functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek zoekt een Administratief en logistiek ondersteuner Afdeling plant Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: technisch hoofdassistent Met standplaats: Merelbeke Vacaturenummer: 27949 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Deze functie richt zich op het uitvoeren van een administratieve opdracht binnen de afdeling Plant. Ben je een goede organisator en administratieve duizendpoot? Ondersteun je graag mensen bij de uitvoering van hun werk met jouw expertise en talent? Dan is deze functie misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Instituut voor Landbouw-, Visserij- en Voedingsonderzoek (ILVO) is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid, binnen het beleidsdomein Landbouw en Visserij. Het ILVO is een multidisciplinaire onderzoeksinstelling met focus op de ondersteuning van een duurzame landbouw, tuinbouw en visserij. Het bestaat uit 4 afdelingen die gevestigd zijn in Merelbeke, Melle en Oostende. Het ILVO beschikt over een proefoppervlakte van 200 ha en een uitgebreide infrastructuur van
laboratoria, proefstallen, serres, loodsen, aquaria en een proeffabriek voor voedings-gerelateerd onderzoek. Het ILVO, met een totaal van circa 600 personeelsleden, schakelt ongeveer 265 onderzoekers in. Ongeveer 35% van onze personeelsleden werkt voor de Vlaamse overheid; het overige personeel is tewerkgesteld bij het Eigen Vermogen van ILVO op basis van project- en contractonderzoek. Aan het hoofd van het ILVO staat een administrateur-generaal. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Plant, met als standplaats Merelbeke. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je verleent administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en -verwerking Je staat in voor het verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Je staat in voor het periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Je gaat na of de gegevens correct en volledig zijn Je houdt een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bij Je kijkt documenten na op volledigheid en correctheid Je wint zelf inlichtingen in (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) pagina 2 van 9
Informatiebeheer Je verzorgt en ontsluit een klassement teneinde jezelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Je staat in voor het inschrijven monsters zaadanalyse Je brengt facturatiegegevens in Je staat in voor het aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Je klasseert facturen, brieven, rapporten, Je levert wekelijkse overzichten van zaadanalyses aan (uit Access) Je staat in voor de archivering van beproevingsverslagen (volgens voorgeschreven procedures) Je bewaart documenten en informatie op de PC in een geordend systeem (bv. structuur harde schijf, ) Je informeert collega s over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn Dossierbehandeling ondersteunen Je helpt dossiers opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Je staat in voor de administratieve opvolging van dossiers: bv. opvolgen timing, tijdig versturen van documenten Je voert controleopdrachten uit (gewicht monsters, controle verzegeling, controleren of documenten / analyseverslagen correct zijn ingevuld) Je gaat na welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Je stuurt gegevens naar de centrale administratie door Je beantwoordt vragen met betrekking tot de administratieve afhandeling van een bepaald dossier Je schrijft dossiers in een opvolgingssysteem in Opstellen van documenten Je staat in voor het voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. pagina 3 van 9
Je staat in voor het opstellen of vervolledigen van briefwisseling, memo s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota s, bestelbons, aanwezigheidslijsten, facturen Ondersteunende taken Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Je bereidt de zaadanalyse voor Je doet kiemkrachtbepaling en tetrazoliumbehandeling Je verzorgt allerlei typwerk en lay-out van documenten Je neemt fotokopies en verspreidt deze Je staat in voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel Je helpt bij het versturen van zendingen Je zoekt informatie op en bezorgt deze tijdig aan collega s, diensten, chef Je staat in voor het stockbeheer van etiketten, omslagen en aanmaak bedrukte etiketten Je springt in bij afwezigheid van collega s Je biedt materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het ILVO in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent ofwel een contractueel personeelslid binnen het ILVO én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele pagina 4 van 9
2) Je beschikt op datum van 31 augustus 2018 over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het uitvoeren van administratieve taken. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt grondige kennis van en ervaring met het werken binnen een administratieve context (personeelsondersteuning, ondersteuning financiële cel, toegangscontrole, tijdsregistratie, Labcollector) Je hebt kennis van het ondersteunend werken binnen een labocontext (zaadanalyse voorbereiding en kiemkrachtbepaling monsters). Je kan vlot gebruik maken van Word en Excel Je hebt kennis van de werking en organisatie ILVO Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 9
Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van technisch hoofdassistent (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 20 augustus 2018 (datum onder voorbehoud). 6.2. VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste meting van je technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is adviserend. De voorselectie vindt plaats in de week van 20 augustus 2018 (datum onder voorbehoud). 6.3. EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE MET COMPETENTIEGERICHT JURYGESPREK Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case wordt ongeveer 2 weken op voorhand toegestuurd via e-mail. Tijdens het jurygesprek krijg je de kans om de case toe te lichten. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties pagina 7 van 9
Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Merelbeke in de week van 3 september 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10 augustus 2018. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 27949. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 10 augustus 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). pagina 8 van 9
Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02 553 01 08. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Kristiaan Van Laecke Afdelingshoofd ILVO-Plant kristiaan.vanlaecke@ilvo.vlaanderen.be tel: 09 272 28 57 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.ve tel 0499 59 38 46 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen oktober 2018. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 27649. pagina 9 van 9