Functie- en profielbeschrijving: Afdelingshoofd dienstverlening GRAAD: RANG: WEDDESCHAAL: TE BEGEVEN VIA: Afdelingshoofd Ax A4a-A4b Aanwerving contractueel voltijds FUNCTIEBESCHRIJVING PLAATS IN HET ORGANOGRAM: Deze functie kadert binnen het departement Burger. Het afdelingshoofd geeft leiding aan de afdeling dienstverlening en rapporteert aan het departementshoofd Burger. HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE: - Als afdelingshoofd ben je de eindverantwoordelijke voor het functioneren van de afdeling dienstverlening. Je organiseert en coördineert de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor de uitbouw van een goed draaiend klantencontactcenter, het eerste aanspreekpunt voor burgers via diverse kanalen. - Je bent verantwoordelijk voor het goed vervullen van de opdrachten die het stadsbestuur en de hogere overheid aan de afdeling en zijn respectievelijke diensten geeft en die via wetgeving, beleidsdocumenten, reglementen of rechtstreekse besluiten worden gecommuniceerd. - Daarnaast ben je mee verantwoordelijk voor de beleidsdoelstellingen opgenomen in de meerjarenplanning rond Hasselt, kwalitatievere dienstverlening. Je controleert de dossiers die op de agenda van het College van Burgemeester en Schepenen of van de Gemeenteraad komen, op hun volledigheid en correctheid. Je faciliteert de samenwerking tussen de burgergerichte diensten en draagt zo bij tot een kwalitatievere dienstverlening van stad Hasselt zo optimaal/efficiënt mogelijk te doen verlopen. - Tijdens de uitvoering van je functie maak je gebruik van de moderne informatica en communicatiemiddelen, overlegkanalen, ad hoc werkgroepen, vergaderingen en jouw managementtechnieken.
COMPETENTIES, VAARDIGHEDEN, VEREISTE KENNIS EN ERVARING In je job als afdelingshoofd dienstverlening is het belangrijk dat je deze competenties optimaal ontwikkelt. Tijdens de uitvoering van je functie word je ook geëvalueerd op basis van dit profiel: Kerncompetenties Competentie Gedragsvoorbeelden voor de hele stad Voorbeelden van taken/gedrag binnen jouw functie Inzet - werkt met enthousiasme en gedrevenheid - stelt zich positief op - staat open voor vragen en taken die op zich afkomen - gaat ervoor om de taken uit te voeren - durft verantwoordelijkheid te nemen Klantgerichtheid - leeft zich in de situatie van klanten in - stelt zich dienstverlenend op voor iedereen - speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen - neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten - streeft naar klanttevredenheid Loyauteit - voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin - neemt de verantwoordelijkheden op, die bij de eigen functie horen - vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten - toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid - bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Samenwerken - overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen - leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na - is transparant over de invulling van zijn/haar takenpakket en geeft hierover gepast feedback - blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang - helpt anderen - stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang - stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep - zoekt mee naar oplossingen bij conflicten - gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid Zelfontwikkeling - neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling - vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies - staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes - werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties - kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen - probeert grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan - Je hebt een sterke verantwoordelijkheidszin. - Je bent flexibel naar taken en werkomstandigheden. - Je hebt een motiverende ingesteldheid. - Je hebt doorzettingsvermogen met oog voor detail. - Je behandelt klachten op een correcte manier. - Je tracht de bestaande dienstverlening te optimaliseren. - Je zorgt dat de steeds complexere wetgeving op een eenvoudige, correcte manier toegepast wordt. - Je implementeert het klachten en meldingen systeem en onderhoudt dit. - Je zorgt voor een goede en discrete dienstverlening. - Je brengt behoeften van klanten aan het licht en probeert hier, in de mate van het mogelijke, aan tegemoet te komen. - Je geeft het goede voorbeeld over specifieke afspraken rond (interne) dienstverlening en klantvriendelijkheid. - Je zorgt voor de nodige informatiedoorstroom naar jouw medewerkers. - Je participeert in diverse overlegorganen op organisatieniveau. - Je onderhoudt een open communicatielijn met de schepenen, bevoegd voor de materies van de afdeling en met het departementshoofd. - Je bent bereid je permanent bij te scholen.
Essentiële competenties Competentie Gedragsvoorbeelden voor de hele stad Voorbeelden van taken/gedrag binnen jouw functie Visie ontwikkelen - neemt afstand van de dagelijkse problemen - neemt tijd om vooruit te denken - overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties - ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties - richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn - kan strategieën op een heldere manier voorstellen - Je volgt evoluties die van belang zijn voor het goed functioneren van de afdeling en voor de dienstverlening van de hele organisatie. Besluitvaardigheid - kan snel een doordacht standpunt innemen - neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit - kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat - kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen - neemt beslissingen onder tijdsdruk en in moeilijke omstandigheden - informeert alle betrokkenen - verdedigt een beslissing Situationeel leidinggeven - zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers - kan zijn leiderschapsstijl aanpassen naargelang de situatie en de medewerker - is zich bewust van zijn natuurlijke leiderschapsstijl en kan deze doorbreken indien de situatie dit vereist - zorgt ervoor dat de randvoorwaarden optimaal zijn (informatie, tijd, middelen, mandaat) LEIDERSCHAPSSTIJLEN: Directief leidinggeven - stuurt de medewerker zeer sterk aan - zegt precies wat het resultaat moet zijn en hoe de taak moet uitgevoerd worden - volgt de taakuitvoering van dichtbij op en stuurt indien nodig meteen bij - draagt de verantwoordelijkheid over het resultaat en het proces - Je geeft leiding aan je medewerkers en ondersteunt hen bij het oplossen van knelpunten bij hun taken. - Je bent personeelsverantwoordelijke voor de afdeling en zorgt voor een goede communicatie en coördinatie. - Je creëert optimale arbeidsomstandigheden en -verhoudingen binnen de afdeling. - Je bespreekt problemen en zorgt voor de informatie vanuit de basis. Je lost conflicten op. - Je hebt een motiverende ingesteldheid. Begeleidend leidinggeven - stuurt de medewerker zeer sterk aan - zegt precies wat het resultaat moet zijn - geeft uitleg bij de beslissing en het waarom - vraagt de medewerker om suggesties over hoe de taak kan uitgevoerd worden - volgt de taakuitvoering op en stuurt bij - draagt de verantwoordelijkheid over het resultaat en het proces Ondersteunend leidinggeven - stuurt de medewerker weinig aan - zegt precies wat het resultaat moet zijn - laat de medewerker zelf bepalen hoe hij de taak uitvoert - overlegt over de beslissing en het waarom - ondersteunt het proces - deelt de verantwoordelijkheid over het resultaat en het proces
Belangrijke competenties Delegerend leidinggeven - stuurt de medewerker weinig tot niet aan - zegt precies wat het resultaat moet zijn - laat de medewerker zelf de ruimte om te bepalen hoe hij de taak uitvoert - geeft de medewerker de juiste informatie en wijst de middelen toe om de taak uit te voeren - draagt de verantwoordelijkheid over resultaat en proces over aan de medewerker - blijft bereikbaar voor feedback Competentie Gedragsvoorbeelden voor de hele stad Voorbeelden van taken/gedrag binnen jouw functie Adviseren - verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, - vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen - houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier - onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten - betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Integriteit - geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten - kent de gangbare waarden en normen en handelt hier consequent naar - wijst anderen op gedrag dat afwijkt van de normen van de organisatie en/of de functie - gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie - houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is - heeft aandacht voor duurzaamheid, het algemeen belang en maatschappelijke verantwoordelijkheid Netwerken - legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie - neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie - kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus - zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun, medewerking - houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten - doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Ondernemen - ziet en signaleert kansen of opportuniteiten - onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren - weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek - ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten - kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden - betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering - toetst voorstellen aan de realiteit - Je implementeert de beleidslijnen zoals uitgezet door het bestuur. - Vanuit jouw beleidsdomeinen genereer je beleidsvoorstellen en adviezen en geef je zo het strategisch beleid van de stad mee vorm. - Je bent de eindverantwoordelijke voor de budgetopmaak, de meerjarenplanning en andere financiële handelingen van jouw afdeling. - Je bent tactvol, discreet, diplomatisch, correct, eerlijk en rechtlijnig. - Je vertegenwoordigt de afdeling naar binnen en buiten toe en verstrekt algemene informatie. - Je legt contacten met collega s in gelijkaardige functies van andere steden en gemeenten. - Je vertegenwoordigt binnen jouw werkgebied de Stad Hasselt. - Je stimuleert de samenwerking en dwarsverbanden tussen de verschillende actoren. - Je maakt deel uit van of zorgt voor een goede vertegenwoordiging in werkgroepen rond dienstverlening. - Je onderhoudt goede contacten met de diverse doelgroepen/burgers. - Je waakt over de efficiëntie en de effectiviteit van de prestaties van de afdeling. - Je werkt oplossingen uit voor problemen. - Je bent sterk innovatiegericht. - Je zorgt voor de ondersteuning van initiatieven en organiseert zelf kwaliteitsvolle en vernieuwende activiteiten.
Teamgericht leidinggeven - versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team - leidt het team naar een gezamenlijk resultaat - voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen - Je signaleert problemen van coördinatie en samenwerking met andere afdelingen en werkt hiervoor oplossingen uit. - Je ontwikkelt een efficiënt overleg- en informatiesysteem voor de afdeling. - Je ontwikkelt een netwerk met als objectief de eigen doelstellingen te realiseren en motiveert de medewerkers hetzelfde te doen. Aanvullende vaardigheden: - Je beschikt over goede gespreks-, vergader- en rapporteringstechnieken. - Je hebt sterke communicatieve en sociale vaardigheden. - Je bent klantgericht en probleemoplossend ingesteld. - Je hebt sterke affiniteit met klachtenbehandeling. - Je hebt een coachende leiderschapsstijl. Kennis: - Je hebt een goed inzicht in de werking van de Stad Hasselt en van de afdeling in het bijzonder. - Je hebt kennis van opmaak van budgetten en meerjarenplanning. - Je hebt kennis van projectmanagement. - Je hebt kennis van algemene wetgeving i.v.m. overheidsdiensten en specifieke wetgeving naar de eigen diensten toe. - Een goede juridische kennis strekt tot aanbeveling. - Je informaticakennis is op het niveau van een gevorderde gebruiker. VOORWAARDEN: - Minimaal 3 jaar relevante beroepservaring hebben in een leidinggevende functie binnen een dienstverlenende organisatie. - een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie, dit moet blijken uit een uittreksel van het strafregister; - de burgerlijke en politieke rechten hebben; - medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving over het welzijn van de werknemers op het werk; - master of universitair diploma of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Dit diploma moet je behalen in het Nederlands. Anders is het vereist dat je geslaagd bent voor een taalexamen op het niveau van de functie die je afgelegd hebt bij Selor. De kandidaten die een buitenlands diploma behaalden, dienen een gelijkwaardigheidserkenning met een Belgisch diploma voor te leggen (meer informatie: www.naricvlaanderen.be); - slagen in selectieproeven die bestaan uit een mondelinge proef (100 punten) met schriftelijke voorbereiding (100 punten) en een psychotechnische proef (gunstig / ongunstig). Enkel de kandidaten die 50% behalen op een proef worden uitgenodigd voor de volgende proef. Om te slagen moeten de kandidaten minstens 50% behalen op de mondelinge proef en de schriftelijke voorbereiding en een gunstig advies verkrijgen op de psychotechnische proef. WIJ BIEDEN JE: - een boeiende en gevarieerde job; - de mogelijkheid tot vorming; - een contract van onbepaalde duur; - een verloning in het barema A4a-A4b; - een minimum bruto jaarloon van 47 775,60 (3 jaar anciënniteit) en een maximum bruto jaarloon van 64 342,20 EUR (24 of meer jaren anciënniteit); - de aanvangswedde kan eventueel verhoogd worden met relevante beroepservaring; - reglementaire vergoedingen en bijkomende extra legale voordelen (hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, fietsvergoeding, enz.).
KANDIDATUURSTELLING: Je sollicitatie moet ten laatste op 13 mei 2018 toekomen bij de Stad Hasselt, Personeelsdienst Aanwervingen, Groenplein 1, 3500 Hasselt. Je kan je sollicitatie per post versturen naar bovengenoemd adres, afgeven op dit adres of e-mailen (voorkeur) naar loopbaan@hasselt.be. Je sollicitatie bestaat uit de volgende stukken: - een sollicitatiebrief (voorkeur pdf); - een gedetailleerd curriculum vitae met duidelijke vermelding van je relevante beroepservaring (voorkeur pdf); - een afschrift van het vereiste studiebewijs (voorkeur pdf). Je ontvangt steeds een bevestiging per mail van je sollicitatie. We houden je per mail op de hoogte over het verdere verloop van de selectieprocedure. De Stad Hasselt is geïnteresseerd in je capaciteiten, ongeacht je leeftijd, afkomst, kleur, religie of geaardheid! Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je contact opnemen met Moons Mieke (011 23 95 05 of via mieke.moons@hasselt.be). Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Miet Achten (011 23 95 94 of via loopbaan@hasselt.be).