FINANCIEEL PLAN HANDLEIDING Augustus 2018
Redactie: Lander Verfaillie Vormgeving: Sophie Emmery Foto s: Unsplash 2018 Guidea - Kenniscentrum Toerisme en Horeca vzw. Deze informatie werd met de grootste zorg samengesteld. Guidea, het Kenniscentrum Toerisme en Horeca vzw stelt zich echter niet aansprakelijk voor de juistheid van de aangeboden informatie. In geen geval is Guidea, het Kenniscentrum Toerisme en Horeca aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade als gevolg van of in verband met de aangeboden informatie uit deze publicatie. 2 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
FINANCIEEL PLAN HANDLEIDING Augustus 2018 Inhoud Wat mag je verwachten van het programma? 4 Resultaten 14 14 Exploitatiekosten 15 Kosten 15 Uurrooster 16 Omzet 16 Budget 17 Liquiditeitsplan Van start gaan 6 Eindresultaat 18 Ingave 10 10 Algemene variabelen 11 Starterskosten 11 Exploitatiekosten 12 Financiering 12 Uitbating 13 Andere inkomsten / uitgaven AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 3
Wat mag je verwachten van het programma? Van start gaan Ingave Resultaten Eindresultaat Wat mag je verwachten van het programma? Het financieel plan van Guidea is opgemaakt om de financiële situatie van je startende zaak te simuleren gedurende het openingsjaar. Het neemt alle verwachte inkomsten en kosten in rekening tot 12 maanden na de openingsdatum. Die berekeningen gebeuren aan de hand van bedragen en parameters die je invult in de verschillende tabbladen. Het programma is speciaal ontworpen voor de unieke situatie van een horeca ondernemer. Het financieel plan neemt alle verwachte inkomsten en kosten in rekening tot 12 maanden na openingsdatum. 4 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
Probeer als toekomstige zaakvoerder het programma zo realistisch mogelijk in te vullen. Het is makkelijk om op een onrealistische manier ervoor te zorgen dat het resultaat van de simulatie positief wordt. Een voorbeeld hiervan is om slechts één personeelslid in te zetten om 100 zitplaatsen te bedienen. Toont het programma een beperkt verlies als resultaat, dan is dit zeker niet abnormaal. Veel horecazaken maken verlies in het begin. Beter een realistisch verlies inschatten dan alle cijfers te positief voor te stellen. Het laatste wat je wil is een financiële kater overhouden aan je project. Met een realistisch resultaat kan je beter inschatten of je project haalbaar is en of je er mee verder wil. Het programma maakt het daarenboven mogelijk om verschillende scenario s uit te werken, gaande van het minst gunstige tot het beste scenario. Tot slot willen we nog meegeven goed voorbereid aan de simulatie te beginnen. Probeer de (geschatte) bedragen zo realistisch mogelijk in te vullen door heel wat informatie op voorhand op te zoeken of info te vragen aan banken, leveranciers, bestaande horecazaken, etc. Het programma blijft echter wel een simulatie en dus een vereenvoudiging van de werkelijkheid. In het programma zijn heel wat parameters opgenomen maar uiteraard kan je niet alles in rekening brengen. Een voorbeeld is de tijdelijke uitbreiding van zitplaatsen door middel van een terras die moeilijk te simuleren valt. AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 5
Wat mag je verwachten van het programma? Van start gaan Ingave Resultaten Eindresultaat Van start gaan Om te starten, heb je een profiel op de Guidea website nodig. Geef je e-mailadres, kies een paswoord en ga aan de slag. Je nieuwe account is nu aangemaakt. Conform de nieuwe privacy wetgeving kan je je gegevens op gelijk welk moment verwijderen. 6 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
Volg het pad Menu > Starten > Maak je eigen financieel plan of klik op de link: https://www.guidea.be/starten/startersapplicatie Je maakt een nieuwe simulatie aan door te klikken op nieuwe simulatie toevoegen. Hier heb je de keuze om te starten vanuit een nieuwe simulatie of vanuit één van de twee voorbeelden. Nieuwe simulatie: vul de titel en de startdatum van je zaak in. Starten vanuit een voorbeeld: start vanuit een volledig ingevuld voorbeeld, een restaurant of een bar. De ingevulde velden pas je aan je eigen situatie aan. AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 7
Daarna kom je op de overzichtspagina terecht. Daar krijg je de eerste raad van de Guidea adviseur. Hij legt uit hoe de simulatie werkt en waar je op moet letten. We herhalen dit hieronder nog even. Hoe werkt de simulatie? De applicatie is ingedeeld in twee menu s: Ingave en Resultaten. Onder Ingave vul je alle gegevens in. Het ingeven is gestructureerd d.m.v. enkele categorieën. Onder het menu resultaten krijg je de uitwerking van de parameters die je invulde. Op basis van een aantal rapporten met tabellen en grafieken kan je zo de haalbaarheid van je zaak toetsen. Waar op letten? Je kan op elk moment de resultaten bekijken en ingevulde gegevens aanpassen. Alle wijzigingen worden onmiddellijk opgeslagen (er is geen save knop). Het grote voordeel is dat je geen gegevens verliest als je ongewild het scherm uitklikt. Nadeel is dat je niet meer kan zien wat je vooraf had ingevuld. Je kan de simulatie op elk moment verlaten en op een later tijdstip verder bewerken door je opnieuw aan te melden op de Guidea website. Je kan bestaande simulaties kopiëren als je verschillende scenario s wil uitwerken. Wil je extra hulp bij het invullen van je plan, volg dan de online cursus op ons You Tube kanaal. De teksten van de Guidea adviseur wijzigen naarmate je meer invult. Niet alle informatie blijft zichtbaar eens een aantal zaken zijn ingevuld. Je kan van boven naar onder doorheen de tabbladen gaan of eerst een ander tabblad invullen en daarna terugkeren. 8 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 9
Wat mag je verwachten van het programma? Van start gaan Ingave Resultaten Eindresultaat Ingave Algemene variabelen Hier vul je een aantal algemene gegevens van je toekomstige zaak in. De meeste gegevens schetsen het kader voor je horecazaak. Ze hebben weinig invloed op de financiële simulatie. De belangrijkste gegevens voor de simulatie zijn de startdatum en het aantal zitplaatsen. Het aantal zitplaatsen heeft een grote invloed op de omzet en het uiteindelijk resultaat. 10 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
Starterskosten Het tabblad starterskosten focust op de kosten die je maakt vóór of kort na de opening van je zaak. Ze beïnvloeden het financieel resultaat van het openingsjaar. De starterskosten zijn onderverdeeld in oprichtingskosten, inrichtingskosten en andere kosten. Bij de oprichtingskosten en andere kosten vul je de bedragen inclusief BTW of andere bijdragen in. De bedragen van de inrichtingskosten vul je exclusief BTW in. Meer info over elk in te vullen bedrag vind je onder de vraagtekens. Deze vind je telkens naast de in te vullen velden terug. Grote investeringskosten schrijf je af. Zo spreid je de kost over x-aantal jaren en is het resultaat gedurende het openingsjaar niet sowieso negatief. Dit helpt ook om het eventueel positieve resultaat van de volgende jaren zo laag mogelijk te houden om op die manier minder belastingen te betalen. Er staat reeds een afschrijftermijn ingevuld, maar dit kan uiteraard nog aangepast worden aan de specifieke levensduur van het investeringsgoed. Exploitatiekosten Exploitatiekosten zijn kosten die je maakt tijdens het runnen van je zaak en zijn meestal wederkerend. De exploitatiekosten zijn onderverdeeld in huisvesting, verkoopkosten, uitbating, financiële kosten, taksen & boetes en overige kosten. Onder deze categorieën zitten er subcategorieën. Binnen deze subcategorieën maak je elke kost aan die als exploitatiekost beschouwd wordt. Je maakt gebruik van de standaardrubrieken onder elke categorie of maakt zelf nieuwe subcategorieën aan. Belangrijk is dat niet alle (sub)categorieën ingevuld moeten worden. Bedragen die je invult zijn in principe exclusief BTW. Enkel bij de huur van de gebouwen en het loon van de zaakvoerder(s) vul je het totaalbedrag (inclusief alle respectievelijke bijdragen) in. De meeste bedragen zullen op basis van schattingen zijn. Probeer deze zo realistisch mogelijk in te vullen. Verzamel zo veel mogelijk info en prijzen via organisaties of gelijkaardige horecazaken. Voor elke nieuwe kost vul je volgende zaken in: omschrijving, starten einddatum, frequentie, bedrag en eventueel een opmerking. Een einddatum is niet verplicht als de kost niet eindig is, zoals bijvoorbeeld de elektriciteitskost. Bij een eenmalige kost of een wederkerende kost beperkt in de tijd, zoals een publiciteitscampagne, zet je wel een einddatum. Bij bedrag en frequentie vul je het wederkerend bedrag in zoals bijvoorbeeld 100 maandelijks of 50 driemaandelijks etc. AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 11
Financiering Je project moet worden gefinancierd. Je kan zowel beroep doen op eigen middelen (eigen kapitaal) als op externe financiering (lening). Op dit tabblad vul je het eigen kapitaal in en eventueel de gegevens van één of meerdere leningen. Bij een lening geef je volgende gegevens in: de som van de lening, de jaarrente, startdatum en de looptijd. Op basis daarvan berekent het programma een vaste maandelijkse aflossing die bestaat uit de aflossing van de rente en kapitaal. Een lening (onder vrienden en familie) met 0% rente kan je ook ingeven. De financiering bouw je zo op dat het eigen kapitaal en de som van de leningen ten minste de starterskosten dekken. Is dit niet het geval dan krijg je een waarschuwing. Wanneer de financiering minder dan 10% boven de starterskosten uitstijgt, blijft de waarschuwing op het scherm staan. Deze buffer van 10% is zeker niet overbodig voor vele startende horecazaken. Het blijft wel mogelijk om de simulatie uit te voeren zonder de buffer. Uitbating Hier vul je eerst een paar algemene bedragen in. Het eerste is de vaste personeelskost per uur, inclusief alle werkgevers- en werknemersbijdragen. Dit is het bedrag wat een gemiddeld personeelslid voor jou als uitbater per uur kost. Daarnaast vul je het aandeel alcohol in. Dit is belangrijk voor de liquiditeit en de BTW-bijdragen. Het BTW percentage bij aankoop van alcohol is immers 21% i.p.v. 6%. Tot slot is de gemiddelde beverage en food cost nog een belangrijke parameter. Dit is de netto kostprijs van het drankje/gerecht gedeeld door de netto verkoopprijs van het drankje/ gerecht. Dit doe je voor de drankjes en gerechten op je menukaart. Enkel het gemiddeld percentage vul je in. Vervolgens geef je aan welke tijdstippen je zal werken / open zijn (shifts). Standaard zijn de middag- en avondshift aanwezig in het programma. Deze kunnen worden vervangen of verder aangevuld met bijvoorbeeld een ochtend-, namiddag- of nachtshift. Aan deze shifts geef je enkele kenmerken zoals de personeelsbezetting tijdens de gewone shift en de gemiddelde besteding van de klanten (inclusief BTW). De personeelsbezetting geef je in als personeelsuren. Het maakt niet uit of je daar één persoon zet die vier uur werkt of vier personen die één uur werken. Een voordeel is dat het programma daarna alle berekeningen voor jou doet. Nadeel is dat je geen gedetailleerd overzicht hebt van de personeelskosten. Belangrijk is dat dit enkel gaat over het personeel. De uren van de uitbater(s) tel je hier niet mee aangezien het loon van de uitbater(s) bij de exploitatiekosten wordt meegerekend. In het volgende blok bepaal je de verschillende soorten drukte die je verwacht in je horecazaak. De verschillende soorten drukte hebben elk een eigen bezettingsgraad alsook de keuze om bijkomend personeel naast het vast personeel in te plannen bij een bepaalde drukte. De shifts en soorten drukte koppel je daarna aan elkaar via een weekschema. Per dag geef je aan of je gesloten bent tijdens een welbepaalde shift of open. Als je open bent, koppel je daar een bepaalde drukte aan vast. Op die manier stel je een doorsnee weekschema samen. 12 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
maandag dinsdag woensdag donderdag vrijdag zaterdag zondag Middag gesloten gesloten Druk Normaal Normaal Normaal Erg druk Avond gesloten Normaal Normaal Normaal Erg druk Erg druk druk Doorheen het jaar heb je uiteraard ook speciale dagen en extra sluitingen. Op speciale dagen ben je extra open of verwacht je een andere drukte dan normaal. Dit kan gebeuren door bijvoorbeeld evenementen dichtbij. Extra sluitingen zijn dagen waarop je sluit terwijl je normaal open bent zoals tijdens het (jaarlijks) verlof. Andere inkomsten / uitgaven Op dit tabblad voeg je andere inkomsten en uitgaven toe. Het gaat om inkomsten of uitgaven die losstaan van de kerntaak van de zaak. Voorbeelden van inkomsten zijn spelautomaten of verhuring van een deel van het horecapand. Voorbeelden van uitgaven zijn teambuildingdagen of een gratis geschenk voor klanten. Bij inkomst vink je het vakje van Inkomst aan. Anders wordt het als kost gerekend. AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 13
Wat mag je verwachten van het programma? Van start gaan Ingave Resultaten Eindresultaat Resultaten De resultatenpagina is ook verdeeld over verschillende tabbladen. Op elk tabblad kan je het desbetreffende rapport in PDF downloaden. Deze documenten kan je eventueel afprinten om te bewaren of mee te nemen naar de bank. Het belangrijkste tabblad is het budget. Hier bekijk je de geprojecteerde resultatenrekening van het openingsjaar van je nieuwe zaak. Exploitatiekosten Het eerste resultaat is een visuele weergave van de exploitatiekosten verdeeld over dezelfde categorieën als je hebt ingegeven. Op die manier zie je waar de grootste kosten per maand zich bevinden binnen de exploitatiekosten. De weergave zijn de bedragen exclusief BTW. Standaard zie je de openingsmaand als eerste maand. Je kan steeds het beginpunt voor de weergave van de kosten aanpassen. Naast de visuele weergave kan je ook een rapport downloaden. In het rapport is een tabel opgenomen waarin alle kosten worden weergegeven. Daarnaast zie je ook welk bedrag aan BTW er nog bijkomt. BTW is enkel belangrijk voor het liquiditeitsplan. Hoeveel kost het je per maand om je zaak te open te houden? 14 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
Kosten Op het tabblad van kosten zie je een visuele weergave van alle kosten verdeeld over de verschillende soorten kosten. Op die manier zie je waar de grootste kosten per maand zich bevinden. De weergave zijn de bedragen exclusief BTW. Standaard zie je de openingsmaand als eerste maand. Je kan steeds het beginpunt voor de weergave van de kosten aanpassen. Naast de visuele weergave kan je ook een rapport downloaden. In het rapport is een tabel opgenomen waarin alle kosten worden weergegeven. Daarnaast zie je ook welk bedrag aan BTW er nog bijkomt. BTW is enkel belangrijk voor het liquiditeitsplan. Welke kosten nemen de grootste hap uit je budget? Personeel, financiering, food & beverage... Uurrooster Op deze resultaatspagina vind je het uurrooster. Het is een handige weergave van de verschillende dagen waarbij de shifts en drukte worden weergegeven. Deze resultaten zijn de weergave van de ingave in het tabblad van uitbating. Standaard zie je de openingsmaand als eerste maand. Je kan steeds het beginpunt voor de weergave van de kosten aanpassen. Tot slot kan je ook een rapport downloaden met daarin de weergave van het uurrooster tijdens het openingsjaar. Het uurrooster geeft in één oogopslag de shiften en drukte per dag. AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 15
Omzet Op dit tabblad staat een overzicht van de omzet per maand, verdeeld over eten en drank. De omzet wordt hier vooral bepaald door het aantal zitplaatsen, de bezettingsgraad en de shifts. Net als bij de kosten zijn de verschillen per maand vooral afhankelijk van afwijkende openingsuren zoals extra openingsdagen of sluitingsdagen. Standaard zie je de openingsmaand als eerste maand. Je kan steeds het beginpunt voor de weergave van de kosten aanpassen. Tot slot kan je ook hier een rapport downloaden met daarin de weergave van de cijfers in tabelvorm. Benieuwd naar je omzet? Het rapport toont je de omzet opgesplitst in eten en drank. Budget Bij het budgetrapport (de resultatenrekening) ga je na of je toekomstige zaak volgens de parameters die je hebt ingegeven al dan niet winstgevend is tijdens het openingsjaar. Het rapport van het openingsjaar geeft de periode weer tot 12 maanden na opening. Het neemt alle inkomsten en kosten mee van vóór de opening tot 12 maanden na opening. Om de financiële haalbaarheid van je toekomstige zaak tijdens het openingsjaar na te gaan, is dit het belangrijkste rapport. Als alternatief kan je ook het budgetrapport downloaden van een zelfgekozen periode van 12 maanden. Het omvat alle inkomsten en kosten over een periode van 12 maanden te rekenen vanaf de eerste dag van de gekozen maand. Inkomsten en kosten gemaakt vóór de gekozen maand worden niet in rekening gebracht. Het resultaat is dus afhankelijk van de gekozen maand. Het budgetrapport toont je winst of verlies tijdens het openingsjaar. 16 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
Liquiditeitsplan Het liquiditeitsplan geeft op een maandelijkse basis weer wanneer geld de onderneming binnen- en buitengaat. Op die manier monitor je tijdens het jaar of je niet onder nul terechtkomt. Alhoewel het resultaat op het einde van het jaar positief kan zijn, ga je beter tijdens het jaar ook niet onder nul op je bankrekening. Je moet je leveranciers kunnen blijven betalen om de continuïteit van de zaak te behouden. Op de grafiek zijn verschillende balken te zien per maand. Enerzijds heb je de liquiditeitspositie die alles in rekening neemt en anderzijds het saldo van de bedrijfsvoering. Bij de liquiditeitsbalken wordt het inkomend en uitgaand geld in rekening gebracht. De rode balk staat voor het liquiditeitssaldo van de desbetreffende maand. De donkerblauwe balk staat voor het totale cumulatieve liquiditeits-saldo. Bij deze balk worden dus de saldo s van de voorgaande maanden in rekening gebracht. De balken met betrekking tot de bedrijfsvoering geven het resultaat van de effectieve bedrijfsvoering (zonder BTW en afschrijvingen). Het resultaat is de netto omzet min de netto vaste en variabele kosten. De groene balk geeft het resultaat van de desbetreffende maand, de lichtblauwe het cumulatieve resultaat. Wanneer komt je geld binnen en gaat het buiten? Bekijk het in je liquiditeitsplan. AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 17
Wat mag je verwachten van het programma? Van start gaan Ingave Resultaten Eindresultaat Eindresultaat Het eindresultaat van de simulatie is geen vast gegeven. Je kan steeds een kopie maken en de simulatie opnieuw uitvoeren door een aantal parameters te veranderen. Misschien lukt het openen van een horecazaak zoals jij het in gedachten had niet, maar dat betekent niet dat je daarom je droom moet laten varen. Mits enkele kleine aanpassingen of toegevingen kan je misschien wel een gezonde horecazaak opstarten. Wees tot slot kritisch over het bekomen resultaat. Een uitermate negatief of positief resultaat kan er op wijzen dat er iets fout gelopen is bij het uitvoeren van de simulatie. Ga bijgevolg na of je alles correct hebt ingevuld en niets over het hoofd hebt gezien. Heb je een vraag, zit je ergens vast of heb je een suggestie om het programma te verbeteren, contacteer ons via info@guidea.be. 18 Financieel plan handleiding AUGUSTUS 2018
AUGUSTUS 2018 Financieel plan handleiding 19
www.guidea.be