MBO-beroep in beeld. Juridisch secretaresse mbo-beroep, niveau 4. Bent u HR-adviseur? Bent u praktijkopleider, begeleidt u een stagiair?

Transcriptie

1 MBO-beroep in beeld mbo-beroep, niveau 4 In deze uitgave beschrijven we de inhoud van een mbo-beroep. Zo weet u wat u van iemand mag verwachten die gediplomeerd is in dit vakgebied. Bent u praktijkopleider, begeleidt u een stagiair? Bied de juiste taken en werkzaamheden aan Wanneer u een mbo-leerling begeleidt, is het goed om te weten waarvoor hij wordt opgeleid. U kunt uw stagiair dan gericht taken aanbieden. Dankzij de juiste praktijk - ervaring kan de leerling zijn diploma behalen en komt hij met nuttige werkervaring de arbeidsmarkt op. U leest hierna welke kerntaken en werkzaamheden bij het specifieke mbo-beroep horen. Houd rekening met het mbo-niveau Het mbo kent vier niveaus. De zwaarte van het werk dat uw stagiair doet, moet overeenkomen met het niveau van de opleiding. Wij lichten kort toe op wat voor niveau mensen met een mbo-diploma later op de werkvloer functioneren. Bent u HR-adviseur? Extra kennis bij werving & selectie Wilt u weten wat sollicitanten met een mbo-diploma kennen en kunnen? In deze beroepsbeschrijving leest u wat u mag verwachten. Deze informatie komt ook van pas wanneer u een personeelsadvertentie opstelt. Input voor uw functieprofielen of POP Als u een mbo-functieprofiel wilt opstellen, vraagt dat kennis van de inhoud van het mbo-beroep. Dat geldt ook wanneer u een persoonlijk ontwikkelplan maakt met uw medewerker. Het mbo-niveau waar iemand naartoe wil werken, hebben wij duidelijk voor u in beeld gebracht. Zo geeft u eenvoudig vorm aan een POP. ECABO is het kenniscentrum beroepsonderwijs en bedrijfsleven voor de economisch-administratieve, ICT en veiligheidsberoepen. ECABO vertaalt de wensen van het bedrijfsleven in richtlijnen voor het onderwijs. Dit wordt vastgelegd in zogenoemde kwalificatiedossiers. De dossiers vormen het uitgangspunt van het onderwijs en worden gebruikt om de diploma-eisen te formuleren. De complete kwalificatiedossiers vindt u op

2 Mbo-beroep in beeld mbo-beroep, niveau 4 Mbo Secretarieel Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 n.v.t. Secretarieel medewerker Secretaresse Directiesecretaresse / managementassistent Telefonist / receptionist Medisch secretaresse Mbo-opleidingniveaus toegelicht: 1. De assistent beroepsbeoefenaar op mbo-niveau 1 voert zijn werk onder begeleiding uit en heeft een assisterende, ondersteunende rol. Het gaat om weinig complex werk. 2. De medewerker/basisberoepsbeoefenaar op mbo-niveau 2 doet zijn werk grotendeels zelfstandig en heeft een uitvoerende, ondersteunende rol. Het gaat veelal om standaardwerk. 3. De zelfstandig medewerker/zelfstandig beroepsbeoefenaar op mbo-niveau 3 doet zijn werk geheel zelfstandig. Hij heeft diverse rollen, van uitvoerend en adviserend tot begeleidend, aansturend en controlerend. Hij doet standaardwerk en werk dat eigen inzicht vraagt. 4. De middenkaderfunctionaris/gespecialiseerd beroepsbeoefenaar op mbo-niveau 4 doet zijn werk geheel zelfstandig en is breed inzetbaar maar kan ook zelfstandig gespecialiseerd werk uitvoeren. Hij heeft diverse rollen, van uitvoerend tot coördinerend. Zijn werk kent afbreukrisico.

3 Beroepsbeschrijving De juridisch secretaresse werkt bijvoorbeeld bij een advocatenkantoor, notariskantoor, een afdeling juridische zaken van een groot bedrijf, een vastgoedonderneming, een rechtbank of een overheidsinstantie. Ze heeft secretariële en administratieve taken. Zij bereidt juridische documenten en correspondentie voor: dat kan gaan om dagvaardingen, klachten en gerechtelijke verzoeken. Ze prepareert en verwerkt juridische documenten en geschriften zoals aktes, testamenten, beëdigde verklaringen, contracten, hoger beroep en gerechtelijke verzoeken. Vaak gebeurt dit aan de hand van gedicteerde aantekeningen. Ze mailt, faxt of regelt de aflevering van juridische correspondentie aan cliënten, getuigen, rechtbankmedewerkers en andere partijen. Daarnaast beantwoordt ze de telefoon, plant en maakt afspraken, stelt memo's op en kopieert correspondentie en documenten. Ook assisteert ze advocaten en notarissen bij het verzamelen van informatie en bij het voorbereiden van juridische documenten. Ze bekijkt gerechtelijke publicaties en zoekt in gegevens - bestanden naar relevante uitspraken voor lopende zaken. De juridisch secretaresse gebruikt bij haar werkzaamheden de juiste juridische terminologie en weet specifieke kennis toe te passen. Ze heeft een communicatieve spilfunctie binnen een afdeling of organisatie. Kerntaken en werkprocessen De kerntaken zijn de kenmerkende activiteiten voor het beroep. Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen. Een meer uitgebreide beschrijving van de kerntaken, werkprocessen en beroepscompetenties vindt u in het complete kwalificatiedossier Secretariële beroepen op Kerntaak Werkproces 1. Voert taken rondom informatiemanagement uit Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Onderhoudt het relatienetwerk 2. Voert taken rondom planning en organisatie uit Beheert de agenda Regelt vergaderruimten en faciliteiten Maakt verslag en handelt zaken af Ontvangt bezoekers Regelt reizen en accommodaties Handelt facturen en declaraties af

4 Mbo-beroep in beeld Praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak Werkproces 1. Voert taken rondom informatiemanagement uit. Verzorgt de dossiervorming en het dossierbeheer Yildiz werkt 4 dagen per week als juridisch secretaresse op een klein advocatenkantoor. Haar belangrijkste taak is het actueel houden van de dossiers. De dossiers van de zaken die vandaag aan de orde komen, heeft ze gisteren al klaargezet. Ze heeft de documenten in het dossier gecontroleerd en in de roladministratie van het eigen kantoor nog een brief opgezocht die aan een dossier ontbrak. Op haar bureau heeft ze de dictafoon van een van de advocaten gevonden en ze luistert naar een paar boodschappen. Het kantoor heeft gisteren 2 nieuwe cliënten mogen begroeten. Er zijn nog geen nieuwe dossiers aangelegd maar er zijn wel documenten van de eerste contacten. Yildiz legt in het digitale systeem een nieuw dossier per cliënt aan en kent dossiernummers toe, waarna ze de digitale documenten in het dossier opneemt en de fysieke documenten scant. Het kantoor heeft een digitaal archiefsysteem en een fysiek archief en de dossiers moeten gelijk van inhoud zijn. Voor een lopende zaak houdt ze de procedures en de termijnen in de gaten en kijkt op de roladministratie van de rechtbank om te zien of er al een datum bekend is, waarop de zaak wordt behandeld. Ze downloadt het document om het toe te voegen aan het dossier. Daarna geeft ze de datum door aan de advocaat die deze zaak behandelt en noteert de datum in de digitale agenda. Een exemplaar van het document gaat vanmiddag met de post mee, geadresseerd aan de cliënt. Op de dictafoon staan ook gegevens die verwerkt moeten worden in verschillende declaraties. Yildiz verwerkt de gegevens in digitale declaratieformulieren en stuurt die naar de financiële administratie, die voor de afhandeling zorgt. Er ligt nog een verslag van een gesprek met een cliënt dat moet worden uitgewerkt. Ze zet het voor vanmiddag in haar planning.

5 Voorbeelden van personeelsadvertenties Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor. Denk aan: Secretaresse juridische afdeling, Notarieel secretaresse, Senior juridisch secretaresse, Paralegal, Notarieel medewerker, Secretaresse advocatuur en Legal assistent. Onze opdrachtgever is een advocatenkantoor met jonge en ambitieuze advocaten. De sfeer is informeel en open en de zaken zijn interessant. Voor dit kantoor zoeken we een Functieomschrijving: Je ondersteunt één of meerdere advocaten in verschillende taken; zoals het schrijven van en het verwerken van in- en uitgaande correspondentie, het verzorgen en beheren van post en dossiers, het beheren van de agenda s, het te woord staan van cliënten en het beantwoorden van telefoon. Functie-eisen: Onze opdrachtgever is op zoek naar iemand met humor en een professionele houding. Een kandidaat met een dienstverlenende instelling. Voor het succesvol invullen van deze functie beschik je tenminste over: Juridisch secretariële ervaring Uitstekende kennis van Office Goede typevaardigheid Gedreven, stressbestendig en flexibel Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal Representatief en communicatief vaardig De mensen die bij ons advocatenkantoor werken, hebben een aantal zaken gemeen. Ze zijn nauwkeurig, flexibel en proactief. Voor onze vestiging in Utrecht zijn wij op zoek naar een (fulltime, eventueel 32 uur) Functieomschrijving: In deze functie ben je het eerste telefonische aanspreekpunt voor onze cliënten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het uitwerken van correspondentie, de aanmaak van cliëntendossiers en declaraties, postbehandeling, archiefbeheer, supplementen invoegen, vergaderingen plannen en overige diverse secretariële werkzaamheden. Functie-eisen: Een afgeronde opleiding tot juridisch secretaresse Werkervaring binnen de advocatuur is gewenst Klantvriendelijk Nauwkeurig en accuraat Goede beheersing van de Nederlandse en de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk Goede kennis en beheersing van het MS Office pakket Pro actief en initiatiefrijk

6 Kijk ook op voor: Trainingen voor praktijkopleiders Tips over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs (Sectorale) arbeidsmarktinformatie ECABO Disketteweg 6 Postbus BE Amersfoort Telefoon Fax Info@ecabo.nl