Beschrijving van de leerwerkplek Beschrijving van de werkzaamheden Wat zijn de belangrijkste taken? Jongbloed Directiesecretaresse Ondersteunen van de manager, agendabeheer, plannen en organiseren, correspondentie, relatiebeheer, notuleren, post verwerken, archiveren, Deeltaken/ Thema s Zichtbaar gedrag Oriënteren: kijken hoe er gewerkt wordt, wat er gedaan wordt. Handelen: Meedoen, meewerken Zelfsturend werken: Agendabeheer Ik bestudeer wat de gewoontes en behoeftes van de manager zijn. Daarnaast verdiep ik me in de organisatiestructuur en relaties. Ik plan afspraken en beheer de agenda van de manager. Daarbij houd ik rekening met reistijd, lunchpauze, gewoontes en wensen Ik maak zelfstandig afspraken, herinner hem of haar tijdig aan een afspraak indien nodig en gewenst en zorg ervoor dat alle gegevens voor handen zijn. Correspondentie Ik onderzoek de huisstijl van het bedrijf Ik stel brieven op en zorg voor verzending. Ik zorg voor correct gespelde en opgestelde brieven, gebruik de huisstijl en de voordeligste manier van verzenden. gedistribueerd.
Relatiebeheer Ik onderzoek het bestaande relatiebeheersysteem Ik zorg ervoor dat het relatiebeheersysteem up to date is. Ik onderhoud de relaties, houd gegevens up-to-date, weet welke bedrijven gerelateerd zijn aan welke afdeling en vertegenwoordig de manager, indien gewenst Notuleren Ik onderzoek wat de gebruiken zijn in het bedrijf v.w.b. verslaglegging Ik maak volgens een eerder afgesproken format verslagen van vergaderingen Ik doe zelfstandig de verslaglegging van de (directie)vergaderingen Post verwerken Ik onderzoek hoe en hoe laat de post binnenkomt en wat het beleid is m.b.t. uitgaande post Ik weet voor wie welke post bestemd is en op welke manier uitgaande post gefrankeerd wordt Ik zorg zelfstandig voor verwerking van binnengekomen post en voor (de voordeligste manier van) verzending van uitgaande post Archiveren Ik onderzoek het fysieke en digitale archief van het bedrijf Ik sluit aan op bestaande archiveersystemen Ik onderhoud het aan mij toevertrouwde archief en zorg ervoor dat het archief toegankelijk en overzichtelijk is Telefoneren Gewoontes met telefoon aannemen, Hoe verbind je door, wat voor soorten telefoontjes komen er binnen. Ik neem de telefoon aan. Ik zorg dat het op correcte wijze wordt doorverbonden of afgehandeld Ik bepaal zelf naar wie ik door moet verbinden of aan wie ik een boodschap moet achter laten, of dat ik het zelf afhandel.
Organiseert Bijeenkomsten Ik onderzoek de gewoonte n en faciliteiten binnen en buiten het bedrijf Ik plan en organiseer diverse bijeenkomsten en houd daarbij rekening met de gebruiken in het bedrijf Ik weet wanneer een bijeenkomst een vervolg heeft, plan zelfstandig afspraken, vergaderingen, reizen, enz. Ontvangen van bezoekers Ik onderzoek hoe je om gaat met diverse bezoekers Ik ontvang de bezoeker op een correcte manier, dat de betreffende persoon wordt ingelicht en zorg voor koffie en thee. Ik bepaal naar wie ik de persoon door stuur. Regelt reizen en accommodaties Ik onderzoek hoe de reizen worden geboekt Ik boek reizen voor mensen en zorg voor een goede accommodatie. Ook zorg ik dat dit op tijd bij de reiziger terecht komt.
Deeltaken/ Thema s Zichtbaar gedrag Professioneel werken in een organisatie Oriënteren: kijken hoe er gewerkt wordt, wat er gedaan wordt. Handelen: Meedoen, meewerken Zelfsturend werken: Solliciteren Ik laat zien dat ik een sollicitatiebrief en een CV kan maken Ik voer een sollicitatiegesprek en laat zien dat ik me heb verdiept in het bedrijf en dat ik weet hoe het functieprofiel eruit ziet Ik laat zien dat ik weet wat de inhoud van mijn functie is en dat ik ook mijn eigen wensen en doelen inbreng ICT-vaardigheden Ik verdiep me in de ICT-vaardigheden die ik nodig heb om mijn werk goed te kunnen doen. Ik gebruik de ICTvaardigheden die nodig zijn in deze organisatie. Ik oefen die vaardigheden waar ik minder goed in ben. Ik maak op een professionele manier gebruik van mijn ICTvaardigheden en zorg ervoor dat ik up-todate blijf. Normen en waarden van de organisatie Ik verdiep me in de normen en waarden van de organisatie Ik pas de normen en waarden van de organisatie toe in mijn werk Ik ben aanspreekbaar op mijn gedrag Ik pas de normen van de organisatie toe en maak deze bespreekbaar met collega s als daar aanleiding toe is Ik ben aanspreekbaar op mijn gedrag
Samenwerken: o.a. begeleiden van collega s Ik observeer hoe er wordt samengewerkt in deze organisatie en leer daarvan wat dat van mij vraagt in mijn werk. Ik werk constructief samen met mijn collega s en begeleidt zo nodig anderen. Ik ontvang en geef feedback en doe er ook iets mee. Ik werk op een professionele manier samen met collega s, maar samenwerking bespreekbaar en begeleidt collega s zowel in een-op-een situaties als in teamverband. Ik ontvang en geef feedback en doe er ook iets mee. Rechten en plichten als werknemer Ik verdiep me in de rechten en plichten van een werknemer in deze organisatie Ik bekijk wat de consequenties zijn voor mijn situatie en werkzaamheden. O.a. welke scholing/trainingen ik moet volgen Ik hou rekening met mijn rechten en plichten als werknemer. Ik onderneem stappen als daar aanleiding toe is. Ik geef me op tijd op voor de nodige scholing/training. Evalueren / resultaten / bijstellen Ik observeer het project adhv observatie schema s Ik benoem wat goed en fout ging binnen het project en denk na over mogelijke verbeteringen. In relatie met het functioneren van ik en de anderen. Ik evalueer zelfstandig en proactief het project. Gericht op het team functioneren in relatie tot de deelnemers, rekening houdend met kenmerken van het project
Plannen Ik kijk mee hoe er gepland wordt en noteer de leerpunten voor mezelf Ik kijk naar deadline s wanneer het af moet zijn en zoek een handige manier om alles te onthouden en op tijd af te krijgen. Ik kan zelfstandig mijn werk inplannen en ook zorgen voor het plannen van een bijeenkomst, vergadering oid.