Gebruik van GRI-indicatoren voor interne sturingsprocessen Mark van Rijn 14 October 2004
Een jaar geleden... Heineken verwijderd uit DJSI STOXX Positie binnen FTSE4Good onder druk Heineken scoort laag op transparantie Indicatief onderzoek naar compliance aan OECD Richtlijnen MNO s Nieuwe afdeling belast met duurzaamheidsbeleid moest zijn weg vinden
Gekozen strategie Verkrijg inzicht in ondernemingsprestaties Focus op risicogebieden en maak programma relevant voor werkmaatschappijen Verhoog transparantie (van VGM-verslag naar duurzaamheidverslag) Meten is Weten
Activiteiten Opzetten meetmethode (Opco Survey) die aansluit bij Heineken realiteit, beleid en infrastructuur (multidisciplinair project) Draagvlak krijgen voor uitvoeren meting Uitvoeren van de meting (respons 97%) Interne en externe rapportage
Keuzes Onderwerpen Diepte Kwalitatief vs. kwantitatief Informatieplatform Analyseplatform Follow up verkregen inzichten
Doel van de Opco Survey Meten van de stand van zaken (0-meting) Inzicht in beleid en praktijk van opcos (uitwisselen) Inzicht in opkomende lokale vraagstukken Verhogen van bewustzijn op het gebied van MVO vraagstukken door benchmarking Inhoud voor het duurzaamheidverslag
Opzet vragenlijst Heineken beleid, GRI Reporting Guidelines en vragenlijst SAM als basis Focus op maatschappelijke dimensie van duurzaamheid Ingevulde vragenlijst mondt uit in GRIrapportage (via Excel)
Voorbeeld vragenlijst (1) GRI Indicator SO2 Description of the policy procedures / management systems, and compliance mechanisms for organisations and employees addressing bribery and corruption
Voorbeeld vragenlijst (2) Onderliggende vragen Do you have a policy or rules aimed at preventing acts of corruption by or on behalf of the company? Have you carried out a risk inventory of vulnerable positions? Is the company policy known to all employees? Is the company policy known to third parties?
Voorbeeld vragenlijst (3) Onderliggende vragen Do you have a policy or practice on handling gifts? Do you have a practice of administrating gifts? Are employees aware of their responsibility concerning gifts? Are external parties aware of the practice? Aanvullend: vragen naar lokaal risico management
Methodologie General manager Toekennen van verantwoordelijkheden voor deelsecties Corporate Affairs Toezenden van relevante deelsecties van vragenlijst Opco department Opco department Opco department Corporate Affairs Valideren van ingevulde vragenlijsten Externe verificatie General manager Tekent voor definitieve beantwoording
Benchmark rapportage Opco Heineken MMO Heineken region 1. Workforce a What was the average number of people employed? 2003 2002 2003 2002 2003 2002 total total total total total total 3978 3916 4549 4571 5052 5064 b What was the average turnover rate? (% of number of people employed in OpCo) 2003 2002 2003 2002 2003 2002 w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % 11,5% 9,0% 21,6% 12,5% 11,4% 12,6% c What is the breakdown of actual turnover? (% of number of people employed in OpCo) Voluntary Involuntary Voluntary Involuntary Voluntary Involuntary w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % 2,9% 8,6% 2,9% 11,2% 2,8% 10,3% Natural Natural Natural w. avg % w. avg % w. avg % 0,0% 0,0% 0,4% d Actual employment type breakdown (% of number of people employed in OpCo) Full time Part time Full time Part time Full time Part time w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % 100,0% 0,0% 100,0% 0,0% 100,0% 0,0% e Actual employment contract breakdown (% of number of people employed in OpCo) Fixed Temporary Fixed Temporary Fixed Temporary w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % 100,0% 0,0% 100,0% 0,0% 99,3% 0,7% f Number of FTE made up by Agency Personnel and day workers in 2003 Agency Day workers Agency Day workers Agency Day workers w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg % w. avg %
Wat we hebben geleerd Meten is onontbeerlijk bij het formuleren en implementeren van duurzaamheidbeleid GRI geeft een goed en volledig overzicht van vraagstukken die hierin van belang (kunnen) zijn Consistentie in vraagstelling en definities is van belang om rapportage te kunnen verankeren in informatiesystemen
... Nu Nr 4 in drankensector volgens SAM Systemen voor vergaren van data en rapportage op hun plaats Op basis van Survey uitkomsten wordt prioriteit gegeven aan alcohol, integriteitsbeleid en mensenrechten Jaarlijkse herhaling van Survey moet Heineken en stakeholders inzicht geven in progressie