ConsultManager ROM module Voorbereiding - Voordat u ROM testen electronisch kunt klaarzetten en laten invullen door uw cliënten, moet u zich eerst aanmelden bij de leverancier van uw keuze (ManageWare Pro, Telepsy, Reflectum). Uw accountgegevens voor de betreffende leverancier worden ingevuld bij de gebruikersinstellingen, tabblad Details. - De gebruiker met beheerdersbevoegdheden kan voor andere gebruikers instellen wie er bevoegdheid heeft om te ROMmen. Ga hiervoor naar Gebruikersinstellingen, LIJST GEBRUIKERS > ACCOUNTBEHEER. Overzicht ROM testen bij cliënt, bggz traject en DBC - Het tabblad ROM in onderstaande afbeelding treft u aan bij de cliëntgegevens, bij elk bggz traject en elke DBC. Bij het bggz traject worden in dit tabblad alleen testen getoond, die in het kader van het behandeltraject zijn ingevoerd. Bij de DBC ziet u alleen testen die voor die DBC zijn ingevoerd. Bij de cliënt ziet u alle testen voor de betreffende cliënt ongeacht of ze wel of niet voor een bggz traject of DBC zijn geregistreerd. - U kunt in dit tabblad een nieuwe test aanvragen voor een cliënt, resultaten ophalen van ingevulde testen, detailgegevens bekijken van een geselecteerde test en testresultaten grafisch laten weergeven.
- De knoppen in bovenstaand schermen spreken voor zich. Om detailgegevens van een test in te zien klikt u in het Score veld (ook al is dat nog leeg). Om voor een bepaalde test een grafiek op te roepen (de test is b.v. in de loop van de behandeling meerdere keren gedaan en u wilt de progressie zien), klikt u op de naam van de te tonen test links in de lijst met testen. Een grafiek wordt gemaakt waarin alle testen met die naam zijn opgenomen. U kunt vervolgens handmatig testen aan de grafiek toevoegen of ervan afhalen dmv de aanvinkhokjes helemaal rechts in de lijst met testen. Om technische redenen is de grafiek functie momenteel alleen beschikbaar voor gebruikers met epraktijk. - Bij Telepsy testen krijgt u per cliënt een Excel bestand met resultaten en verwerking retour. Dit bestand wordt getoond in een apart veld onder de lijst met testen. U kunt het openen door erop te klikken. Worden voor 1 cliënt meerdere testen gedaan, dan worden alle resultaten verzameld in hetzelfde Excel bestand. Is er al een Excel bestand aanwezig voor een test en wort er nog een test gedaan, dan wordt na de tweede test het reeds aanwezige Excel bestand vervangen door een nieuw bestand waarin alle resultaten van alle testen van de cliënt staan. Testen klaarzetten - Om een vragenlijst klaar te zetten voor een cliënt drukt u op de knop TEST AANVRAGEN. U komt dan in onderstaand scherm terecht waar diverse gegevens rondom de test ingevuld moeten worden. - Wanneer de testaanvraag gestart wordt vanuit de cliënt, dan is nog geen bggz traject of DBC ingevuld en kunt u dit zelf doen. Let op: het invullen van bggz traject of DBC is belangrijk i.v.m. aanlevering van de ROM gegevens aan DIS/SBG. Bij het starten van een testaanvraag vanuit een bggz traject of DBC wordt het betreffende nummer al ingevuld. - Kies de testleverancier waar u mee werkt uit de keuzelijst en kies de aan te vragen test eveneens uit de keuzelijst. Middels de knop UPDATE kunt u de lijst met beschikbare testen periodiek laten bijwerken. - Kies vervolgens een respondent type. Afhankelijk van uw keuze worden naam en e-mail adres van de respondent automatisch ingevuld indien beschikbaar in ConsultManager. Voor een respondent waar geen gegevens van aanwezig zijn kunt u zelf naam en e-mail adres invullen.
- Voor ManageWare Pro en Telepsy kunt u een normgroep aangeven. Wanneer een normgroep is ingevuld worden de testscores geëvalueerd in relatie tot literatuurscores voor de gekozen normgroep. - Is het de bedoeling dat deze test aangeleverd gaat worden aan DIS/SBG, vul dan onder het kopje SBG de gevraagde gegevens in. De naam van de test zoals die aan SBG aangeleverd gaat worden kan gekozen worden uit de keuzelijst. U kunt deze keuzelijst zelf aanpassen, maar let op dat u de namen van testen die u in de keuzelijst zet precies zo spelt als door SBG is aangegeven in hun lijst met zorgdomeinen, meetdomeinen en meetinstrumenten. - Na drukken op KLAARZETTEN wordt de testuitnodiging naar de respondent gestuurd. Notificaties (leverancier ManageWare Pro) - U ontvangt op uw e-mail adres wat bij ons bekend is een kopie van de verzonden e-mail met de testuitnodiging. - Was het e-mail adres niet correct of heeft de respondent om een andere reden de testuitnodiging niet ontvangen, dan kunt u de kopie e-mail doorsturen naar het correcte adres. - Wanneer de vragenlijst is ingevuld ontvangt u daarvan een apart bericht per e-mail. Wilt u hiervan geen apart bericht ontvangen, laat u ons dat dan a.u.b. even weten. - Wanneer de respondent de test niet start, wordt een herinnering gestuurd. Dit gebeurt 5, 10 en 14 dagen na het versturen van de uitnodiging. - Wanneer de vragenlijst gestart is, maar niet afgemaakt, krijgt de respondent een herinnering 2, 5 en 10 dagen na het starten van de test. - Wanneer een vragenlijst 30 dagen na klaarzetten nog niet gestart is, wordt deze als verlopen beschouwd en verwijderd van de ROM Manager server. ROM testenlijst - Via de navigatie keuzelijst kunt u een lijst oproepen van alle testen die in het systeem aanwezig zijn. In deze lijst heeft u diverse beheersfuncties. - Klik op de naam van een cliënt om automatisch een selectie te maken en alleen testen van die cliënt in de lijst te tonen. Klik op cliëntnummer, bggz trajectnummer en DBC nummer om naar respectievelijk de cliënt, het bggz traject en de DBC te gaan. - Middels de knop OPHALEN SCORES worden de resultaten opgehaald van alle nog uitstaande testen. Als eerste wordt de status gechecked en is de test volledig ingevuld, dan worden daarna de resultaten ingelezen. - Om details van een test in te zien en/of iets te wijzigen of een aantekening te plaatsen klikt u op TOON in de betreffende regel. - Voor Telepsy testen kunt u voordat u de resultaten ophaalt een normgroep opgeven.
Handmatige invoer van testscores - Maakt u geen gebruik van een leverancier van electronische testen, dan kunt u toch testscores invoeren in het programma en van de benodigde gegevens voorzien voor DIS/SBG aanlevering. Gebruik hiervoor de knop SCORE REGISTREREN in het tabblad ROM bij cliënt, bggz traject of DBC of gebruik de knop INVOEREN SCORE in de ROM testenlijst. Op deze manier vastgelegde resultaten krijgen in het overzicht de status Handmatig ingevuld. Normering van testscores - Bij het aanvragen van een test via ManageWare Prio en Telepsy kunt u een normgroep opgeven. De uitslagen van de test (b.v. gemiddeld, boven gemiddeld, beneden gemiddeld etc.) worden dan bepaald door de testscores in het kader van de gekozen normgroep te evalueren, d.w.z. vergelijken met literatuurwaarden voor de normgroep. De kwalificatie van de totale score en subschaalscores wordt als tekst weergegeven, scores die afwijken van de normale score krijgen ook een afwijkende kleur. - Heeft u bij het aanvragen van de test geen normgroep opgegeven of een verkeerde normgroep en wilt u dat later alsnog invullen/aanpassen, dan kan dat (geldt alleen voor testleverancier ManageWare Pro). Bij het invullen/aanpassen van de normgroep van een test waarvan de resultaten al eerder opgehaald waren, wordt de status van de test teruggezet naar verzonden. Dat betekent, dat u dan opnieuw de scores kunt ophalen en dat deze dan in het kader van de nieuw ingevulde normgroep geëvalueerd worden.
Verschillen tussen de ROM leveranciers - Het hangt van de technische stand van zaken bij de gekozen leverancier af wat er qua resultaten terugkomt via de koppeling met het externe ROM systeem en wat er automatisch ingelezen kan worden: - ManageWare Pro: de volgende status wordt getoond: verzonden, gestart, afgerond. Scores die automatisch worden ingelezen zijn de totaalscore, de subschaal scores en de SBG score. Alle vragen worden als individuele records ingelezen, zodat u direct in het programma de beschikking heeft over de gegeven antwoorden op elke vraag (Februari 2014: werk in uitvoering). - Telepsy: de volgende status wordt getoond: verzonden, afgerond. Scores die automatisch worden ingelezen zijn de totaalscore, de subschaal scores en de SBG score. Er worden op dit moment geen testvragen ingelezen als individuele records. Wel wordt een Excel bestand geleverd met alle gegevens rondom de test. - Reflectum: de volgende status wordt getoond: verzonden, afgerond. Op dit moment wordt alleen de totaalscore ingelezen, de SBG score wordt niet automatisch gevuld. Er worden op dit moment geen testvragen ingelezen als individuele records. N.B. Momenteel (juli 2014) zijn de technische voorzieningen aan de kant van Reflectum nog niet gereed om de koppeling te laten werken. Tot nader bericht kunt u dus nog niet van deze koppeling gebruik maken. Extra info OQ45 - De OQ45 kan op 2 manieren afhankelijk van wat u aan wilt leveren aan SBG: - OQ45 : de client krijgt de gehele vragenlijst in te vullen. Bij het binnenhalen van de resultaten wordt de SBG score volgens voorschrift van SBG op 999 gezet. Dit gebeurt, omdat SBG in dit geval geen eindscore wil hebben, maar alle individuele vragen en antwoorden (die zijn ook ingelezen in ConsultManager). - OQ45-sd : de client krijgt de gehele vragenlijst in te vullen. Bij het binnenhalen van de resultaten wordt de SBG score gevuld met de score van de SD subschaal. Alleen deze score wordt aangeleverd aan SBG en niet alle individuele vragen en antwoorden. Deze zijn overigens wel aanwezig in ConsultManager. - In de meeste gevallen zal aan SBG de OQ45-sd moeten worden aangeleverd en niet de OQ45, zie SBG lijst met zorgdomeinen, meetdomeinen en meetinstrumenten. - Heeft u OQ45 testen aangevraagd maar wilt u toch OQ45-sd aanleveren en niet OQ45, dan doet u het volgende: - Ga naar de ROM lijst - Klik op TOON bij testen die u als OQ45 aangevraagd heeft maar als OQ45-sd wilt aanleveren aan DIS/SBG. - In het venster dat opent vult u bij de SBG naam van de test 'OQ45-sd' in en bij de SBG score de SD subschaal score.