functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Landbouw en Visserij zoekt een Administratief ondersteuner Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 26512 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Departement Landbouw en Visserij is het aanspreekpunt bij uitstek van de bevoegde minister bij het uitwerken van een proactief, geïntegreerd en duurzaam landbouw-, tuinbouw- en visserijbeleid in Vlaanderen, vanuit een mondiaal en Europees perspectief en binnen de krachtlijnen van het algemeen beleid van de Vlaamse Regering Het Departement Landbouw en Visserij schept de voorwaarden voor een innovatieve, competitieve, ecologische en sociale landbouw, tuinbouw en visserij in een verstedelijkt Vlaanderen, die maatschappelijk gedragen wordt. Daarnaast staan ze ook in voor het uitwerken van het agrarisch plattelandsbeleid als essentieel onderdeel van het algemeen plattelandsbeleid. Het Departement Landbouw en Visserij treedt in overleg met de betrokken sectoren en overige Vlaamse beleidsdomeinen, en stemt af met andere overheden en bewaakt de effectiviteit van het beleid door evaluatie van de beleidsuitvoering en zorgt voor de continue optimalisering van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering, -opvolging en -evaluatie Verder zorgen zij voor de managementondersteunende en technische dienstverlening aan het beleidsdomein, ontwikkelt mee het beleid en verzorgt de voorbereiding, soms de uitvoering, alsook de evaluatie van het beleid.
Je komt terecht in de afdeling beleidscoordinatie en omgeving, waar je adminstratieve ondersteuning zal bieden aan het afdelingshoofd, het hoofdbestuur en de buitendiensten. 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Je zoekt of vraagt ontbrekende informatie op, verwerkt deze en geeft deze door; Je kan informatie opzoeken via het delegates Portal; Je controleert verslagen en documenten die op de website en het LV-portaal staan; Je actualiseert op regelmatige tijdstippen lijsten (vertegenwoordigingen, woordvoerderschappen, adressen, ); Je zoekt contactgegevens op en neemt zelf initiatief om de juiste en volledige informatie te bekomen. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Je fungeert als afdelingsverantwoordelijke voor een aantal systemen, zoals LV-portaal, Vlimpers, POST, Orafin en Facilipunt; Je fungeert als aanspreekpunt voor de andere overheden bevoegd voor landbouw voor het aanreiken van contactgegevens, documenten en verslagen; Je analyseert data en informatie en geeft aan welke aandachtspunten hierbij zijn; Je bent verantwoordelijke voor het archiefbeheer van de afdeling (zowel digitaal als op papier). Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Je maakt vloeiboeken en briefwisseling op zowel op papier als digitaal (POST); Je controleert aanvragen in Vlimpers/Orafin en geeft advies hierover aan het afdelingshoofd; pagina 2 van 9
Je stelt maandelijks de gecommentarieerde agenda op en bewaakt de timing van tijdige opmaak, op basis van documenten die je zelfstandig gaat opzoeken in externe databanken. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. In het kader van het Vlaams Secretariaat Landbouwbureau, met bijzondere aandacht voor PW- IMO/ICLB stel je een draaiboek op en pas je dit ook toe; Je maakt verslagen van reguliere en ad hoc vergaderingen als ondersteuning voor het afdelingshoofd; Je verwerkt ruwe data tot overzichtelijke teksten, tabellen of presentaties voor het afdelingshoofd. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Op vraag van de afdeling contacteer je mensen, plan je afspraken in, regel je vervoer, reserveer je vergaderzalen en voorziet deze van de nodige faciliteiten; Je coördineert de postverdeling voor het hoofdbestuur; Je staat open voor ad hoc taken in functie van de noden van het departement of de SG; Je neemt deel aan interne werkgroepen teneinde je kennis en ervaring te delen en mee na de denken over E-winsten en optimalisatieprojecten. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Je registreert papieren post en verdeelt deze; Je registreert digitale post, inclusief aangetekende zendingen; Je maakt briefwisseling op. Onthaal en telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Je ontvangt klanten en verwijst hen door naar het juiste lokaal of medewerker; Je staat klanten via telefoon vriendelijk te woord en schakelt hen correct door. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers teneinde bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Je plant afspraken in voor het afdelingshoofd; Je plant afspraken en vergaderzalen in voor overlegvergaderingen van 1 of meerdere personen en diensten, inclusief de afdelingsvergaderingen; Je monitort deadlines en herinnert medewerkers hier tijdig aan. pagina 3 van 9
Kennisdelen Helpt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. Je neemt deel aan opleidingen inzake POST en LV-portaal en geeft deze informatie door; Je leert collega s nieuwe procedures aan en ondersteunt waar nodig; Je zoek oplossingen voor complexe problemen en helpt de collega s bij het toepassen hiervan. 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar binnen het Departement Landbouw en Visserij in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd binnen het Departement Landbouw en Visserij en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van technicus of medewerker. Je beschikt op 09 april 2017 over minstens 6 jaar relevante ervaring in het adminstratief ondersteunen van een coordinatie-afdeling en in verslaggeving bij strategische overlegmomenten. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be of 0491 96 88 05) 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een goede kennis van de structuur en werking van het Departement Landbouw en Visserij. Je hebt een goede kennis van de andere overheden bevoegd voor landbouw, met bijzondere aandacht voor het Landbouwbureau. Je hebt een doorgedreven kennis van de ondersteunende systemen (o.a. LV-portaal, POST, Orafin, Vlimpers, Delegates Portal). Je hebt een doorgedreven kennis van Office (Word, Excel, Powerpoint) en andere ondersteunende middelen. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Resultaatgericht: Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te behalen of te overstijgen (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. pagina 5 van 9
Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: o voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde o je in dienstactiviteit bevinden; o ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je bent ofwel een vastbenoemd ambtenaar binnen het departement Landbouw en Visserij in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid buiten proeftijd binnen het departement Landbouw en Visserij en geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 2 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van technicus of medewerker. Je beschikt op 09 april 2017 over minstens 6 jaar relevante ervaring in het adminstratief ondersteunen van een coordinatie-afdeling en in verslaggeving bij strategische overlegmomenten. Je bevindt je in een administratieve toestand waarin je je aanspraken op bevordering kan doen gelden. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10/04/2017. 6.2. EINDSELECTIE: MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. 2 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 9
Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 18/04/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 09/04/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 26512. of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 09/04/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). pagina 7 van 9
Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer 02 553 01 08 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Loes Lysens Beleidscoördinator Loes.lysens@lv.vlaanderen.be Tel.: 0496 49 82 27 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be Tel: 0491 96 88 05 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind mei 2017. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 9 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve zonder rangschikking aangelegd voor de functie van hoofdmedewerker bij Landbouw en Visserij, die bestaat uit de lijst van geschikten. pagina 8 van 9
Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 1 jaar. De wervende entiteit kan u gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als hoofdmedewerker. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien u in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien uw mening herziet en niet in dienst komt, verlies u uw plaats in de reserve. Het is evident dat u eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9