SCIPIO - LRP Bestemd voor: - Scipio 2012 met Scipio Internetbrowser Versie 1.1 november 2012
Inhoudsopgave I. Aandachtspunten LRP Eigenaar Ja/Nee II. III. IV. Instellingen voor de verwerking en uitwisseling van gegevens met LRP Mutaties ophalen Mutaties verwerken V. LRP via Scipio Internetbrowser VI. VII. VIII. IX. De eerste keer : Opzetbestanden verwerken De eerste keer : Opzetbestanden ophalen Zelf handmatig mutaties inlezen in Scipio Wijzigingen in de Kerkelijke Structuur en Organisatie (KSO) X. Veel gestelde vragen
Aandachtspunten LRP Eigenaar Ja/Nee Binnen LRP heeft u te maken met de term Eigenaar. Het is van belang om deze term goed te begrijpen. Eigenaar: Ja Bij deze registratie kunt u de persoon muteren en behoort deze registratie tot uw (wijk)gemeente. Eigenaar: Nee Bij deze registratie kunt u de persoon niet muteren en is opgenomen ter informatie bij uw (wijk)gemeente. Voorbeelden: Persoon behoorde eerst tot wijk 1, zit nu in wijk 2. Wijk 2 is de eigenaar van deze persoon en kan de persoon muteren. Wijk 1 is niet langer eigenaar en ziet deze persoon als Vertrokken uit de (wijk)gemeente staan. Persoon is verhuisd of overgeschreven naar een andere gemeente De oude wijk is niet langer eigenaar en ziet deze persoon als Vertrokken uit de (wijk)gemeente staan. Deze gegevens komen ook als zodanig door naar Scipio.
Instellingen voor de verwerking en uitwisseling van gegevens met LRP Scipio bevat vele mogelijkheden om de werking van het systeem naar uw hand te zetten. Het is van belang dat u deze opties naar uw wens ingeeft zodat de verwerking naar wens zal verlopen. Ga in het programma naar LRP Instellingen: Tabblad: Verbinding met LRP Om eenvoudig een verbinding via de Scipio Internetbrowser op te zetten naar LRP kunt u hier alvast uw gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. NB: Dit is de gebruikersnaam en wachtwoord van LRP die hoort bij de sleutel waarmee u leden kunt muteren. Wanneer u gebruik maakt van meerdere mutatiestromen (NH en GK gescheiden) dan kunt u hier ook de gebruiker toevoegen. Maakt u GEEN gebruik van meerdere mutatiestromen vul dan niets in. Wanneer u meteen wanneer u Scipio start ook de verbinding met LRP tot stand wilt brengen dan kunt u een vinkje plaatsen bij: Tijdens het aanmelden bij LRP wordt u gevraagd om uw Naam, Wachtwoord en Sleutel. U heeft dus uw sleutel van LRP nodig om verbinding met LRP te kunnen maken.
Instellingen voor de verwerking en uitwisseling van gegevens met LRP - vervolg Tabblad: Algemeen #1 Type kerkgenootschap Hier kunt u uw type kerkgenootschap ingeven. Indien gewenst kunt u (buiten LRP om) bij NH personen de modaliteiten bijhouden. #2 Zelfstandig / alleenwonende personen Personen die zelfstandig / alleenwonend zijn komen in LRP voor met de relatie 'PE Hoofd'. U kunt deze personen overnemen als gezinshoofd of als zelfstandig. Dit is een registratie voor uzelf zodat u hierop selecties kunt maken. Het is verder niet van invloed op de verdere uitwisseling van gegevens. #3 Ingeschreven personen Binnen uw gemeente kunnen personen voorkomen met de relatie Meegeregistreerd. Dit zijn veelal personen waarvan de man wel lid is van de gemeente, maar de vrouw niet etc. Deze personen kunt u binnen Scipio opnemen als actief of als afwijkend. Tabblad: Afhandeling specifieke mutaties Hier geeft u aan of een persoon dat naar het buitenland is verhuisd nog actief moet worden opgenomen in uw bestand of dat deze de status Vertrokken krijgt. Binnen LRP kan een persoon in meerdere pastorale eenheden zitten. Voorbeeld van 1 gezin: PE 1000 PE 2000 PE Automatisch Man (Partner) Vrouw (PE Hoofd) Man (PE Hoofd) Vrouw (PE-Hoofd) Man (Partner) Vrouw (Partner) Zoon (Kind ) Zoon (Kind) Dochter (Kind) Dochter (Kind) Met deze optie kunt u ervoor zorgen dat er automatisch een juiste PE bepaald wordt.
Instellingen voor de verwerking en uitwisseling van gegevens met LRP - vervolg Tabblad: Afhandeling specifieke mutaties vervolg Geeft aan dat wanneer een persoon wordt gemuteerd vanuit LRP automatisch de bezorgwijk, looplijstwijk, kerkbladwijk en de eigen wijk bepaald worden op basis van de postcode indeling. Wanneer een persoon reeds is ingeschreven in uw systeem, zal de opnamedatum behouden worden. Wanneer een nieuw persoon in uw administratie wordt toegevoegd, kunt u hier aangeven dat u niet de opnamedatum binnen LRP wilt overnemen, maar de verwerkingsdatum van wanneer u de persoon heeft doorgevoerd. Wanneer u zelf de huwelijksplaats heeft ingegeven; deze nooit overschrijven met de wijkgemeente zoals binnen LRP is geregistreerd. Wanneer een persoon wordt uitgeschreven uit uw systeem, de kerkelijke relatie behouden. Wanneer u in uw bestand reeds e-mailadressen en telefoonnummers heeft ingegeven deze nooit schonen als deze in LRP niet zijn ingevuld. Niet eigenaren Wanneer een persoon naar bijvoorbeeld een andere gemeente zal worden overgeschreven dan geeft LRP een beperkte set van informatie door. Hierin missen ondermeer de gegevens van een huwelijk, de burgerlijke staat, doop- en belijdenisgegevens etc. Door bovenstaand vinkje aan te zetten zullen deze gegevens niet geschoond worden. Wanneer u geen eigenaar van een persoon bent, maar de persoon heeft wel aangegeven om blijkgever van uw gemeente te willen zijn dan kunt u deze toch actief opnemen.
Instellingen voor de verwerking en uitwisseling van gegevens met LRP - vervolg Tabblad: Wijk/sectie bepaling Hier kunt u aangeven hoe de wijk moet worden bepaald in uw Scipio programma. U kunt hierbij kiezen om: #1 De wijk over te nemen vanuit LRP, met daarbij de mogelijkheid om ook de sectie van LRP over te nemen of uw eigen sectie indeling te gebruiken. #2 De wijk NIET over te nemen vanuit LRP, maar laten bepalen aan de hand van de ingegeven indeling. Daarbij kunt u nog aangeven of bij voorkeurleden wel de wijk moet worden overgenomen. #3 Alle informatie over de wijkindeling van LRP te negeren. Geografische wijk bij voorkeurleden Een voorkeurlid is ingeschreven in een bepaalde (wijk)gemeente. Indien gewenst kunt u door Scipio op basis van de ingegeven postcode indeling- een geografische wijk laten bepalen. Tabblad: Geavanceerd Op het internet maakt u gebruik van een browser. Enkele voorbeelden van veelgebruikte browsers zijn: Internet Explorer, Windows Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari etc. Scipio bevat een ingebouwde browser om verbinding te kunnen maken met LRP. Hier kunt u bladwijzer aanmaken om rechtstreeks verbinding te kunnen maken met LRP. Deze optie hoeft niet aangevinkt te worden. Doet u dat wel dan kunt u wijzigen hoe de Scipio Internetbrowser zich voorstelt aan een website. Wanneer u deze optie aanvinkt zal er een logbestand worden bijgehouden van alle communicatie tussen de browser en de bezochte website van LRP. Deze optie hoeft niet aangevinkt te worden. Mochten er onverwachte meldingen optreden dan kunt u deze aanvinken voor nadere analyse. Wanneer u deze optie aanvinkt kunt u via de Scipio Internetbrowser rechtstreeks mutaties opslaan in LRP. De invoer van gegevens in LRP gaat met de Scipio Internetbrowser rechtstreeks via de LRP applicatie. Mutaties worden hierbij door u handmatig gefiatteerd. Goed om te weten: De Scipio Internetbrowser kan geen seriematige of batchgewijze mutaties doorvoeren naar LRP. Collectief muteren is dus niet mogelijk.
Mutaties ophalen LET OP: Indien u nog geen opzetbestand heeft verwerkt, lees dan eerst naar het hoofdstuk De eerste keer. Wanneer er mutaties op personen hebben plaatsgevonden dan kunt u deze wijzigingen downloaden en verwerken in Scipio. Ga in het programma naar LRP Mutaties ophalen van LRP: Het volgende scherm verschijnt: Wanneer u de nieuwe mutaties wilt gaan ophalen klikt u op Nieuwe mutaties genereren en ophalen Het aanmaken van mutaties worden vervolgens in de planner in LRP geplaatst. Scipio gaat vervolgens wachten tot de LRP planner gereed is; dit kan enkele minuten duren. Nadat de planner de mutaties heeft aangemaakt zal Scipio deze automatisch voor u downloaden en klaarzetten. U kunt de mutaties nu gaan verwerken Mocht u mutaties vanaf een bepaalde datum willen hebben, dan kunt u de vanaf datum eerst ingeven. Let op: Dit is normaal gesproken niet nodig. LRP weet zelf welke personen sinds de vorige keer gemuteerd zijn. Mocht er een probleem zijn opgetreden, dan kunt u via deze methode herstellen.
Mutaties ophalen - vervolg Onderstaande is alleen van belang als de planner geen resultaat heeft gegeven; WANNEER DE PLANNER IN LRP NORMAAL WERKT IS ONDERSTAANDE DUS NIET NODIG: Wanneer de planner in LRP binnen 20 minuten geen resultaat geeft, dan zal Scipio het ophalen van mutaties automatisch afbreken. De mutaties worden vervolgens alsnog door LRP uitgevoerd en klaargezet. Deze mutaties kunt dan u op een later tijdstip ophalen en verwerken. Hiervoor gaat u naar het tabblad Overzicht eerder aangemaakte mutatiebestanden in LRP. Hier ziet u de eerder aangemaakte mutatiebestanden staan: LET OP: Vervolgens kunt u aanvinken welke mutatiebestanden u wilt gaan verwerken. Dit doet u TE ALLEN TIJDE in een set van gelijke mutatiebestanden. Vink hierbij de mutatiebestanden aan van dezelfde datum en dezelfde tijd (het mag een paar minuten schelen) en klik op Aangevinkte mutatiebestanden ophalen. De mutaties worden nu opgehaald en voor u klaargezet om te gaan verwerken. ZEER BELANGRIJK: 1.) Mutaties moeten op tijdsvolgorde verwerkt worden. Dus eerst de oude mutaties, daarna de nieuwe mutaties. 2.) Haal dus nooit mutatiebestanden op met verschillende tijdstippen en verschillende data Voorbeeld: Een mutatiebestand van 9 oktober verwerkt u dus nooit met een mutatiebestand van 30 oktober! 3.) Doet u dit toch dan kunnen er foutieve registraties in uw systeem komen te staan.
Mutaties verwerken Wanneer het ophalen van de mutatiebestanden gereed is zal onderstaand scherm worden geladen en worden de mutaties voor u voorbereid. Na het voorbereiden krijgt u de aangetroffen persoonsgegevens te zien: Om de mutaties te verwerken in uw administratie klikt u op de knop Verwerken De mutaties worden nu verwerkt. Na het verwerken worden de mutaties gearchiveerd en bij uw datagegevens geplaatst. Het verwerken van de gegevens kan bij grote bestanden enige tijd in beslag nemen. Na het verwerken van de bestanden zijn de XML-bestanden niet langer nodig. Wanneer u de vraag krijgt of Scipio de XML-bestanden kan verwijderen dan kunt u dat met Ja beantwoorden. De mutatiebestanden zijn nu verwerkt.
LRP via Scipio Internetbrowser De Scipio Internetbrowser is een uniek onderdeel van Scipio. Met deze browser maakt u rechtstreeks verbinding met LRP. Scipio praat vervolgens met LRP waarbij LRP aangeeft hoe bepaalde zaken doorkomen, eruit zien, welke knoppen er zijn, hoe er geselecteerd en opgeslagen moet worden etc. Goed om te weten: De informatie die wordt weergegeven vanuit LRP is altijd de actuele stand van zaken. U werkt via de Scipio Internetbrowser rechtstreeks in LRP (en natuurlijk in Scipio). De Scipio Internetbrowser bevat hierbij een eigen methode om de schermopbouw dynamisch vanuit LRP te genereren. Hierdoor lijken de vensters meer op die van Scipio. Daarnaast hebben we intelligentie toegevoegd aan de Scipio Internetbrowser wanneer deze verbinding heeft met LRP. Dat werkt een stuk plezieriger! Wanneer u een actieve verbinding heeft met LRP krijgt u dat in het hoofdscherm van Scipio te zien: Wanneer u met een andere browser bij LRP inlogt zal automatisch de verbinding door LRP worden verbroken. Meldingen en overschrijvingen. Om de actuele meldingen en overschrijvingen in te zien gaat u naar LRP Meldingen en overschrijvingen: De meldingen van LRP verschijnen vervolgens:
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Vanuit de meldingen kunt u rechtstreeks een dossier openen en de meldingen bewerken. Naast de meldingen krijgt u meteen een overzicht van de lopende overschrijvingen. Deze kunt u aldaar meteen afhandelen door deze te honoreren of te weigeren. Wanneer u een dossier gaat openen komt u in het ledenscherm van Scipio. Het dossier van de persoon wordt op dat moment zowel in Scipio als in LRP geladen. U ziet dit doordat op het scherm een aantal velden van kleur zijn gewijzigd. Voorbeeld onderhoud ledenkaart, bovenste gedeelte: Het telefoonnummer, mobiel en e-mailadres hebben een nieuwe kleur gekregen. De velden met deze kleur zijn rechtstreeks gekoppeld met het persoonsdossier in LRP. Wanneer in de gekleurde velden een wijziging doorvoert en u klikt vervolgens op Opslaan dan krijgt u de volgende vraag: Wanneer u deze gegevens wilt opslaan in LRP dan kiest u voor Ja. Synchroniseren met LRP Wanneer u de actuele gegevens van een persoon wilt ophalen van LRP dan zal dit doorgaans via het mutatieverkeer gaan. Wilt u op het persoonsdossier de actuele gegevens laden, klik dan op het rood omkaderde pictogram:
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Verhuizingen doorvoeren Wanneer u een persoon of gezin wilt gaan verhuizen, dan klikt u op de knop Verhuizen : Een nieuw scherm verschijnt: Hier kunt u de nieuwe adresgegevens invoeren of aangeven dat een persoon naar het buitenland is vertrokken. Tip: Wilt u het gezin verhuizen, selecteer dan eerst het gezinshoofd. Let op: Doordat u rechtstreeks in LRP werkt, zal het doorvoeren van een adreswijziging ook invloed kunnen hebben op de (wijk)gemeente waartoe iemand is ingeschreven. Huisadres wijzigen met huisletter, toevoeging, locatie, adresstatus Wanneer een persoon niet verhuisd, maar wanneer er een kleine wijziging hoeft plaats te vinden in het adres, dan klikt u op de knop Adresgegevens : Vervolgens kunt u daar de benodigde (gekleurde) velden muteren:
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Overschrijvingen doorvoeren Wanneer u een persoon of gezin wilt overschrijven naar: - Een andere gemeente - Een andere wijkgemeente - Een andere sectie Dan gaat u naar het tabblad Locatiegegevens. Link onderin klikt u op LRP (wijk) gem.: Het volgende scherm zal verschijnen: Wanneer u een persoon wilt overschrijven naar een andere gemeente, kies dan de knop: Wanneer u een persoon wilt overschrijven naar een andere wijkgemeente, kies dan de knop: Wanneer u een persoon wilt overschrijven naar een andere sectie, kies dan de knop:
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Overschrijven naar een andere (wijk)gemeente Het volgende scherm zal verschijnen: Geef hier de nieuwe gemeente in en de nieuwe wijkgemeente. Tevens kunt u hier een motivatie meegeven voor de ontvangende gemeente alsmede aangeven of er meerdere personen moeten worden mee overgeschreven. Overschrijven naar een andere (wijk)gemeente - vervolg Wanneer u een nieuwe gemeente wilt ingeven, klik dan op de knop Het volgende scherm verschijnt: Zoek de en dubbelklik op de gewenste gemeente. Vervolgens kunt u de wijkgemeente kiezen waarnaar de overschrijving moet plaatsvinden.
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Overschrijven naar een andere (wijk)gemeente - vervolg Mocht u overigens geen rechten hebben om een mutatie door te voeren dan zal LRP dit melden: De overschrijvingen vinden rechtstreeks plaats in LRP via de Scipio Internetbrowser. De ontvangende (wijk)gemeente kan vervolgens meteen via de meldingen / overschrijvingen deze overschrijving accepteren of weigeren.
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Een kind toevoegen Wanneer u bij een bestaand gezin een kind wilt toevoegen, dan selecteert u eerst de ouders. Daarna kiest u voor: Het volgende scherm verschijnt: Geef de gegevens in en klik op OK. Na het opslaan zal Scipio vragen of u dit kind ook in LRP wilt opnemen. Vervolgens krijgt u de volgende melding:
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Doopgegevens registeren Wanneer u bij een persoon de doopgegevens wilt ingeven, dan kunt u dat doen door deze velden in te voeren: Belijdenis registeren Wanneer u bij een persoon de belijdenisgegevens wilt ingeven, dan kunt u dat doen door deze velden in te voeren:
LRP via Scipio Internetbrowser - vervolg Stand van zaken van de Scipio Internetbrowser per november 2012 Goed om te weten: De Scipio Internetbrowser zorgt voor een volledige integratie van LRP. Het vertalen van de LRP schermen naar Scipio schermen vindt dynamisch plaats waarbij wij elk scherm controleren op mogelijke fouten. Daardoor zijn nog niet alle mutatievormen meteen beschikbaar. Deze worden op korte termijn toegevoegd. De volgende mutatievormen staan op de planning: - Registreren / Echtscheiding van een huwelijk / gereg. Partnerschap - Opbouw pastorale eenheid - Toevoegen nieuwe leden (anders dan kinderen)
De eerste keer : Opzetbestanden verwerken Aandachtspunten LRP Nadat uw gemeente is aangesloten op LRP adviseren wij u de volgende punten te controleren en waar nodig te corrigeren. 1. Het kan voorkomen dat tijdens de conversie naar LRP overleden personen met een SILA blokkade weer actief in uw gemeente staan ingeschreven. Dit komt doordat deze gegevens in de oude LLR niet bekend waren waarbij tijdens de conversie uw overlijdensgegevens NIET zijn overgenomen in LRP. 2. Het kan voorkomen dat de adellijke titels tijdens de conversie niet (altijd) zijn overgenomen. 3. De passief registratie komt binnen de kerkorde en dus binnen LRP niet meer voor. Daar dit in het kerkenwerk nog wel veel gebruikt wordt behoudt Scipio de mogelijkheid om bij deze personen toch nog een passief kenmerk mee te geven. Dit is dus een code die in uw gemeente zichtbaar is. In LRP herkent u deze personen aan het Wenst geen contact vinkje. 4. Personen die nieuw zijn opgenomen in LRP hebben niet altijd een PE nummer gekregen in LRP. Dit kan ook voor nieuw ingeschreven kinderen gelden. Informatie over de inhoud van de XML-koppeling: 1. Bij die personen waarvan uw gemeente geen eigenaar is, geeft de LRP een beperkte set informatie door. U kunt hierbij dus niet alle gegevens inzien. Personen die geen eigenaar zijn kunnen geografisch wel in uw gemeente wonen maar bijvoorbeeld een voorkeurlidmaatschap elders hebben. 2. De XML-koppeling bevat geen gegevens inzake: - De herkomstplaats. - Bij voorkeurleden, de geografische gemeente van een lid. 3. Bij de wijken wordt door Scipio een extra sectie aangemaakt met de naam Wijkgemeente gebied. Hierin zitten alle postcodes die geografisch behoren tot de wijk. Deze worden vanuit LRP geladen. 4. De gegevens zoals die staan in LRP zijn leidend en worden in principe overgenomen naar Scipio. Belangrijk: Scipio kan onmogelijk controleren of de gegevens in LRP juist zijn. Indien er onjuistheden of onvolledigheden in het LRP worden aangetroffen worden deze dus OOK binnen Scipio als onjuist of onvolledig overgenomen. 5. Controleer na het inlezen van het opzetbestand de gebruikte wijknamen en pas deze waar nodig aan. Let er daarbij op dat u de wijknummers van LRP niet wijzigt. 6. Indien uw gemeente in het LRP nog als meerdere gemeenten bekend staat (NH/GK), maar gebruikt u in Scipio al wel een samengevoegd bestand dan is het van belang dat u de verschillende opzetbestanden tegelijkertijd inleest. (dus niet eerst de een en daarna de andere). Dit in verband met koppelingen tussen bijvoorbeeld NH en GK leden. 7. De inhoud van de velden op het tabblad Diversen, zoals Kerkbalans Deelname en Kerkblad bepaalt u zelf en zijn onafhankelijk van LRP. Ook de bijdrageadministratie is volledig in uw eigen handen.
De eerste keer: Opzetbestanden verwerken - vervolg Meer dan 10.000 personen Bevat uw gemeente meer dan 10.000 personen? De dienstenorganisatie zal dan per 10.000 personen een bestand klaar zetten. Tijdens het downloaden ziet u dit doordat er meerdere opzetbestanden klaar staan met de naam Deel1, Deel2, Deel3 etc. Deze (deel)bestanden dient u allemaal te downloaden en in dezelfde map te plaatsen. BELANGRIJK - Goed om te weten: Onze medewerkers zijn er voor om u zo goed mogelijk ondersteuning te geven voor het werken met onze programma s waaronder Scipio en Scipio Online. Onze medewerkers kunnen u echter telefonisch niet helpen bij het aanmaken van een map op uw computer. Eveneens niet met het browsen op internet, het downloaden van bestanden en/of het kopiëren of verplaatsen van bestanden van de ene naar de andere map op uw computer. Indien u niet weet hoe u een map moet aanmaken en/of een bestand moet kopiëren dan verwijzen wij u graag naar uw systeembeheerder. Heeft u geen systeembeheerder dan verwijzen wij u graag naar de handleiding van uw Windows systeem. Bent u niet in het bezit van de handleiding van uw Windows systeem neem dan contact op met de leverancier van uw computer voor een handleiding. Op het internet maakt u gebruik van een browser. Enkele voorbeelden van veelgebruikte browsers zijn: Internet Explorer, Windows Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari etc. Ook Scipio bevat een ingebouwde browser om verbinding te kunnen maken met LRP. Indien u niet weet hoe uw browser werkt verwijzen wij u graag naar de handleiding van uw browser. Hierin staat onder andere hoe u bestanden kunt downloaden. Heeft u geen handleiding van uw browser controleer dan of er een help functie in zit. Kunt u de help functie niet vinden lees de handleiding dan terug op het internet. Tip: Via een zoekmachine zoals bijvoorbeeld www.google.nl kunt u ook snel antwoorden op uw vragen vinden.
De eerste keer: Opzetbestanden verwerken - vervolg Wanneer u al gegevens in uw Scipio bestand heeft staan, dan worden de gekoppelde gegevens vanuit LRP toegevoegd aan uw bestand. Dit geldt ook voor de indeling van de wijken en de secties. Voordat u de opzetbestanden gaat verwerken is het noodzakelijk dat u eerst uw wijken en wijknummers controleert. Doet u dat niet, dan kan Scipio de wijkgegevens vanuit LRP niet koppelen aan uw bestaande wijken en worden de nieuwe wijken vanuit LRP toegevoegd aan uw bestand. Stap 1: Bepaal uw gemeentenummer Tip: Indien uw gemeente in LRP nog niet is samengevoegd dan ontvangt u per gemeente (en dus per gemeentenummer) de benodigde gegevens. Bepaal in dat geval alle gemeentenummers. Stap 2: Ga naar Beheer Gemeente indeling Onderhoud wijken/secties Stap 3: Selecteer en open de eerste wijk. Stap 4: Geef bij deze wijk het corresponderende wijknummer in. Dit wijknummer begint normaal gesproken met de eerste 4 cijfers van uw gemeentenummer. Daarna volgen nog 4 cijfers voor het wijknummer. Voorbeeld: Uw gemeentenummer is : 22220000 (Wijk)gemeente #1 is dan : 22220010 (Wijk)gemeente #2 is dan : 22220020 (Wijk)gemeente #3 is dan : 22220030 etc. Indien u meerdere wijknummers aan deze wijk wilt koppelen (zie Stap #1 meerdere gemeenten) dan klikt u op de knop: Vul vervolgens de overige wijknummers in:
De eerste keer: Opzetbestanden verwerken - vervolg Stap 5: Herhaal het invullen van de wijknummers voor alle aanwezige wijken. Stap 6: Maak een back-up van de ontstane situatie zodat u dit, indien u toch iets verkeerd heeft ingegeven, niet nog een keer hoeft te doen maar terug kunt naar de zojuist gemaakte back-up. Uw gemeente is nu gereed om de opzetbestanden te gaan verwerken.
De eerste keer: Opzetbestanden ophalen Stap 1: Start LRP en log in als Lokaal beheerder Stap 2: Ga naar: Beheer XML Export Stap 3: Hier kunt u onder de verschillende tabbladen de opzetbestand(en) downloaden van de kerkelijke structuur van uw gemeente. Stap 4: Selecteer eerst het bestand dat u wilt downloaden. Klik vervolgens op Download. Stap 5: Download (of verplaats) nu de bestanden in een door u gekozen map, bijvoorbeeld C:\XML-Koppeling\ Stap 6: Herhaal het downloaden van alle opzetbestanden bij alle beschikbare tabbladen. Voorbeeld van de te downloaden bestanden: Export_Gemeente_Gemeentenaam_Datum_Tijdstip.xml Export_Wijkgemeente_Gemeentenaam_Datum_Tijdstip.xml Export_Sectie_Gemeentenaam_Datum_Tijdstip.xml Stap 7: Log uit en start het LRP weer op. Log nu in als Ledenadministrateur Stap 8 Ga naar: Beheer XML Export Stap 9: Hier kunt u onder de verschillende tabbladen de opzetbestand(en) downloaden van de geregistreerde, de geregistreerde (niet eigenaar) en eventuele signaleringen. Stap 10: Plaats alle bestanden in een door u gekozen map, bijvoorbeeld C:\XML-Koppeling\ Stap 11: Herhaal het downloaden bij alle beschikbare tabbladen. Voorbeeld van de te downloaden bestanden: Export_Geregistreerde_Gemeentenaam_Opzetbestand_Deel_I_Datum_Tijdstip.xml Export_Geregistreerde_Gemeentenaam_Opzetbestand_Deel_II_Datum_Tijdstip.xml Export_Geregistreerde_NietEigenaar_Gemeentenaam_Opzetbestand_Datum_Tijdstip.xml Export_Signalering_Gemeentenaam_Datum_Tijdstip.xml (optioneel bij het opzetbestand) Stap 12: U kunt nu weer uitloggen. De opzetbestanden zijn met succes gedownload. Gereed: De bestanden kunnen nu in Scipio verwerkt gaan worden.
Zelf handmatig mutaties inlezen in Scipio LET OP: Onderstaande is alleen van belang bij een opzetbestand of wanneer u vanuit een andere internetbrowser dan de Scipio Internetbrowser de mutaties aanmaakt en download. Werkwijze: Stap 1: Start Scipio op. Stap 2: Kies: LRP Mutaties verwerken Stap 3: Onderstaand scherm verschijnt: Stap 4: U kunt nu aangeven waar u de bestanden vanuit LRP heeft geplaatst. Klik hiervoor op Bladeren. Stap 5: Selecteer de map waar u de LRP bestanden in heeft geplaatst (blauw maken) en klik op OK. ( Afbeelding: De bestanden staan in dit voorbeeld in de map C:\XML-Koppeling\ )
Zelf handmatig mutaties inlezen in Scipio - vervolg Stap 6: Indien de bestanden worden aangetroffen dan krijgt u de details hiervan te zien op uw scherm: Mochten er geen gegevens zijn aangetroffen dan zal het programma u dit ook melden. Voorbeeld #1: Er zijn twee opzetbestanden aangetroffen: Voorbeeld #2: Er zijn mutatiebestanden aangetroffen: Stap 7: Klik op de knop Voorbereiden om de aangetroffen gegevens te analyseren en voor te bereiden op verwerking in Scipio. (Er wordt op dit moment nog niets met uw datagegevens gedaan!)
Zelf handmatig mutaties inlezen in Scipio - vervolg Na het voorbereiden krijgt u de aangetroffen persoonsgegevens te zien: Om de mutaties te verwerken in uw administratie klikt u op de knop Verwerken De mutaties worden nu verwerkt. Na het verwerken worden de mutaties gearchiveerd en bij uw datagegevens geplaatst. Het verwerken van de gegevens kan bij grote bestanden enige tijd in beslag nemen. Na het verwerken van de bestanden zijn de XML-bestanden niet langer nodig. Wanneer u de vraag krijgt of Scipio de XML-bestanden kan verwijderen dan kunt u dat met Ja beantwoorden.
Wijzigingen in de Kerkelijke Structuur en Organisatie (KSO) Wanneer er wijzigingen zijn doorgevoerd in de kerkelijke structuur (KSO) zoals bijvoorbeeld een nieuwe wijk of een nieuwe sectie etc. dan kunt u deze wijzigingen downloaden en verwerken in Scipio. Werkwijze: Stap 1: Start LRP Stap 2: Log in als Lokaal beheerder Stap 3: Ga naar: Beheer XML Export Stap 4: Klik op: Vervolgens op: En daarna op: Stap 5: Wanneer er wijzigen zijn aangetroffen verschijnt er onder elk apart tabblad een bestand welke u kunt downloaden. Bijvoorbeeld op het tabblad: Stap 6: Selecteer het bestand dat u wilt downloaden en klik op: Stap 7: Het bestand kunt u opslaan in de map waar u normaal gesproken uw XML bestanden voor Scipio plaatst. Stap 8: Herhaal Stap 5 t/m 7 voor de overige tabbladen. Meer informatie: Staat er geen bestand klaar en deze wordt ook niet aangemaakt? Waarschijnlijk heeft er dan geen wijziging plaatsgevonden en heeft u de volgende melding gekregen: Na het downloaden van de bestanden kunt u deze wijzigingen inlezen in Scipio zoals omschreven in hoofdstuk Zelf handmatig mutaties inlezen in Scipio
Veel gestelde vragen I. Wat zijn de belangrijkste wijzigingen die ik kan verwachten? De pastorale eenheid a.) Personen zonder pastorale eenheid. De gegevens worden vanuit LRP overgenomen. Indien in LRP geen Pastorale Eenheid is ingegeven dan worden deze personen in pastorale eenheid 0 geplaatst. b.) Een persoon kan voorkomen in meerdere pastorale eenheden. Hierbij kunt u op persoonsniveau schakelen tussen deze pastorale eenheden. Scipio werkt met een hoofd pastorale eenheid. Dit is de pastorale eenheid waar de persoon voorkomt als PE Hoofd. Komt deze niet voor, dan wordt op volgorde van PE Hoofd, Partner, Kind of Overige deze bepaling gedaan. Wanneer u de gezinssamenstelling bekijkt, krijgt u meteen te zien of een persoon gekoppeld is aan deze pastorale eenheid, maar waar dit niet de hoofd pastorale eenheid (voor die persoon) betreft. U ziet dit aan het pictogram: Dit komt bijvoorbeeld voor bij kinderen die gaan studeren. Deze krijgen een eigen pastorale eenheid waarbij het kind PE hoofd wordt. Er kan dan nog een koppeling met relatie Kind bestaan met de oude pastorale eenheid. De pastorale eenheid bij samengevoegde gemeenten Wanneer uw gemeente een Protestantse Gemeente is maar dit in de LRP nog niet is doorgevoerd krijgt u de gegevens van NH en GK apart binnen. Een gezin dat van oudsher bestaat uit meerdere denominaties (Man is Hervormd, Vrouw is Gereformeerd etc.) krijgt over en weer een koppeling. Vanuit de NH gemeente is de man in bovenstaand voorbeeld Gezinshoofd. De vrouw is vanuit GK bekeken ook Gezinshoofd. De personen komen dus niet dubbel in uw bestand te staan. Wanneer uw gemeente ook in LRP een Protestantse Gemeente wordt zullen deze gekoppelde pastorale eenheden oplossen tot 1 pastorale eenheid. Een overzicht kunt u opvragen via Leden Overzichten Ledenoverzicht gekoppelde PE s.
Wat zijn de belangrijkste wijzigingen die ik kan verwachten? (vervolg) Relaties met (wijk)gemeenten In LRP worden personen niet langer geregistreerd bij zowel de geografische- als de voorkeurwijk. Dit wordt op deze manier overgenomen in Scipio. Bij voorkeursleden binnen de gemeente wordt niet langer de geografische gemeente vermeld waarin men geografisch is ingeschreven. Hier komt nu enkel de term Voorkeurlid te staan. (De geografische gegevens wordt niet via de XMLkoppeling aangeboden) Wanneer iemand is vertrokken naar een andere (wijk)gemeente dan wordt deze nieuwe (wijk)gemeente geplaatst bij de geografische gemeente. Daarnaast wordt in het notitieveld een melding gemaakt tot welke wijk(gemeente) en sectie de persoon is gaan behoren. Statuswijzigingen en burgerlijke staat wijzigingen De status afgevoerd wordt vervangen door uit registratie. De status afgemeld wordt vervangen door uitgeschreven. De burgerlijke staat onbekend wordt vanuit LRP toegevoegd. De burgerlijke staat overleden wordt vanuit LRP toegevoegd. Wijken & Secties Bij de wijkgegevens worden de secties geladen zoals die door de LRP worden aangeboden. Hierin komt meestal ook Sectie 0 voor. Tevens wordt er een sectie geladen met de naam Wijkgemeente gebied. Titulatuur Scipio interpreteert de ingelezen gegevens. Indien mogelijk zal Scipio ervoor zorgen dat de gegevens beter in uw bestand komen te staan. Voorbeeld: Titulatuur met de omschrijving null wordt overgeslagen. Kerkbladadministratie Voor de kerkbladadministratie adviseren wij u na het inlezen van het opzetbestand een nieuwe start situatie te gebruiken. Dit doet u door via Leden Overzichten Mutatieverslag de aanwezige mutaties te reorganiseren.
I. Ik kan het bestand dat ik gedownload heb niet terugvinden Het is handig om alle XML bestanden bij elkaar te plaatsen. Bij het verwerken in Scipio zullen de bestanden gearchiveerd worden bij uw datagegevens. Op die manier kan er altijd teruggekeken worden welke mutaties u zijn aangeboden. In de handleiding van uw browser kunt u terugvinden waar de bestanden die u heeft gedownload zijn geplaatst (en hoe u dit eventueel kunt wijzigen). In dit document hebben we op de volgende pagina s voor Internet Explorer en Firefox de werkwijze hiervoor opgenomen. Voor andere browsers en/of andere versies verwijzen we graag naar de handleiding van uw browser.
Ik kan het bestand dat ik gedownload heb niet terugvinden (vervolg) Internet Explorer (engelse versie) De bestanden die u download worden standaard geplaatst in de map Gebruikersnaam en vervolgens in de map Downloads van uw computer. Indien gewenst kunt u deze map wijzigen. Klik hiervoor rechts bovenin op de meest rechterknop en kies View Downloads U krijgt uw downloads nu te zien. Om de downloadlocatie te wijzigen klikt u op : Options Vervolgens klikt u op Browse om uw eigen downloadlocatie in te stellen.
Ik kan het bestand dat ik gedownload heb niet terugvinden (vervolg) Firefox (Nederlandse versie) De bestanden die u download worden standaard geplaatst in de map Gebruikersnaam en vervolgens in de map Downloads van uw computer. Indien gewenst kunt u deze map wijzigen. Voor het wijzigen van de downloadlocatie klikt u in Firefox op: Firefox Opties Opties: De bestanden die u download worden standaard geplaatst in de map Gebruikersnaam en vervolgens in de map Downloads van uw computer. Indien gewenst kunt u dit wijzigen. Wanneer u wilt dat Firefox altijd vraagt waar u het bestand moet opslaan kiest u voor: Tabblad: Algemeen, optie: Mij altijd vragen waar bestanden moeten worden opgeslagen.