Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor departementen

Transcriptie

1 Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor departementen Versie 1.0 Datum Status Definitief

2

3 1 INLEIDING TOT DE DIENSTVERLENING DE SERVICE ORGANISATIE DEZE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS DE PLAATS VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS DE DOELGROEP VAN DEZE PDC UITGEPLAATSTE EN OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN DE LEVENSCYCLUS VAN ARCHIEVEN UITGEPLAATSTE ARCHIEVEN OVERGEBRACHTE ARCHIEVEN SAMENSTELLING EN UITGANGSPUNTEN DE SAMENSTELLING UITGANGSPUNTEN PRODUCTEN INLEIDING E-DEPOT HET METADATA MODEL E-DEPOT NA KENNISPLATFORM AANSLUITEN DEPARTEMENTEN BEHEERDIENSTEN DIENST ZOEKEN EN VINDEN AANSLUITDIENSTEN INLEIDING DE AANSLUITKIT IMPLEMENTATIEBEGELEIDING TECHNISCHE BEGELEIDING INRICHTEN WORKFLOWS MAPPING VAN METADATA ONTSLUITEN KENNISPLATFORM AANSLUITEN ZORGDRAGERS OPLEIDING EN TRAINING PRÉ-INGEST ADVIESDIENSTEN BEWAREN METADATADIENSTEN DE MAPPING VAN METADATAMODELLEN ADVISERING COMPLETEREN VAN METADATA BEHEREN VAN METADATA PRESERVATIONDIENSTEN ONDERSTEUNINGSDIENSTEN VOORBEREIDEN OVERBRENGING VERNIETIGINGSDIENSTEN WAT DOET U ZELF COMMUNICATIE EN AFSTEMMING DEELNEMERSRAAD GEBRUIKERSOVERLEG LEVERANCIERS OVERLEG RAPPORTAGE OVER DE DIENSTVERLENING Pagina 3 van 34

4 16 VERREKENING VAN DE DIENSTEN VERREKENING HET E-DEPOT DE BASISDIENSTEN OPTIONELE DIENSTEN TEGEMOETKOMING IN DE KOSTEN WIJZE VAN BETALING CONTACTGEGEVENS BIJLAGE A PRIJZEN VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN BIJLAGE B STANDAARD WORKFLOWS BIJLAGE C BEGRIPPEN Pagina 4 van 34

5 1 Inleiding tot de dienstverlening 1.1 De Service Organisatie De Service Organisatie van het Nationaal Archief levert diensten voor digitale archivering aan Departementen, RHC s en andere instellingen met een publieke taak. Vanaf 2013 wordt gewerkt aan de landelijke infrastructuur die publieke organisaties in staat stellen archiefbescheiden over te dragen en in beheer te geven van het Nationaal Archief maar ook van Regionaal Historische Centra (RHC s). Het doel van de landelijke infrastructuur is: 1. dat de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden wordt gewaarborgd; 2. archiefbescheiden via het internet effectief aan een breed publiek te ontsluiten; 3. de overbrenging van archiefbescheiden van archiefvormers naar een depot efficiënt plaatsvindt. Onderdeel van deze landelijke infrastructuur is het digitale depot (e-depot) van het Nationaal Archief. De kerndepartementen (verder genoemd departementen ) zijn de klanten van de Service Organisatie van het Nationaal Archief voor de dienstverlening die in deze PDC wordt beschreven 1. RHC s Service Organisatie Nationaal Archief Gemeenten, waterschappen etc. Departementen In scope van deze PDC Figuur 1 De klanten van de Service Organisatie NA 1.2 Deze Producten en Diensten Catalogus Deze Producten en Diensten Catalogus presenteert de diensten van de Service Organisatie aan de departementen voor uitgeplaatste archiefbescheiden. Aan deze catalogus is een kostprijsmodel verbonden (zie Bijlage A Prijzen van de producten en diensten). 1 Agentschappen, inspecties en andere diensten maken vooralsnog geen onderdeel uit van de doelgroep van deze PDC. Pagina 5 van 34

6 1.3 De plaats van de Producten en Diensten Catalogus De Producten en Diensten Catalogus staat niet op zich, maar maakt onderdeel uit van een stelsel van afspraken over de dienstverlening van het Nationaal Archief aan de departementen. Er zijn generieke afspraken, die voor de dienstverlening van het Nationaal Archief en alle departementen gelden. Deze staan in de Producten en Diensten Catalogus (PDC) en de Samenwerkingsafspraken. Er zijn daarnaast specifieke afspraken voor de samenwerking tussen het Nationaal Archief en een individueel departement mogelijk. Deze zijn een verbijzondering van de generieke afspraken. Zij staan in een addendum bij de Samenwerkingsafspraken. De Samenwerkingsafspraken beschrijven de kwaliteit- en prestatieniveaus van de producten en diensten die door de Service Organisatie van het NA aan de departementen worden geleverd. De volgende figuur toont hun samenhang. Generiek Nationaal Archief Specifiek voor een Departement PDC Addendum bij Samenwerkingsafspraken Samenwerkingsafspraken Figuur 2 Het stelsel aan afspraken over dienstverlening 1.4 De doelgroep van deze PDC Deze PDC richt zich op het management en de medewerkers van de departementale bewaarplaatsen van de departementen en het management en de medewerkers van de Service Organisatie van het Nationaal Archief. Pagina 6 van 34

7 2 Uitgeplaatste en overgebrachte archieven 2.1 De levenscyclus van archieven In de levenscyclus van archieven kunnen drie fase onderscheiden worden. 1. Lopende fase: Een proces (bijvoorbeeld de behandeling van een zaak bij een departement) wordt gestart, archiefbescheiden in bedrijfs- en procesondersteunende systemen worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd en verwijderd. Voorwaarde creërende activiteiten voor overdracht van archieven na afronding van een zaak worden uitgevoerd. 2. Afgehandelde fase: Een proces is afgehandeld, er vinden geen wijzigingen meer plaats, de dossiers zijn afgesloten. De archiefbescheiden worden nog regelmatig door ambtenaren in hun werkproces geraadpleegd en verduurzamen is nodig (door bedrijfs- en procesondersteunende systemen of in het e-depot). De juridische status blijft ongewijzigd, externe toegankelijkheid is volgens de WOB. 3. De fase van overbrengen: Archiefbescheiden worden nog maar incidenteel door ambtenaren in hun werkprocessen geraadpleegd. Verduurzaming vindt plaats in het e-depot. De juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren archiefbescheiden en er vindt een formele overdracht plaats. De toegang is volgens de Archiefwet. 2.2 Uitgeplaatste archieven Uitgeplaatste archieven zijn archieven van een zorgdrager die jonger zijn dan twintig jaar en niet of nog niet hoeven te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats, maar waarvan het beheer wel aan een andere partij wordt opgedragen zonder dat het zorgdragerschap en de verantwoordelijkheid voor het archief wijzigt. In het geval van de dienstverlening in deze PDC betekent dit dat departementen het beheer van hun archieven uitbesteden aan de Service Organisatie van het NA, maar zelf verantwoordelijk blijven voor deze archieven. De Service Organisatie gebruikt het e-depot en de eigen beheersystemen om deze archieven te beheren. De departementen blijven verantwoordelijk. 2.3 Overgebrachte archieven Archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen worden op gegeven moment conform de Archiefwet overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Of archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, volgt uit de selectielijst die op voordracht van de Minister van OCW is vastgesteld. Overbrenging is een moment, waarop niet alleen een verplaatsing van archiefbescheiden kan plaatsvinden, maar ook wijziging van verantwoordelijkheden en vaststelling van de openbaarheid. De dienstverlening in deze PDC heeft betrekking op uitgeplaatste archieven. Pagina 7 van 34

8 3 Samenstelling en uitgangspunten 3.1 De samenstelling De volgende figuur geeft een beeld van de samenstelling van de Producten en Diensten Catalogus Archiefdiensten voor de departementen. De PDC bestaat uit de volgende componenten: 1. Een inleiding in de dienstverlening van de Service Organisatie NA 2. Samenstellen en uitgangspunten bij de dienstverlening 3. Producten 4. Diensten, bestaande uit basisdiensten en optionele diensten 5. Rolverdeling bij de afname van producten en diensten 6. Manier van verrekening en betaling Producten De producten die de Service Organisatie NA beschikbaar stelt zijn de middelen die een departement kan inzetten voor digitale archivering van uitgeplaatste archieven. Het bekendste voorbeeld is het e-depot van het NA, de digitale archiefvoorziening. In de PDC wordt van elk product een definitie gegeven en een beschrijving van wat dit product inhoudt. Afsluitend noemen we de prijzen voor de afname van de producten Basisdiensten en optionele diensten De kern van het portfolio bestaat uit basisdiensten. Basisdiensten zijn de diensten die élk departement van de Service Organisatie NA afneemt. Er is geen keuze om één van de diensten niet af te nemen. De diensten zijn namelijk onlosmakelijk met elkaar verbonden óf zijn verplichtend in het kader van de Archiefwet (1995). Bij optionele diensten kan een departement ervoor kiezen deze al of niet van de Service Organisatie NA af te nemen. Als een departement bijvoorbeeld niet over de expertise beschikt om de eigen archiefbescheiden te schonen en de metadata te completeren voordat deze in het e-depot worden geplaatst, kan het de Service Organisatie vragen hierin te adviseren. Alle diensten zijn beschreven. In de prijsbijlage staat de prijs en verrekeneenheid van de dienst. De basisdiensten die de Service Organisatie aanbiedt zijn 1. Beheer- en bewaardiensten; 2. Dienst zoeken en vinden 3. Basis aansluitdiensten (implementatiebegeleiding, technische begeleiding en training); 4. Metadatadiensten: mapping metadataschema s, beheren metadata; 5. Preservation; 6. Vernietigingsdiensten. Pagina 8 van 34

9 Producten Definitie Beschrijving Varianten Prijzen Inleiding dienstverlening Uitgangspunten bij de dienstverlening Definitie Basisdiensten Overgebracht Beschrijving Uitgeplaatst Optionele diensten Prijzen Rolverdeling Verrekening en betaling Overgebracht Definitie Beschrijving Prijzen Uitgeplaatst Figuur 1 Raamwerk PDC De optionele diensten die de Service Organisatie aanbiedt zijn 7. Optionele aansluitdiensten (uitgebreide technische begeleiding); 8. Pré-ingest adviesdiensten; 9. Metadatadiensten: advisering completeren metadata; 10. Ondersteuning voorbereiden overbrengen. De volgende tabel laat zien welke diensten voor uitgeplaatste archieven door de Service Organisatie van het NA worden aangeboden. Product/dienst Basis Optioneel Afname e-depot e-depot van het NA, inclusief TOCO, beheer- en bewaardiensten en de dienst zoeken en vinden Basis aansluitdiensten Implementatiebegeleiding Basis technische begeleiding Informatiesessie e-depot en training Zoek en Vind platform Optionele aansluitdiensten Technische begeleiding plus 2 Pré-ingest adviesdiensten Advisering pré-ingest Metadatadiensten 2 Van een technische aansluiting op het e-depot van het NA Pagina 9 van 34

10 Mapping metadataschema s Adviseren completeren metadata Beheren metadata Preservationdiensten Preservation uitvoering Voorbereiden overbrengen archiefbescheiden Ondersteuning voorbereiden overbrengen Vernietigingsdiensten Uitvoeren vernietiging archiefbescheiden Tabel 1 Diensten voor uitgeplaatste archieven 3.2 Uitgangspunten De Service Organisatie hanteert enkele uitgangspunten bij haar dienstverlening met de beschikbaarstelling van het e-depot van het NA voor departementen. U vindt ze hieronder. 1. De dienstverlening van de Service Organisatie voor departementen heeft op dit moment betrekking op uitgeplaatste archieven. 2. Departementen conformeren zich aan het preservation beleid en de daarbij horende processen en middelen van de Service Organisatie van het Nationaal Archief waarvan zij de diensten afnemen. 3. Departementen zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten die nodig zijn om de archiefbescheiden in een dusdanige staat aan te leveren dat deze in het e-depot van het NA kunnen worden geplaatst. 4. Departementen dragen zelf zorg voor de volledige en correcte vastlegging van metadata en het ontwikkelen van selectielijsten op basis waarvan bepaald kan worden welke records voor vernietiging in aanmerking komen. 5. De Service Organisatie betrekt de departementen bij specifieke keuzes tijdens aansluit-, pré-ingest-, en metadatabeheer activiteiten, ondersteuning bij de voorbereiding van overbrenging en vernietigingsactiviteiten voor uitgeplaatste archieven 6. De diensten van de Service Organisatie van het Nationaal Archief worden aangeboden onder een overeenkomst tussen het Nationaal Archief en een Departement. Pagina 10 van 34

11 4 Producten 4.1 Inleiding 4.2 e-depot Departementen brengen hun afgesloten dossiers onder in het e-depot van het NA. Die afgesloten dossiers blijven onder de verantwoordelijkheid van de departementen zelf vallen. De infrastructuur die dit mogelijk maakt bestaat op hoofdlijnen uit de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van de departementen die aangesloten zijn op het e-depot om afgesloten dossiers in het e-depot te kunnen plaatsen 3. Mogelijke andere gekoppelde applicaties en kanalen voor ontsluiting blijven hier buiten beschouwing. De Service Organisatie van het NA voert het beheer uit op de afgesloten dossiers die door departementen als uitgeplaatste archieven in het e-depot zijn geplaatst. Departementen kunnen afgesloten dossiers ten behoeve van uitplaatsing in het e- Depot op twee manieren naar het e-depot overbrengen: 1. Rechtstreeks via een digitale koppeling tussen de eigen bedrijfs- en procesondersteunende systemen en het e-depot 2. Door off-line overdracht aan de Service Organisatie van het NA. De Service Organisatie zorgt op zijn beurt voor de plaatsing van de afgesloten dossiers in het e-depot De Service Organisatie voert preservationdiensten uit op de uitgeplaatste archiefbescheiden, is aanspreekpunt en adviseur voor de departementen die voor uitgeplaatste archieven gebruik maken van het e-depot en eerstelijns helpdesk bij issues met het plaatsen van de afgesloten dossiers als uitgeplaatste archieven in het e-depot. De Service Organisatie van het NA is daarnaast het kenniscentrum op het gebied van preservation, metadatamapping en beheert de best practices op dat gebied. Zij voert het applicatief en technisch beheer op het e-depot uit De digitale voorzieningen bestaan uit ICT systemen, tools en andere digitale hulpmiddelen. Het e-depot van het NA is de kern van deze digitale voorzieningen. Het e-depot is een onderdeel in het archieflandschap dat daarnaast bestaat uit de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van de zorgdragers. Hierin creëren, wijzigen, raadplegen en verwijderen zorgdragers archiefbescheiden. Bij bijvoorbeeld de afronding van de zaak worden de archiefbescheiden geclassificeerd, geselecteerd en eventueel overdragen aan het e-depot. Het e-depot is het depot voor digitale archiefbescheiden. Het e-depot wordt in de volgende paragraaf nader uitgewerkt. Het product e-depot is gebaseerd op het internationaal geaccepteerde Open Archival Information System Reference Model en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Het e-depot is de digitale voorziening waarmee een departement in staat is zijn digitale archiefbescheiden duurzaam door de Service Organisatie te laten beheren en beschikbaar te stellen. 3 In de huidige fase gaat het daarbij nog uitsluitend om Document Management Systemen. Pagina 11 van 34

12 Het e-depot van het NA is opgebouwd uit een aantal componenten: 1. Een omgeving met de metadata 2. Een omgeving waarin de archiefbescheiden van de zorgdragers worden beheerd 3. Een omgeving met de ingest workflows, de preservation workflows en access workflows. 4. Een toolbox met digitale tools die door het e-depot worden gebruikt bij het uitvoeren van bijvoorbeeld de ingest, preservation en access workflows. 5. De webinterface waarmee het e-depot benaderd kan worden 6. Een workflowmanager. De workflowmanager is een software module in het e- Depot die de sturing tussen workflows, toolbox en website regelt. Daarnaast heeft het e-depot koppelvlakken voor de verbindingen met de bedrijfsen procesondersteunende systemen van zorgdragers. Een koppeling met een website van een zorgdrager met mogelijk daarbij specifieke viewers om opgeslagen archiefbescheiden te presenteren is nog niet voorhanden. Op dit moment biedt het e-depot van het NA een standaard viewer aan. De Service Organisatie breidt de komende tijd het aanbod aan tools (bijvoorbeeld karakterisatie, validatie en registry tools) uit en gaat viewers ter beschikking stellen Functionaliteit Het e-depot van het NA heeft de volgende functies: 1. Ingest 2. Opslag 3. Datamanagement 4. Toegang 5. Preservation planning en uitvoering 6. Administratie Ingest De Ingest functionaliteit zorgt ervoor om, op een zoveel mogelijk geautomatiseerde manier, archiefbescheiden te verzamelen en deze samen te brengen op een centrale locatie zodat deze beheerd kunnen worden. Deze functionaliteit is flexibel en makkelijk uit te breiden en kan omgaan met verschillende bronlocaties en metadata schema s. Met de ingest workflows plaatst de Service Organisatie van het NA door een departement aangeleverde archiefbescheiden in het archief. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de standaard ingest workflow van het Nationaal Archief Opslag Het e-depot van het NA biedt mogelijkheden om archiefbescheiden duurzaam op te slaan. Het opslag beheer systeem levert daarom een aantal tools dat continu de integriteit van de data controleert. Daarmee wordt ervoor gezorgd dat er geen data verloren is gegaan of gewijzigd is sinds de opname in het systeem. Er wordt daarvoor op bestandsniveau checksum technologie toegepast. Daarmee wordt de integriteit van de archiefbescheiden duurzaam gegarandeerd. Bestanden worden dubbel opgeslagen. Daarnaast wordt er voorzien in een back-up en een uitwijk locatie Data management Het gaat hier om de functionaliteit voor het beheren van de inhoud van het archief. In het e-depot van het NA worden tools en workflows aangeboden voor het beheer van de data. Daarmee is het mogelijk metadata te wijzigen, archiefbescheiden in de hiërarchie van de collectie te verschuiven en archiefbescheiden tijdelijk of Pagina 12 van 34

13 permanent te verwijderen. Met behulp van workflows kunnen archiefbescheiden aangemerkt worden voor verwijdering. Met behulp van audit trails worden alle wijzigingen bijgehouden evenals de beheerder die de wijzigingen heeft uitgevoerd Toegang Toegang van departementen tot de opgeslagen archiefbescheiden in het e-depot vindt plaats met het Zoek en Vind platform van SSC-ICT. De Service Organisatie kan met de access workflows de toegang tot de opgenomen collecties regelen. De Service Organisatie maakt ook hier gebruik van de standaard access workflows van het Nationaal Archief Preservation planning en uitvoering We onderscheiden passieve en actieve preservation. De passieve preservation houdt in dat in het e-depot van het NA permanent op de achtergrond integriteitcontroles worden uitgevoerd waarbij gezocht wordt naar ontbrekende bestanden en corrupte bestanden. Dit maakt onderdeel uit van de preservation watch in het e-depot. Onder actieve preservation worden alle maatregelen verstaan die ervoor zorgen dat archiefbescheiden leesbaar blijven of omgezet worden naar formaten die op dat moment bruikbaar zijn. Voor actieve preservation beschikt het e-depot van het NA al over enkele standaard tools die nodig zijn voor het uitvoeren van preservation maatregelen. Hieronder vallen enkele standaard migratie en karakterisatie tools en een register met technische informatie over bestandsformaten en de hard- en software die nodig is om ze te lezen. De Service Organisatie maakt voor preservation activiteiten gebruik van de standaard preservation workflow van het Nationaal Archief Administratie. Deze functionaliteit bevat alle tools die nodig zijn om het e-depot van het NA succesvol te kunnen besturen. Binnen de administratie functie worden de xmlschema s, xml transformaties, xml-templates, transferagreements en workflows beheerd. Ook kunnen hier de gebruikersrechten worden ingesteld en worden rapportages samengesteld. Er wordt gebruik gemaakt van de standaard rapportages die de Service Organisatie aanbiedt. 4.3 Het metadata model e-depot NA Het metadatamodel en het bijbehorende XML formaat zijn nodig voor het verwerken van de SIP s van de zorgdragers door het NA als onderdeel van het (pre)ingest proces. TopX is het metadata model dat het NA voor het e-depot hanteert. Het is gebaseerd op TMLO (Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden) en TP Rijk (Toepassingsprofiel Metagegevens Rijksoverheid). 4.4 Kennisplatform aansluiten departementen De Service Organisatie NA stelt een kennisplatform beschikbaar waarop departementen producten kunnen plaatsen die ontwikkeld zijn bij de aansluiting op het e-depot. Deze producten zijn daarmee beschikbaar voor alle departementen die overwegen aan te sluiten op het e-depot. Departementen die willen aansluiten op het e-depot kunnen zo gebruik maken van de ervaringen van departementen die hen zijn voorafgegaan Pagina 13 van 34

14 5 Beheerdiensten De Service Organisatie van het NA zorgt ervoor dat het e-depot inclusief de toegang via het Zoek en Vind platform beschikbaar is en blijft voor de departementen volgens de afgesproken normen. 4 Zij werkt daarin samen met SSC-ICT Haaglanden als het gaat om de toegang via het Zoek en Vind platform. De Service Organisatie biedt een servicedesk aan waar departementen vragen en meldingen van incidenten, die optreden in het gebruik van het e-depot en die zij zelf niet kunnen oplossen, aan kunnen doorgeven. De Service Organisatie zorgt voor een beantwoording van de vragen en een oplossing van de incidenten en zal hierover via de contactpersoon het betreffende departement informeren. Vragen en incidentmeldingen kunnen per mail of telefonisch aan de servicedesk van de Service Organisatie worden doorgegeven 5. Elk departement wijst een geautoriseerde groep medewerkers aan die het contact met de Service Organisatie onderhoudt 6. Medewerkers van een departement hebben dus nooit direct contact met de servicedesk van de Service Organisatie maar altijd via de aangewezen beheerders van het betreffende departement. Alleen aangewezen DIV medewerkers of record managers hebben toegang tot het e-depot (via het Zoek en Vind platform) om archiefbescheiden in te kunnen zien. Om ervoor te zorgen dat het e-depot van het NA altijd werkt volgens de gemaakte afspraken is er bij tijd en wijle onderhoud aan het e-depot van het NA nodig. Voorafgaand aan gepland onderhoud controleert de Service Organisatie dat er geen ingest proces loopt tijdens de beoogde onderhoudsperiode. Gepland onderhoud wordt ruim van te voren doorgegeven aan de aangesloten departementen 7. 4 In de Samenwerkingsafspraken zijn de dienstenniveaus en de daarbij horende normen opgenomen. 5 Voor vragen en meldingen die optreden in het gebruik van het Zoek en Vind platform wordt SCC-ICT benaderd. 6 Het aantal geautoriseerde medewerkers wordt vermeld in de Samenwerkingsafspraken. 7 Zie de Samenwerkingsafspraken voor nadere informatie. Pagina 14 van 34

15 6 Dienst Zoeken en Vinden Met de dienst Zoeken en Vinden biedt de Service Organisatie departementen toegang tot hun opgeslagen archievenbescheiden in het e-depot. Toegang vindt plaats met het Zoek en Vind platform van SSC-ICT. Elk departement dat gebruik maakt van het e-depot van het NA wijst een geautoriseerde groep medewerkers aan die in het e-depot archiefbescheiden in mogen zien en kunnen downloaden. Zij zullen alleen díe archiefbescheiden vinden die door hun departement zijn uitgeplaatst. Pagina 15 van 34

16 7 Aansluitdiensten 7.1 Inleiding De Service Organisatie biedt ondersteuning aan departementen bij de aansluiting op het e-depot van het NA. Wij bieden daarbij de volgende diensten 1. De begeleiding van de organisatorische aansluiting van een departement op het e-depot van het NA; 2. De ondersteuning van de technische aansluiting van de bedrijfs- en procesondersteunende systemen van departementen op het e-depot van het NA 8 ; 3. De inrichting van workflows voor het e-depot van het NA; 4. De mapping van metadata aan het metadataprofiel van het e-depot van het NA; 5. Opleiding en training. 7.2 De aansluitkit De Aansluitkit bevat alle informatie die het mogelijk maakt om de aansluiting op het e-depot van het NA te organiseren. De aansluitkit bestaat uit: 1. Het draaiboek om aan te sluiten op het e-depot van het NA 9 ; 2. De Samenwerkingsafspraken; 3. Het metadataschema TopX in de dan geldende versie; 4. De specificaties van het koppelvlak voor de technische aansluiting op het e- Depot van het NA; 5. Testsets om de aansluiting te testen. Elke departement krijgt de aansluitkit toegestuurd op het moment dat deze aangeeft een aansluiting op het e-depot van het NA te willen. 7.3 Implementatiebegeleiding De implementatiebegeleiding is een basis onderdeel van het aansluiten van een departement op het e-depot van het NA. Het gaat hier om de organisatorische aansluiting. Bij de implementatiebegeleiding maakt de Service Organisatie afspraken met het departement over de producten en de diensten die de organisatie van de Service Organisatie wil afnemen. 7.4 Technische begeleiding De technische begeleiding die de Service Organisatie biedt bestaat uit basis begeleiding en optioneel aanvullende ondersteuning. De technische begeleiding wordt aangeboden voor elke departement dat eigen bedrijfs- of procesondersteunende systemen met een digitale koppeling voor de uitwisseling van archiefbescheiden technisch wil verbinden met het e-depot van het NA 10. U bent zelf verantwoordelijk voor de aansluiting van uw bedrijfs- of procesondersteunende systemen op het e-depot van het NA. Wij kunnen u wel helpen bij deze aansluiting. 8 In de huidige fase gaat het daarbij nog uitsluitend om Document Management Systemen. 9 Het draaiboek geeft inzicht in de stappen om aan te sluiten op het e-depot van het NA. Het bevat ook de keuzes die een departement moet maken als het aan wil sluiten op het e-depot. 10 Er is overleg met de Service Organisatie van het NA nodig als er de wens is andere systemen dan de bedrijfs- en procesondersteunende systemen aan te sluiten Pagina 16 van 34

17 Een deel van de activiteiten die wij daarbij uitvoeren doen wij standaard. Wij bieden daarnaast optioneel aanvullende ondersteuning om u te helpen in het aansluiten. De basis begeleiding bestaat uit: 1. het beantwoorden van vragen over het koppelvlak; 2. het beoordelen van de acceptatietesten; 3. technische vrijgave. De optionele technische begeleiding (technische begeleiding plus) bestaat uit: 1. advisering over het ontwerp en de bouw van het koppelvlak; 2. het begeleiden van het testtraject. 7.5 Inrichten workflows Het e-depot van het NA maakt gebruik van workflows bij de ondersteuning van bijvoorbeeld ingest, toegang en preservation processen. Zie bijlage B voor een overzicht van de beschikbare standaard workflows. Departementen conformeren zich aan de workflows die de Service Organisatie van het NA, waar ze de diensten van afnemen, hanteert Mapping van metadata De mapping van metadataschema s, en de ondersteuning bij het completeren van de metadata, worden tijdens de aansluiting van een departement op het e-depot van het NA uitgevoerd. De diensten worden apart beschreven bij de metadatadiensten. Zie hiervoor hoofdstuk Ontsluiten kennisplatform aansluiten zorgdragers De Service Organisatie NA beheert en ontsluit het kennisplatform met producten die ontwikkeld zijn bij de aansluiting van een departement op het e-depot. Deze producten zijn beschikbaar voor alle departementen die overwegen aan te sluiten op het e-depot. Zie ook hoofdstuk 4.4 Kennisplatform aansluiten departementen. 7.8 Opleiding en training De Service Organisatie van het NA biedt standaard bij elk aansluittraject een informatiesessie aan over het e-depot en een informatiesessie in het gebruik van het Zoek en Vind platform van SSC-ICT. De informatiesessie en training worden in huis bij het departement gegeven. De informatiesessie behandelt de opzet en werking van het e-depot van het NA, de diensten van de Service Organisatie en een demonstratie van het e-depot van het NA. Als er een aanvullende opleidingsbehoefte is dan kan deze met de Service Organisatie van het NA besproken worden. 11 Deze dienst is bij de publicatie van dit PDC nog niet beschikbaar maar zal zo snel mogelijk door de Service Organisatie geleverd worden Pagina 17 van 34

18 8 Pré-ingest adviesdiensten De pre-ingest adviesdiensten zijn de diensten die de Service Organisatie van het NA levert aan departementen die hun archiefbescheiden in de vorm van afgesloten dossiers als uitgeplaatste archieven in het e-depot van het Nationaal Archief willen opslaan. Departementen die hun afgesloten dossiers als uitgeplaatste archieven in het e- Depot willen opslaan moeten ervoor zorgen dat de archiefbescheiden in deze dossiers schoon en eenduidig zijn en juist zijn gerubriceerd vóórdat ze door een ingest opgenomen worden in het e-depot. Deze opschonings-, kwaliteitsverbeterings- en rubriceringslag doet het departement zelf. De Service Organisatie kan advies geven bij het uitvoeren van deze maatregelen. De dienst bestaat uit de volgende onderdelen. 1. Advies over het analyseren van de afgesloten dossiers die overgezet worden als uitgeplaatste archieven naar het e-depot en het bepalen van de schonings-en kwaliteitsverbeteringsancties. Een onderwerp van analyse is bijvoorbeeld de compleetheid van de vulling van de metadata bij de archiefbescheiden aan de hand van het metadataschema. 2. Adviseren bij het schonen van de bestanden (waarbij archiefbescheiden die niet voor uitplaatsing in aanmerking komen worden verwijderd); 3. Adviseren bij het rubriceren van de archiefbescheiden op openbaarheid (vertrouwelijk, geheim e.d) en toegankelijkheid (wie mag waar bij); 4. Adviseren over het klaarzetten van de archiefbescheiden voor ingest. Pagina 18 van 34

19 9 Bewaren De Service Organisatie van het NA biedt met het e-depot departementen de mogelijkheid om archiefbescheiden in de vorm van uitgeplaatste archieven op te slaan in het e-depot. Deze mogelijkheid wordt geboden voor archiefbescheiden die door een ingest in het e-depot zijn geplaatst. De archiefbescheiden zijn na de ingest continu beschikbaar. De bewaarde archiefbescheiden zijn dusdanig beveiligd dat alleen geautoriseerde medewerkers er toegang tot hebben. Archiefbescheiden en de bijbehorende metadata blijven ongewijzigd in stand. De relatie tussen de archiefbescheiden en de metadata wordt technisch in stand gehouden. De Service Organisatie NA zorgt ervoor dat er steeds voldoende opschaalbare opslagcapaciteit aanwezig is. Alle oorspronkelijk opgenomen manifestaties van archiefbescheiden worden altijd bewaard 12. Dit is ook het geval als er later, na de plaatsing in het e-depot van het NA, een workflow wordt uitgevoerd en er een tweede versie naast het oorspronkelijke opgenomen bestand in een ander bestandsformaat is gecreëerd. Van metadata en bestanden wordt de complete wijzigingsgeschiedenis vastgehouden. De opzet kent verder een roll-back faciliteit, waarmee doorgevoerde wijzigingen ongedaan gemaakt kunnen worden. 12 Met uitzondering van archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen. Pagina 19 van 34

20 10 Metadatadiensten Metadata zijn nodig om de toegankelijkheid van archiefbescheiden te kunnen waarborgen. Ze kunnen verschillende functies hebben: zorgen voor vindbaarheid, authenticiteit, betrouwbaarheid, zorgvuldige omgang, leesbaarheid en uitwisselbaarheid. Ze maken het mogelijk archiefbescheiden te kunnen vinden en te interpreteren. Ze leggen ook de afspraken vast over bijvoorbeeld openbaarheid, eigendom en vernietiging van de stukken. Het metadatamodel, waarin de definities en specificaties van de metadata zijn vastgelegd, en het bijbehorende XML formaat zijn nodig voor het verwerken van de SIP s van de zorgdragers als onderdeel van het (pre)ingest proces. De Service Organisatie biedt aan departementen die het e-depot gebruiken drie diensten aan in het beheer van metadata. 1. De mapping van metadatamodellen. 2. Adviseren over het completeren van metadata. 3. Het beheer van metadata De mapping van metadatamodellen Voor elk bedrijfs- en procesondersteunende systeem van een departement waaruit archiefbescheiden in het e-depot worden opgenomen moet het metadatamodel vertaald worden naar het metadatamodel dat voor het e-depot van het NA wordt gehanteerd. Dit om ervoor te zorgen dat archiefbescheiden in het e-depot teruggevonden kunnen worden. Deze vertaling wordt ook wel mapping genoemd. De Service Organisatie van het NA voert deze mapping uit als onderdeel van de aansluiting van een departement op het e-depot. Dit gebeurt in afstemming met DIV medewerkers of record managers van het departement. De Service Organisatie vertaalt vervolgens het metadatamodel van het departementale systeem naar een XML Schema en koppelt dit aan het XML schema van het e-depot van het NA Advisering completeren van metadata De Service Organisatie biedt als onderdeel van de pré-ingest adviesdiensten (zie hoofdstuk 8 Pré-ingest adviesdiensten) de mogelijkheid om departementen te adviseren bij het completeren van de metadata van archiefbescheiden vóórdat deze als uitgeplaatste archieven bij het e-depot worden geplaatst. Uitgangspunt is daarbij dat er pas een ingest plaatsvindt als de uit te plaatsen archiefbescheiden beschikken over complete en juiste metadata Beheren van metadata Als onderdeel van het beheren van uitgeplaatste archieven kan het nodig zijn metadata van archiefbescheiden te wijzigen. Bijvoorbeeld als resultaat van herwaardering van uitgeplaatste archieven en veranderingen in bewaartermijnen. De Service Organisatie van het NA voert voor de departementen die gebruik maken van het e-depot het beheer van de metadata van hun uitgeplaatste archieven uit. Dit vindt plaats in afstemming met de DIV medewerkers of record managers van de departementen. Pagina 20 van 34

21 11 Preservationdiensten Het voornaamste doel van preservation is ervoor te zorgen dat we de toegang tot archiefbescheiden nu én in de toekomst kunnen garanderen. Zowel de authenticiteit als de integriteit van de archiefbescheiden blijven daarbij gehandhaafd. Het Nationaal Archief hanteert daarbij de kwaliteitscriteria voor informatie uit nationale en internationale standaards voor informatiebeheer en records management. Het Nationaal Archief speelt een belangrijke rol in het delen van kennis op het gebied van digital preservation. Door haar deelname aan (internationale) netwerken zoals onder andere de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), het Document Lifecycle Management (DLM) forum en de Open Preservation Foundation (OPF) werkt zij mee aan de ontwikkeling van kennis over duurzame, toegankelijke en authentieke archiefbescheiden. Activiteiten voor de uitvoering van preservation van rijksarchieven maken standaard onderdeel uit van de dienstverlening van de Service Organisatie. Zij vormen een basisdienst. Het preservation beleid voor rijksarchieven is hierin leidend. Departementen die van het e-depot gebruik maken om hun archiefbescheiden uit te plaatsen conformeren zich aan het preservation beleid van het NA. De Service Organisatie monitort met de preservation watch de ontwikkelingen op het gebied van het duurzaam toegankelijk maken van archiefbescheiden en neemt aan de hand van de bevindingen maatregelen. De Service Organisatie biedt de volgende diensten. 1. Karakterisatie en validatie bij het opnemen van archiefbescheiden in de tenant van een Departement. 2. Monitoring en rapportage van verouderde formaten. 3. Vaststellen van de preserveringsstrategieën bij verouderde formaten. 4. Uitvoering van de migratie of emulatie van verouderde formaten. Pagina 21 van 34

22 12 Ondersteuningsdiensten voorbereiden overbrenging Archiefbescheiden in uitgeplaatste archieven die in aanmerking komen voor permanente bewaring worden volgens de Archiefwet na twintig jaar, of op een eerder moment bij vervroegde overbrenging, overgebracht naar het Nationaal Archief. Daarmee neemt het Nationaal Archief de verantwoordelijkheid over van het departement dat de archiefbescheiden overbrengt. Na overdracht wordt het archief (op archiefbescheiden met beperkende maatregelen na) ter beschikking gesteld aan het publiek. De departementen geven zelf aan als archiefbescheiden die voor permanente bewaring in aanmerking komen in de omgeving voor overgebrachte archieven geplaatst kunnen worden. De Service Organisatie kan voor u de archiefbescheiden die voor overbrenging in aanmerking komen selecteren en signaleren wanneer de termijn voor overbrenging is bereikt. Zij kan met behulp van het e-depot 1. automatisch over te brengen archiefbescheiden op basis van metadata selecteren; 2. u informeren over het tijdstip waarop permanent te bewaren archiefbescheiden voor overbrenging in aanmerking komen. De dienstverlening van de Service Organisatie bestaat daarnaast uit ondersteuning bij de voorbereiding van het overbrengen.: 1. Begeleiden van de formele stappen die genomen worden voordat de overbrenging kan worden afgerond. De verklaring van overbrenging is hier een belangrijk onderdeel van. Met deze verklaring wordt het archief officieel overgedragen aan het Nationaal Archief en valt het onder de verantwoordelijkheid van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). 2. Adviseren bij het op orde brengen van archiefbescheiden voor overbrenging. Pagina 22 van 34

23 13 Vernietigingsdiensten Archiefbescheiden in uitgeplaatste archieven kunnen vernietigd worden op het moment dat bewaartermijnen verstrijken, bij herwaardering etc., mits de bewaartermijn is aangegeven. De Service Organisatie van het NA voert voor departementen de vernietiging uit van uitgeplaatste archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. De Service Organisatie kan voor u te vernietigen archiefbescheiden selecteren en signaleren wanneer bewaartermijnen verstrijken. Zij kan vervolgens na accordering door de departementen de daadwerkelijke vernietiging uitvoeren. De Service Organisatie 1. selecteert in het e-depot automatisch de archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen op basis van metadata; 2. informeert u bij het verstrijken van de bewaartermijnen van archiefbescheiden in uitgeplaatste archieven; 3. vernietigt archiefbescheiden; 4. laat de vernietigde archiefbescheiden loggen (specificatie vernietigde archiefbescheiden, grond waarop vernietiging heeft plaatsgevonden, op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden); 5. rapporteert over de daadwerkelijke vernietiging. Pagina 23 van 34

24 14 Wat doet u zelf U zult zelf een aantal maatregelen moeten nemen om het e-depot van het NA te kunnen gebruiken. Deze maatregelen hebben te maken met 1. Het aansluiten van uw bedrijfs- en procesondersteunende systemen 13 op het e- Depot van het NA en het beheren van uw deel van deze koppelingen. 2. Het in goede orde aanleveren van de te beheren archiefbescheiden uit de eigen systemen naar het e-depot. Daarbij wordt voldaan aan wet- en regelgeving en de standaarden voor data en metadata. 3. Het inrichten van de werkprocessen en procedures om met de vastgestelde frequentie 14 archiefbescheiden uit de eigen systemen te extraheren en klaar te zetten voor uitplaatsing naar het e-depot 4. Het autoriseren van uw medewerkers voor het gebruik van het Zoek en Vind platform van SSC-ICT waarmee het e-depot bevraagd kan worden. 5. Het bieden van informatie aan de Service Organisatie en het maken van keuzes bij het beheer van metadata. 6. Het accorderen van de vernietiging van uitgeplaatste archieven die daarvoor in aanmerking komen. 7. Het zicht houden op wensen van uw DIV medewerkers en record managers in verband met de diensten van de Service Organisatie van het NA en deze afstemmen met de Service Organisatie. 8. Het jaarlijks inschatten van de groei in de hoeveelheid en omvang van uw archiefbescheiden in het e-depot van het NA. De Service Organisatie van het NA stelt een implementatiedraaiboek ter beschikking aan alle departementen die aan willen sluiten op het e-depot van het NA en de diensten van de Service Organisatie willen afnemen. Het draaiboek beschrijft hoe de hierboven genoemde maatregelen genomen kunnen worden. In de volgende tabel is de rolverdeling tussen uw eigen departement en de Service Organisatie van het NA nog eens op een rijtje gezet In de huidige fase gaat het daarbij nog uitsluitend om Document Management Systemen. 14 Deze frequentie wordt door de Service Organisatie bij de voorbereiding van de aansluiting van een departement afgesproken. 15 Deze rolverdeling is verder uitgewerkt in het Draaiboek aansluiten e-depot Pagina 24 van 34

25 Dienst Departement Service Organisatie NA Beheren Zoeken en Vinden Aansluiten Pré-ingest Melden incidenten en doorgeven van wensen aan de Service Organisatie NA Beheren departementale deel koppeling systemen aan e-depot Aanwijzen geautoriseerde medewerkers voor toegang tot e- Depot Maken bestuurlijke afspraken met Service Organisatie NA Realiseren extractie archiefbescheiden uit de eigen systemen voor ingest Inrichten werkprocessen bij extraheren archiefbescheiden voor ingest Realiseren technische koppeling eigen systemen met e-depot (indien gewenst) Opschonen en kwaliteitsverbetering van te ingesten archiefbescheiden Uitvoeren beheer e-depot (inclusief uitvoeren beheer platform Zoek en Vind door SSC- ICT) Beschikbaar stellen platform Zoek en Vind Maken bestuurlijke afspraken met departement Begeleiden organisatorische en technische implementatie Bieden van informatiesessie e- Depot en training gebruik platform Zoek en Vind Inrichten omgeving in e-depot voor departement Adviseren over opschonen en kwaliteitsverbetering Bewaren Geen activiteiten Uitvoeren bewaren Metadatabeheer Completeren van metadata tijdens pré -ingest Bieden van informatie en maken van keuzes bij beheer metadata door Service Organisatie NA Adviseren bij completeren metadata tijdens pré-ingest Uitvoeren metadatamapping Beheren van metadata van archiefbescheiden in e-depot Preservation Geen activiteiten Uitvoeren preservation Voorbereiden overbrengen Accorderen over te brengen archiefbescheiden 16 Selecteren archiefbescheiden en informeren over naderen moment van overbrengen Adviseren bij voorbereiding formele voorbereiding Vernietiging Accorderen te vernietigen archiefbescheiden Uitvoeren vernietiging Tabel 2 Rolverdeling tussen departement en Service Organisatie NA De invulling van de voorbereiding van de formele overbrenging valt buiten de scope van dit PDC Pagina 25 van 34

26 15 Communicatie en afstemming 15.1 Deelnemersraad Één keer per jaar vindt in de deelnemersraad het evaluatieoverleg plaats. Aan de deelnemersraad nemen vertegenwoordigers van departementen die het e-depot van het NA gebruiken op strategisch niveau deel. De directie van de Service Organisatie zal dit overleg voorzitten. Het relatiemanagement van het NA voor de departementen neemt deel 17. De onderwerpen die in dit overleg ter sprake komen zijn: 1. Ontwikkelingen bij de departementen die gevolgen hebben voor de dienstverlening; 2. Ontwikkelingen op beleidsniveau op nationaal, regionaal en lokaal niveau die gevolgen kunnen hebben voor de dienstverlening; 3. Aanpassingen die gemaakt moeten worden in de contracten Gebruikersoverleg Tevredenheid over de dienstverlening van de Service Organisatie is van het grootste belang. De Service Organisatie van het NA stemt daarom met een zekere regelmaat af met de departementen over de dienstverlening en de waardering daarvan. De Service Organisatie organiseert twee keer per jaar een gebruikersoverleg waaraan departementen die het e-depot van het NA gebruiken deelnemen. Tijdens het gebruikersoverleg worden de wensen doorgenomen en geprioriteerd. Voorafgaand aan het gebruikersoverleg heeft de Service Organisatie de wensen voor wijzigingen in de diensten van de Service Organisatie van het NA geïnventariseerd en geanalyseerd op impact en consequenties. Daarnaast worden tijdens het gebruikersoverleg escalaties, calamiteiten, structurele afwijkingen in de dienstverlening en verbeteringen van de dienstverlening besproken Leveranciers overleg De Service Organisatie van het NA participeert in het gebruikersoverleg van leveranciers die standaard software leveren voor het e-depot van het NA. De Service Organisatie zal daar de wensen voor het e-depot in het gebruikersoverleg inbrengen. De Service Organisatie stemt eveneens periodiek af met SSC-ICT over het beheer van het Zoek en Vind platform Rapportage over de dienstverlening De Service Organisatie levert periodiek een Service management rapportage over de geleverde dienstverlening aan elk van de departementen. De servicemanager bespreekt aan de hand van deze rapportage de dienstverlening met de departementen. De rapportages vormen gezamenlijk ook de basis voor het jaarlijkse evaluatieoverleg in de deelnemersraad. 17 Het relatiemanagement is voor de departementen het eerste aanspreekpunt als departementen het voornemen hebben om van het e-depot gebruik te gaan maken. Pagina 26 van 34

27 16 Verrekening van de diensten 16.1 Verrekening De volgende tabel vat de verrekening van de producten en diensten die de Service Organisatie verleent voor de uitgeplaatste archieven van departementen samen. Zie Bijlage A voor de prijzen bij deze producten en diensten. Verrekening e-depot, inclusief basisdiensten 100% verrekening van de kosten Optionele diensten 100% verrekening van de kosten Tabel 3 Overzicht verrekening producten en diensten uitgeplaatste archieven 16.2 Het e-depot De Service Organisatie van het NA berekent voor het gebruik van het e-depot van het NA een basis tarief op basis van een prijs per terabyte. Het volume aan te beheren eenheden per departement, uitgedrukt in terabytes, is de basis voor de verrekening De basisdiensten De basisdiensten bestaan uit de beheer- en bewaardiensten, dienst zoeken en vinden, de aansluitdiensten, de mapping van metadatamodellen en de metadatabeheerdienst, de preservationdiensten en vernietigingsdiensten. De aansluitdiensten bestaan uit: 1. de implementatiebegeleiding 2. de technische begeleiding in het aansluiten van bedrijfs- en procesondersteunende systemen 18 op het e-depot 3. de informatiesessie over het e-depot en de training in het gebruik van de Zoek en Vind platform van SSC-ICT. Aan de implementatiebegeleiding, de technische begeleiding voor een technische aansluiting op het e-depot van het NA en de informatiesessie en training worden geen separate kosten verbonden. Deze zijn verdisconteert in de prijs van de afname van het e-depot. Dit is ook van toepassing op de dienst zoeken en vinden, de mapping van metadatamodellen, metadatabeheerdiensten, preservationdiensten en vernietigingsdiensten Optionele diensten De optionele diensten bestaan uit de optionele technische begeleiding (technische begeleiding plus), pre-ingest adviesdiensten, de dienst adviseren completeren van metadata en de ondersteuningsdiensten voorbereiden overbrengen. 18 In de huidige fase gaat het daarbij nog uitsluitend om Document Management Systemen. Pagina 27 van 34

28 Optionele technische begeleiding De technische begeleiding plus wordt in rekening gebracht op basis van een offerte. Het aantal uren dat volgens een onderbouwde raming nodig is om deze dienst uit te voeren vormt de basis Pre-ingest adviesdiensten Advisering over pre-ingest activiteiten voor uit te plaatsen archieven is optioneel en heeft een tarief per uur. Een strippenkaart voor pré-ingest advies behoort tot de mogelijkheden Dienst adviseren completeren metadata De dienst adviseren completeren van metadata is optioneel en heeft een tarief per uur. Een strippenkaart voor deze metadata adviesdienst behoort tot de mogelijkheden Ondersteuningsdienst voorbereiden overbrengen Ondersteuning bij de voorbereiding van het overbrengen van uitgeplaatste archieven naar overgebrachte archieven is een optionele dienst maar wordt niet doorbelast Tegemoetkoming in de kosten Voor het eerste jaar dat een departement dat meewerkt aan het DWR-Archief project aansluit op het e-depot (mits dit valt in 2016 of 2017), worden geen gebruikskosten berekend Wijze van betaling De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies belast de kosten voor het gebruik van het e-depot van het NA door op basis van een jaarlijkse nacalculatie. De optionele aansluitdiensten en pre-ingest en metadata adviesdiensten worden separaat doorbelast. Doorbelasting van de kosten aan een departement vindt plaats door facturatie. Pagina 28 van 34

29 17 Contactgegevens Service Organisatie Nationaal Archief Bezoekadres Prins Willem Alexanderhof BE Den Haag Postadres Postbus LM Den Haag Servicemanager e-depot van het NA Pagina 29 van 34

30 Bijlage A Prijzen van de producten en diensten p.m. Pagina 30 van 34

31 Bijlage B Standaard Workflows Onderstaand overzicht toont de standaard workflows die op de 25 maart 2015 beschikbaar zijn. Dit overzicht is aan verandering onderhevig. Pre-ingest Pre-ingest SIP creator Ingest Ingest Workflow with Preservation (ingest.single.auto.preservation.rf) Ingest workflow with Manual Selection (ingest.single.manual.full.rf Full Ingest Workflow; Delete Source XIP (ingest.single.auto.full.deletesource.rf) Preservation planning Preservation Workflow (preservation.manual.rf) Simple Ingest; Post Migration (ingest.post.migration.full.rf) subflow Datamanagement Re-Characterisation Workflow (data.management.recharacterise.rf) Delete AIP Content Workflow (data.management.delete.aip.content.csv.rf) Delete AIP Workflow (data.management.delete.aip.csv.rf) Access Export DIP (access.export.dip.rf) Universal Access Render Framework (ImageMagic en OpenOffice) OAI-PMH CMIS Wayback Machine Rapportages File Formats File Formats Details Ingest Summary Integrity Check Not Identified Files Not Uniquely Identified Files Transformed File Sets User Activity Pagina 31 van 34

32 Bijlage C Begrippen API Checksum Datamanagement Document Lifecycle Management (DLM) Forum DTR Ingest Karakterisatie Mapping metadata Metadata Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) Application Programming Interface. Een set aan definities die ervoor zorgt dat applicaties met elkaar kunnen communiceren Het numerieke resultaat van een berekening waarbij de fysieke inhoud van een bestand wordt gebruikt om dat bestand op een unieke manier te identificeren. Als het bestand wijzigt, verandert ook de checksum. Checksums worden gebruikt om de integriteit van opgeslagen archiefbescheiden te controleren. Het beheer van de metadata van archiefbescheiden Europees forum van publieke archiefinstellingen en andere organisaties met interesse in archieven, records en informatiemanagement in de EU. Digitale Taken Rijksarchieven is een programma dat als doel heeft om een stevige basis te leggen bij het Nationaal Archief voor het borgen van ons cultureel erfgoed en de democratische rechtsstaat in het digitale tijdperk. Zij levert daarvoor een generieke digitale basis rijksinfrastructuur, een bijhorende service organisatie, een eerste tranche gedigitaliseerde rijkscollectie en voorschriften over duurzaamheidseisen en richtlijnen voor informatiebeheer Het proces waarbij een aangeleverde set digitale archiefdocumenten (met bijhorende inhoudelijke en technische metadata) wordt gecontroleerd en, na goedkeuring, wordt opgenomen en geregistreerd in het e-depot Het achterhalen van het exacte bestandsformaat en versie van een informatieobject door de karakteristieken (de signature) te onderzoeken. Het vertalen van één metadataschema naar een ander metadataschema Gegevens over gegevens. Metadata die noodzakelijk zijn voor betrouwbaar archiefbeheer. Archivistische metadata hebben betrekking op archiefdocumenten, (context, inhoud en structuur, alsmede hun beheer door de tijd heen) ze leggen status, formaat en verblijfplaats vast en ze documenteren bovendien de activiteiten van het archiefsysteem. Archivistische metadata worden deels ontleend aan de werkprocessen waarin de documenten hun rol vervulden, deels worden ze gemaakt door de archiefprocessen. Coalitie van organisaties in de publieke sector die de zorg voor verzamelingen van digitale data tot hun kerntaak rekenen. Het doel van de coalitie is om Pagina 32 van 34