Inkoop- en aanbestedingsreglement Gemeente Oosterhout Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 1 / 31 28 April 2009
VOORWOORD Voor u ligt het inkoop- en aanbestedingsreglement van de gemeente Oosterhout. Dit reglement is gebaseerd op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Oosterhout zoals vastgesteld d.d. 28 april 2009, Bis-nummer 0090234. Dit reglement geeft de uitwerking van de kaders en uitgangspunten voor inkopen en aanbesteden daar waar het gaat om leveringen, diensten en werken ten behoeve van de gemeente Oosterhout. De bevoegdheden van de verschillende functionarissen zijn vastgelegd in het Mandaat, Volmacht, Machtigingsbesluit van de gemeente Oosterhout. Wij vertrouwen er op met dit nieuwe reglement aan zowel de medewerkers van de gemeente, als aan de aan haar gelieerde (rechts)personen voldoende houvast en duidelijkheid te geven zodat de inkoopprocessen op professionele wijze bijdragen aan een gezonde en efficiënte bedrijfsvoering. Het College van Burgemeester en Wethouders. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 2 / 31 28 April 2009
VOORWOORD...2 1. INLEIDING...5 2. DREMPELBEDRAGEN EN DEFINITIES...6 2.1 DREMPELBEDRAGEN VOOR DIENSTEN EN LEVERINGEN...6 2.2 DREMPELBEDRAGEN VOOR WERKEN...6 2.3 DEFINITIES WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN...6 2.4 BEPALEN VAN DE OPDRACHTWAARDE...7 2.4.1 De gemeente als (één) opdrachtgever...7 2.4.2 Optreden als meer dan één opdrachtgever; knippen...8 2.4.3 Optreden als één opdrachtgever; clusteren...8 2.4.4 Percelenregeling...8 3. AANBESTEDINGSVORMEN...9 3.1 A ENKELVOUDIG ONDERHANDSE AANBESTEDING...9 3.2 B MEERVOUDIG ONDERHANDSE AANBESTEDING...10 3.3 C NATIONAAL OPENBARE AANBESTEDING...11 3.4 D EUROPESE AANBESTEDING...13 3.5 IIA- EN IIB-DIENSTEN...15 3.6 WERKEN...16 3.7 INHUUR EXTERNEN...17 3.7.1 Inhuren via de gemeentelijke raamovereenkomst...17 3.7.2 Inhuren rechtstreeks...17 3.8 RAAMOVEREENKOMSTEN...18 3.9 OVERIGE AANBESTEDINGSVORMEN OF SAMENWERKINGSVERBANDEN...18 3.10 SUBSIDIE VERSTREKKEN, (VER)KOOP & (VER)HUUR GRONDEN EN PANDEN VS. AANBESTEDEN...19 3.10.1 Subsisies...19 3.10.2 Gronden en panden, ontwikkelen...19 4. ORGANISATORISCHE ZAKEN...20 4.1 DE ROL VAN BCA...20 4.2 PROCESGANG AANBESTEDINGSDOSSIERS...20 4.3 CONTRACTBEHEER...20 4.4 VERPLICHTINGENADMINISTRATIE...20 4.5 WERKGROEP AANBESTEDEN...21 4.6 DUURZAAM INKOPEN...21 5. DE BASIS VAN HET AANBESTEDEN...22 5.1 MEDEDINGING...22 5.2 TRANSPARANTIE, OBJECTIVITEIT EN NON-DISCRIMINATIE...22 5.3 OPSTELLEN VAN AANBESTEDINGSSTUKKEN...23 5.4 VEEL GEMAAKTE FOUTEN BIJ AANBESTEDINGEN...23 5.4.1 Knippen...23 5.4.2 Merknamen of toeschrijven van de opdracht...23 5.4.3 Selectiecriteria en gunningcriteria...23 5.4.4 Het ecarteren van selectie- en gunningcriteria...24 5.4.5 Wezenlijk wijzigen van de opdracht tijdens of na aanbesteding...25 5.4.6 Leuren...25 5.4.7 Het juiste aantal offertes?...25 Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 3 / 31 28 April 2009
6. GEBRUIK ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN...27 7. HOOFDREGELS ALGEMEEN...28 7.1 BEREIK INKOOP- EN AANBESTEDINGSREGLEMENT...28 7.2 AANBESTEDEN...28 7.3 AFWIJKEN VAN HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSREGLEMENT...28 8. HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSREGLEMENT...29 8.1 DOELSTELLINGEN...29 8.2 INKOOP- EN AANBESTEDINGSREGLEMENT EN EVALUATIE...29 BIJLAGE A. PROCESGANG AANBESTEDINGEN...30 Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 4 / 31 28 April 2009
1. INLEIDING Jaarlijks koopt de gemeente Oosterhout voor zo n 80.000.000,-* exclusief BTW in aan goederen, diensten en werken. Het betreft hier het zogenaamde jaarlijkse beïnvloedbare inkoopvolume, inclusief projecten. Daaruit blijkt dat er per jaar een fors aantal aanbestedingen gehouden moet worden. De impact van inkoopactiviteiten op de organisatie en de bedrijfsvoering is dus groot. Deze inkoop- en aanbestedingsprocessen zullen dan ook professioneel uitgevoerd moeten worden. Het professioneel beheersen van deze processen vertaalt zich tenslotte in de kwaliteit van leveringen, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van kosten, condities en risico s. Door samen op te trekken en door bijvoorbeeld in te zien dat soms een klein nadeel voor het ene organisatie-onderdeel geaccepteerd moet worden om een groter voordeel voor gehele organisatie te behalen. Voordelen die zich vertalen naar de taak die de organisatie dient te vervullen; het optimaal bedienen van onze gemeenschap. Kwaliteitsverbetering en toenemende financiële ruimte om extra diensten en functionaliteiten aan te bieden aan de inwoners van Oosterhout zullen een direct gevolg zijn van een verbeterde inkooppraktijk. Het reglement beoogt niet alleen hen die in aanraking komen met deze inkooppraktijk duidelijkheid te verschaffen over de regels die binnen de organisatie gelden, ook moet zij het werk van de medewerkers vergemakkelijken. Niet in de laatste plaats om deze reden is het reglement analoog aan de praktijk opgebouwd. Naarmate de intensiteit van waarmee de verschillende onderwerpen geraadpleegd worden afneemt, zijn deze meer naar het einde van het document opgenomen. De drempelbedragen en meest basale definities en afspraken vormen het begin van het reglement. Het gebruik van standaarddocumenten is een voorwaarde voor een eenduidige en juridisch geborgde inkooppraktijk en het spaart de vakafdelingen tijd uit. De standaarddocumenten en andere handige tools worden middels ons intranet beschikbaar gesteld. Bij vragen, verzoeken om advies of ondersteuning neemt u contact op met Inkoop, zij helpen u graag verder op weg. * aanname op basis van Rapport Rekenkamer West-Brabant eind 2008 Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 5 / 31 28 April 2009
2. DREMPELBEDRAGEN EN DEFINITIES 2.1 Drempelbedragen voor Diensten en Leveringen De gemeente hanteert de volgende drempelbedragen voor Diensten en Leveringen; Categorie Raming Aanbestedingsvorm A 2.500-25.000 Enkelvoudig onderhands (minimaal 1 offerte aanvragen) B 25.000 tot 100.000 Meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes aanvragen) C 100.000 tot Europese drempelwaarde (momenteel 206.000) Nationaal openbaar (publicatie op www.aanbestedingskalender.nl en op website Oosterhout) D > Europese drempelwaarde Europese procedure 2.2 Drempelbedragen voor Werken De gemeente hanteert de volgende drempelbedragen voor Werken; Categorie Raming Aanbestedingsvorm A 2.500-25.000 Enkelvoudig onderhands (minimaal 1 offerte aanvragen) B 25.000 tot 1.000.000 Meervoudig onderhands (minimaal 3 offertes aanvragen) C 1.000.000 tot Europese drempelwaarde (momenteel 5.150.000) Nationaal openbaar (publicatie op www.aanbestedingskalender.nl en op website Oosterhout) D > Europese drempelwaarde Europese procedure 2.3 Definities Werken, Leveringen en Diensten De drie definities zijn zodanig gekozen, dat altijd (slechts) één soort van toepassing is op datgene wat wordt ingekocht. Worden meerdere zaken tegelijkertijd middels één aanbesteding ingekocht, (slechts) dan geldt als stelregel dat de soort waarin het grootste deel (volume in Euro) van de aanbesteding valt, van toepassing is bij de bepaling welke drempelwaarden en regels van toepassing zijn. De verschillende soorten worden ruwweg als volgt gedefinieerd: Een werk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Voorbeeld: de bouw van een huis, de aanleg van een weg, het bouw- en woonrijp maken van gronden. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 6 / 31 28 April 2009
Een levering betreft de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie van producten. Voorbeeld: het aanschaffen van stenen, asfalt, zand. Een dienst is al datgene dat geen werk of levering is en genoemd wordt in bijlage II van het BAO. Er wordt onderscheid gemaakt tussen IIA (volledig regime) en IIB (beperkt regime) diensten. Voorbeeld: het schoonmaken van een gebouw, onkruidbeheersing, het laten verrichten van bodemonderzoek. Deze definities zijn bepaald in de Europese aanbestedingswet- en regelgeving. Deze heeft de Nederlandse staat vertaald naar het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheden het BAO. Het BAO, inclusief de bijlagen waarnaar later in dit document wordt verwezen, is eveneens op ons Intranet beschikbaar. De gemeente Oosterhout besteed haar overheidsopdrachten aan in overeenstemming met het BAO en met haar eigen Inkoop- en aanbestedingsreglement. De gemeente Oosterhout besteedt haar werken bovendien aan op basis van, en in overeenstemming met het Aanbestedingreglement Werken 2005, het ARW 2005. 2.4 Bepalen van de opdrachtwaarde Om te kunnen beoordelen welke aanbestedingsvorm gekozen moet worden, is het van belang de opdrachtwaarde te bepalen. De opdrachtwaarde wordt bepaald door alle delen van de opdracht, met inbegrip van opties en eventuele verlengingen van de overeenkomst(en) bij elkaar op te tellen. Ook dienen opdrachten die in afzonderlijke percelen worden opgedragen bij elkaar op te tellen. Het is niet toegestaan om voorgenomen aankopen of opdrachten te splitsen (het zgn. knippen ) of bijzondere regels te gebruiken voor de berekening van de opdrachtwaarde. Voorbeeld: 10 gebouwen laten schoonmaken en daarvoor 10 aanbestedingen te houden. Voor repeterende aankopen geldt dat over een bepaalde periode alle uitgaven bij elkaar opgeteld dienen te worden. Dit is sterk afhankelijk van aard en soort van de opdracht, en kan afhankelijk van het onderwerp van eenvoudig tot (erg) lastig variëren. Om deze reden is het verstandig om bij twijfel Inkoop te laten adviseren over de bepaling van de opdrachtwaarde. 2.4.1 De gemeente als (één) opdrachtgever De gemeente wordt door de buitenwereld -én door Europa - beschouwd als één opdrachtgever. Dit houdt in dat de inkopen van hetzelfde product, dienst of werk door verschillende organisatieonderdelen binnen redelijke termijn na elkaar als geheel aanbesteed zouden moeten worden, of in elk geval dienen de opdrachtwaardes bij elkaar opgeteld te worden teneinde de vereiste aanbestedingsvorm te kunnen kiezen. Een voorbeeld; Wanneer afdeling A, B, en C alle drie voor 70.000,- min of meer hetzelfde product of dienst afnemen binnen een beperkte periode, is de gemeente als geheel Europees aanbestedingsplichtig. Uiteraard kunnen de drie afdelingen wel separaat aanbesteden, maar elk deel dient dan toch Europees aanbesteed te worden. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 7 / 31 28 April 2009
Het is dan ook zaak dat een ieder hier steeds rekening mee te houdt. Er dient een wisselwerking tussen vakafdelingen op te treden, waar vakafdelingen inkopen die zij in dit opzicht als risicovol inschatten melden bij Inkoop, en Inkoop proactief de taak op zich neemt om coördinerend op te treden en deze rechtmatigheids- maar ook inkooprisico s te beperken. 2.4.2 Optreden als meer dan één opdrachtgever; knippen Wanneer in hetzelfde voorbeeld drie afdelingen elk voor 70.000,- gaan aanbesteden, zonder de totale omvang in ogenschouw te nemen en de aanbestedingsvorm daarop af e stemmen- dan zou de buitenwereld die kunnen beschouwen als knippen; het opdelen van opdrachten. Meer hierover in 5.4.1 2.4.3 Optreden als één opdrachtgever; clusteren Omgekeerd hanteert de gemeente Oosterhout juist het beleid om gelijksoortige inkoopbehoeften te clusteren; het logisch samenvoegen van deelopdrachten en die gezamenlijk aanbesteden. Dit scheelt in het aantal aanbestedingen dat gehouden wordt met daaraan verbonden arbeid en het verhoogt inkoopvoordelen als uniformiteit, helderheid in contractafspraken en inkoopmacht. Middels clustering kàn een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid tot clustering wordt door de gemeente Oosterhout steeds zo veel mogelijk benut, ook al omdat het wettelijk verplicht is. Soms echter staat clustering haaks op andere beleidsuitgangspunten, zoals bijvoorbeeld benoemd in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. In andere gevallen is besluitvorming erg lastig door geen of juist veel betrokken productverantwoordelijken, met soms tegengestelde belangen. Mede om de reden dat niet alle inkoopsituaties van te voren te beschrijven zijn wordt de interpretatie van deze situaties en het besluit hierover onder de regie van Inkoop geplaatst. Bij vraagstukken m.b.t. clustering van inkooppakketten met een omvang die de Europese drempelwaarden overstijgen, worden de door Inkoop voorgenomen acties evenwel aan het College ter goedkeuring voorgelegd. 2.4.4 Percelenregeling Er zijn overigens ook uitzonderingen en speciale regelingen, bijvoorbeeld om percelen binnen een Europese aanbesteding soms zelfs één-op-één aan te mogen besteden. Inkoop kan daar verder over adviseren. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 8 / 31 28 April 2009
3. AANBESTEDINGSVORMEN De gemeente Oosterhout onderscheidt meerdere aanbestedingsvormen. Naar mate de opdrachtwaarde- en complexiteit toeneemt worden meer eisen gesteld om kwaliteit en integriteit steviger te borgen. Er dient bovendien meer mededinging plaats te vinden. Dit wordt bereikt door meer offertes aan te vragen, of door meer openbaarheid aan de aanbesteding te geven. Per aanbestedingsvorm wordt achtereenvolgens aangegeven wat de procedure op hoofdlijnen inhoudt, hoe de procedure verloopt, hoe de taakverdeling tussen vakafdeling en Inkoop is en wie op welke wijze het aanbestedingsdossier samenstelt. Hoewel voor alle inkopen van de gemeente dezelfde zorgplicht en beginselen als transparantie e.d. gelden, geldt het Inkoop- en aanbestedingsreglement pas voor inkopen van 2.500,- en hoger. Onder deze drempelwaarde hoeft derhalve niet één van de aanbestedingsvormen toegepast te worden. De navolgend beschreven vier aanbestedingsvormen komen het meest voor. Terwijl de eerste drie beschreven standaard aanbestedingsvormen door de vakafdeling uitgevoerd worden, worden Europese aanbestedingen en andere vormen door Inkoop begeleid. 3.1 A Enkelvoudig onderhandse aanbesteding (L, D, W: 2.500,- tot 25.000,-) Een enkelvoudig onderhandse aanbesteding is een onderhandse procedure waarvoor slechts één leverancier, dienstverlener of aannemer (hierna: leverancier) wordt uitgenodigd een offerte in te dienen. Bij een enkelvoudige onderhandse procedure worden over het algemeen geen selectie- of gunningcriteria (expliciet) toegepast. Er gelden geen officiële minimumtermijnen voor de tijd tussen het uitbrengen van de offerteaanvraag en het indienen van de offerte. Het voeren van onderhandelingen is toegestaan. Beschrijving van procedure en taakverdeling vakafdeling - Inkoop; 1. De vakafdeling stelt een offerteaanvraag en productbeschrijving op. 2. De vakafdeling stuurt de schriftelijke offerteaanvraag uit aan de leverancier naar keuze. 3. De leverancier stelt schriftelijk vragen, of bevestigt mondelinge vragen schriftelijk. 4. De vakafdeling beantwoordt de vragen schriftelijk (de zgn. nota van inlichtingen) 5. De leverancier stuurt een schriftelijke offerte aan de gemeente. 6. De vakafdeling beoordeelt de offerte. 7. Bij goedkeuring van de offerte verstrekt de vakafdeling schriftelijk opdracht aan de leverancier. Het aanbestedingsdossier dient separaat van het werkdossier aangelegd te worden en het volgende in de gegeven volgorde te bevatten; 01. Offerteaanvraag en productbeschrijving Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 9 / 31 28 April 2009
02. Nota van Inlichtingen 03. Offerte leverancier 04. Opdrachtbevestiging of afwijzing 05. In geval van verzoek tot afwijken van het Inkoop- en aanbestedingsreglement: de collegenota waarin het verzoek werd voorgelegd èn goedgekeurd. 06. Overig Verplichting vakafdeling: Aanleggen aanbestedingsdossier. Aanbestedingsdossier vooraf laten registreren bij DIV met een uniek nummer. Aanbestedingsdossier bij DIV archiveren. Verplichting Inkoop: Geen. 3.2 B Meervoudig onderhandse aanbesteding (L,D: 25.000,- tot 100.000,- en W: 25.000,- tot 1.000.000,-) Een meervoudig onderhandse aanbesteding is een onderhandse procedure waarvoor een beperkt aantal -tenminste 3- leveranciers, dienstverleners of aannemers wordt uitgenodigd een offerte in te dienen. Bij een meervoudig onderhandse procedure worden over het algemeen geen selectiecriteria (expliciet) toegepast, omdat dit door de vakafdeling al gedaan is bij de totstandkoming van de shortlist (lijst met door vakafdeling gewenste, voor deze aanbesteding aan te vragen leveranciers). Er gelden geen officiële minimum-termijnen voor de tijd tussen het uitbrengen van de offerteaanvraag en het indienen van de offerte. Wel moeten er, in het kader van zorgvuldigheid, redelijke termijnen worden toegepast. Het voeren van onderhandelingen die -op grond van de beschreven criteria- de aard en omvang van de opdracht wezenlijk veranderen, of die de rangschikking van de inschrijvers wijzigen, kunnen slechts na een schriftelijk advies van Inkoop worden toegestaan. Beschrijving van procedure en taakverdeling vakafdeling - Inkoop; 1. De vakafdeling stelt een offerteaanvraag en productbeschrijving op, bij voorkeur de offerteaanvraag meervoudig onderhands standaarddocument op intranet. 2. De vakafdeling stuurt de schriftelijke offerteaanvraag inclusief gunningcriteria uit aan tenminste drie leveranciers naar keuze. 3. De leveranciers stellen schriftelijk vragen. 4. De vakafdeling beantwoordt alle vragen aan alle partijen -geanonimiseerd- schriftelijk (de zgn. nota van inlichtingen). 5. De leveranciers sturen een schriftelijke offerte aan de gemeente. 6. De vakafdeling beoordeelt de offertes op basis van de gunningcriteria. 7. Bij goedkeuring van de winnende offerte verstrekt de vakafdeling schriftelijk opdracht aan de winnende leverancier. 8. De andere leveranciers worden door de vakafdeling schriftelijk afgewezen. Het aanbestedingsdossier dient separaat van het werkdossier aangelegd te worden en het volgende in de gegeven volgorde te bevatten; Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 10 / 31 28 April 2009
01. Inkoopadvies, indien opgesteld 02. Inschrijvingsdocument 03. Offerteaanvraag of publicatie 04. Nota van Inlichtingen 05. Offertebeoordeling 06. Winnende offerte 07. Gunningbrief 08. Afwijsbrieven 09. Overeenkomst indien opgesteld 10. In geval van verzoek tot afwijken van het Inkoop- en aanbestedingsreglement: de collegenota waarin het verzoek werd voorgelegd èn goedgekeurd. 11. Overig Verplichting vakafdeling: Aanleggen aanbestedingsdossier. Aanbestedingsdossier vooraf laten registreren bij DIV met een uniek nummer. Aanbestedingsdossier bij DIV archiveren. Verplichting Inkoop: Geen. 3.3 C Nationaal openbare aanbesteding (L,D: 100.000,- tot Eur. drempelwaarde, W: 1.000.000,- tot Eur. drempelwaarde) Een nationaal openbare aanbesteding is een inkoopprocedure waarbij in principe elke leverancier het recht heeft een aanbieding in te dienen. Een passende mate van openbaarheid kan bereikt worden door de aanbesteding aan te kondigen op een relevante website (gemeente, aanbestedingskalender etc.) en/of in een relevant vakblad. Bij een nationaal openbare procedure worden selectiecriteria en gunningcriteria toegepast. Selectiecriteria zijn eisen aan de leverancier zelf. De gunningcriteria mogen slechts slaan op de offerte. Selectiecriteria en gunningcriteria mogen bovendien nooit hetzelfde zijn, en gunningcriteria mogen behoudens zeer specifieke uitzonderingen nooit betrekking hebben op ervaring of referenties. Selectiecriteria zijn doorgaans in de voldoet/voldoet niet vorm opgesteld. Voldoet een leverancier, dan wordt zijn offerte ook beoordeeld op de gunningcriteria. Voldoet een leverancier niet, dan moet de offerte terzijde gelegd worden. Gunningcriteria zijn doorgaans schaalbaar; hoe beter de offerte aan een criterium beantwoord, hoe meer punten behaald worden. Het moet de leverancier altijd duidelijk zijn hoeveel punten hij voor welk criterium kan krijgen, en hoe de verhouding is tussen de relatieve gewichten van de verschillende criteria. Er gelden doorgaans geen officiële minimumtermijnen voor de tijd tussen het uitbrengen van de offerteaanvraag en het indienen van de offerte, tenzij wordt aanbesteed volgens het ARW 2005; het aanbestedingsreglement werken 2005. Wel moeten er, in het kader van zorgvuldigheid, altijd redelijke termijnen worden toegepast. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 11 / 31 28 April 2009
Afhankelijk van de aard van de opdracht dient een redelijke termijn te worden gehanteerd. Een redelijke termijn wil zeggen dat de duur van de bekendmakingtermijn in verhouding moet staan tot de aard en de omvang van de te verlenen opdracht. Potentiële inschrijvers dienen voldoende tijd te hebben om hun offerte op te stellen en in te sturen. Voor een levering van standaardproducten kan dat korter zijn dan wanneer bijvoorbeeld maatwerkdienstverlening wordt gevraagd. Geadviseerd wordt voor een nationaal openbare aanbesteding minimaal een termijn te hanteren van 30 kalenderdagen. Bij meer complexe aanbestedingen of naarmate de opdracht een grotere waarde vertegenwoordigt en/of meer in de buurt van de Europese drempelbedragen komt moet dit worden verruimd richting de voorgeschreven termijnen voor Europese aanbestedingen. Inkoop kan u over deze termijnen informeren en adviseren. Aan de winnaar van de aanbesteding wordt bekend gemaakt dat de gemeente voornemens is aan deze partij te gunnen. De andere partijen dienen schriftelijk te worden afgewezen en krijgen per datum van afwijzing een periode om bezwaar aan te tekenen. Gedurende een redelijke termijn -die in elk geval niet korter is dan 15 dagen- mag niet gegund worden, zodat afgewezen partijen de tijd krijgen om zich van de redenen en redelijkheid van hun afwijzing te vergewissen. Deze verplichte termijn, die volgt uit jurisprudentie -het zgn. Alcatel-arrest-, is een standstill-termijn (opdrachtgever zet niets in werking dat niet herroepen kan worden) en wordt vaak Alcatel-termijn genoemd. Het voeren van onderhandelingen die -op grond van de beschreven criteria- de aard en omvang van de opdracht wezenlijk veranderen, of die de rangschikking van de inschrijvers wijzigen, is niet toegestaan. Beschrijving van procedure en taakverdeling vakafdeling - Inkoop; 1. De vakafdeling stelt een inschrijvingsdocument Oosterhout of bestek op. 2. De vakafdeling biedt het inschrijvingsdocument inclusief productbeschrijving en definitieve selectie- en gunningcriteria minimaal 2 weken voor voorgenomen publicatiedatum ter toetsing aan Inkoop aan. 3. Inkoop brengt binnen 1 1/2 week een inkoopadvies uit. 4. Inkoop publiceert na akkoord een aankondiging van de aanbesteding, tenminste op www.aanbestedingskalender.nl en op de website van Oosterhout. 5. Alle belangstellende leveranciers ontvangen van de vakafdeling op verzoek een schriftelijke offerteaanvraag (bestek of inschrijvingsdocument genaamd) inclusief selectie- en gunningcriteria of kunnen deze direct downloaden van een website. 6. De leveranciers stellen schriftelijk vragen. 7. De vakafdeling beantwoordt alle vragen aan alle partijen -geanonimiseerd- schriftelijk (de zgn. nota van inlichtingen) en stuurt een afschrift van de nota van inlichtingen aan Inkoop. 8. De leveranciers sturen een schriftelijke offerte aan de gemeente. 9. De vakafdeling stelt het proces verbaal van aanbesteding (een overzicht van inschrijvers, met eventuele op- en aanmerkingen, zie intranet) op. 10. De vakafdeling beoordeelt de leveranciers en hun offertes op basis van de selectiecriteria. Slechts die partijen die een geldige, geschikte offerte hebben ingediend worden inhoudelijk beoordeeld. 11. De vakafdeling beoordeelt de goedgekeurde offertes op basis van de gunningcriteria. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 12 / 31 28 April 2009
12. De vakafdeling verwerkt de resultaten van alle offertes ten aanzien van selectie- en gunningcriteria in een beoordelingssheet in MS-Excel en verstrekt dit voor verzending van het gunningvoornemen aan Inkoop. 13. Bij goedkeuring van de winnende offerte verstrekt de vakafdeling schriftelijk haar gunningvoornemen aan de winnende leverancier en wijst de andere leveranciers schriftelijk af met opgaaf van reden(en). 14. Wanneer na een zgn. Alcateltermijn geen bezwaren zijn ingediend, verstrekt de vakafdeling de definitieve opdracht schriftelijk aan de winnende leverancier. Het aanbestedingsdossier dient separaat van het werkdossier aangelegd te worden en het volgende in de gegeven volgorde te bevatten; 01. Inkoopadvies 02. Inschrijvingsdocument 03. Gegevens publicatie of verzendbrieven 04. Nota van Inlichtingen 05. Proces verbaal van aanbesteding 06. Offertebeoordeling 07. Winnende offerte 08. Gunningadvies indien opgesteld 09. Gunningvoornemen 10. Afwijsbrieven 11. Brief definitieve gunning 12. Overeenkomst indien opgesteld 13. Overig Verplichting vakafdeling: 2 Weken voor start aanbesteding verstrekken van inschrijvingsdocument Oosterhout of bestek aan Inkoop. Inkoop tijdig informeren over ijkmomenten tijdens verloop aanbesteding. Aanleggen aanbestedingsdossier. Aanbestedingsdossier vooraf laten registreren bij DIV met een uniek nummer. Aanbestedingsdossier bij DIV archiveren. Verplichting Inkoop: Binnen 1 1/2 week oordeel geven over inschrijvingsdocument Oosterhout of bestek middels inkoopadvies. Op belangrijke ijkmomenten (nota van inlichtingen, proces verbaal van aanbesteding, beoordeling en brieven gunning(voornemen) en afwijzing) afstemmen met en adviseren aan vakafdeling. 3.4 D Europese aanbesteding (D, L: vanaf Eur. drempelwaarde en hoger, W: vanaf Eur. drempelwaarde en hoger) De Europese richtlijn voor overheidsopdrachten, zoals deze is uitgewerkt in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO besluit Staatsblad 2005 408 op 16 juli 2005), is wettelijk verplicht en dient onverkort toegepast te worden. Het niet (correct) toepassen kan onder andere boetes en onrechtmatigheid van de overeenkomst tot gevolg hebben. De richtlijnen, het Inkoop- en aanbestedingsreglement, jurisprudentie en de geldende drempelwaarden wijzigen met enige regelmaat. Het is daarom ondoenlijk om alle relevante en meest actuele zaken in dit document op te nemen. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 13 / 31 28 April 2009
Een inkoopproces volgens de Europese richtlijnen is feitelijk een doorgaans normaal goed te doorlopen efficiënt inkoopproces, waarbij in principe iedere marktpartij het recht heeft om mee te dingen naar de opdracht. De termijnen in de procedure lijken lang, maar praktisch gezien valt hier goed mee te werken. Gemeentelijke opdrachten van hoge waarde en vooral opdrachten met een meerjarige overeenkomst komen vaak voor een Europese procedure in aanmerking. De Europese richtlijnen zijn van toepassing indien de totale opdrachtwaarde groter is dan de geldige drempelwaarde. De procedure start met de bekendmaking van de aanbesteding in het openbare register van de EU te Luxemburg. Geïnteresseerde marktpartijen melden zich vervolgens direct aan bij de aanbestedende dienst voor de voorselectie of voor toezending van het programma van eisen. De rest van de procedure is verder min of meer gelijk aan een normale gemeentelijke inkoopen aanbestedingsprocedure, met dien verstande, dat er bepaalde minimale termijnen zijn voorgeschreven. Bij Europese openbare aanbestedingen geldt een termijn van minimaal 52 dagen tussen publicatie van de aanbesteding en de sluitingsdatum voor het indienen van een offerte. Voor Europese niet-openbare aanbestedingen geldt een termijn van minimaal 37 dagen voor het aanmelden als gegadigde en vervolgens een termijn van minimaal 40 dagen voor het indienen van een offerte. Daarbij moet in beide gevallen met bezwaartermijnen van tenminste 15 dagen gerekend worden. Op de hier genoemde termijnen zijn onder bepaalde omstandigheden uitzonderingen mogelijk. Zo is verkorting van de termijnen mogelijk indien een vooraankondiging is geplaatst, of gebruik wordt gemaakt van elektronische middelen voor de verspreiding van de aanbestedingsdocumenten. Het voeren van onderhandelingen die -op grond van de beschreven criteria- de aard en omvang van de opdracht wezenlijk veranderen, of die de rangschikking van de inschrijvers wijzigen, is niet toegestaan. Beschrijving van procedure en taakverdeling vakafdeling - Inkoop; 1. Inkoop stelt een inschrijvingsdocument Oosterhout op. 2. De vakafdeling stelt de productbeschrijving (of bestek) op. 3. Bij wederzijds instemmen publiceert Inkoop een aankondiging van de aanbesteding. 4. Alle belangstellende leveranciers ontvangen van Inkoop op verzoek het inschrijvingsdocument op, of kunnen deze direct downloaden van een website. 5. De leveranciers stellen schriftelijk vragen. 6. Inkoop beantwoordt alle vragen aan alle partijen -geanonimiseerd- schriftelijk (de zgn. nota van inlichtingen), de input voor de inhoudelijke vragen wordt geleverd door de vakafdeling. 7. De leveranciers sturen een schriftelijke offerte aan de gemeente. 8. Inkoop stelt het proces verbaal van aanbesteding op. 9. Inkoop en vakafdeling samen beoordelen de leveranciers en hun offertes op basis van de selectiecriteria. Slechts die partijen die een geldige, geschikte offerte hebben ingediend worden inhoudelijk beoordeeld. 10. Inkoop en vakafdeling samen beoordelen de goedgekeurde offertes op basis van de gunningcriteria. 11. Inkoop verwerkt de resultaten van alle offertes ten aanzien van selectie- en gunningcriteria in een beoordelingssheet in MS-Excel. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 14 / 31 28 April 2009
12. Bij goedkeuring van de winnende offerte verstrekt Inkoop namens de vakafdeling schriftelijk het gunningvoornemen aan de winnende leverancier en wijst de andere leveranciers schriftelijk af met opgaaf van reden(en). 13. Wanneer na een zgn. Alcateltermijn geen bezwaren zijn ingediend, verstrekt de vakafdeling de definitieve opdracht schriftelijk aan de winnende leverancier. Het aanbestedingsdossier dient volgens de daartoe gestelde regels door Inkoop aangelegd te worden en het volgende in de gegeven volgorde te bevatten; 01. Startdocument 02. Planning 03. Inkoopadvies indien opgesteld of selectiefase* 04. Inschrijvingsdocument 05. Gegevens publicatie of verzendbrieven 06. Nota van Inlichtingen 07. Proces verbaal van aanbesteding 08. Offertebeoordeling 09. Winnende offerte 10. Gunningadvies 11. Gunningvoornemen 12. Afwijzing 13. Definitieve gunning 14. Overeenkomst 15. Overig *In geval van een zgn. niet-openbare procedure extra toevoegen: 03a. Selectieleidraad 03b. Gegevens publicatie of verzendbrieven 03c. Nota van Inlichtingen 03d. Proces verbaal van inschrijving 03e. Beoordeling Verzoek tot deelneming 03f. Winnend Verzoek tot deelneming 03g. Selectieadvies 03h. Selectievoornemen 03i. Afwijzing 03j. Definitieve selectie Verplichting vakafdeling: Voor start aanbesteding verstrekken van productbeschrijving aan Inkoop. Aan Inkoop verstrekken van antwoorden op inhoudelijke vragen ten behoeve van de nota van inlichtingen. Samen met Inkoop beoordelen van de offertes. Aan Inkoop verstrekken van gunningbrief. Verplichting Inkoop: Opstellen inschrijvingsdocument. Voeren procedure. Aanleggen aanbestedingsdossier. Aanbestedingsdossier vooraf laten registreren bij DIV met een uniek nummer. Aanbestedingsdossier bij DIV archiveren. 3.5 IIA- en IIB-Diensten Een nader toelichting op het begrip diensten -in Europees opzicht- is op zijn plaats, terwijl tegelijkertijd opgemerkt dient te worden dat ondanks dit reglement nogal wat onduidelijkheid waarschijnlijk niet geheel weg te nemen valt. Neem bij vragen contact op met Inkoop. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 15 / 31 28 April 2009
Het BAO beschrijft in Bijlage II twee soorten diensten; één die volgens het volledige regime aanbesteed MOET worden -de zgn. IIA-diensten-, dus vergelijkbaar met werken en leveringen, en één die met een beperkt regime aanbesteed MAG worden -de zgn. IIB-diensten-. In het geval van IIA-diensten zal Inkoop de procedure voeren. Het verloop van de procedure wordt geschetst in 3.4. In het geval van II-B diensten liggen de zaken anders. Wanneer IIB-diensten aanbesteed worden gelden er zo weinig regels, dat in de praktijk een IIB-aanbesteding vaak op een meervoudig onderhandse aanbesteding lijkt. Feitelijk het enige verschil is dat Inkoop na afloop de gunning formeel moet publiceren in Europa. De gedachte daarachter is, dat een leverancier kan vernemen wanneer de overeenkomst afloopt, zodat deze de volgende keer kan trachten mee te dingen naar een nieuwe opdracht. Er is één grote maar : er dient een passende mate van openbaarheid plaats te vinden. Een berucht en vaag begrip, dat zich het beste laat vertalen als: hoe meer er een belang is bij partijen over de grens of bij partijen elders in het land (vaak hangt dit samen met opdrachtwaarde of aard van de opdracht), hoe meer openbaarheid aan de aanbesteding gegeven moet worden. Op de wijze van meervoudig onderhands aanbesteden kan dus als te weinig openbaar worden beschouwd, met alle consequenties van dien. Vaak biedt publicatie op de website van de gemeente zelf een handige oplossing, maar soms ook moet middels landelijke media gepubliceerd worden. Over deze materie zijn al heel wat rechtszaken gevoerd, en de verwachting is dat dat alleen maar toe zal nemen. Om deze reden is het verstandig om omtrent het bepalen of iets een IIA- of IIB dienst is, aan Inkoop advies te vragen. 3.6 Werken De gemeente Oosterhout besteedt haar werken aan volgens het ARW2005. In dit ARW2005 is geregeld welke bepalingen en termijnen in acht genomen dienen te worden. Bij sommige werken is er in het verleden verwarring ontstaan of sommige opdrachten als werk of als dienst te karakteriseren zijn. In het BAO is in bijlage I een lijst opgenomen van dienst-achtige werken die als werk aanbesteed dienen te worden. Voorbeelden zijn het schilderen van een gebouw, het uitvoeren van installatietechnische werkzaamheden etc. Het inkoop- en aanbestedingsreglement van de gemeente Oosterhout hanteert dezelfde definities en past deze op identieke wijze toe. Ondermeer om bovenstaande redenen is het in deze situaties verstandig om advies te vragen aan inkoop aangaande het bepalen of iets een werk of dienst is. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 16 / 31 28 April 2009
3.7 Inhuur externen Een veel voorkomende vorm van aanbestedingen -en tegelijk één van de meest ingewikkelde, om niet te zeggen controversiële- is het inkopen van extern personeel. Het inkopen/inhuren van extern personeel valt vrijwel altijd onder diensten. Uitzondering is wanneer het inhuren van personeel ondergeschikt is aan het grotere deel van wat wordt aanbesteed. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er graafwerkzaamheden worden aanbesteed en daarbij een archeoloog wordt ingehuurd van de winnaar van de aanbesteding om toe te zien op vondsten. In dit geval is het onderdeel dienst (inhuur archeoloog) in financieel volume kleiner dan het werk (graafwerkzaamheden) en dient het geheel als werk te worden aanbesteed. Hoewel inhuur bij uitstek één van de meest uitgesproken voorbeelden is van de vaak optredende verwarring is, gezien het frequente voorkomen hiervan, een nadere toelichting op zijn plaats. Als hoofdregel is het het meest eenvoudig te onthouden dat Adviesdiensten een IIA-dienst (zie ook 3.5) zijn, terwijl het zich verschaffen van personeel in de vorm van detachering - mensen die, zonder resultaatsverplichting, in hoofdzaak een projectopdracht een bepaalde taak uitvoeren -het tijdelijk vervullen van werkzaamheden ter vervanging bij ziekte of zwangerschap, en/of onder regie of gezag van een leidinggevende hun werkzaamheden verrichten- juist als IIB-dienst te karakteriseren is. 3.7.1 Inhuren via de gemeentelijke raamovereenkomst Aangezien ook bij inhuren de Europese drempelwaarden snel overschreden worden is het zaak om als vakafdeling eerst te trachten via de raamovereenkomst van de gemeente de noodzakelijk gebleken behoefte te trachten te vervullen. Getracht dient te worden alle inhuurbehoeften, tenzij het hoogspecialistische derden betreft, eerst via de gemeentelijke raamovereenkomst te vervullen. Doordat deze overeenkomst Europees is aanbesteed, zijn alle flexkrachten die via deze overeenkomst zijn ingekocht rechtmatig aanbesteed en vrij te verlengen waar nodig. Mochten er geen of geen geschikte kandidaten binnen de gestelde reactietermijn door de houder van de raamovereenkomst aangedragen zijn, dan staat de weg vrij om zelf -rechtmatig- desnoods één-op-één in te kopen. De mededinging (het Europese traject tot de raamovereenkomst) heeft immers geborgd dat de mededinging zijn kans heeft gekregen, zo is de gedachte hierachter. Wat rest is dat de vakafdeling de aanvraag en de gebleken onmogelijkheid aan moet kunnen tonen aan bijvoorbeeld de accountant. 3.7.2 Inhuren rechtstreeks Wordt niet via de gemeentelijke raamovereenkomst aanbesteed, dan geldt dat tenminste drie kandidaten -vergelijkbaar in termen van opleiding, ervaring en beschikbaarheid- met elkaar in mededinging vergeleken moeten worden. De verplichting een openbare aanbesteding te houden (categorie C, paragraaf 2.1) is (uitsluitend voor de losse, incidentele inhuur van externen) niet van toepassing. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 17 / 31 28 April 2009
Ook voor aanbesteding van inhuuropdrachten geldt dat offertes en verslaglegging middels een aanbestedingsdossier vastgelegd moeten worden. Wanneer gekozen wordt voor een ronde sollicitatiegesprekken maken de gespreksverslagen deel uit van het dossier. Verlengen kan uitsluitend zolang de Europese drempelwaarden niet overschreden worden en bij de aanbesteding deze opties tot verlenging reeds mee aanbesteed zijn, zodat alle kandidaten op gelijke basis mee kunnen dingen. Wordt de drempelwaarde (naar verwachting) wel overschreden, dan dient bij aanvang reeds Europees aanbesteed te worden onder regie van Inkoop. Aangezien het onderscheid vaak lastig te maken is, geldt dat het verstandig is om voor deze diensten Inkoop te laten bepalen of een IIA- of IIB-procedure gevolgd moet worden. 3.8 Raamovereenkomsten Een andere vorm van inkopen is inkopen via een raamovereenkomst. Middels een raamovereenkomst worden zaken als betalings- en leveringsvoorwaarden, normeringen en (toekomstige) afnamen vastgelegd in een overeenkomst. Telkens wanneer een bestelling of afroep van producten of diensten geplaatst wordt, kan er relatief eenvoudig en snel gehandeld worden zonder dat eerst weer allerlei formele of juridisch/commercieel ingewikkelde zaken opnieuw vastgelegd moeten worden. Door aan de voorkant wat extra werk te verrichten wordt voor langere tijd een meer efficiënt proces ingericht. In de Europese aanbestedingswet- en regelgeving neemt het begrip raamovereenkomst een wat aparte plaats in. Er worden bijvoorbeeld extra regels gesteld aan de aanbesteding zelf en er gelden extra regels, die doorgaans niet voor andere aanbestedingsvormen gelden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om met één OF drie of meer partijen een raamovereenkomst te sluiten. Met nadruk: een raamovereenkomst met twee partijen sluiten mag niet. Ook mag een raamovereenkomst in principe niet langer doorlopen dan 48 maanden. Tenslotte is ook het volgens de regels bepalen van de opdrachtwaarde (passeert deze de Europese drempelwaarde wel of niet) tamelijk ingewikkeld. Om deze redenen is het verstandig om aan Inkoop een inkoopadvies te vragen over welke aanbestedingsvorm gekozen kan worden. 3.9 Overige aanbestedingsvormen of samenwerkingsverbanden De vier standaard aanbestedingsvormen, de wijze waarop de gemeente Oosterhout daar invulling aan geeft en hoe en door wie de dossiers opgebouwd worden liggen nu vast. De eerste drie standaardvormen worden door de vakafdelingen zelf uitgevoerd. Op het moment dat in afwijking van deze drie standaard aanbestedingsvormen aanbesteed wordt, dient Inkoop geconsulteerd te worden. Afwijkende aanbestedingsvormen als veilingen, concurrentiegerichte dialogen, concessies, onderhandelprocedures PPS-constructies (publiek-private samenwerking), (quasi-)inbesteden of DB (design and build), DBM (design, build and maintenance) of DBFM (design, build, finance and maintenance), het voorbehouden Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 18 / 31 28 April 2009
van opdrachten aan werkvoorzieningschappen en wat dies meer zij; er gelden steeds andere -nadere- regels en procedures (soms ook juist minder). Inkoop kan e.e.a. nader toelichten. Dit geldt ook als de gemeente deelneemt in of in belangrijke mate financier is van stichtingen, gemeenschappelijke regelingen, BV s etc. Kort gezegd; elke euro die de gemeente uitgeeft dient aanbesteed te worden. Door haar of door een ander. Dit kan zelfs zo ver gaan dat dit inhoudt dat private partijen (die geld ontvangen van de gemeente) volgens de aanbestedingsregels van de overheid hun inkopen moeten verrichten. De gemeente blijft evenwel verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van de aanbestedingsregels, tenzij expliciet schriftelijk wordt overeengekomen dat de andere partij de aanbestedingsplicht overneemt, (de aanbestedingsplicht wordt verlegd naar de andere partij) zodat de gemeente er op mag vertrouwen dat zij aan haar verplichtingen heeft voldaan. In overleg met de vakafdeling treft Inkoop dan de maatregelen die nodig zijn om tot een ordentelijk en geborgd inkoopproces te komen en legt e.e.a. vast in een Inkoopadvies. 3.10 Subsidie verstrekken, (ver)koop & (ver)huur gronden en panden vs. aanbesteden Aanbesteden is vereist bij overheidsopdrachten. Dit impliceert dat er -vrij vertaald- een wederkerige overeenkomst gesloten wordt (de één doet iets, in ruil waarvoor de ander betaalt). Daarmee wordt een partij opdrachtnemer en een partij opdrachtgever. Opdrachtgeverschap voor de gemeente leidt tot aanbestedingsplicht. 3.10.1 Subsidies Het sec verstrekken van subsidie (geld geven, zonder tegenprestatie te verlangen) is niet aanbestedingsplichtig. Op het moment dat subsidie verstrekt wordt op basis van eisen van de gemeente (bijv. op basis van een outputcontract) ontstaat een andere situatie; immers er ontstaat een resultaatsdan wel inspanningverplichting (de één doet iets, in ruil waarvoor de ander betaalt). Het is zeer wel mogelijk dat het onderwerp nu wel aanbestedingsplicht met zich meebrengt. 3.10.2 Gronden en panden, ontwikkelen Het sec (ver)kopen en (ver)huren van gronden en panden valt niet onder het regime van het BAO. Slechts een klein deel van de Europese aanbestedingsrichtlijnen is daardoor van toepassing op deze handelingen. Wel is het zo dat naarmate meer regels worden gesteld aan de ontwikkeling van bijvoorbeeld gronden en daarmee de gemeente behalve verkopende partij ook een partij wordt die eisen aan die ontwikkeling stelt, de gemeente meer en meer een opdrachtgeverrol krijgt. En hoe meer de gemeente opdrachtgever is, hoe aannemelijker het is dat zij moet aanbesteden. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 19 / 31 28 April 2009
4. ORGANISATORISCHE ZAKEN 4.1 De rol van BCA Periodiek zal Bestuur, Control en Advies, vooruitlopend op de accountantscontrole, (doen) toetsen op naleving van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en het inkoop- en aanbestedingsreglement bij vakafdelingen, maar ook bij Inkoop. Dit zorgt mede voor het element functiescheiding; de één verleent opdracht, de ander verricht de betalingen behorende bij die opdracht en heeft zo zicht op de geldstromen, terwijl een derde het proces toetst en inzichtelijk maakt. Doel van deze toetsing is behalve controle uitoefenen niet in de laatste plaats het bevorderen van het proces; door fouten en minder logische aanpakken te signaleren en door aangetroffen (best-)practices te delen met andere vakafdelingen verhogen wij integraal de kwaliteit van de inkoopfunctie. Tevens zijn de gegevens van BCA een waardevolle bron van informatie voor een ieder die moet weten welke inkoopvolumes waar, en met wie verlopen. Op dit punt ontmoeten bijvoorbeeld Inkoop en BCA elkaar weer; Inkoop stemt een deel van haar plannen af op de informatie van BCA, terwijl BCA en Inkoop elkaars kwaliteit verhogen door kennisuitwisseling. 4.2 Procesgang aanbestedingsdossiers Voordat een besluit tot de daadwerkelijke aanbesteding genomen wordt, heeft er al de nodige besluitvorming plaatsgevonden; welke inkoopbehoefte moet worden vervuld, waarmee denken we dat het beste te kunnen doen, is er voldoende geld beschikbaar, stemmen management en eventueel bestuur hier mee in, etc. Om verschillende processen beter te laten verlopen en op elkaar aan te laten sluiten zullen voortaan de aanbestedingsdossiers uniek genummerd moeten worden en dient een vastgestelde procesgang doorlopen te worden. In hoofdzaak gaat het om het blijk geven van het passeren van een aantal logische stappen. De procesgang die voor de verschillende aanbestedingsvormen gevolgd moet worden is opgenomen als bijlage A bij dit reglement. 4.3 Contractbeheer Vaak is de uitkomst van een aanbesteding dat een overeenkomst of contract wordt gesloten. Dit contract wordt geacht opgesteld te zijn door de gemeente en waar mogelijk bij de aanbestedingsdocumentatie als bijlage wordt gevoegd. Om effectief en -ook op termijn- goed contractbeheer te kunnen voeren is het noodzakelijk dat er eenduidige werkafspraken gemaakt worden over de omgang met deze contracten. De regels hieromtrent zijn nog niet opgesteld, aangezien ten tijde van het vaststellen van dit reglement de wensen en eisen ten aanzien van contractbeheer en digitalisering van het archief nog niet duidelijk zijn. Naar verwachting wordt later dit jaar het reglement op dit onderdeel geactualiseerd. 4.4 Verplichtingenadministratie De gemeente Oosterhout kent bij het vaststellen van dit reglement geen volledige verplichtingenadministratie. Hierdoor kan het lastig zijn om voldoende inzicht te hebben in verschillende processen. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 20 / 31 28 April 2009
Om effectief en -ook op termijn- goed inzicht te kunnen krijgen in tenminste de grootste uitgaven is het noodzakelijk dat er eenduidige werkafspraken gemaakt worden over het registreren van verplichtingen die de gemeente aangaat. Door de procesgang van de aanbestedingsdossiers aan te houden, wordt de mogelijkheid geboden om die verplichting te registreren en de bedrijfsvoering van de gemeente te versterken. Naar verwachting wordt later dit jaar het reglement op dit onderdeel verder uitgewerkt. 4.5 Werkgroep aanbesteden De gemeente Oosterhout kent een werkgroep aanbesteden. Deze werkgroep is opgericht om een gedeelte van de inkooptaken uit te voeren. Zo kan de werkgroep assisteren en vervangen bij aanbestedingen en zorgen voor het verhogen en steviger borgen van de inkoopkennis in de organisatie. Daarnaast wordt op deze manier meer uniformiteit en standaardisatie in de inkoopprocessen optreedt. De werkgroep aanbesteden kan op verzoek van Inkoop een gedeelte van haar taken overnemen en vice versa. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd. De werkgroep Inkoop komt incidenteel bijeen en wordt gevormd door de senior inkoopadviseur, een vertegenwoordiger van de afdeling Realisatie en Beheer Woonomgeving en tenminste een vertegenwoordiger van een derde afdeling. 4.6 Duurzaam inkopen De gemeente Oosterhout streeft er naar om met ingang van het jaar 2010 bij 75% van haar inkopen en aanbestedingen duurzaamheid als zwaarwegend criterium te hanteren. Wanneer op het moment van aanbesteden milieu- en sociale criteria beschikbaar zijn, (zie: www.senternovem.nl) dan kunnen deze worden gehanteerd. Medewerkers die betrokken zijn bij het inkoopproces dienen op de hoogte te zijn van de mogelijkheden tot duurzaam inkopen. Zij zullen in het proces het volgende gestructureerd overwegen: Bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; In de programma s van eisen en bestekken worden duurzaamheidaspecten waar mogelijk opgenomen; Duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en hun aanbiedingen, door dit op te nemen in selectie- en/of gunningcriteria; Duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 21 / 31 28 April 2009
5. DE BASIS VAN HET AANBESTEDEN 5.1 Mededinging Mededinging, dat is waar het om gaat bij aanbesteden. Bij vrijwel alle inkoopactiviteiten dient er concurrentie plaats te vinden. Daar waar mededinging in mindere mate of zonder dwingend voorgeschreven regels plaats mag vinden, is dit in het BAO expliciet en limitatief beschreven. Het inkoop- en aanbestedingsreglement is op exact dezelfde gebieden van toepassing als in het BAO beschreven is. Als stelregel geldt dat alle activiteiten waarvoor door de gemeente met een andere partij een overeenkomst gesloten gaat worden en waarin de gemeente een tegenprestatie verlangt voor de gelden die zij betaalt aanbesteed moeten worden. Treedt er een bepaalde situatie op waarin het in eerste instantie onduidelijk is of en hoe er moet worden aanbesteed, dan is het denken vanuit de gedachte Zouden meer partijen mee willen en/of kunnen dingen naar deze opdracht? vaak al voldoende om de aanbestedingsvraag in eerste aanleg te kunnen beantwoorden. 5.2 Transparantie, Objectiviteit en Non-discriminatie De gemeente Oosterhout past de drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen; Transparantie, Objectiviteit en Non-discriminatie toe op al haar inkopen. Of het BAO nu wel of niet van toepassing is, of het inkoop- en aanbestedingsreglement nu wel of niet voorziet in een situatie; deze beginselen zijn altijd van toepassing. Hiermee onderstreept de gemeente het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit en de rechtmatige en doelmatige besteding van publieke gelden. Inhoudelijk komen deze drie beginselen op het volgende neer; Transparantie: Het creëren van maximale doorzichtigheid en wel in de zin dat altijd helder is waarom, door wie, wanneer, welke overwegingen zijn gemaakt. De transparantie geldt in de breedste zin des woords, maar zal in de praktijk vooral gelden ten aanzien van enkele concrete acties of momenten in het inkoopproces. Hierbij valt te denken aan de offerteaanvraag, de gehanteerde beoordelingssystematiek, de offerte-evaluatie en beoordeling en de gunningbeslissing. Zeker ook ten aanzien van de keuze voor de te doorlopen procedure zal helderheid moeten kunnen worden verschaft. Objectiviteit: Op een meetbare en objectieve wijze dienen aan te kopen leveringen, diensten en werken te worden beschreven. In eenduidige bewoordingen zal men er naar moeten streven zaken als voorkeuren, belevingen en gevoelszaken te elimineren. Alle in te brengen aspecten zullen steeds volledig en oprecht beschreven moeten worden. Dit geldt uiteraard ook voor de beoordeling van offertes en voor prestatiemetingen. Non-discriminatie: Uitgangspunt is dat alle potentiële aanbieders gelijk worden behandeld. Er is geen sprake van voorkeuren en vooroordelen, maar ook het verstrekken van informatie aan alle spelers in de markt vindt gelijkluidend en gelijktijdig plaats. Alle informatie van leveranciers wordt eerlijk en meetbaar verwerkt. De markt wordt consistent en open benaderd door relevante gegevens, zonder voorbehoud aan deze of gene, ter beschikking te stellen op een goed waarneembare wijze. Inkoop- en aanbestedingsreglement blz. 22 / 31 28 April 2009