Globale Domeinbeschrijving Personeel (quick win versie) Versie 1.0 Deze globale domeinbeschrijving MISUT Personeel schetst een beeld van de informatie-inhoud en informatiestructuur van het personeelsdomein binnen het datawarehouse MISUT en schetst de randvoorwaarden voor het ontwerp. De beschrijving dient daarmee als uitgangspunt voor het Functioneel Ontwerp, waarin onder andere de definities van alle variabelen worden opgenomen. Een globale domeinbeschrijving geeft inzicht in de processen en producten van in dit geval het domein Personeel binnen MISUT. Het domein Personeel strekt zich uit over de processen instroom, doorstroom en uitstroom van personeel van de UT. Het doel van het verzamelen van de relevante informatie is om sturing te geven aan het personeelsbeleid (het managen van de genoemde drie processen) en het aandragen van gegevens voor externe verantwoording. Denk daarbij aan het UTjaarverslag. De informatiebehoefte op verschillende managementniveaus (de belanghebbenden) wordt eveneens in kaart gebracht. Uitgangspunt is een beknopte, breed gedragen beschrijving van (management)informatie van het personeelsdomein. Daarnaast spelen personeelsgegevens een rol bij allerlei dwarsverbanden, zoals de staf-student-ratio en promotierendementen. 1. Domeinbeschrijving Bij de beschrijving kunnen we uitgaan van de instroom, doorstoom en uitstroom van UT-personeel. Bij instroom gaat het om via werving en selectie binnenhalen van de beste mensen op de juiste plaatsen in de organisatie. Doorstroom handelt over het continu investeren in menselijk kapitaal. Daarbij gaat het er om het beste uit mensen te halen (zelfontplooiing en organisatiebelang). Ten slotte uitstroom. Een proces waarbij medewerkers -om uiteenlopende redenen- niet langer inzetbaar blijken te zijn en de organisatie verlaten. Aan de aanstelling van een medewerker is een aantal kenmerken gekoppeld op grond waarvan verschillende indelingen te maken zijn. De volgende indelingen worden gehanteerd: - personen - fte s - WP - OBP - vrouw - man - vast - tijdelijke dienst - instroom - uitstroom - leeftijden - UFO-indeling - geldstromen - nationaliteiten
- bijzondere groepen Daarnaast is de organisatorische indeling van de universiteit van belang. Medewerkers hebben een aanstelling bij een bepaald organisatieonderdeel. Daarin is een hiërarchische structuur aanwezig. Het personeel van alle organisatorische eenheden van een faculteit (leerstoelen, onderwijsstaf, etc.) vormen samen het personeel van de faculteit. Op dezelfde manier is het personeel van de universiteit de som van het personeel van de faculteiten, instituten, diensten, etc. Het is van belang dat deze organisatorische samenhang meegenomen wordt in het functioneel ontwerp van het domein Personeel binnen MISUT om er voor te zorgen dat de gebruiker van MISUT optimaal gebruik kan maken van de analysemogelijkheden van Business Objects, zoals bijvoorbeeld de drill-functionaliteit. Hierbij speelt bijvoorbeeld de volgende hiërarchische indeling een rol: - Universiteit - Faculteit - Capaciteitsgroep - Leerstoel - Medewerker Maar bijvoorbeeld ook - Universiteit - Instituut - Programma - Project - Medewerker (onderzoeker) Het is voor een helder functioneel ontwerp van groot belang deze structuren vroegtijdig in kaart te brengen. Uiteindelijk dienen deze structuren ook zodanig in de universe zichtbaar te worden dat zij bovengenoemde drill-functionaliteit ondersteunen. 2. Belanghebbenden Het personeelsdomein kent de verschillende belanghebbenden, elk met een eigen informatiebehoefte: CvB UMT OPUT UR Decaan Wetenschappelijk Directeur Directeur Bedrijfsvoering PA&O-medewerkers P&O-adviseur P&O-assistent Individuele personeelsleden Externe partijen (VSNU, ministeries,..) 3. Informatiebehoefte De informatiebehoefte is afhankelijk van het niveau waarop de belanghebbende bij het domein personeel betrokken is. Uiteraard is er geen scherpe scheiding tussen de verschillende niveaus, maar om het ontwerpproces voor MISUT te faciliteren is het zinvol de verschillende belanghebbenden in enkele groepen te clusteren. Deze informatiebehoefte laat zich aardig door een informatiepiramide beschrijven.
1. CvB UMT, OPUT 2. Decaan, Directeur Bedrijfsvoering 3. P&O-adviseur 4. P&Oassistent Personeelslid Verticale consistentie Prestatie indicatoren P, Kengetallen P, Sociaal jaarverslag Faculteit Rapport ziekteverzuim, Overzichten op individueel niveau Voor MISUT laten we het 4 e niveau buiten beschouwing, omdat op dit niveau direct met de instellingssystemen (Oracle HR,..) gewerkt wordt. 4. Programma van eisen MISUT Personeel De ontwikkeling van het personeeldomein zal gefaseerd plaatsvinden. Allereerst zullen die delen ontwikkeld worden die voor het eenduidig opleveren van prestatie-indicatoren en kengetallen van belang zijn ontwikkeld worden. Daarbij gaat het vaak om het genereren van dwarsverbanden tussen het personeelsdomein en andere domeinen. Voorbeelden daarvan zijn bijvoorbeeld promotierendementen en staf-studentratio. Daarnaast wordt een aantal tabellen uit het sociaal jaarverslag geselecteerd, waarvoor met behulp van MISUT ook longitudinale overzichten gegenereerd moeten kunnen worden. Net als bij het onderwerp inschrijvingen binnen het onderwijsdomein is het ook voor het personeelsdomein mogelijk om een ETL-proces 1 te ontwikkelen, waarmee op gezette tijden het actuele personeelbestand in MISUT bevroren wordt. Hoewel in Oracle HR historische gegevens bewaard blijven, kan het vanuit performance-oogpunt wenselijk zijn deze aanpak te kiezen. ITBE zal hier nader onderzoek naar moeten doen. 4.1 NIVEAU 1 De informatiebehoefte op Niveau 1 betreft met name de prestatie indicatoren personeel (2006): Prestatie-indicatoren 2 1.2 Onderzoek 7 Percentage buitenlandse AIO s Indicator voor de aantrekkingskracht op buitenlandse promovendi 1.4 Personeel 10 Percentage vrouwen in hogere functies Ratio Percentag e Aantal buitenlandse AIO s gedeeld door totale aantal AIO s Percentage vrouwen in de functies UHD en Aanstelling als AIO Vast + tijdelijk; op basis van fte s Trendlijn; Telling per kalenderjaar ; weergave over de afgelopen 3 jaar Trendlijn; Peildatum: 1 Trendlijn 1 Extract, Tranfer & Load proces waarmee een deelverzameling van gegevens uit een onderliggende database al dan niet bewerkt in een datawarehouse opgeslagen wordt. De achterliggende doelstelling is vaak het vastleggen van historische gegevens of het verminderen van de belasting op een operationele database tijdens het uitvoeren van analyses. 2 Zoals voorlopig vastgesteld in CvB-vergadering 7 maart 2006
Indicator voor de emancipatie binnen het WP 11 Percentage buitenlands WP HGL januari T-2, T-1,T Indicator voor de internationalisering van de wetenschappelijke staf 12 Horizontale en verticale mobiliteit Percentag e Aantal fte wp met buitenlandse nationaliteit als percentage van het totaal fte wp UT Aanstelling als WP (excl. AIO s), vast en tijdelijk Peildatum: 1 januari T-2, T-1,T Trendlijn Indicator voor de personele dynamiek van de organisatie Ratio Aantal hor. of vert. functiewijzigingen gedeeld door totaal vast personeel; Vast personeel; Hor.: wijziging van organisatieonderdee l of functiecategorie; Vert.: wijziging van schaal Tabel; Telling per kalenderjaar T-3,T-2,T-1 Daarnaast op basis van de HRM-notitie en de Bestuurlijke Agenda: Ontwikkeling medewerkers Continu proces waarbij medewerkers bezig zijn t.b.v. huidige functie (kennis en competenties) of voor een andere functie met het oog op individuele ontplooiing en organisatiedoelen (zie POP s, jaargesprekken, mobiliteit, functieroulatie). Ontwikkeling leidinggevenden Continu proces voor leidinggevenden om medewerkers te stimuleren in hun ontwikkeling. Zij hebben een sleutelpositie. Zij moeten medewerkers ondersteunen bij hun ontwikkeling door signaleren van kansen, luisteren, ruimte geven, oprecht zijn en juiste handvatten aanreiken. Dit alles in het licht van de strategische doelen (zie ontwikkelprogramma s voor academisch leidinggevenden en leidinggevend OBP) Ontwikkeling jong talent Ontwikkelen en daarmee behouden van talent is van strategisch belang. Daarom wordt extra geïnvesteerd in jonge wetenschappers en talentvol OBP (zie tenure tracks, ontwikkeltrajecten gericht op verbreden ervaring, ontwikkelen competenties). Leeftijdbeleid In verband met de vergrijzing is het de bedoeling om ouderen langer in dienst te houden. Dat betekent dat er geïnvesteerd moet worden om deze groep inzetbaar en gezond te houden. De groep bestaat uit 650 personeelsleden ouder dan 50 jaar en dat is bijna een kwart van het totale personeelsbestand. (zie maatregelen in de arbeidsvoorwaardelijke sfeer, belastingsnormen, functieverdieping en deskundigheid, coaching). 4.2 NIVEAU 2 De informatiebehoefte op Niveau 2 betreft met name de kengetallen personeel (2006): Kengetallen 3 Domein Subdomein Kengetal Definitie Personeel Mobiliteit Horizontale mobiliteit Percentage medewerkers die van positie 3 Zoals voorlopig vastgesteld in CvB-vergadering 7 maart 2006
wisselen binnen dezelfde functie Mobiliteit Verticale mobiliteit Percentage medewerkers die van functie wisselen Efficiëntie Overhead Verhouding WP/OBP Emancipatie Percentage vrouwen in hogere functies Tevredenheid Ziekteverzuim Tevredenheid Stress Tevredenheid Werkdruk Aandeel wetenschappelijk personeel versus aandeel ondersteunend en beheerspersoneel op basis van fte s. Nader uit te werken Percentage ziekteverzuim Nader uit te werken Nader uit te werken Daarnaast is er een informatiebehoefte op UT en facultair niveau overeenkomend met tabellen uit het sociaal jaarverslag UT. Soms is de keuze tussen niveau 2 en 3 arbitrair. Instroom en uitstroom WP en/of OBP in tussen 2 peildata Omvang WP en/of OBP in fte en personen op peildatum Omvang dienstverband in personen (onderscheid in categorieën: 0,1 0,4; 0,5-0,9; 1,0) Vast /tijdelijk WP en OBP in dienst UT in personen en fte op peildatum Mannen en vrouwen WP en OBP in personen en fte op peildatum Gemiddelde leeftijd personeel vast/tijdelijk op peildatum Nationaliteit WP/OBP/AIO s op peildatum Personeel per geldstroom in fte s op peildatum 4.3 NIVEAU 3 De informatiebehoefte van Niveau 3 betreft Mannen en vrouwen naar functiegroep per organisatie-eenheid in personen en fte op peildatum Vast /tijdelijk WP en OBP in dienst organisatie-eenheid in personen en fte op peildatum Mannen en vrouwen per functiegroep in personen en fte op peildatum Gemiddelde duur dienstverband vast/tijdelijk op peildatum Gemiddelde prijs WP/OBP/AIO per organisatie-eenheid per jaar Ziekteverzuimcijfers conform Toolkit Bezettingsoverzichten per UFO-categorie op peildatum NB: het OPUT heeft begin dit jaar aangegeven een aantal zaken in het sociaal jaarverslag te willen terugzien. Een aantal daarvan vloeit voort uit de CAO (9) en een aantal vanuit het OPUT zelf (8). Er ligt echter nog geen toezegging aan het OPUT over al deze punten. 5 Fasering Database Hoewel de ontwikkeling van de rapportages gefaseerd zal plaatsvinden is het wel van belang dat ontwerp en implementatie van het het P-domein binnen de MISUT-database en het bijbehorende ETLproces meteen in de volle breedte plaatsvindt. Dat wil zeggen dat alle relevante objecten en attributen een plaats krijgen in de universe. De opsomming in de eerste paragraaf biedt daarvoor een eerste startpunt.
Globaal komt het er op neer dat we per werknemer in ieder geval de volgende gegevens willen opnemen: Medewerkersnummer Geboortedatum Geslacht Aard dienstverband (vast-tijdelijk-pnut) Omvang aanstelling Datum In dienst UT Datum In dienst functie Datum Uit dienst Loopbaangegevens Organisatieonderdeel UFO-indeling Geldstroom Salarisgegevens Ziekteverzuimgegevens Verder moeten er tabellen met OBP- en WP-functies worden opgenomen en moet de organisatiestructuur op een logische wijze in MISUT worden vastgelegd. Hierbij zullen verschillende indelingen naast elkaar gefaciliteerd moeten worden, zowel naar faculteiten diensten, als naar instituten. Rapportages De ontwikkeling van het MISUT-domein start met de ontwikkeling van de volgende rapportages: Percentage vrouwen in hogere functies Nationaliteit WP/OBP/AIO s op peildatum Horizontale en verticale mobiliteit Omvang WP en/of OBP in fte en personen op peildatum Vast /tijdelijk WP en OBP in dienst in personen en fte op peildatum Mannen en vrouwen per functiegroep in personen en fte op peildatum
Bijlage Voorbeelden zijn indicatief en voldoen nog niet geheel aan MISUT huisstijl! Zie Requirements Document MISUT PERCENTAGE VROUWEN IN HOGERE FUNCTIES Jaar: van tot
NATIONALITEIT WP/OBP/AIO S OP PEILDATUM Drill-niveaus: UT WP OBP AIO S Selectie: Jaar: van tot
HORIZONTALE EN VERTICALE MOBILITEIT Drill-niveaus: UT WP OBP AIO S Selectie: Jaar: van tot
OMVANG WP EN/OF OBP IN FTE EN PERSONEN OP PEILDATUM % Selectie: Jaar: van tot Opmerking: Op universitair niveau moet bij het berekenen van de verhouding ook het OBP binnen de stafdiensten worden meegeteld. Anderzijds is het ook wenselijk een overzicht te krijgen van de verhouding OBP-WP binnen de faculteiten. Maar: universitair niveau is dus niet eenvoudigweg de optelling van alle faculteiten.
VAST /TIJDELIJK WP EN OBP IN DIENST IN PERSONEN EN FTE OP PEILDATUM Selectie: Jaar: van tot
MANNEN EN VROUWEN PER FUNCTIEGROEP IN PERSONEN EN FTE OP PEILDATUM Mannen en vrouwen per functiegroep in personen Bron: MISUT Peildatum: <peildatum> Functie BBT CTW EWI GW TNW 1.HGL/WP management 27,5 18,1 29,4 17,4 33,6 2.UHD 15,4 9,0 37,1 12,3 17,4 3.UD 34,3 38,7 55,7 21,9 35,3 4.Promovendus / TWAIO 39,4 46,3 186,4 13,8 157,3 5.Overig WP 31,8 25,3 72,2 18,1 86,0 6.OBP >= Schaal 13 3,0 2,0 1,0 1,4 7.OBP Schaal 11 t/m 12 3,6 1,6 18,1 8,1 7,0 8.OBP Schaal 5 t/m 10 10,6 26,6 70,5 16,8 100,4 9.OBP Schaal 1 t/m 4 & overig 0,8 0,7 1,0 1,0 3,5 Totaal 166,3 166,1 472,4 110,5 441,9 Drill-niveaus: Totaal - Mannen - Vrouwen