Wij zoeken een proactieve en flexibele secretaresse / receptioniste, die affiniteit heeft met P&O. Het betreft een functie voor uren per week.

Transcriptie

1 Elzinga bv is een specialistisch spuitbedrijf in het hart van Friesland en opereert op een kwalitatief hoogwaardig niveau. Schadeherstel, carrosserieonderhoud, schilderwerken, jachtcoating, stralen en coaten, industrieel spuitwerk, reclame en poedercoaten. we zijn van alle markten thuis als het gaat om kleuren, herstellen en beschermen. Wij werken met een team van zo n 60 vakmensen aan de kwaliteit waar Elzinga om bekend staat. Wij zijn op zoek naar een: Secretaresse Wij zoeken een proactieve en flexibele secretaresse / receptioniste, die affiniteit heeft met P&O. Het betreft een functie voor uren per week. Als secretaresse heb je een breed takenpakket. Je hebt te maken met zowel collega s als klanten en je weet goed prioriteiten te stellen. Je ontvangt de gasten (klanten, leveranciers, verzekeringsexperts) en neemt de telefoon aan. Naast administratieve taken, zoals postverwerking, beheer digitale inbox, correspondentie en werkplaatsopdrachten, ben je (deels) verantwoordelijk voor P&O. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, maakt personeelsdossiers aan en houdt deze bij, verwerkt ziek- en betermeldingen, zorgt voor de vastlegging van functioneringsgesprekken, organiseert trainingen en coördineert opleidingen. Ook geef je de gewerkte uren van uitzendkrachten door aan uitzendbureaus. Daarnaast beheer je het calamiteitenplan en zorg je voor actuele plattegronden. Je organiseert ontruimingsoefeningen en regelt BHV-, EHBO- en VCA trainingen. Je biedt ondersteuning aan de directie en het Management Team en je assisteert marketingactiviteiten. bij Voor deze functie zoeken wij een enthousiaste collega. Je beschikt over een functie gerelateerde opleiding, MBO+/HBO werk- en denkniveau en minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie. Je bent stressbestendig, representatief, klantgericht en pro-actief. Je werkt nauwkeurig en bent een team-player. In het kort zoeken wij iemand met: MBO+/ HBO niveau Goede communicatieve en contactuele eigenschappen Een dienstverlenende houding Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift Kennis van Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

2 Je bent: Representatief Nauwkeurig en stressbestendig Klantgericht en pro-actief Je kunt: Efficiënt en zelfstandig werken Prioriteiten stellen Samenwerken Echt iets voor Elzinga!.Echt iets voor jou? Werken bij Elzinga betekent werken in een omgeving waar kwaliteit, innovatie en veiligheid van belang zijn. Wij bieden goede arbeidsvoorwaarden en je krijgt als medewerker van Elzinga voldoende ruimte om je verder te ontwikkelen. Wil jij deel uitmaken van ons team? Stuur dan je sollicitatie uiterlijk 13 september 2015 naar: of Elzinga bv T.a.v. Karin Langhout-Elzinga It String TA Jirnsum Onder vermelding van: Vacature Secretaresse

3 FUNCTIEOMSCHRIJVING Secretaresse Doel van de functie Het uitvoeren van secretariële, administratieve en receptiewerkzaamheden en activiteiten op het gebied van P&O, arbo/veiligheid en marketing. Plaats in de organisatie De secretaresse is verantwoording verschuldigd aan de Algemeen directeur (zie organisatieschema). Contacten Extern: Intern: onderhoudt contacten met uitzendbureaus en leveranciers. onderhoudt contacten met collega s, directie, Management Team en de afdelingschefs. Samenvatting werkzaamheden 1. Secretariële werkzaamheden; 2. P&O; 3. Administratieve werkzaamheden; 4. Facilitaire taken; 5. Overig. Omschrijving werkzaamheden 1. Secretariële werkzaamheden c) Klanten ontvangen ontvangen van bezoekers en deze te woord staan; verstrekken van inlichtingen; bezoekers voorzien van koffie en thee. b) Telefoon aannemen behandelen van inkomende telefoongesprekken; verstrekken gewenste informatie; doorverbinden (indien nodig). a) Postverwerking sorteren van binnenkomende post; post voorzien van coderingsstempel en datum van binnenkomst; verzorgen interne post; verzendklaar maken en aflevering van de avondpost;

4 beheren van de digitale, algemene inbox. d) Overig Algemene correspondentie t.b.v. felicitaties, openingen, afscheid, etc.; bedienen slagboom (telefonisch); verzorgen van archiefwerkzaamheden; bestellen van kantoorartikelen; notuleren van gesprekken; ondersteuning van de directie en het Management Team. 2. P&O a) verwerken van ziek- en betermeldingen; b) aanmaken en bijhouden van personeelsdossiers; c) eerste aanspreekpunt voor medewerkers; d) trainingen en opleidingen coördineren; e) verslaglegging van functionerings-/beoordelingsgesprekken; f) urenverwerking van uitzendkrachten; g) uitwerken van contracten; h) aan- en afschrijven van sollicitanten; i) coördineren van acties omtrent jubilea en verjaardagen. 3. Administratieve werkzaamheden a) maken van werkopdrachten ten behoeve van de werkplaats; b) inboeken van autokosten; c) inscannen ten behoeve van de digitale administratie; d) ondersteunen van de financiële administratie. 4. Facilitaire taken a) bestellen van facilitaire artikelen; b) verzorgen van koffie en thee tijdens de koffie- en lunchpauze (kantoor); 5. Overig a) Marketingondersteuning website; nieuwsbrief; social media; relatieactiviteiten. b) Veiligheid beheren van het calamiteitenplan; actueel houden van de plattegronden; organiseren van ontruimingsoefeningen; coördineren van veiligheidsgerelateerde opleidingen (BHV, EHBO, VCA); controleren/bijvullen van EHBO-kisten.

5 Diversen Kwaliteitszorg Uitvoering van het werk volgens ISO 9001, welke geformuleerd is in het kwaliteitshandboek / werkinstructies. Deze handboeken liggen ter inzage bij de afdelingschef/ meewerkend chef, in het magazijn en op het kantoor. Milieuzorg Zorgen voor een ordelijke werkplek en het inleveren van (milieu)afval op de daarvoor bestemde plaats. Arbozorg Houden aan de veiligheidseisen binnen het bedrijf. Rekening houden met: zittende werkhouding; veel beeldschermwerk; De functie wordt vervuld in uur per week.