Protocol voor overbrenging van digitaal archief door lokale overheden naar het e-depot van een regionale archiefdienst Versie 1.0 februari 2017
Inleiding Dit protocol moet worden gezien als de schakel tussen het proces van overbrenging en beschikbaarstelling. Het is er op geschreven dat een regionale archiefdienst voor het leveren van de technische voorzieningen van het e Depot (de black box), daarbij ook inbegrepen actieve- en passieve preserveringsdiensten en (begeleiding bij) realisatie van koppelingen, diensten afneemt van de RHC in de betreffende provincie. Toch kan dit protocol ook prima worden gehanteerd wanneer voor een andere (commerciële) aanbieder wordt gekozen. We gaan in deze fase van de e-depot ontwikkelingen uit van een overbrengingssituatie en dat deze plaatsvindt met een nietgeautomatiseerde koppeling, ofwel een handmatige export-import. De technische realisatie van een (semi-)geautomatiseerde koppeling dient vooraf te gaan aan dit overdrachtsprotocol, indien deze koppeling op moment van implementatie wenselijk is. Uitplaatsing valt buiten de scope van dit protocol. Het succesvol afronden van het aansluittraject RHC (zie overdrachtsprotocol GA) is een voorwaarde voor het kunnen implementeren en hanteren van dit overdrachtsprotocol binnen de organisaties. Dit protocol bevat dan ook de te ondernemen stappen in de daaropvolgende gebruiksfase van het e- Depot en sluit aan op het overbrengingsprotocol van het GA. De regionale archiefdienst opereert binnen dit protocol met een hoge mate van zelfstandigheid in de keten gemeente ~ regionale archiefdienst ~ e-depot, dat is het uitgangspunt. Hierop ingericht is de sterke mate van betrokkenheid van medewerkers bij de regionale archiefdienst. De projectgroep realiseert zich dat hiermee indirect een standaard wordt neergezet op basis waarvan de regionale archiefdienst (gefaseerd) zijn organisatie in zou moeten richten als het gaat om (het formeren en opleiden van) medewerkers. Toch is de daadwerkelijke inrichting van de organisatie afhankelijk van de diensten en producten die de regionale archiefdienst op basis van de Producten en Diensten Catalogus (PDC) e- Depot afneemt van het RHC. Het kan in de praktijk dus heel goed zijn, dat naast de basisdiensten die in de PDC worden aangeboden, extra diensten worden afgenomen omdat de regionale archiefdienst om welke rede dan ook niet in staat is om daar in de gebruiksfase direct zelf uitvoering aan te geven. De verwachting is dat het in die gevallen voornamelijk de uitvoeringstaken zullen zijn. Het protocol is gebaseerd op het gegeven dat alle relevante metadata aanwezig zijn in de informatiebronnen bij gemeenten, dan wel door de archiefdienst worden verrijkt en gestructureerd en dat deze metadata uiteindelijk in TopX XML formaat samen met de digitale objecten worden aangeboden aan het e-depot. Wat relevante metadata is, bepaalt de archiefdienst in overleg met de gemeente, gestuurd door het toepassingsprofiel TMLO en wordt vastgelegd in het metadatamodel. Hierop zal de regionale archiefdienst voorafgaand aan de overbrenging zijn adviestaken richting gemeenten moeten inricht, het wordt een belangrijk onderdeel van de reguliere advisering, eigenlijk is het dat nu al. Het inhoudelijke beheer van de metadata vindt na overbrenging plaats in het archiefbeheersysteem (CBS) van de regionale archiefdienst. De beschikbaarstelling aan de klant vindt eveneens plaats via het CBS, dan wel de daaraan gekoppelde website. In beide gevallen is de regionale archiefdienst verantwoordelijk voor de uitvoering. Tot slot; voor het in bulk kunnen structureren en verrijken van de door de gemeente aangeleverde metadata wordt in dit protocol MAIS-Pre-Ingest gehanteerd, maar uiteindelijk staat het de regionale archiefdienst of het RHC vrij om hier een passend alternatief toe te passen. Kevin van Tuil Regionaal Archief Rivierenland 2
Overdrachtsprotocol Betrokken medewerkers regionale archiefdienst, op later moment nog te specificeren op niveau van te nemen stappen: Gemeentearchivaris (eindverantwoordelijke) Adviseur Digitale Ontwikkeling (projectleider, procesbewaking, contactpersoon voor gemeente) Archiefinspecteur (controle en bewaken goede, geordende en toegankelijke staat) Applicatiebeheerder CBS (transport, registratie) Metadatabeheerder (digitale ontvangst, controle, structurering, opname) Archivarissen (controle, structurering) Stap 1: Een bij het RAR aangesloten gemeente heeft via het digitale meldingsformulier 1 aangegeven over te willen gaan tot (vervroegde) overbrenging van digitaal archief. Het verzoek komt op een centraal punt binnen bij het RAR en wordt vervolgens in behandeling genomen door een medewerker van het cluster digitalisering. Starten dossiervorming in het DMS RAR. Stap 2. Het verzoek van de gemeente wordt bij het RAR besproken tijdens het periodiek georganiseerde clusteroverleg van het cluster digitalisering. Tijdens dat overleg wordt een projectleider aangewezen. De projectleider maakt een afspraak met de contactpersoon bij de gemeente. Stap 3: De projectleider van het RAR voert een intakegesprek met de contactpersoon bij de gemeente die digitale archiefbescheiden (vervroegd) wil overbrengen. Tijdens het intakegesprek komen de volgende onderdelen aan de orde: - Kennismaking, incl. bepalen van contactpersonen (en uitwisselen contactgegevens), rollen en verantwoordelijkheden - Eerste analyse van de over te brengen digitale archiefbescheiden op basis van de metadata 2 en bestanden (aanwezige bestandsformaten en daarop van toepassing zijnde beleid) - Te nemen stappen in het overbrengingsproces (advies en evt. uitvoering?) - Registratie van bevindingen in het digitale intakeregistratieformulier 3 door projectleider RAR - Bespreken en toelichten zelfevaluatieformulier 4 door projectleider RAR en bepalen deadline retourneren, contactpersoon gemeente Stap 4: Bijwerken van digitaal dossier in DMS door projectleider RAR 1 Digitale meldingsformulier: bijlage A 2 Metadata vereisten conform TMLO 3 Intakeregistratieformulier: bijlage B 4 Zelfevaluatieformulier: bijlage C 3
Stap 5: Toesturen van het digitale zelfevaluatieformulier door projectleider RAR aan contactpersoon gemeente. De contactpersoon vult het digitale zelfevaluatieformulier in en stuurt deze vervolgens retour aan de projectleider., contactpersoon gemeente Stap 6: De specialisten in het projectteam van het RAR analyseren de inhoud van het door de gemeente ingevulde digitale zelfevaluatieformulier, formuleren verbeterpunten en rapporteren deze vervolgens terug aan de projectleider (rapportage vastleggen in het DMS)., Archivaris Stap 7: Op basis van de in de rapportage aanwezige verbeterpunten voert de projectleider van het RAR een terugkoppelingsgesprek met de contactpersoon van de gemeente., contactpersoon gemeente Stap 8: De gemeente voert de nodige verbeteringen door (of laat deze door RAR/externe doorvoeren), die als voorwaarde voor een (test)opname in het zelfevaluatieformulier worden gesteld. Wanneer de verbeteringen zijn doorgevoerd wordt de projectleider door de contactpersoon bij de gemeente op de hoogte gesteld, indien nodig worden voortgangsgesprekken ingepland om de voortgang van het proces te waarborgen., contactpersoon gemeente start test-ingest loop Stap 9: Registeren van (tijdelijk) toegangsnummer en naam in MAIS-Flexis, inclusief ISIL-code Verantwoordelijke: Applicatiebeheerder CBS Stap 10: Selecteren van een representatieve selectie aan over te brengen digitale archiefbescheiden. Onder representatief wordt verstaan: - Type digitale bestanden: alle bestandsformaten moeten vertegenwoordigd zijn in de selectie zodat het uiteindelijke opnameproces niet vast kan lopen op een onbekend type bestand. - Structuur van het archief: indien er meerdere archiefonderdelen zijn met een verschillende structuur, neem dan selecties van de verschillende archiefonderdelen. De structuur is doorgaans onderdeel van de metadatering. - Metadatering van het archief: neem van alle niveaus van het archief (archief, serie, dossier, archiefstuk) de metadatering mee in de selectie. Indien er meerdere archiefonderdelen zijn met verschillende metadatering, neem dan selecties van (de niveaus in) de verschillende archiefonderdelen. Verantwoordelijke: Contactpersoon gemeente 4
Stap 11: Exporteren bestanden en records, controleren op aanwezigheid van virussen en vervolgens transporteren naar de digitale werkplaats (ontvangst- en verwerkingsruimte) van het RAR, welke over duurzame opslag beschikt. De volgende onderdelen worden door de gemeente zelf getransporteerd naar de ontvangst- en verwerkingsruimte: - Bestanden (digitale objecten) - Records (metadata) Verantwoordelijke: Contactpersoon gemeente Stap 12: Controle van de digitale archiefbescheiden in de digitale werkplaats (ontvangstruimte) op - volledigheid van de bestanden (aantal en omvang) en integriteit (m.b.v. checksums); - afwijkingen in bestandsformaten op basis van de lijst met voorkeursformaten NA; - bestandsnaamgeving met betrekking tot aan te leggen relaties bestanden <> records - validiteit van de metadata bestanden (daadwerkelijk XML/CSV/); Wanneer bij een of meerdere onderdelen gebreken worden geconstateerd, deze in overleg met contactpersoon gemeente laten completeren/herstellen en workflow herstarten vanaf stap 9. Na akkoord, digitale archiefbescheiden kopiëren naar de verwerkingsruimte. Stap 13: Inhoudelijke controle van de digitale archiefbescheiden in de digitale werkplaats (verwerkingsruimte) op - volledigheid van de metadata op basis van het metadatamodel; - aanwezigheid mapping, dan wel rechtstreeks verwerkt in metadata of in apart aangeleverde XML bestand (n.a.v. zelfevaluatie); - de goede, geordende en toegankelijke staat (door archiefinspectie) Controle of voor alle relevante aggregatieniveaus (archief, serie, dossier, record, bestand) metadatabestanden aanwezig zijn, of deze voldoen aan Top-X en de voorwaarden voor export. Wanneer bij een of meerdere onderdelen gebreken worden geconstateerd, deze in overleg met contactpersoon gemeente laten completeren/herstellen en workflow herstarten vanaf stap 9. Stap 14: Structureren en verrijking van metadata en opnemen ISIL-code in metadata op aggragatieniveau Archief. Tot slot vastleggen van voorgaande stappen in verwerkingsmodel en de geautomatiseerde verwerking van de aangeleverde digitale archiefbescheiden starten., Archivaris Stap 15: Beoordelen test-ingest in MAIS-Flexis op goede, geordende en toegankelijke van digitale archiefbescheiden Verantwoordelijke: Contactpersoon gemeente, archiefinspecteur 5
Stap 16: Exporteren van verwerkte metadata en bestanden vanuit digitale werkplaats naar TopX XML, aanbrengen side-car 5 mappenstructuur Stap 17: Sip aanmaken van het over te brengen digitale archief 6 en deze transporteren naar de quarantaineruimte van het e-depot Stap 18: Test-ingest van gecreëerde Submissive Information Package (SIP) in testomgeving e-depot ----------------------------------------------------- Beslismoment ----------------------------------------------------- Verloopt test-ingest zonder fouten? Zo niet, ga naar stap 19. Zo wel, verwijder SIP en back-up bronbestanden test-ingest uit digitale ontvangst- en werkruimte en ga verder vanaf stap 22. ----------------------------------------------------- Beslismoment ----------------------------------------------------- Stap 19: Bespreken van de verbeterpunten op basis van de test-ingest door projectteam RAR (rapportage vastleggen in het DMS) en vervolgens toesturen van deze rapportage aan contactpersoon gemeente ter voorbereiding van het terugkoppelingsgesprek. Stap 20: Terugkoppelingsgesprek tussen projectleider RAR en contactpersoon gemeente op basis van de toegestuurde rapportage. Verbeterpunten koppelen aan verantwoordelijken en tijdsgebonden afspraken maken. Stap 21: Wanneer alle verbeterpunten zijn doorgevoerd, herhaal het stappenplan vanaf stap 9, totdat de test-ingest van de digitale archiefbescheiden succesvol verloopt. start productie-ingest loop Stap 22: Registeren van toegangsnummer en naam in MAIS-Flexis, inclusief ISIL-code Verantwoordelijke: Applicatiebeheerder CBS Stap 23: Selecteren van de over te brengen digitale archiefbescheiden. Verantwoordelijke: Contactpersoon gemeente Stap 24: Exporteren bestanden en records, controleren op aanwezigheid van virussen en vervolgens transporteren naar de digitale werkplaats (ontvangst- en verwerkingsruimte) van het RAR, welke over duurzame opslag beschikt. De volgende onderdelen worden door de gemeente zelf getransporteerd naar de ontvangst- en verwerkingsruimte: - Bestanden (digitale objecten) - Records (metadata) 5 Sidecar bestanden, ook bekend als buddy bestanden of aangesloten bestanden, zijn computer bestanden die gegevens opslaan (vaak metadata) die niet ondersteund worden door het formaat van een bronbestand. 6 Volgens werkinstructie/handleiding voor SIP-creator 6
Verantwoordelijke: Contactpersoon gemeente Stap 25: Controle van de digitale archiefbescheiden in de digitale werkplaats (ontvangstruimte) op - volledigheid van de bestanden (aantal en omvang) en integriteit (m.b.v. checksums); - afwijkingen in bestandsformaten op basis van de lijst met voorkeursformaten NA; - validiteit van de metadata bestanden (daadwerkelijk XML/CSV/); Wanneer bij een of meerdere onderdelen gebreken worden geconstateerd, deze in overleg met contactpersoon gemeente laten completeren/herstellen en workflow herstarten vanaf stap 9. Na akkoord, digitale archiefbescheiden kopiëren naar de verwerkingsruimte. Stap 26: Inhoudelijke controle van de digitale archiefbescheiden in de digitale werkplaats (verwerkingsruimte) op - volledigheid van de metadata op basis van het metadatamodel; - aanwezigheid mapping, dan wel rechtstreeks verwerkt in metadata of in apart aangeleverde XML bestand (n.a.v. zelfevaluatie); - de goede, geordende en toegankelijke staat (door archiefinspectie) Controle of voor alle relevante aggregatieniveaus (archief, serie, dossier, record, bestand) metadatabestanden aanwezig zijn, of deze voldoen aan Top-X en de voorwaarden voor export. Wanneer bij een of meerdere onderdelen gebreken worden geconstateerd, deze in overleg met contactpersoon gemeente laten completeren/herstellen en workflow herstarten vanaf stap 9. Stap 27: Structureren en verrijking van metadata en opnemen ISIL-code in metadata op aggragatieniveau Archief. Tot slot vastleggen van voorgaande stappen in verwerkingsmodel en de geautomatiseerde verwerking van de aangeleverde digitale archiefbescheiden starten., archivaris Stap 28: Beoordelen ingest in MAIS-Flexis op goede, geordende en toegankelijke van digitale archiefbescheiden Verantwoordelijke: Contactpersoon gemeente, archiefinspecteur Stap 29: Exporteren van verwerkte metadata en bestanden vanuit digitale werkplaats naar TopX XML, aanbrengen side-car mappenstructuur Stap 30: Sip aanmaken van het over te brengen digitale archief 7 en deze transporteren naar de quarantaineruimte van het e-depot 7 Volgens werkinstructie/handleiding voor SIP-creator 7
Stap 31: Ingest van gecreëerde Submissive Information Package (SIP) in e-depot productieomgeving In Preservica wordt handmatig opdracht gegeven het opnameproces te starten. Het systeem gaat vervolgens geautomatiseerd het digitaal archief overbrengen vanuit de quarantaineruimte naar de productieomgeving van het e-depot. Alle bestanden krijgen een bruikbaar, persistent en uniek identificatiekenmerk (PID). Door de combinatie tussen de SIP en het bijbehorend protocolbestand wordt automatisch gecontroleerd of het digitaal archief nog volledig en ongewijzigd is. Het proces rond opname wordt automatisch gelogd. ----------------------------------------------------- Beslismoment ----------------------------------------------------- Succesvolle ingest? Zo niet, dan bij inhoudelijke problemen met digitale archiefbescheiden herhalen vanaf stap 9 (test ingest loop) óf bij technische problemen met de ingest herhalen vanaf stap 22 (productie ingest loop). Zo wel, ga naar stap 32. ----------------------------------------------------- Beslismoment ----------------------------------------------------- Stap 32: Steekproefsgewijze controle op het correct kunnen openen en lezen van de opgenomen bestanden in het e-depot. Geen problemen aangetroffen? Ga naar stap 33. Wel problemen aangetroffen? Neem contact op met technisch beheer van e-depot. Verantwoordelijke: Archivaris Stap 33: Verwijderen van SIP en back-up bronbestanden uit digitale ontvangst- en werkruimte Stap 34: Vaststellen juridische titel (t.b.v. verklaring van overbrenging) Stap 35: Registreren van voltooide ingest digitale archiefbescheiden. Registratie vindt plaats in digitale dossier DMS RAR én in MAIS-Flexis (geautomatiseerd?). Registreren wie, wanneer, welk digitaal archief heeft opgenomen en het resultaat. Stap 36: Informeren van archiefvormer dat ingest van digitale archiefbescheiden succesvol is verlopen. Stap 37: Opstellen verklaring van overbrenging door Adviseur Digitale Ontwikkeling en laten ondertekenen door gemeentearchivaris en de verantwoordelijke beheerder bij gemeente conform het besluit informatiebeheerder, gemeentearchivaris Stap 38: Completeren en afsluiten dossier in DMS 8
Stap 39: Evaluatie en afronding overbrenging in gezamenlijk eindgesprek tussen RAR en gemeente, contactpersoon gemeente Gerelateerde documenten: Producten- en dienstecatalogus (PDC), Samenwerkingsafspraken (SA), Dienstverleningsafspraken (DVA) en de daarbij behorende specifieke afspraken tussen archiefdienst en RHC. Algemene kenniscomponenten projectmedewerkers Het wordt aanbevolen om projectmedewerkers kennis te laten maken met onderstaande componenten, waarbij afhankelijk van de functie en/of taak verdere diepgang kan worden gezocht projectmanagement Open Archival Informatie Systems-model (OAIS) duurzame bestandsformaten, waaronder ook strategie conversie en migratie van digitale archiefbescheiden creatie, beheer en vernietiging van archiefbescheiden relevantie wet- en regelgeving: archiefwet, archiefbesluit, archiefregeling en besluit informatiebeheer, wet bescherming persoonsgegevens (WBP), wet openbaarheid bestuur (WOB) en wet hergebruik overheidsinformatie (WHOI) kwaliteitsnormen: nen2082, nen 14081, nen-iso 270001 Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) (TopX) XML (Nationaal Archief) Metadatering: identificerende, beschrijvende, technische en beheersmatige metadata Metadataschema Metadatamapping Archiefbeheersysteem MAIS-Flexis Record Management taken Sidecar structuren 9
1. Digitaal meldingsformulier overbrenging digitale archiefbescheiden Gemeente wil digitale archieven overbrengen naar het Regionaal Archief Rivierenland. Datum: Gemeente: Naam contactpersoon: E-mail adres: Telefoonnummer: Eerder contact gehad over deze overbrenging met een van onze medewerkers? Ja/Nee Zo ja, met wie? Verzenden 10
2. Intakeregistratieformulier Naast het doornemen van dit formulier met de contactpersoon bij de gemeente behoort ook een globale uitleg van het overbrengingsproces tot de inhoud van het intakegesprek. Contactgegevens Gemeente: Naam contactpersoon: Functie: E-mail adres: Telefoonnummer: Regionaal Archief Rivierenland Naam contactpersoon: Functie: Adviseur Digitale Ontwikkeling / Projectleider E-mail adres: edepot@rarivierenland.nl Telefoonnummer: 0344-612230 Scope van de over te brengen digitale archiefbescheiden Naam archiefblok: Nummer archiefblok: (indien aanvulling op reeds overgebracht archief) Omvang archiefblok: (aantal stukken binnen de aggregaties / omvang in bytes) Eerste analyse Eerdere succesvolle ingest uitgevoerd ja/nee Metadatamodel aanwezig ja/nee (zo ja, opvragen) Mapping naar TMLO aanwezig ja/nee (zo ja, opvragen) Beleid omtrent bestandsformaten aanwezig ja/nee (zo ja, opvragen) (let op open/standaard formaten, compressie, encryptie, hierop vroegtijdig maatregelen nemen) Aanwezige bestandsformaten 1. (uitputtend opsommen) 2. Beleid voor bestandsnaamgeving aanwezig ja/nee Worden of zijn de bestanden gescand op virussen ja/nee (zo ja, uitkomsten) Bestanden voorzien van checksums ja/nee (zo ja, algoritme opvragen) Naast advies ook uitvoeringstaken wenselijk ja/nee Zo ja, welke uitvoeringstaken? 1. 2. 11
3. Opname inventarisatie De cursieve toelichting onder de evaluatievragen dient als toelichting voor de medewerkers van de archiefdienst. Op welke aggregatieniveaus worden bij de digitale objecten metadata meegeleverd? - Mogelijke aggregatieniveaus zijn: archief, serie, dossier, archiefstuk en bestand. Het kan voorkomen dat de aggregatie archiefstuk en bestand als één worden opgenomen. Zijn de metadata horende bij de over te brengen digitale objecten gecreëerd op basis van een door het management vastgesteld metadatamodel? - Als er een metadatamodel beschikbaar is, deze digitaal laten opsturen naar projectleider en opnemen in het digitale dossier van het RAR (DMS). - Vanuit bedrijfs- en cultuurhistorisch oogpunt samen met contactpersoon gemeente vaststellen of alle essentiële beschrijvende, technische en administratieve metadata is opgenomen. Wanneer essentiële metadata mist of het metadatamodel volledig ontbreekt, advies uitbrengen over hoe te completeren. Hanteer hierbij het TMLO als basis voor de metadata vereisten (waardering verplicht en verplicht indien van toepassing). Rapportage en advies opnemen in het digitale dossier van het RAR (DMS) en de metadata alsnog door de gemeente op laten nemen indien redelijkerwijs mogelijk. Heeft er een mapping van de metadata plaatsgevonden naar het TMLO en is daarvan een mappingtabel beschikbaar? Nee - Als er geen mapping van de metadata heeft plaatsgevonden, dan de gewenste mapping (laten) opstellen in de vorm van een mappingtabel, digitaal opsturen naar projectleider en opnemen in het digitale dossier van het RAR (DMS) zodat het kan worden gebruikt bij de pre-ingest. Ja - Als er een mappingtabel beschikbaar is, deze digitaal opsturen naar projectleider en opnemen in het digitale dossier van het RAR (DMS) zodat het kan worden gebruikt bij de pre-ingest. Zijn de digitale objecten gecreëerd op basis van een door het management vastgesteld beleid (strategie) voor te hanteren bestandsformaten? Nee - Vaststellen welke bestandsformaten er zijn gehanteerd voor de digitale objecten die zijn gecreëerd binnen de scope van deze overbrenging. Adviseren over mogelijke kwaliteitsverbeteringsacties, zoals het hanteren van en omzetting naar open (standaard) bestandsformaten. Rapportage digitaal opsturen naar projectleider en opnemen in het digitale dossier van het RAR (DMS). Ja - Beleidsstuk (strategie) opnemen in het digitale dossier van het RAR (DMS) en adviseren over mogelijke kwaliteitsverbeteringsacties, zoals het hanteren van en omzetting naar open (standaard) bestandsformaten. Heeft de gemeente behoefte aan advies bij het classificeren van archiefbescheiden op toegankelijkheid? Het gaat hier om het bepalen welke personen of organisatieonderdelen welke archiefbescheiden kunnen inzien. 12
Zijn de applicaties waarin de metadata horende bij de over te brengen digitale objecten worden beheerd, er op toegerust om een valide export te creëren op basis van het (vast te stellen) metadatamodel en mapping? - Het moet mogelijk zijn om vanuit applicaties waarin over te brengen metadata worden beheerd, een valide export van de metadata in de vorm van een XML of CSV te creëren. De metadata in deze export moet overeenkomen met hetgeen is vastgelegd in het (vast te stellen) metadatamodel en de mapping. De XML of CSV wordt in de pre-ingest fase ingelezen in MAIS-Ingest om vervolgens tot een TopX XML te komen die kan worden opgenomen in het e-depot. Is het mogelijk voor de gemeente om middels het HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) de over te brengen digitale objecten en daarbij horende metadata te versturen naar het RAR? - Met het internetprotocol HTTPS is het mogelijk om een beveiligde bestandsoverdracht tussen verschillende computers tot stand te brengen. Tijdens de verzending van de informatie zal deze geëncrypteerd en dus onleesbaar zijn. Enkel de geadresseerde zal de geëncrypteerde informatie kunnen ontcijferen en deze kunnen lezen. Voordat met de test-opname wordt gestart, wisselt de applicatiebeheer de nodige gegevens uit met de contactpersoon bij de gemeente, zodat de verbinding met de digitale ontvangstruimte tot stand kan worden gebracht. Is het mogelijk voor de gemeente om middels encryptie de via HTTPS te verzenden digitale objecten en daarbij horende metadata te versleutelen? - Met encryptie worden de gegevens ook voor en na verzending versleuteld op basis van een bepaald algoritme. Deze versleutelde gegevens kunnen nadien weer gedecrypteerd (ontcijferd of gedecodeerd) worden zodat men de originele informatie weer terugkrijgt. Dit proces wordt decryptie genoemd. Zijn beperkingen in de openbaarheid van en gebruiksrechten op de digitale objecten opgenomen in de daarbij horende metadata? 13