Verseon Explorer 2.4 Blocks Opleiding medewerkers Gemeente Delft 2017 Circle Software Group B.V. dinsdag 28 november 2017 Delft
Welkom
Welkom Doel van vandaag Kennismaken met de verschillen in Verseon Blocks 2.4
Welkom Agenda Gewoon zoals het was Nieuwe generieke indeling Verschillen met huidige werkwijze Zoek (en vind!) tips Zaakgericht werken: Het Nieuwe Werken Zaaktypecatalogus (ZTC)
Gewoon zoals het was (1) Verseon als compleet zaaksysteem: Registratie van scandocumenten, mails, webformulieren Zoeken (en vinden!) van zaken & documenten Behandelen van zaken, projecten en behandelvoorstellen Maken van documenten Maken van rapporten Archiveren van afgehandelde zaken/documenten Vernietiging van dossiers
Gewoon zoals het was (2) Koppelingen, onder andere: Kofax scans i-navigator Digitale postkamer E-mailsignalering, onder andere: Werkproces Contractopzegtermijn Deadline subsidie
Wat verandert er wel?
Generieke indeling Eenvoudige indeling voor: Zaak Document
Generieke Zaakcategorieën Generiek: Zaak bevat vanaf nu o.a. Ingekomen, Intern en Uitgaand Ingebrekestelling en Klacht Generiek: Subsidie bevat vanaf nu o.a. Leerlingenvervoer Loonkostensubsidie Subsidie Uitgaand Uittreksel Specifiek ingerichte categorieën blijven Akten Contract Bestuurlijk Behandelvoorstel
Generieke Documentcategorieën Generiek: Document bevat vanaf nu o.a. Samen in één categorie; onderscheid door keuzelijst Documenttype Nieuw Initiërend document (was doc. op zaak) Intakedocument (was Scandocument) Berichten Specifieke categorieën blijven Latere vermelding Vergaderdocumenten
VRAGEN
Gewijzigde werkwijze Stap voor stap van scanner tot archief
Post behandelen Scannen Registreren Behandelen Archiveren
Behandelen Werkvoorraad
Werkvoorraad Verschillende mappen Eigen werk Verzoek aan anderen Team / Afdeling Collega s Persoonlijk label Mijn werk personaliseren
Werkvoorraad
Werkvoorraad BEHANDELEN DOCUMENT toevoegen E-MAIL toevoegen E-MAIL sturen TAAK uitzetten
WORD documenten DOCUMENT toevoegen vanuit WORD vanuit VERSEON
Document toevoegen: Word
Document toevoegen: Word Registreer het document verder in Verseon zoals je bent gewend
Document registreren Vul of koppel de informatie: Zaak Afdeling Vertrouwelijkheid Onderwerp NAW Opslaan en klaar
Document maken: Verseon sjabloon Registreer het document verder in Verseon zoals je bent gewend
E-Mail toevoegen vanuit Outlook
E-MAIL toevoegen
E-Mail sturen vanuit Verseon
E-mail versturen uit Verseon E-mail versturen
E-mail versturen uit Verseon
E-mail versturen uit Verseon Gegevens e-mail Bijlagen bij e-mail
E-mail versturen uit Verseon Toegevoegde e-mail
Taken uitzetten In Verseon
Taken STANDAARD PROCES SCANNEN INDIVIDUELE ACTIES REGISTREREN ADVIES BEHANDELEN PARAFERING ARCHIVEREN CONTROLE
Taken
Taken
Taken
Afhandelen Werkvoorraad
Afhandelen
VRAGEN
Zoeken (en vinden!)
Tips om te zoeken Zoeken Toelichting *? _ Gebruik zogenaamde wildcards ZOEK / zoek / ZoEk Hoofd- of kleine letters maakt niet uit AND, OR, NOT, NEAR Combineer woorden of sluit ze uit {2014-00123 vergunning} Accolades voor specifieke zoekvraag Vrije tekst zoekbalk Zoek op onderwerp, NAW, inhoud document
Tips om te zoeken Zoekterm auto* *maat rode auto {rode auto} rode and auto rode or auto rode not auto *auto* rode near auto _ode /?ode Resultaat Vindt alles wat begint met auto (dus ook automaat) Vindt alles wat eindigt op maat (dus ook automaat) Vindt alles waarin rode auto voorkomt Vindt alleen de complete term rode auto Vindt alles waarin rode én auto voorkomt Vindt alles waarin rode óf auto voorkomt Vindt alles waarin rode wél maar auto niet voorkomt Vindt alles waarin auto, ook als onderdeel, voorkomt bijv. auto, koffieautomaat, bureautoeslag Vindt alles waarbij rode en auto dicht bij elkaar staan Vindt alles met onbekende beginletter en ode bijv. rode of bode, maar niet snode (handig bij bijvoorbeeld diakrieten)
Zaakgericht werken
Zaakgericht werken Zaakgericht werken: Alle gegevens van één zaak bij elkaar Ontvangst bevestiging Tussen bericht Zaak Aanvullende informatie Besluit Advies (intern/extern)
Zaakgericht werken Wat is een zaak? Aanvraag Contracten Subsidie Bezwaarschrift Bestuurlijke Behandelvoorstel Heeft altijd een bepaalde (afhandel)termijn Heeft altijd een behandelaar
Zaakgericht werken Vuistregels: Een zaak is de kapstok waaraan alle relevante documenten komen te hangen. Er is sprake van een nieuwe zaak zodra er een nieuw (gemeentelijk) proces dient te worden gestart. Een zaak heeft een begin- en eindpunt (termijn), een document niet. Een zaak wordt behandeld, een document niet. Een zaak (in zijn geheel) wordt gearchiveerd, een (los) document niet.
Zaakgericht werken Hoe ziet dit er uit in mijn dagelijkse praktijk? Voorbeeld: Ik ben bezig met het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning. Ik stuur een verzoek naar de klant voor aanvullende informatie. Zaak / document?
Zaakgericht werken Ik ben bezig met het behandelen van een aanvraag voor een evenementenvergunning, deze is goedgekeurd. Vervolgens komt er een brief binnen waarin een burger bezwaar maakt. Zaak / document?
Zaakgericht werken Zaaktype Catalogus (ZTC): Verzameling van alle verschillende zaaktypen Zaaktype: Één soort zaak, waarbij allerlei kenmerken en eigenschappen zijn vastgelegd Proces Afhandeltermijn Resultaat Bewaartermijn Etc
VRAGEN
ZaakType Catalogus Voorbeeld in Verseon
Zaaktype Catalogus Basis voor inrichting van Verseon als Zaaksysteem Eenduidige inrichting van zaken Eenduidige inrichting van archief Bevat onder andere: Procesinformatie / automatisch archiveren Betrokkenen Sjablonen documenten/mail Status / Resultaat / Categorie Archiefnominatie
Zaaktype: Algemeen
Zaaktype: Behandeling - Proces
Zaaktype: Behandeling - Termijnen
Zaaktype: Betrokkenen
Zaaktype: Resultaat/Categorie/Status
Zaaktype: Specifieke velden
Zaaktype: Sjablonen
Zaaktype: Archivering
VRAGEN
voor uw aandacht!