Handleiding voor medewerkers Gebruik van Outlook op thuis-pc Faculteit der Sociale Wetenschappen Gebruik van Outlook op uw PC thuis U kunt op uw PC thuis uw FSW e-mail lezen met behulp van uw eigen Outlook. In deze handleiding is beschreven hoe u dit kunt instellen. De handleiding heeft betrekking op Outlook dat onderdeel is van MS Office, niet op Outlook Express. Deze handleiding is gebaseerd op de Engelstalige versie van Outlook. FSW Secure Access Portal Om thuis met Outlook en FSW e-mail te kunnen werken moet u zijn ingelogd op de FSW Secure Access Portal, kortweg Portal. Er is een aparte handleiding beschikbaar voor het werken met de Portal. Als u bent ingelogd op de Portal klikt u als eerste op de knop Start achter de optie Network Connect. Wacht even tot de verbinding tot stand is gebracht. Hoe u nu verder gaat hangt af van uw gebruik van Outlook. Als u uw Outlook al gebruikt voor privé e-mail is het van belang dat u een extra mailprofiel aanmaakt. Dat is in de volgende paragraaf beschreven. Als u Outlook alleen voor FSW-mail wilt gebruiken kunt u dat gedeelte overslaan. 1
Toevoegen extra mailprofiel Pas het onderstaande alleen toe als u Outlook ook voor andere e-mail dan FSW-mail gebruikt. Sluit zo nodig Outlook af. Ga via Start -> Settings naar Control Panel/ Mail en klik optie Show Profiles: Klik Add: Geef het nieuwe profiel een zinvolle naam, bijvoorbeeld FSW mail en klik OK Hierna start een wizard waarmee u de rest van de instellingen kunt opgeven. Deze wizard wordt ook gebruikt als u Outlook alleen voor FSW-mail gebruikt. Zie de volgende paragraaf voor het gebruik van de wizard. 2
FSW-mailaccount instellen De instellingen worden gemaakt met behulp van een wizard. Deze wordt automatisch gestart als u een nieuw mailprofiel heeft aangemaakt (zie vorige paragraaf) of als u Outlook voor de eerste keer opstart. U ziet onderstaand scherm, klik op Next. Kies in het volgende scherm Microsoft Exchange server en klik NEXT: Vul het daaropvolgende scherm als volgt in: 3
De naam van de Microsoft Exchange Server zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven Het vinkje voor Use Cached Exchange Mode naar keuze: o Als u het aan laat staan wordt uw complete FSW-mailbox naar uw PC thuis gekopieerd. Dit kan de eerste keer lang duren (afhankelijk van de grootte van uw mailbox). Voordeel is dat vooral als u thuis uw mail wilt beheren, bijvoorbeeld oude mail opruimen, dit sneller gaat dan met het vinkje uit. o Als u het uit zet wordt geen kopie gemaakt maar wordt elk mailbericht dat u aanklikt op dat moment gekopieerd. Dat kan afhankelijk van de snelheid van uw internetverbinding thuis leiden tot een tragere manier van werken. Achter User Name uw achternaam. Klik op de knop Check Name. Als alles goed is ingetikt verschijnt uw naam onderstreept. Klik daarna op Next. Hierna wordt u gevraagd om uw gebruikersnaam (staat als het goed is al ingevuld, met FSW\ ervoor) en wachtwoord. Vul uw wachtwoord in en klik op OK, en in het daaropvolgende scherm op Finish. 4
Als u geen nieuw mailprofiel heeft toegevoegd (zie vorige paragraaf) dan wordt Outlook nu geopend. Heeft u dit wel gedaan, dan komt u nu weer terug in het onderstaande scherm. Vink de optie Prompt for a profile to be used aan en sluit af met OK. Elke keer dat u Outlook start wordt u gevraagd om het gewenste profiel te kiezen: Outlook voor uw privémail of FSW Mail. Informatie en communicatie DIOS Helpdesk (de DIOS is de Dienst ICT Ondersteuning Sociale Wetenschappen) Balie: 1B03 (naast de Servicedesk op de eerste verdieping) Openingstijden: ma-vrij 9.00 17.00 uur Buiten openingstijden: laat een bericht achter op het DIOS-antwoordapparaat of stuur een E-mail Telefoon: (+31.71) 527 8000 E-mail: helpdesk@fsw.leidenuniv.nl Updates: DIOS website: http://www.ict-fsw.leidenuniv.nl 5