Functiebeschrijving: Stafmedewerker adoptie Functiefamilie organisatie ondersteunende functies Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening
1. Context van de functie 1.1. Waarden van Kind en Gezin Jouw inzet draagt bij tot de realisatie van de missie van Kind en Gezin, namelijk voor elk kind waar en hoe het ook geboren is of opgroeit, zoveel mogelijk kansen creëren samen met de partners van Kind en Gezin. Wat je bijdrage hiertoe concreet kan betekenen, vind je terug in de functiebeschrijving. In de dienstverlening stelt Kind en Gezin een aantal waarden centraal: respect voor de rechten van het kind en respect voor diversiteit. We verwachten dat je bewust rekening houdt met de diversiteit van onze klanten en je collega s omdat Kind en Gezin gelooft in de kwaliteiten van elkeen, ongeacht hun geslacht, leeftijd, afkomst, geaardheid, levensvisie, levensstandaard, gezondheidstoestand, scholingsniveau. In het bijzonder verwachten we dat je kinderen beschouwt als volwaardige personen, hoe klein en onmondig ook. Daarnaast verwachten we dat je op een open, positieve, deskundige en gedreven manier onze klanten verder helpt. Om een functie succesvol te kunnen uitvoeren bij Kind en Gezin vragen wij eveneens van al onze medewerkers een zekere kennis over de werking van Kind en Gezin en een aantal basisvaardigheden inzake informaticatoepassingen. We noemen ze generiek omdat ze gelden voor al onze medewerkers, ongeacht de functie die ze vervullen. 1.2. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 1.3. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: Vlaams adoptieambtenaar / / / Het team telt 8 medewerkers 2. Doel van de functie Samen met het team ontwikkelen en uitbouwen van specifieke dienstverlening op vlak van adoptie om ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren, de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden en een optimale dienstverlening aan alle betrokken actoren kan verzekerd worden. Context: rekening houdend met het beleid van het functioneel domein (beleid geformuleerd door de Vlaamse overheid en de entiteit) en in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. 2
3. Resultaatgebieden Eens je op kruissnelheid bent zal je takenpakket de volgende resultaatsgebieden omvatten: Behoefteanalyse Resultaat Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne en externe klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met collega s en de Vlaams adoptieambtenaar - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het VCA en de sector - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen op het vlak van adoptie - Evalueren van de huidige dienstverlening Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen VCA om de interne en externe klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met collega s (ook van andere afdelingen) en het lijnmanagement. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne en externe klanten adviseren om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten om de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten en om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren - Vertalen van principiële beslissingen naar uitvoeringsprocedures binnen de dienst en dit binnen een redelijke termijn - Verrichten van kanaalonderzoeken met het belang van het kind voor ogen, inbegrepen het onderzoek van het kanaal - Vanuit België en/ of ter plaatse in herkomstland de naleving van de opgelegde normen en procedures, reglementering, wetgeving, nagaan - Antwoorden op vragen van klanten - Optreden als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Vanuit de praktijk en vanuit het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau om bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten - Samenvatten en vastleggen van de bevindingen kanaalonderzoek om de bevoegde instanties volgens de geldende richtlijnen te informeren en te adviseren om hen in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen of zelf de gepaste maatregelen te nemen indien men daar de bevoegdheid voor heeft 3
- Inhoudelijk voorbereiden en verslaggeving Raadgevend Comité - Opvolgen adviezen Raadgevend Comité - Inspelen op specifieke vragen van het management - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen - Proactief knelpunten signaleren in wetgeving, verwachtingen die leven in het werkveld van adoptie - Nalezen, becommentariëren, toetsen van uitvoerbaarheid van de ontwerpwetgeving Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening om de klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Beleidsvoorbereiding Ondersteunen van de adoptieambtenaar in het bepalen van het beleid m.b.t. binnenlandse en interlandelijke adoptie op basis van de beleidsopties en de wettelijke opdrachten om mee richting te geven aan de werking van het VCA. - Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren - Deelnemen aan, organiseren en opvolgen van teamvergaderingen, stafvergaderingen, vergaderingen met de sectoren, infosessies, overleg, en de verslaggeving hiervan doen - Optreden als aanspreekpunt: informeren, adviseren, opvolgen en ondersteunen klanten in alle fasen van het adoptietraject - Opmaak jaarverslag - Opmerken van opportuniteiten door af te stemmen met andere overheden - Uitwerken van programma s n.a.v. wetgeving, verdragen, decreten, besluiten, - Ondersteunen bij de bemiddeling tussen de bevoegde buitenlandse overheden en de erkende Vlaamse adoptiediensten - Verzamelen van gegevens van de verschillende sectoren en op basis hiervan rapporteren aan de adoptieambtenaar - Signaleren van tekortkomingen in de wetgeving en verwachtingen van het adoptiewerkveld - Toetsen van de uitvoerbaarheid van de ontwerpwetgeving - Nalezen en becommentariëren van ontwerpdecreten en -besluiten - Signaleren van problemen die voorkomen in dossiers 4
Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein om de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Kennisdelen Begeleidt collega s vakinhoudelijk. Bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden. Optimalisatie van de dienstverlening Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden, procedures, ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Opvolgen van de ontwikkelingen inzake interlandelijke en binnenlandse adopties - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten eigen aan het vakgebied en werkterrein - Vertalen van de nieuwe wetgeving naar de medewerkers toe i.s.m. de jurist - Ondersteunen van medewerkers bij het oplossen van moeilijke dossiers en afhandelen van probleemdossiers - Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, - Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd - Bewaken van de voortgang van het adoptietraject - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Verwerken, valideren en rapporteren van data - Aanmaken en beheren van databestanden - Aanleveren van statistieken - Berekeningen uitvoeren - Input leveren voor management rapportering - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Ontwikkelen van werkinstrumenten i.s.m. Vlaams Adoptieambtenaar voor de afhandeling van bepaalde dossiers zoals kindtoewijzingen, aanvragen van adoptiekanalen, - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Uitwerken van procedures en richtlijnen 5
- Actief zoeken naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen - Formuleren van voorstellen m.b.t. programma s - Opzetten, plannen, coördineren en bijsturen van projecten - Onderzoeken van samenwerkingsverbanden met binnen- en buitenlandse partners om doelstellingen te realiseren - Tot stand brengen van eenvormige en duidelijke procedures voor dossierbehandeling - Initiatief nemen voor de verbetering van de kwaliteit en efficiëntie van het eigen werk en dat van de collega s 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie. Niveau 2 Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen. Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 2 - Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 2 - Verzorgt de interactie Niveau 2 - Neemt het initiatief om structurele problemen binnen zijn takendomein op te lossen (reactief en structureel) 6
Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Instemming verkrijgen door een mening, aanpak of visie door goed onderbouwde argumenten te gebruiken, door dialoog en overleg aan te gaan, door autoriteit (bevoegdheid en deskundigheid) gepast aan te wenden en door gepaste strategieën uit te bouwen Brengt knelpunten en problemen onder de aandacht en handelt ernaar (eventueel na overleg) Geeft spontaan aan waar het afgeleverde resultaat verbeterd kan worden Formuleert uit eigen beweging voorstellen om bestaande situaties te verbeteren Zoekt naar alternatieve oplossingen als hij met structurele problemen wordt geconfronteerd Trekt zaken naar zich toe en neemt het eigenaarschap op van thema s Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie. Niveau 2 - legt verbanden en ziet oorzaken Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Netwerken Ontwikkelen en bestendigen van professionele relaties, allianties en coalities en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen Niveau 2 Legt nieuwe contacten die voor zijn taak en opdracht nuttig kunnen zijn Legt contacten en onderhoudt ze Kent de juiste personen om doelen te realiseren en wordt door hen gekend Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds organisatiebelang Legt contacten met andere afdelingen als zijn opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact, ) Legt contacten (met andere entiteiten) om de slaagkansen van zijn project te vergroten (informatie, expertise, co creatie, steun) Visie Feiten in een ruime context plaatsen en een toekomstgericht beleid ontwikkelen Niveau 2 - Betrekt brede (maatschappelijke, technische...) factoren bij zijn aanpak Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de brede organisatiecontext of beleidscontext Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen zijn beroep of domein Wijst op evoluties die voor anderen nog onbekend zijn Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 7
Levert een bijdrage aan het ontwikkelen van het beleid voor zijn werkveld 4.2. Vaktechnische competenties Kennis hebben van: De plaats van Kind en Gezin als entiteit binnen de Vlaamse overheid De organisatiestructuur van de eigen afdeling en de instelling De werking van de gemeenschappen, de federale en internationale overheid inzake adoptie Frans en Engels (mondeling en schriftelijk) Inzicht hebben in: De visie, missie, waarden, kernactiviteiten van Kind en Gezin De samenwerkingsmechanismen van een grote organisatie De Belgische adoptiewetgeving en de internationale wetgeving inzake adoptie en kinderrechten De werking en de inhoud van het Haags Verdrag inzake de Internationale Samenwerking en de Bescherming van kinderen op het gebied van de Interlandelijke adoptie Het kunnen hanteren van: Basisvaardigheden informatica, Lotus Notes en internet Excel voor gevorderden (werken met macro s, data verwerken, statistieken aanmaken, berekeningen uitvoeren, opmaken overzichten en rapporten, ) Administratief-cijfermatige vaardigheden, niveau gevorderden Standaarddocumenten en administratieve procedure van adoptie Elektronisch opvolgingssysteem voor het adoptietraject Gespreks- en onderhandelingstechnieken 5. Andere functierelevante informatie Master met enkele jaren ervaring (3 tot 6 jaar) (of gelijkwaardig door persoonlijke ontwikkeling, zelfstudie, ) Glijdende werkuren, mogelijkheid tot alternatief werken 8