e-depot pilot Het versterken van onze digitale dijken Eindverslag Julia Romijn, Joost Salverda en Kevin van Tuil

Transcriptie

1 e-depot pilot Het versterken van onze digitale dijken Eindverslag Julia Romijn, Joost Salverda en Kevin van Tuil

2 Projectgegevens Opdrachtgever Fred van Kan (Gelders Archief) Ella Kok-Majewska (Regionaal Archief Rivierenland) Projectleider Julia Romijn-Wixley (Gelders Archief) Kevin van Tuil (Regionaal Archief Rivierenland) Startdatum project 1 september 2016 Verwachte einddatum project 1 juni 2017 Huidige fase Uitvoering Versiehistorie en distributie Nr. Datum Status Auteur(s) Verstuurd aan Gevraagde actie* Concept J. Salverda K, van Tuil, M. van den Commentaar /aanvulling Hoogen, J. Romijn Concept J. Salverda J. Romijn Commentaar /aanvulling Concept J. Salverda K. van Tuil Commentaar /aanvulling Concept K. van Tuil J. Salverda Commentaar /aanvulling Concept J. Salverda K. van Tuil, J. Romijn Commentaar /aanvulling Concept J. Romijn K. van Tuil, J. Salverda Commentaar /aanvulling Concept J. Salverda J. Romijn Commentaar /aanvulling Concept J. Salverda J. Romijn, K. van Tuil Commentaar /aanvulling Definitief J. Salverda J. Romijn, K. van Tuil * ter informatie / advisering / besluitvorming 1

3 Inhoudsopgave 0. Inleiding en managementsamenvatting Organisatorische consequenties Strategische verkenning Opdracht: Vergelijking kostenmodel 1.0 PDC 1.0 overbrengingsprotocol Gewenste afname diensten en producten Aansluiting kostenmodel op PDC en de overbrengingsprotocollen Rolverdeling binnen kostenmodel Conclusies en aanbevelingen Organisatie: overdrachtsprotocol en werkinstructie overbrenging digitaal archief Overdrachtsprotocol en werkinstructie Gelders Archief Overdrachtsprotocol en werkinstructie Regionaal Archief Rivierenland Opnamemodel en groendruk Techniek: ingest dossiers gemeente Zaltbommel in de testomgeving Bijlagen

4 0. Inleiding en managementsamenvatting Het Gelders Archief (GldA) en het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) voerden in de periode oktober 2016 tot en met maart 2017 een succesvolle e-depot pilot uit, met medewerking van de gemeente Zaltbommel. Het GldA wilde onderzoek doen naar het aanbieden van e-depot diensten aan regionale archiefdiensten in de provincie Gelderland. Het RAR wilde praktijkervaring opdoen en de implicaties van een aansluiting op het e-depot van het GldA verkennen. Beide archiefdiensten zijn dit leertraject ingegaan met diverse organisatorische en inhoudelijke vragen en doelstellingen. 1 Overkoepelend was de verkenning van de huidige mogelijkheden en de stappen naar een eventuele samenwerking in de toekomst. Het is de eerste keer dat in de provincie Gelderland een dergelijk samenwerkingsproject tussen het Gelders Archief en een regionale archiefdienst van start gaat. Het aangaan van de pilot was op zichzelf dus al een mijlpaal. De pilot kan als zeer geslaagd worden gezien. Tijdens het traject zijn diverse strategische gesprekken gevoerd over de gewenste afname van diensten door het RAR. Door middel van een uitgebreide praktijkgerichte analyse is in kaart gebracht wat de gewenste rolverdeling en afname zou zijn. Binnen het landelijk traject wordt, mede hierdoor, het doorleveren van e- Depot diensten aan regionale archiefdiensten als nieuwe dienst ontwikkeld. De mate van keuzevrijheid binnen de afname van diensten wordt landelijk bepaald. Het GldA wil daarin geen maatwerk leveren maar zal de wensen van het RAR en de uitkomsten van de analyse meenemen in de landelijke ontwikkeling van het diensten- en voorzieningenpakket. Deze doorontwikkeling vindt plaats binnen het governance model, met het Nationaal Archief (NA) als leverancier en het GldA als doorleverancier. Belangrijke uitspraken over de financiering en de inhoud van de e-depot diensten (herziening van Producten en Dienstencatalogi) worden eind 2017 verwacht. Het RAR wil hier nauw bij betrokken blijven. Het opleveren van twee overbrengingsprotocollen was een volgende mijlpaal. Het GldA en RAR kunnen hiermee de interne organisatie verder vorm gaan geven. Onder andere met bekwame medewerkers die inspelen op ontwikkelingen en trends in het vakgebied. Het GldA is - buiten de scope van de pilot - voornemens de personele organisatie van een e-depot op hoofdlijnen uit te werken. Het model zal gedeeld worden met het RAR en indien gewenst ook met andere Gelderse archiefdiensten. Een derde mijlpaal was de succesvolle ingest van een vijftigtal dossiers binnen de zaaktypen Verordeningen opstelling en Adhesiebetuigingen van de gemeente Zaltbommel, in de testomgeving van het e-depot van het GldA. Hierdoor heeft met name het RAR belangrijke conclusies kunnen trekken over de inrichting van het overbrengingsproces en benodigde aanpassingen in de informatiehuishouding bij de gemeente Zaltbommel. Dit eindverslag omschrijft op hoofdlijnen de strategische verkenning (1.1) en in detail de conclusies van specifieke opdrachten (1.2 en 2) en de test-ingest (3). Ook zijn de eindproducten als bijlagen toegevoegd. 1 Doelstellingen, randvoorwaarden en voorgenomen aanpak zijn beschreven in het door de opdrachtgevers vastgestelde Projectplan 1.0 d.d

5 1. Organisatorische consequenties 1.1 Strategische verkenning Tijdens de diverse strategisch overlegmomenten tussen het GldA en het RAR is informatie uitgewisseld over de landelijke ontwikkeling waarin bovenstaande producten nog definitief vorm krijgen. De benodigde juridische afspraken, modelovereenkomsten ten behoeve van een samenwerking en de uitbreiding van de PDC zullen naar verwachting in de loop van 2017 worden afgerond. Het RAR is geïnformeerd over het landelijke traject. Daarin speelt het financieringsaspect een belangrijke rol. Indien het RAR besluit om gebruik te gaan maken van de e-depotvoorziening van het Gelders Archief (GldA), kan er gebruik worden gemaakt van het model Dienstverleningsafspraken samenwerking e-depot (DVA). Hierin worden op hoofdlijnen de afspraken vastgelegd omtrent de samenwerking conform de Producten en Dienstencatalogus (PDC) en/of de Samenwerkingsafspraken (SA). In de loop van het traject is besloten om de diepte in te gaan op de producten en diensten die RAR in de toekomst af zou kunnen gaan nemen (PDC). Het doel was om de gewenste rolverdeling te bepalen, helder te krijgen of het huidige kostenmodel voldoende basis biedt voor een samenwerking en input te verzamelen voor het landelijke traject waarin de PDC en het kostenmodel worden herzien. Door middel van een uitgebreide analyse is in kaart gebracht wat de gewenste rolverdeling en afname zou zijn (zie 1.2 voor de uitwerking van deze analyse). Een belangrijke conclusie is dat het RAR zoveel mogelijk zelf diensten wil kunnen uitvoeren. Daarbij zijn ook verschillende gradaties van een rolverdeling te bedenken (min-max varianten). Het GldA zal de landelijke lijn volgen en zowel vaste (basis)diensten als optionele diensten aan blijven bieden, waarbij er altijd een minimale afname zal moeten zijn. Dit wordt echter nog nader uitgewerkt. Het GldA en het RAR hebben afgesproken om na afronding van de pilot vervolgsessies te beleggen met betrekking tot bovenstaande onderwerpen. 1.2 Opdracht: Vergelijking kostenmodel 1.0 PDC 1.0 overbrengingsprotocol Voor de pilot zijn het kostenmodel 2 dat door de RHC s en het Nationaal Archief is ontwikkeld en de concept-pdc RHC s 3 gebruikt als testcase. De onderdelen binnen het kostenmodel zijn aan het RAR overlegd, behoudens de daadwerkelijke kosten per onderdeel. Het volgende is onderzocht: 1. Welke producten en diensten wil het RAR mogelijk van het GldA gaan afnemen (zie bijlage 1), gebaseerd op de producten en diensten zoals opgenomen in de PDC en praktijkervaringen die met de uitvoering van het overdrachtsprotocol door beide archiefdiensten zijn opgedaan. 2. In hoeverre sluiten de onderdelen in het kostenmodel aan op de producten en diensten in de PDC en onderdelen in de overbrengingsprotocollen zoals binnen deze pilot door beide partijen ontwikkeld? 3. Welke rolverdeling ontstaat tussen beide partijen door de gewenste afname van producten en diensten binnen het kostenmodel? 4. Hoeveel uren zijn er door beide partijen in de werkzaamheden rondom de proefopname geïnvesteerd? In de conclusies en aanbevelingen wordt ingegaan op de vraag welke stappen er nog ontbreken in het kostenmodel en op welke punten de PDC aangepast of verduidelijkt kan worden. Bij het onderzoek is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: - het kostenmodel betreft (vervroegde) overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats; uitplaatsing blijft buiten beschouwing; 2 Projectbrief organisatie v03, bijlage 4 Kostenmodel Noord. RHC's, d.d Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor zorgdragers v0.6, dd

6 - de gewenste situatie voor het RAR vormt het uitgangspunt Gewenste afname diensten en producten. Op basis van de conclusies rondom het overdrachtsprotocol (zie onder hoofdstuk 2) blijkt dat het RAR de wens heeft om overdrachten naar het e-depot zo veel mogelijk zelfstandig te realiseren, waar dat in overleg met het Gelders Archief mogelijk is. Op basis van de concept-pdc is een tabel gemaakt van de diensten en producten die door de RHC s worden aangeboden. Hierin staat aangegeven welke diensten het RAR in de toekomst denkt te gaan afnemen bij een aansluiting op het e-depot. De tabel is opgenomen in bijlage 1. De tabel bevat een viertal kolommen: - in kolom 1 is aangegeven of het RAR de betreffende dienst denkt te gaan afnemen (zo niet, dan voert het de dienst zelfstandig uit richting de eigen organisatie en/of zorgdrager); - in kolom 2 is de huidige beschikbaarheid van de betreffende dienst bij het GldA aangegeven; - in kolom 3 en 4 wordt de relatie met het kostenmodel gelegd (waar mogelijk) - vragen of opmerkingen ter verduidelijking zijn als laatste kolom opgenomen. - Onderaan in de tabel zijn de specifieke wensen van het RAR ten aanzien van techniek opgenomen Om de voorkeursinrichting van het RAR te kunnen realiseren is aansluiting van de archiefdienst (waaronder ook het CBS) op het e-depot nodig in de vorm van een eigen tenant, maar ook aansluiting van de systemen van de zorgdrager (al zal die aansluiting aanvankelijk nog een handmatige overdracht zijn). Deze aansluitingen zijn nodig om te kunnen komen tot een volledig overbrengingstraject (verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen). Kan het RAR niet over een eigen tenant beschikken, dan moet aansluiting van de systemen van een zorgdrager, grotendeels plaatsvinden binnen de omgeving van het GldA, maar wel onder verantwoordelijkheid en beheer van de archiefdienst. Ook beschikbaarstelling zou dan via het CBS van het GldA moeten plaatsvinden, of het zou mogelijk moeten zijn het CBS van het RAR aan te sluiten op een specifiek deel van de tenant van het GldA, of een andersoortige oplossing. Beheerstechnisch en juridisch vormt dit een uitdaging. Een feit is dat het RAR en het GldA in beginsel eenzelfde CBS hanteren. Is een eigen tenant wel mogelijk, dan zal het RAR de keuze maken om de aansluiting zoveel als mogelijk zelf te verzorgen en voor vragen/problemen terug te vallen op de helpdesk van het GldA. Mochten de randvoorwaarden ook opgelost kunnen worden binnen de tenant van het GldA, dan betekent dit dat deze erin moet kunnen voorzien dat het RAR zelfstandig het beheer en de beschikbaarstelling kan verrichten Aansluiting kostenmodel op PDC en de overbrengingsprotocollen. Tijdens het uitwerken van de voorgaande twee stappen is ook onderzocht waar er raakvlakken zijn tussen kostenmodel, PDC en de beide overdrachtsprotocollen. Bij het vergelijken bleek dat in het kostenmodel geen rekening gehouden wordt met de mogelijkheid dat een proefopname mislukt en er bewerkingen moeten plaatsvinden, waarna een hernieuwde opname wordt gedaan en de testprocedure wordt herhaald. Binnen de vergelijking zijn daarom zowel de test- als productiestappen aan dezelfde onderdelen van het kostenmodel gekoppeld (11 t/m 19). In de pre-fase biedt het kostenmodel eveneens geen ruimte voor de benodigde administratieve handelingen, als het verwerken van een aanmelding voor overbrenging middels een meldings- en zelfevaluatieformulier. Ook bleek het model op enkele punten niet meer actueel. Daarom is het bestaande model uitgebreid en geactualiseerd. Het resultaat is opgenomen in bijlage 2. De PDC beschrijft zo generiek mogelijk de diensten en producten die de RHC s kunnen aanbieden. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen basisdiensten en optionele diensten. Het kostenmodel van de RHC s is een uitwerking van het overdrachtsprotocol en de procedure opname van het Noord-Hollands Archief naar een model, waarin aan elke stap kosten kunnen worden toebedeeld op basis van de benodigde uren voor elke stap. Overdrachtsprotocol, procedure opname en kostenmodel liggen daarom dicht bij elkaar. 5

7 Vergelijken van PDC en kostenmodel blijkt een stuk lastiger. Het kostenmodel is concreet, soms tot op de processtap uitgewerkt, terwijl de PDC zeer globaal beschrijft wat een dienst inhoudt. Daardoor is niet altijd goed te duiden of er een relatie is tussen beide. Enerzijds lijkt soms maar een deel van een dienst in het kostenmodel opgenomen, terwijl anderzijds het kostenmodel soms juist tot een nadere specificering van een dienst uit de PDC kan dienen. Het kostenmodel zou dan ook kunnen worden gebruikt om de beschrijvingen binnen de PDC meer te concretiseren Rolverdeling binnen kostenmodel De wens van het RAR om zo zelfstandig mogelijk te kunnen opereren komt ook tot uitdrukking in de gewenste rolverdeling binnen de stappen die zijn beschreven in het kostenmodel. Deze uitwerking is eveneens opgenomen in bijlage 2. De stappen die in het kostenmodel beschreven zijn als éénmalig (op projectbasis) zouden in de gewenste situatie door het RAR zelf uitgevoerd worden. In het jaarlijkse onderhoud valt een deel van de taken aan het GldA en een deel aan het RAR toe Conclusies en aanbevelingen. In deze paragraaf zijn de belangrijkste conclusies en aanbevelingen van de vergelijking tussen overdrachtsprotocollen, de PDC en het kostenmodel samengevat. De volledige uitwerking is opgenomen in bijlage 3. Conclusies Het product e-depot en de daaraan verbonden diensten zijn nagenoeg geen van alle voldoende concreet opgenomen in het kostenmodel. Er zijn wel verbanden te leggen tussen PDC en kostenmodel, maar deze berusten vaak op interpretatie. Het verband tussen PDC en kostenmodel is nog te sterk voor interpretatie vatbaar. De PDC beschrijft producten en diensten zeer globaal (generiek), het kostenmodel is veelal specifiek. Aanbevelingen aan het Gelders Archief 1. Onderzoek in hoeverre de wensen voor het afnemen en zelf realiseren van diensten van het RAR binnen de landelijke samenwerking te realiseren zijn en neem de uitkomsten hiervan mee bij de doorontwikkeling van PDC en kostenmodel. 2. Neem de volgende aanbevelingen mee in de landelijke doorontwikkeling van de PDC en het kostenmodel: Zorg voor een duidelijke koppeling tussen overdrachtsprotocol, PDC en SA om tot een heldere kostenstructuur te komen door: o de documenten onderling naar elkaar te laten verwijzen o het kostenmodel de structuur van het overdrachtsprotocol te laten volgen o de stappen in het kostenmodel te beperken tot de hoofdlijnen van het overdrachtsprotocol Zorg voor harmonisatie van de kostenstructuur van de PDC en het kostenmodel. Neem de diensten uit de PDC in het kostenmodel op in de offertefase en bepaal daar welke diensten worden afgenomen voor hoeveel uur. Neem bij het uitwerken van kostenmodellen ook de bekostiging mee van: o geautomatiseerde overbrengingen o o uitplaatsing het onderbrengen van werkzaamheden die na uitvoering periodiek onderhoud vergen (b.v. het onderhouden van koppelvlakken en mappingsafspraken) 6

8 Aanbevelingen aan het Regionaal Archief Rivierenland 1. Onderzoek in hoeverre het overdrachtsprotocol toepasbaar is bij de overbrenging van een dataset van een andere gemeente, eventueel in samenwerking met een commerciële leverancier, om het draagvlak en toepasbaarheid ervan te vergroten. 2. Onderzoek welke mogelijkheden er zijn om de verrijking en structurering van datasets (deels) geautomatiseerd uit te voeren in een digitale werkplaats en stel in samenwerking met gemeenten vereisten op voor functionaliteiten 3. Het verdiend de aanbeveling om nauw betrokken te blijven bij de ontwikkelingen rondom het verder vormgeven van het kostenmodel e-depot RHC s om zo de haalbaarheid van een eventuele aansluiting op het e-depot van het RHC verder te kunnen bepalen 4. Onderzoek in samenwerking met gemeenten in een praktijksituatie of de positionering van het RAR, zoals vastgelegd in het opnamemodel en groendruk, een realistische en haalbare toekomstige situatie weergeeft. 5. Onderzoek in hoeverre medewerkers van het RAR en de aangesloten gemeenten in de huidige situatie in staat zijn om de vereiste werkzaamheden zoals in het overdrachtsprotocol benoemd uit te voeren. Stel hierop een opleiding- of bijscholingsplan vast. 7

9 2. Organisatie: overdrachtsprotocol en werkinstructie overbrenging digitaal archief 2.1. Overdrachtsprotocol en werkinstructie Gelders Archief Situatie In het kader van de pilot is afgesproken een overdrachtsprotocol te ontwikkelen vanuit het perspectief van een archiefdienst als afnemer van het e-depot, zowel aan de kant van het GldA (in de rol van leverancier) als aan de kant van het RAR (in de rol van verantwoordelijke voor het beheer van het overgebrachte digitale archief van de zorgdragers in het eigen verzorgingsgebied, zie hiervoor onder 2.2). Kader Het inhoudelijk beheer van beschrijvende metadata en de beschikbaarstelling aan de klant/eindgebruiker zijnde de burger en/of gemeenten gebeurt met behulp van het CBS respectievelijk de zoekschil (website) van de archiefdienst. De verantwoordelijkheid voor het inhoudelijke beheer van de metadata ligt bij de aanleverende archiefdienst. Door opname in het e-depot vindt monitoring plaats van de goede staat van de archiefbescheiden (zgn. passieve preservering, o.a. controle op technische leesbaarheid/bitintegriteit en virussen) en het e-depot biedt bepaalde functionaliteiten voor actieve preservering. Het protocol dat is ontwikkeld door het GldA kan worden gezien als een kader waarbinnen de rolverdeling afhankelijk is van de diensten die een archiefdienst van het GldA afneemt. 4 De bandbreedte daarvan ligt daarbij tussen afname van het volledige dienstenpakket (basisdiensten en optionele diensten) en alleen de afname van (een deel van de) basisdiensten. Scope Het protocol en de werkinstructie hebben betrekking op de (vervroegde) overbrenging van digitaal archief. Uitplaatsing 5 valt buiten de reikwijdte. Het protocol gaat in de kern uit van de situatie dat het GldA alle e-depotdiensten in opdracht van de archiefdienst verricht. Afhankelijk van welke diensten een archiefdienst zelf wenst uit te voeren verandert de rol van het GldA in het protocol. De formele verantwoordelijkheid voor het beheer ligt bij de archiefdienst. Een archiefdienst levert digitaal over te brengen archief in de wettelijk vereiste staat aan aan het GldA, waarna het GldA zorgt voor opname en beheer in het e-depot. De archiefdienst dient daarvoor te zijn aangesloten op het e-depot, te beschikken over een eigen tenant en er dient een aansluiting te zijn van het collectiebeheersysteem op deze tenant. De beschikbaarstellingskant is slechts op hoofdlijnen uitgewerkt, aangezien de techniek op dit moment nog niet zo ver is dat hier al een heldere procedure voor te schetsen valt. Randvoorwaarden De archiefdienst heeft beleid geformuleerd met betrekking tot de overbrenging van digitale archieven. De overdracht van digitale archieven is als taak belegd bij een gekwalificeerde medewerker. Voordat het proces van overbrenging naar het e-depot kan starten is het noodzakelijk dat de archiefdienst een aansluittraject heeft doorlopen (organisatie, inhoud en techniek) en er keuzes zijn gemaakt met betrekking tot het afnemen van e-depotdiensten. Daarnaast dient de archiefdienst haar adviestaken richting gemeenten hierop in te richten. De dienst beschikt over een eigen tenant in het e-depot en een koppeling van het eigen Collectiebeheersysteem (CBS) met het e-depot. Voor wat betreft de aanlevering van bestanden gelden de uitgangspunten voor de dienstverlening zoals geformuleerd in de Producten- en Diensten Catalogus (PDC), de Samenwerkingsafspraken (SA), de gemaakte Dienstverleningsafspraken (DVA) en het addendum hierop, met daarin de specifieke afspraken tussen archiefdienst en RHC met betrekking tot de af 4 Zie voor nadere beschrijving de PDC e-depotdiensten RHC's, versie 0.6 (concept), dd Dit betreft archieven van een zorgdrager die jonger zijn dan twintig jaar en nog niet hoeven te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, maar waarvan het beheer al wel aan een andere partij wordt opgedragen, zonder dat het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid voor het archief wijzigt. 8

10 te nemen diensten en producten. Dit laatste is niet binnen de scope van dit project en daarom niet verder uitgewerkt. Onderstaande uitganspunten zijn van belang bij het proces van overbrenging naar het e-depot en als zodanig relevant voor de beschreven situatie. Vraag is waar deze in deze organisatorische documenten (PDC, SA, DVA, addendum) een plek moeten krijgen. Mogelijk moeten ze apart worden gedocumenteerd in de vorm van aansluitvoorwaarden. De randvoorwaarden zijn niet uitputtend geformuleerd, maar kunnen gezien worden als een aanzet om te komen tot specifieke eisen met betrekking tot het overbrengingsproces. Bij de overbrenging van digitaal archief door een archiefdienst, met tussenkomst van het GldA, gelden de volgende uitgangspunten: - De (alle) metadata worden in ToPX-formaat 6 meegeleverd met het digitale archief (inhoud èn structuur) - De archiefdienst is verantwoordelijk voor een correcte en integere aanlevering (technisch en inhoudelijk); dit houdt in dat waar de opname door het GldA wordt uitgevoerd- de daarvoor benodigde informatie (mapping metadata op Top-X, gewenste omzettingen) meegeleverd wordt. 7 - Het GldA draagt zorg voor de benodigde faciliteiten om bestanden te kunnen aanleveren voor opname. - Het GldA is verantwoordelijk voor een correcte en integere plaatsing van de bestanden in het e-depot. Bij de situatie waarbij overbrenging door RAR wordt gerealiseerd ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij archiefdienst. - Door het GldA worden geen inhoudelijke controles op de metadata uitgevoerd. - De goede, geordende en toegankelijke staat is door de archiefdienst gecontroleerd en akkoord bevonden. - Indien er sprake is van compressie, encryptie of digitale handtekeningen zijn hier vooraf door de archiefdienst passende maatregelen op genomen in overleg met de zorgdrager. Werkwijze Als ruggengraat voor het protocol en de werkinstructie is gebruik gemaakt van de producten van de pilot van het Noord-Hollands Archief (NHA). Het NHA heeft daarbij een overdrachtsprotocol en procedure opname opgesteld met het oog op overbrenging van digitaal archief door een zorgdager. 8 Voor de pilot GldA RAR is dit protocol en deze procedure herschreven en passend gemaakt voor de samenwerking tussen een RHC en een archiefdienst, aangevuld met praktijkervaringen die zijn opgedaan bij de overbrenging van een test-dataset van de gemeente Zaltbommel naar het e-depot van het GldA. Het protocol vormt in dit verband de schakel tussen het proces van verwerving en het proces van beschikbaarstelling door de beherende archiefdienst. Leereffecten Gaandeweg het proces is gebleken dat de protocollen van het GldA en het RAR elkaar sterk overlappen. Dit heeft ermee te maken, dat het RAR zo veel mogelijk e-depottaken zelf wil gaan uitvoeren en daarom opteert voor een beperkte afname van diensten bij het GldA. Het leereffect dat optrad is dat, al naar gelang de diensten die een archiefdienst bij het GldA gaat afnemen, het protocol aan beide zijden verandert. In het geval een dienst veel digitale beheertaken zelf uit wil gaan voeren, breidt het protocol van de archiefdienst zich daar mee uit en vallen er stappen in het protocol van het GldA weg. In geval een archiefdienst sterk leunt op de dienstverlening door het GldA, is het protocol voor de archiefdienst beperkt. Conclusies en aanbevelingen 6 TopX is de technische vertaling van het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO), de door de decentrale overheden (Provincie, Gemeenten en Waterschappen) afgesproken standaard waarin metadata worden aangeleverd en beheerd in het e-depot. 7 Het GldA kan er voor zorgen dat de aangeleverde metadata worden omgezet naar metadatabestanden conform Top-X (bijvoorbeeld het toevoegen van aggregatieniveaus, omzetten of toevoegen van veldinhoud). Het GldA zorgt ook voor beheer en onderhoud, zodat altijd de actuele versie van Top-X wordt gebruikt. Deze omzettingen maken onderdeel uit van de pré-ingest uitvoeringsdiensten. Zie de PDC onder Noord Hollands Archief, Overdrachtsprotocol en procedure opname, versie 1.2 d.d

11 Al tijdens de bespreking van de eerste versie van het protocol en de procedure bleek dat de invulling van het protocol sterk afhankelijk is van de diensten en producten die een archiefdienst van een RHC afneemt. Het RAR ziet zichzelf in dit kader als een dienst die zo veel mogelijk handelingen in de overbrenging zelf wil gaan verrichten. Het GldA is daarbij als leverancier in beeld voor het technisch beheer en diensten op het vlak van preservering. Het protocol en de procedure kunnen gebruikt worden als kader, waarvan de rolverdeling wijzigt al naar gelang een archiefdienst meer taken en werkzaamheden in het overbrengingsproces zelf uit te voeren. De archiefdienst dient zelf wel de procedure rondom de controle en aanlevering van digitaal archief te beschrijven, zodat wordt voldaan aan de randvoorwaarden. Het protocol van het RAR kan daarbij als referentie dienen. Tijdens de inrichtingsfase, waarin een archiefdienst aangesloten wordt op de e-depotvoorziening en medewerkers worden opgeleid in het gebruik, kan het volledige protocol worden ingezet om de dienst te begeleiden in het leerproces om zelf bestanden te plaatsen in het e-depot. Hoe verder dit leerproces gevorderd is, en hoe meer stappen van het opnameproces de dienst zelf wenst te gaan uitvoeren, hoe meer de het zwaartepunt in de rolverdeling in dit protocol naar de archiefdienst zal verschuiven. Het RAR heeft aangegeven ook interesse te hebben in training- en opleidingsmogelijkheden in de interfaces en het gebruik van het e-depot. Deze zijn terug te vinden in de PDC zorgdragers (onder 6.8). Ook is er behoefte aan kennisoverdracht voor het zelf kunnen doen van omzettingen van metadatabestanden naar Top-X. Deze diensten maken momenteel geen deel uit van de PDC zorgdragers. Dit punt kan worden meegenomen bij de doorontwikkeling van de PDC Overdrachtsprotocol en werkinstructie Regionaal Archief Rivierenland Totstandkoming Op basis van de eigen praktijkervaringen die binnen dit project zijn opgedaan met de overbrenging van een test-dataset van de gemeente Zaltbommel naar het e-depot (zie 2.4), projectdocumentatie afkomstig van de pilot van het Noord-Hollands Archief (NHA)en de PDC, DVA en SA RHC s is vanuit het RAR een overbrengingsprotocol opgesteld voor de (vervroegde) overbrenging van digitale archiefbescheiden van gemeenten naar een e-depotvoorziening. Uitgangspunten Dit protocol moet worden gezien als de schakel tussen het proces van overbrenging en beschikbaarstelling. Het is er op geschreven dat een regionale archiefdienst voor het leveren van de technische voorzieningen van het e Depot (de black box), daarbij ook inbegrepen actieveen passieve preserveringsdiensten (controle op technische leesbaarheid, integriteit en aanwezigheid virussen) en begeleiding bij realisatie van koppelingen, diensten afneemt van de RHC in de betreffende provincie. De archiefdienst is volledig verantwoordelijk voor het inhoudelijke beheer van de digitale archiefbescheiden. Toch kan dit protocol ook prima worden gehanteerd wanneer voor een andere (commerciële) aanbieder wordt gekozen. We gaan in deze fase van de e-depot ontwikkelingen, evenals in de rest van het project, uit van een (vervroegde) overbrengingssituatie en dat deze plaatsvindt met een niet-geautomatiseerde koppeling, ofwel een handmatige export-import. De technische realisatie van een (semi-) geautomatiseerde koppeling dient vooraf te gaan aan dit overdrachtsprotocol, indien deze koppeling op moment van implementatie wenselijk is. Uitplaatsing valt buiten de scope van dit protocol, evenals de beschikbaarstelling van de digitale archiefbescheiden via het CBS en vervolgens zoekschil op de website van de archiefdienst. De techniek omtrent de beschikbaarstelling bevat nog teveel onduidelijkheden om er een protocol op te kunnen schrijven. Voorwaarden Het succesvol afronden van het aansluittraject RHC (zie overdrachtsprotocol GldA) is een voorwaarde voor het kunnen implementeren en hanteren van dit overdrachtsprotocol binnen de archiefdienst. Dit protocol bevat dan ook de te ondernemen stappen in de daaropvolgende gebruiksfase van het e-depot en sluit aan op het overbrengingsprotocol van het GldA. 10

12 Positionering archiefdienst in keten De regionale archiefdienst opereert binnen dit protocol met een hoge mate van zelfstandigheid in de keten gemeente ~ regionale archiefdienst ~ e-depot, dat is het uitgangspunt. Er wordt enkel een selectie aan basisdiensten afgenomen van de RHC. Hierop ingericht is de sterke mate van betrokkenheid van medewerkers bij de regionale archiefdienst. De projectgroep realiseert zich dat hiermee indirect een standaard wordt neergezet op basis waarvan de regionale archiefdienst (gefaseerd) zijn organisatie in zou moeten richten als het gaat om (het formeren en opleiden van) medewerkers. Toch is de daadwerkelijke inrichting van de organisatie afhankelijk van de diensten en producten die de regionale archiefdienst op basis van de Producten en Diensten Catalogus (PDC) e-depot én door eventuele aanvullende afspraken in de DVA en SA afneemt van het RHC. Het kan in de praktijk dus heel goed zijn, dat naast (een selectie van) de basisdiensten die in de PDC worden aangeboden, extra diensten worden afgenomen omdat de regionale archiefdienst om welke rede dan ook niet in staat is om daar in de gebruiksfase direct zelf uitvoering aan te geven. De verwachting is dat het in die gevallen voornamelijk de uitvoeringstaken zullen zijn. Het protocol is gebaseerd op het gegeven dat alle relevante metadata aanwezig zijn in de informatiebronnen bij gemeenten, dan wel door de archiefdienst worden verrijkt en gestructureerd en dat deze metadata uiteindelijk in TopX XML formaat samen met de digitale objecten worden aangeboden aan het e-depot. Wat relevante metadata is, bepaalt de archiefdienst in overleg met de gemeente, gestuurd door het toepassingsprofiel TMLO en wordt vastgelegd in het metadatamodel. Hierop zal de regionale archiefdienst voorafgaand aan de overbrenging zijn adviestaken richting gemeenten moeten inrichten, het wordt een belangrijk onderdeel van de reguliere advisering, eigenlijk is het dat nu al. Het inhoudelijke beheer van de metadata vindt na overbrenging plaats in het archiefbeheersysteem (CBS) van de regionale archiefdienst. De beschikbaarstelling aan de klant vindt eveneens plaats via het CBS, dan wel de daaraan gekoppelde website. In beide gevallen is de regionale archiefdienst verantwoordelijk voor de uitvoering. Tot slot; voor het in bulk kunnen structureren en verrijken van de door de gemeente aangeleverde metadata wordt in dit protocol MAIS-Pre-Ingest gehanteerd, maar uiteindelijk staat het de regionale archiefdienst of het RHC vrij om hier een passend alternatief toe te passen. Binnen dit project zijn de (ontwikkel)mogelijkheden van MAIS-Pre-Ingest globaal bekeken en besproken. Vastgesteld is dat de programmatuur zeker potentie heeft om de gewenste positionering van een digitale werkplaats in te nemen, maar een apart onderzoeksproject nodig zal zijn om de daadwerkelijke geschiktheid vast te stellen. Dit project zal door het RAR in het tweede kwartaal van 2017 worden opgestart. 11

13 2.3 Opnamemodel en groendruk Het RAR neemt in de keten van overbrenging van digitale archiefbescheiden een andere positie in dan dat we die kennen van de afgelopen jaren. Nog steeds is het RAR de partij die verantwoordelijk is voor het uiteindelijke beheer over de overgebrachte archiefbescheiden, dat is niet veranderd. Om echter tot digitale archivering en uiteindelijk overbrenging over te kunnen gaan, wordt het RAR door gemeenten steeds vaker om advies gevraagd op zowel organisatorisch, inhoudelijk als technisch gebied. Advisering vindt daardoor niet langer plaats aan de achterkant van het proces, als onderdeel van inspectie, maar steeds meer aan de voorkant. Voor het proces van overbrenging is dit niet veel anders. Specifiek advies op maat over de maatregelen die moeten worden genomen om tot overbrenging van digitale archiefbescheiden over te kunnen gaan, gecombineerd met routinematig advies over standaardisering, metadatering, vervanging en preservering is het nieuwe takenpakket van de archiefadviseur ofwel de adviseur digitale ontwikkeling. Doordat het RAR samen met projectpartners in dit project het overbrengingsproces in de praktijk heeft kunnen uitvoeren, van koppeling tot daadwerkelijke opname in het e-depot (zie 2.4) heeft het een volledige kijk op de onderdelen die bij overbrenging van digitale archiefbescheiden komen kijken. Hierdoor is het in staat om te bepalen welk advies op welk moment van belang is en welke organisatorische, inhoudelijke en technische componenten daarbij een rol spelen. Dit heeft het RAR vertaald naar het eerder genoemde overbrengingsprotocol en naar een opnamemodel en groendruk. Groendruk e-depot pilot RAR & GLDA De keten van overbrenging binnen dit project bestaat uit vier partijen, te weten gemeente, archiefdienst, provinciaal archief en nationaal archief. Iedere partij in de keten heeft bepaalde taken en verantwoordelijkheden tegenover de andere ketenpartners om te komen tot een succesvolle overbrenging van digitale archiefbescheiden. In de groendruk worden deze taken en verantwoordelijkheden weergegeven in de pijlstromingen. De onderdelen links onderin maken deel uit van de routinematige adviestaken en dragen in een vroeg stadium bij aan het creëren van digitale archiefbescheiden die toegerust zijn op de uiteindelijke overbrenging naar het e- Depot, voornamelijk door maatregelen te nemen op het gebied van metadatering en preservering van de digitale objecten. 12

14 Opnamemodel e-depot voorziening RAR Het opnamemodel gaat dieper in op het (technische) proces wat plaatsvindt tijdens de daadwerkelijke overbrenging. Het schetst de situatie dat door gemeenten vanuit informatiebronnen digitale archiefbescheiden (metadata en digitale objecten) worden overgebracht naar de ontvangst- en verwerkingsruimte van de digitale werkplaats van het RAR. In de digitale werkplaats worden in eerste instantie door medewerkers van het RAR verrijkings- en structureringswerkzaamheden uitgevoerd die nodig zijn om de digitale archiefbescheiden op te kunnen nemen in het e-depot. Het is denkbaar dat in een later stadium medewerkers van gemeenten deze werkzaamheden zelf rechtstreeks in de digitale werkplaats uitvoeren. Binnen dit project zijn globaal de mogelijkheden bekeken om MAIS-Pre-Ingest als digitale werkplaats in te zetten. In een vervolgproject in het tweede kwartaal van 2017 zal het RAR de toepasbaarheid van MAIS-Pre-Ingest voor de eigen organisatie verder onderzoeken. Het GldA onderzoekt de benodigde tooling voor een digitaal atelierfunctie samen met de andere RHC s. De projectgroep acht het belangrijk dat vanuit MAIS-Pre-Ingest naar een sidecarmappenstructuur kan worden geëxporteerd en dat tijdens het gehele proces gebruik kan worden gemaakt van een batchverwerking. Onafhankelijk van in welke applicatie door wie de verrijkingsen structureringsstappen worden uitgevoerd, de gemeente kan hiervoor ook een extern bureau in de armen nemen, acht de projectgroep het wenselijk dat een (technische) beschrijving van de toegepaste bewerkingsstappen wordt opgenomen in het over te brengen archief; ofwel de procesneerslag. Dit zorgt voor transparantie en kan bijdragen aan de latere verantwoording. Bijvoorbeeld wanneer metadata tijdens de bewerking onverhoopt wordt verwijderd of verminkt en dit pas veel later, maar sowieso na de ingest, wordt opgemerkt. Daarnaast ziet de werkgroep ook meerwaarde in het opnemen van de volgende zaken: - De ruwe bronmetadata (bv. de oorspronkelijke XML), de versie vóórdat verrijking en structurering is toegepast; - Het omzettingsscript, dat wordt gebruikt om omzettingen te doen; 13

15 - Beschrijving van de afgesproken mapping die tot de omzetting heeft geleid. De ruwe bronmetadata en het omzettingsscript worden toegevoegd aan het op te nemen archiefblok en mee opgenomen in het e-depot. De vastgestelde mapping wordt opgenomen in het beheerdossier van de archiefdienst. Wanneer deze werkzaamheden gereed zijn, wordt van zowel de gementearchivaris cq. archiefinspecteur van het RAR als de verantwoordelijk ambtenaar bij de gemeente gevraagd om te oordelen over de goede, geordende en toegankelijk staat. De archiefinspecteur oordeelt vanuit de wettelijke context en de ambtenaar als inhoudelijk deskundige. Voor het ter beoordeling kunnen aanbieden van de archiefbescheiden, acht de werkgroep het wenselijk dat er in MAIS-Pre-Ingest een mogelijkheid wordt gecreëerd om een opgebouwde archieftoegang te tonen via een (MAIS-(M)DWS) Viewer. Bij een positieve beoordeling over de goede, geordende en toegankelijke staat worden de digitale archiefbescheiden middels een SIP-creator verwerkt tot een op te nemen informatiepakket. Dit pakket wordt vervolgens verzonden naar de ontvangstruimte van Preservica, waarna de daadwerkelijke opname (ingest) in het e-depot plaatsvindt. De metadata wordt ingelezen in Preservica en de digitale objecten worden geplaatst op de duurzame opslag. Tot slot worden er koppelingen gelegd naar MAIS-Flexis voor het verdere beheer van de metadata en daaraan weer gekoppeld MAIS-(M)DWS voor de ontsluiting van de digitale archiefbescheiden. 14

16 3. Techniek: ingest dossiers gemeente Zaltbommel in de testomgeving Voor het realistisch kunnen opstellen van het overdrachtsprotocol, opnamemodel en de groendruk bestond bij beide partijen sterke behoefte aan praktijkervaring als het gaat om overbrenging van digitaal archief van gemeenten via een regionale archiefdienst naar het e- Depot. Een onderdeel van het project was dan ook de ingest van een dataset van de gemeente Zaltbommel in het e-depot van het GldA. Het ging om twee zaken en negen documenten met de zaaktypen Adhesiebetuigingen en Opstelling verordeningen die als pilot succesvol zijn opgenomen in het e-depot. Printscreen van Preservica. Succesvolle opname dataset Zaltbommel. De gemeente Zaltbommel was eerder een casus voor het afstudeerproject van Kevin van Tuil (RAR), waarin de positionering van het RAR ten opzichte van gemeente is onderzocht als het gaat om overbrenging van digitaal archief. Uit dat onderzocht is een stappenplan ontstaan, op basis waarvan het RAR verdere stappen zet in het voorbereiden van gemeenten op de overbrenging van digitaal archief. Dit project lijkt daar een logisch vervolg op te zijn geweest. Het RAR heeft in dit project een regierol ingenomen bij het adviseren van de gemeente Zaltbommel bij het completeren en mappen van de metadata o.b.v. het TMLO, exporteren van de dataset uit het document management systeem en vervolgens bij het uitvoeren van de nodige verrijkings- en structureringsstappen op die betreffende dataset. Bij dit laatste is gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en tooling bij het GldA. Onder de structurering valt ook het omzetten van de geëxporteerde en aangeleverde XML bestanden met metadata naar het Top-X XML formaat, dit is een technische vertaling van het TMLO dat door het e-depot wordt geaccepteerd als bestandsformaat voor de metadatabestanden. Nadat de metadata zijn omgezet naar Top-X XML bestanden, zijn ze inclusief de digitale objecten (scans) in een sidecarmappenstructuur geplaatst. De gemeente Zaltbommel heeft per zaaktype een XML bestand aangeleverd met daarin de metadata van de zaken en een XML bestand met daarin de metadata van de documenten. Bij de omzetting naar Top-X XML zijn de volgende zaken opgemerkt: - In de export worden niet de functionarissen benoemd, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van bepaalde record management activiteiten als registratie en afhandeling van een document of zaak. Voor de doorloop van het project is dit element alsnog handmatig gevuld met de waarde Dummy 15

17 - In de export worden voor het aangeven van de aggregatieniveaus waarden gebruikt die niet valideren met de toegestane waarden in het Top-X schema, zoals bijvoorbeeld zaak. Voor de doorloop van het project zijn deze waarden handmatig aangepast naar de toegestane waarden record, dossier, serie of archief. - In de export worden datumnotaties weergegeven met de navolgende waarde T00:00:00. Voor de doorloop van het project is dit element handmatig geschoond en de waarde zoals hiervoor genoemd verwijderd bij alle datumnotaties. - In de export wordt de datum van overdracht gelabeld als Datum overbrenging. Deze waarde valideert niet met de toegestane waarden in het Top-X schema. Voor de doorloop van het project is deze waarde handmatig aangepast naar de toegestane waarde Overdracht. - In de export wordt op het niveau van dossier geen relatie gelegd naar het bovenliggende/overkoepelende aggregatieniveau archief. Voor de doorloop van het project is dit element alsnog handmatig gevuld met de waarde GZB0418, evenals dat het element Type Relatie is gevuld met hiërarchisch. - In de export wordt op het niveau van dossier bij de verwijzing naar het zaaktype (context activiteit) niet het aggregatieniveau opgenomen. Voor de doorloop van het project is dit element alsnog handmatig met de waarde Zaak gevuld. - In de export wordt bij het element Vertrouwelijkheid de waarde Niet openbaar gehanteerd. Deze waarde valideert niet met de toegestane waarden in het TopX schema. Voor de doorloop van het project is deze waarde handmatig aangepast naar de toegestane waarde Vertrouwelijk. Daarbij is richting de gemeente opgemerkt dat openbaarheid betrekking heeft op de situatie na overbrenging. In de situatie voor overbrenging spreken we van vertrouwelijkheid. - In de export wordt op het niveau van dossier niet de datum of periode van de eventuele vertrouwelijkheid opgenomen. Voor de doorloop van het project is dit element alsnog handmatig met de waarde gevuld. - In de geëxporteerde XML bestanden met zaken, zaten vaak exact dezelfde metadata ( zaken ) meermalen herhaald. Voor de doorloop van het project zijn handmatig dubbele verwijderd en is telkens de eerst voorkomende waarde behouden. - In de export wordt op het niveau van archiefstuk geen verwijzing opgenomen naar het gekoppelde bestand. Voor de doorloop van het project is dit element (21) alsnog handmatig gevuld met de waarden ID (incl. voorloopwaarde), bestandsnaam en extensie - De volgende metadata op niveau van dossier was niet te plaatsen binnen het bestaande Top-X schema en is daarom als generieke metadata toegevoegd: zaakrichting, productwaardering, zaakresultaat, zaakstatus en trefwoord. In overleg tussen het RAR en de gemeente is besloten dat deze metadata nog wel meerwaarde biedt om op te nemen in het e-depot. Voor bovenstaand aandachtspunten geldt dat het RAR in overleg met de gemeente Zaltbommel zal bepalen welke aanpassing in de programmatuur nodig is om het gewenste resultaat te behalen. Om de voortgang van dit project te bewaken zijn de benodigde aanpassingen voor deze dataset handmatig doorgevoerd, waardoor een succesvolle opname (ingest) van de dossiers en documenten in het e-depot heeft plaatsgevonden. 16

18 4. Bijlagen Bijlage 1: Tabel gewenste afname diensten door RAR Bijlage 2: Vergelijking kostenmodel, PDC en protocollen Bijlage 3: Conclusies en aanbevelingen vergelijking Bijlage 4: Overdrachtsprotocol archiefdienst-rhc Bijlage 5: Overdrachtsprotocol Regionaal Archief Rivierenland 17