-rapport en Derde Merwedehaven Jos van Gameren PvdA Bezuinigingen Rijk Wim Blanken PRO Sliedrecht Advertentie Blokland Huizen Harold Verloop CDA asbestvezels in huurwoningen Len van Rekom VVD stort onverpakte asbest Wim Blanken PRO Sliedrecht Nieuwbouw school De Akker Hanny Visser PRO Sliedrecht Verkeersveiligheid Drechtsteden Moties en amendementen De raad heeft negen moties in 2011 behandeld en zeven amendementen. Moties, art 39 RvO Raad aanvaard verworpen ingetrokken Amendementen, art 38 RvO Raad aanvaard verworpen totaal 2010 totaal 2011 totaal Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

13 Driehoekoverleg Voor de zomer is een doorstart gemaakt met het zogenoemde driehoekoverleg. Veel lopende zaken worden besproken. Voorbeelden zijn de signalering van een deel van het raadsarchief in de kelder van het raadhuis en problemen rond de interne post (digitale) doorzending door DIV van externe poststukken. Vanuit het driehoekoverleg werkte de griffier ook mee aan een intern document over de stukkenstroom, twee werksessies voor beleidsambtenaren over de nieuwe werkwijze, opstellen van een overzicht van toezeggingen van het college aan de raad. Faciliteiten in en om het raadhuis In en rond het raadhuis is dit jaar een aantal zaken opgepakt. Eind november zijn op verzoek van de griffie twee wifi-points geplaatst. Op deze wijze kunnen (burger)raadsleden, collegeleden en de lokale media online in de raadzaal internet gebruiken, en hebben toegang tot alle raadsdocumenten. Onder de raadstafel op de plek van de griffier is een werkplek (dush-station) geplaatst, waardoor de griffier tijdens de vergaderingen acties kan bijhouden en snel na de bijeenkomst een besluitenlijst of kort verslag aan de raad kan aanbieden. In de zomer is bedrading aangelegd voor connectie met de beamer en kon door aanschaf van speakers, geluid vanaf de werkplek van de griffier worden beluisterd. Veel soft- en hardware problemen zijn door de griffie noodgedwongen opgepakt. Vooral bij het plaatsen van hardware (dushstation, vast beeldscherm, mediaencoder, wifi-point) en het leggen van online-verbindingen met o.a. Notubiz bleek te weinig kennis in huis te zijn om de zaken te regelen. Eind april is tijdens een onderhoudsbeurt aan de elektrische installatie van het raadhuis de complete audioapparatuur uitgevallen, en vitale delen van de opnameapparatuur beschadigd. Ondersteuning vanuit het gemeentelijk apparaat Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

14 bleek niet mogelijk. Veel energie, tijd en geld is ingezet door de griffie om in samenwerking met het SCD het systeem uiteindelijk weer in de lucht te krijgen. In het najaar bleek dat onbekenden wederom aan de apparatuur/bedrading hadden gezeten. Daardoor zijn de audio-opnamen van twee avonden van de begrotingsraad niet doorgezonden naar Notubiz. Gelukkig bood de back-up de mogelijkheid het geluid alsnog via de audioverslaglegging te kunnen aanbieden. Door problemen (bijvoorbeeld crash audio-opname apparatuur eind april en niet opnemen van audio bij de begroting in november doordat verbindingen waren uitgeschakeld) is afgesproken dat gebruik van de raadzaal en de apparatuur altijd wordt afgestemd met de griffier. Na blijvende klachten is ook dit jaar wederom door de vaste installateur van gebouwenbeheer naar de klimaatbeheersing in de raadzaal gekeken. Helaas is nog steeds geen structurele oplossing gevonden voor de zogenoemde koudeval. Half december is een radiator in de raadzaal verwijderd. In het voorjaar is op verzoek van de griffie het ontruimingsplan en het overzicht huisregels van het raadhuis geactualiseerd. Ook is een inventarisatie gemaakt onder de (burger)raadsleden wie gecertificeerd is om gebruik te maken van de AED op het raadhuis. Tijdens de informatieve bijeenkomst van 18 oktober 2011 heeft een ontruimingsoefening plaatsgevonden, o.l.v. facilitaire zaken. Tot slot heeft de griffie aan de facilitaire afdeling wederom verzocht om een sleutelplan op te stellen. Financiën Begroting griffie De totale begroting van raad en griffie beslaat ruim euro en bestaat voor meer dan de helft uit posten die betrekking hebben op de vergoedingen van de leden van de gemeenteraad en burgerraadsleden. De griffie en kantoorkosten Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

15 nemen ruim een kwart in op de begroting. De rest is voor de ondersteuning van de eigenlijke werkzaamheden van de (burger)raadsleden. Deze laatste categorie bestaat uit Rekenkamercommissie, verslaglegging, vergaderingen e.d. De complete specificatie is terug te vinden in de begroting 2011 van de gemeente Sliedrecht. Op de begroting van de griffie staan die niet de raad of de griffie betreffen, maar onder de verantwoordelijkheid van het college vallen ( Ontwikkeling Structuurvisie Sliedrecht en Commissie Beroep en Bezwaarschriften en Externe Klachtenregeling AW ). Dit is in voorgaande jaren door d e griffier aan de gemeentesecretaris gemeld. Gevolg is namelijk dat andere budgethouders facturen ten laste brengen van stelposten van de griffie (o.a. ontwikkeling structuurvisie Sliedrecht) zonder daarvan de griffie in kennis te stellen. Dit laatste punt zal aandacht krijgen bij de aanscherping van de concern brede financiële control. De raad en griffie kennen geen communicatiebudget en liften mee op het concernbudget voor publicaties in het Kompas. De nadrukkelijke wens van de gemeenteraad om meer ruimte in het Kompas te vullen en de opdrachten voor bezuiniging op communicatie uit het traject Brede Doorlichting, onderschrijven de noodzaak om dit in de beheersbegroting op te nemen. Bij het nieuwe hoofd bedrijfsvoering is weer het verzoek gedaan om de stelposten van de griffie, samen met de griffier, te actualiseren. Tevens het jaarlijkse verzoek de stelpost communicatie binnen de begroting van de griffie op te nemen. Afspraak is gemaakt dat dit voor het eerst zichtbaar wordt in de zomernota Geen raadsuitje, geen kerstpakketten, geen begrotingsetentje en geen woordelijk verslag van de opinierende bijeenkomst Om een bijdrage te leveren aan de bezuinigingen is in het kader van de brede doorlichting het jaarlijkse raadsuitje geschrapt. Datzelfde geldt voor de kerstpakketten. Ook de kosten van het eten tijdens de begrotingsbehandeling zijn door de indeling van twee avonden, i.p.v. een middag en een avond, komen te vervallen. De kosten van drankjes na afloop van de vergaderingen is door minder Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

16 gebruik ook gedaald. Het vervallen van het woordelijk verslag van de opiniërende bijeenkomst per 1 november 2011 draagt ook voor een deel bij aan verminderde kosten van de raad. Vergoedingen voor raadsleden Passeren van de grens van inwoners van de gemeente Sliedrecht op de eerste peildatum van 1 januari Direct na het passeren van de tweede noodzakelijke peildatum (1 januari 2011) zijn de financiële consequenties, in samenwerking met personeelszaken en de salarisadministratie, doorgevoerd. Fractievergoedingen In 2011 is veel werk door fracties en griffie verzet rond de verantwoording van de fractievergoedingen in het jaar Zo is er inhoudelijk gekeken naar het hoe en waarvoor de vergoedingen bedoeld zijn en hoe de verantwoording (achteraf) zo goed mogelijk te regelen. Voor een aantal fracties bleek het lastig te zijn om de gegevens compleet en correct volgens de voorschriften aan te leveren. Van vier fracties zijn originele fractieverantwoordingen en daarbij behorende rekeningen ontvangen. Van één fractie is geen originele verantwoording ontvangen en zijn geen achterliggende stukken en facturen ingeleverd. Gevolg was dat de uitbetaling van de vergoedingen van enkele fracties op een later moment pas kon plaatsvinden. Aan het indienen van de verantwoording hangt namelijk de uitbetaling van de vergoeding af. Afscheidscadeau In oktober is het traditionele afscheidscadeau voor (burger)raadsleden herijkt. Het cadeau heeft nu naast het wapen de inscriptie gemeenteraad Sliedrecht, zodat het echt een cadeau is van de raad aan een vertrekkend raadslid. De eerste die het cadeau in ontvangst nam was de scheidend nestor van de raad, Dick van Meeuwen, op 29 november Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

17 Griffie Werkoverleg Nieuw geintroduceerd dit jaar is dat de griffie maandelijks haar werkoverleg houdt. Er wordt gewerkt met een vaste agenda en een actielijst. Indien noodzakelijk komt de griffie ad hoc bij elkaar. Tijdens het werkoverleg wordt aandacht besteed aan haar missie, het takenpakket, rol richting raad en ambtelijk apparaat en de functieomschrijvingen. Ook de verdere digitalisering, de regiogriffie en de communicatie van de raad zijn belangrijke punten van overleg geweest. In de maanden oktober tot december is incidenteel gekozen voor wekelijks teamoverleg in verband met de bestuurscrisis en de aangekondigde organisatieverandering. Het teamoverleg was op dat moment vooral bedoeld geweest om planningen te bespreken en informatielijnen kort te houden. Heisessies griffie Op woensdag 22 juni 2011 heeft de griffie haar heidag gehouden. Gesproken is onder andere over de voortgang activiteiten volgend uit het werkplan en input voor het jaarverslag Ook is de eerste uitkomst van de (aanzet tot) procesbeschrijvingen van de drie vergaderingen van de raad besproken. De betreffende stagiair heeft tijdens dit overleg een presentatie aan de griffie gegeven. De aard van de werkzaamheden voor de tweede stagiair (voor de duur van tweemaal vijf maanden) is ook de griffiedag besproken. Op woensdag 21 december 2011 heeft de griffie een extra heimiddag gehouden. Dit in het kader van de gevolgen van werkzaamheden in het kader van de bestuurscrisis, wervingsprocedure nieuwe burgemeester en de organisatieverandering, c.q. verbetertrajecten. De griffie heeft op 21 december 2011 vooruitgekeken tot de eerste helft van Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

18 Bezoeken aan de fracties De griffie heeft ook eind 2011 vier fracties bezocht. Begin 2012 wordt de vijfde fractie bezocht. Wederzijdse verwachtingen zijn uitgesproken en er is feedback gegeven. Trainingen Arjen Overbeek en Heleen Vos hebben op 20 april 2011 een middag 'social media' in Zwijndracht bijgewoond. Arjen Overbeek heeft in het najaar een intervisiesessie gevolgd, en op 2 december een workshop functioneringsgesprekken voor burgemeesters op het provinciehuis. En in het kader van gemeentelijke samenwerking is een congres bezocht over het Ten Boer model. Heleen Vos en Maya Feddema doorliepen in het voorjaar een cursus excel. De cursus waxtrapp (het platform waarop de website draait ), die stond vermeld in het werkplan van 2011, zal in het voorjaar van 2012 plaatsvinden. Regiogriffie De raadsgriffier is in de Drechtraad van december 2009 benoemd tot coördinerend regiogriffier van de Drechtraad. De werkzaamheden hebben na de zomer van door de invoering van de Drechtstedendinsdag - een vlucht genomen. Met enige regelmaat is de griffier dan ook buiten het gemeentekantoor actief voor de Drechtsteden. In 2011 is hier gemiddeld ongeveer 1,5 dag per week aan besteed. Op 8 maart 2011 heeft de Drechtraad in het kader van de Drechtstedendinsdag in Sliedrecht vergaderd. Alle griffiemedewerkers van de Drechtstedengemeenten hebben een gedeelte van deze bijeenkomst bijgewoond. Op 24 juni 2011 heeft het jaarlijkse griffie-uitje voor alle griffiemedewerkers van de Drechtstedengriffies plaatsgevonden. Dit jaar georganiseerd door de griffie van Hendrik-Ido-Ambacht. Personalia Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

19 De griffie bestaat uit de raadsgriffier Arjen Overbeek. De raadsgriffier is tevens de leidinggevende van de waarnemend griffier Heleen Vos-Hulleman en medewerker griffie Maya Feddema-Wardenaar. Arjen werkt op fulltime basis en Heleen en Maya werken op parttime-basis. In februari 2011 zijn met alle drie de medewerkers de jaarlijkse functioneringsgesprekken gevoerd. Op 1 maart 2011 heeft Bart Broers één dag in het kader van een maatschappelijke stage (voortgezet onderwijs) bij de griffie in Sliedrecht gewerkt. Hij heeft onder andere een speurtocht gemaakt voor de jeugd in het raadhuis die gemaakt kon worden op de open monumentendag in september. Vanaf mei tot en met juli 2011 is een stagiair de heer Mohamed Taounza (HBO rechten 3 e jaar) aan de slag gegaan met het maken van een format voor de procesbeschrijvingen en dus de uiteindelijke opmaat naar de codificatie. Hij heeft in deze periode een format voor een handboek gemaakt waarin de (huidige) stukkenstroom en definities van de organen en bijeenkomsten zijn verwoord. Vanaf eind augustus is mevrouw Suna Ucoz (stagiair HBO rechten laatste jaar) gestart met de daadwerkelijke codificatie. Zij toetst de reglementen aan de werkwijzen en filtert op dubbelingen en omissies. Alle beschikbare reglementen, verordeningen en andere juridisch getinte stukken, die de werkzaamheden van de raad betreffen, brengt zij in kaart. Tot slot Het jaar 2011 stond voor de raad en de griffie mede in het teken van onrust in de ambtelijke organisatie. Het vertrek van de loco-gemeentesecretaris in december 2010, gevolgd door de gemeentesecretaris in februari en in april de burgemeester noodzaakten raad en griffie tot een pas op de plaats voor een aantal voorgenomen activiteiten en logischerwijs het verschuiven van een aantal prioriteiten. De leden van het Groot Presidium zijn hiervan steeds op de hoogte gesteld. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie:

20 De griffie kijkt terug op een boeiend jaar en heeft wederom met veel plezier een bijdrage trachten te leveren aan de ondersteuning van de gemeenteraad. Arjen Overbeek Hulleman Maya Heleen Vos- Feddema- Wardenaar Note: Het lettertype en de regelafstand zoals wederom gebruikt in dit jaarverslag is een bewuste keuze. Wetenschappelijk onderzoek heeft uitgewezen dat dit soort lettertype, regelafstand het meest geschikt zijn voor documenten die vanaf een beeldscherm worden gelezen. Jaarverslag Griffie Sliedrecht Versie: