1/8 Sectoraal comité van het Rijksregister Beraadslaging RR nr 89/2016 van 16 november 2016 Betreft: aanvraag van de Parko AGB om toegang te krijgen tot een aantal informatiegegevens van het Rijksregister en om het Rijksregister te gebruiken met het oog op de uitvoering van het parkeerbeleid in de Stad Kortrijk (RN-MA-2016-207) Het Sectoraal comité van het Rijksregister, (hierna "het Comité"); Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (hierna "WRR"); Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), inzonderheid artikel 31bis; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde Sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de aanvraag van Parko AGB ontvangen op 25 augustus 2016; Gelet op de bijkomende informatie, ontvangen op 19 en 22 september 2016 Gelet op de aanvraag van het technisch en juridisch advies gericht aan de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken op 3 oktober 2016; Gelet op het verslag van de Voorzitter;
Beraadslaging RR 89/2016-2/8 Beslist op 16 november 2016, na beraadslaging, als volgt: I. VOORWERP VAN DE AANVRAAG 1 Parko AGB, hierna de aanvrager is het stedelijk parkeerbedrijf van Stad Kortrijk met als opdracht de uitvoering van het parkeerbeleid, zoals bewonersparkeren, parkeertoezicht, inning van parkeerbelastingen en naheffingen. Daarvoor wordt de identiteit van de houder van de nummerplaat van de wagen opgevraagd bij de Dienst Inschrijvingen Voertuigen (DIV). De gegevens omtrent de woonplaats blijken echter niet altijd overeen te stemmen met de actuele woonplaats. 2 In het kader van de uitvoering van haar opdracht verzoekt de aanvrager toegang tot de informatiegegevens in artikel 3, eerste lid, 1 en 5 WWR en het Rijksregisternummer te gebruiken teneinde het juiste en meeste recente adres te kennen met het oog op het uitreiken van parkeerkaarten en de invordering van parkeerboetes. II. ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG A. ONTVANKELIJKHEID A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR) 3. Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2 en artikel 8 WRR, verleent het Comité machtiging om toegang te verlenen tot informatie uit het Rijksregister en het Rijksregisternummer te gebruiken aan de openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die ze nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het voormelde sectoraal comité. 4. Volgens artikel 225 van het Gemeentedecreet kan de gemeente gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen met een eigen rechtspersoonlijkheid of waarin de gemeente deelneemt oprichten die belast zijn met welbepaalde beleidsuitvoerende taken van gemeentelijk belang. Vanuit hun taakstelling inzake beleidsuitvoering kunnen de gemeentelijke extern verzelfstandigde agentschappen tevens betrokken worden bij de beleidsvoorbereiding. 1 1 Gemeentedecreet van 15 juli 2005.
Beraadslaging RR 89/2016-3/8 5. Artikel 235 van het gemeentedecreet bepaalt dat na onderhandelingen een beheersovereenkomst wordt gesloten tussen de gemeente en het autonoom gemeentebedrijf. In de beheersovereenkomst wordt de wijze waarop het agentschap zijn taken moet vervullen en de doelstellingen ervan geconcretiseerd. 6. De aanvrager is een autonoom gemeentebedrijf die blijkens de beheersovereenkomst van 23 juli 2014 met de Stad Kortrijk onder meer belast is met de ontwikkeling en exploitatie van bestaande en nieuwe parkeeraangelegenheden ten behoeve van auto s op de openbare weg en andere vormen van privaat parkeren (art. 2). In dat verband staat het bedrijf, met het oog op de inning van de parkeerbelastingen door de Stad, in voor het opvragen van de identiteit van de houder van de nummerplaat bij de overheid die belast is met de inschrijving van voertuigen in overeenstemming met de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 7. Om de houder van de nummerplaat te kunnen identificeren, beschikt de aanvrager over een machtiging om toegang te krijgen tot het repertorium van de Dienst Inschrijvingen Voertuigen (DIV). 2 8. Er kan dus aangenomen worden dat de aanvrager een taak van algemeen belang vervult in de zin van artikel 5, eerste lid, 2 WRR, namelijk het verweken van persoonsgegevens in het kader van de inning van de parkeerbelastingen van de Stad Kortrijk. 9. Het Comité oordeelt dan ook dat de aanvraag ontvankelijk is. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP) 10 Op grond van artikel 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister en het Rijksregisternummer persoonsgegevens waarvan de verwerking slechts is toegestaan voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De gegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor de informatie en het Rijksristernummer worden verwerkt. 2 Zie lijst begunstigden beraadslaging FO nr. 17/2010 van 21 oktober 2010, aansluiting 5 mei 2015.
Beraadslaging RR 89/2016-4/8 B. DOELEINDEN 11. De aanvrager vraagt toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister ter uitvoering van het inningsproces van de parkeerbelastingen die hem op basis van de beheersovereenkomst zijn toegekend. Dit vertaalt zich ruwweg in twee doelstellingen: 12. Toekenning van gemeentelijke parkeerkaart Wanneer een persoon een parkeerkaart aanvraagt, wordt aan de hand van het Rijksregisternummer gecontroleerd of de betrokkene in een rechthebbend woongebied is gedomicilieerd. 13. Invordering van naheffingen De aanvrager moet ook instaan voor de invordering van naheffingen. Het gaat om betalingen van parkeerretributies en ingebrekestellingen die zonder gevolg blijven. 14. Deze doeleinden brengen met zich mee dat de gegevens op hun accuraatheid moeten gecontroleerd worden. De adresgegevens in het repertorium van DIV blijken niet zelden niet meer actueel, zodat de door de aanvrager naar betrokkene verstuurde correspondentie vaak terug wordt gestuurd omdat de persoon niet meer op het adres woont die bij DIV is geregistreerd. 15. Het Comité stelt vast dat beide doeleinden met elkaar aansluiten en welbepaald en uitdrukkelijk omschreven zijn. De verwerking van de gegevens is gesteund op artikel 5, eerste lid c en e, en artikel 8, 1 WVP. Het betreft bijgevolg gerechtvaardigd doeleinden. C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten overstaan van de gegevens 16. Er wordt toegang gevraagd tot een beperkt aantal gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5 WRR, namelijk: - de naam en voornamen; - de hoofdverblijfplaats; 17. De gevraagde gegevens laten de aanvrager toe om de juiste woonplaats van de rechthebbende op en houders van een bewonerskaart na te gaan. Op die manier moet de betrokkene zich niet meer (periodiek) met zijn identiteitskaart bij de aanvrager aanbieden.
Beraadslaging RR 89/2016-5/8 18. Gelet op de nagestreefde doeleinden oordeelt het Comité dat de toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5 WRR, overeenkomstig artikel 4, 1, 3 WVP, proportioneel, ter zake dienend en niet overmatig is. Wijzigingen 19. De aanvrager wenst de geautomatiseerde mededeling van de wijziging van de gegevens te ontvangen. Op die manier kunnen de gegevens in de dossier actueel worden gehouden. Daardoor wordt tevens vermeden dat er punctuele raadplegingen van het Rijksregister moeten worden uitgevoerd om de juistheid van het adres te controleren vooraleer tot verzending kan worden overgegaan. 20. Opdat de mededeling van deze wijzigingen proportioneel zou verlopen, moet deze mededeling beperkt zijn tot de personen waarvoor de aanvrager effectief over een dossier beschikt. Dit vereist het werken met een verwijzingsrepertorium. 21. In de mate dat de aanvrager niet over de mogelijkheden beschikt om dergelijk verwijzingsrepertorium aan te leggen, is het aangewezen dat hij nagaat in welke mate beroep kan worden gedaan op de diensten van de Vlaamse dienstenintegrator om deze proportionele mededeling te organiseren. In afwachting, en indien dit niet mogelijk blijkt, moet deze proportionele mededeling van de wijzigingen georganiseerd worden door aan het Rijksregister periodiek een geactualiseerde lijst te verstrekken met de Rijksregisternummers van de personen waarover de aanvrager een actief dossier heeft. Aan de hand hiervan kunnen de diensten van het Rijksregister dan de wijzigingen bezorgen. 22 Mits in achtneming van deze randvoorwaarden oordeelt het Comité dat de geautomatiseerde mededeling van de wijzigingen van de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 5 (hoofdverblijfplaats) WWR in overeenstemming is met artikel 4, 1, 3 WVP. C.2. Ten overstaan van het identificatienummer van het Rijksregister 23. De aanvrager wenst het Rijksregisternummer te gebruiken om houders van een gemeentelijke parkeerkaart en een nummerplaat van wagens die fout geparkeerd staan te identificeren in zijn databank. 24. Het Rijksregisternummer is het meest geschikte instrument. Het is een uniek nummer dat toelaat iemand nauwkeurig te identificeren. Tegelijk laat het uniek nummer ook toe om na te gaan of
Beraadslaging RR 89/2016-6/8 de verzoeker of de houder van een bewonerskaart (nog) in het rechthebbende gebied gedomicilieerd is. 25. In het licht van de opgegeven doeleinden, is het gebruik van het Rijksregisternummer in overeenstemming met artikel 4, 1, 3 WVP. C.3. Ten overstaan van de frequentie van de toegang en de duur van de machtiging 26. De aanvrager wenst een permanente toegang omdat er voortdurend nieuwe gemeentelijke parkeerkaarten worden aangevraagd. Daarnaast moet de aanvrager ook toezicht uitoefenen op het geldig gebruik van de uitgereikte parkeerkaarten, en het correct gebruik van de parkeerplaatsen die onder beheer van de aanvrager valt. Hoewel de houder van een gemeentelijke parkeerkaart verplicht is zijn kaart terug te bezorgen aan de aanvrager wanneer de geldende voorwaarden niet langer vervuld zijn, zoals bij verhuis, neemt dit niet weg dat de aanvrager het recht heeft om hierop controle uit te oefenen. 27. Het Comité is van oordeel dat de doeleinden vereisen dat de aanvrager voor de behandeling van zijn dossiers in staat is om op elk moment de gegevens van de betrokkenen te controleren. Een permanente toegang tot de opgegeven gegevens in het Rijksregister is dan ook gepast. 28. Het Comité stelt vast dat de diverse reglementaire bepalingen die middels de beheersovereenkomst door de aanvrager worden uitgevoerd, niet in tijd zijn beperkt. Aangezien de beheersovereenkomst tussen de gemeente en de aanvrager op 30 juni 2019 afloopt, kan in de gegeven omstandigheden slechts een machtiging tot 30 juni 2019 worden verleend. Indien de aanvrager voor het einde van de machtiging echter aantoont dat hij na 30/06/2019 verder wordt belast met de uitvoering van dezelfde doeleinden, zal het Comité de machtigingsduur overeenkomstig aanpassen. C.4. Ten overstaan van de bewaringstermijn 29. De aanvrager geeft aan de gegevens te zullen bewaren zolang de parkeerkaart geldig is. Daarnaast wenst de aanvrager de gegevens te bewaren voor de termijn dat overeenstemt met de volledige gerechtelijke procedure in het kader van de invordering van parkeerbelasting. 30. Het Comité oordeelt dat de vooropgestelde bewaartermijn in het licht van art. 4, 1, 3 WVP geen bijzondere bedenkingen oproept, in de mate dat de bewaartermijn wordt toegepast op actieve dossiers.
Beraadslaging RR 89/2016-7/8 C.5. Intern gebruik en mededeling aan derden 31. Uit de door de aanvrager meegedeelde informatie blijkt dat de gegevens en het Rijksregisternummer intern en extern worden gebruikt. 32. Wat betreft het extern gebruik, wordt het dossier van een onbetaalde naheffing aan een gerechtsdeurwaarder overgedragen. De deurwaarder zal vervolgens controleren of de betrokkene (op het ogenblik van het versturen van de brief) nog op hetzelfde adres woonachtig is, zoals in de ingebrekestelling is vermeld. Indien betaling van de verschuldigde naheffing uitblijft, zal de gerechtsdeurwaarder binnen het kader van zijn bevoegdheden de achterstallige betaling innen. 33. Het Comité merkt op dat de aanvrager ook gerechtelijke gegevens verwerkt in de zin van artikel 8 WVP. Daarom vestigt het Comité de aandacht op artikel 25 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 waarbij de aanvrager er onder meer moet voor zorgen dat de aangewezen personen door een wettelijke, statutaire of evenwaardige contractuele bepaling gehouden zijn de vertrouwelijkheid van de betrokken gegevens in acht moeten nemen. C.6. Netwerkverbindingen 34. Uit de aanvraag blijkt dat er geen netwerkverbindingen op basis van het identificatienummer tot stand zullen worde gebracht. 35. Vanuit een bekommernis van volledigheid benadrukt het Comité dat: - indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen, de aanvrager het Comité daarvan voorafgaandelijk op de hoogte moet brengen; - het identificatienummer van het Rijksregister in ieder geval gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover het kadert in de doeleinden met het oog op dewelke deze laatsten eveneens gemachtigd werden om dit nummer te gebruiken. D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatiebeveiliging en informatieveiligheidsbeleid 36. De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd medegedeeld, en de aanvrager beschikt over een informatieveiligheidsplan. 37. Het Comité neemt daarvan akte.
Beraadslaging RR 89/2016-8/8 D.2. Personen die toegang hebben tot de gegevens en die het identificatienummer van het Rijksregister mogen gebruiken en de lijst van deze personen 38. Zoals bepaald in artikel 12 van de WRR, moet de aanvrager een lijst opstellen van de personen die toegang krijgen tot de informatie tot de informatiegegevens van het Rijksregister en het identificatienummer ervan gebruiken. Deze lijst moet voortdurend bijgewerkt en ter beschikking van het Comité gehouden worden. 39. Daarnaast zullen de personen die op de lijst voorkomen een verklaring moeten ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de gegevens te bewaren. 40. Het Comité bepaalt dat de aanvrager de noodzakelijke maatregelen moet nemen om de loggings te registreren zodat de toegangen kunnen worden gecontroleerd. OM DEZE REDENEN het Comité 1. Machtigt de aanvrager om voor de doeleinden vermeld in punt A, en onder de voorwaarden bepaald in deze beraadslaging voor bepaalde duur tot 30 juni 2019: Een permanente toegang te hebben tot de gegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1 en 5 WWR, en de geautomatiseerde wijzigingen te ontvangen van het gegeven in art. 3, 1, 5 (hoofdverblijfplaats) WRR; Het Rijksregisternummer te gebruiken; 2. Bepaalt dat indien de aanvrager voor het einde van de machtiging aantoont dat hij na 30/06/2019 verder wordt belast met de realisatie van dezelfde doeleinden, de machtigingsduur overeenkomstig wordt aangepast. De Wnd. Administrateur, De Voorzitter, (get.) An Machtens (get.) Mireille Salmon