Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk. Directie CIO & Informatiemanagement BZK Karen van Marrewijk

Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk Directie CIO & Informatiemanagement BZK Karen van Marrewijk 1

Doel voor nu Rechtsaf? Linksaf? + 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 2

26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 3

Waarom: Informatie is cruciale productie én innovatiefactor Randvoorwaarde beweging open overheid Verantwoordingsplicht (ook na jaren) 5

Waarom: Informatie is cruciale productie én innovatiefactor Randvoorwaarde beweging open overheid Verantwoordingsplicht (ook na jaren) BZK b e d r i j f s p r o c e s s e n 5

BZK b e d r i j f s p r o c e s s e n 5

Sept/okt 2017 Jan/feb 2018 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 6

Enquête: 2435 random selectie 897 respondenten (37%) Werksessies 465 JA vervolg 118 aanmeldingen Sept/okt 2017 Jan/feb 2018 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 6

Enquête Werksessies Creatie & opslag Delen en zoeken Opschoning en afsluiten Is de informatie op orde? 0,19 Gewenste situatie Dat wat niet goed gaat Oplossingen en acties 0,2 0,05 0,23 Dat wat goed gaat 0,26 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 7

Enquête Werksessies Creatie & opslag Delen en zoeken Opschoning en afsluiten Is de informatie op orde? Dat wat goed gaat Gewenste situatie 0,19 0,2 0,05 Dat wat niet goed gaat Oplossingen en acties 0,23 0,26 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 7

Mijn afdeling heeft informatiehuishouding op orde 11% 8% 40% 36% 6% Helemaal mee oneens Mee oneens Mee eens Helemaal mee eens Weet ik niet

Dat wat goed gaat Formele stukkenstroom in Digidoc Bereidheid om te delen met directe collega s Snelheid mobiliseren van collega s om info te krijgen Eigen informatie is goed terugvindbaar Opslag informatie primaire proces Outlook: gebruik en capaciteit opslag

Hoe vaak deel je informatie met 100% 75% 50% 25% 0% 12% 8% 7% 29% 13% 20% 30% 11% 71% 15% 37% 18% 42% 35% 14% 30% 20% 4% 5% 17% Eigen afdeling Andere organisatieonderdelen Externe partijen Nooit Maandelijks Dagelijks Incid Wek Dat wat goed gaat Formele stukkenstroom in Digidoc Bereidheid om te delen met directe collega s Snelheid mobiliseren van collega s om info te krijgen Eigen informatie is goed terugvindbaar Opslag informatie primaire proces Outlook: gebruik en capaciteit opslag

Mijn afdeling heeft informatiehuishouding op orde 11% 8% 40% 36% 6% Helemaal mee oneens Mee oneens Mee eens Helemaal mee eens Weet ik niet 9

Meest genoemde redenen waarom informatiehuishouding niet op orde is 80% 75% 76% 66% 63% 63% 59% 60% 52% 53% 55% 40% 38% 20% 0% Er zijn geen duidelijke regels, kaders en/of richtlijnen 49% 49% 44% 35% 31% BZK totaal DGBW DGOO DGVBR SGC 9

OPSLAG Percentage opgeslagen documenten/info per applicatie Outlook 50% cumenten (H-schijf) 36% e afdeling (G-schijf) 39% anagement Systeem 27% bijvoorbeeld PLEIO) 7% temen (Exact / SAP) 13% jvoorbeeld TopDesk) 7% pbox, Google docs) 2% Rijksportaal 12% 0% 13% 25% 38% 50% 9

OPSLAG Percentage opgeslagen documenten/info per applicatie Outlook 50% cumenten (H-schijf) 36% e afdeling (G-schijf) 39% anagement Systeem 27% bijvoorbeeld PLEIO) 7% Dat wat niet goed gaat waar heb je last van Mail: Te veel informatie via én 13% in de mail! niet toegankelijk temen (Exact / SAP) jvoorbeeld TopDesk) pbox, Google docs) Rijksportaal 7% Te veel opslagmogelijkheden 2% Redundantie opslag 12% Versiebeheer Geen koppeling tussen applicaties 0% 13% 25% 38% 50% 9

ZOEKEN Op welke manieren zoek je informatie dat je nodig hebt? et aan een collega 63% In mijn e-mail 81% Via google 37% just/documentum) 42% p de netwerkschijf 56% Via het rijksportaal 47% Anders 8% 0% 23% 45% 68% 90% Meest ervaren belemmeringen bij het zoeken van informatie: Niet de juiste zoektermen weten, gebrekkige zoekfunctionaliteit en versiebeheer

ZOEKEN Op welke manieren zoek je informatie dat je nodig hebt? et aan een collega In mijn e-mail 63% 81% Gemiddelde zoektijd per dag Via google just/documentum) 37% 42% 0,05 0,19 0,2 1-10 minuten 11-20 minuten 21-30 minuten 31-60 minuten > 60 minuten p de netwerkschijf 56% Via het rijksportaal 47% 0,23 0,26 Anders 8% 0% 23% 45% 68% 90% Meest ervaren belemmeringen bij het zoeken van informatie: Niet de juiste zoektermen weten, gebrekkige zoekfunctionaliteit en versiebeheer

ZOEKEN Op welke manieren zoek je informatie dat je nodig hebt? et aan een collega In mijn e-mail Via google just/documentum) Duur van zoeken van info / Kost te veel 56% tijd p de netwerkschijf Via het rijksportaal Anders 8% Informatie overload 63% 81% 37% Dat wat niet goed gaat waar heb je last van 42% 47% Schaduwarchieven Geen afgesproken structuur wildgroei 0% 23% 45% 68% 90% 0,05 Gemiddelde zoektijd per dag 0,19 0,23 0,2 0,26 1-10 minuten 11-20 minuten 21-30 minuten 31-60 minuten > 60 minuten Meest ervaren belemmeringen bij het zoeken van informatie: Niet de juiste zoektermen weten, gebrekkige zoekfunctionaliteit en versiebeheer

Zoektijd Opslag Informatie op orde

Zoektijd Opslag Informatie op orde Snelle zoektijd! meer dan gemiddeld hoeveelheid individuele opslag

Zoektijd Opslag Informatie op orde Snelle zoektijd! meer dan gemiddeld hoeveelheid individuele opslag Een snellere zoektijd = de informatie op orde is

Zoektijd Opslag Informatie op orde Snelle zoektijd! meer dan gemiddeld hoeveelheid individuele opslag Een snellere zoektijd = de informatie op orde is Hoeveelheid gedeelde opslag en werkafspraken = info op orde (merendeel DGVBR)

Zoektijd Opslag Informatie op orde Snelle zoektijd! meer dan gemiddeld hoeveelheid individuele opslag Een snellere zoektijd = de informatie op orde is Hoeveelheid gedeelde opslag en werkafspraken = info op orde (merendeel DGVBR) Opvallend: DHC info op orde! afdelingsschijf voornaamste opslag

AFSLUITEN 30% geeft aan incidenteel of nooit te archiveren wanneer een project, beleidsonderwerp of dossier is afgerond. Redenen om nooit/ incidenteel te archiveren n de regels/richtlijnen niet welke informatie wel/niet te archiveren 24% Een andere afdeling is hiervoor verantwoordelijk Dat wat niet goed gaat waar heb je last van Gebrek aan prioriteit Archiveren kost veel tijd Vrijblijvendheid archiveren: verschil van werken is 10% mogelijk + geen check Ik weet onvoldoende hoe dit uit te voeren in de applicatie 11% 47% Er is geen ondersteuning/helpdesk 3% Er zijn geen werkafspraken hierover gemaakt 43% Dat gebeurt automatisch 10% Anders, namelijk 27% 0% 13% 25% 38% 50% 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 12

Hoe deel je informatie met Per e-mail 97% 99% 97% 100% 100% Via een gedeelde (afdelings)netwerkschijf (G-schijf) 3% 1% 32% 54% 54% Via een DMS 37% 36% 37% Via een samenwerkingsruimte ia een draagbaar medium zoals USB-stick of harde schijf 10% 12% 10% 20% 13% 2% 1% 2% 4% 8% Eigen afdeling Binnen organisatieonderdeel Andere organisatieonderdelen Andere ministeries/overheden Externe partijen Via Wetransfer, Google docs, Dropbox of One Drive 2% 3% 2% 7% 16% Anders, namelijk: 7% 7% 7% 4% 11% 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 0% 25% 50% 75% 100% 13

Hoe deel je informatie met Per e-mail 97% 99% 97% 100% 100% Via een gedeelde (afdelings)netwerkschijf (G-schijf) 3% 1% 32% 54% 54% Via een DMS 37% 36% 37% 2% 1% ia een draagbaar medium zoals USB-stick of harde schijf 2% 4% 8% 10% 12% 10% 20% 13% Via een samenwerkingsruimte Dat wat niet goed gaat waar heb je last van Publiceren/delen met externe partijen Eigen afdeling Binnen organisatieonderdeel Andere organisatieonderdelen Andere ministeries/overheden Externe partijen Via Wetransfer, Google docs, Dropbox of One Drive 2% 3% 2% 7% 16% Anders, namelijk: 7% 7% 7% 4% 11% 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 0% 25% 50% 75% 100% 13

Gevolgen - Betrouwbaarheid informatie bij verantwoording niet optimaal - Faaluren - Fouten (agv versiebeheer) - Veel ontoegankelijke informatie (agv individuele opslag) - Risico niet voldoen aan Archiefwet 25 april 2018 Werksessie Informatie op orde 14

Gewenste situatie Efficiënter werken Meer gebruiksgemak (á la Google) Meer ondersteuning dichtbij Meer éénmalige opslag: -Minder opslagmogelijkheden -Betere uitwisselbaarheid systemen -Dezelfde informatie beschikbaar in verschillende devices Meer uniformiteit en regels 25 april 2018 Werksessie Informatie op orde 15

Efficiënter werken Gewenste situatie Meer gebruiksgemak (á la Google) Meer ondersteuning dichtbij Meer éénmalige opslag: -Minder opslagmogelijkheden -Betere uitwisselbaarheid systemen -Dezelfde informatie beschikbaar in verschillende devices Meer uniformiteit en regels Advies van de medewerker Duidelijke visie uitdragen Business case opstellen per onderdeel Werkwijze professionaliseren door meer (besef) van verantwoordelijkheid Ondersteuning: gemakkelijker en dichtbij Verkennen meer integratie tussen systemen Risico van ontoegankelijkheid informatie in Outlook beperken Zoekfunctionaliteit verbeteren 25 april 2018 Werksessie Informatie op orde 15

Daarnaast: - Medewerkers: Hoewel het ze raakt hebben is er weinig geloof in mogelijke verbetering - Organisatie: Relatief weinig aandacht voor verbetering door goede bedrijfsvoering - Leidinggevenden: De pijn wordt niet gevoeld 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 16

Rechtsaf? Linksaf? Overdacht Publiek Organisatie Gebruiker Snelheid Gemak Wet- en regelgeving Grondig Gedegen Techniek Van support naar enabler 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 17

Omgaan met Outlook Rechtsaf? Linksaf? Snelheid Gemak Gebruiker -alternatief wat minimaal net zo gebruiksvriendelijk is Overdacht Publiek Organisatie Informatie moet toegankelijk zijn Wet- en regelgeving Grondig Gedegen Techniek Van support naar enabler -Outlook is communicatie instrument en dus inperken opslag -tooling ontwikkelen 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 18

Rechtsaf? Omgaan met Outlook -afweging kosten vs risico vernietigen Overdacht Publiek Organisatie -besluit nemen dat mailbox toegankelijk moet zijn Linksaf? Snelheid Gemak Gebruiker -verhogen capaciteit -bewaren elke mailbox voor x periode -vernietiging o.b.v. jaartal i.p.v. inhoud Wet- en regelgeving Grondig Gedegen Techniek Van support naar enabler -tooling ontwikkelen 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 19

Rechtsaf? Overdacht Publiek Organisatie Linksaf? Gebruiker Snelheid Gemak Wet- en regelgeving Grondig Gedegen Techniek Van support naar enabler 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 20

Vervolg Verbeterplan: overzicht verbeterstappen incl. prioritering Verdere verdieping van feiten en cijfers Groep respondenten betrokken houden 26 april 2018 Nulmeting De informatie in je dagelijkse werk 21

BEDANKT! Directie CIO & Informatiemanagement BZK Karen van Marrewijk Karen.marrewijk@minbzk.nl 22