Verslag project Het ESF project verbetering en innovatie Edith Maryon College Versie 4 december 2012 door Jan Huisman Projectomschrijving Procesverbetering en innoveren van het bedrijfsproces dat vanaf inventarisatie van signalen en veranderingen in de samenleving op het gebied van de gezondheidszorg en welzijn leidt tot het herinrichten van curricula m.b.t. professionaliteitverbetering in partnerorganisaties (zorginstellingen), alsmede duurzame inzetbaarheid van docenten en trainers die uit dit werkveld zelf afkomstig zijn. Het project maakt gebruik van het gedachtegoed achter Theory U van Otto Scharmer waarin het gaat over persoonlijk leiderschap, met als kernvraag: hoe kan ik vanuit mijn professie een authentieke bijdrage leveren aan de samenleving, die aansluit bij wat de omgeving vraagt. Het initiatiefvermogen en zelfstandigheid van coördinatoren, docenten en trainers kan door betrokkenheid bij dit project en het leren gebruiken van de gezichtspunten van Theory U versterkt worden. De activiteiten van de externe adviseur richten zich op het opstellen van een diagnose en advies en het begeleiden en laten testen van een plan van aanpak in opleidingslocaties door onze medewerkers. Deze activiteiten zullen plaatsvinden in 48 dagdelen verspreid over 9 maanden. Beschrijving uitgevoerde werkzaamheden Start 5 maart 2012 Werkzaamheden Diagnose en Advies Het project is begonnen met een aantal startbijeenkomsten met de directeur en de coördinator van de ontwikkelgroep en met het inlezen in alle relevante stukken. In de maanden maart en april hebben vervolgens kennismakingsgesprekken plaats gevonden met alle coördinatoren op hun locaties en met de beleidsmedewerker. Ook heeft de adviseur aan een aantal vergaderingen deelgenomen van de studie loopbaan begeleiders en de ontwikkelgroep. In deze vergaderingen zijn de projectplannen besproken en verdiept. Ook heeft de adviseur in april deelgenomen aan een strategiesessie van medewerkers en bestuur van het EMC om het project goed af te stemmen in het 1
strategieproces. Medio mei is de notitie Diagnose en advies op gesteld waarin de diagnose fase is afgerond. Hieronder staat het belangrijkste uit deze notitie weergegeven. In deze drie maanden zijn 16 dagdelen besteed. 2
Notitie Diagnose en advies van medio mei 2012 Er is veel kwaliteit bij de coördinatoren, het EMC is goed bezig met het ontwikkelen en uitvoeren van de MZ opleiding en van opleidings- en scholingstrajecten met relatief kleine en door het land verspreide staf. Het EMC voldoet aan een duidelijke behoefte aan een erkende en gesubsidieerde vakopleiding voor heilpedagogen en sociaaltherapeuten van door de antroposofie geïnspireerde instellingen. In een aantal aspecten is het EMC goed ingebed in de organisaties van de opdrachtgevers. Relatie met het DeSeizoenen, St. Kind @ Jeugd en LSG Rentray behoeft veel aandacht. Ook spelen een aantal belangrijke ontwikkelen kwaliteitsvragen: - vraagstukken rond 2 en/of drie jarige MZ opleiding, - competentie gericht opleiden en het gewenste brede vakmanschap van de heilpedagoog en sociaal therapeut, - relatie EMC gedeelte MZ opleiding en praktijk gedeelte van de opleiding, ontwikkeling en scholing docenten teams en aansluiting op de praktijk - het breder opzetten van nascholing, maatwerk opleidingen en trainingen - samenwerking met het ROC - verbreden klantenkring buiten de antroposofische beweging Alle coördinatoren zijn het er over eens dat theorie U en ervaringsleren een belangrijke bijdrage kunnen geven aan deze vragen. Advies is het uitvoeren van de volgende activiteiten: 1. Ondersteunen van de coördinatoren bij het verdiepen en toepassen van theorie U en de meditatieweg van Arhur Zajonc in de onderlinge samenwerking en gemeenschappelijk werk. 2. Ondersteunen van de coördinatoren bij het integreren van theorie U en de meditatieweg van Arhur Zajonc in de opleidingen en de trainingen en in de eigen werkprocessen onder meer in de relatie competentie gestuurd leren, persoonlijk leiderschap, breed vakmanschap en ervaringsleren. 3. ondersteunen van de coördinatoren en directie om het partnership met de instellingen te verbeteren. Het EMC helpen ontwikkelen tot het kunnen aan gaan van volledig partnerschap met de opdracht gevende instellingen rond alle aspecten van de lerende organisatie binnen en buiten de antroposofische beweging. Het inrichten van werkprocessen voor het ontwikkelen en onderhouden van de relaties voor dit partnerschap. Naast theorie U zal hier ook gebruik gemaakt worden van concepten uit accountmanagement en organisatie ontwikkeling (aansluitend op de rechter kant van de U). Dit zal in ieder geval voor de locatie Zeist uitgevoerd worden. 4. Afstemmen en laten aansluiten van deze drie activiteiten op het beleidsontwikkelingstraject wat in juni wordt afgerond. Plan van aanpak: Gezamenlijk activiteiten 1, 2, 3, en 4 nader uit werken. Juni en juli uitvoeren activiteit 1, 2 en 4; voorbereiden activiteit 3. September tot december uitvoeren activiteit 1, 2 en 3. Op 5 december afronding. Inzet ondersteuning (inclusief voorbereiding en rapportage) 6 dagdelen per maand. 3
Werkzaamheden Testen Vanaf juni is er gewerkt in een werkgroep ten behoeve van het ontwikkelen van strategisch partnerschap en is in en rond de SLB vergaderingen gewerkt aan het testen van theorie U in de MZ opleidingen. De strategische samenwerking met twee partner organisaties is als test verdiept en ontwikkeld m.b.v. theorie en account management. Het opgestelde plan van aanpak voor het ontwikkelen van strategische opleidingsplannen staat in bijlage 1. De aanpak met behulp van Theorie U en accountmanagement bleek werkzaam in de voorbereiding van de gesprekken. Strategische informatie is op een rijtje gezet en goede vragen zijn voorbereid. Bij één van de partners bleek op directie niveau toch een ander inzicht over de rol en de bijdrage van het EMC dan gehoopt en verwacht op basis van het eigen geformuleerde beleid. Partnerschap is bij deze partner dan ook nog niet verbeterd, vervolg stappen om dit wel te realiseren zullen gezet gaan worden. Bij de andere test partner is wel een gezamenlijk beeld ontstaan over partnerschap en samenwerkingsdoelen. Eerste gesprekken zijn gevoerd waar een gezamenlijk plan voor verdere ontwikkelstappen zijn ontstaan. Het wederzijds belang om strategische samenwerking en partnerschap te ontwikkelen zijn daarbij onderschreven. Er zijn afspraken gemaakt over een gezamenlijke strategische workshop. Het goed onderscheiden van de kort en de lange termijn vraagstukken waren daarbij nog niet zo eenvoudig, maar dit is uiteindelijk goed verlopen. De betrokken werkgroep leden hebben veel geleerd op het vlak van strategisch samenwerken en er zijn grote stappen gezet in het realiseren hiervan. Voor de verdere ontwikkeling van strategisch partnerschap is nog wel enige begeleiding noodzakelijk. Deze werkwijze is nog te nieuw om het helemaal zelf te kunnen uitvoeren. Het belang om de ontwikkeling van strategisch partnerschap voort te zetten is voor het EMC groot. Door werkelijk partnerschap kan de samenwerking rond de leer werk opleiding versterkt worden. De effectiviteit van de opleidingen kan worden vergroot als de geleerde vaardigheden beter aansluiten op de leercultuur van de partnerorganisaties. Dit zal de kwaliteit van de zorg ten goede komen. En vragen opleveren naar scholing en opleiding vanuit de werkelijke behoeften van de partners. Het is zeer goed mogelijk dat deze werkwijze resultaten gaat opleveren die voor organisaties buiten het antroposofisch veld ook interessant is. Het beter op elkaar afstemmen van leren en werken is een vraagstuk wat overal speelt. Hierdoor kan een nieuwe markt ontstaan voor het EMC. Met de studie loopbaan begeleiders is gewerkt aan het testen van het werken met theorie U in de MZ opleiding. Het opleidingsprogramma is daarop aangepast en het werken met intervisie op basis van theorie U voor een MZ opleidding is ontwikkeld en getest met de loopbaanbegeleiders in een aantal intervisie bijeenkomsten. Door een aantal loopbaan begeleiders is deze methodiek ook met de studenten getest. De bevindingen zijn overwegend positief en de resultaten kunnen in het komende studie jaar in de opleiding geïmplementeerd gaan worden. In bijlage 2 staat de intervisie aanpak beschreven. De handleiding loopbaanbegeleiding is aangepast aan het werken met theorie U. Een aantal les modules voor het leren werken met theorie U zijn ontwikkeld. Een punt van aandacht is het integreren van theorie U, het werken met open mind, open hardt en open wil gekoppeld aan ervaringsleren, in de vak lessen. Dit betreft een grote en diverse groep docenten. De kwaliteit van de opleidingen zal toenemen door een geïntegreerd aanbod. Het werken met theorie U is bij de coördinatoren goed aangeslagen. Een aantal van hun doet nu mee aan intensieve verdiepingscursussen om deze aanpak nog beter te leren 4
hanteren. Het persoonlijk leiderschap en de authenticiteit van de loopbaan begeleiders en coördinatoren wordt door het werken met theorie inderdaad versterkt. Dit is ervaring die in de intervisie bijeenkomsten is opgedaan. Er lijkt voor de komende maanden nog behoefte aan verdere begeleiding van de gezamenlijke intervisie bijeenkomsten. Het bleek bij deze activiteiten vaak wel lastig om voldoende tijd te vinden om aan deze verbeteringen te werken. Met name gezamenlijke besprekingen op de centrale locatie zijn maandelijks of zelfs per anderhalve maand en worden grotendeels opgeslokt door noodzakelijke aanpassingen van de opleidingen aan de regelgeving van het ROC waar het EMC een zelfstandig onderdeel van is. In oktober en november is een bijdrage geleverd in de publicatie Leren waar je werkt, aan het hoofdstuk Van co-creatie naar strategisch scholingsbeleid. In de maanden juni tot en met november heeft de adviseur, conform de planning, 32 dagdelen besteed aan deze activiteiten en de verslaglegging. Het project is eind november afgerond. Conclusies en aanbevelingen: - Het is zinvol theorie U als vervolg op deze test fase (verder) te implementeren in de MZ opleidingen en in de scholing en opleiding. De beoordeling van de coördinatoren is positief en zij willen deze aanpak verder ontwikkelen en implementeren ten behoeve van de kwaliteit van de opleiding. - Het is aan te bevelen voor deze innovatie voldoende ontwikkeltijd te besteden. Door de drukte van de vele activiteiten die tijd vragen is dit niet vanzelfsprekend. - De intervisie met de studieloopbaanbegeleiders is belangrijk om voort te zetten en zodoende verder zelf te oefenen en te verdiepen wat ook met de studenten uitgevoerd zal worden. Enige tijd begeleiding hierbij zal dit versterken en bijdragen aan de discipline om het ook daadwerkelijk uit te voeren. - Naast het toepassen van theorie U in de studieloopbaan begeleiding is het integreren van theorie U in de vak lessen punt van aandacht. Dit betreft een grote en diverse groep docenten. De kwaliteit van de opleidingen zal toenemen door een geïntegreerd aanbod. - Het strategisch accountmanagement ten behoeve van het ontwikkelen van strategisch partnerschap met behulp van theorie U lijkt zijn vruchten op te gaan leveren. De test van de aanpak blijkt positief, maar moet nog wel worden voortgezet. Voor het verdere testen en implementeren is nog wel begeleiding nodig voor de strategische aspecten. Het beter op elkaar afstemmen van het leren en werken bij de partnerorganisaties is zowel voor het EMC als voor de kwaliteit van zorg bij de partnerorganisaties van groot belang. 5
Bijlage 1 Indeling Strategisch opleidingsplan voor Zorginstellingen voor partners van het EMC versie 13 september 2012 1 Visie en strategie van de instelling 2 Inventarisatie trends en ontwikkelingen in en rond de instelling 3 Analyse huidige situatie t.a.v. personeel en opleiden 4 Inventarisatie opleidingsvragen en opleidingsaanbod 5 Opgaven, vraagstukken en dilemma s ten aanzien van opleiden 6 Resultaten strategische workshop over opleiden 7 Keuzen en prioriteiten van de instelling a. Opleidingsdoelen b. Opleidingsplan (horizon 5 jaar) c. Inrichten leerproces rond opleiden Aanbod EMC voor strategische partners: 1 helpen aandragen trends en ontwikkelingen 2 ondersteunen analyse 3 ondersteunen bij in kaart brengen opleidingsaanbod en vragen 4 meedenken over vraagstukken en dilemma s rond opleiden en werken 5 faciliteren strategische workshop waarbij gebruik gemaakt wordt van theorie U 6 partner in uitvoering en leerproces rond opleiden en werken 6
Bijlage 2 Intervisie met behulp van de kwaliteiten open mind, open hart en open wil geïnspireerd op Theorie U Het doel van de intervisie is dat elke deelnemer zijn eigen vraagstukken in beweging brengt. Hij maakt daarbij gebruik van de inbreng van zijn collega s en zet nieuwe stappen in de praktijk van zijn eigen werksituatie. We richten ons op vraagstukken die betrekking hebben op het eigen functioneren in het werk. De werkwijze die we kiezen bevat elementen bevatten van de z.g. incidentmethode. Wat ons in deze werkwijze aanspreekt is dat de inbrenger zijn vraagstuk uit de doeken doet met behulp van de het feitelijk vertellen van een concrete gebeurtenis. Daardoor kunnen we contact maken met de werkelijkheid van het vraagstuk. Door zo n concrete gebeurtenis goed te bekijken en te bevragen, kunnen ook de overige deelnemers zich ermee verbinden en de inbrenger nieuwe ideeën aan de hand doen. Dit betreft zowel inzicht, als handelingsmogelijkheden. We gebruiken het U-model van Otto Scharmer. Dit model ordent een proces waarin deelnemers een laag dieper in het vraagstuk en in hun eigen innerlijk kunnen kijken. Men kan daardoor meer ontvankelijk zijn voor waar de toekomstmogelijkheden liggen en voor wat men zelf eigenlijk wil. In een intervisiebijeenkomst helpen de deelnemers de inbrenger om via de reflectie op een nieuwe manier naar zijn vraagstuk te kijken en om tot nieuwe initiatieven te komen. Het is eigenlijk een gezamenlijk uitgevoerde terugblik. De inbrenger blijft altijd vrij in wat hij in zijn praktijk met de resultaten van de intervisiebijeenkomsten doet. Dat neemt niet weg dat we de inbrengers uitnodigen om, als vrucht van het intervisiegesprek een eerste onomkeerbare stap te ontwerpen en in de praktijk te zetten. Op de volgende bladzijde zijn in een schema zeven stappen, fasen van een intervisiegesprek in een U-schema geplaatst. 7
Fasen in het intervisiegesprek, gebruik makend van open mind, open hart en open wil Uitgangspunt we werken op basis van betrokkenheid, we willen elkaar verder helpen in vertrouwelijke gesprekken. Daar hebben we een weggetje voor nodig, een werkwijze. De zeven fasen (stappen) zijn onze werkwijze. De zeven fasen 1 Down loading De gespreksleider vraagt de inbrenger de leervraag en als voorbeeld een verhaal met feitelijk verloop te vertellen. De gespreksleider stuurt zo dat het een beeldend en feitelijk verhaal wordt. Vragen alleen ter verduidelijking 2 Zien, Talking Tough De deelnemers wisselen uit over relevante denkbeelden, gezichtspunten en belangen: wat is opvallend en wat is karakteristiek; op een eerlijke en respectvolle wijze (eerbied). In eerste instantie geen commentaar op de inbreng. Inbrenger geeft op het laatst aan wat dit hem oplevert. 3 Sensing, inleven, reflectieve dialoog Kijken door de ogen van de ander en het geheel. Gezamenlijk de wezenlijke vragen opsporen, welke (tijds)vraagstukken spreken zich uit, wat spreekt zich hier uit, wat zijn de essenties. De inbrenger geeft aan in hoeverre het vraagstuk is veranderd; hoe ziet het er nu uit? Handelingswerkelijkheid, Verhalen en routine ----------------------------------------- Open mind - - - - - - - - - - - - - - - Open hart 4 Precensing - Open wil Letting go/ letting come. Innerlijke focus op resultaat fase 3 en vervolgens loslaten en de eigen geest openen voor wat zich aandient. Enkele minuten stilte, zoeken naar de bron, innerlijk weten, waarin de deelnemers zich bezinnen op: wat zegt dit verhaal mij, waar gaat het eigenlijk om? Kort gesprek over wat ons ingevallen is 7 Uitvoeren De inbrenger geeft aan hoe, na deze stappen, zijn vraagstuk eruit ziet. Hij ontwerpt, al was het maar als oefening, een eerste, zonodig een kleinst mogelijke onomkeerbare stap. 6 Prototypen Positieve fantasieën over welk toekomst mogelijkheden de deelnemers en de inbrenger zien. Inbrenger geeft aan welke mogelijkheden inspireren, aanspreken en uitvoerbaar zijn of kunnen worden. 5 Uitkristalliseren visie en intentie Zijn er nieuwe visies die zich aandienen? Welke potentie zit in het vraagstuk verborgen? Dit kan zowel meer karakteriserend zijn, als toekomstgericht: wat zijn de mogelijkheden? Gesprek hierover waarna de inbrenger vertelt hoe zijn vraagstuk er nu uitziet en welke richting positieve toekomst mogelijkheden op kan leveren. 8
Bijlage 3 Voorstel voor het werken met open mind, open hart en open wil voor de MZ opleiding van het Edith Marion College. Door Jan Huisman, augustus 2012 Aanleiding In het SLB overleg in juni spraken we af onderling te gaan oefenen met intervisie, gebruikmakend van Theorie U, met als doel om deze te gaan toepassen in de MZ opleidingen. We willen onderzoeken of we een intervisie methode op basis van Theorie U kunnen ontwikkelen die geschikt is voor de EMC studenten en het intervisie blok binnen de MZ opleiding. In een vervolg gesprek met Hetty kwamen we tot de conclusie dat het interessant is te onderzoeken of het gedachte goed van theorie U niet breder kan worden ingezet in de MZ opleiding. Alleen introduceren en gebruiken bij de intervisie is beperkt en gezien de beschikbare tijd ook lastig goed te realiseren. Het gedachte goed van Theorie U sluit goed aan bij meer aspecten van de opleiding. We besloten te gaan onderzoeken waar in het leerplan van de MZ dit verder een plaats zou kunnen krijgen. Na bestudering van het leerplan vond ik geen directe aansluiting bij één van de domeinen of onderdelen. Het lijkt mij het sterkst om het werken met open mind, open hart en open wil ter versterking van de rode draad van de gehele opleiding te gebruiken en het woord Theorie U alleen als inspiratiebron te noemen. Het volgende voorstel is een eerste aanzet om dit te realiseren: Doelstelling en opzet van het Werken met open mind, open hart en open wil. Doelstelling Het doel is het leren werken met open mind, open hart en open wil op meerdere plaatsen in het leerplan van de MZ opleiding voor het integreren van de lesstof in het leren verbinden, ontwikkelen, verantwoorden en ondernemen in de leer- en werkpraktijk. Deel 1 Herkennen in de praktijk Het leren herkennen, oefenen en toepassen van open mind, open hart en open wil en het leren realiseren van vondsten en vernieuwingen. Aansluiten op de ervaringen van studenten en inspireren. 1 Herkennen van de gewoonte om vanuit vaste patronen, reactieve gevoelens en voorspelbare reacties te leven en te werken. 2 Ontdekken en leren toepassen wat de kracht is van het onderzoeken met open mind van denkbeelden, gezichtspunten, belangen en standpunten van de verschillende betrokkenen in een situatie. Het 9
leren overwinnen van onze gebruikelijke (voor)oordelen door interesse in de gedachte wereld van anderen. 3 Ontdekken en leren toepassen wat de kracht is van het inleven in anderen en het voeren van een reflexieve dialoog met een open hart. Dialoog leren voeren en integreren in eigen ervaring. Hoe ervaren anderen situaties waarvan de relevante gedachten, gezichtspunten en belangen in de vorige stap zijn onderzocht. Verschillende niveaus van inleven. Het ontdekken van essenties die alleen met het hart begrepen kunnen worden. Waarden, betekenis en zingeving op het niveau van persoon, groep en organisatie. Het overwinnen van cynisme en het aanvoelen van de realiteit van onderlinge relaties en lotsverbondenheid. 4 De techniek herkennen en verdiepen van het loslaten en vondsten doen die vanuit mogelijkheden in de toekomst antwoorden geven op de opgaven en vragen die gevonden zijn met open hart. Open wil vanuit aandacht en wakkerheid in het nu (Presencing). Integratie van het persoonlijke en werkvragen. Loslaten en vondsten op meerdere niveaus, leren omgaan met natuurlijke angst die hierbij een rol speelt. 5 Het verzorgen en verdiepen van vondsten en vernieuwende ideeën door het werken met visie. Het afstemmen, laten rijpen en werkzaam maken van vernieuwende ideeën en vondsten. Aansluiten op de context, creëren van kansen en mogelijkheden. Vernieuwing niet forceren en niet laten verdampen. 6 Uitproberen van vernieuwingen. Bewust leren doe je samen. De context van onverwacht gelukte handelingen. Aandacht voor reflexie en evaluatie. Prototypen, lean en mean. Niet teveel en niet te weinig afstemmen en overleggen. Integratie open mind, open hart en open wil. 7 Het borgen van vernieuwingen in de werkprocessen. Vakmanschap en excellentie als continue ontwikkeling. Integratie open mind, open hart en open wil. 8 Deze stappen relateren aan de valkuilen van gesloten mind, hart en wil die voortdurend aan de orde kunnen zijn. Deel 2 Verdiepen menskundige achtergrond Denken, voelen willen menskundig beschouwd. Polariteiten en onderlinge samenhang (bijvoorbeeld ecce homo). Drieledigheid en vierledigheid. Dubbele tijdstroom en ervaring van omkeringen, het samengroeien met de wereld. Betrekken zielekalender als inspiratiebron? Deel 3 Integratie met persoonlijke ontwikkeling Onszelf als instrument ontwikkelen. Persoonlijke ontwikkeling en de weg van de meditatie: mogelijkheden en behoefte ontdekken. Relatie tussen persoonlijke ontwikkeling en ons werk. De meditatieweg van Arthur Zajonc in relatie tot het werken met open mind, open hart en open wil. Toepassen in de MZ opleiding 10
Persoonlijke ontwikkeling, begeleiden, samenwerken, ondernemen en verantwoorden. Met name in de SLB (onder meer de intervisie) maar ook in vak lessen. Nog nader uit te werken. 11