Telefonist/receptionist

Transcriptie

1 Telefonist/receptionist Leeswijzer voor bedrijven Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven ECABO houdt ontwikkelingen in de economisch-administratieve, ICT- en veiligheidsberoepen bij. Deze ontwikkelingen leggen we vast in zogenoemde kwalificatiedossiers. De dossiers vormen het uitgangspunt voor de inrichting van het onderwijs en het formuleren van diploma-eisen. Wat heeft u eraan? Bent u praktijkopleider? Dan is informatie uit een kwalificatiedossier handig zodat u weet waar de stagiair voor opgeleid wordt. Bent u hrm-adviseur binnen uw organisatie? Dan kunt u de informatie gebruiken bij het opstellen van functieprofielen of personeelsadvertenties. Ook voor opleidingstrajecten voor eigen medewerkers bieden de dossiers bruikbare informatie. Deze uitgave In het beroepsonderwijs leren deelnemers kerntaken en werkprocessen uit te voeren, zoals die door het bedrijfsleven zijn (h)erkend. In deze uitgave bieden wij u een overzicht aan van de kerntaken met bijbehorende werkprocessen van de Telefonist/receptionist. Meer informatie Wilt u meer informatie over dit beroep, dan verwijzen wij u door naar onze website U vindt hier ook een vergelijking tussen mbo-diploma s en particuliere certificeringslijnen. Dit noemen we de blauwdruk Secretarieel.

2 Telefonist/receptionist Mbo-kwalificaties in de sector Secretarieel Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Niveau 4 - n.v.t. Secretarieel medewerker Secretaresse Directiesecretaresse Telefonist/receptionist Juridisch secretaresse Managementassistent Medisch secretaresse Telefonist/receptionist Beroepsbeschrijving De Telefonist/receptionist is werkzaam in diverse arbeidsorganisaties. De belangrijkste taken zijn het verwerken van het telefoonverkeer, het ontvangen van bezoekers en het in ontvangst nemen van poststukken en goederen. Hiernaast voert de Telefonist/ receptionist ook diverse administratieve werkzaamheden uit, zoals het in- en uitschrijven van bezoekers, het bijhouden van (zaal)reserveringen met behulp van bijvoorbeeld een (digitale) agenda en verschillende invoerwerkzaam heden. De Telefonist/receptionist is het visitekaartje van het bedrijf, zowel aan de balie als aan de telefoon.

3 Kerntaken en werkprocessen Elk beroep wordt in het dossier beschreven aan de hand van activiteiten die kenmerkend zijn voor het beroep, de zogenoemde kerntaken. Binnen een kerntaak worden verschillende beroepshandelingen uitgevoerd, de zogenoemde werkprocessen. Kerntaak 1. Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.2 Verzorgt in- en uitgaande post en neemt goederen in ontvangst 1.3 Beheert een agenda en een reserveringssysteem 1.4 Ontvangt bezoekers 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af 2. Verricht ondersteunende (financiële) administratieve werkzaamheden 2.2 Voert administratieve gegevens in in een geautomatiseerd systeem 2.3 Vult eenvoudige formulieren in Voor een nadere uitwerking van deze kerntaken en bijbehorende werkprocessen, inclusief een overzicht van de benodigde beroepscompetenties, verwijzen we u naar het kwalificatiedossier Administratief medewerker op onze site

4 Een praktijkvoorbeeld van werkzaamheden Kerntaak 1. Verricht ondersteunende secretariële werkzaamheden Werkproces 1.5 Bedient de communicatiemiddelen en handelt telefoongesprekken af Marjan werkt als Telefonist/receptionist in een ziekenhuis. Ze werkt twintig uur per week en ze is ook beschikbaar als oproepkracht. Marjan bedient de telefooncentrale waar meerdere lijnen binnenkomen. Ze is verantwoordelijk voor al het in- en uitgaande telefoonverkeer. Ze geeft informatie aan klanten, maakt afspraken en zorgt dat deze afspraken in de juiste agenda komen te staan. Daarnaast ontvangt ze gasten aan de balie en geeft hen een welkom gevoel. Als de mensen niet eerder bij een arts in het ziekenhuis zijn geweest, zet zij ze in het computersysteem en maakt een ponskaartje voor ze. Ze wijst ze meteen de weg naar de wachtkamer. Regelmatig roept ze op verzoek (via de intercom) collega's op die niet de gelegenheid hadden om de telefoon op te nemen. Ze reserveert vergaderzalen en bestelt zonodig een taxi. Soms heeft ze iemand aan de telefoon of aan de receptie die Engels spreekt. Dan moet ze wel even goed opletten en tijdig omschakelen naar de Engelse taal. Werkgevers hanteren soms andere benamingen voor de Telefonist/receptionist. Denk aan: Medewerker teleservice of Receptiemedewerker.

5 Voorbeelden van personeelsadvertenties Wij zijn op zoek naar een Receptioniste/telefoniste Functieomschrijving Als Receptioniste/telefoniste ben je het visitekaartje van de organisatie. Je behandelt al het in- en uitgaande telefoonverkeer, je ontvangt klanten en relaties. Verder ben je verantwoordelijk voor de inkomende poststukken en reserveer je de vergaderruimtes. Daarnaast ben je flexibel inzetbaar bij andere ondersteunende werkzaamheden binnen de vestiging. Een leuke allround functie dus, binnen een dynamische werkomgeving. Functie-eisen: Afgeronde mbo-opleiding richting Receptie of Secretarieel Minimaal één jaar ervaring in een soortgelijke functie Commerciële instelling Servicegerichte instelling Representatief voorkomen Klantgerichte instelling en assertief Kennis van de Nederlandse taal zowel gesproken als geschreven Fulltime beschikbaar Wij zijn op zoek naar een Receptiemedewerker Functieomschrijving Als Receptiemedewerker ben je hét visitekaartje van de organisatie en een belangrijke spin in het web. Je bent de eerste contactpersoon voor klanten en bezoekers. Je weet op de juiste wijze en met enthousiasme vragen te beantwoorden, kleine problemen op te lossen en mensen naar de juiste contactpersoon door te verwijzen. Het op de juiste manier registeren van gegevens en afspraken is voor jou geen probleem. Functie-eisen: Je bent flexibel ingesteld en bereid om in het weekend te werken Je hebt enkele jaren ervaring als telefoniste/receptioniste/gastvrouw Je hebt ervaring in de omgang met gasten en/of klanten Je hebt kennis van het Microsoft Officepakket Je hebt administratieve ervaring

6 Kijk ook op voor: Tips voor de praktijkopleider Trainingen voor praktijkopleiders Sectorale arbeidsmarktinformatie Informatie over competentiegericht onderwijs Informatie over het vinden, begeleiden en beoordelen van stagiairs ECABO Disketteweg 6 Postbus BE Amersfoort Telefoon Fax info@ecabo.nl /01