Functiebeschrijving: B2 Hoofddeskundige internationale projecten Beleidsdomein: Entiteit: Afdeling: Graad: Aantal vacante betrekkingen: Functie momenteel te begeven in: Vacaturenummer: Leefmilieu, Natuur en Energie Departement Leefmilieu, Natuur en Energie Afdeling Secretariaat-generaal B2 1 Brussel OPW/2014/111
1. Functiedoel Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren bij het concipiëren, uitwerken en coördineren van diverse projecten met een internationaal karakter teneinde bij te dragen tot de internationale uitstraling van het departement en beleidsdomein LNE en het optimaliseren van de internationale relaties Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en opgelegde timing 2. Resultaatgebieden 1. Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Polsen naar de behoeften vanuit de bedrijfs- en overheidswereld Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, in de pers,... Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Opmaken van lay-out van typedocumenten en brochures Laten vertalen van bepaalde teksten Ondersteuning van de praktische modaliteiten voor de opstart van een nieuw dossier Haalbaarheid nagaan voor de door de secretaris-generaal aangehaalde opportuniteiten in het buitenland met als doel 'expertise-uitwisseling' op strategisch en operationeel niveau. Het leggen van contacten met mogelijke partners en polsen naar hun bereidheid tot samenwerking Opstellen van een gedetailleerd draaiboek van een buitenlandse zending en plannen van een event/ seminarie Op efficiënte wijze plannen en beleggen van vergaderingen Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, SG,... 2. Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Op efficiënte wijze plannen en beleggen van vergaderingen in functie van het aanpakken van dossiers en het verbeteren van de (internationale) relaties Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, betalingsnota's, Opstellen van vergaderagenda, versturen van uitnodigingen in verschillende talen en opmaak van het verslag Opmaken van een pers nota in samenwerking met de woordvoerder van de minister Documenten ter verduidelijking van de vergadering en de doeleinden opstellen
Opmaak van zendingsverslagen In samenspraak met de IT-dienst PowerPoint met beeldmateriaal maken Internationale instanties raadplegen - overleg plegen met andere actoren binnen de Vlaamse overheid De programmatie van colloquia, studiedagen, seminaries mee helpen bepalen Inhoudelijke invulling geven aan de programmatie door o.a. mogelijke sprekers te zoeken en het opzet van de studiedag, seminarie,... toe te lichten Aanstellen van een team ter plaatse en deze voorheen en ter plaatse begeleiden Opvolgen van de werkzaamheden (vooral tijdigheid) van de inhoudelijke collega s Allerhande organisatorische aspecten (transport, catering, printing, accommodatie, tickets,..) proactief regelen, vaak ook in een vreemde taal (Frans, Engels, Spaans) Aanzet geven tot oprichten van FITA-milieu: valorisatie van mileu- en energietechnologie in het buitenland (ikv trekkerschap van valorisatie van milieu- en energietechnologie in het buitenland). Ondersteunen van de secretaris-generaal bij zijn werkzaamheden binnen het FITA kader 3. Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Aanleggen van een evaluatie map met evaluaties van afgelopen evenementen Zelf statistieken opmaken en verwerken Op regelmatig basis verslag uitbrengen bij de SG over de stand van zaken mbt voorbereiding van een project/ zending 4. Beheer van materialen en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Creatie en onderhouden van een netwerk van leveranciers, van informatie, databestanden, allerhande informatie Lijsten aanleggen van ambassades met de juiste contactpersonen Zelf een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden en actualiseren Bij VOKA, UNIZO, de Kamer van Koophandel, FIT, VLAMEX, UMIO en andere stakeholders lijsten van bedrijven opvragen die internationale betrekkingen hebben Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Zorgen voor promotiemateriaal (drukwerk, vlaggen, gadgets,...) te gebruiken tijdens de zending, ter promotie van LNE Zorgen voor beeldmateriaal
5. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan Informatiemappen samenstellen voor ambassades, internationale werkgroepen,... Publiceren van informatie op het internet Opstellen van "frequently asked questions" Opstellen van programmabrochures in verschillende talen 6. Kennis met betrekking tot het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Opvolgen van de werking en onderhouden van contacten met relevante instanties binnen de Vlaamse overheid: de afdeling Internationaal Milieubeleid, FIT, het departement iv,... Kernopdracht van relevante samenwerkingspartners (bijv. via FITA) leren kennen Proactief fieldwork uitoefenen en deze kennis delen 7. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Departement LNE op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieu- en veiligheidsregels: lekken en defecten (sanitair, toestellen, verlichting, verwarming, airco...) melden; melden als onderaannemers die werken uitvoeren hun afval niet verwijderen; gangen vrijhouden (geen kasten ) voor eventuele evacuatie Energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: deuren sluiten, lichten doven, apparaten uitzetten bij verlaten ruimte ; radiatoren/ventilo's niet bedekken; geen persoonlijke bijzetradiatoren, waterkokers gebruiken; waar mogelijk trap i.p.v. lift gebruiken; (warm)watergebruik in keukentjes/sanitair beperken; papiergebruik beperken (digitale dragers gebruiken, dubbelzijdig afdrukken, omslagen voor interne verzendingen vermijden); kantoormaterialen (mappen ) hergebruiken vooraleer nieuwe te vragen Milieuvriendelijk verplaatsen (STOP-principe): eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk carpoolen met collega s bij gebruik (dienst)wagens Afval correct sorteren: vergaderzalen netjes achterlaten, afval correct sorteren op werkplek, in keukentjes Milieuverantwoord aankopen: waar mogelijke via MOD / ACD / Communicatiedienst bestellen; duurzame keuzes maken, ook bij bestelling via bv.mod; duurzaamheidscriteria integreren in eigen aankopen (bestelbon, bestek)
3. Gedragscompetenties Organiseren niveau 3 Nauwgezetheid niveau 2 Probleemanalyse niveau 1 Voortgangscontrole niveau 2 Voortdurend verbeteren niveau 2 Klantgerichtheid niveau 2 Samenwerken niveau 2 Betrouwbaarheid niveau 2 4. Vaktechnische competenties Engels Frans Spaans Administratief organisatorische vaardigheden Belangrijke spelers op gebied van internationale samenwerking op vlak van leefmilieu Relevante ervaring: Je beschikt over minstens 6 jaar beroepservaring m.b.t. inhoudelijke en praktische coördinatie van projectevents al dan niet in internationale context.