Het is mogelijk om in InformerOnline grootboekrekeningen te importeren. Hieronder volgt een stappenplan hoe de import gemaakt dient te worden en hoe het importeren succesvol zal worden afgerond. Tip: Allereerst wordt uitgelegd hoe het grootboekrekeningschema kan worden geëxporteerd vanuit InformerAccount. Mocht u dat al gedaan hebben, dan kunt u direct naar stap 2. Stap 1 Export grootboekrekeningen InformerAccount: Binnen InformerAccount kiest u voor Boekhouding -> Stamgegevens -> Grootboekrekeningen. Kies onderaan het scherm voor Print: Kies daarna voor Afdrukken naar bestand. Nu kunt u het bestand opslaan op een nog door jou te kiezen locatie. Tip: Zorg ervoor dat u het bestand opslaat als een tekstbestand (.txt). Alleen dan zal het bestand in de volgende stappen goed werken. Er zal gevraagd worden in welk exportformaat u het bestand wilt opslaan. Kies in dit geval voor Delimited (tabs). U komt nu terug in het menu Afdrukken. Kies hier OK en sluit vervolgens InformerAccount af. Stap 1 van de import naar InformerOnline is nu voltooid.
InformerOnline kan helaas geen.txt of.xls bestand inlezen, maar wel een.csv bestand. Mocht de import geen.csv bestand zijn, zal dalijk worden uitgelegd hoe u het bestand kunt converteren naar een.csv bestand. Het importbestand zal waarschijnlijk nog niet voldoen aan de import volgorde van InformerOnline. Hieronder ziet u in welke volgorde de gegevens moeten staan om te kunnen importeren in InformerOnline. Stap 2 Importbestand bewerken in Excel: Open Excel en kies vervolgens voor Openen. Selecteer daar de import voor InformerOnline en kies voor Openen. Als het importbestand afkomstig is van InformerAccount dan zal er direct na het selecteren van het bestand een Wizard tevoorschijn komen zoals onderstaande afbeelding:
Deze wizard kunt u zonder moeite doorklikken tot en met de laatste stap. Na de wizard succesvol doorlopen te hebben, zal het import bestand er waarschijnlijk zo uit zien: Tip: Het importbestand zoals de afbeelding hierboven is het exportbestand uit InformerAccount. De kans bestaat dus dat jouw importbestand er anders uit ziet. Zoals u ziet voldoet het importbestand nog niet aan de eisen van InformerOnline (zie afbeelding vorige pagina). Er zijn teveel kolommen, de volgorde is niet juist en het type + rekeningtype moeten worden veranderd van tekst naar getallen. Tip: Hieronder nog een keer de InformerOnline import eisen en volgorde:
Allereerst verwijder u de overbodige kolommen en zet u de kolommen in de juiste volgorde: Zoals u nu ziet voldoet de volgorde nu aan de eisen van InformerOnline. Kolom A = Nummer Kolom B = Omschrijving Kolom C = Type Kolom D = Rekeningtype Kolom E = Verdichting 1 Kolom F = Verdichting 2 Kolom G = Verdichting 3 Het importbestand voldoet nu bijna aan alle eisen. Het enige wat er nog dient te gebeuren is Kolom C en D te wijzigen van tekst naar getallen. In Kolom C dient het volgende ingevuld te worden. 1 = Omzet 2 = Kosten 3 = Balans Zoals u in het voorbeeld ziet zijn alle rekeningen uit het voorbeeld type Balans. Dat betekent dat heel kolom C veranderd kan worden van Balans naar 3.
Tip: Het aanpassen van een reeks kunt u handmatig doen maar ook alles in één keer. Op de Windows kunt u de sneltoets Ctrl + F gebruiken en vervolgens het tabblad Vervangen. Op de Macintosh kunt u kiezen voor Cmd + F. Vervang Balans voor 3 en kies voor Alles vervangen. U zult zien dat na deze aanpassing het Excel bestand er als volgt uitziet: Nu dient alleen Kolom D nog aangepast te worden naar de eisen van InformerOnline. Zoals u ziet kunt u kiezen voor de volgende 5 opties: 1 = Gewone rekening 2 = Debiteurenrekening 3 = Crediteurenrekening 4 = BTW rekening 5 = Kosten/inkoop/omzet rekening
Volgens het voorbeeld importbestand zou kolom D er als volgt uit komen te zien: Tip: Veel regels in kolom D zijn leeg. Dit zijn allemaal Gewone rekening rekeningen. Natuurlijk kunt u hier een 1 neerzetten, maar InformerOnline zal als er niks is ingevuld het rekeningtype automatisch op Gewone rekening zetten. Het importbestand voldoet nu bijna aan de eisen van InformerOnline. Nu moet u er alleen nog voor zorgen dat het een.csv bestand wordt. Tip: Hier zal worden uitgelegd hoe u het bestand kunt opslaan als.csv bestand. Kies voor Bestand -> Opslaan als. Nu kunt u kiezen voor meerdere bestandstype, waaronder een.csv bestand. Stap 2 van de import naar InformerOnline is nu voltooid.
Stap 3 Importbestand openen in kladblok/teksteditor: Om het bestand nu kloppend te krijgen, dient er nog 1 handeling uitgevoerd te worden. Het bestand voldoet nu namelijk nog niet aan de eisen van InformerOnline. Open het import bestand in Kladblok (Windows) of Teksteditor (MACintosh). Het zojuist aangemaakte.csv bestand ziet er nu zo uit: TIP: De velden die leeg zijn gebleven (bijvoorbeeld Rekeningtype), zijn dat ook in dit bestand. Zoals u kunt zien staat er na het type een dubbele puntkomma. Tussen die dubbele puntkomma staat eigenlijk het veld Rekeningtype. Zoals u kunt zien is het bestand nu niet meer tab gescheiden, maar puntkomma gescheiden. Helaas kan InformerOnline de puntkomma niet inlezen. Daarom dient de puntkomma vervangen te worden door een komma. Natuurlijk kan dit handmatig, maar dat is vaak veel werk. In zowel de kladblok als de teksteditor zit er een optie waarmee u kunt opgeven dat in één keer alle puntkomma s vervangen worden door een komma. TIP: Bij de kladblok zit dit onder Bewerken -> Vervangen. Bij de teksteditor op de MACintosh zit deze onder Wijzig -> Zoek -> Zoek en vervang.
Na vervangen van de puntkomma s ziet het bestand er nu zo uit: Zoals u kunt zien zijn de puntkomma s veranderd in komma s. Sla dit bestand nu op. Het importbestand is nu klaar om geïmporteerd te worden in InformerOnline. Stap 3 van de import naar InformerOnline is nu voltooid.
Stap 4 Importbestand importeren in InformerOnline: Log met uw gegevens in in het accountantsportaal. Kies voor Rekeningschema en vervolgens Nieuw rekeningschema. Geeft het nieuwe rekeningschema een naam en kies waarvoor u dit schema wilt gebruiken. Tip: Begin opnieuw: Wanneer u deze optie kiest kunt u dit rekeningschema selecteren bij het resetten van de administratie. Afhankelijk welk rekeningschema u selecteert, worden er al een aantal grootboekrekeningen zelf aangemaakt. Deze grootboekrekeningen zijn verplicht in dat bepaalde rekeningschema. Hou daar dus rekening mee bij het importbestand. In onderstaande afbeelding ziet u de grootboekrekeningen die standaard worden aangemaakt bij Begin opnieuw.
Kies nu rechtsboven naast de groene knop Nieuw rekeningschema voor Import: Nu kunt u het importbestand slepen in het selectievak of dubbelklikken op het selectievak en zelf het importbestand opzoeken. Wanneer het importbestand goed is zal in het selectieveld De import wordt verwerkt komen te staan. Is het importbestand niet goed, dan zal er staan De import bevat [aantal] kolommen. Als het importbestand goed, en verwerkt is, zal u worden doorgestuurd naar het rekeningschema scherm. Daar kunt u nu zien dat het rekeningschema succesvol is geïmporteerd! Gefeliciteerd. De import is goed gegaan. De grootboekrekeningen staan nu in InformerOnline!